Ms teams браузерная версия как добавить файл в облачное хранилище
Обновлено: 08.07.2024
Когда вы записываете собрание в Microsoft Teams, вы можете воспроизвести эту запись позже, чтобы что-то прояснить или получить подробную информацию о пропущенном вами элементе. Но вместе с прослушиванием записи вы можете ее скачать. Это удобно для использования в будущем.
Кроме того, если у вас есть члены команды, которые не смогли присутствовать на собрании, вы можете поделиться с ними записью, чтобы они были в курсе. И чтобы быть уверенным, что запись доступна только тем, кого вы выберете, вы можете управлять доступом к ней.
Давайте рассмотрим ваши варианты загрузки, совместного использования и управления доступом к вашим записям Microsoft Teams.
Вы можете скачать запись в приложении Microsoft Teams или в Интернете.
Раздел файлов приложения
Если у вас открыто классическое приложение Microsoft Teams, вы можете легко скачать запись.
Канал или чат в приложении
SharePoint Online
Скопируйте ссылку
Посетите одно из этих мест, чтобы получить копию ссылки на запись:
- Приложение Teams: Перейти к Файлы> Облачное хранилище> Записи. Нажмите Больше действий для записи и забрать Копировать ссылку.
- Канал или чат: Найдите запись в разговоре, нажмите Больше опций (три точки) в правом верхнем углу и выберите Получить ссылку.
- Запись онлайн: Если вы щелкнули запись на канале или в чате, чтобы слушать онлайн, щелкните Копировать ссылку вариант в верхней части экрана.
- SharePoint онлайн: Перейдите в папку «Записи», щелкните значок Больше действий кнопку и выберите Копировать ссылку. Либо выберите запись и нажмите Копировать ссылку на вершине. (У вас также могут быть аналогичные параметры в OneDrive в Интернете.)
Вы можете поделиться записью, указав адреса электронной почты получателей в одном из следующих мест:
- Запись онлайн: Если вы щелкнули запись на канале или в чате, чтобы слушать онлайн, щелкните доля вариант вверху.
- SharePoint онлайн: Перейдите в папку «Записи», щелкните значок Больше действий кнопку и выберите доля. Либо выберите запись и нажмите доля на вершине. (У вас также могут быть аналогичные параметры в OneDrive в Интернете.)
Управление доступом к записи
Вы можете управлять и настраивать доступ к записи Teams до или после того, как вы поделитесь ею, и даже если вы еще не предоставили доступ, используя приведенные выше инструкции.
Чтобы получить доступ к записи в SharePoint онлайн, нажмите Больше действий, и выберите Управление доступом.
С правой стороны откроется боковая панель, на которой вы можете выполнять различные действия.
На собрании может быть легко что-то пропустить, особенно если на собрании много участников. Но с возможностью загрузки и сохранения записи Teams вы можете воспроизвести ее, чтобы увидеть, что вы пропустили. И если вы хотите быть уверены, что отсутствующие участники обновлены, поделитесь этим!
Чтобы узнать больше об использовании Microsoft Teams, посмотрите, как настроить собрание или поделиться своим экраном в Teams.
Microsoft Teams отлично подходит для совместной работы над документами, но снова найти файлы может быть непросто. К счастью, Teams хранит ваши файлы в логической структуре на выделенном сайте SharePoint. Вот как получить доступ к этому сайту и найти свои файлы.
Когда вы создаете команду в Microsoft Teams, она имеет стандартный канал «Общий».
В этом канале есть три вкладки по умолчанию: Posts, Files and Wiki.
Эта структура является настройкой по умолчанию для каждого создаваемого вами канала, такого как добавленный нами канал «Политики».
За кулисами все эти файлы хранятся на специальном сайте SharePoint для группы. Каждый раз, когда вы создаете новую группу, создается новый сайт SharePoint для хранения файлов.
Чтобы получить доступ к этому сайту, откройте вкладку «Файлы» и нажмите «Открыть в SharePoint». В зависимости от размера экрана вам может потребоваться кликнуть значок меню с тремя точками, чтобы получить доступ к этой опции.
Это откроет сайт SharePoint, прикрепленный к группе. (Возможно, вам потребуется сначала войти в SharePoint, используя данные своей учетной записи Microsoft.) Он покажет имя группы, имя канала и документы, сохраненные на этом канале.
Если вы выберете опцию «Документы» в меню слева, будут показаны все папки в этой библиотеке. В вашей команде есть одна папка для каждого канала.
Дважды щелкните любую из папок, чтобы открыть их. Вы можете добавлять, редактировать и удалять документы в SharePoint так же, как и в Microsoft Teams, и любые вносимые вами изменения будут синхронизироваться с вкладкой «Файлы» в канале вашей группы.
Проведение онлайн-конференций в настоящий момент становится более популярным. Вместе с этим растет количество пользователей таких программ как Майкрософт Тимс, которые дают возможность дистанционно обсуждать те или иные вопросы. И такой формат общения имеет ряд достоинств, если сравнивать с живыми встречами. Одно из них – запись собрания в Microsoft Teams. Разработчики предусмотрели данную функцию в своей программе и сделали ее использование очень удобным. Из данной статьи вы узнаете, как начать запись, найти ее, просмотреть и удалить.
Руководство по использованию функции
В настоящий момент данная возможность присутствует и в компьютерной версии Тимс, и в мобильном приложении. В первом случае для ее запуска нужно:
А вот инструкция для смартфонов и планшетов:
Все пользователи увидят соответствующее оповещение на экране. Оно будет висеть постоянно.
Запись можно остановить вручную из того же меню. Ну или дождаться окончания собрания, тогда она автоматически завершится.
Крайне желательно уведомить других участников, что конференция будет сохранена. Это же рекомендуют сделать разработчики программы.Теперь вы понимаете, как записать видео в Майкрософт Тимс. Перейдем к его просмотру.
Просмотр
Проще всего это сделать на компьютере, но также данная возможность имеется в мобильном приложении.
Теперь вам нужно найти запись собрания в Майкрософт Тимс, где она хранится на компьютере. Для этого:
В результате откроется каталог, куда было загружено видео в формате .mp4. Для просмотра его достаточно открыть через встроенный в систему видеоплеер. Удалить запись собрания в Microsoft Teams можно отсюда же.
Дополнение
При использовании платного аккаунта записанную конференцию получится хранить не только на компьютере, но и в облачном хранилище OneDrive. В таком случае ею будет куда легче поделиться с другими пользователями, а видео станет сразу же доступным для всех участников.
Хоть у бесплатной учетной записи есть некоторые ограничения, но сохранить и посмотреть запись собрания в Тимс пользователь сможет без каких-либо проблем.
Мы работаем с большими объемами медиа данных: видео, рендеры, фото, иллюстрации. Чтобы обеспечивать коллективную работу, нам нужен постоянный общий доступ ко всем этим файлам.
В какой-то момент нам перестало хватать собственного сервера, и мы начали искать облачное хранилище, удовлетворяющее нашим запросам.
Мы сравним популярные облачные хранилища для бизнеса: Google Drive, DropBox, Citrix ShareFile и Microsoft OneDrive.
Наши требования к облачному хранилищу:
- Безлимитный объем данных — у нас много данных, в среднем около 10ТБ. Не хочется постоянно думать сколько нужно докупить места в этом месяце и почему вдруг кончилась квота.
- Версионность файлов и логирование — git приучил нас, что все изменения можно видеть и откатить. Поэтому и с файлами должны быть точно так же: любое изменение, удаление должно быть обратимо и легко контролироваться.
- Права доступа — никаких больше общих папок доступных всем. Каждый сотрудник должен иметь свою область видимости.
- Upload без регистрации — клиенты не должны больше искать файлообменники, чтобы прислать нам тяжелый файл. Файлы должны сразу загружаться в наше хранилище без промежуточных сервисов.
Как это было раньше
Когда данных было поменьше, а облачных сервисов (за разумные деньги) не было, нам приходилось держать здоровенный сервер с хрустящими жесткими дисками в RAID массиве. Доступ к нему происходил через SMB. За ним нужно было постоянно присматривать, менять жесткие диски, бекапить. Раз в месяц у него что-то происходило: то скорость записи/чтения резко падала, то какая-то папка или файл становились недоступны из-за недопустимых символов в названии и т.д.
Когда сотрудников стало больше, они начали работать удаленно, да и еще и с разных операционных систем: Windows, macOS. Для доступа к серверу пришлось развернуть VPN, который обеспечивал хоть и медленный, но доступ к файлам. В какой-то момент стало понятно, что этот подход устарел и мы стали искать ему замену.
Объем хранилища и цены
Мы храним большие объемы данных, около 10ТБ в среднем. Во время активной работы эта цифра может увеличиваться в несколько раз. Проекты приходится хранит еще несколько месяцев после сдачи клиенту, а то и вечно. Поэтому для нам нужно безлимитное хранилище, чтобы каждый месяц не думать сколько нужно докупить гигабайтов.
Количество сотрудников варьируется в пределах десяти, поэтому для удобства мы будем считать стоимость тарифов на 10 сотрудников.
| Citrix ShareFile | Dropbox | Google Drive | Microsoft OneDrive | |
|---|---|---|---|---|
| Объем | Не ограничен | Не ограничен | Не ограничен | Не ограничен |
| Цена за 10 пользователей в месяц | 150$ | 200$ | 100$ | 125$ |
У большинства сервисов такой ценник только при оплате на год вперед, и при оплате помесячно цена выше на 20-40%. Это нужно учитывать.
Скрытые ограничения
Обычно, если что-то указано как безлимитное, нужно искать мелкий серый текст в условиях. У каждого сервиса есть свои особенности, которые можно не разглядеть с первого взгляда. У некоторых они настолько странные, что делают их полностью бесполезными для нашей задачи.
- Dropbox — максимальный объем загружаемого файла 50ГБ
- Citrix ShareFile — максимальный объем загружаемого файла — 100ГБ. Не очень много, но терпимо.
- Google Drive — У Google Drive максимальный размер файла 5ТБ!
Для каждого аккаунта или общего диска максимальный размер отдельного файла, который можно загрузить или синхронизировать, составляет 5 ТБ. Максимальный объем файлов, которые можно загрузить за один день, составляет 750 ГБ
Microsoft OneDrive
В бизнес тарифах Microsoft OneDrive максимальный размер файла ограничен 15ГБ. Это просто какое-то недоразумение! Во времена, когда даже бюджетные камеры снимают видео с битрейтом 200Mbit/s и легко генерируют файлы размером сотни гигабайт. Это ограничение делает сервис OneDrive полностью бесполезным для нас.
Выборочная синхронизация
Бухгалтеру Светлане не нужно на компьютере 2ТБ видео с которыми работает видеограф Андрей. Для этого система должна иметь функцию выборочной синхронизации, то есть пользователь должен вручную отметить какие файлы ему нужны локально на компьютере, а какие только по запросу. Все четыре сервиса поддерживают эту функцию. Однако приложение Google Drive позволяет отметить только папки в корне диска, то есть нельзя включить синхронизацию только для Бухгалтерия --> Отчеты --> 2018, можно только для всей папки Бухгалтерия.
Права доступа
Разные сотрудники должны иметь доступ только к определенным папкам и файлам. Система должна сохранять подробный журнал изменений прав доступа и обращений к файлам. Все четыре системы имеют такой функционал. У Citrix ShareFile и DropBox можно включить уведомления в случае доступа к определенным файлам и папкам. Это может быть полезно для файлов с особо охраняемой информацией. Например, можно установить алерт на доступ к файлам клиентбанка и некоторым документам, и быть в курсе, что кто-то в нерабочее время вдруг обратился к этим файлам.
Версионность
Теперь мы можем мгновенно обратится к любой версии файла. Особенно приятно, что видно каким пользователем были сделаны изменения. Это исключает ситуации, когда можно сказать "это не я, оно уже так было".
Список изменений файла в ShareFile с указанием даты и аккаунта который вносил изменения.
Запрос файлов и анонимная загрузка
Раньше нам приходилось создавать временный аккаунт на FTP сервере и выдавать его клиенту. Попутно долго объясняя, как настроить FTP клиент, как восстановить закачку после обрыва и так далее. Сейчас же можно просто нажать «запросить файлы» на любой папке, и сервис создаст анонимную ссылку, по которой можно залить файлы через браузер. При этом разрешена только загрузка, нельзя увидеть, что уже находится в папке или как-то просматривать на сервере. Это избавляет от необходимости создавать временные учетные записи для клиентов и следить за их удалением. Эту функцию поддерживают только ShareFile и Dropbox.
Доступ по WebDAV и FTP
В некоторых случаях установка стороннего ПО на компьютер не желательна или невозможна, например на корпоративных системах. У ShareFile есть доступ по (S)FTP и WebDAV. Google Drive имеет сторонние программы для доступа к диску по WebDAV, но все они требуют передачи доступа к аккаунту третьим лицам. Dropbox не имеет поддержки сторонних протоколов, доступ возможен только через клиент.
Клиенты для этих протоколов встроены в большинство операционных систем. Правда клиент macOS почему-то часто монтирует WebDAV в режиме read only.
Хранилище Citrix ShareFile можно подключить по WebDAV без установки стороннего софта
Читайте также: