Коммерческая часть перечень приложенных файлов что это

Обновлено: 04.07.2024

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

  1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
  2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО РАЗРАБОТКЕ КОММЕРЧЕСКОЙ ЧАСТИ ТЕНДЕРНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ЗАКАЗЧИКА И ОФЕРТЫ ПРЕТЕНДЕНТА

РАЗРАБОТАНЫ Научно-исследовательским центром ценообразования и подрядных торгов в строительстве ЦНИИЭУС Минстроя России (член-корр. АИНЭС В.М.Дидковский - научный руководитель, канд.экон.наук С.А.Табакова, О.В.Кузьмичева, С.А.Дегтярева).

УТВЕРЖДЕНЫ Межведомственной комиссией по подрядным торгам при Минстрое России протоколом N 5 от 17 февраля 1995 г.

В Методических рекомендациях предложен общий методический подход к разработке коммерческой части тендерной документации и оферт.

Предназначены для использования организаторами торгов, тендерными комитетами, претендентами, инженерно-консультационными фирмами - всеми участниками подрядных торгов.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. В Методических рекомендациях предложен общий методический подход к разработке коммерческой части тендерной документации и оферт. В зависимости от специфики предмета торгов и условий их проведения тендерному комитету и оферентам рекомендуется корректировать номенклатуру показателей коммерческой части оферт и методы их определения.

1.3. Основными показателями коммерческой части тендерной документации являются:

вид цены предмета торгов с указанием условий (сроки строительства и т.п.), порядка ее исчисления и распределения по основным комплексам или видам работ;

требования по условиям и порядку пересмотра цен;

условия, виды и методы осуществления платежей в зависимости от уровня цен, предлагаемые формы оплаты, порядок авансирования, условия кредитования сделки;

размер, форма, порядок, срок внесения и возврата первого задатка;

требование о предоставлении гарантии исполнения оферентом обязательства заключить контракт и выполнить работы, предусмотренные предметом подрядных торгов;

возможность представления претендентами альтернативных предложений по некоторым из вышеперечисленных показателей коммерческой части;

образец контракта или его основные положения;

требование о страховании подрядчиком незавершенных работ и других видов его риска.

Кроме того, в состав коммерческой части тендерной документации может входить информация:

о базисной стоимости предмета торгов в целом и по его основным составным частям, подготовленная на основе смет (расчетов) заказчика;

о тарифах, налогах, сборах, штрафах, санкциях, таможенных пошлинах;

о транспортных, страховых и инспекционных расходах;

об условиях и порядке перевода средств за границу и другая коммерческая информация.

1.4. Основными показателями коммерческой части оферты подрядчика являются:

предложения по цене предмета торгов с указанием условий ее определения и увязке со сроками выполнения работ;

подтверждение принятия претендентом требований заказчика, изложенных в коммерческой части тендерной документации, или альтернативные предложения (по виду цены, условиям, видам и методам платежей, формам оплаты, порядку авансирования, условиям кредитования сделки, методам учета последующих изменений в технической части предмета торгов при установлении и корректировке контрактной цены и при расчетах за выполненные работы, гарантиям, страхованию и другим коммерческим условиям).

2. РАЗРАБОТКА КОММЕРЧЕСКОЙ ЧАСТИ ТЕНДЕРНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.1. Одним из основных показателей (критериев) оценки оферт* является предложение по цене предмета торгов, и поэтому по вопросам ее определения в тендерной документации должны быть помещены самые подробные разъяснения.

* См. Методические рекомендации по оценке оферт и выбору лучшего предложения из представленных на подрядные торги, разработанные ЦНИИЭУС Госстроя России и одобренные МВК по подрядным торгам при Минстрое России 28 января 1994 г.

В составе Требований по условиям разработки оферты рекомендуется сделать ссылку на то, что при обосновании предложений по цене предмета торгов претендентам следует руководствоваться документом Госстроя России - Порядок определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях развития рыночных отношений, введенным в действие 01.04.94 письмом от 29.12.93 N 12-349, а также Перечнем нормативных документов Госстроя (Минстроя) России и действующих законодательных актов Российской Федерации, приведенных в прил.3 и 4 к указанному выше Порядку.

2.2. В зависимости от технической базы для исчисления цену предмета торгов можно устанавливать на весь объем работ или на единицу объема.

Если предметом торгов является выполнение одного или нескольких однородных комплексов работ и не имеется достоверной информации об объемах этих работ (земляных, по водоотливу и т.п.), то в тендерной документации может быть отмечено, что претендентам надлежит представить предложения по цене единицы объема соответствующих видов работ.

Возможно также и комбинирование, когда по одной части объекта предлагается дать предложение цены на всю часть, а по отдельным видам работ - на единицу их объема.

2.3. В зависимости от метода учета последующих изменений цен на ресурсы и влияния новых ценообразующих факторов цена предмета торгов может устанавливаться "твердой" (фиксированной) или "скользящей" и только в исключительных случаях - "ограниченно открытой".

2.4. Условиями выбора формы "твердая" цена являются:

устоявшиеся технические решения предмета торгов;

стабильные или малоизменяющиеся цены в рублях на ресурсы, потребляемые в строительстве;

использование в качестве измерителя цены стабильной иностранной валюты.

Форма "твердая" цена может быть также рекомендована и при высоком уровне инфляции, преимущественно по предметам торгов с относительно коротким периодом выполнения подрядных работ.

Изменение уровня цен претендент может учесть при подготовке своего предложения о цене.

Учитывая, что при твердой цене экономический риск принимает на себя подрядчик, заказчику рекомендуется использовать все потенциальные возможности применения именно этой формы контрактной цены.

2.5. Условием выбора формы "скользящая" цена, при которой претенденту рекомендуется согласиться на использование региональных индексов к базисной стоимости строительства за каждый месяц (квартал) срока его осуществления, является наличие в рассматриваемом регионе налаженной системы непрерывного наблюдения за ценами в строительстве, расчета и публикации региональных (областных, городских) индексов цен.

В тендерной документации при этом целесообразно указать наименование организации или фирмы, разрабатывающей или публикующей эту информацию (местная администрация, региональный или межрегиональный центр ценообразования в строительстве, другая независимая организация, специализирующаяся на мониторинге цен).

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО РАЗРАБОТКЕ ТЕХНИЧЕСКОЙ ЧАСТИ
ТЕНДЕРНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ОФЕРТЫ ПРЕТЕНДЕНТА

РАЗРАБОТАНЫ Экспертно-консультативным центром (ЭКЦ) при Минстрое России (В.П.Абрамов, В.А.Кущенко, Н.И.Новиков при участии B.C.Васильева)

ОДОБРЕНЫ Научно-техническим советом Минстроя России, протокол N 23-10/9 от 26 августа 1994 г.

УТВЕРЖДЕНЫ Межведомственной комиссией по подрядным торгам при Минстрое России, протокол N 5 от 17 февраля 1995 г.

Методические рекомендации по разработке технической части тендерной документации предназначены для всех субъектов инвестиционной деятельности: заказчиков (инвесторов), организаторов торгов, тендерных комитетов всех уровней, подрядных и субподрядных организаций, представленных в качестве претендентов и оферентов, консалтинговых, инженерно-консультационных, финансовых, страховых и иных организаций, в том числе иностранных партнеров, участвующих в подрядных торгах на территории Российской Федерации, а также университетов и институтов повышения квалификации руководящих работников и специалистов организаций вне зависимости от видов и форм собственности.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Рекомендации содержат общий методический подход к разработке технической части тендерной документации и оферты. В зависимости от специфики предмета торгов, наличия у Заказчика проектной документации и условий их проведения тендерному комитету рекомендуется корректировать состав тендерной документации при организации торгов на:

строительство предприятий, зданий и сооружений производственного и непроизводственного назначения, в том числе на условиях "под ключ";

выполнение проектных, инженерно-изыскательских, конструкторских, строительных, монтажных, пусконаладочных и других видов работ;

поставку комплектного технологического оборудования, в том числе на условиях "под ключ";

управление проектом, консультирование, надзор;

любые технически и организационно обоснованные сочетания указанных работ и услуг.

При составлении рекомендаций был проанализирован положительный и отрицательный опыт в подготовке исходных данных, технических условий и проектов застройки жилых городков в 50 регионах России, Украины и Белоруссии, а также домостроительных комбинатов и предприятий стройиндустрии и строительных материалов; учтен отечественный опыт подготовки исходных данных и разработки технической части тендерной документации для проведения подрядных торгов в строительстве (в условиях "под ключ") "жилых городков", строительстве зданий и сооружений различного производственного назначения и объектов социальной сферы, а также опыт немецких партнеров Экспертно-консультативного центра (ЭКЦ) по консалтинговому консорциуму, созданному в соответствии с межправительственным соглашением.

Анализ практики проведения отечественных торгов выявил ряд недостатков, которые влияют на сроки подготовки тендерной документации и ее качество.

Упущения в тендерной документации порождают у претендентов дополнительные вопросы к Заказчику, не позволяют в сжатые сроки достоверно оценить возможные затраты и принять решение об участии в торгах.

Занижение физических объемов работ и выявление в последующем дополнительных объемов работ приводят к увеличению контрактной (договорной) стоимости и увеличению сроков выполнения работ и услуг.

Поэтому необходимо включать в тендерную документацию ту информацию, которая позволит правильно понять оферентам те факторы, которым отдает предпочтение Заказчик и которые должны соблюдаться при выполнении контракта.

Тендерная документация в соответствии с п.5.3 "Положения о подрядных торгах в Российской Федерации" (далее - Положения) состоит из следующих основных разделов:

общие сведения об объекте и предмете торгов;

требования по составу документации оферты;

условия и порядок проведения торгов;

форма заявки об участии в торгах.

Тендерная документация утверждается Заказчиком.

Основными материалами при разработке тендерной документации являются проектные и технологические решения по предмету торга и предъявляемые к ним технико-экономические требования.

Тендерная документация должна содержать исходную информацию о технических, коммерческих, организационных и иных характеристиках объекта и предмета торгов, определяющих требования к разработке оферты и критериям оценки выбора победителя торгов.

В техническую часть тендерной документации помимо раздела "Проектная документация" включаются ведомость физических объемов работ, особые технические условия на объект торгов, схемы, графики, расчеты, спецификации, информация о системах измерения, стандартов, испытаний, сертификации, а также раздел требований по составу и содержанию оферты.

При разработке технической части тендерной документации на объект и предмет торгов по решению или заданию Заказчика используются:

технико-экономическое обоснование (ТЭО) или расчет (ТЭР);

утвержденные в установленном порядке индивидуальные проекты;

рабочая документация на полный объем или отдельные виды работ (услуг);

спецификации на поставку, например, машинно-технической продукции.

Данный перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен другими материалами.

Имеющаяся у Заказчика документация может быть использована по решению тендерного комитета (п.5.1 Положения о подрядных торгах в РФ) в разделе "Проектная документация" с включением необходимых чертежей, схем, графиков, расчетов, ведомости объемов работ (услуг), спецификаций и т.д.

Состав включаемой документации Заказчика в техническую часть тендерной документации должен быть минимальным, обеспечивающим обоснование принимаемых решений (показателей), объемов по предмету торга и аспектов риска. Решение по этому вопросу принимает тендерный комитет или по его поручению разработчик (консультант).

При отсутствии у Заказчика указанной документации разработке технической части тендера должны предшествовать предпроектные работы, подробно изложенные в Методических рекомендациях, составленных Экспертно-консультативным центром при Минстрое России, по разработке условий инвестора (заказчика) при подготовке подрядных торгов:

предварительное согласование с местной администрацией (район, область) места строительства, а также основных показателей по выпуску продукции, услуг или застройки в соответствии с действующим законодательством;

сбор исходных данных для проектирования и строительства:

по инженерному обеспечению намечаемого к строительству объекта (электроэнергия, газоснабжение, теплоснабжение, водоснабжение, канализация, сети связи, телевидение, очистные сооружения);

получение технических условий;

данные о наличии рабочей силы, стройматериалов, сырья;

изучение транспортных связей, экологии района и требований по охране окружающей среды; рассматриваются также поставщики оборудования и материалов;

изучение географических, климатических, инженерно-геологических, гидрологических и других условий; при отсутствии необходимых данных выполняются инженерные изыскания в объеме, необходимом для разработки технической части тендерной документации и оферты; особое внимание следует обратить на сбор исходных данных по объектам инфраструктуры (наличие резерва мощности, площадей, реальные сроки ввода строящихся объектов и их совместимость со сроками строительства объектов предмета торгов и т.д.);

по основным положениям намечаемых проектных решений (услуг);

по количественным параметрам (с указанием освоенных и предстоящих объемов работ для незавершенных и реконструируемых объектов).

С учетом всех этих условий, обеспечивающих строительство и функционирование объекта, целесообразно подготовить технико-экономическое обоснование или расчет, а для технически сложных объектов - проект и варианты проектных решений.

Следует сказать, что при выполнении предпроектных работ может возникнуть круг сложных проблем, которые рассматривать и решать должны опытные специалисты и эксперты.

В связи с этим Заказчику рекомендуется привлекать для выполнения предпроектных и проектных работ инженерно-консультационную или специализированную проектную (проектно-строительную) фирму.

Фирма-консультант, по заданию Заказчика, может выполнять часть или полный комплекс работ, необходимых для разработки технической части тендерной документации (п.2.13 Положения).

Одобренные Заказчиком и согласованные с местными или заинтересованными органами проектные решения являются основой для разработки тендерной документации.

2. ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Подрядные торги - форма размещения заказов на строительство, предусматривающая выбор подрядчика для выполнения работ и оказания услуг на основе конкурса.

Объект торгов - производственный или непроизводственный объект, к которому относится предмет торгов.

Предмет торгов - конкретные виды работ и услуг, по которым проводятся торги.

Участник торгов - лицо, имеющее право принимать участие в торгах, в их подготовке, проведении, утверждении результатов торгов.

Заказчик - лицо, для которого строится, реконструируется или оснащается объект торгов.

Организатор торгов - лицо, которому Заказчиком поручено проведение торгов.

Тендерная документация - комплект документов, содержащих исходную информацию о технических, коммерческих, организационных и иных характеристиках объекта и предмета торгов, а также об условиях и процедуре торгов.

Тендерный комитет - постоянный или временный орган, создаваемый заказчиком или организатором для организации и проведения торгов.

Тендер - конкурсная форма проведения подрядных торгов, соревнование представленных претендентами оферт с точки зрения их соответствия критериям, содержащимся в тендерной документации.

Претендент - лицо, решившее принять участие в торгах до момента регистрации оферты.

Оферта - предложение заключить контракт в отношении конкретного предмета торгов на условиях, определяемых в тендерной документации.

Оферент - лицо, от имени которого представлена оферта.

Альтернативное предложение - предложение, представляемое одновременно с основным, содержащее отличающиеся от основного предложения условия.

3. ТЕХНИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ТЕНДЕРНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Техническая часть тендерной документации может состоять из следующих разделов:

Пояснительная записка с характеристикой намечаемого строительства и выпуска продукции с технико-экономическими показателями (включая технологические требования и решения).

Генеральный план (включая транспорт, опорные и ситуационные планы, схемы инженерных сетей).

Архитектурно-строительная часть: принципиальные технологические решения зданий и сооружений, инженерное оборудование объекта торгов.

Ведомости объемов работ.

Особые технические условия на объект торгов.

Информация о системах измерений, стандартов, испытаний, сертификации.

Материалы инженерных изысканий.

Перечень указанных разделов подлежит уточнению для конкретного объекта предмета торгов.

Запрещение Положением (п.4.5) включать в тендерную документацию требования характеристик, свойственных работам или продукции только одного какого-либо претендента (оферента), налагает на разработчика необходимость переработки во многих случаях проекта (типового проекта) или рабочей документации перед их непосредственным использованием в связи с тем, что они были разработаны под конкретное оборудование или исполнителя.

Проведение предварительного отбора претендентов (проведение торгов с предварительной квалификацией) позволяет сделать определенную оценку технических способностей претендентов и в зависимости от нее частично уточнять степень использования в тендерной документации утвержденного проекта (типового проекта) или разработанной рабочей документации.

Проведение торгов с участием иностранного оферента ограничивает возможность использования отечественной проектной документации без ее корректировки в технической части тендерной документации, а в некоторых случаях требует ее коренной переработки с составлением специальных габаритных схем с указанием технических параметров, технологических процессов, качества строительных конструкций, инженерных сетей и сооружений, позволяющих производить по ним более широкий выбор различного оборудования, материалов и изделий, чем при тендере с участием только отечественных организаций.

При подготовке технической части тендерной документации в зависимости от назначения объекта и предмета торгов тендерный комитет с привлечением инженерно-консультационных организаций производит изменение состава и содержания проектной документации.

Читайте также: