Команды создания открытия сохранения закрытия печати файла настройки

Обновлено: 05.07.2024

В данной статье будет вкратце изложен процесс создания, сохранения и открытия документа.

Создание документа

Когда вы запускаете Word 2010, он автоматически создает новый документ, и при открытии окна программы вы видите чистый белый лист, с названием в заголовке окна (по умолчанию) – «Документ 1». Если вы дальше создаете новые документы, то они продолжают нумерацию последовательно: «Документ 2», «Документ 3» и т.д. Данная нумерация прерывается при закрытии программы. При последующем запуске, отсчет начинается сначала.

Щелкните «Файл» - «Создать» и выберите тип документа (стандартный документ или один из шаблонов). Или нажмите <Ctrl+N>, но в этом случае вы не сможете выбрать шаблон.
Нажмите «ОК».

Шаблоны

Главное отличие Word 2010 от старших поколений программы – это внушительный выбор шаблонов документов, которые, к тому же, перед их созданием можно визуально оценить. Чрезвычайная наглядность программы позволяет быстро определиться, что за тип документа мы можем создать. Для того чтобы посмотреть на список шаблонов, щелкните вкладку «Файл», затем «Создать» и в открывшемся окне «Доступные шаблоны» выберите нужный.

Основные шаблоны

В области основных шаблонов представлены пять образцов.

Рисунок 1. Создание нового документа, доступные шаблоны.

Новый документ - смысл следует из названия, но как ни странно это звучит, это тоже шаблон, который хранится в файле под названием NORMAL.DOT. Это шаблон документа по умолчанию, к которому не применялись дополнительное редактирование и настройки.

Запись блога – с помощью этого шаблона, вы можете быстро и эффективно создавать новые записи блогов.

После двойного щелчка откроется новое окно, где будут доступны всего три вкладки – «Вставка», «Запись блога» и «Файл». Тем не менее, набора этих инструментов более чем достаточно для успешного оформления блогов.

Рисунок 2. Запись блога.

Последние шаблоны – недавно использовавшиеся шаблоны. Список удобен при работе с часто используемым набором шаблонов. Щелкните «Файл», затем «Сведения» и выберите нужный шаблон.

Рисунок 3. Последние шаблоны.

Образцы шаблонов – набор шаблонов, часто используемых при работе с документами. Факс, отчет, стандартное письмо и шаблон документа образца Word 2003 – основные позиции по которым разработаны шаблоны.

Рисунок 4. Образцы шаблонов.

Мои шаблоны – набор созданных вами шаблонов. Если вы еще не создали шаблон, то после щелчка по кнопке «Мои шаблоны» появится окно «Создать». Выберите, что хотите создать – документ или шаблон (в любом случае вы можете использовать любой документ в качестве шаблона), затем внесите соответствующие изменения в документ и сохраните его.

Из существующего документа – загружает документ на ваш выбор, с соответствующими настройками форматирования, что удобно использовать при работе с одним и тем же типом документов. Так вам не нужно будет постоянно форматировать документ, поскольку эти настройки уже заданы в открываемом документе.

Откройте искомый документ и удалите ненужные в новом документе данные (<Ctrl+A>, затем <Delete>). Теперь можете заполнять документ новыми данными.

Дополнительные шаблоны

Заметьте, что вы можете редактировать шаблон по своему усмотрению, т.е. изменять практически все. Важно помнить назначение шаблона – это готовая конструкция документа, в который пользователь затем вносит свои коррективы, экономя время на введении стилей, форматировании и создании изображений.

Сохранение документа

После создания документа необходимо его сохранить, и делать это желательно каждые 10 минут работы, во избежание потери данных из-за различных непредвиденных ситуаций (выключение света, перепад напряжения в сети). Для этого используйте функцию автосохранения – щелкните «Файл» – «Параметры» – «Сохранение».

Поставьте флажок в «Автосохранение каждые … минут» и выставьте длительность временного интервала. Рекомендуется значение в 10-15 минут. Также поставьте флажок в области «Сохранять последнюю автосохраненную версию файла при закрытии без сохранения», это позволит сохранить внесенные изменения в документ, в случае если вы забыли его сохранить перед закрытием.

Учтите, если файл сохраняется впервые, то открывается окно «Сохранить как», в котором вы указываете название документа, и место в котором будет сохранен файл. Далее файл сохраняется без вывода дополнительных окон, все что вы увидите, - это индикатор загрузки в виде круга (раньше в этой роли выступали песочные часы, в виде пиктограммы). Используя способ «Сохранить как», вы можете продублировать документы (если не хотите редактировать оригинал), изменить формат (например, сохранить как «Документ Word 97-2003»).

Сохранять документ можно четырьмя различными способами.

В окне открытого документа щелкните по кнопке «Сохранить» на панели быстрого доступа.
Вкладка «Файл» - «Сохранить».
<Shift+F12>.
<Ctrl+S>.

Вы также можете вывести дополнительные кнопки команд на ленту и панель быстрого доступа, и использовать их для сохранения документа.

Вы можете использовать шаблон не по смысловому назначению. Так с шаблона «Календарь» можно сделать расписание в долгосрочной перспективе, а с шаблона «Отчет» - замечательное резюме.

Также вы можете использовать особые настройки ленты и панели быстрого доступа, особенно если вы предпочитаете работать с мышью. Поместите кнопки команд «Сохранить» и «Сохранить как» на ленте и панели задач - это позволит вам быстро сохранять документы, используя мышь. Подробнее о настройке ленты и панели быстрого доступа читайте в этой статье.

Сохранение документа, созданного в предыдущих версиях Word

При открытии документа Word 2010, созданного в одной из старших версий программы, происходит автоматическое включение режима совместимости, и в заголовке окна появляется надпись «Режим ограниченной совместимости». Включение этого режима предотвращает использование новых расширенных возможностей Word 2010. Таким образом, сохраняется возможность работы с документом в более ранних версиях программы. Для преобразования документа в новый формат Word 2010, щелкните «Файл» – «Преобразовать» – «ОК».

Рисунок 6. Преобразование файла в формат «Word 2010» (docx).

Для сохранения в одном из предыдущих форматов (например, «Word 97-2003»):

Щелкните «Файл» – «Сохранить как».
Выберите «Тип файла» – Документ «Word 97-2003» – «ОК».

Рисунок 7. Сохранение файла в формате Word 97-2003.

Учтите, что при сохранении документа в старом формате отключается ряд возможностей , которые доступны только в новых версиях Word 2007-2010. Используйте только те параметры форматирования, которые есть в Word 2003.

Открытие документа

Для открытия сохраненного документа:

Комбинация клавиш <Ctrl+O>.
Панель быстрого доступа – флажок на «Открыть» - щелкаем кнопку «Открыть».
Вкладка «Файл» – «Открыть».

Рисунок 8. Открытие документа с использованием панели быстрого доступа.

Окно открытия документа предоставляет еще ряд возможностей. В области «Сервис» вы можете выбрать сетевой диск, на котором расположен искомый документ. Вы можете выбрать формат открываемого документа. Это позволит найти документ быстрее, так как будут отображаться файлы только этого типа. А область выбора режима открытия документа позволит открыть документ одним из семи способов.

Открыть – обычное открытие.
Открыть для чтения – документ открывается в режиме чтения. Хотя вы и можете вносить правки, но сохранить файл придется под другим именем.
Открыть как копию – открывает точную копию документа. Удобно использовать для внесения правок в существующий документ, но по образцу.
Открыть в браузере – удобно использовать, если вы готовите веб-документы при помощи Word 2010, так вы сразу можете увидеть результат в браузере.
Открыть с преобразованием – открываете документ «старого» формата, сразу в новом, с расширенными возможностями.
Открыть в режиме защищенного просмотра – если захотите внести правки, щелкните «Разрешить редактирование».
Открыть и восстановить – используется, если файл был поврежден, не был вовремя сохранен и т.п. Вряд ли у вас будут с этим проблемы, так как программа сейчас способна восстановить файл, который вы сами забыли сохранить вообще. Например, при отключении электроэнергии, при последующем запуске вы получите к работе целый документ, с последними внесенными вами правками.

Рисунок 9. Открытие документа с различными условиями.

Недавно использованные документы

Чтобы открыть документы, с которыми вы недавно работали, сделайте следующее:

Щелкните «Файл» – «Последние документы», затем щелкните на искомом файле.
Щелкните «Файл» – «Открыть» – «Недавно измененные».
Последовательно нажмите Alt, A, G и затем по списку 1,2 или 3 – откроется соответствующий документ. Единица означает документ использовавшийся последним, двойка - предыдущий и т.д.

Настройка списка последних документов

Чтобы настроить список последних документов, сделайте следующее:

Щелкните «Файл» – «Параметры» – «Дополнительно».
В разделе «Экран» задайте «Число последних использовавшихся документов».

Максимум может быть представлено 50 документов.

Настройка отображения открытых окон на панели задач

Вы можете освободить панель задач, отключив отображение всех открытых документов Word.

Щелкните «Файл» – «Параметры» – «Дополнительно».
В разделе «Экран» поставьте или снимите флажок «Показывать все окна на панели задач».

Заключение

В данной работе рассмотрены основы работы с созданием, сохранением и открытием документов, а также приводятся различные способы выполнения этих задач. Также вкратце рассмотрены возможности создания документов с использованием различных шаблонов. Раскрыты вопросы сохранения файлов в различных форматах Word, преобразование файлов со старших форматов в современные, а также настройка списка последних документов и отображения окон на панели задач.

Статья опубликована в рамках конкурса «Microsoft Office 2010 – эффективное воплощение ваших идей».

Создание документа. Существуют различные варианты создания документов в Word:

1. Новый документ можно создать в окне папки, выполнив команду Файл – Создать – Документ MS Word.

2. При запуске Word автоматически открывается пустое окно, в которое можно вводить текст нового документа.

3. Для создания нового документа, когда Word уже загружен и открыт какой-то документ, надо выбрать команду Файл – Создать или щелкнуть по кнопке Создать на Стандартной панели инструментов. На экране появится область задач, содержащая панель Создание документа, на которой следует выбрать опцию Новый документ.

Открытие документов. Чтобы открыть существующий документ, надо:

1. Выбрать команду Файл – Открыть или щелкнуть по кнопке Открыть на Стандартной панели инструментов.

2. В диалоговом окне Открытие документа в списке Папка выбрать нужную папку.

3. Выделить имя файла и нажать кнопку Открыть или дважды щелкнуть по имени файла.

В нижней части меню Файл, а также на панели задач Создание документа имеется список нескольких последних по времени использования документов. Любой документ из этого списка можно открыть щелчком по его имени.

Переход от одного открытого документа к другому. Каждый открытый документ располагается в своем окне, которому соответствует кнопка на панели задач Windows. С помощью этих кнопок удобно переходить из окна одного документа в окно другого документа. Эту операцию можно также выполнить с помощью меню Окно, в нижней части которого отображаются названия всех открытых документов. После выбора названия документа его окно становится активным.

В окне Word можно отобразить сразу несколько окон документов. Для этого надо выбрать команду Окно – Упорядочить все. Если щелкнуть по окну одного из документов, оно станет активным.

Сохранение документов

Для сохранения открытого документа под прежним именем надо выбрать команду Файл – Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов.

Чтобы сохранить открытый документ под другим именем, нужно:

1. Выбрать команду Файл – Сохранить как.

2. В диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку, ввести имя файла (стандартное расширение .doc добавляется автоматически).

3. Щелкнуть по кнопке Сохранить .

Для сохранения вновь созданного документа можно воспользоваться как командой Файл – Сохранить, так и командой Файл – Сохранить как. И в том и другом случае откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором надо указать имя файла и папку, где будет храниться документ.

В Word предусмотрена возможность автоматического сохранения документачерез определенные промежутки времени. Чтобы включить этот режим, надо выбрать команду Сервис – Параметры, вкладка Сохранение, включить режим Автосохранение, ввести интервал времени в минутах.

Закрытие документов

Закрыть документ можно различными способами:

1. С помощью команды Файл – Закрыть.

2. Щелкнуть по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна документа.

Режимы просмотра документов

В Word предусмотрено несколько режимов просмотра документов: обычный, разметки страницы, структуры документа, Web-документа. Выбор того или иного режима зависит от тех действий, которые предстоит выполнить.

Переключение между режимами просмотра документа можно выполнить с помощью соответствующих команд меню Вид или с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки.

Рис. 8.2. Режимы просмотра документа

Обычный режим рекомендуется применять для ввода, редактирования и форматирования текста. В этом режиме Word работает с максимальной скоростью.

В обычном режиме документ представляется на экране в упрощенном виде: поля, колонтитулы, колонки не отображаются; разрывы страниц обозначаются пунктирными линиями. На экране при этом присутствует только горизонтальная линейка.

В режиме разметки страницы документ на экране выглядит так же, как и на бумаге после печати. На экране отображаются обе линейки: горизонтальная и вертикальная. В этом режиме рекомендуется выполнять верстку оригинал-макета документа, хотя можно также набирать, редактировать и форматировать текст.

Режим структуры документа подходит для просмотра и изменения структуры больших документов.

Режим Web-документа предназначен для просмотра документа на экране. Для упрощения процесса чтения документа на экране текст изображается более крупным шрифтом, длина строки изменяется так, чтобы уместиться в окне целиком. В этом режиме линейки на экране не отображаются.

Кроме перечисленных режимов, можно использовать также просмотр документа во весь экран. Этот режим служит для того, чтобы максимально увеличить область отображения текста. При этом на экране размещается только текст и панель инструментов Во весь экран с единственной кнопкой Вернуть обычный режим. Перейти в предыдущий режим просмотра документа можно также с помощью клавиши Esc.

Масштаб отображения документа на экране

Масштаб отображения документа на экране устанавливается с помощью команды Вид – Масштаб или поля со списком Масштаб «100%» на Стандартной панели инструментов. Можно выбрать одно из значений списка или ввести свое значение.

Удобно набирать текст, выбрав масштаб по ширине страницы. В этом случае Word подбирает максимально возможный масштаб, при котором строки текста полностью размещаются на экране. Масштабы «Целая страница и несколько страниц» доступны только в режиме разметки страницы.

Создание, сохранение и открытие документов Word – это важные навыки, которые со временем станут автоматическими, но без которых любая работа с текстовыми документами невозможна. Кроме этого существуют некоторые нюансы в таких простых действиях как создание, сохранение и открытие документов.

Чтобы создать документ Word нужно запустить программу Word Office, нажав на значок программы в меню Пуск, или на рабочем столе компьютера. В открывшемся окне программы Word автоматически откроется готовый к работе документ, в котором уже можно работать, т.е создавать текст, форматировать его, вставлять изображения и таблицы, в общем все, что можно делать в Ворде.

Кнопка меню Офис

Но после всех своих трудов нельзя забывать сохранить этот документ, чтобы все труды не остались напрасными. Сохранить файл можно разными способами:

При закрытии созданного произведения программа сама задаст вопрос: Сохранить документ? На что нужно ответить нажатием на кнопку «да» в появившемся окне и указать место его сохранения.
Сохранить документ самому. Для этого в открытом документе в главном меню находим и нажимаем на кнопку «Office», далее «Сохранить» или «Сохранить как» и указываем место, куда хотим сохранить.
Если мы не создавали, а открыли готовый документ для редактирования, то по завершении работы можно сохранить также как и в первых двух пунктах, но при этом программа не попросит указывать место сохранения файла.
Если, как в пункте 3 редактируется уже готовый сохраненный документ, а результат редактирования его нужно сохранить в другом месте, например на флешке, тогда в меню «Office» нажимаем на «Сохранить как» и в появившемся окне указать новое место хранения файла.
При нажатии кнопки «Сохранить как» можно выбрать не только место, где нужно сохранить документ, но и выбрать формат сохранения, то есть тип файла. Выбирать тип файла особенно внимательно, если требуется открывать созданный документ на другом компьютере, где установлена отличная от нашей версия Офиса.

Открытие документа Word Office задача несложная, поскольку для этого нужно лишь найти этот файл и кликнуть по нему левой кнопкой мыши дважды, или нажав правой кнопкой вызвать контекстное меню и выбрать в появившемся окне команду «Открыть».

Проблемы с открытием вордовских файлов обычно происходят из-за того, что файл создается на свежей версии программы, а открыть его нужно в более старой. При сохранении документа многие не обращают внимания на тип файла, в котором сохраняется документ, обычно в Word 2007 и позднее по умолчанию файлы сохраняются с расширением docx, в то время как более ранних (97 – 2003) версиях использовался формат doc.

Таким образом, более ранние программы не могут открыть файлы, созданные в формате docx. А для того, чтобы созданные нами материалы были доступны для чтения и изменения и в старых версиях Ворда, нужно сохранять эти файлы в более старых форматах doc или rtf.

Значки и расширения документов Word

Узнать о том, какой тип файла перед нами можно по расширению имени файла, например Документ.docx, или Документ.doc, или Документ.rtf. При сохранении документов нужно внимательно отнестись и к расширению. Случается, что при изменении имени файла, случайно, удаляется расширение его имени, что приводит к тому, что документ отказывается открываться. В этом случае обычно помогает восстановление расширения через контекстное меню и кнопку «Переименовать».

Таким образом, даже в таких несложных действиях как создание, сохранение и открытие файлов Word имеются нюансы, незнание которых может привести начинающего пользователя в панику.

После того как эта команда будет исполнена, появиться следующий диалог, где вы можете вручную изменить параметры изображения (ширину, высоту, разрешение).

Также в этом окне можно отметить опцию «Сохранять пропорции», чтобы включить режим при котором пропорций между шириной и высотой изображения будут оставаться одинаковыми. В самом верху окна отображается размер нового изображения занимаемый в ОП компьютера. Учтите — как правило, после сохранения на жестком диске, изображение будет занимать меньше места.

Команда позволяет вам открыть существующее изображение для редактирования. Список поддерживаемых типов файлов по умолчанию показан ниже . Открытое изображение будет добавлено в список изображений и отображено в окне редактирования.

Недавние файлы

Есть команда «Очистить этот список», которая удаляет все записи из списка, что может быть полезно, если каталог изображений был изменен или переименован.

Если курсор наведен на любое из изображений в списке недавних файлов, путь к файлу отображается в виде всплывающей подсказки.

Получить изображение

Это подменю содержит только одну команду — «Со сканера или фотоаппарата…». Она позволяет вам открыть изображение, полученные со сканера или фотокамеры, подключенных к компьютеру. При этом это оборудование должно поддерживать протокол «Windows Image Acquisition 2.0» (WIA).

Команда «Сохранить» сохраняет изображение в файл с текущим именем. Следует отметить, что для разных форматов изображений доступны разные параметры сохранения, которые вы можете установить самостоятельно.

Если изображение ранее не сохранялось и если формат сохраняемого файла требует настройки (только для GIF, TGA или JPEG), то появиться окно сохранения файла. Кроме этого, если изображение ещё не имеет имени (по умолчанию «Безымянный»), то нужно будет дать ему имя, в этом же окне можно изменить и формат изображения.

При сохранении изображений в формате JPEG качество изображения можно настроить. Для изображений GIF представлены параметры прозрачности и дизеринга. Изображения TGA можно настроить на сохранение в 24- или 32-битном формате, со сжатием RLE или без него.

Для изображений в формате PNG можно настроить глубину цвета, уровень размывания, порог прозрачности, чересстрочно. При этом следует отметить, что некоторые параметры становятся доступными лишь при выборе определенной глубины цвета.

Также в окне выбора параметров сохранения изображения можно посмотреть то, как оно будет выглядеть в другом приложении после сохранения. Размер файла указан выше сектора предварительного просмотра.

Сохранить как

Команда «Сохранить как» позволяет применить новое имя, формат, местоположение и настройки. Это чрезвычайно полезно для создания копии отредактированного изображения с сохранением нетронутого оригинала.

Сохранить все

Команда «Сохранить все» сохраняет все изображения, которые были изменены с момента открытия. Существующее имя файла, путь, формат и настройки будут повторно использоваться (где возможно) для перезаписи существующего изображения. Если изменения делают существующий формат непригодным (например, добавление слоя в JPG), появится диалоговое окно конфигурации или предупреждение.

Эта команда позволяет распечатать изображение, используя стандартную утилиту ОС Windows. Она представляет собой простую пошаговую программу проводящую пользователя через все этапы печати изображения.

Команда закрывающая активное изображение. Если в изображении были проведены изменения, и они не были сохранены, то появиться окно в котором нужно будет выбрать желаемое действие (сохранить, закрыть без сохранения или отменить закрытие).

Читайте также: