Не все файлы имеют подпись сэдо

Обновлено: 02.07.2024

Настройку программы «1С:Клиент ЭДО 8» можно условно разделить на настройку механизма обмена данными с учетной системой и на настройку механизма обмена электронными документами.

Данные, необходимые для формирования электронных документов (например, реквизиты организации и контрагентов) вводятся и хранятся в самой учетной системе, а в программе «1С:Клиента ЭДО 8» только отображаются. Поэтому при необходимости внести изменения, например, в юридический адрес организации, потребуется зайти в учетную систему и уже там отредактировать данные в соответствующем справочнике.

Процесс взаимодействия программы «1С:Клиента ЭДО 8» и учетной системы, а также процесс изменения правил обмена данными, задаваемых во внешней обработке, описан в Приложении данного руководства.

3.1. Настройка параметров обмена с учетной системой

Для задания параметров обмена с учетной системой можно воспользоваться Помощником подключения к учетной системе или указать их в ручном режиме.

Помощник подключения к учетной системе

При первом входе в новую информационную базу «Клиента ЭДО» Помощник подключения к учетной системе запуститься автоматически. В дальнейшем его всегда можно вызвать повторно через команду группы Сервис Панели действий главного окна программы.

На первом шаге помощника необходимо указать:

1. каталог Информационной базы учетной системы;

2. Имя пользователя и пароль , от имени которого будет происходить подключение к учетной системе (рекомендуется сделать в учетной системе отдельного пользователя с соответствующими правами доступа);

3. Правила обработки данных , которые будут использоваться для обмена данными с учетной системой (более подробно с настройкой правил обработки можно познакомиться в Приложении данного руководства);

4. Наименование настроек для быстрого поиска в списке.

После нажатия кнопки Далее > программа выполнить подключение к учетной системе по указанным параметрам и сохранит в информационной базе для дальнейшего использования.

На следующих шагах можно выполнить импорт организации и контрагентов, которые будет использоваться для обмена электронными документами.

Если в Настройках программы включена возможность использования Электронных цифровых подписей, то н а последнем шаге помощника программа предложит добавить новое соглашение обмена электронными документами через оператора ЭДО.

Настройка обмена с учетной системой в ручном режиме

Для указания параметров настройки обмена данными с учетной системой необходимо:

1. в Настройках программы выбрать команду Настройки обмена данными с учетными системами ;

2. если опция Вести обмен в информационной базе с несколькими учетными системами задана, то в командной панели открывшегося списка выбрать команду Создать ;

3. в открывшейся форме заполнить основные реквизиты, необходимые для подключения к внешней учетной системе;

4. сохранить данные и закрыть форму.

В форме элемента можно выполнить проверку правильности указания параметров обмена данными по команде Тест настроек .

Для того чтобы исключить какие-либо настройки из процесса обмена или временно не использовать для подключения к учетной системе, необходимо включить опцию Не использовать настройки для подключения .

3.2. Настройка обмена электронными документами

Настройка шифрования и ЭП

Если предполагается, что при обмене электронными документами будет использоваться ЭП и/или шифрование, то необходимо установить флаг Электронные подписи (формы Настройки программы ), а также выполнить общую настройку криптографии и настроить сертификаты подписей в форме Настройка криптографии (гиперссылка Настройка криптографии формы Настройки программы ).

Общие настройки

Для указания общих настроек провайдера (поставщика) криптографического сервиса нужно воспользоваться закладкой формы Общие настройки .

На открывшейся закладке система автоматически определит установленный на компьютере криптопровайдер и заполнит следующие поля:

Наиболее распространенные криптопровайдеры, сертифицированные ФСБ России, имеют следующие параметры:

Для указания дополнительных настроек криптографии в программе можно воспользоваться командой Все действия – Расширенная настройка криптографии .

Настройка сертификатов подписей

Для того чтобы в дальнейшем в программе использовать шифрование и ЭП необходимо импортировать сертификаты подписей, используя команды в группе Добавить сертификат – И з хранилища сертификатов или И з файла .

После того как сертификат добавлен в программу, в форме сертификата нужно задать виды документов, для подписи которых будет использоваться данный сертификат.

В процессе обмена электронными документами может возникнуть ситуация, когда функции разделены между пользователями: одни сотрудники организации готовят электронные документы, а другие - только подписывают их ЭП.

В форме сертификата ЭП можно указать ограничение, кому из пользователей этот сертификат будет доступен для подписи. Если флаг Ограничить доступ к сертификату не установлен, то сертификат ЭП в программе будет доступен всем пользователям, зашедшим с компьютера, на котором установлен сертификат подписи.

Если установлен флаг Запомнить пароль к сертификату, то при наличии доступа к закрытой части ключа подписи (обычно закрытая часть ключа храниться на внешних носителях) сформировать ЭП с помощью этого сертификата сможет любой пользователь программы. Такая ситуация может возникнуть, когда необходимо настроить автоматическое формирование ЭП программой на извещениях о получении документов без запроса пользователя.

В форме сертификата по команде Тест настроек сертификата можно проверить корректность настроек криптографии для данного сертификата на текущем компьютере.

Настройка соглашений об использовании электронных документов

Все настройки параметров обмена электронными документами выполняются в справочнике Соглашение об использовании электронных документов . Обмен электронными документами может осуществляться через оператора электронного документооборота (далее оператора ЭДО) или напрямую между контрагентами.

Новый элемент нужного способа обмена можно ввести из списка соглашений, находясь на нужной закладке. Список доступен по команде Соглашения об использовании электронных документов Панели навигации основного окна программы или на форме Настройки программы по отдельной команде.

Настройка соглашения обмена через оператора ЭДО

Для использования обмена электронными документами между контрагентами через оператора ЭДО необходимо ввести одно, общее соглашение для всех участников обмена.

Обмен через оператора ЭДО возможен только при применении электронных цифровых подписей и выполненных настройках криптографии (см. Настройка шифрования и ЭП) .

Согласно законодательству обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны – Оператора ЭДО.

В настоящее время в программе поддержан обмен через оператора ЭДО – компанию Такском, в рамках совместного решения «1С-Такском» .

Важно! Для того чтобы иметь возможность обмениваться электронными документами через оператора ЭДО «Такском» необходимо внимательно прочитать условия лицензионного соглашения по программе и согласиться с ним (в противном случае обмен через оператора ЭДО будет недоступен в программе).

Соглашение через оператора ЭДО можно ввести 2-мя способами:

Помощник регистрации нового соглашения через оператора ЭДО

Воспользовавшись помощником регистрации нового соглашения , можно последовательно задать и протестировать общую настройку криптографии в системе, импортировать и настроить сертификат ЭП, получить уникальный ИД участника обмена. Результатом работы помощника будет открытая форма новое соглашение с правильными настройками. Именно этот способ ввода нового соглашения является рекомендуемым.

По шагам в помощнике необходимо:

1) Проверить общие настройки криптографии (программа автоматически их предзаполнит).

2) Указать организацию и сертификат организации, который будет использоваться для авторизации на сервисе оператора ЭДО.

3) Получить уникальный идентификатор участника, заполнив заявку на подключении к обмену электронными документами прямо в программе.

Результатом правильного завершения процесса регистрации нового участника ЭДО должен быть присвоенный идентификатор участника обмена ЭД.

Ввод нового соглашения традиционным способом

Если воспользоваться ручным заполнением формы элемента, то в форме соглашения необходимо задать следующие настройки обмена:

Для того чтобы проверить корректность выполненных настро ек, необходимо воспользоваться командой в соглашении Тест настроек соглашения .

Для того чтобы получить новые приглашения от других контрагентов, а также актуализировать статусы участников обмена, необходимо воспользоваться командой Обновить статусы с сервиса . Программа загрузит новые приглашения в статусе Ожидает согласие , которые необходимо обработать (принять их или отклонить).

Чтобы одобрить приглашение к обмену или отказаться от обмена, надо выбрать соответствующую команду из группы Изменить статус . Этими командами можно воспользоваться в любой момент времени, чтобы отказаться от обмена с конкретным контрагентом.

Обмен с контрагентом через оператора ЭДО возможен только в том случае, если участник одобрил приглашение к обмену, тогда сервис оператора ЭДО вернет его Идентификатор и программа установит статус Присоединен .

Настройки, выполненные в соглашении, действуют только в том случае, если соглашение находится в статусе Действует .

Важно! Соглашение прямого обмена имеет более высокий приоритет по сравнению с Соглашением через оператора ЭДО , т.е. если в программе оформлено два действующих соглашения с одним контрагентом (соглашение прямого обмена и соглашение через оператора ЭДО), то программа выполнит отправку электронного документа по «Способу обмена», заданному в Соглашении прямого обмена, если на закладке «Исходящие документы» у используемого «Вида электронного документа» установлен флаг «Отправлять».

Важно! Обмен электронными документами с "не-1С" системой возможен через оператора ЭДО, если учетная система контрагента поддерживает единые с 1С-конфигурациями форматы электронных документов. Для такого контрагента-участника в настройках соглашения об обмене через оператора ЭДО в реквизите Версия регламента ЭДО необходимо указать 2.0.

Настройка соглашения прямого обмена между контрагентами

Для использования прямого обмена электронными документами между контрагентами необходимо ввести для каждого контрагента свое соглашение, где указать индивидуальные параметры взаимодействия сторон.

В соглашении необходимо задать следующие настройки обмена:

На закладке Способ обмена настроить параметры передачи данных между участниками :

Эти настройки также действуют на все виды электронных документов, участвующие в обмене.

В таблице видов документов необходимо флажками отметить те действия, которые будут осуществляться над документами:

Для исходящих документов возможны следующие статусы:

Для входящих документов возможны следующие статусы:

Программа позволяет вкладывать в пакет передаваемых электронных документов файлы, следующих форматов: документ XML (обязательный для использования), документ PDF, документ HTML, документ Word 2007, лист Excel, табличный документ 1С, электронная таблица ODF. Такая возможность позволяет визуально контролировать пересылаемые данные. Для использования такой возможности в форме соглашения на закладке Форматы исходящих документов необходимо установить соответствующие флаги.

На закладке Доверенные сертификаты подписей в таблице можно сформировать перечень эталонных сертификатов подписей, полученных от контрагента. Если такой перечень ведется и установлен флаг Проверять сертификаты подписей контрагента , то в процессе работы с электронными документами программа будет сверять сертификат, которым подписан электронный документ от контрагента с сертификатом из перечня эталонных. Если в процессе проверки, окажется что, сертификат ЭП, которым подписан документ, отсутствует в списке, то строка ЭП с таким сертификатом в форме просмотра электронного документа будет выделена пиктограммой «Внимание» .

Настройки, выполненные в соглашении, действуют только в том случае, если соглашение находится в статусе Действует . Для соглашения можно указать срок действия соглашения (информационно) - Срок действия до .

Для того чтобы проверить корректность выполненных настроек, необходимо воспользоваться командой в соглашении Тест настроек соглашения .

Заполнить соглашение прямого обмена можно по Типовому соглашению . Типовое соглашение является шаблоном и служит для быстрого заполнения настроек Организации для соглашений прямого обмена. Например, с помощью типового соглашения можно быстро заполнить способ обмена, определить состав входящих и исходящих документов, участвующих в обмене, форматы исходящих файлов. Все эти поля могут быть заполнены в соглашении из типового соглашения, после того как типовое соглашение будет выбрано в соответствующем поле формы.

Область применения ЭП довольно широка. Например, многие специальные сервисы требуют верификации пользователя с её помощью: Госуслуги, онлайн-сервисы для управления средствами в банке и электронные площадки и другие. Поэтому любые технические неполадки, возникающие при использовании ЭП, могут вызвать различные серьёзные: от упущенной выгоды до материальных убытков.

Какие бывают ошибки

Проблемы при использовании ЭП, с которыми пользователи встречаются чаще всего, можно условно разделить на три группы:

Проблемы с сертификатом Они появляются, когда сертификат не выбран, не найден или не верен.

Проблемы с подписанием документа. Ошибки возникают при попытке подписать документ.

Проблема при авторизации на торговых площадках.

Рассмотрим неполадки подробнее и разберёмся, как их решать.

Сертификат не найден

Иногда при попытке подписать электронный документ с помощью ЭП пользователь может столкнуться с ошибкой «Не удалось найти ни одного сертификата, пригодного для создания подписи»

У подобных ошибок могут быть следующие причины:

1. На компьютере не установлены корневые сертификаты Удостоверяющего Центра (УЦ), в котором была получена ЭП. Необходимо установить либо обновить корневой сертификат. Установка корневых сертификатов удостоверяющего центра подробно описана в нашей инструкции.

2. На ПК не установлено ни одного личного сертификата ЭП. Для применения ЭП необходимы и личные сертификаты. Об их установке мы писали в другой статье.

3. Установленные на компьютере необходимые сертификаты не валидны. Сертификаты отозваны или просрочены. Уточните статус сертификата в УЦ. Ошибка с текстом «Ваш сертификат ключа подписи включён в список отозванных» возникает, если у сертификата закончился срок действия или на ПК нужно обновить список сертификатов. В последней ситуации следует вручную загрузить перечень отозванных сертификатов.

Для установки списка отозванных сертификатов:

Откройте личный сертификат пользователя в окне Свойства браузера. Чтобы открыть его, наберите «Свойства браузера» в поисковой строке меню Пуск. Перейдите во вкладку Содержание и нажмите кнопку «Сертификаты».

Во вкладке Состав выберите из списка пункт «Точки распространения списков отзыва».

В блоке Имя точки распространения скопируйте ссылку на загрузку файла со списком отзыва.

Скачайте по указанной ссылке файл. Нажмите по нему правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню «Установить список отзыва (CRL)».

Следуйте указаниям «Мастера импорта сертификатов».

Не виден сертификат на носителе

Как правило, причина такой проблемы — сбой в работе программных компонентов. Для её решения достаточно перезагрузить компьютер. Однако иногда этого бывает недостаточно, поэтому требуется переустановка драйверов или обращение в службу техподдержки.

К наиболее распространённым причинам такой проблемы относятся следующие случаи:

Драйвер носителя не установлен или установлен некорректно. Для решения проблемы необходимо извлечь носитель электронной подписи из ПК и скачать последнюю версию драйвера носителя с официальных ресурсов. Если переустановка драйвера не помогла, подключите носитель к другому ПК, чтобы убедиться в исправности токена. Если токен определится другой системой, попробуйте удалить на неисправном компьютере драйвер носителя и установить его заново.

Долгое опознание носителя. Для решения проблемы необходимо дождаться завершения процесса или обновить версию операционной системы.

Некорректная работа USB-порта. Подключите токен к другому USB-порту, чтобы убедиться, что проблема не в носителе ЭП. Если система определила токен, перезагрузите компьютер. Если это не поможет, следует обратиться службу технической поддержки.

Неисправность носителя. Если при подключении токена к другому компьютеру или USB-порту система не определяет его, значит, проблема в самом носителе. Устранение неисправности возможно в данном случае лишь одним путём — нужно обратиться в сервисный центр для выпуска нового носителя.

ЭП не подписывает документ

Причин у подобной проблемы множество. Среди самых распространённых можно выделить следующие неполадки:

Закрытый ключ на используемом контейнере не соответствует открытому ключу сертификата. Возможно был выбран не тот контейнер, поэтому следует проверить все закрытые контейнеры на компьютере. Если необходимый контейнер по тем или иным причинам отсутствует, владельцу придётся обращаться в удостоверяющий центр для перевыпуска ЭП.

Ошибка «Сертификат недействителен» (certificate is not valid). Следует повторно установить сертификат ЭП по инструкциям УЦ в зависимости от используемого криптопровайдера — КриптоПро CSP, ViPNet CSP или другого.

Сертификат ЭП определяется как непроверенный. В этом случае необходимо переустановить корневой сертификат удостоверяющего центра.

Истёк срок действия криптопровайдера. Для решения этой проблемы необходим новый лицензионный ключ к программе-криптопровайдеру. Для его получения необходимо обращаться к специалистам УЦ или к ответственным сотрудникам своей организации.

Подключён носитель с другим сертификатом. Убедитесь, что подключён правильный токен. Проверьте также, не подключены ли носители других сертификатов. Отключите другие носители в случае их обнаружения.

В момент подписания электронных документов или формирования запроса в различных может возникнуть ошибка «Невозможно создание объекта сервером программирования объектов».

В этой ситуации помогает установка и регистрация библиотеки Capicom:

Распакуйте и переместите файлы capicom.dll и capicom.inf в каталог syswow64, находящийся в корневой папке ОС.

Откройте командную строку от имени администратора — для этого в меню Пуск наберите «Командная строка», нажмите по найденному приложению правой кнопкой мыши и выберите Запуск от имени администратора.

Введите «c:\windows\syswow64\regsvr32.exe capicom.dll» (без кавычек) и нажмите ENTER. Должно появиться уведомление о том, что команда выполнена успешно.

Выбранная подпись не авторизована

Процесс запроса на авторизацию ЭП на разных торговых площадках может отличаться: часто нужно отправлять запрос оператору системы на авторизацию, иногда рабочее место настраивается автоматически.

Если ошибка сохраняется, возможно, следует отключить защитное ПО или добавить сайт электронной площадки в исключения.

Если ваша проблема с электронной подписью не решена, но обратитесь к нашим специалистам техподдержки.

В Дело существует три вида адресатов исходящего документа:

Справочник организаций. Содержит записи об организациях,
не подключенных к серверу Дело Администрации города Сургута, т.е. «внешних» организациях в контексте органов местного самоуправления города
и муниципальных учреждений. При этом, для обеспечения обмена с серверами Дело других городов (регионов), в данном справочнике заведены записи об органах местного самоуправления города и муниципальных учреждениях, подключенных
к обмену. Указание данных записей в качестве адресата исходящего документа является ошибкой, по причине которой исходящий документ не поступает адресату.

Справочник граждан. Содержит записи о физических лицах.

Справочник подразделений и должностных лиц. Содержит записи
о структуре органов местного самоуправления города и муниципальных учреждениях, включая записи о структурных подразделениях, учреждениях, отделах («папки» справочника) и записи о должностных лицах («листья» справочника). Записи данного справочника считаются «внутренними» адресатами, т.е. любое должностное лицо из данного справочника имеет возможность получить посредством Дело адресованный ему или его подразделению документ.
При регистрации исходящих документов или их проектов на структурные подразделения Администрации города и муниципальные учреждения адресаты должны быть выбраны именно из справочника подразделений, причем именно «папки», а не должностные лица руководителей или приемных.

В контексте системы Дело все структурные подразделения Администрации города, муниципальные учреждения, Дума города, Контрольно-счетная палата города, территориальная избирательная комиссия города являются подразделениями одной глобальной организации («г. Сургут»).

Добавление и редактирование записей справочников организаций и граждан доступно только документоведам подразделения, остальным пользователям доступен ввод незаполненных атрибутов записей справочника. Справочник подразделений ведется МКУ «УИТС г. Сургута».

Указание в качестве адресата документа должностного лица вместо подразделения.

При регистрации исходящих документов на структурное подразделение Администрации города или муниципальное учреждение в качестве адресата документа из справочника подразделений необходимо выбирать «папку» –наименование подразделения. Указание в качестве адресата должностного лица («листа» справочника), в том числе должностного лица «Приемная»
или руководителя, является ошибкой, поскольку не все должностные лица в Дело имеют возможность принимать документы. Направление исходящего конкретному должностному лицу также осложняет работу документоведа адресата – возникают трудности в отслеживании движения документа и при его поиске.

Выбрать подразделение-адресата в справочнике подразделений можно только путем поиска краткого наименования данного подразделения или из списка корневой папки «Подразделения».

При регистрации внутренних документов (служебные, докладные записки
и др.), напротив, адресатами указываются должностные лица, если иное
не оговорено участниками документооборота.

Создание проектов без добавления связей.

Некорректный выбор шаблона проекта исходящего документа.

В системе электронного документооборота «Кодекс: Документооборот» применялась присоединенная электронная подпись, а документы, подписанные электронной подписью, конвертировались в формат PDF . После подписания
и регистрации в сконвертированный документ добавлялись штамп подписи и штамп регистрации.

В Дело используется отсоединенная электронная подпись, исходных файл документа после подписи не претерпевает изменений. Для получения файла
с штампом подписи и отметкой о регистрации в Дело генерируется и добавляется
в карточку документа дополнительный файл, совпадающий по наименованию
с исходным, но имеющим расширение PDF .

Для успешной генерации документа со штампом подписи и отметкой
о регистрации необходимо соблюдение следующих условий:

документ создан по шаблону из раздела шаблонов ДЕЛО, ссылка на раздел размещена в правой верней части страницы ввода логина и пароля Дело;

имя файла документа начинается строго с префикса « EDS _»;

файл имеет расширение « doc » или « docx »;

документ прошел процедуру подписи и регистрации Дело.

Требования к файлу документа применяются только к файлам сопроводительных писем и не применяются к приложениям.

Направление проекта документа на визирование и подпись одновременно.

В Дело реализована процедура, которая автоматически выполняет следующие действия:

отправка/возврат проекта документа на подпись после визирования всеми визирующими при условии отсутствия/наличия стоп-визы («Не согласен»);

отправка/возврат документа на регистрацию после подписи при условии решения «Утверждаю»/«Не утверждаю».

Таким образом, при наличии в проекте визирующих направлять его на подпись вручную не требуется – документ поступит на подпись и регистрацию автоматически при отсутствии замечаний. При отсутствии визирующих ручное направление на подпись обязательно .

Создание поручений на должностное лицо «Приемная».

Должностные лица вида «Приемная» созданы в подразделениях для первичной обработки поступивших в подразделение документов. Записи вида «Приемная» являются фиктивными должностными лицами и не могут являться субъектом исполнения документа. При направлении документа на подразделение
по резолюции в качестве исполнителя резолюции необходимо указывать должностное лицо – руководителя подразделения, а не «Приемную».

Указание должностного лица «Приемная» в качестве адресата документа также является ошибкой.

Часто задаваемые вопросы пользователей Дело и ответы на них

Параметры поиска размещены в окне быстрого поиска под строкой ввода текста запроса. По умолчанию быстрый поиск выполняется с параметрами:

тип РК: «Документы»;

место поиска: «В карточке»;

период поиска: «За месяц».

Место поиска «В карточке» (по контексту) подразумевает поиск по основным атрибутам регистрационной карточки, а также по наименованию файлов, адресатам и связкам. Однако, данный вид поиска в настоящее время недоступен – поиск
«В карточке» не возвращает результатов. До решения проблемы поиска
по контексту, рекомендуется сохранить следующие параметры быстрого поиска (ссылка «Запомнить» в окне быстрого поиска):

тип РК: «Документы»;

место поиска: «По номеру»;

период поиска: «За все время».

Быстрый поиск «По номеру» выполняет строгий поиск по введенному номеру документа. Если нужно выполнить поиск по части номера, необходимо использовать символ «*» для замены произвольного количества символов, например, поиск по «01-02*» выведет все доступные пользователю карточки, номер которых начинается с 01-02, а поиск «*-02-*» выведет документы, содержащие часть номера «-02-».

Не отображаются вложения / доступно скачивание только в PDF .
В окне предпросмотра вложений регистрационной карточки (правая половина карточки) отображается первое вложение регистрационной карточки, сконвертированное в формат PDF . В текущей версии Дело в окне предпросмотра отображаются документы следующих конвертируемых форматов: HTM, HTML, PDF, TXT, JPEG, GIF, PNG, BMP; DOC, DOCX, DOCM, RTF; XLS, XLSX; PPT, PPTX; TIFF. Если формат вложения соответствует списку, но вложение
не отображается необходимо подать соответствующую заявку в Единую диспетчерскую службу по информатизации. Архивы, исполняемые файлы, файлы векторной графики и иные файлы отличных от вышеперечисленных форматов
в окне предпросмотра отображаться не будут - для просмотра таких вложений
их необходимо предварительно загрузить на свое рабочее место.

Выбор отображаемого в окне предпросмотра файла осуществляется
из выпадающего списка вложений в левой верхней части окна предпросмотра.
При загрузке вложения непосредственно из окна предпросмотра загружается сконвертированный файл (в формате PDF ). Загрузку файла в исходном формате
из карточки документа в текущей версии Дело выполнить невозможно – для этого необходимо перейти в папку, в которой находится документ (на исполнении / контролируемые поручения / результаты поиска) и нажать на ссылку с числом вложений в столбце «Файлы».

В папке «Контролируемые мною поручения» находится несколько записей для одного документа. Каждая запись (строка) в папках «Документы
на исполнении» и «Контролируемые мною поручения» соответствует одному поручению (резолюции) , созданному на имя пользователя или от имени пользователя соответственно. Исключение – документы, поступившие по пересылке (без поручений). Соответственно, для одного документа в папках будет столько записей, сколько в документе будет создано поручений на пользователя или от его имени.

«Не уходит» документ из папки. Удаление записей из папки «Документы на исполнении» происходит в следующих случаях:

для документов, поступивших по пересылке: при удалении записи вручную или при пересылке документа другому пользователю (требуется соответствующая настройка, по умолчанию после пересылки не удаляются);

для неконтрольных поручений: при создании отчета по резолюции,
при создании собственной резолюции первого уровня (неподчиненной)
и отсутствии других поручений на пользователя, при снятии корневого поручения
с контроля.

для контрольных поручений: при снятии поручения с контроля (независимо от наличия отчета), при снятии с контроля документа с опцией «снять с контроля поручения».

Удаление записи из папки «Контролируемые мною поручения» выполняется при снятии поручения контролером вручную или при снятии с контроля документа в целом с опцией «снять с контроля поручения».

Как закрыть исполнение одному исполнителю резолюции. В Дело ведется контроль исполнения резолюций в целом, снять с контроля резолюцию отдельному исполнителю невозможно. Функция «принять отчет» («Принять
и отчитаться» или «с правками»), несмотря на свое название, снимает с контроля резолюцию в целом, независимо от того, кто именно направил отчет и направляли ли отчеты остальные исполнители или основной исполнитель. .

Если требуется вести контроль исполнения для разных исполнителей независимо друг от друга, на каждого из них необходимо создавать отдельную резолюцию.

Данный вопрос обычно задают пользователи, не ознакомившиеся
с разделом «Основные отличия функций исполнения документов в системах Дело
и Кодекс» краткого руководства по исполнению документов .

Как влияют атрибуты резолюции / отчета на логику движения документа. На логику движения документа влияют только наличие в нем поручения и признак его контрольности. Признак основного исполнителя, важность / срочность резолюции, признак окончательности / промежуточности отчета на логику движения документа не влияют.

ярлык для входа в систему (во вложении). Ярлык необходимо сохранить на рабочий стол любым из способов:

1. Свернуть Outlook или окно письма так, чтобы был виден рабочий стол – «перетащить» ярлык из вложения на рабочий стол.

2. Нажать на ярлыке правую кнопку мыши – выбрать «Сохранить как» – выбрать рабочий стол.

После обновления Дело на некоторых рабочих местах возникают ошибки с некорректным отображением элементов интерфейса системы. Это связано с «запоминанием» (кешированием) браузера пользователя старой версии системы.

При возникновении ошибок с загрузкой отдельных элементов интерфейса в ДЕЛО-web нажмите сочетание клавиш Ctrl+F5 на странице с ошибкой. Также рекомендуется обновить кеш браузера.

Далеко не все руководители (особенно высшего звена) при внедрении системы электронного документооборота сами готовы в ней работать. Как тогда можно организовать согласование проектов и подписание документов? Рассмотрим несколько возможных вариантов.

Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют:

автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
создавать и согласовывать документы только в системе (!).

Но на проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда некоторые руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) отказываются работать в СЭД. Причины могут быть самые разные: начиная от высокой загрузки и частых разъездов, заканчивая банальным консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы, свои привычки.

Как тогда организовать работу, чтобы все операции с документами осуществлялись в СЭД? Для этого необходимо решить две задачи:

организовать передачу документа руководителю и
зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты действий руководителя по согласованию и подписанию документа, а также варианты занесения результатов в систему на примере СЭД «DIRECTUM».

Согласование отражает результат работы с проектом документа. А подписание либо утверждение — некий итоговый вердикт уполномоченного лица, после которого проект становится полноправным документом, поэтому принципы организации подписания документа можно перенести и на процедуру утверждения, а еще на резолюцию руководителя на входящем документе (например, письме) либо внутреннем (например, докладной записке).

Согласование документа

Автоматизированный руководитель

Идеальный вариант, когда все руководители самостоятельно работают в СЭД, выполняя в ней входящие задания на согласование документов.

оперативное согласование документов, после которого они моментально отправляются по маршруту на подписание;
можно работать удаленно.

Хотя есть и минус:

необходимо ежедневно «заходить» в СЭД и просматривать свои входящие задания на согласование документов.

Неавтоматизированный руководитель

Если какой-то руководитель не работает в СЭД и согласовывает документы в бумажном виде, то возможны 2 варианта организации процесса.

Рисунок 1. Содержимое папки входящих документов конкретного руководителя Арбузова С.И.

Рисунок 2. Отражение в СЭД помощником Снигиревым согласования проекта документа руководителем Арбузовым

Рисунок 3. Помощник подписывает своей подписью занесенные в СЭД сведения

Помощник распечатывает очередной поступивший документ для согласования и относит руководителю. Тот ставит свою визу на бумажной распечатке проекта документа и возвращает ее помощнику. Далее помощник ее сканирует и заносит в СЭД новую версию проекта с пометкой «С визой руководителя».

Таким образом помощник выполняет задание по согласованию проекта в СЭД за руководителя, при необходимости подписывая файл своей согласующей электронной подписью (Рисунок 3). И в системе будет отражено, что задание выполнил помощник за руководителя, см. Рисунок 2 (это напоминает ситуацию, когда документ подписывается уполномоченным заместителем в отсутствие основного подписанта — руководителя).

Плюсы данного варианта:

ничего не меняется в уже сложившемся стиле работы руководителя;
результат согласования и виза руководителя будут зафиксированы в СЭД в скан-копии проекта документа.

появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя;
руководитель должен доверять своему помощнику на все 100%, ведь тот будет иметь доступ ко всем его документам!

Во-вторых, возможна работа в СЭД и без помощника. При этом варианте бумажный проект документа на согласование руководителю приносит его ответственный разработчик / инициатор издания документа.

После согласования руководителем инициатор забирает проект с рукописной визой, сканирует его и заносит в СЭД. При этом актуальной версией документа становится скан завизированного руководителем проекта.

После сбора всех виз на бумажном проекте (их сканы загружаются в СЭД) эта же бумага передается на подпись руководителю (если он тоже сам в СЭД не работает либо документ требует оформления в бумажном виде). Подписанный бумажный оригинал с визами потом подшивается в соответствующее дело своего подразделения.

ничего не меняется в уже сложившихся устоях работы руководителей и подразделений.

дополнительная нагрузка ложится на инициатора процесса — разработчика проекта, который кроме «хождения с бумагой» должен еще сканировать визы и потом подписанный документ, занося все это в СЭД.
увеличение длительности согласования документов;
документооборот становится частично электронным, нет систематизации: часть сотрудников согласуют документы в СЭД, часть — на бумаге.

Подписание документа электронной подписью

простая ЭП,
усиленная неквалифицированная ЭП,
усиленная квалифицированная ЭП.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством либо соглашением между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается платно аккредитованным удостоверяющим центром. Ее наличие на электронном документе законодатель приравнивает к «живой» подписи с печатью на бумажном документе. Усиленная квалифицированная ЭП используется для взаимодействия с контролирующими органами (например, ФНС, ПФР, ФСС), для межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами (например, она обязательна для электронных счетов-фактур).

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной деятельности.

При этом на предприятии должен быть принят нормативный акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Чтобы считать такие документы юридически значимыми, организации еще необходимо иметь:

Регламент использования ЭП в системе документооборота либо аналогичный локальный нормативный акт;
Соглашение / регламент на предоставление услуг удостоверяющего центра (УЦ) (для организаций, пользующихся услугами внешнего УЦ) либо Регламент работы собственного УЦ.

Автоматизированный руководитель

Если руководитель самостоятельно работает в СЭД, подписывает документы своей электронной подписью (т.е. выполняет входящие задания на подписание документов в СЭД), то это оптимальный вариант.

оперативное подписание документов;
можно работать удаленно;
высокая степень защиты документа от подлога с помощью ЭП, ответственность за защиту ЭП от подделки лежит на Удостоверяющем центре выдачи сертификатов ЭП;
документооборот становится на 100% электронным — электронный документ, подписанный ЭП всех согласующих лиц и потом руководителя, становится основным юридически значимым подлинником.

руководителю необходимо ежедневно «заходить» в СЭД и просматривать свои входящие задания на согласование и подписание документов.

Неавтоматизированный руководитель

Если руководитель не работает в СЭД и подписывает документы только в бумажном виде, то его помощник может получать задание в СЭД на передачу документа на подписание руководителю. Распечатывает документ или несет на подпись. После подписания помощник забирает бумажный оригинал, сканирует его и заносит новую версию документа в СЭД. Опять же актуальной версией становится скан подписанного руководителем документа.

Плюсы тут такие же, как и при согласовании проектов в СЭД руками помощника. А вот минусы мы перечислим конкретно:

появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя;
помощнику важно хранить все подписанные руководителем бумажные оригиналы. Их наличие обязательно для установки подлинности скана;
исполнитель документа может в любое время затребовать оригинал и только в этом случае принять его к исполнению (например, специалист финансового отдела для перевода денег).
появляется вероятность утери оригинала документа, так как он начинает «ходить по рукам». Секретариату необходимо отслеживать местонахождение оригиналов.

Несмотря на возможность работы неавтоматизированного руководителя, это все-таки «заплатка» — узкое место в работе предприятия. И наоборот, работающий в СЭД руководитель дает выход на новый уровень эффективности:

сокращает время согласования и подписания документов, а значит, принятия решений;
самостоятельно контролирует исполнение выданных поручений и работу своих подчиненных;
экономит ресурсы предприятия (все, что связано с распечаткой документов);
экономит время своих подчиненных на экспорт / импорт данных СЭД.

Для руководителей, которые много времени проводят в командировках и работают удаленно, существуют мобильные приложения к СЭД, ориентированные именно на топ-менеджмент, удобные для рассмотрения документов, их визирования / подписания. Их использование дает максимальное ускорение внутренних процессов предприятия.

Читайте также: