Объединение данных в индизайн

Обновлено: 06.07.2024

Как и любой представитель человечества, я стараюсь как можно меньше времени тратить на рутинную работу и как можно больше думать головой. В моём случае под механической работой подразумевается верстка каталогов, визиток, буклетов, ценников, сертификатов и прочей шаблонной полиграфии. Обычно вышеперечисленные форматы имеют готовый дизайн, и нужно просто изменить текст/картинки. В inDesign есть для этого замечательная функция Data Merge. Освоим её, выполнив упражнения по вёрстке большого количества простеньких визиток.

1. Создаете источник базы в экселе или другом редакторе.
2. Сохраняете файл в Юникоде *.txt, вариант с tab-delimited.
3. В Индизайне создаете универсальный макет.
4. Загружаете текстовой файл с данными через Select Data Source. Настраиваете красивости.
5. Экспортируете в pdf из меню Data Merge. Получаете многостраничный PDF.

Создадим простой шаблон визитки в InDesign с тремя текстовыми фреймами и одним фреймом для картинки: имя, должность, телефон, для картинки рисуем пустой блок с помощью инструмента «Rectangle Frame Tool».

Далее переходим в Excel, создаём очень простенькую таблицу с данными. Пока что сами, в дальнейшем это за вас должен будет делать либо клиент, либо это будет экспорт из базы данных.

Если у вас проблемы с правильным путем до картинки, до убедитесь, что путь соответствует вашей операционной системе. Если изображения хранятся на сервере и получить правильный путь проблематично, есть простой способ скопировать правильный путь: закидываете в inDesign одну картинку из папки, в которой хранятся нужные изображения. Открываете панель Link , выбираете картинку, выполняете команду Copy Info -> Copy Platform Style Path. Теперь правильный путь с учетом платформы у вас в буфере обмена.

Внеся данные, сохраняем документ в формат «CSV (разделители—запятые)», закрываем эксель, открываем вновь созданный файл Блокнотом, т.к. дальнейшая работа ведется с .txt, у которого разделители—табуляция. На данном этапе уже можно заменить ваши символы, которые вы использовали вместо запятых, на полноценные запятые. Символ двоеточия (;) тоже необходимо заменить на запятые. Если inDesign отказывается работать с полученным файлом, и вы уверены, что в .csv нет специальных символов, то пересохраните файл без кодировки.

Из возможных проблем: у Excel по умолчанию кодировка файла CP1251, поэтому при итерациях редактирования файла надо задавать кодировку CP1251 и разделитель точку с запятой. Тогда .csv будет открываться корректно. Это также завязано на локализацию системы. Минимизировать потенциальные проблемы можно используя вместо Excel для просмотра .csv специализированный софт: CSVEdit, Sublime Text, Apache OpenOffice, TextEdit или Notepad. Часто помогает открыть .csv файл простым блокнотом и убедиться, что в конце строк нет лишних запятых.

Итак, все возможные проблемы учтены, сохраняем файл как обычный текстовой документ, кодировка файла unicode. Это стандарт, который содержит информацию о том, в каком месте таблицы символов расположен определенный символ. Иногда вам будут лгать, что кодировка должна быть ANSI, не слушайте. Вас пытаются ввести в заблуждение, InDesign не распознаёт русские символы в ANSI. Сверьте настройки сохранения с картинкой ниже:

Возвращаемся в InDesign: Windows -> Automation/utilities -> DataMerge.

При первой попытке работы с Data Merge нужно посмотреть настройки импорта. Для этого существует специальная галочка Show Import Options. Дело в том, что inDesign запомнит, что было импортировано и с какими настройками. Если вы решите использовать другие разделители или кодировки, эту галочку нужно поставить повторно и все перенастроить.

Delimiter отвечает за разделитель. Если вы собираетесь импортировать .CSV, то выберите «Comma». В нашем случае выбран «Tab», т.к. импортируем .txt. Encoding это кодировка, выбор стоит между «ASCII» или «Unicode». При неправильно выбранной кодировке файл все равно будет импортирован без уведомления о проблемах, но часть символов будет распознана неправильно. Platform достаточно очевиден, «PC» или «Mac», в зависимости от системы, на которой вы работаете. Дополнительно есть возможность сохранить все пробелы, Preserve Spaces in Data Source, выберите эту опцию, если вам это нужно.

В появившемся окне выбираем пункт «Select Data Source…», и выбираем наш .txt файл. Файл с данными не должен быть открыт ни в каком другом софте. В окне DataMerge появятся заголовки, которые можно простым drag&drop перетащить на наши заранее созданные поля в визитке. Если всё пройдёт успешно, то заголовок поля на нашей визитке встанет в двойные угловые скобки, как на картинке ниже. Успешно подставленные данные отображаются между символами <<>> (если эти символы есть в шрифте). Что бы убедиться в правильности результата, нажмите в окне DataMegre кнопку preview, у вас должны появиться данные из таблицы на визитке.

Следующим шагом будет пункт Create Merged Document…». Откроется окно, в котором нужно поставить напротив пункта Records per Document Page значение «Multiple Record», это позволит сделать сразу несколько визиток на одной странице.

На второй вкладке расставляем отступы. Есть текст больше, чем заготовленное текстовое поле, то Data Megre вставит текст на следующую страницу по последовтаельности, выбранной нами. Есть возможность создать отчет об недостающих изображениях и указать правила позиционирования. Всего 5 вариантов размещения изображений:

Fit Images Proportionally – уместить изображение внутри Rectangle Frame с сохранением пропорций.
Fit Images to Frames – пропорции не сохраняются, изображение вставляется в ширину и высоту Rectangle Frame.
Fit Frames to Images – сохранение оригинального размера изображения с соответствующим подгоном размера фрейма.
Preserve Frame and Image Sizes – сохранение оригинального размера изображения, но не меняет размер фрейма.
Fill Frame Proportionally – пропорционально масштабирует изображение, пока не будет заполнен фрейм.

Я в большинстве случаев выбираю Fill Frame Proportionally, и не забываем отметить чекбокс Link images.

И, в общем то, всё, осталось нажать кнопку ОК и экспортировать результат в нужный формат. Для конференций часто требуется экспорт документов в раздельные файлы, с указанием имени файла, для этого отлично подходит скрипт Data Merge to unique names. Как вы понимаете, данный подход поможет вам сверстать не только визитки, но и любую другую полиграфическую продукцию. Ваш исходник не одноразовый, вы можете вносить изменения в файл данных Excel и обновлять их inDesign. Удачи!

Беспристрастный язык. Мы заменяем неинклюзивный язык в InDesign 2022 (версия 17.0) и далее, чтобы отразить основополагающие ценности Adobe в отношении инклюзивности. Любая ссылка на эталонную страницу (Master page) заменяется ссылкой на страницу-шаблон (Parent page) в наших статьях справки для английского, датского, венгерского, испанского, итальянского, бразильского варианта португальского, португальского и японского языков.

С помощью панели Объединение данных в InDesign можно с легкостью создавать различные варианты документа, объединяя файл источника данных (CSV или TXT) с документом InDesign. Например, воспользуйтесь функцией объединения данных, чтобы быстро создать сотни вариантов писем, конвертов и почтовых ярлыков высокого качества. Объединение данных также называется объединением почты.

Все, что необходимо для объединения данных, — это файл источника данных и целевой документ.

Файл источника данных содержит сведения, которые различаются в разных экземплярах целевого документа, например имена и адреса получателей в стандартном письме. Файл источника данных состоит из полей и записей. Поля содержат определенные данные, например имена компаний или почтовые индексы, а записи — это строки с полным набором данных, например с именем компании, адресом, городом, областью и почтовым индексом. Файлом источника данных может быть файл с разделителями-запятыми (.csv), разделенный табуляцией (.txt) или файл с разделителями-точками и запятой, в котором каждый фрагмент данных разделен запятой или табуляцией соответственно.

Целевой документ — это документ InDesign, который содержит заполнители полей данных, а также содержимое шаблона (текст и другие элементы, которые остаются неизменными в каждом объединенном документе).

Объединенный документ — это итоговый документ InDesign, содержащий шаблонные элементы целевого документа, которые повторяются столько раз, сколько необходимо для обработки каждой записи в источнике данных.

Объединение данных

A. Файл источника данных B. Целевой документ C. Объединенный документ

Для перехода на панель «Объединение данных» выберите Окно > Утилиты . На панели отображаются имя и тип каждого поля данных. При вставке полей данных в документ также отображаются номера страниц, на которые были добавлены поля данных.

Панель «Объединение данных»

A. Меню «Объединение данных» B. Создание объединенного документа C. Номер страницы с полем данных D. Предпросмотр последней записи E. Предпросмотр следующей записи F. Переход к записи G. Предпросмотр предыдущей записи H. Предпросмотр первой записи I. Предпросмотр записей J. Имя и тип поля данных K. Источник данных

1. Определите поля данных, которые планируется применять в исходном и целевом документах.

Определите, как должен выглядеть итоговый документ, и выясните, какие поля необходимы для выполнения объединения. Например, при создании почтовой открытки, рассылаемой клиентам, можно воспользоваться следующими полями данных:

Электронная таблица или база данных может выглядеть следующим образом.

Образец файла данных

2. Сохраните файл источника данных — как правило, это файл электронной таблицы или базы данных — как текстовый файл с разделителями-запятыми (.csv), табуляцией (.txt) или точкой с запятой.

Убедитесь, что файл источника данных структурирован таким образом, что необходимые поля доступны для включения в целевой документ. Например, верхняя строка электронной таблицы должна содержать имена полей, используемых в целевом документе («Компания», «Адрес» и др.).

Дополнительные сведения см. в разделе Сведения о файлах источника данных.

3. Создайте целевой документ, содержащий текст и другие элементы, которые остаются неизменными в каждой версии целевого документа.

Дополнительные сведения см. в разделе Сведения о целевых документах.

4. Выберите источник данных с помощью панели «Объединение данных».

Дополнительные сведения см. в разделе Выбор источника данных.

5. Вставьте поля с панели «Объединение данных» в целевой документ.

Вы можете добавлять поля данных на страницу документа или на страницу-шаблон. У Вас есть дополнительные возможности при добавлении поля данных на страницу-шаблон.

6. Путем предварительного просмотра записей убедитесь в том, что оформление целевого документа соответствует замыслу.

7. Объедините целевой документ с файлом источника данных или экспортируйте его в формат PDF.

Дополнительные сведения см. в разделе Объединение записей.

Обычно источник данных создается в приложениях по работе с электронными таблицами или базами данных, но можно создать собственный файл источника данных при помощи InDesign или любого текстового редактора. Файлы источников данных следует сохранять в текстовом формате с разделителями-запятыми (.csv), разделителями-табуляциями (.txt) или точками с запятой, табуляцией (.txt) или точкой с запятой. Обратитесь к пользовательскому руководству приложения, в котором создавался файл источника данных, за дополнительными сведениями об экспорте в эти форматы.

В текстовом файле, разделенном запятыми, табуляцией или точкой с запятой, записи разделяются разрывами абзаца; поля разделяются запятыми или табуляциями. Файл источника данных может также содержать текст или пути к изображениям на диске.

Пример файла источника данных с разделителями-запятыми

Для ввода запятых или кавычек в файл с разделителями-запятыми заключайте текст в кавычки, например: «Brady, Hunt, and Baxter, Inc.». Без кавычек каждое имя рассматривается как отдельное поле.

В поля файла источника данных нельзя вставлять разрыв строки. Если требуется разделить поле на несколько строк, создайте два разных поля, например <<Адрес1>> и <<Адрес2>>.

Чтобы исключить пустые строки, выберите параметр «Удалить пустые строки в пустых полях» при объединении документа. Однако если строка содержит какие-либо символы, включая пробелы, она не будет удалена.

При добавлении полей изображений в файл источника данных можно сделать так, что в каждой из объединенных записей будет помещено отдельное изображение. Например, при объединении документов, содержащих сведения о различных компаниях, можно включить в объединенные данные изображение логотипа каждой компании.

В начале имени поля введите символ «@» для вставки текста или путей, указывающих на файлы изображений.

Символ «@» необходим только в первой строке; последующие строки должны содержать пути к изображению. Пути (в которых учитывается регистр символов) должны соответствовать соглашениям об именовании файлов для операционной системы, в которой они находятся.

(Windows) Пример ссылок на изображения в файле источника данных

(Mac OS) Пример ссылок на изображения в файле источника данных

Можно использовать InDesign для просмотра пусти к изображению в операционной системе. Вставьте изображение в документ InDesign, затем выполните просмотр местоположения изображения, используя панель «Связи». Не снимая выделения с изображения, выберите «Копировать сведения > Копировать полный путь» в меню панели «Связи». Возможно после вставки пути в источник данных его потребуется отредактировать. Этот метод особенно полезен для просмотра метосположения изображений, находящихся на сервере.

После создания файла источника данных необходимо подготовить целевой документ и вставить поля из файла источника данных. Целевой документ содержит поля данных шаблонного текста и графики (например, это может быть макет почтовой открытки). Эти поля становятся доступными для добавления после выбора источника данных.

Целевой документ также включает поля из источника данных, в которых отображается шаблонный текст.

При объединении данных InDesign создает новый документ, в котором поля заменяются соответствующими данными из файла источника данных. Вы можете разместить поля данных на страницу-шаблон или на странице документа.

Перед вставкой полей в целевой документ на панели «Объединение данных» необходимо выбрать источник данных. Для одного целевого документа может быть выбран только один источник данных.

Создайте или откройте документ, который будет использоваться в качестве целевого.

Выберите Окно > Утилиты > Объединение данных .

Выберите Выбрать тип источника данных из меню панели «Объединение данных».

Чтобы настроить параметры разделения полей, выберите Показать параметры импорта .

InDesign определяет тип разделителей и кодировку в файле источника данных автоматически, поэтому отображение параметров импорта обычно не требуется. Однако если есть предположение, что они были определены неверно, можно задать параметры вручную.

Найдите нужный файл источника данных и нажмите Открыть .

Если выбран режим Показать параметры импорта , измените параметры кодировки и разделения и нажмите кнопку «ОК». Поля данных отображаются на панели «Объединение данных».

Если всплывает уведомление о том, что файл нельзя открыть, или если в списке отображаются неправильные поля, вам может потребоваться отредактировать электронную таблицу или файл базы данных и сохранить его как файл с разделителями-запятыми, разделителями табуляции или точками с запятой.

После выбора источника данных и загрузки полей в палитре «Объединение данных» изменения источника данных не будут отражены в целевом документе до обновления источника данных.

При выборе источника данных на панели «Объединение данных» отображается список имен полей данных. Эти имена идентичны заголовкам столбцов в файле источника данных. Значки указывают, является это поле текстом или изображением. При добавлении поля данных в документ он превращается в заполнитель (например, <<Компания>>). Заполнители доступны для выделения и форматирования точно таким же образом, как и любой другой текст и графика.

Для создания плавающего изображения поле изображения может быть назначено существующему фрейму. Либо, если точка ввода находится в текстовом фрейме или при вставке поля изображения выделен текст, вставляется маленький заполнитель в виде текста в строке. Размер заполнителя изображения, определяющего размер изображений при объединении, может быть изменен.

При вставке поля данных InDesign запоминает соответствующий ему источник данных. Все ошибки в списке полей (пустые поля, опечатки и неверные типы данных) должны быть исправлены в приложении источника, а затем обновлены при помощи палитры «Объединение данных».

Воспроизведение одного и того же содержимого на нескольких страницах является непростой задачей, а копирование и вставка содержимого может быть неудобной процедурой, отнимающей много времени. Используйте функции связанного содержимого, чтобы управлять различными версиями содержимого. Вы можете поместить и связать содержимое в пределах одного или нескольких документов. Связанное содержимое позволяет быстрее внедрить новейшие технологии, например, при создании содержимого для вертикальных и горизонтальных макетов. Связанное содержимое также эффективно используется в традиционных издательских и печатных технологиях, например, при синхронизации шаблонного текста на различных страницах.

Функции связанного содержимого аналогичны функциям традиционных связей. См. общую информацию в разделе Использование палитры «Связи». Вы можете указать объект как родительский и затем поместить его в другие места в виде дочерних объектов. При обновлении родительского объекта дочерние объекты будут помечены флажком; вы можете обновить их для синхронизации с родительским элементом.

Значок появляется в левом верхнем углу связанного объекта. Элемент отображается как связанный объект в палитре «Связи».

Инструменты «Собрать содержимое» и «Поместить содержимое» позволяют дублировать элементы страниц и помещать их в открытые документы InDesign. После того как содержимое было собрано, оно отображается в конвейере содержимого. Используйте «Конвейер содержимого», чтобы легко и быстро помещать и связывать несколько элементов страницы внутри одного открытого документа или в рамках нескольких открытых документов.

Нажмите на панели инструментов, чтобы открыть «Конвейер содержимого».

Чтобы выбрать и добавить объект в конвейер содержимого, используйте инструмент Собрать содержимое
Чтобы поместить объект на страницу, используйте инструмент Поместить содержимое

Нажмите клавишу Б, чтобы переключиться между инструментами «Собрать содержимое» и «Поместить содержимое».

Конвейер содержимого

A. Инструмент «Собрать содержимое» B. Инструмент «Поместить содержимое» C. Создать связь D. Преобразовать стили E. Изменить пользовательскую схему преобразования стилей F. Параметры помещения G. Обзор H. Собрать все связанные фреймы I. Загрузить конвейер

Инструмент «Собрать содержимое»

Используйте инструмент «Собрать содержимое», чтобы добавить элементы страницы в «Конвейер содержимого».

Инструмент «Поместить содержимое»

Используйте инструмент «Поместить содержимое», чтобы поместить элементы из конвейера содержимого в документ. Когда вы выбираете этот инструмент, текущий элемент добавляется в стек помещения.

Выберите параметр «Создать связь», чтобы привязать помещенный элемент к исходному местоположению собранного элемента. Вы можете управлять связями, используя палитру «Связи».

Сопоставьте стили абзацев, символов, таблиц и ячеек оригинальных элементов с помещенными. По умолчанию для преобразования используются имена стилей. См. раздел Пользовательская схема преобразования стилей.

Изменить пользовательскую схему преобразования стилей

Определите пользовательскую схему преобразования стиля между оригинальными и помещенными элементами. Преобразуйте стили, чтобы автоматически заменить оригинальные стили в помещенном элементе.

Укажите параметры конвейера при помещении элементов.

Удалите элементы из конвейера после их помещения.
Поместите текущий элемент несколько раз. Элемент остается загруженным в стеке помещения.
Поместите элемент и перейдите к следующему элементу. Элемент при этом остается в конвейере.

Перемещайтесь между элементами в конвейере содержимого.

Собрать все связанные фреймы

Установите этот параметр, чтобы собрать все связанные фреймы. Собирается материал и все фреймы. Если этот параметр отключен, собирается материал в одном фрейме.

Используйте , чтобы добавить элементы в конвейер содержимого.

Установите флажок «Создать один набор», чтобы сгруппировать все элементы в одном наборе.

Вы можете собрать отдельные элементы страницы, или собрать связанные элементы как «наборы». В некоторых случаях InDesign автоматически создает наборы, чтобы сохранить реляционную целостность элементов страницы.

Далее представлены несколько методов сбора элементов как наборов, некоторые из них выполняются вручную, некоторые автоматически:

Выбор нескольких элементов с помощью области выделения
Используйте параметр «Загрузить конвейер», а затем выберите диапазон страниц, все содержимое документа или выделенные элементы, в соответствии с этим элемент будут собраны в набор.
Соберите элемент, который связан с другим материалом, например, частью интерактивной кнопки, которая имеет связи с другими элементами и состояниями. Все связанные элементы будут собраны в виде набора, который можно будет поместить путем одного действия.
Соберите текстовое поле со связанным текстом, охватывающим другие объекты, убедившись в том, что выбран флажок «Собрать все связанные текстовые фреймы» в конвейере содержимого, таким образом все связанные текстовые блоки будут включены в набор.

Выберите элемент страницы, выбрав текстовый фрейм или поместив курсор вставки в текст. Вы можете также выбрать несколько элементов, используя при выборе клавишу Shift.

Нажмите Редактирование > Поместить и связать . Элементы загружены в курсор и теперь отображаются в конвейере содержимого.

Щелкните на странице или создайте фрейм, чтобы поместить связанный элемент.

Хитрости и секреты, приемы работы, уроки

Особенности новой версии Индизайна

Описание плагинов, информация о плагинах для работы с Adobe InDesign

Готовые к использованию скрипты для Adobe InDesign

Описание языка, приёмов и методов программирования для Adobe InDesign

Скрипт по объединению ячеек таблицы

Допустим, у вас есть в верстке таблица, в которой нужно объединить данные первого и второго столбца. То, что есть, и то, что требуется получить, показано на рисунках ниже.

Но и это еще не всё. При слиянии столбцов между данными разных колонок появляется лишний перевод строки, который тоже прийдется убирать, чтобы в ячейке осталась одна строка, а не две. Да еще и табуляцию нужно поставить для отбивки данных из разных колонок.

Вам еще не захотелось срочно уволиться из верстальщиков и убежать куда подальше, чтобы навсегда забыть Индизайн и никогда и в глаза не видеть эти долбанные таблицы?

GREP? Да, конечно GREP. С преобразованием таблицы в текст, и этого же текста в таблицу.

2. Преобразовываем таблицу в текст. Эту функцию вы найдете в меню Table. Результат:

3. Также с использованием GREP найдем решеточку и табуляцию и заменим на две решеточки.

4. Выделим текст и преобразуем его в таблицу, не забывая восстановить ее стиль.

Результат будет таким:

Этот способ дает заметную экономию времени, особенно при работе с длинными таблицами.

Теперь добавим, что приведенный выше способ не является идеальным. Асы верстки знают, что наиболее быстрое решение какой-либо задачи можно получить при помощи скриптов и следят за появлением новых, постоянно мониторя наш и аналогичные сайты разработчиков, регулярно просматривают форумы по Индизайну.

Пользоваться скриптом следует так: не выделяя ничего запустить скрипт, задать параметры в диалоговом окне и сохранить их, нажав на кнопку Save Settings . А потом уж выделять ячейки в таблице и снова запускать скрипт. Он будет выполняться с учетом сохраненных настроек, и уже без диалогового окна.

Читайте также: