Можно ли подписать договор электронной подписью

Обновлено: 06.07.2024

ПОЛЕЗНО: еще рекомендации по положения самого договора смотрите в видео на нашем канале YouTube:

Рекомендации по заключению договоров в электронной форме

Статья 434 ГК РФ закрепляет право заключать договоры между компаниями, физическими лицами, предприятиями, коммерческими и некоммерческими организациями путем обмена электронными документами. Главное, чтобы была возможность установить, кто именно является заинтересованными сторонами по договору.

Как подписать договор электронной подписью?

В качестве гарантии неизменности документа и подтверждения авторства установили усиленную электронную подпись. Ее применение регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года. Электронный договор получает юридическую силу равную письменным документам, только при наличии квалифицированной электронной подписи – ЭЦП.

Помимо подписи, важно чтобы форма и содержание электронного договора соответствовали законодательству (подробнее, как правильно составить договор по ссылке).

  • ►Существует еще и простая подпись, созданная самим пользователем с использованием кодов и паролей. Ее можно использовать лишь тогда, когда это право прописано в самом договоре и не противоречит действующему законодательству.
  • ►Есть такие документы, которые могут быть подписаны исключительно квалифицированной электронной подписью: договоры по результатам торгов, проведенных на электронных площадках, трудовые договоры, счета-фактуры, отчетность. А вот хозяйственные договоры, доверенности, письма, вполне могут быть подписаны простой электронной подписью.
  • ►Существуют такие договоры, которые по закону могут быть заключены исключительно на бумаге. К ним относятся: договоры ренты, договоры купли-продажи недвижимости, договоры дарения, договоры залога долей в уставном капитале.

ВНИМАНИЕ: не пропустите выгодные условие нашей акции и услуги юриста по составлению договора: профессионально и в короткий срок.

Как подписать договор по электронной почте?

Как подписать электронный договор?

Чтобы подписать договор по электронной почте (или в сети Интернет) его нужно составить также, как это было бы, в обычном бумажном варианте. Разница в том, что нужно будет добавить пункт, где стороны обязуются признать юридическую силу за электронными письмами, документами, направленными по электронной почте (указывается электронная почта) и признают их равнозначными документам на бумажных носителях. Доступ к электронной почте каждая сторона осуществляет по паролю и обязуется сохранять его конфиденциальность. В договор нужно включить условие, признавать электронный адрес, простой электронной подписью. Либо нужно оформить квалифицированную ЭЦП и работать с ее использованием.

Электронный документооборот давно «поглотил» крупные и не очень компании, государственный аппарат, частные производства, физических лиц – потому что это удобно, экономит массу времени и, при правильном использовании, обладает всеми юридическими гарантиями.

Пишите нам свой вопрос, ведь каждая проблема индивидуально и требует разбора в отдельности, читайте также порядок оформления договора по ссылке в блоге. Звоните, если Вас заинтересовало наше выгодное предложение по составлению договора по льготной цене.

Российским законодательством предусмотрено право применять ЭЦП для заключения договоров. Основное требование — правильное оформление, с учетом юридических и технических требований. Мы подготовили материал о том, как правильно подписать договор электронной подписью.

Правовая основа подписания договора электронной подписью

В Российской Федерации правовой основой такого типа договора считаются нормы Гражданского и Трудового Кодекса:

  1. Гражданский кодекс Российской Федерации гарантирует право подписать договор электронной подписью, если речь идет о заключении соглашения между разными контрагентами, которые занимаются экономической деятельностью. Заключение договора происходит с помощью передачи электронных документов.
  2. Трудовой Кодекс Российской Федерации гарантирует право подписания договора с удаленным работником с помощью электронной формы.

Чтобы заключенный договор признавался юридически верным, необходимо подтвердить описанное решение усиленной ЭЦП (электронная подпись). Законодателем не оговаривается нужна подпись квалифицированная или нет.

Если читатель хочет получить дополнительную информацию о том, как проходит подписание договора в цифровой форме, следует обратиться к Федеральному Закону номер 63 от 6 апреля 2011 года.

Юридическая сила заключенных соглашений

В упомянутом выше ФЗ под номером 63 говорится о том, что юридическая сила договора дается применением ЭЦП. Именно она подтверждает подлинность соглашения, которое подписали стороны. Если электронный договор решили подписать ЭЦП, с точки зрения действующего законодательства, он ничем не отличается от формально признанного юридического соглашения, где используется бумажный носитель.

Другие необходимые к соблюдению правила, чтобы электронный договор признавался подлинным:

  1. Форма должна выполнять требования российского законодательства. Однако, если речь идет не о формализованном соглашении, оно составляется в свободной форме. Подпишите такое соглашение, оно все равно будет действительным благодаря подписи.
  2. Содержание также не должно противоречить действующему законодательству Российской Федерации.
  3. Требования к подписи заключаются в том, что она принадлежит лицу, который имеет полное право подписать договор с точки зрения действующего законодательства.

У подписания договора, где применяется электронный сертификат, есть и другие особенности. Надо смотреть на вид договора, прежде чем его подписать и заверить ЭЦП. Документы бывают формализованные и неформализованные, они отличаются правилами составления.

Что такое формализованные соглашения

Подписание формализованных документов будет соответствовать действующему законодательству только при условии, что они соответствуют установленной форме. Среди таких документом выделяют отчетность, трудовой договор и т. п. Если вы подпишите соглашение и заверите его цифровой подписью, у него будет юридическая сила при выполнении следующих условий:

  1. Соблюдение формата. Подпишите соглашение, только если формат не противоречит требованиям российского законодательства.
  2. Заключаются по полному согласию сторон, при этом соблюдается установленный для подписания регламент.
  3. Применяется электронный сертификат в виде квалифицированной ЭЦП.

Обе стороны имеют действующий сертификат на момент заключения соглашения. Если действующей ЭЦП в данный момент нет, можно обратиться за помощью в аккредитованный удостоверяющий центр.

Что такое неформализованные документы

Чаще всего это простой документ, для которого отсутствует единый формат, установленный государственными органами. Любая сторона может оформить доверенность, написать письмо, предложить хозяйственное соглашение. Форма при этом может быть любой. Вторая сторона смотрит на содержание предложенного соглашения, а для юридической силы используется:

  1. Цифровая подпись квалифицированного типа. Дополнительное преимущество от данного сертификата состоит в гарантии неизменности документа. Цифровая подпись свидетельствует: если было оформлено подписание соглашения, его содержание не поменяется.
  2. Цифровая КЭП неквалифицированного типа.

Если подписание соглашения выполняется в рамках действующего электронного документооборота, нужно предварительно выполненное подписание соглашения о признании силы в юридической форме у данных типов сертификатов. Перед подписанием убедитесь в том, что документ содержит описание требований к типу подписи, а также присутствуют все необходимые реквизиты документа.

Документы для подписания цифровым способом

Для получения помощи относительно возможности или невозможности подписания соглашений в цифровой форме ознакомьтесь с предоставленной ниже информацией. Юридический документ, который заключен с использованием криптографической защиты, формально равен тому же самому документу, который написан на бумаге и на который надо поставить обычную печать, а также написать фамилию и инициалы. Но есть вид документов, который может быть заключен только в традиционной бумажной форме. К сожалению, никакая помощь в виде усиленной криптографической защиты не изменит этого факта.

В том же самом ФЗ под номером 63 оговариваются случаи, когда надо использовать только бумажный вид носителя информации. Но есть и противоположные случаи.

Например, вид документа «Контракт по результатам электронного аукциона» не выполняется в бумажной форме. Обязательно надо перевести его в электронный вид.

Оба типа носителя пригодны к использованию только в том случае, если законом прямо не оговаривается обратное.

Где используется ЭЦП для подписания договора

Контракты, заверенные КЭП, заключаются на следующих площадках:

  1. Электронные площадки. Заключить соглашение можно с представителями государства или частными компаниями.
  2. Коммерческие организации. Обычно ими разрабатывается web-интерфейс для пользователя. Соглашение оформлять удобно, если есть КЭП.
  3. Специализированные информационные системы.

Как правило, образец соглашения можно найти на любом из этих сервисов. Чтобы можно было легально заключать сделки, надо иметь признанную КЭП, получить которую можно в одном из удостоверяющих центров.

Лучше всего обратиться в УЦ «Астрал-М», который давно известен на рынке и предлагает качественный продукт за разумные деньги. Для приобретения электронной подписи заполните форму обратной связи и наш специалист свяжется с вами.

Локально-нормативными актами организации может быть установлено, что работодатель подписывает некоторые кадровые документы (например, приказ об отпуске) квалифицированной электронной подписью, а сотрудники для этих целей используют простую электронную подпись. Является ли такая норма нарушением Трудового кодекса РФ? Какую электронную подпись необходимо использовать для подписания кадровой документации?

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Законодательством предусмотрена возможность ведения некоторых кадровых документов в электронном формате. Так, например, Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 436-ФЗ разрешает вести электронные трудовые книжки. Лист нетрудоспособности может быть сформирован в электронном виде, согласно ст. 2 Федерального закона от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ. Кроме того, электронными могут быть договоры с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, а также оформленными по соглашению гражданско-правового характера. Это прописано в ст. 312.2 Трудового кодекса РФ и п. 2 ст.160 Гражданского кодекса РФ.

Относительно других кадровых документов законы каких-либо чётких указаний не содержат. Однако, в соответствии с положениями Федерального закона от 6 июня 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», документы в электронном виде, подписанные электронной подписью, имеют ту же силу, что и документы на бумажном носителе. Это позволяет практически полностью перевести кадровую документацию в электронную форму.

Какая электронная подпись нужна для подписания кадровых документов

Законом об электронной подписи (ЭП) предусмотрено применение двух видов подписи: простой и усиленной.

Простая ЭП по факту является комбинацией логина и пароля, которая позволяет подтвердить, что действие (например, отправка электронного заявления) выполнено конкретным человеком. Чаще всего простая ЭП применяется при работе с госпорталами. Это наименее защищённый вид электронной подписи.

Усиленная электронная подпись формируется в результате криптопреобразования данных с использованием ключа ЭП. Разделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Неквалифицированная электронная подпись, помимо идентификации владельца, подтверждает, что в документ с момента подписания не вносилось никаких изменений.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) подтверждается сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра и приравнивается к собственноручной подписи без каких-либо дополнительных соглашений. Удостоверяющий центр АО «Калуга Астрал» аккредитован по новым правилам и может выпускать квалифицированные электронные подписи для ИП и юрлиц при обращении заказчика. Оформить КЭП можно, оставив заявку на обратный звонок на нашем сайте.

Квалифицированная ЭП применяется в целях электронного документооборота в кадровых процессах, а также для подписания внешних документов, сдачи электронной отчётности и участия в электронных торгах.

С помощью КЭП подписывают следующие документы:

  • трудовые договоры,
  • договоры о материальной ответственности,
  • ученические договоры,
  • дополнительные соглашения,
  • должностные инструкции,
  • приказы о приёме и увольнении,
  • соглашения о расторжении договоров и др.

Специалистам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров, руководителю HR-отдела или главному бухгалтеру), для подписания документов необходима именно квалифицированная ЭП. Она необходима для передачи данных по электронным листам нетрудоспособности в Фонд социального страхования РФ, а также кадровой отчётности в Пенсионный фонд России и Федеральную службу государственной статистики.

Прочие сотрудники для подписания электронных документов могут использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную ЭП — в зависимости от типа документа. Для подписания внутренних документов (например, приказов, служебных записок, инструкций и др.) можно использовать неквалифицированную электронную подпись. При этом с работником необходимо заключить допсоглашение, чтобы его подпись считалась действительной (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ).

В каком случае кадровые документы можно подписывать простой электронной подписью

Может ли сотрудник подписывать кадровые документы простой электронной подписью? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо обратиться к положениям закона об электронной подписи.

Согласно п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ, электронные документы, которые подписаны простой электронной подписью, признаются равнозначными бумажному документу с собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом указанные нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия должны соответствовать требованиям ст. 9 вышеуказанного Федерального закона.

Таким образом, для применения простой электронной подписи в кадровом документообороте внутри компании необходимо утвердить её действительность соответствующими локальными нормативными актами. На это указал Роструд , отвечая на вопрос в специальном разделе своего сайта.

В случае принятия таких ЛНА (сотрудники должны быть ознакомлены с ними), кадровая документация, подписанная простой ЭП сотрудника, будет считаться равнозначной документам на бумаге.

В число наиболее популярных кадровых процессов, которые подписываются с помощью простой ЭП, входят:

  • оформление отпусков и формирование графика отпусков;
  • командировки (согласование, приказ о направлении и тому подобное);
  • привлечение к дополнительной работе в выходные и праздничные дни;
  • ознакомление приказами, внутренними инструкциями, планом работы и другими ЛНА;
  • согласие на обработку личных данных;
  • различные уведомления (изменение условий труда, сокращения штата и другие);
  • привлечение к дисциплинарной ответственности;
  • выплаты (расчётные листы, матпомощь) и другие.

Если соответствующего локального нормативного акта нет, подписывать кадровые документы простой ЭП нельзя — это будет нарушением.

Это комбинация цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Простой пример — логин и пароль, которые вводим на сайтах для авторизации, или смс-код, который присылают на телефон для входа в личный кабинет. Это электронная подпись для повседневной жизни.

Как получить

Простую электронную подпись (ПЭП) можно создать с помощью программного обеспечения, например:

Microsoft Office

Для оформления простого электронного сертификата (подписи) нужно создать документ, открыть меню «Файл», выбрать пункт «Защита документа», а потом выбрать «Добавить цифровую подпись». Если подпись создаётся впервые, программа выдаст запрос на получение программного обеспечения от партнеров. В этом случае поможет русскоязычная версия приложения «Карма», которое установит подпись в операционную систему.
После завершения всех действий нужно сохранить файл.

Приложение КриптоПро CSP

Этот метод сложнее, зато с помощью этого ПО можно создать усиленные ключи.

USB-токен

Ещё один способ — получить заверенную простую электронную подпись в удостоверяющем центре, где сертификат запишут на USB-токен. Этот вариант подойдёт тем, кто создаёт документы в текстовых программах: с помощью сертификата получится защитить документ от плагиата и подтвердить авторство.

Где можно применять

  • Для регистрации или авторизации на интернет-сайтах.
  • В качестве ключа доступа к файлам и базам данных, защищенным паролем.
  • Для заверения электронных документов.

Недостатки

Простая электронная подпись не имеет юридической силы. Её нельзя использовать для подачи документов в государственные инстанции, а также для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Чтобы при помощи ПЭП можно было подписывать обычные документы (например, договоры с контрагентами), нужно составить соглашение о простой электронной подписи. Такое соглашение должно содержать пункты об обязанности соблюдать конфиденциальность сведений и правила определения подписавшего лица — подлинности подписи. И подписывать его придётся всем сторонам, участвующим в электронном взаимодействии. Иначе все документы, подписанные ПЭП, закон признает недействительными.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — чаще всего это ключ, хранящийся на USB-носителе. Иногда НЭП может создать программа, в которой работаете (только она и опознает эту подпись). Функционал такой подписи тоже частично ограничен, но, по сравнению с ПЭП, она обладает рядом преимуществ.

Как получить

Юридические лица и ИП могут оформить неквалифицированную подпись в удостоверяющих центрах или даже сделать её самостоятельно при помощи опытного программиста.

Где можно применять

  • В рамках внутреннего документооборота компании.
  • Для взаимодействия с контрагентами, если заключено соглашение с указанием условий использования НЭП (аналогично ПЭП).

Для аккредитации и участия в торгах на электронных площадках с помощью неквалифицированной подписи поставщик может создавать заявки и осуществлять сделки при наличии дополнительного соглашения между сторонами. Однако НЭП позволяет совершать не все типы операций.

Недостатки

НЭП подходит скорее физлицам. Юридическим лицам и ИП неквалифицированная электронная подпись подойдёт только при внушительном объёме внутреннего или внешнего документооборота, в других ситуациях её функционала может быть недостаточно.

Квалифицированная электронная подпись

Наиболее совершенный вид электронной подписи — усиленная квалифицированная подпись (КЭП). Это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.

Ключ электронной подписи указан в сертификате, который выдаёт удостоверяющий центр, аккредитованный в Минкомсвязи.

КЭП состоит из двух частей:

  • проверочного сертификата для ключа подписи (USB-носитель);
  • лицензированного дистрибутива — установочного пакета специальной программы, который можно использовать в течение ограниченного периода действия ключа.

КЭП способна обеспечить надёжную защиту информации от посторонних лиц, а степень конфиденциальности данных владелец устанавливает сам. Данные будут защищены даже когда срок действия ключа истечёт.

Как получить

Для подачи заявления в аккредитованный удостоверяющий центр придётся собрать пакет уставных документов организации и документов, удостоверяющих личность владельца.

Для работы с квалифицированной подписью потребуются:

  • Флеш-накопитель.
  • Компьютерная программа, которая устанавливается с флэш-накопителя к ЭЦП. Например, КриптоПро.
  • Установленный личный сертификат.
  • Установленные библиотеки для электронной подписи.

Где можно применять

Если коротко — везде.

  • Для (пере)регистрации онлайн-кассы в ФНС.
  • Для удалённой подачи документов.
  • Для работы с государственными порталами, включая ФНС, ПФР и другие.
  • Для участия в коммерческих и государственных торгах или покупки имущества банкротов на множестве площадок.

Недостатки

У КЭП существует один недостаток: нужно ежегодно оплачивать сертификат электронной подписи.

Подборка наиболее важных документов по запросу Подписание договора простой электронной подписью (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Подписание договора простой электронной подписью

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 5 "Виды электронных подписей" Федерального закона "Об электронной подписи" Таким образом, учитывая, что оферта на заключение кредитного договора, акцептованная истцом, была подписана простой электронной подписью (пароля, пришедшего на мобильный телефон), при этом, при заключении договора были указаны паспортные данные ответчика, а денежные средства поступили на принадлежащую А. банковскую карту, суд сделал обоснованный вывод о том, что договор займа заключен именно ответчиком. Убедительных доводов в опровержение указанных выводов ответчик не представила."

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Интересная цитата из судебного решения: Равная юридическая сила договоров микрозайма в электронной форме и на бумажных носителях может быть основана только на ранее заключенных между сторонами рамочных договорах, которые допускают такой порядок заключения последующих договоров с применением простой электронной подписи ". В настоящее время отсутствуют нормативные правовые акты, из которых следует признание при заключении договоров микрозайма равной юридической силы электронных документов, подписанных простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, и документов на бумажных носителях, подписанных собственноручной подписью их составителей. Пункт 14 статьи 7 Федерального закона от 21 декабря 2013 г. N 353-ФЗ "О потребительском кредите (займе)" такого признания также не устанавливает.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Подписание договора простой электронной подписью

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: Можно ли подписать двухсторонний договор разными электронными подписями, с одной стороны - простой электронной подписью, с другой стороны - квалифицированной электронной подписью?
(Консультация эксперта, 2019) Вопрос: Можно ли подписать двухсторонний договор разными электронными подписями, с одной стороны - простой электронной подписью, с другой стороны - квалифицированной электронной подписью?

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Элементы цифровых технологий в торговой и закупочной деятельности (правовой аспект)
(Андреева Л.В.)
("Предпринимательское право". Приложение "Право и Бизнес", 2019, N 1) Придание договору, подписанному простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, юридического значения письменного договора может зависеть от усмотрения сторон такого договора, которые должны заключить для этого соответствующее соглашение.

Нормативные акты: Подписание договора простой электронной подписью

Читайте также: