Общий обзор оргтехники современного делопроизводства

Обновлено: 05.07.2024

Ключевые слова : документ, формуляр, реквизит, правила оформления документов.

Цель: систематизация и оценка знаний студентов по дисциплине «Современная оргтехника и организация делопроизводства». (Слайд 4)

Задачи: (Слайд 6-8)

Образовательная:

обобщение , углубление и закрепление, ранее изученного материала по дисциплине.

Развивающая:
развитие логического мышления, внимания, памяти, профессионального интереса;
Воспитательная:

создание благоприятного эмоционально-психологического климата в ходе совместной деятельности групп.

Тип урока : комбинированный

Метод урока : интерактивный

Время: 90 минут

Оборудование:
-персональные компьютеры;

Учебно-наглядные пособия:
1. ГОСТ Р 6.30 – 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";
2. Индивидуальные папки с практическими заданиями и методическими указаниями для студентов по их выполнению.

Ум заключается не только в знании,

но и в умении прилагать знания на деле…»

«Без бумажки ты букашка,

А с бумажкой – человек»

4. Презентация:

- ход урока;

-современные средства оргтехники и канцелярии в работе офисов.

- Е.Д. Дога –музыка из фильма «Мой ласковый и нежный зверь»

-Энрико Мариконе – «Одинокий пастух»

- Релакс. музыка – «Одинокий пастух»

Содержание занятия

1.Организационный момент : приветствие, проверка готовности группы к работе, целеполагание.

Слово преподавателя . Ребята! Мы закончили изучение курса «Современная оргтехника и организация делопроизводства». Сегодня мы подводим итог по изученному материалу.

Как вы думаете, на что будет направлена ваша деятельность на уроке?

(На проверку, что мы узнали, что мы умеем, какую роль играет дисциплина в нашей профессии).

Слово преподавателя. Да, действительно, мы постараемся систематизировать наши знания, показать, углубить, закрепить их.

Деятельность любой организации сопровождается созданием многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.

Успешная деятельность любого предприятия, компании, турфирм невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления. Оформление документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация . В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Слово преподавателя . Переходим к практической части, которая будет состоять из нескольких этапов: решение теста, элемента бенефиса, работа с документами на оргтехнике, просмотр презентаций, проведение конкурса: «Лучший документовод».

3. Выполнение практической части

3.1 Интеллектуальная разминка – тест (Слайд 9-19)

Вопросы отображаются на экране и зачитываются вслух.

Группы дают ответы по задаваемому материалу.

Проставляются баллы за правильные ответы.

Правильный ответ на вопрос = 1 баллу.

1. Наиболее точное определение документа

а) материальный объект с подписью

б) носитель информации

в) удостоверение личности

г) нет правильного ответа

2. Документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа

г) подлинник

3. Дубликат документа – это

а) повторный экземпляр документа, обладающий юридической силой подлинника

б) копия части документа, необходимая для официального представления в государственные органы

в) копия официального документа, воспроизводящая его какую-либо часть

г) копия исходящего документа

4. Сокращенное наименование организации на документах приводят в тех случаях, когда:

а) его можно сократить по смыслу

б) документ является исходящим

в) оно закреплено в учредительных документах организации

г) имеется соответствующий документ

5. Какой номер документа является верным?

6. Реквизит “ссылка на регистрационный номер и дату документа” проставляется на:

7. Какая часть текста в распорядительных документах обязательна?

б) распорядительная

г) нет правильного ответа

8. Какой вариант реквизита “Подпись” оформлен на фирменном бланке правильно ?

а) Директор ЗАО “Мария” Б.Ю. Рогов

б) ООО “Квадрат” директор С.П. Орлов

в) Директор Носов А.Н.

г) Финансовый директор Д.Б. Горин

9. Можно ли в расшифровке подписи реквизита “Подпись” указать только фамилию?

а) можно в исходящих документах

в) можно, но только в распорядительных документах

г) можно во всех документах

10. Граница правого поля бланка документа составляет

3.2. Элемент бенефиса

Слово преподавателя. Слово бенефис обозначает спектакль в честь или в пользу одного из его участников.

Я предлагаю разгадать небольшой кроссворд, составленный из понятий по данной дисциплине, где ключевым словом будет документ . (Слайд20)

1. Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

2 .Объясняет причины какого-либо события ……….записка.

3.Доверительный, не подлежащий огласке, секретный.

4.Сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к многообразию форм.

5. Обеспечивает связь организации с внешнем миров.

6. Правовой акт, устанавливает порядок деятельности руководства организации, коллегиальных или совещательных органов управления.

7. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации.

8. Процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области.

Слово преподавателя. Итак, «участником» бенефиса будет документ.

Мы знаем, что у каждого документа есть определенный набор реквизитов.

Вспомним определение реквизита – ( элемент документа, расположенный в строго определенном месте, согласно формуляру для каждого документа ),

формуляра – (совокупность, расположенных в установленной последовательности реквизитов.)

(Слайд № 21 формуляр последовательности расположения всех реквизитов)

Слово преподавателя. Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6 -2003 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Слово преподавателя . Теперь приглашаю девять студентов (добровольцев), которым предлагаю взять карточки с заданием. В каждой карточке указан отдельный реквизит. Например: «Код формы документа», «Наименование организации», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Наименование вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст документа», «Подпись руководителя», «Оттиск печати».

Каждый студент, получивший карточку должен рассказать кратко о «себе». Например: Я – реквизит «Заголовок к тексту». Я располагаюсь перед реквизитом «Текст документа», включаю в себя краткое содержание документа, я согласуюсь с реквизитом «Наименование вида документа», я должен отвечать на вопросы о чем? о ком? чего? кого? и т.д.

Затем вы должны выстроиться так, чтобы получился формуляр, какой? ( приказа)

( Следовательно, студенты должны выстроится в следующем порядке: «код формы документа», «наименование организации» - на одном уровне, за ними реквизит «наименование документа», далее примерно на одном уровне реквизиты «заголовок к тексту», «дата документа», «регистрационный номер документа», далее – «текст документа», и в конце на одном уровне – «подпись руководителя», «оттиск печати».)

После постановки, остальным студентам предлагается провести экспертизу, правильно ли выполнен формуляр приказа. Каждый желающий, если он не согласен с постановкой, высказывается.

Далее студентам предлагается убрать лишние реквизиты и добавить не достающие, чтобы получился формуляр письма .

Для этого необходимо уйти реквизитам «код формы документа», «наименование вида документа». А также необходимо определить, есть ли недостающие реквизиты. Студенты, сидящие на своих местах, предлагают варианты. Если вариант правильный студенту выдается карточка, и он выходит к формуляру письмо. Ему необходимо встать на нужное место и рассказать про свой реквизит.

В конечном итоге недостающими оказываются – реквизиты «Эмблема организации», «Справочные данные об организации», «Адресат».

3.3. Задание: «Получи письмо» (Слайд 22-23)

Слово преподавателя.

По своему выбору составить и оформить любой вид письма.

- 10 студентов выполняют задание на компьютере ( напоминаются правила работы на компьютере), выводят на печать.

- остальные студенты выполняют задание рукописным способом, используя бумагу формата А 4.

Преподаватель предлагает свой вариант задания.

Председателю Российского совета, по туризму П.Н. Коневскому, Профсоюзная, 23, 109970, Москва

О приобретении туристических путевок

Московский совет по туризму проводит массовые поездки по различным районам нашей страны, согласно разработанным маршрутам. Сообщаем Вам, что в настоящее время имеются туристические путевки на май – октябрь. В стоимость путевки входит проезд в оба конца, питание и экскурсионное обслуживание. Для оформления заявок на путевки обращаться в Московский совет по туризму.

Приложение: план маршрута на 2011 г. на 5 л. в 2 экз.

Председатель совета И.А. Сафонов

(Слайд 24-26 требования к оформлению письма)

Тихо звучит музыка, студенты выполняют задания.

(Слайд 27 образец правильного оформления письма.)

Студенты зачитывают свои письма. Идет обсуждение.

Слово преподавателя. Итак, мы видим, что письма строятся по схеме: введение, где приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, послужившие основанием для составления письма; доказательства, которое содержит обоснование вопроса, изложенного в письме; заключения, где излагаются выводы, предлагаются решения. Текст письма должен быть ясным, четким, кратким.

Слово преподавателя. Как выдумаете, что облегчает повседневную работу с документами? (Оргтехника. Без оргтехники на сегодняшний день практически невозможно представить себе работу ни одного офиса. Современный офис немыслим без современного оснащения)

Сейчас вашему вниманию будет предложена презентация: «Оргтехника и канцелярское оборудование современного офиса»

. ( Оргтехника – это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно – технических работ в офисе)

Слово преподавателя. Переходим к конкурсу: «Лучший документовод»

Для начала нужно разделиться на 2 команды, которые будут бороться за право называться лучшими документоводами. А беспристрастными судьями этого конкурса будет уважаемое жюри.

Жюри предлагается таблица для оценивания команд

правильный ответ- 1 балл

За каждый термин –

За каждый правильный ответ-

4.1. 1 конкурс: «Блиц опрос»

Каждой команде задается по 10 вопросов, на которые они должны ответить за 20 секунд. И за каждый правильный ответ команды получают по одному баллу (ответ «ДА» или «НЕТ»),

Вопросы 1 команде

1.Постоянный реквизит — реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа (ДА)

2.Состав реквизита документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 — 2003 (ДА)

5.Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках (ДА)

6.На общем бланке документа могут быть оформлены любые виды документов (ДА)

7.На бланке конкретного вида документа можно оформить служебное письмо (НЕТ)

8.Бланк письма и бланк конкретного вида документа различаются набором реквизитов (ДА)

9.На бланках оформляется только первая страница документов (ДА)

10. Эмблема, нанесенная на бланке, может заменить название организации (НЕТ)

Вопросы 2 команде

1.Одна организация может использовать бланки с угловым и продольным расположением реквизитов (ДА)

2.Размер герба, изображенного на бланке, не должен превышать 20 мм (ДА)

3.На бланке любой организации можно изобразить герб субъекта Российской Федерации (НЕТ)

4.На бланке можно поместить сокращенное название организации, даже если оно не закреплено в Уставе этой организации (НЕТ)

5.На бланке организации указывается название структурного подразделения, которое является автором документа (ДА)

6.Служебное письмо не имеет названия вида документа (ДА)

7.Документы, изданные двумя организациями, имеют одну общую дату (ДА) s

8. Документы, изданные двумя организациями, имеют общий номер (НЕТ)

9. Дата является обязательным реквизитом любого документа (ДА)

10. В реквизите «адресат» наименование организации указывают в именительном падеже (ДА)

4.1.2.КОНКУРС «ПЕРЕЧИСЛИ»

Команды должны записать названия документов в соответствующие ячейки. За каждый правильный ответ команды получают по 1 баллу

К распорядительным документам относятся:

К информационно-справочным документам относятся:

К документам по личному составу относятся:

4.1.3. КОНКУРС «Тайный сундучок»»

Выносятся два тайных сундучка, в каждом из которых по одному документу.

Для участников игры подготовлены по три наводящих вопроса.

Задача участников каждой команды, отгадать, какой документ находится в тайном сундучке.

Если ответят после первого наводящего вопроса, получают три балла, если после второго - два балла , а если после третьего - получают один балл .

1-ый сундучок

Служебный документ состоит из двух частей.

Необходим для решения основных оперативных задач.

Этим документом оформляются решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы и т.д. ( приказ )

2-ой сундучок

Оформляется на бланке организации.

Вводная часть имеет постоянную и переменную информацию.

Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях. ( протокол)

4.1.4. Конкурс «Найди термин» - сопровождается музыкой

Участникам необходимо найти наибольшее количество терминов, имеющих отношение к делопроизводству. За каждый термин по одному баллу

4.1.5. Задание : «Пропущенная буква». За каждый термин команда получает по одному баллу.

Выполнение задания сопровождается музыкой

Слово жюри, рефлексия, награждение команды-победительницы, оценки за урок.

На уроке применялись интерактивные методы, которые призваны обеспечить более широкое взаимодействие студентов, как с преподавателем, так и друг с другом и стимулировать студентов на максимальную активность в образовательном процессе.

Интеллектуальная разминка - не только настраивает студентов на учебную деятельность, но и развивает мышление, внимание, умение анализировать, обобщать, выделять главное.

Кроссворды на уроке – это актуализация и закрепление знаний, привлечение внимания к материалу, интеллектуальная зарядка.

«Удивляй!» Приём, направленный на активизацию мыслительной деятельности и привлечение интереса к теме урока. Формирует: умение анализировать; умение выделять и формулировать противоречие.

«Мультимедийная презентация» Мультимедийная презентация - это представление материала с использованием компьютерной техники. Мультимедиа способствует развитию мотивации, коммуникативных способностей, получению навыков, накоплению фактических знаний, а также способствует развитию информационной грамотности.

Деловая игра – способствует развитию творческих способностей, развивает интерес к предмету позволяет сформировать у студента как общие, так и профессиональные компетенции, является мощным стимулом активизации самостоятельной работы по приобретению профессиональных знаний и навыков.

«Программируемый опрос» студенты выбирает один верный ответ из нескольких предложенных.

Работа с компьютером » учащиеся решают учебные задачи с использованием ТСО.

Создание проблемной ситуации : главное — сам процесс поиска и выбора верных, оптимальных решений, а не мгновенный выход на решение.

Организация практического выполнения заданий - формирует у студентов профессиональные умения и навыки, идет процесс закрепления, обобщения и систематизации знаний, развиваются умения применять полученные знания, прививается интерес к профессии.

Работа по дидактическим карточкам - развивает воображение, самостоятельность, активность, побуждает к творчеству.

Работа в малых группах - растет заинтересованность студентов в решении заданий различными методами, увеличивается ответственность за выполнение задания, создаются условия для активной совместной учебной деятельности студентов в разных учебных ситуациях - т.е. развиваются общие компетенции.

Элементы соревнования - это: 1) деятельность; 2) мотивированность; 3) обучение и воспитание в коллективе и через коллектив; 4) развитие психических функций и способностей; 5) "учение с увлечением".

Применение преподавателем системы разнообразных приемов организации образовательной деятельности студентов обеспечивает достижение планируемых результатов (личностных, метапредметных и предметных), создает оптимальные предпосылки обеспечения качества образования, развития и сохранения здоровья студентов.

В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

* средства для составления документов;
* копировальная и множительная техника;
* средства обработки документов;
* средства хранения, поиска и передачи документа;
* техника управленческой связи.

Каталоги, проспекты, реклама, специализированные профессиональные издания в этой области предлагают технические характеристики средств механизации и автоматизации.

Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов.

Оргтехника - это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов.

Черновые варианты документов составляют рукописным, машинописным способом и на персональных компьютерах (заявления, автобиография, расписки, некоторые финансовые документы, рукописным способом заполняются трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п.)

Самые простые и дешевые - это механические пишущие машинки, однако они неудобны в работе. Более эффективны электрические машинки: при нажатии клавиш не требуют от машинистки больших усилий, обеспечивают гораздо большее количество экземпляров копий.

Более высокой ступенью в обеспечении делопроизводственных процессов организации стало создание и использование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, приближающей их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и внешняя (магнитные ленты, дискеты).

На предприятиях, в организациях и учреждениях в зависимости от потребностей и финансовых возможностей использовались и продолжают использоваться различные канцелярские пишущие машинки. Среди них есть и механические, и электрические, и электронные. Самыми распространенными канцелярскими машинками являются «Любава», «Ятрань», Canon, Olivetti, Brother, Optima, Samsung и др. Дорожные пишущие машинки - переносные, портативные. Они обычно механические, легкие, удобно транспортируемые. Это «Эврика», «Зеян», Delux и др. Выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Optima SP54, Olivetti, PT505). К специализированным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др.

Пишущие автоматы (организационные автоматы) - это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Их можно условно отнести к пишущим машинкам. Широко известны такие организационные автоматы, как «Орг-текст Д», «Роботрон 6908», «Флоксорайтер 23001».

К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника - от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.

Установлено, что именно по причине несовершенства технологии управления руководители допускают значительные потери рабочего времени, свидетельствующие о низком уровне организации управленческой деятельности. Непрерывный рост уровня подготовки кадров аппарата управления и широкое применение в нем высокопроизводительной электронно-вычислительной и прочей техники, ужесточение требований в отношении налаживания информационных потоков усиливают потребность в специальном обучении руководителя технологии управления. При этом его прикладные знания могут существенно отличаться от знаний, требуемых от специалиста соответствующей профессии. Скажем, руководителю нет нужды разбираться детально в делопроизводстве и оргтехнике, правилах составления программ для компьютера, но ему полезно знать, какие задачи решаются [c.223]

Как уже отмечалось, для современного делопроизводства характерно внедрение новых информационных технологий. Оснащенность служб делопроизводства компьютерами и современной оргтехникой делает труд секретаря более продуктивным. Роль секретаря, владеющего новыми информационными технологиями, неизмеримо возрастает. Но растет также и информационная культура инженерно-технического персонала. Те документы, которые традиционно создавались и продвигались только службами документирования, в настоящее время могут быть оформлены и переданы руководителями среднего и нижнего звена, а также инженерами, имеющими на своем рабочем месте персональный компьютер, подключенный к сети. Это приводит к сокращению персонала, занятого в делопроизводстве предприятий и организаций, и интегрирует делопроизводство вокруг секретарей. [c.35]

Рассмотреть все средства оргтехники в рамках одного учебного пособия невозможно. Поэтому далее будут рассмотрены только те средства, которые стали приметой времени, непременной принадлежностью как небольших офисов, так и подразделений, занимающихся делопроизводством на крупных предприятиях. [c.121]

План совершенствования управления, планирования и организации производства направлен на внедрение прогрессивных форм и методов управления, способствующих сокращению численности работников аппарата управления, удешевлению его содержания и повышению эффективности производства. Он содержит мероприятия по распространению прогрессивных форм организации производства (концентрация, специализация, кооперирование, комбинирование) в соответствии с особенностями отдельных производств по механизации, автоматизации и рациональной организации процессов управления на базе применения экономико-математических методов, ЭВМ и средств оргтехники по разработке и внедрению АСУ. Здесь предусматриваются меры по совершенствованию внутризаводского технико-экономического и оперативного планирования и организации хозрасчета, включая систему плановых показателей, систему экономического стимулирования внутри объединения, систему хозрасчетных взаимоотношений внутри объединения и с другими организациями Сюда входят также мероприятия по совершенствованию организационной структуры, методов и организации работы аппарата управления, механизации и автоматизации инженерного и управленческого труда. Включаются мероприятия по улучшению системы учета, контроля и делопроизводства организации подготовки и технического контроля производства организации производства з основных и вспомогательных цехах предприятия координированию их деятельности повышению организационного уровня производства совершенствованию системы подготовки и переподготовки управленческих кадров. [c.130]

Одно из важнейших условий повышения эффективности управления— дальнейшее развитие автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательное их объединение в общегосударственную систему сбора и обработки информации расширение производства и применения средств оргтехники для рационального делопроизводства и улучшения организации управленческого труда. [c.44]

В десятой пятилетке для повышения эффективности производства намечено дальнейшее совершенствование организационной структуры управления в соответствии с генеральными схемами управления, завершение создания производственных объединений, сокращение числа звеньев управления, улучшение стиля и методов хозяйственного руководства, повышение ответственности кадров, занимающихся управленческой деятельностью. В этой части важнейшее значение придается последовательному внедрению автоматизированных систем управления (АСУ). В Основных направлениях развития народного хозяйства СССР на 1976— 1980 годы поставлена задача Обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в единую общегосударственную систему сбора и обработки информации для учета, планирования и управления. Создавать вычислительные центры коллективного пользования. Расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда .1 [c.376]

В организации механизации в первую очередь подлежат бухгалтерский и первичный учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое обслуживание. Степень механизации управленческого труда вследствие его кооперации различна. Так, на этапе сбора и передачи информации труд работников системы управления по своему содержанию является преимущественно техническим, вспомогательным. Он характеризуется повторяемостью и массовостью операций, что позволяет эффективно использовать средства оргтехники. [c.177]

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, называют оргтехникой. [c.279]

Исполнитель должен иметь в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться стандартами на документацию, классификаторами технико-экономической и социальной информации, номенклатурой дел, информационными ресурсами (в рамках его компетенции), инструкцией по делопроизводству, справочниками, а также средствами оргтехники ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т. д. [c.161]

Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В июне 1941 г, недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала [c.40]

К частным функциям (процессам) относятся делопроизводство, обеспечение оргтехникой и ее использование. Частные функции в организации выполняют отдельные структурные подразделения и должностные лица. [c.59]

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. [c.39]

Сопроводительное письмо должно быть кратким, его задача — привлечь внимание к соискателю и доказать пригодность для работы, на которую он претендует. В письме надо ненавязчиво обратить внимание на качества и достижения, которые могут быть наиболее привлекательны для работодателя. Оно должно быть написано в соответствии с правилами современного делопроизводства и продемонстрировать коммуникативную компетентность претендента. Многие современные предприниматели предпочитают получать профессиональные резюме и сопроводительные письма к ним по факсу, чтобы соискатель сразу показал владение современными средствами связи и оргтехники. [c.242]

В последние годы вопросам организации делопроизводства уделяется большое внимание. В советские учреждения внедряются средства механизации и оргтехники, упрощается процесс документооборота, сокращается и удешевляется штат управленческого аппарата. [c.19]

Методист занимается вопросами рационализации делопроизводства, внедрением механизации делопроизводственных работ, используя современные средства оргтехники контролирует и проверяет один раз в квартал ведение делопроизводства в структурных подразделениях учреждения и подведомственных организациях [c.25]

Умелое использование средств оргтехники на всех участках делопроизводства любого учреждения способствует повышению производительности, удешевлению управленческого труда. Особенно повышается производительность труда управленческого персонала с внедрением комплексной механизации, которая предусматривает использование средств оргтехники не на отдельных участках работы с документами, а повсеместно, включая работу по обработке документационного фонда и в архиве. [c.33]

Государственное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов осуществляет организационно-техническое обслуживание деятельности попечительского совета, в том числе выделяет помещения и оргтехнику для его работы, место для хранения документации, закрепляет сотрудника для ведения делопроизводства и референта. [c.307]

Должен знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие -материалы по организации делопроизводства Единую государственную систему делопроизводства стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации структуру предприятия организацию делопроизводства на предприятии схемы документооборота порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив системы организации контроля за исполнением документов оргтехнику и другие средства меха--низации управленческого труда основы экономики, организации производства, труда и управления правила внутреннего трудового распорядка основы трудового законодательства . правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. [c.40]

Обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в единую общегосударственную систему сбора и обработки информации для учета, планирования и управления Создавать вычислительные центры коллективного пользования. Расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда. [c.16]

Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. [c.10]

Рассмотрены все вопросы курса Делопроизводство и машинопись . Содержится необходимая информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и нормативных актов. Подробно рассматривается технология машинописных работ на электронных пишущих машинах. Дан анализ современной оргтехники (средства копирования и оперативного размножения документов, средства административно-управленческой связи, персональный компьютер и др.). излагаются принципы работы с нею. Подробно освещаются вопросы автоматизации делопроизводства. [c.265]

В современном языке техническим средствам, применяемым для облегчения управленческой деятельности и автоматизации делопроизводства, дано обобщенное название оргтехника (организационная техника). [c.120]

Организация делопроизводства и оценка эффективности работы кадровых служб (ведение личных дел работников, учета и отчетности по кадрам, использование оргтехники и персональных компьютеров в автоматизации процессов управления человеческими ресурсами, оценка эффективности деятельности подразделений по работе с персоналом). Общая задача предлагаемой книги — дать основополагающие представления обо всех этапах единого цикла управления персоналом в их логической взаимосвязи и последовательности. При описании этапов, форм и методов принятия действенных кадровых решений преследуется цель обогатить читателя необходимыми знаниями в области управления человеческими ресурсами. Структура этого издания, расположение в нем теоретического и практического материала всецело подчинены достижению указанной цели. [c.13]

Отсутствие единого методического центра, координирующего работу учреждений в области управления и делопроизводства, несогласование в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования актуализировали проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил, организационного оформления этого процесса. В 1941 г. проводится 1-е межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли отражение вопросы документаци-онного обеспечения управления [c.27]

ТЕХНИКА (от греч. te hne - искусство, ремесло, мастерство) — совокупность технических средств, создаваемых для осуществления процессов производства и обслуживания непроизводственных потребностей. Техника повышает производительность труда, уменьшает долю ручного труда, автоматизирует и механизирует производство,-совершенствует образ жизни людей. Технические средства, применяемые в управлении, в делопроизводстве называют организационной техникой (оргтехникой). [c.335]

Копяровшве (размножение) небольших объемов документации может осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем месте (например, путем использования термокопировального аппарата). При необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет осуществляться силами специализированного подразделения или сторонней организации, заинтересованное подразделение подготавливает заказ, где указываются количество листов, подлежащих копированию, тираж, масштаб, характер размножаемой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые другие сведения. Такой заказ передается руководителю организации или лицу, ответственному за копирование (размножение) материалов, и после получения разрешения, направляется на исполнение. Может быть организован и другой порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который должен быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству данной организации. Следует обязательно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных докумеятационных подразделений (машбюро, копировальной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения заказа. [c.145]

В служебных подразделениях также необходимо внедрять трудосберегающие технологии, а именно автоматизировать делопроизводство (offi e automation), использовать персональные компьютеры и другую оргтехнику. [c.77]

В эпоху научно-технической революции происходит активное вторжение Т. в сферу у.мств. труда. Развитие электроники, кибернетики, совершенствование ЭВМ создают предпосылки для передачи машинам управляющих, логцч. функций человека, т. е. функции его умств. деятельности. Применение контрольно-управляющих, информац. и вычислит, машин облегчает труд по оптимизации планирования и управления произ-вом, повышает продуктивность умств. труда, избавляет человека от выполнения многих трудоёмких расчётных операции, сокращает расходы на адм.-управленч, аппарат. В целях рационализации делопроизводства, повышения эффективности работы конструкторских, технология., планово-экономич. и др. орг-ций расширяются выпуск и использование различных средств оргтехники, к к-рон относятся приборы, устройства и машины — от авторучек и точилок для карандашей до диктофонов, пишущих машин и автоматов, копировально-множительных аппаратов и ЭВМ. Применение средств оргтехники способствует росту производительности управленч. труда и повышению эффективности управления. При системном использовании средств оргтехники производительность труда повышается в среднем на 10—150ii, а для отд. категорий работников — на 80—100%. [c.124]

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций вьшолняегся на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для одногапных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах. [c.125]

В 1969 г. институт электронно-управляющих машин преобразован во Всесоюзный институт оргтехники (ВНИИОргтехника). Эти три института становятся с середины 60-х годов вневедомственными центрами рационализации делопроизводства в стране. [c.101]

ВНИИДАД как учреждение системы Главного архивного управления при СМ СССР в своих разработках наиболее подробно излагал вопросы рационализации делопроизводства, текущего хранения документов и их дальнейшего использования. Вопросы механизации делопроизводства в них были отражены слабее. В свою очередь, ВНИИОргтехника, организация Минприбора СССР, в своих разработках основной акцент в рационализации делопроизводства делал прежде всего на применении средств механизации и оргтехники, а потом уже на изменении технологии работ и, учитывая разработанность таких вопросов, как составление номенклатуры дел, их формирование и дальнейшее использование, в методических рекомендациях ставил эти вопросы совсем редко. Кроме того, методические материалы, разрабатываемые ВНИИОргтехникой, наряду с вопросами рационализации делопроизводства, ставили проблемы планировки и организации рабочих мест основных категорий сотрудников аппарата управления, оснащения основных категорий сотрудников аппарата управления средствами механизации и оргтехники, организации служб научно-технической информации и др. [c.106]

Термин «оргтехника» расшифровывается как организационная техника. В список входят устройства, которые предназначены для обеспечения работы офиса и даже предприятия. Кроме стандартного перечня оборудования по типу компьютеров, ноутбуков, принтеров, проекторов и других, сейчас список оргтехники содержит такие устройства, как: калькулятор, ламинатор, мебель и канцелярские принадлежности.

В общем, оргтехника – это оборудование для организации рабочей среды. Кроме того, целью является обеспечение комфортной работы. Значит, без оргтехники в офисе для продуктивной работы никуда.

Что входит в оргтехнику

Список оборудования, входящего в понятие «оргтехника» немалый и постоянно редактируется. Ниже описаны базовые технические средства, которые используются во многих современных офисах и по праву находятся в этом списке.

Компьютеры

Персональные компьютеры используются для создания, хранения, редактирования и передачи данных между пользователями в локальной сети и интернете, игр.

Под компьютером рядовым пользователем обычно подразумевается только техника в виде системного блока и монитора. Но к компьютерной технике относится большее количество устройств.

Вывод: компьютер – это оргтехника, в том или ином виде есть у любого человека.

Ноутбуки

Тот же компьютер, только портативный (мобильный). Можно переносить в небольшой сумке. Имеет встроенную батарею, что позволяет ноутбуку работать некоторое время в автономном режиме без доступа к электрической сети. Аккумулятор необходимо периодически заряжать комплектным блоком питания.

Если не устраивает размер экрана ноутбука, всегда можно подключить внешний монитор любого размера. Аналогично и с другими периферийными устройствами – клавиатурой, мышкой, аудиосистемой. Так получится сделать полноценное рабочее место.

Очевидным преимуществом для офисов является экономия места и отсутствие кучи проводом для соединения всех периферийных устройств между собой.

Планшеты и телефоны

Планшеты и смартфоны тоже по праву считаются компьютерами. Имеют встроенный процессор и работают на операционных системах. Две популярных системы для мобильных – Android и iOS. Более распространена именно первая «операционка».

Ввод данных доступен через сенсорный экран. Но при необходимости можно подключить внешнюю клавиатуру. Современные гаджеты также могут выводить изображения проводом и по беспроводной связи на большие экраны – телевизоры, ноутбуки.

Уже сейчас сильно заметно, что многие организации, банки, отказываются от настольных компьютеров, а выдают сотрудникам планшеты.

Серверы

Тоже являются компьютерными устройствами. Характеристики и возможности зависят от мощности сервера. Может ничего не отличаться от компьютера. При необходимости на сервер устанавливается операционная система и выполняются те же задачи, что и на полноценном компе.

Необязательно покупать физический сервер. Если нужно просто другое рабочее пространство, то в интернете есть много сервисов, которые предоставляют аренду серверов. Управление удаленным сервером (компьютером) будет происходить в новом окне вашего ПК.

Принтеры

Незаменимый аппарат в любом офисе. Предназначен для печати текстовых и графических документов на носители различных размеров. Наиболее часто используется для печати обычного текста на альбомные листы бумаги формата А4. Для коммерческих целей используется широкоформатный принтер (плоттер). Последний может распечатывать листы любых форматов.

Принтеры отличаются технологией печати. Бывают струйными и лазерными.

Для офисов больше подходят лазерные принтеры, они намного быстрее печатают и имеют больший ресурс картриджа. Это позволяет печатать гораздо больше документов на одной заправке картриджа, что сильно удешевляет стоимость распечатанного листа.

Для работы большинства принтеров обязательно нужен компьютер. Именно на ПК открывается необходимый к печати документ и отправляется на принтер. Но многие современные принтеры поддерживают печать с флеш-накопителей и телефонов.

В последнее время активно развивается электронный документооборот. Но пока еще физическая документация остается основным типом документов.

Сканеры

Имеет обратный принцип действия, чем принтер. Если первый переводит электронную информацию в физический документ, то сканер из физического носителя делает электронный файл на компьютер. Сканировать получается на только листы бумаги, но и другие документы – паспорта, удостоверения, бланки, брошюры, свидетельства, фотографии. Можно даже отсканировать книги.

Ксероксы

Копирует информацию с одного физического документа на другой. Проще говоря, создает идентичную копию уже существующего документа. Также часто называется копиром.

В оргтехнике МФУ – это многофункциональное устройство, которое может выполнять сразу три функции: печать, сканирование и копирование. Умение выполнять столько задач обеспечивается тем, что в один корпус помещены сразу три зла – принтер, сканер и копир. Каждый выполняют свои функции. В простонародье ИФУ также называется принтером 3 в 1.

Кроме многофункциональности, устройство позволяет решить сразу еще несколько задач.

Читайте также: