Объединение писем в аутлук

Обновлено: 06.07.2024

Слияние может применяться к разным выходам: письма, отдельные документы, принтеры, и т.д.. В этой статье мы рассмотрим электронные письма, чтобы передать общие принципы.. Другие категории настраиваются так же, как вложение слияния почты Outlook.. Достичь цели можно разными способами и разными способами.. Сторонние инструменты повышают удобство и предлагают дополнительные возможности. Но сначала, давай разберемся с основами.

Слияние писем с вложениями из Outlook

Необходимые меры предосторожности

В случае строгих ограничений, есть еще способы их обойти. Выделенные утилиты слияния с планированием делят вашу корреспонденцию на более мелкие партии. Они остаются незамеченными.

Шаг 1: Выбор получателей

Процедура начинается с разметки необходимых контактов.. Сделать это:

Перейдите в папку, содержащую их («Контакты»). Это может быть вызвано CTRL + 3).
Выберите получателей или используйте фильтрацию. Сделать это быстро, выполнить поиск, или отсортировать по категории.

В первом случае, вы можете искать по деталям, которые есть у всех этих контактов (например, Название компании). Задача простая. Можно даже выполнять сложные запросы. Во втором случае, нужно сделать несколько ходов, чтобы отсортировать папку «Контакты» по необходимым критериям (например, название компании). Процедура зависит от вашей версии Outlook..

В 2007 издание, следовать последовательности Вид > Текущий вид > По категориям. В более поздних версиях (включая офис 365), тем Вид Вкладка содержит параметр Сменить вид. Используйте его, чтобы установить Телефон или Список Посмотреть. Следующая, из того же Вид Закладка, выбирать Расположение и Категории. таким образом, нет разницы между слиянием писем с вложениями Outlook 2013 и слияние почты с вложениями Outlook 2016.

Шаг 2: Окно вызова слияния

Шаг 3: Проверка параметров контакта

Теперь, необходимо убедиться, что выбраны правильные получатели. Если вы уже отфильтровали данные, пойти на Все контакты в текущем представлении. Если получатели были выбраны вручную, выбирать Только выбранные контакты. Можно объединить все поля контактов или только те, которые находятся в текущем представлении..

Шаг 4: Параметры слияния

Их можно настроить в нижней части диалогового окна.. В нашем примере, мы укажем тип документа как Формы писем и установить E-mail как место слияния. Также необходимо ввести тему письма. При необходимости он может быть изменен позже. Для иллюстрации, предположим, что предмет <Проверка контактной информации>. Завершить с Хорошо . Теперь, текстовый процессор вызывается.

Шаг 5: Использование Word

Введите ваше приветствие

Также необходимо запрограммировать действия, применяемые к недопустимым именам получателей.. Если вы выбрали «Дорогой мистер. Икс,Как приветствие, но в контакте нет фамилии, система может использовать безличное приветствие (например, 'Для предъявления по месту требования'). В заключение нажмите "ОК". Окно закроется.

Войти в тело

Теперь, мы можем начать печатать тело. Нажмите клавишу Enter, чтобы начать. В нашем примере, вводимый текст: «Не могли бы вы проверить, действительна ли следующая информация?". нажмите Введите ключ еще раз, чтобы начать другую строку. Вот, мы вставим адрес электронной почты каждого получателя.

Для этого, нажмите на Блок адреса. Адресата уже приветствовали по имени, так что нужно избегать повторения. Снимите флажок Вставьте имя получателя в этом формате:. Вы можете удалить или оставить название компании. Завершить с Хорошо .

Нажмите Введите переключать линии. Вот, мы вставим номер офиса каждого получателя. Сделать это, используйте опцию для вставки полей слияния. Выбрать Рабочий телефон и Вставить. Закройте окно и нажмите Введите .

Введите ваше закрытие

Использование Outlook в качестве источника

В этом примере, мы отправим одно и то же письмо нескольким получателям. Единственное отличие в том, что действие программируется через почтовый клиент.. Диалоговое окно будет выглядеть иначе, но основные принципы идентичны. Запустите программу и вызовите мастера. Это делается путем перехода в «Рассылка» и запуска слияния.. Призвать Пошаговый мастер слияния писем и исходить оттуда.

Контактная информация хранится в Outlook.. следовательно, выбор в пользу Выбрать из контактов Outlook. Выберите папку, содержащую данные ваших получателей. Это достигается через Выберите папку контактов. Вы можете увидеть подсказку профиля. Дождитесь завершения операции.

Теперь вам нужно будет отметить контакты для электронной почты. Окно Получатели слияния почты имеет много вариантов фильтрации. Потерпи, как это может быть медленно. Чтобы ускорить процесс, вы можете использовать Найти дубликаты… характерная черта.

Использование другого источника

Можно инициировать слияние из Word, но получить контактную информацию из баз данных Access, Листы Excel, или какой-либо другой источник, распознаваемый процессором. Процедура аналогична второму подходу.. Единственное отличие - это дополнительный шаг, который обеспечивает правильное сопоставление полей слияния..

В этом сценарии, вы следуете начальным шагам, пока волшебник не будет вызван. Тогда, запрограммируйте его для использования списка, который уже существует в вашей системе. Следующая, указать расположение контактных данных. Иногда, вам может потребоваться ввести специальные символы, которые разделяют правила и столбцы. Они называются разделителями..

Выберите источник, при необходимости отфильтруйте контакты, и перейти к сопоставлению. На этом этапе, поля из источника сопоставляются с полями слияния почты. Это позволяет применять такие удобные функции, как Линия приветствия. однажды Поля соответствия нажата, вы увидите еще один диалог, облегчающий процесс. Нажмите Хорошо когда сделано.

Использование Mail Merge Toolkit

Быстрее достичь цели можно с помощью сторонних утилит.. Они особенно удобны для слияния электронной почты с вложениями..

С внешней автоматикой, вы получаете много полезных опций. Первый, позволяет более гибко объединять с вложениями. Каждый получатель может получить индивидуальное вложение. Это также позволяет вам настроить строку темы, и отправлять как обычные, так и слепые копии.

PST-файл Microsoft Outlook содержит все данные для вашего почтового ящика. Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты в Outlook, у вас также будет несколько файлов PST.

Возможно, вам придется объединить несколько файлов PST, чтобы создать единую учетную запись. Но как объединить несколько файлов Outlook PST?

Зачем вам нужно объединить файлы Outlook PST?

Хороший вопрос. Зачем вам нужно объединить несколько файлов Outlook PST? Есть несколько случаев, когда объединение существующих файлов PST в новый файл данных является лучшим способом действий:

Слияние нескольких старых аккаунтов
Объединение рабочих и социальных аккаунтов
Создание резервных копий существующих учетных записей
Получение файлов от команды или члена семьи
Переход на другой сервис

Это всего лишь несколько причин, почему вы объединяете файлы PST. Я уверен, что вы можете придумать больше вариантов использования.

1. Объедините файлы Outlook PST в Outlook

Сначала вы создаете новый пустой файл PST. Затем импортируйте ваши существующие файлы PST. Вот как это работает.

Выберите вкладку « Главная », затем « Новые элементы»> «Дополнительные элементы»> «Файлы данных Outlook» . Дайте вашему пустому файлу данных имя и сохраните его.
Теперь перейдите в Файл> Открыть и экспортировать> Импорт> Импорт из другой программы или файла . На следующем экране выберите файл данных Outlook (.pst) .
Найдите PST-файл, который хотите импортировать. Теперь у вас есть возможность заменить повторяющиеся файлы, разрешить создание дубликатов или отказаться от импорта повторяющихся файлов. Ваш выбор здесь зависит от импортируемых файлов PST. В этом примере выберите Не импортировать дубликаты . (Помните, что вам нужен пароль для каждого импортируемого файла PST.)

2. Merge PST Files

Например, Merge PST Files позволяет фильтровать слияние PST по типу папки, например импортировать контакты или папки календаря из разных файлов PST.

Merge PST Files бесплатен для некоммерческого использования. Тем не менее, «он не будет работать в доменной среде». Это связано с тем, что Merge PST Files является продуктом, разработанным ReliefJet Essentials, который является премиальным инструментом управления Outlook.

3. ReliefJet Essentials для Microsoft Outlook

От бесплатного инструмента до премиум-инструмента. Какая разница? Итак, ReliefJet Essentials для Microsoft Outlook содержит все функции бесплатной программы Merge PST Files, но вы также получаете широкий спектр дополнительных инструментов Outlook.

Например, ReliefJet Essentials позволяет:

И огромный список дополнительных инструментов тоже. Это наряду с возможностью объединять или объединять несколько файлов PST одновременно.

Что касается инструментов, ReliefJet Essentials, безусловно, включает в себя больше, чем большинство. Премиум-версия продается по цене 49,95 долларов США за одну систему, включая каждую утилиту ReliefJet Essential.

4. Datavare Outlook PST Merge

Премиум-лицензия поставляется с несколькими привилегиями слияния PST, наиболее заметно слияние более двух файлов PST одновременно. Вы можете использовать несколько больших файлов PST и быстро объединить их.

Вы также можете выбрать различные файлы из каждого файла PST, чтобы объединить их в новый файл PST, еще одна удобная функция.

5. Stellar Merge Mailbox for Outlook

Stellar выделяется среди инструментов freemium по нескольким причинам. Во-первых, пользовательский интерфейс очень прост в использовании и выглядит более «современным», чем некоторые альтернативы. Во-вторых, премиум-версия позволяет вам присоединяться к своим PST, а не просто объединять их.

Вместо добавления целых файлов PST в один большой новый PST, вы можете добавить PST как отдельную структуру папок. Удобно, если у вас есть подробные существующие файловые структуры, которые вы не хотите терять при создании нового PST.

Кроме того, почтовый ящик Stellar Merge будет объединять PST-файлы, защищенные паролем, без необходимости ввода пароля. Вам все еще понадобится пароль для доступа к файлам в новом PST, но вы можете выполнить слияние.

Слияние Outlook PST, легкий путь

У вас есть пять способов объединения ваших файлов Outlook PST. Ручная опция является базовой, но делает свою работу. Это может занять много времени, если у вас есть множество файлов PST, которые необходимо объединить.

Если у вас есть огромный запас файлов PST для объединения, рассмотрите один из вариантов премиум-класса. Stellar Merge поставляется с приличным пользовательским интерфейсом и некоторыми удобными настройками, в то время как ReliefJet Essentials упаковывает все и более в единый пакет (хотя и по несколько более высокой цене).

1: Откройте диалоговое окно «Настройка учетной записи»:

В Outlook 2007 щелкните значок Сервис > Настройки учетной записи.
В Outlook 2010, 2013 и более поздних версиях щелкните значок Файл > Инфо > Настройки учетной записи > Настройки учетной записи. см. следующий снимок экрана:

3: Щелкните Смена папки кнопка. См. Снимок экрана выше.

4. В диалоговом окне «Новое место доставки электронной почты» выберите и выделите папку из Выберите папку: пунктом.

Внимание: Вы также можете создать новую папку, нажав New Folder кнопку.

5: Щелкните OK в диалоговом окне Новое место доставки электронной почты и кнопку Закрыть в диалоговом окне "Параметры учетной записи".

Примечание:

Чтобы объединить несколько почтовых ящиков в Outlook, сделайте следующее.

1. Нажмите Kutools Plus > Папка связана > Объединить почтовые ящики. Смотрите скриншот:

2. В дебюте Объединить почтовые ящики диалогового окна, нажмите Добавить кнопку.

4. Затем он возвращается в Объединить почтовые ящики диалоговое окно со списком всех указанных почтовых ящиков, перейдите по ссылке:

4.1 Выберите, где сохранить объединенные почтовые ящики (здесь я выбираю Сохраните объединенную папку в папку назначения вариант);
4.2 В Destination Folder , нажмите кнопка;
4.3 Выберите папку или создайте новую папку для сохранения объединенных почтовых ящиков и щелкните значок OK кнопка;
4.4. Вы можете либо объединить все элементы во всех почтовых ящиках, либо указать диапазон дат для объединения элементов;
4.5 Щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:

Внимание: Приведенная выше настройка будет копировать только элементы во входящие, если вы хотите переместить элементы из исходных папок вместо копирования, пожалуйста, проверьте Перемещение элементов вместо копирования коробка в Объединить почтовые ящики окно.

5. После слияния Kutools для Outlook появится диалоговое окно, нажмите OK кнопку.

Если вы хотите получить 30-дневную бесплатную пробную версию этой утилиты, пожалуйста, нажмите, чтобы загрузить это, а затем перейдите к применению операции в соответствии с указанными выше шагами.

В этом посте я собрал пять способов объединения PST-файлов MS Outlook. Есть стандартные, бесплатные и платные. Выбирай на любой вкус.

Сам Outlook

Самый простой способ даже не потребует установки дополнительных программ. Ведь сам MS Outlook начиная с версии 2007 года, умеет объединять PST-файлы.

You can combine multiple Outlook PST (an acronym for Personal Storage Table) files within Outlook. Combining PST files within Outlook is a quick task that works with all versions of Outlook from 2007 up to the current time. It is a two-stage process.

Сначала нужно создать новый PST-файла, а затем импортировать в него существующие файлы.

Для этого в разделе Главная нажмите кнопку Создать Элемент, выберите Другие Элементы > Файл данных Outlook.

Сохраните файл в любом удобном месте.

Теперь откройте меню Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт. В появившемся окне выберите Импорт из другой программы или файла.

В следующем окне выберите Файл данных Outlook (.pst) и выберите файл, которые вы хотите импортировать.

После этого Outlook предложит заменить дубли файлов или импортировать с дублями. Выберите подходящий вам вариант. Процесс придётся повторить для каждого файла.

Merge PST Files

Merge PST Files бесплатная утилита для объединения нескольких PST-файлов.

Кроме простого объединения файлов, если и такие варианты, как объединение по определённым типам. То есть можно импортировать только контакты или календари из различных файлов.

Программа бесплатна для некоммерческого использования.

ReliefJet Essentials for Microsoft Outlook

Разработка от тех же ребят, что сделали утилиту выше. На самом деле это премиум-версия Merge PST Files.

Кроме обычного объединения файлов, в этой программе вы сможете:

импортировать/экспортировать любые типы данных Outlook;
экспортировать контакты в формат vCard;
искать, удалять, перемещать дубли писем, вложений и прочего. А также получать оповещение при появлении таких дублей;
извлекать все e-mail адреса и ссылки из писем;
и многое другое.

Datavare Outlook PST Merge

Datavare распространяется по системе фремиум. В бесплатной версии нельзя объединять более двух файлов одновременно. В остальном различий нет.

Кроме объединения нескольких PST-файлов, можно объединить только часть данных из них.

Stellar Merge Mailbox for Outlook

Stellar Merge Mailbox также поставляется в бесплатной и платной версиях. В бесплатной нельзя объединить более двух файлов одновременно.

От аналогов Stellar отличает современный и понятный интерфейс. К тому же платная версия позволяет объединить часть данных из PST-файлов, с сохранением структуры.

Читайте также: