Нужно ли распечатывать электронные счета фактуры для книги покупок и продаж

Обновлено: 04.07.2024

Организация в рамках агентского договора продает продукцию принципала. При этом агент, действуя от своего имени, выставляет покупателям счета-фактуры в бумажном виде. Выданные и полученные счета-фактуры организация регистрирует в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, а не в книгах продаж и покупок.
Может ли организация не распечатывать второй экземпляр счета-фактуры на бумажном носителе, а ограничиться хранением счетов-фактур в электронном виде?

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, ИП в соответствии с законодательством РФ (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Кроме того, согласно п. 1.13 Порядка участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, составление и выставление которых предусмотрено настоящим Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

Учитывая данные нормы, Минфин России в письме от 13.01.2016 03-03-06/1/259 пришел к выводу, что счета-фактуры, выставленные в установленном Порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе. При этом обратив внимание, что налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур (смотрите также п. 2 письма ФНС России от 06.02.2014 ГД-4-3/1984@).

Таким образом, исходя из разъяснений уполномоченных органов, можно сделать вывод, что если счета-фактуры составляются и выставляются покупателям в бумажном виде, то второй экземпляр таких счетов-фактур следует хранить также в бумажном виде.

Более 50 % российских компаний на 2020 год уже перешли на электронный документооборот (ЭДО). Несмотря на использование системы, многие все же переносят печатные формы на бумагу. Разберемся, так ли уж нужно распечатывать электронные документы?

Электронные документы — это оригиналы?

Еще недавно любой оригинальный документ был бумажным, но с ЭДО ситуация изменилась.

Если документ создавался изначально в цифровом виде и его подписывали квалифицированной электронной подписью (КЭП), то он равнозначен по своей силе привычному бумажному. То есть он и есть оригинал. Ни к чему лишний раз печатать его визуализацию.

Какие документы можно хранить в электронном виде и насколько долго

Любые, подписанные электронной подписью: первичные документы, счета-фактуры, договоры, заявления, отчеты, накладные, акты и многое другое.

Время действия сертификата, который делает электронную подпись юридически значимой, обычно составляет один год, а что дальше? Документ утрачивает силу?

Нет: когда сотрудник ставит подпись, время подписания и действительность сертификата фиксируются. Это позволит подтвердить, что он действовал в момент подписания. Так что документ сохранит юридическую значимость по истечению года.

Внимание: есть ряд случаев, когда бумажные документы все же необходимы, о них далее.

В каком случае нужно распечатывать электронные документы

Печатать электронные документы бессмысленно, потому что так они теряют свой статус. Однако есть случаи, когда составлять и подписывать документ лучше на бумаге, не переводя его в систему ЭДО.
Например, если:

в законе говорится, что документ легитимен лишь в бумажном виде;
цифровой вид мешает использовать документ, осложняет работу с ним: например, инспектору по охране леса свое удостоверение удобнее иметь на бумаге, чтобы предъявлять его в лесу, где нет интернета и гаджетов;
в договоре с контрагентом сказано, что документы должны предоставляться на бумаге, а новых договоренностей — устных или письменных — между партнерами не было;
государственные органы не готовы принимать электронные документы с файлом подписей. Это лучше уточнять в ведомствах заранее.

Помните, что система электронного документооборота позволяет облегчить работу компании и избавить от огромных архивов бумаг. Внимательно изучите, необходим ли бумажный вариант для конкретного документа. Зачастую вы сможете хранить его и пользоваться им электронно.

Читайте также: