Компьютер не справляется с многозадачностью

Обновлено: 04.07.2024

В одной из прошлых наших статей мы рассказывали о рабочем выгорании и его причинах. Стрессы, неумение отдыхать, обилие информации — всё это так или иначе приводит к критическому упадку сил. Сегодня мы хотим поговорить ещё об одном феномене жизни современного человека — многозадачности.

Многозадачность — это умение параллельно вести два и более дела и не терять продуктивности. Возможно, это главная ловушка XXI века. Дел много — человек один. В этом и кроется главная проблема: попытка погнаться за двумя зайцами часто приводит к тому, что скорость бега падает, точность и кучность стрельбы уменьшается, и в итоге такой забег растягивается на недели и даже месяцы.

Перед тем как разобрать несколько приёмов, которые помогут вам сохранять продуктивность в условиях многозадачности, нужно понять, в чем тут сложность.

Работа над двумя, тремя или пятью делами одновременно требует системного подхода, который даётся невероятно сложно. В противном случае многозадачность превращается в перегруженность, и вот мы уже ежедневно остаемся на работе на 2 часа дольше, а босс всё чаще указывает на ошибки.

Дальше проблема растёт как снежный ком. Мы работаем ещё больше, теряем концентрацию, нам перестает хватать времени и сил на элементарные вещи. В результате — забываем поздравить маму с днем рождения или даже просто купить домой продуктов.

Если безумие не остановить, то надо его возглавить. Многозадачность — часть нашей жизни, и полностью отказаться от нее скорее всего не удастся. Однако есть несколько способов взять её под контроль и создать такую ситуацию, в которой нерешённые дела, проекты и задачи не сведут вас с ума.

1. Тренируем мозг

Мозгу необходима тренировка. Без ежедневной активности он попросту атрофируется, как это бывает с неиспользуемыми мышцами. Тренировать мозговую деятельность помогает изучение языков, письмо от руки, решение уравнений и чтение печатных книг.

2. Отказываемся от фона

В современном мире информация валится на нас из каждого утюга, и мы невольно создаём многозадачность даже там, где она не нужна. Телевизор дома, интернет во время перекуса, телефон за рулём — всё это отвлекает внимание и рассеивает внимание ещё сильнее. Готовку мы превращаем в просмотр сериала, вождение — в переписку, а обед — в работу. Совет: держите концентрацию, отказывайтесь от фонового процесса и учитесь сосредотачиваться на текущей задаче.

3. Составляем списки задач

Один из самых простых советов, который тем не менее игнорируют 99% людей, — фиксировать список своих задач. Лучше всего делать это на бумаге от руки, используя отдельный листок для каждого нового дня.

Порядок действий:

· Фиксируем список дел
· В конце дня вычеркиваем выполненные задачи
· Переносим нерешенные дела на следующий день

В этой простоте и наглядности заключается настоящее волшебство. Стоит привить себе такую привычку и освоить искусство приоритизации, как переключение между делами начнет занимать значительно меньше времени, а трудозатраты сократятся.

4. Делегируем

Второй по сложности выполнения пункт: научиться передавать дела и разрешать людям помогать вам. Важно уметь делиться задачами и полномочиями, не стоит взваливать всё на себя. Иначе количество дел может стать просто не подъёмным.

5. Говорим нет

Стремясь показаться нужным и незаменимым, мы часто страдаем от того, что не можем отказать окружающим. Нас просят помочь с проектом, что-то переслать, сделать презентацию или отчёт, и в результате к нашим собственным делам добавляется куча задач от коллег. Как итог — стресс, давление, промахи и косяки.

6. Концентрируемся

Умение сосредотачивать внимание тоже нужно развивать. Лучше всего использовать для тренировок самые нудны задачи. Так вы приучите своё внимание слушаться вас и активизироваться в нужный момент.

Когда в начале 60-х годов прошлого века создали первую операционную систему IBM, пользователей поразила возможность компьютера выполнять несколько функций одновременно. То есть процессор легко переключался с одной задачи на другую, постепенно доводя их все до логического завершения. Впечатлившись таким эффектом, мультизадачность попробовали перенести в сферу человеческой деятельности. Тогда показалось, что умение выполнять несколько дел одновременно – это очень полезный навык, овладев которым можно кратно повысить эффективность в работе при этом сэкономив уйму времени. Так ли это на самом деле? Давайте разбираться.

Что такое многозадачность?

Начнем с определения. Многозадачность – это возможность, умение, навык выполнять несколько процессов одновременно, переключаясь с одной задачи на другую. Изначально термин применялся сугубо в среде программирования, но постепенно перекочевал в производство и в сферу человеческой деятельности.

Скорей всего вы не раз слышали о выдающихся способностях Цезаря делать одновременно два и больше дел. Воодушевившись таким «подвигом», вы «задвинули» усердие в выполнении одного дела на дальнюю полку и попробовали переключаться с одной задачи на другую, потом на третью и так далее. Всего по чуть-чуть и что в итоге?

А на выходе вы получили несколько начатых задач и ни одной завершенной. Вдобавок ко всему вы совершенно запутались, какое дело выполнить в первую очередь, а какое отложить напоследок. И, главное, вы потратили время и ресурсы мозга впустую. Мотивация на нуле, ком незавершенных задач вырос до небес. В итоге минусовая эффективность и стрессовая ситуация. Приехали.

Умение работать в режиме многозадачности – это не такой уж полезный и ценный навык, как кажется на первый взгляд. Исследования показывают, что мультизадачность вредит трудоспособности человека. Мы не роботы к счастью, поэтому продуктивность работы во многом зависит от умения концентрироваться на выполнении одной задачи. Цепочку дел мы выполняем последовательно, завершая одно и приступая к другому. По мере достижения целей растет мотивация и желание добиваться больших успехов, экономится время. Казалось бы, схватившись за два дела сразу, время на выполнение задач должно сократиться наполовину. Но в действительности потребуется вдвое больше усилий и при этом шансы на успешное завершение сократятся.

Мы сильно преувеличиваем важность коммуникации – эта мысль кажется такой несовременной в нашу эпоху. Но, если вы планируете завершить задачу максимально эффективно и быстро, то отключите все раздражители. Это поможет сосредоточиться на задаче.

Как работать в таком режиме?

Режим многозадачности в работе – это сочетание следующих качеств: аналитическое мышление, системный подход, высокая организованность. Требования не самые простые, но чтобы их выработать, рекомендуем придерживаться следующих рекомендаций:

Многозадачность – это капризное и довольно сложное свойство психики человека. Если мы не сможем его обуздать, чтобы использовать себе во благо, то оно оседлает нас и выжмет все соки. Помните об этом!

Плюсы и минусы

Рассмотрим преимущества мультизадачности:

При надлежащем планировании действительно можно эффективно решать несколько задач одновременно. То есть, выполняя дела, вы должны четко понимать, каких результатов должны достичь.
Многозадачность помогает развить пластичность мышления и способность удержать в поле внимания несколько задач. Это неплохой тренажер для мозга.
Способность делать несколько дел одновременно и делать это хорошо, помогает быстро реагировать на форс-мажорные обстоятельства, улучшает стратегическое мышление и видение ситуации. В некоторых нишах действительно полезно сразу охватить несколько направлений одновременно, проанализировать их перспективность и только потом принимать решения по каждому из них.

Поверхностная обработка информации. Когда много всего, то мозг скользит по верхушках, не вникая в суть процессов. Такой человек берет общее изо всех сфер, но ни в одной не является профи.
Высока вероятность ошибок. При недостаточной концентрации на задаче или при эффекте переноса данных с одной задачи на другую, неизменно совершаются ошибки. Внимание у многостаночника рассеивается, и это сильно вредит результату.
Повышается утомляемость. Попытки ухватиться за всё сразу требует больших затрат энергии как физической, так и умственной. Человек быстрее устает, а продуктивность стремится к нулю.
Растут горы неоконченных дел. Лихо начать 10-20 дел одновременно никто не запрещает, но не стоит ждать такого же быстрого их завершения. Из 10 начатых дел к финишной черте доводят 1-2 задачи, при этом сорвав все сроки и потратив в разы больше усилий. А что с остальными? Они лежат и ждут своей участи – годами, десятилетиями.

Последствия многозадачности бывают крайне неприятными. Увеличивается когнитивная нагрузка, то есть приходится тратить больше умственных ресурсов на обработку потока информации. Снижается продуктивность работы, многостаночники зачастую неправильно оценивают свои возможности и недооценивают силу отвлекающих факторов. Снижается способность к концентрации внимания на задаче, многозадачность не ценится в среде высоких технологий, научных исследований и других сферах со сложными алгоритмами работы.

Многозадачность приводит к выгоранию. Люди, практикующие такой подход, нарушают естественные механизмы мотивации и вознаграждения, которые имеются в нашем мозге. Нейробиология доказала, что снижение плотности серого вещества в передней поясной коре головного мозга из-за стресса приводит к потере радости от мыслительных усилий.

Совмещение дел может быть опасным для жизни и здоровья. Например, вы находитесь за рулем автомобиля и пытаетесь одновременно вести переговоры с партнером. Вероятность аварии возрастает в разы.

Резюме

Мы узнали, что такое многозадачность. Изучили, как работать в таком режиме, какие есть плюсы и минусы выполнения нескольких дел одновременно. Мультизадачность можно использовать для тренировки пластичности мозга, однако в рабочей среде полезнее развивать навык последовательного выполнения дел. Тише едешь – дальше будешь!

Многозадачность – это навык параллельного участия в нескольких процессах одновременно, с постоянным переключением внимания с одной задачи на другую.

Ощущение: ветки на деревьях как задачи. На какую обратить внимание сначала? Ощущение: ветки на деревьях как задачи. На какую обратить внимание сначала?

Изначально термин использовался в программировании, но в современных условиях активно применяется в производстве и управлении человеческими ресурсами.

Современные реалии жизни и трудовой деятельности таковы, что работающий человек часто действует в режиме многозадачности. Но далеко не каждый справляется с поставленными задачами, сроками, психологическими установками, давлением со стороны руководства, прессингом со стороны коллег и партнеров, влиянием внешней среды, семьи и т.д. Факторов, влияющих на турбулентность рабочей среды, очень много. Минимизация их влияния, самодисциплина, сила воли, самоменеджмент, управление временем, эффективные коммуникации и эмоциональный отдых - это базис возможностей при многозадачности.

Как выжить, работая в условиях многозадачности?

По своему опыту могу предложить следующие инструменты симбиотической многозадачности (так я называю совмещение работы и личной жизни с решением задач по всем фронтам):

1. Жизнь по плану (12 листов по числу месяцев, количеству дней и определенными интервалами времени помогают крупными штрихами обозначить мероприятия и даты участия в них). Планируйте задачи (дела) на день, неделю, месяц и год вперед.

2. Золотое правило руководителя "Не делай того, что может сделать твой подчиненный" не действует, если вы поставили не четкую задачу, не провели инструктаж, изначально не дали форму документа, который нужно сделать, не обучили, не отработали обратную связь, а просто на словах сказали: "смотрим в корпоративной сети, читаем документы" и т.д. Это все абстрактно. Чтобы не терять время на переделки, нужно однозначное понимание сути вопроса. Сотрудники различаются по уровню восприятия заданий (аудиалы, визуалы, кинестетики) и темпераменту выполнения. Покажите сотруднику сами, как надо сделать, а потом уже требуйте. И если изначально руководитель сам работает в режиме сомнамбулы, то о какой многозадачности может идти речь?

3. Расставляйте приоритеты по степени срочности и важности. Если одновременно 2-3 срочных дела, приоритеты должен расставить руководитель, и это зависит от степени важности для результатов компании.

4.Все запланированное на день нужно выполнять (при условии адекватного планирования). Конечно, в этом помогает сила воли, определенный перфекционизм и методичность. Тогда дела не накапливаются, как снежный ком.

5. Многозадачность исполнителя равно многозадачность руководителя. Не может быть в идеале так, что только исполнитель выполняет огромное количество заданий, а руководитель их только раздает. Работа - это всегда команда, где каждый должен засучить рукава и делать.

6. Разнообразие в отдыхе. Эмоциональный отдых - обязательный элемент режима многозадачности. Нужно научиться отдыхать, переключать внимание на другие стороны жизни (семейные, культурные, туристические, литературные, музыкальные, театральные и т.д.).

7. Не ждите, когда кто-то за вас сделает вашу работу. Начинайте работу и держите обратную связь с руководителем. Некоторые сотрудники умело манипулируют своим состоянием, отмахиваются от задачи, потому что "типа не умеют, не понимают". В итоге - задачу выполняет тот, кто умеет (как правило, уже перегруженный работой сотрудник - "он же умеет"). Вот здесь очень важно со стороны руководителя показать, что работу надо сделать тому, кто "типа не умеет", зато научится.

8. Можно сколько угодно собирать совещаний, разглагольствовать, но дела не будут делаться. Совещания только ради сбора отчетов - это профанация деятельности. И совсем другое - если совещание по делу, на котором ставятся конкретные задачи, определяются проблемы и способы их минимизации, информируется персонал о стратегии развития компании.

По зарубежному опыту коллег я также принимаю их точку зрения, что не следует проводить совещания в пятницу, особенно во второй половине дня. Сотрудники уже настраиваются на отдых, строят свои планы. И вдруг - форс-мажор! Конечно, такое возможно, но это не должно быть системой. Персонал начинает сопротивляться, бунтовать, обсуждать, почему руководство об этом не подумало раньше. Чтобы быть в эффективном режиме многозадачности - персонал со спокойной душой должен уйти на выходные и с новыми силами в понедельник приступить к работе.

9. Обязанности подразделения и обязанности руководителя подразделения - это не одно и то же. Руководитель нужен для точной настройки каждого из подчиненных.

10. Установите цикличность работы, например, 45 минут работаете без отвлечения, 15 минут отдых (общение, кофе, электронная почта).

11. Не отвлекайтесь во время выполнения задачи. Минимизируйте отвлекающие факторы – соцсети, оповещения на телефоне и электронной почте.

12. Фиксирование результатов. Способы могут быть разными: поставить плюс в списке, обвести кружком, отметить маркером или перенести в папку «завершенные дела/проекты». Это дисциплинирует и визуализирует результаты. Используйте сервис «напоминалки». Запланированное нужно выполнять.

Мультизадачность влияет на трудоспособность человека. Человек не робот, поэтому его результативность обусловлена умением концентрироваться на выполнении задач последовательно.

Совмещение нескольких дел может быть не только продуктивным, но и опасным. Представьте, например, врача, который делает операцию на сердце, и одновременно даёт он-лайн консультацию другому пациенту. Вероятность ошибки и серьезных последствий вырастает.

Если руководитель ставит без приоритетности несколько задач сотруднику, который не способен работать в режиме многозадачности, то в результате он получит n - е количество начатых задач и ни одной завершенной. Итог: стресс, аврал, отрицательная эффективность и нулевая результативность.

Плюсы и минусы многозадачности

Многозадачность имеет как плюсы, так и минусы. К положительным моментам следует отнести:

- Эффективное решение нескольких задач одновременно при качественном их планировании.

- Тренажер для мозга: развитие гибкости мышления, внимания.

- Оперативное реагирование на форс-мажорные обстоятельства и адаптация к ним, развитие стратегического мышления.

К отрицательным моментам многозадачности относятся:

- Поверхностное решение проблемы/задачи из-за недостатка информации и качества её сбора.

- Высокая степень риска возникновения ошибок (рассеивание внимания на несколько задач).

- Рост утомляемости. Часто многозадачность приводит к выгоранию, поскольку тратится умственная, физическая энергия и эмоции.

Таким образом, не каждый способен работать в режиме многозадачности. В таком режиме могут работать, прежде всего, сотрудники с высоким уровнем саморганизованности, применяющие на практике системный подход, имеющие аналитическое мышление.

Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:

Начну с главного: многозадачность — это не миф. Просто подразумевают под ней не всегда то, чем она является.

Истинная многозадачность (то есть эффективная одновременная работа над двумя задачами) действительно существует — в распределённых вычислительных системах и мозгах 0,5% людей, которые не только могут обрабатывать различные данные одновременно, но и делают это быстрее и точнее, чем когда задача одна. Только вот обычный мозг не создан для истинной многозадачности — по крайней мере, так утверждают нейробиологи из Массачусетского института.

Концепция «многозадачности» пришла из мира компьютеров, где процессоры, большинство которых обрабатывают данные последовательно, по одной задаче за раз, могут так быстро переключаться между задачами, что кажется, будто они делают их одновременно. С человеческим мозгом аналогично. Мы можем сосредоточенно работать только над одной задачей за раз — всё остальное только замедлит работу мозга и скажется на итоговом результате.

Конечно, мы можем совершать некоторые действия параллельно, но только когда они задействуют разные зоны мозга. Например, идти и жевать жвачку. В конце-концов, мы без проблем и дышим, и смотрим, и ходим одновременно. Но делаем это неосознанно, на автомате. С осознанными и сложными действиями всё не так.

Три формы многозадачности

Говорить о многозадачности, как о простом переключении между задачами, не совсем корректно. У неё есть три формы, и все они очень энергозатратны:

Одновременное выполнение нескольких задач. Управлять машиной и разговаривать по телефону, участвовать в совещании и отвечать на письма — большинство из нас многозадачны именно таким образом. Мы пытаемся разделить своё внимание между задачами, тратим на это много сил, но в итоге одна или все задачи начинают страдать. Поэтому либо нам приходится уделить больше внимания одной из задач, либо мы начинаем делать ошибки.
Переключение на другую задачу, когда предыдущая ещё не завершена. Делаешь отчёт, но тут тебе приходит срочное письмо, на которое нужно ответить. Вроде просто, но мозгу приходится перемещать весь информационный контекст в промежуточную память, затем извлекать из долгосрочной памяти информацию для ответа на письмо, затем возвращать контекст… В общем, любое переключение между задачами сильно бьёт по ресурсам.
Выполнение задач сразу друг за другом. Когда ты переходишь от одной задачи к другой, то невольно продолжаешь думать и о предыдущей задаче, и о тех, что будут дальше. Люди — не машины и полностью переключиться не могут. Согласно исследованию психологов из Гарварда, люди 47% времени думают не о том, чем сейчас занимаются.

Проблемы многозадачности

В многозадачности нет ничего хорошего. Склонные к ней люди постоянно ищут новые ощущения, с трудом себя контролируют, им быстро надоедает рутинная работа. Кроме того, у них проявляются четыре глобальные проблемы.

Нарушается концентрации

И разделяя внимание между задачами, и часто переключаясь между ними, тебе становится сложно фокусироваться на чём-то одном и эффективно делать свою работу. Ты привыкаешь жить в расфокусе и уже не можешь извлечь важную информацию и опыт из каждой задачи.

Портится память

Многозадачность сильно нагружает твой мозг и может вызвать чрезмерную стимуляцию когнитивных функций. Если ты сосредоточен на задаче, но тебя постоянно отвлекают коллеги и другие задачи, тебе будет всё сложнее удержать в голове важную информацию — из-за большого количества одновременно поступающих стимулов, мозг просто не сможет отличить её от неважной.

Дополнительно проблемы с памятью могут усугубить возраст, окружающая среда и другие проблемы со здоровьем.

Снижается производительность

Быстро переключаясь между задачами ты вырабатываешь различные вредные привычки в организме. При завершении любой задачи мозг выбрасывает дофамин, отвечающий за удовольствие. Он стремится получать дофамин как можно чаще и находит такой способ — закрывать небольшие задачи (отвечать на письма и т. д.) Возникает опасная зависимость: тебе кажется, что ты делаешь очень много, хотя по факту ничего не делаешь.

Растёт уровень стресса

Многозадачность увеличивает выработку кортизола — гормона стресса. Постоянное переключение между задачами истощает мозг, заставляет тебя чувствовать стресс и усталость даже ранним утром и повышает риск выгорания.

Как бороться с многозадачностью

Самый простой способ — расписать свой рабочий день, чтобы заниматься задачами последовательно, и оптимизировать рабочее пространство, чтобы ничто не отвлекало. Вот пять советов, с которых ты можешь начать.

Кстати, советы по борьбе с многозадачностью очень похожи на советы по борьбе с прокрастинацией. Прочитай, будет полезно.

Создай расписание на каждый день

Ежедневное расписание — это карта рабочего дня. Достаточно на неё взглянуть, чтобы понять, когда и чем тебе нужно заниматься.

Я составляю расписание на следующую неделю в пятницу вечером и периодически корректирую в течение недели, если есть необходимость. Задачи располагаю последовательно, чтобы мозг был занят одним делом за раз. А между задачами закладываю «перерывы» по 10–30 минут, которые помогают сосредоточиться.

Проверяй почту и мессенджеры по графику

Почта и мессенджеры вносят самый большой вклад в многозадачность. Но из-за того, что даже рабочее общение в чате кажется продуктивным, мы не думаем об этом, как о многозадачности. Но это она и есть.

Используй специальные приложения, чтобы заблокировать мессенджеры и электронную почту, или хотя бы включай режим «Не беспокоить». Проверяй их 2–3 раза в день — этого вполне достаточно, чтобы ничего не пропустить.

Блокируй отвлекающие сайты и приложения

Многозадачность не обязательно означает, что ты делаешь несколько важных дел. Тебе может прилететь пуш-уведомление какой-нибудь «Медузы», и ты прервёшься, чтобы посмотреть, что там такое. А, как я уже говорил, переключение контекста сжирает колоссальные ресурсы.

Используй специальные сервисы, типа FocusTime, ColdTurkey или встроенного блокировщика на устройствах Apple, чтобы в рабочее время тебя ничто не отвлекало.

Делай перерывы

Чтобы быть в тонусе и фокусе, нужно выделять время для «подзарядки». Регулярные перерывы помогают очистить внимание от информационных следов предыдущих задач. Можно следовать технике Pomodoro, а можно просто закладывать фиксированные перерывы в ежедневное расписание, как я писал выше.

Оптимизируй рабочее пространство

Отвлечь от работы могут не только почта, мессенджеры и другие приложения, но и что-то в рабочем окружении, в том числе на рабочем столе.

Создай рабочую обстановку, избавься от беспорядка (физического и цифрового), усложни использование отвлекающих факторов (например, унеси телефон в другую комнату).

Следуя этим советам, ты не избавишься от многозадачности на 100%, но сможешь работать сосредоточеннее и эффективнее. Начни с малого; делай перерывы, чтобы переключиться между задачами; жёстко блокируй любые отвлекающие факторы; осознанно не берись за несколько дел сразу. И помни, что многозадачность — не преимущество в резюме, а скорее вредная привычка, от которой следует быстрее избавиться.

Читайте также: