Можно ли пользоваться личным компьютером на работе

Обновлено: 07.07.2024

Пожалуй, в каждом учреждении имеется имущество, принесенное кем-то из сотрудников: электрочайник, микроволновая печь, обогреватель, калькулятор, компьютер или даже автомобиль. Но важно понимать, что использовать личные вещи на рабочем месте сотрудники могут только с разрешения работодателя.

При этом согласие работодателя должно быть обусловлено производственной необходимостью. Почему это важно? Да потому что при использовании сотрудниками личного имущества, например, офисного стула или компьютера для исполнения должностных обязанностей (то есть для выполнения государственного / муниципального задания) возникает вопрос о недофинансировании учреждения или о некорректном расчете самого задания, что привело к недостаточности рассчитанной суммы финансирования на его выполнение. Если же речь идет об использовании, к примеру, электрочайника или обогревателя, то снова вопрос: работодатель не обеспечил сотрудникам соответствующие санитарно-бытовые условия, что является его прямой обязанностью? Иными словами, если посредством использования личного имущества работников учреждение "закрывает" постоянную или временную нехватку финансирования на соответствующие приобретения, это объяснимо. Но если сотрудники обеспечены всем необходимым, то для чего на рабочем месте личные компьютеры и чайники.

И этот вопрос тоже не должен остаться без ответа. Использование сотрудниками личного имущества на работе / для работы должно находиться в так называемом правовом поле. Ведь принесенное работником оборудование может потреблять электроэнергию и другие ресурсы (пусть и не так много), требовать содержания и обслуживания. И здесь уже есть риск, что соответствующие расходы ревизоры признают "нецелевкой", как в ситуации, которая некоторое время назад стала предметом разбирательства в суде. Напомним, за счет субсидии на выполнение задания учреждение приобрело программу для ведения бухучета. Орган финконтроля в ходе проверки выяснил, что программа установлена на личный ноутбук главного бухгалтера. В связи с этим руководителя учреждения оштрафовали за нецелевое использование субсидии. Причем суд встал на сторону проверяющих.

Кроме того, стоит задуматься также и о том, кто будет возмещать ущерб третьим лицам в случае, если вследствие использования имущества сотрудников учреждению придется возмещать ущерб третьим лицам? Например, арендодателю, если в результате пожара, возникшего из-за неисправного обогревателя, принесенного сотрудником, пострадает арендованное помещение.

Как видим, использование личного имущества работников может и должно заставить учреждение задуматься о его правильном учете. Организовать его можно разными способами – выбор будет зависеть от того, как и кем используется личное имущество сотрудника:

Работник сам использует личное имущество для выполнения должностных обязанностей

Оформить соглашение по ст. 188 Трудового кодекса.
Выплачивать работнику компенсацию за использование, включая расходы на эксплуатацию. Обратите внимание: НДФЛ и страховыми взносами компенсации не облагается!

Важно! Если речь идет об использовании личного автомобиля, не забудьте получить у сотрудника документы о праве собственности, а в дальнейшем – о расходах на эксплуатацию, в т.ч. путевые листы.

Имущество сотрудника используют другие работники учреждения

Выбрать один из двух вариантов оформления договора: аренда или безвозмездное пользование.
Учесть имущество на счете 111 40 "Права пользования нефинансовыми активами"

Имущество сотрудников и иных лиц постоянно находится на территории учреждения, но не используется в деятельности

Рассмотренные три варианта оформления использования личного имущества сотрудников существовали и ранее. Одно но: в случае заключения с работником договора безвозмездного пользования у учреждения возникала обязанность уплатить налог на прибыль с полученного таким образом дохода, что многих отпугивало от такого способа оформления имущественных отношений. Однако с 1 января 2021 года многое изменилось. Благодаря поправкам в НК РФ состав доходов, не облагаемых налогом на прибыль, был скорректирован, что называется, в пользу учреждений. Сравните сами:

до 31 декабря 2020 года

с 1 января 2021 года

не учитываются в доходах имущественные права в виде права безвозмездного пользования государственным и муниципальным имуществом, полученные по решениям органов государственной власти и органов местного самоуправления некоммерческими организациями на ведение ими уставной деятельности

не учитываются в доходах имущественные права в виде права безвозмездного пользования имуществом, полученные некоммерческими организациями на ведение ими уставной деятельности

Скоро наступит время проведения годовой инвентаризации. Уделите внимание наличию личного имущества сотрудников в учреждении (оно тоже подлежит инвентаризации!), оцените реальную потребность в нем и оформите его использование одним из предложенных выше способов. В этом случае у ревизоров не будет к вам претензий.

С начала 2020 года во всем мире произошел существенный сдвиг в направлении работы из дома. Результатом этого стало совместное использование личных и рабочих устройств, что, в свою очередь, привело к возникновению проблем с конфиденциальностью и безопасностью при работе в интернете.

Почему важна личная конфиденциальность в сети?

Если имело место нарушение безопасности данных, возможные последствия включают:

Взлом банковского или другого финансового счета.
Чтение и передача личных электронных писем третьим лицам.
Обнародование подробной медицинской информации о состоянии здоровья.
Кража персональных данных.

В этой статье обсуждается защита личной конфиденциальности в сети в мире, где границы между домашним и рабочим интернетом и устройствами становятся все более размытыми.

Работа из дома: опасно ли использовать корпоративные компьютеры в личных целях?

Работа из дома означает, что многие используют корпоративные компьютеры и телефоны в личных целях. Однако рабочие устройства могут быть не такими надежными, как кажется. У людей, использующих корпоративные компьютеры и телефоны в личных целях, нередко возникает вопрос: может ли работодатель видеть, какие веб-сайты я посещаю через домашнюю сеть Wi-Fi или находясь дома?

Теоретически работодатели могут установить программное обеспечение для отслеживания действий сотрудников на рабочих ноутбуках или компьютерах. В самых строгих компаниях такое программное обеспечение может даже включать кейлоггеры, отслеживающие все, что вводится с клавиатуры, и инструменты для снятия скриншотов, используемые для контроля производительности сотрудников.

На практике степень строгости работодателя зависит от двух факторов:

Размер компании: у более крупных организаций имеется больше ресурсов для такого рода мониторинга.
Тип информации, с которой сотрудники работают в рамках должностных полномочий. Если сотрудник обрабатывает конфиденциальные данные, например, медицинские карты, финансовую информацию или государственные контракты, гораздо более вероятно, что работодатель будет внимательно следить за его работой.

Даже если отслеживания каждого вашего шага в интернете не происходит, работодатели могут просматривать открываемые вами файлы, посещаемые веб-сайты и отправленные электронные письма. Когда вопрос касается конфиденциальности в интернете, рекомендуется исходить из того, что рабочий компьютер находится под наблюдением, и действовать соответствующим образом.

Угрозы безопасности при использовании личных компьютеров для работы

Помимо угроз безопасности, связанных с использованием рабочих устройств в личных целях, существуют также угрозы безопасности, связанные с использованием личных устройств для работы. По мере того, как работодатели внедряют политики использования личных устройств, эти риски возрастают. При использовании сотрудниками собственных устройств появляется множество различных точек входа в системы компании.

Существуют следующие проблемы безопасности:

Удаленный доступ к системам организации через устройства, которые она не контролируют, увеличивает риск того, что информация компании может быть скопирована, изменена, передана конкурентам или просто обнародована.
Компьютер сотрудника, работающего из дома, может иметь доступ к сети и коммуникациям компании или клиента, что может привести к непреднамеренному нарушению системы защиты данных. При работе на личном компьютере недавно загруженное или активное приложение социальной сети могло получить доступ к базе данных рабочих контактов, а затем распространило идентификационные данные клиентов без их согласия.
Если сотрудники работают в общественных местах и отправляют файлы по незащищенным сетям Wi-Fi, есть риск раскрытия конфиденциальной информации злоумышленникам, ищущим доступ к критически важным системам компании.
Работающие из дома сотрудники, использующие собственные компьютеры, могут не осознавать рисков и устанавливать приложения из небезопасных источников. Это повышает уязвимость файлов компании для атак со стороны вредоносных программ. Даже отсутствие установленных обновлений (исправлений) на устройстве подвергает его угрозам безопасности.
Сотрудники могут оставлять устройства в незащищенном виде или, возможно, позволять пользоваться устройствами друзьям и родственникам. Устройство может быть потеряно или украдено. В этих сценариях, если на устройствах хранится конфиденциальная информация компании, существует вероятность нарушения кибербезопасности.
После увольнения сотрудники могут по-прежнему иметь доступ к приложениям компании с мобильных устройств, если компания не выполнит действий для его запрета. Насколько легко будет таким сотрудникам или тем, у кого есть доступ к их устройствам, вернуться в приложение или систему? Смогут ли организации отследить устройство как источник нарушения безопасности?

Многие компании пытаются снизить риски, разрабатывая политики использования собственных устройств, которые могут включать следующие требования:

Установка обновлений безопасности в определенные сроки.
Блокировка устройства, когда оно не используется.
Шифрование устройства.
Установка приложений только из официальных магазинов приложений.
Установка антивирусного программного обеспечения.
Немедленное информирование компании в случае потери или кражи устройства.
Запрет получения root-прав и взлома телефона.

Если у компании-работодателя имеются политики использования собственных устройства, рекомендуется ознакомиться с ними, чтобы понимать права обеих сторон. Эту политику можно найти в различных материалах для сотрудников: справочниках, договорах, учебных материалах или конкретном соглашении об использовании собственных устройств.

Как защитить личную конфиденциальность в сети

Выполнение простых действий поможет сохранить конфиденциальность в интернете. Вот несколько советов, которые помогут защитить себя и свои данные в интернете.

Конфиденциальность в сети: 18 советов по безопасности

1. Не храните личные файлы на рабочем ноутбуке или телефоне

Удобно завести личную папку, содержащую фотографии и документы, например, налоговые декларации, на рабочем столе, но важно помнить, что рабочее устройство не является вашей собственностью – оно принадлежит компании. К этим файлам могут получить доступ не только ИТ-специалисты, но и другие сотрудники. Кроме того, некоторые компании используют инструменты безопасности, которые начинают стирать файлы при обнаружении взлома. Если компьютер заражен вредоносными программами, при устранении проблем в рамках предпринятых мер безопасности могут быть удалены также личные файлы. Вместо этого для хранения личных данных лучше использовать USB-накопитель и носить его на связке ключей.

2. Не сохраняйте личные пароли в хранилище ключей рабочего устройства

Многие используют нерабочие учетные записи с рабочих компьютеров. Однако существует риск, что личные данные станут доступны ИТ-команде. Даже зашифрованные транзакции не являются полностью защищенными. Обладая соответствующими знаниями и инструментами, злоумышленники могут получить доступ к личным данным.

3. Избегайте категоричных высказываний в чатах компании

4. Предположим, ваш интернет-трафик отслеживается

Многие работодатели отслеживают интернет-трафик сотрудников. Даже если работодатель не уделяет пристального внимания тому, какие веб-страницы посещают сотрудники, рекомендуется избегать определенных личных дел, например, выполнение второй работы, на корпоративном компьютере. Относитесь к рабочему компьютеру как к заимствованному. По сути, так оно и есть. Спросите себя, понравится ли работодателю просматриваемый вами контент. Если ответ отрицательный, не используйте для этого оборудование компании.

5. Будьте осторожны при использовании компьютера в общественных местах

При удаленной работе может возникнуть соблазн взять ноутбук и подключиться к бесплатному общедоступному Wi-Fi. Однако места, предлагающие бесплатный Wi-Fi, например, ближайшие кафе, могут быть источником мошеннических атак. Это связано с тем, что киберпреступники могут создавать поддельные сети, выглядящие как настоящими, но не являющиеся таковыми. Чтобы обеспечить конфиденциальность при работе в общедоступном Wi-Fi, рекомендуется использовать VPN и следовать советам по безопасности.

6. Проверьте, какое программное обеспечение для мониторинга запущено на вашем компьютере

7. Не предоставляйте коллегам не из ИТ-отдела удаленный доступ к рабочему компьютеру

Программное обеспечение для удаленного доступа позволяет контролировать ваш компьютер и часто используется сотрудниками ИТ-отдела при предоставлении ИТ-поддержки. Не позволяйте другим сотрудникам, не относящимся к ИТ-отделу, управлять вашим устройством.

8. Используйте антивирусные программы

Защитите свое устройство и системы работодателя от вредоносных программ с помощью надежного антивирусного решения. Комплексное решение в области кибербезопасности, такое как Kaspersky Total Security, обеспечивает всестороннее обнаружение угроз и защиту от вредоносных программ.

9. Убедитесь, что ваша система и программы обновлены

Использование последних версий программ и операционной системы способствует повышению безопасности. Включите автоматические обновления, чтобы защитить системы.

10. Обращайте внимание на Wi-Fi и безопасность сети

Шифрование сети повышает безопасность Wi-Fi. Хорошо, если для входа в вашу сеть Wi-Fi требуется пароль. Если нет, измените это в параметрах маршрутизатора. Пароли, используемые по умолчанию для доступа к параметрам маршрутизатора, могут оказаться слабым звеном в безопасности Wi-Fi и сети. Смените пароль маршрутизатора, если вы никогда не делали этого раньше. Злоумышленники могут получить доступ к устройствам через маршрутизатор.

11. Используйте VPN для обеспечения конфиденциальности в сети

Если вы используете компьютер для удаленной работы, включите VPN, например, Kaspersky Secure Connection, для шифрования данных и защиты их от посторонних. При использовании VPN вся интернет-активность будет зашифрована. Единственное, что увидит работодатель – это IP-адрес VPN-сервера и непонятные неподдающиеся взлому данные. Однако имейте в виду следующие аспекты:

Если уже используется VPN, установленная работодателем:

Использование корпоративного VPN означает, что весь трафик с вашего рабочего устройства расшифровывается на серверах компании, и все посещенные веб-сайты может видеть работодатель.
Однако работодатель не может получить доступ к вашей локальной домашней сети. Информация о посещении сайтов с других устройств работодателю недоступна.

12. Избегайте излишней демонстрации экрана

Во время онлайн-встреч будьте внимательны при демонстрации экрана. По возможности не оставляйте открытыми окна, которые вы не хотите показывать. Вы можете случайно показать контент, не предназначенный для посторонних. То же самое относится к веб-камерам, когда риску подвергается конфиденциальность членов семьи, находящихся поблизости.

13. Будьте осторожны с публикациями в социальных сетях

Размещение избыточной информации в социальных сетях может облегчить киберпреступникам сбор информации о вас. Чтобы обеспечить максимальную конфиденциальность в сети, рекомендуется:

14. Используйте надежные пароли

Надежный пароль – это пароль, который сложно подобрать. Он должен состоять из заглавных и строчных букв, цифр и символов. Не следует использовать один и тот же пароль для нескольких учетных записей. Рекомендуется регулярно менять пароли. Для этого используется Диспетчер паролей.

15. Защитите мобильные устройства

Самое основное – используйте пароль для доступа к вашему телефону, который нелегко подобрать. Кроме того, загружайте приложения и игры только из официальных магазинов приложений. Не прибегайте к взлому или рутингу телефона – это позволит злоумышленникам перезаписать ваши настройки и установить вредоносные программы. Рассмотрите возможность установки приложения, позволяющего удаленно удалить все данные на телефоне, в случае его кражи. Всегда используйте последние обновления программного обеспечения и будьте осторожны при переходе по ссылкам в интернете, также как на ноутбуке или компьютере.

16. Не забывайте о разрешениях приложений

Приложение, требующее доступ к камере, микрофону, геолокации, календарю, контактам и учетным записям в социальных сетях, несет потенциальную угрозу конфиденциальности в сети. Также рассмотрите возможность удаления неиспользуемых данных, программ и учетных записей. Чем больше запущено программ и приложений, тем больше вероятность взлома одного из них.

17. Будьте внимательны к фишинговым атакам

18. По возможности используйте двухфакторную аутентификацию

Это повысит вашу безопасность в сети, поскольку помимо пароля используются дополнительные способы подтверждения личности: отправляемый на телефон SMS-код, отпечаток пальца или электронный ключ, подключаемый по USB.

С начала пандемии мы все стали проводить больше времени в интернете. Когда речь идет о конфиденциальности в сети, следует проявлять бдительность. Программа Kaspersky Privacy Checker является полезным инструментом проверки параметров конфиденциальности для различных платформ и устройств. Передовые методы кибербезопасности позволят вам обеспечить конфиденциальность как на устройстве, так и в сети.

Достаточно интересный случай произошёл со мной недавно. Практически весь 2020 год мы сидели по домам, а если уж и приходилось фотографировать, то ретушь выполнялась фотографами дома на личных компьютерах.

Мне казалось, что это логично, что так и должно быть. В советское время люди радели за своё производство и всячески помогали ему. Я думала, что и сейчас должно происходить нечто подобное, но нет.

Сотрудник потребовал компенсацию за использование личного ноутбука на удалёнке. Оказывается, ему нельзя отказать

Видимо, сейчас у всех туго с деньгами, поэтому ото всюду идут попытки урвать хотя бы копеечку.

Вот и наши сотрудники вступили на этот путь и теперь просят компенсацию за использование личных компьютеров при работе в удалённом режиме.

Сначала я сопротивлялась, не хотела платить, но мне показали статью 188 Трудового кодекса и я поняла, что платить всё же придётся. Для полноты картины процитирую указанную статью:

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

После того, как сотрудники ткнули меня носом в Трудовой кодекс, мне ничего не оставалось сделать, кроме как принять заявления о возмещении расходов.

В итоге 7 человек запросили по 5 тысяч рублей на каждого за полгода работы на удалёнке с использованием своих ноутбуков.

Нехитрая калькуляция даст понять, что на ровном месте из моего кармана вылетело 210 тысяч рублей. Работники, конечно, остались довольны, а мне неприятно, потому что для меня это существенная сумма.

Законы я чту и считаю, что их нужно исполнять в любом случае, но, как по мне, такое поведение коллег недопустимо.

Я же не призываю их использовать именно свои личные компьютеры. Могли бы взять из студии к себе домой рабочие и обрабатывать фотографии на них.

Такое ощущение, что они проконсультировались где-то в Интернете по поводу законного урыва денег с работодателя и решили воспользоваться ситуацией.

Считаю такое поведение глупым и недопустимым. Я всё равно найду способы, как с этих людей получить свои деньги обратно да ещё и с лихвой.

Начальство нужно чтить и уважать, преклоняться перед ним.

Пишу эту статью, чтобы руководители предприятий, у которых есть сотрудники на удалёнке, готовились к возможной потере денег из-за ушлости своих сотрудников.

Буду благодарна, если Вы поставите лайк моей статье и поделитесь ею с друзьями. Возможно они также хотят прокатить фирму в которой работают, но не знают как.

Здравствуйте. Подскажите существуют ли правовые законодательные акты, которые разъясняют возможность использования личного ноутбука на рабочем месте?

Здравствуйте! С согласия работодателя можете использовать личный ноутбук ст. 188 Трудового кодекса РФ.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Без особых правил связанных с спецификой выполнения работ, Вы свободы использовать линое имущество в целях трудовой деятельности.

С уважением, Райнхард Хайдрих.

По общему правилу на балансе бюджетного учреждения учитываются только те материальные ценности, которые закреплены за ним на праве оперативного управления .

Личное имущество работников, необходимое для осуществления деятельности учреждения, может учитываться на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» в целях обеспечения сохранности данного имущества и во избежание нахождения неучтенных объектов основных средств при проведении инвентаризации или ревизии.

На это имущество распространяются все требования бухгалтерского учета — документальное оформление материальной ответственности кладовщиков и иных материально ответственных лиц, проведение инвентаризаций, обеспечение надлежащих условий хранения и экономного использования и т.п.

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

В том случае если организация не обеспечила вас компьютером, но осуществление вами деятельности за его отсутствием невозможно вы имеете право использовать личный ноутбук.

Но для того, чтобы в случае поломки вашего ноутбука вы могли предъявить требования к работодателю по оплате ремонта рекомендуется заключить договор аренды или соглашение об использовании имущества.

Читайте также: