Обзор современной оргтехники в туризме

Обновлено: 04.07.2024

Презентация на тему: " Информационные технологии в Туризме. Выполнила : Студентка 2-го курса ИТРРиФ Чаплыгина Анастасия." — Транскрипт:

1 Информационные технологии в Туризме. Выполнила : Студентка 2-го курса ИТРРиФ Чаплыгина Анастасия

2 Основные проблемы Туристических компаний Одной из важнейших для руководителей крупных туристических компаний проблем является использование компьютерных технологий в разработке управленческих решений. Ведение и развитие бизнеса в современных условиях предъявляет совершенно новые требования к информационному обслуживанию. Важно обеспечить хорошую скорость передачи данных. Не последнюю роль играет также ее достоверность, своевременность предоставления конечному пользователю и актуальность. Добиваются великолепных результатов лишь те компании, руководство которых умеет принимать эффективные решения, грамотно используют дополнительные возможности и современные компьютерные технологии в туризме. Одной из важнейших для руководителей крупных туристических компаний проблем является использование компьютерных технологий в разработке управленческих решений. Ведение и развитие бизнеса в современных условиях предъявляет совершенно новые требования к информационному обслуживанию. Важно обеспечить хорошую скорость передачи данных. Не последнюю роль играет также ее достоверность, своевременность предоставления конечному пользователю и актуальность. Добиваются великолепных результатов лишь те компании, руководство которых умеет принимать эффективные решения, грамотно используют дополнительные возможности и современные компьютерные технологии в туризме.

3 Если говорить о современных информационных системах, состоят они из нескольких подсистем, к которым относится организационное обеспечение, эргономическое, информационное, техническое и программное.

4 Без качественных компьютерных технологий в туризме не обойтись. Для бесперебойного функционирования информационной системы нужны современные персональные компьютеры, различное периферийное оборудование, такое как принтеры, сканеры, плоттеры. Не обойтись и без средств коммуникаций и связи. Речь идет о модемах, сетевых платах и т. д. На каждом предприятии должна быть и такая оргтехника как факсы, ксероксы и т. д. Без качественных компьютерных технологий в туризме не обойтись. Для бесперебойного функционирования информационной системы нужны современные персональные компьютеры, различное периферийное оборудование, такое как принтеры, сканеры, плоттеры. Не обойтись и без средств коммуникаций и связи. Речь идет о модемах, сетевых платах и т. д. На каждом предприятии должна быть и такая оргтехника как факсы, ксероксы и т. д.

5 Современные средства оргтехники. Современные средства оргтехники необходимо включать в техническое обеспечение информационной системы. Устройства органично встраиваются в систему сбора, обработки и передачи информации. Это неотъемлемые атрибуты современного офиса. Сегодня функции принтера, ксерокса, факса может выполнять одно устройство. Выбор технических средств должен определяться функциональными задачами информационной системы. Современные средства оргтехники необходимо включать в техническое обеспечение информационной системы. Устройства органично встраиваются в систему сбора, обработки и передачи информации. Это неотъемлемые атрибуты современного офиса. Сегодня функции принтера, ксерокса, факса может выполнять одно устройство. Выбор технических средств должен определяться функциональными задачами информационной системы.

6 Информационные технологии в туризме. Говоря о компьютерных технологиях в туризме нельзя не упомянуть и о программном обеспечении. Рынок программного обеспечения, предназначен для реализации основных задач в области социально- культурного сервиса, а также туризма. В определенных случаях может возникнуть необходимость в разработке собственного программного обеспечения. Но, в этом случае речь идет лишь о решении каких- либо уникальных задач. На нашей выставке вы сможете ознакомиться с новинками в области компьютерных технологий, которые широко используются в сфере туризма. Говоря о компьютерных технологиях в туризме нельзя не упомянуть и о программном обеспечении. Рынок программного обеспечения, предназначен для реализации основных задач в области социально- культурного сервиса, а также туризма. В определенных случаях может возникнуть необходимость в разработке собственного программного обеспечения. Но, в этом случае речь идет лишь о решении каких- либо уникальных задач. На нашей выставке вы сможете ознакомиться с новинками в области компьютерных технологий, которые широко используются в сфере туризма.

7 Информационные технологии в туризме. В условиях современной рыночной экономики, компьютерные информационные технологии являются основой управления компанией. За последние пару лет существенно возрос объем информации в контуре управления. Остро ощущается потребность в ускорении, а также более сложных способах ее переработки. Многие отдают предпочтение автоматизированной обработке информации. Активное внедрение компьютерных информационных технологий происходит и в сфере туризма. Руководителям туристических компаний ежедневно приходится решать сложнейшие задачи. При этом, не стоит забывать, что работать приходиться в условиях большой неопределенности, которая связана с резко меняющейся ситуацией, а также недостаточностью информации. В условиях современной рыночной экономики, компьютерные информационные технологии являются основой управления компанией. За последние пару лет существенно возрос объем информации в контуре управления. Остро ощущается потребность в ускорении, а также более сложных способах ее переработки. Многие отдают предпочтение автоматизированной обработке информации. Активное внедрение компьютерных информационных технологий происходит и в сфере туризма. Руководителям туристических компаний ежедневно приходится решать сложнейшие задачи. При этом, не стоит забывать, что работать приходиться в условиях большой неопределенности, которая связана с резко меняющейся ситуацией, а также недостаточностью информации.

8 Информационные технологии в туризме. Компьютеры и программное обеспечение изменили методы, а также технологию обработки информации. Современные устройства это инструментальные средства и материалы информационных технологий. Но, стоит отметить, что они сами по себе не могут производить необходимую для организации информацию. Компьютеры и программное обеспечение изменили методы, а также технологию обработки информации. Современные устройства это инструментальные средства и материалы информационных технологий. Но, стоит отметить, что они сами по себе не могут производить необходимую для организации информацию.

9 Информационные технологии в туризме. Компьютеры и программное обеспечение изменили методы, а также технологию обработки информации. Современные устройства это инструментальные средства и материалы информационных технологий. Но, стоит отметить, что они сами по себе не могут производить необходимую для организации информацию. Компьютеры и программное обеспечение изменили методы, а также технологию обработки информации. Современные устройства это инструментальные средства и материалы информационных технологий. Но, стоит отметить, что они сами по себе не могут производить необходимую для организации информацию.

10 Заключение. Информационные технологии в туризме можно классифицировать по определенным признакам. При выборе оптимальных для компании решений необходимо учитывать, прежде всего, степень централизации технологического процесса. Также играет роль способ построения сети и тип пользовательского интерфейса. Информационные технологии в туризме можно классифицировать по определенным признакам. При выборе оптимальных для компании решений необходимо учитывать, прежде всего, степень централизации технологического процесса. Также играет роль способ построения сети и тип пользовательского интерфейса.

Неотъемлемой частью любого офиса является офисная техника. При недостаточном использовании средств оргтехники снижается производительность труда и эффективность работы персонала.
Офисной техникой являются любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями.

Под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.
Техническими средствами, применяемыми для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ является оргтехника.
Оргтехника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Недостаточное использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы персонала, к задержкам при решении оперативных вопросов.

К средствам оргтехники относят: компьютеры, сканеры, принтеры, аппараты уничтожения бумаг, копировальные аппараты, факсы, телефоны, дупликторы, многофункциональные устройства, ламинаторы, степлеры, дыроколы, калькуляторы, слайдпроекторы.

43. Коэффициенты издержек в системе бухгалтерского отчета ресторана. (не полностью, ничего не нашла по этому вопросу. )

Ресторанная индустрия очень специфическая отрасль экономики, производящая как материальные продукты - предлагаемый ассортимент продукции, так и нематериальные продукты - обслуживание, обеспечение досуга, развлечение.

В этом заключается её отличительная особенность, которая значительно увеличивает сложность оценки эффективности и управления как отраслью в целом, так и отдельно взятым предприятием.

Как сфера предпринимательской деятельности ресторанный бизнес свои функции:

Экономические функции ресторанного бизнеса представляют сферу предпринимательской деятельности как единство производства и обращения.

Только рыночная экономика создаёт условия для реальной работы ресторана, функционирование которого определяется рамками существующего экономического пространства, оборачиваемостью вложенных средств и условиями конкуренции, возможностями инвестирования.

Во всяком сегменте индустрии существует норма на издержки, называемая коэффициентом издержек. Величина этого коэффициента определяет степень коммерческого успеха предприятия.

В ресторанной индустрии рассчитывается несколько таких коэффициентов:

- процент рентабельности пищевой продукции

- доля прибыли в валовом доходе

- доля зарплаты в общих расходах

- прямые (основные) затраты

- процент рентабельности напитков

Современная рыночная экономика диктует предприятиям необходимость правильного учёта издержек. Поэтому очень важно организовать систему управления издержками, также стоит обратить внимание на два подхода в учёте издержек: метод расчёта полной себестоимости и метод расчёта директ-костинг (direct-costing). В условиях постоянного объёма выпуска продукции обе системы дают одинаковые результаты. Но при изменении общего объёма выпуска продукции метод direct-costing показывает изменение постоянных затрат на единицу продукции, происходящего из-за раздельного учёта влияния постоянных и переменных затрат, что даёт более правильную информацию для принятия управленческих решений.

Кейтеринг как форма организации общественного питания. Виды кейтеринга.

Виды кейтеринга

· приготовление пищи в помещении;

· приготовление пищи вне помещения (выездное ресторанное обслуживание);

· контракт на поставку (доставка в офис);

· розничная продажа готовой кулинарной продукции;

· кейтеринг напитков и коктейлей (выездной бар)

Кейтеринг в помещении (on-premise catering) — один из самых популярных видов кейтеринга, имеющий много общего с традиционным ресторанным обслуживанием. Помимо организации стола, клиенту предлагается соответствующим образом оборудованное помещение, которое может быть использовано для проведения различных мероприятий. Обычно залы рассчитаны на прием от двухсот до нескольких тысяч человек. Помещения для такого вида кейтеринга называются банкетными залами, а одно из его преимуществ — все необходимое оборудование размещено в здании, где проходят приемы. Здесь есть в наличии кухня для подготовки и приготовления блюд, холодильное помещение для хранения продуктов, а также место и оборудование для санитарной обработки. Другое преимущество — наличие помещений для хранения напитков, посуды и столовых приборов, скатертей и элементов оформления. Возможность использования инвентаря компании позволяет сэкономить время для подготовки мероприятия, связанное с доставкой, установкой и настройкой необходимого оборудования.

Кейтеринг вне ресторана (off-premise catering) предусматривает обслуживание на территории заказчика. Особенность этого вида кейтеринга связана с тем, что большинство ресторанов имеют небольшие залы и не могут обслуживать большое количество гостей. Приготовление блюд осуществляется в ресторане, после чего заказ доставляют к месту проведения мероприятия. Ресторан отвечает за качество приготовления и доставку блюд, сервировку, профессиональное обслуживание, уборку помещений и полный расчет с заказчиком по окончании мероприятия.

Контракт на поставку. Многие компании, заботясь о питании своих сотрудников, обращаются к услугам кейтеринговых компаний. В данном виде кейтеринга также можно выделить три направления: приготовление обедов в офисе клиента, доставка полуфабрикатов с последующим доведением блюд до готовности и раздача, доставка готовых обедов в одноразовой посуде.

Социальный кейтеринг — это предоставление услуг рестораном на территории заказчика с использованием его оборудования для приготовления блюд. Заказчик и ресторан, предоставляющий услугу социального кейтеринга, заранее оговаривают дату, меню, особенности сервировки и обслуживания. В обязанности ресторана входит также уборка помещения после проведения мероприятия. Услугами социального кейтеринга пользуется заказчик при организации семейного торжества. При этом ресторан может предоставить заказчику согласно договору отдельные предметы для сервировки стола и аксессуары.

Розничная продажа готовой кулинарной продукции — это торговля продуктами питания (бутербродами, мучными кондитерскими изделиями, упакованными в целлофановую пленку), а также прохладительными напитками во время проведения спортивных соревнований, фестивалей, карнавалов.

VIP-кейтеринг — предусматривает выездное ресторанное обслуживание с привлечением высококвалифицированных поваров, официантов и использование самых современных кейтеринг-технологий. В помещении заказчика и под его наблюдением осуществляются обработка продуктов и приготовление блюд. Данные работники могут сопровождать заказчика в его длительных турне.

Кейтеринг напитков и коктейлей (выездной бар) — услуга выездного бара является активным самостоятельным звеном в проведении праздничных и т. п. мероприятий или полноценно сопутствует кейтерингу. Следует отличать понятие «коктейльный кейтеринг» от такого вида выездного ресторанного обслуживания, как «коктейль», хотя корни, безусловно, общие. Выездной бар — это, прежде всего, наличие на мероприятии непосредственно бара, а именно: мобильной, сборной конструкции, позволяющей где бы то ни было организовать полноценный процесс приготовления коктейлей. Также подразумевается работа специалистов (бармен, помощник бармена, официанты), наличие барного оборудования, инвентаря, посуды, доставка на место проведения алкоголя, соков, напитков, фруктов, льда и т. д., в общем, всего комплекса мер и средств, необходимых для приготовления в отдельно взятом месте (независимо от наличия помещения) коктейлей и микс-дринков.

Уже ни для кого не секрет, что год за годом туристический рынок стремительно развивается не только в офлайне, но и в Интернет среде. Растущая конкуренция среди туристических агентств заставляет их постоянно искать, тестировать и внедрять все новые и новые инструменты для повышения оперативности работы сотрудников, привлечения все новых и новых клиентов, учета и контроля за деятельностью, и, как результат, желания получить максимальную отдачу от используемых on-line и внутриофисных систем.

Причиной данного опроса послужила необходимость сопоставить взгляды и потребности сотрудников турфирм, реальных пользователей специализированных программ с возможностями разработчиков и перспективами дальнейшего усовершенствования разрабатываемых программных продуктов.

Итак, одни из основных вопросов, обращенных к профессионалам туристического рынка (турагентам):

Какие IT-решения Вы используете в работе?

В таком случае, оптимальным IT-решением для сотрудников турагентства может послужить «универсальный» программный продукт, который объединит в себе большинство функциональных возможностей и инструментов, используемых каждый день. Некоторые внутриофисные системы включают в себя такие элементы, как CRM, встроенные системы поиска и бронирования туров, интеграция с формами поиска туров на сайте и платежными системами, органайзеры, системы напоминаний, планировщики задач, имеются встроенные шаблоны разных документов и отчетов. Такие внутриофисные системы широко известны – это САМО-ТурАгент, Рарус-Турагентство, Мастер-Агент, TourManager и др., но они существенно отличаются друг от друга логикой построения базы данных, набором возможностей и функции, интерфейсом и, что немаловажно, простотой использования, популярностью среди пользователей и поддержкой разработчиками. Цель, которую преследуют создатели таких программ - максимально упростить рутинную работу менеджера, сократив время на оформление клиента, подбор и бронирование тура, снизить фактор человеческой ошибки, минимизировать риски «потери» базы клиентов с уходом сотрудников и др. Важно и то, что разработчики постоянно заботятся о расширении функционала программ, совершенствуя их и подстраивая под потребности участников рынка. По диаграмме мы видим, что только 10% из числа опрошенных используют такого рода IT-решения. Если рассуждать о причинах таких показателей, то по большей части – это боязнь, нежелание и отсутствие мотивации сотрудников турфирм изучать программы и привыкать к новым правилам работы, использование «старинных» методов работы (работа с документами word и excel, журналами учета, outlook и др). А отчасти, причиной является банальное незнание о существовании таких систем или наличие собственных программных разработок (стоящих немалую сумму), сильно ограниченный бюджет компании, непонимание руководителей турфирм важности и практической эффективности от их использования. Как показывает практика, будущее в руках тех компаний, которые о нем думают уже сегодня.

Далее, с теми, кто все-таки сталкивался или плотно работает с back-офисными системами, мы хотим понять, какой функционал в первую очередь необходим сотрудникам турфирм, чтобы не бояться их внедрять, более эффективно работать в них, и получать удовольствие от простой и быстрой работы.

Какие функции, на ваш взгляд, обязательно должны быть у современных систем back-офиса?

Мы видим, что важную роль для сотрудников турфирм играют инструменты оперативного взаимодействия с туроператорами, а именно - наличие во внутриофисных системах функции подбора и бронирования туров, доступ к оформленным броням, получение подтверждений, хранение забронированных заявок - все то, что может заменить долгое и кропотливое хождение по сайтам туроператоров и работу в их онлайне. Следом с небольшим 6% отставанием выбраны в back-офисе разнообразные CRM-инструменты, которые помогают агентам выстраивать индивидуальную работу с клиентом, больше понимать его, знать о его желаниях и предпочтениях, более оперативно готовить любые формы документов, отчетов и бланков. Здесь не требует доказательств тот факт, что своевременная обработка и анализ исходных данных позволят компании быть более гибкой и конкурентной, принимать правильные управленческие и стратегические решения. Приоритетность учета и контроля за финансовыми показателями бизнеса также на лицо. Взаимосвязь и интеграция с разнообразными банковскими, бухгалтерскими учетными системами облегчит руководителям и бухгалтерам ежедневную работу по внесению и отслеживанию платежей, учету прибыли по каждому менеджеру или офису, контролю за издержками компании и подготовке финансовой отчетности.

Не станем ручаться за сторонний специализированный софт, но с полной ответственностью в качестве примера «универсального» IT-решения с набором требуемых турфирмам возможностей можем привести программный комплекс (back-офисную систему) САМО-ТурАгент. Эта система разработана таким образом, чтобы все необходимые рабочие инструменты были всегда под рукой в одной базе, были понятны, эффективны и доступны для менеджеров, бухгалтеров, руководителей отделов и директоров. Программный комплекс САМО-ТурАгент позволяет: создавать и вести клиентскую базу; хранить информацию о заявках и персональных данных туристов, партнерах, ценах, предложениях туроператоров; использовать встроенные шаблоны документов для оформления туристов; осуществлять поиск и бронирования туров по крупнейшим туроператорам, хранить забронированные заявки и получать подтверждения по броням; размещая на сайте систему поиска и бронирования туров, можно получать заявки от туристов сразу в САМО-ТурАгент; формировать финансовые и статистические отчеты для бухгалтеров и руководителей; контролировать эффективность работы менеджеров; использовать встроенные органайзер, планировщик задач, систему напоминай и другие полезные функции. В любом случае, у туристических компаний всегда есть выбор и возможность попробовать все инструменты в деле.

Любопытно оценить мнение сотрудников турфирм «ЗА» и «ПРОТИВ» использования внутриофисных систем. По отношению к программным продуктам турфирмы условно можно разделить на 2 категории: активные пользователи и сотрудники, не имеющие опыта работы с back-офисными системами.

Использование в работе специализированного программного обеспечения дает больше плюсов или минусов?

Исходя из следующего вопроса, напрашивается вывод – более 55% из числа опрошенных, в своей ежедневной работе активно используют специализированные программные продукты, порядка 1% рассматривают их как дополнительный непреодолимый барьер, и около 43% пока не используют по тем или иным причинам. Активные пользователи внутриофисных систем уже оценили и ощутили все плюсы на своем опыте и, вероятнее всего, уже не смогут себе представить даже один день работы без них. В зависимости от выбранного софта, встроенного в нем инструментария и будет повышаться эффективность ежедневной работы. Поскольку программное обеспечение для туристической сферы разнообразно и отчасти даже узко специализировано, то стоит обращать особое внимание либо на встроенный функционал ПО, либо на сопутствующие модули и приложения, которые разработчик может предлагать как отдельный программный продукт. Если это простая CRM-система, то в ней явно не будет заложено механизмов поиска и бронирования туров или финансового учета. Если это поисковик по турам, то в нем можно не найти элементов хранения клиентской базы, учета клиентских предпочтений и т.п. Чем ближе специфика софта к деятельности компании, тем больше вероятность, что данный софт можно максимально полно и эффективно использовать в работе. О части причин неактивного использования внутриофисных систем турфирмами мы уже размышляли ранее, но хочется все-таки больше ясности и открытого диалога непосредственно с самими пользователями. Поэтому мы посчитали уместным задать прямой вопрос о явных недостатках back-офисных (внутриофисных) программ, по мнению самих пользователей.

Что не устраивает Вас сегодня в работе back-офисных систем?

Что реализовано недостаточно полно?

Ответы на этот свободный вопрос были достаточно разнообразны, но хочется выделить и прокомментировать указанные пользователями недостатки и пожелания, в частности, по нашему внутриофисному продукту САМО-ТурАгент и по общим наболевшим вопросам. Начнем с того, что порядка 43% из опрошенных сотрудников турфирм пока не пользуются системами автоматизации. Многие хотят, но просто не знают о существовании таких систем, или стоят перед выбором, какой именно программный продукт выбрать, как с ним познакомиться, научиться быстро в нем работать, не опасаясь разного рода сложностей. Для изучения имеющихся на рынке программных продуктов по автоматизации деятельности офиса турфирмы необходимо просто осознанно потратить немного времени – поспрашивать своих коллег и партнеров об опыте работы с back-офисными программами (как правило, 1 из 5 использует ту или иную программу); обратиться на сайты разработчиков, где всегда уважающая себя компания-разработчик выложит демо-версии или тестовый доступ, просмотреть весь функционал программы, удобство, простоту логики и интерфейса, стоимость и популярность программ среди турфирм; оценить надежность компании- разработчика, сколько лет существует продукт, возможность в дальнейшем получать техническую поддержку и консультации по работе с программой. Многие опасаются за этап настройки, внедрения и начало работы в программе, т.е. за установку, адаптацию программы под свой офис и отсутствие первоначально заполненных справочников и данных в программе, так называемая боязнь «начать с нуля» в неизвестной программе без инструкций. Совершенно напрасно считать это важной причиной, поскольку большинство внутриофисных систем, например, САМО-ТурАгент просты в установке (не более 15 минут), с чем справится даже неопытный пользователь компьютера, система уже содержит заполненные справочники по странам, операторам, валютам, трансферу, типам гостиниц и питания, и другие базовые данные. А научиться работать в такой системе всегда помогает встроенная справка, руководство пользователя (работа с программой в картинках), и консультации отдела технической поддержки разработчика. Несмотря на то, что программный комплекс является одинаковым для всех (возможности программы стандартны), он легко подстраивается под индивидуальную работу любого офиса. Часть функций в ПК САМО-ТурАгент специально задумана таким образом, чтобы компании, занимающиеся и массовым и индивидуальным туризмом, выездными и внутренними турами, а также турфирмы, реализующие, к примеру, только размещения, авиа/жд билеты, экскурсии и другие услуги, смогли вести своих клиентов, делать шаблоны и печатать любые формы документов, работать с партнерами, бронировать туры, вести оперативный учет прибыли и издержек – в общем, осуществлять полноценную работу даже с нестандартными заявками, турами и услугами. Каждый год мы стараемся добавить новый функционал в программу, чтобы пользователи могли более гибко подстраиваться под быстро меняющийся рынок и быть на шаг впереди «неавтоматизированных» конкурентов.

Большое внимание сотрудники турфирм уделяют процедуре оформления клиента – подготовка договора, оформление оплаты, выписка путевок, листов бронирования и других необходимых туристу документов. Логично, что в зависимости от специфики деятельности турфирмы, документы к выдаче клиентам могут сильно отличаться друг от друга. Поэтому в ПК САМО-ТурАгент предусмотрено наличие стандартных (универсальных) шаблонов разных типов документов, которые можно отредактировать индивидуально каждой компании под себя. В шаблонах представлены такие документы, как договор с клиентом, договор с юр.лицом, заявка на бронирование, лист бронирования, счет к оплате, бланк извещения, счет-фактура, акт оказанных услуг, ваучер, турпутевка, памятка по странам и др. Также любой компании очень важно наглядно отражать финансовые сделки с туристами и партнерами, вести учет по всем денежным операциям. Для этого в back-офисной системе реализован универсальный обмен данными с бухгалтерской системой 1С Бухгалтерия 8 и системой Банк-Клиент. Все платежи от клиентов, платежи партнерам, сотрудникам удобно вести в той же back-офисной системе, где отражены все текущие заявки и сделки. Наглядно будет видно, какой клиент сколько и когда оплатил, когда произведена оплата туроператору, а с помощью встроенной системы отчетов можно контролировать всю финансовую деятельность за любой отчетный период. В системе представлены такие отчеты, как заявки по покупателям, заявки туристов, заявки по поставщикам, кассовая книга, балансовый отчет, отчет агента, отчет по долгам, общение с клиентами, работа менеджеров, эффективность рекламы, задания курьерам и другие. Встроенная система отчетов является удобным вспомогательным инструментом для бухгалтера и руководителя, с помощью которого можно отслеживать движение всех денежных средств по кассе и расчетным счетам компании, фиксировать прибыли и убытки, анализировать рентабельность бизнеса, и в дальнейшем принимать верные управленческие и стратегические решения.

Системы on-line и внутриофисной автоматизации быстрыми темпами внедряются и используются в ежедневной работе туристических компаний. Среди большого разнообразия турпакетов на сегодняшний день агенту все больше времени требуется на подбор тура и качественное обслуживание клиента. Проблемы быстрого автоматического заполнения и выдачи первичных документов туристу, оперативного подбора тура по туроператорам в единой системе, учет оплат и сбора статистических данных, а также многие другие, уже полноценно решены во внутриофисных системах. Использование внутриофисных и on-line систем сегодня - это залог успешной и эффективной деятельности туристических компаний, повышение оперативности в ежедневной рутинной работе сотрудников, гибкость в освоении новых туристических направлений, безупречное индивидуальное обслуживание клиентов и удобство в работе с партнерами.

Компания САМО-Софт благодарит всех участников опроса за искренние ответы по общим вопросам и высказанные пожелания по back-офисной системе САМО-ТурАгент. Надеемся, что новички туристического рынка сделают правильные выводы на основе данных опроса и комментариев, смогут быстрее сориентироваться в особом мире специализированного программного обеспечения для туристических компаний, и с помощью верно выбранных программных решений вступят в ряды профессионалов, составив серьезную конкуренцию игрокам на рынке. К компаниям, которые стараются идти в ногу со временем, оптимизировать и совершенствовать свои ресурсы с помощью разных внутриофисных и on-line систем у нас, как у разработчика, пожелание – чаще сообщать нам о необходимости тех или иных новых функций и возможностей, которые еще не реализованы в программных комплексах. Только благодаря тесному сотрудничеству и открытому диалогу можно вместе развиваться и совершенствоваться.

РАЦИОНАЛЬНОЕ ОСНАЩЕНИЕ ОФИСА ТУРФИРМЫ СРЕДСТВАМИ ОРГТЕХНИКИ

Уровень развития технических и информационных систем, применяемых в туристской фирме, влияет на скорость обслуживания клиентов и на качество этой работы. Хранение всей информации в одном месте сокращает время поиска важных данных, избавляет от ненужного копирования документов.

Персональный компьютер.

Работа турфирмы без компьютера невозможна. Однако в некоторых турфирмах компьютер с принтером применяют как пишущую машинку, в основном для набора текста и печати документов. Между тем на рынке информационных услуг разработаны десятки специализированных компьютерных программ, автоматизирующих работу туристской фирмы.

Выбор конфигурации компьютера зависит от следующих факторов:

? исходной технологии, принятой в фирме;
? совокупности решаемых задач;
? объема перерабатываемой информации;
? режима работы (автономный, сетевой);
? размера офиса;
? эргономических факторов;
? финансового состояния турфирмы и др.

Приобретение персональных компьютеров для офиса вновь образованной турфирмы целесообразно в виде оптовой закупки, что позволяет снизить затраты на 10—20%.

Многие турфирмы производят поэтапную модернизацию компьютеров (наращивание оперативной памяти, замена жестких дисков, внедрение мультимедийных приставок, факс-модемных устройств и т.д.). Однако этот путь не всегда эффективен, так как устаревшие базовые модели материнских плат в ряде случаев не позволяют проводить такую модернизацию.

На компьютерном рынке в настоящее время можно выбрать компьютер любого назначения, характеристик, конфигурации, дизайна и т.д.: все решают вышеперечисленные требования, которые определяют его стоимость. При этом необходимо учитывать, что для устойчивой работы приложений в операционной системе Windows объем памяти зачастую важнее мощности процессора. Компьютер с процессором 3 ГГц, оперативной памятью от 512 Мб будет работать стабильно и быстро при выполнении практически всех задач, возникающих в повседневной работе персонала турфирмы. Большое значение имеет взаимное соответствие характеристик всех элементов компьютера, особенно материнской платы, процессора и памяти. Дорогая видеокарта с большим объемом памяти (512 Мб) нужна только для работы со сложной ЗБ-графикой. Практически всем приложениям, с которыми приходится работать сотрудникам турфирмы, достаточно дешевой видеокарты с 64 Мб памяти.

При возникающих перебоях с подачей электроэнергии необходимо приобрести устройство бесперебойного питания — UPS. При отключении электричества оно позволяет поработать еще несколько минут — этого вполне достаточно, чтобы корректно завершить работу всех программ, сохранить данные и выключить компьютер. В скором будущем вместо монитора можно будет использовать очки, указатель мыши перемещать взглядом, а по электронной почте получать ароматизированные письма. Однако эти дополнительные компьютерные атрибуты для обычной турфирмы излишни.

К компьютеру обычно прилагается обширное программное обеспечение, в том числе пакет Microsoft Office (содержит офисные приложения — Word, Excel, PowerPoint, Access и Outlook).

Использование портативных компьютеров (ноутбуков) в офисе турфирмы нецелесообразно. Они дороже стационарных моделей и менее удобны для длительной работы. Портативные компьютеры очень удобны для менеджера, выезжающего в другую страну (город) для ознакомления с новым туристским маршрутом.

Предоставление возможности ввода, редактирования и хранения различной информации.

Предоставление возможности печати множества различных документов, регулирующих деятельность объектов сферы туризма.

Предоставление возможности оплаты и учета различных независимых переменных величин.

Предоставление возможности автоматизации всех расчетов, производимых в отношении различных независимых факторов.

На основе представленных функций можно произвести классификацию компьютерных информационных систем по месту их непосредственной локализации и по их базовой специализации. При этом стоит отметить, что все подобные обобщения будут иметь относительный характер, которым зачастую можно будет пренебречь при рассмотрении конкретных реальных условий. По месту локализации информационные компьютерные системы можно разделить следующим образом:

Компьютер в туристическом бюро.

Начать необходимо с рассмотрения основных функций компьютерных информационных технологий в офисе фирмы, занимающейся как туристической, так и любой другой деятельностью. Непосредственное свое применение компьютер находит в качестве единого устройства, являющегося заменой и копировального аппарата, и факса, и печатной машинки. Говоря о функциях информационных компьютерных систем с деятельности туристической фирмы, необходимо помнить о сравнительно недавно появившейся возможности осуществлять посредством единых информационных систем, глобальных и локальных связь и в пределах самой фирмы, и в пределах всего мира. Особую роль при этом имеет наличие и использование возможностей глобальной сети Internet .

Применением информационных систем в офисе туристической фирмы значительно облегчается труд определенного числа сотрудников, более того некоторая часть штата фирмы может быть вовсе сокращена (что ведет к явной финансовой экономии), вследствие возможности замены их деятельности работой компьютерных систем.

Особенностями работы автоматизированных информационных систем объясняется их большая продуктивность по сравнению с человеком. Компьютерные системы характеризует возможность работы с несравнимо большими объемами информации. Кроме того, использованием информационных систем, как уже отмечалось выше, полностью ликвидируется возможность действия негативных обстоятельств, обусловленных человеческим фактором.

В этой связи можно отметить незаменимую роль цифровых информационных систем как средства для обеспечения коммуникации различных сегментов туристической сферы или иных объектов, связанных с ней, посредством использования общих компьютерных систем, бронирования билетов, заказа необходимых услуг.

Положительные аспекты использования компьютера как замены печатной машинки в принципе не ставятся под сомнение. В это отношении вообще трудно или даже невозможно найти отрицательные стороны использования информационных систем в любой области человеческой деятельности. Возможность использования компьютерных систем как основной платформы для обращения не только с текстовыми, но и графическими или какими-либо иными документами делает их базовым инструментом для работы практически с любой информацией.

Также значительным является применение информационных систем в общем и компьютера, в частности, в качестве одной базы данных.

Компьютер в гостиничном хозяйстве.

Начать следует с определения основной функции информационных компьютерных технологий в организации деятельности гостиничного хозяйства – предоставлении услуги бронирования и создание обширной базы данных

Кроме того, различные службы гостиницы также используют в своей работе компьютерную технику.

Начать следует, прежде всего, со службы безопасности. Участвуя в обеспечении нормального функционирования объектов гостиничного хозяйства, обеспечивая соблюдение правопорядка, особенно в местах наличия объектов, характеризующихся повышенной степенью важности в обеспечении функционирования организации, представители охранных систем используют в первую очередь телекамеры различных типов, детекторы металла и иную вспомогательную аппаратуру. Координация работы систем наблюдения осуществляется как со своеобразного микшерского пульта, так и с помощью компьютера, причем разработчики информационного обеспечения ориентируются на человека, имеющего лишь определенные, достаточно узкие представления о компьютере, а не на специалиста в области информационных систем.

С помощью различных информационных систем ведется также отслеживание и учет телефонных разговоров, учитывается время просмотра платных телевизионных каналов и использование иных сервисов гостиничного хозяйства.

Организации деятельности бизнес-центра (при наличии такового в гостиничном хозяйстве) способствует разнообразная офисная оргтехника и конечно, информационная техника, связанная с местной локальной сетью и глобальной сетью Internet .

Компьютер в системе транспортных услуг

Основными функциями информационных компьютерных систем здесь можно считать организацию системы заказа билетов и предоставление возможности навигации.

В России созданы и достаточно успешно реализуются определенные компьютерные системы бронирования билетов, посредством которых можно в билетной кассе любого города забронировать билеты на поезд, которым, могут быть реализованы человеком, например, через некоторое определенное время, добравшись до точки отправления иными путями. Кроме того, стоит отметить, что в этой системе “двойники билетов” автоматически исключаются, по крайней мере, в теории, и два человека в этом случае претендовать на одно место уже не будут.

В случае использования информационных систем в качестве средств навигации с помощью специальной техники, связавшись со спутником на орбите, туристическая группа (а также геологи, археологи и т.д.) в любом, месте Земли, может определить свою конкретную географическую локацию и выбрать дальнейшее направление перемещения с большой точностью.

Виртуальный туризм.

Совершенно новый вид предоставляемых туристических услуг - виртуальный туризм, вполне доступен и в наше время и постепенно приобретает все большую популярность - Путеводители по музеям мира на цифровых информационных носителях (компакт-диски, в том числе интерактивные) или путешествия по тем же музеям, выставкам или памятникам архитектуры стали возможны с помощью сети Internet .

Internet предоставляет возможность побывать в режиме реального времени во многих уголках Земли - по обоим полушариям имеет место большое количество телевизионных камер, с определенной периодичностью (от нескольких минут до нескольких часов) передающих в сеть Internet полученное ими изображение. Их принадлежность самая разнообразная - от частных лиц и организаций до силовых структур.

Пользователь может выбрать камеры для наблюдения за движущимися объектами и статические камеры, направленные на какую-либо достопримечательность того или иного места или передающие вид какого-нибудь исторического города. Многие серверы, транслирующие картинки с камер, предлагают еще и короткие видеозаписи, состоящие из кадров, отснятых в течение последнего часа.

По характеру базовой специализации информационные компьютерные системы можно разделить следующим образом:

Информационные системы бронирования.

При этом, функционирование и эффективность компьютерных систем бронирования требуют, чтобы лица, заинтересованные эффективным внедрением таких систем, имели достаточный уровень знаний с сфере информационных технологий (например, навыки работы с персональными компьютерами и использования сетевых ресурсов в турагентствах).

Информационные системы оптимизации процесса управления деятельностью объектов сферы туризма.

Применение компьютерной технологии в туристической сфере улучшает управляемость (ускоряются циклы управления), обеспечивает возрастание интеллектуальных возможностей всей системы управления, качественно улучшает управление процессом за счет системы использования баз данных, экспертных систем и осуществления необходимого прогнозирования.

Стоит отметить, что в настоящее время в области систем управления в туристическом бизнесе имели место значительные изменения. Настоящий уровень развития сферы туризма, общие темпы этого развития, значительная степень конкуренции в сфере туристического бизнеса, обусловленные, прежде всего, постоянно меняющимися реалиями современного мира в общем и рынка туристических услуг, в частности, определяют особую значимость компьютерных информационных систем в деятельности туристических агентств. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать обращение с информацией о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, и иных объектах туристической деятельности, предусматривать вывод информации в различной необходимой форме: в форме анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц и иных документов, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, перевод экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские программы) и иные возможности. Безусловным положительным эффектом использования информационных компьютерных систем является общая рационализация деятельности всех сегментов туристической (или какой-либо другой) сферы, вследствие естественного ускорения всех расчетов и формирования информационных объектов а также возможности постоянного решения оптимизационных задач, наличие которых определяется изменениями в сфере оказания туристических услуг.

Разработка оригинальной цифровой информационной системы автоматизации туристической деятельности соответствующей организации сопряжена со значительными финансовыми тратами последней. Однако, особой необходимости в этом в настоящее время не наблюдается, так как современный рынок информационных услуг вполне может предоставить в качестве адекватной замены ряд хорошо зарекомендовавших себя программных продуктов.

Геоинформационные системы.

Геоинформационные системы (ГИС) – системы представления согласованной пространственной и атрибутивной информации, имеющей отношение к объектам. Использование ГИС относится к перспективным направлениям в туристско-рекреационном проектировании и освоении территорий.

Геоинформационные системы предназначены для совмещения графического представления совокупности площадных, линейных и точечных объектов карты или плана с хранением в базах данных атрибутивной информации, описывающей свойства и взаимосвязи этих объектов. ГИС дают возможность оперативного реагирования на любую возникающую ситуацию по какой-либо территории, с получением по ней всей необходимой картографической и тематической информации. Они представляют собой картометрическое исследование с одновременным построением любых карт, планов и схем. На основе ГИС можно моделировать различные процессы, явления и изучать изменение их состояния во времени. В настоящее время все большее применение находят ГИС-технологии в туристском проектировании и в процессе эксплуатации туристских ресурсов и объектов туристской индустрии. Российский туристский бизнес пока еще не имеет больших достижений в этой области. На российском фоне заметных успехов достигли только Москва и Санкт-Петербург, где информация представлена пока в одном ракурсе - электронной карте. Но на них отсутствует привязка к реальному времени. ГИС могут оказать большую помощь туристской фирме, если будет создана ГИС карта с нанесенными на ней туристическими объектами, с которыми туристическая организация связывает свою деятельность.

Информационные геолокационные системы сейчас становятся обязательным инструментом в деятельности представителей системы транспортных услуг и различных объектов сферы туризма как следствие особенностей их деятельности. Рассматривая системы геолокации стоит апеллировать прежде всего к системе навигации, функционирование которой обеспечивается через связь между информационными ресурсами, предоставляемыми космическими спутниками.

Спутниковая система навигации – комплексная электронно-техническая система, состоящая из совокупности наземного и космического оборудования, предназначенная для определения местоположения (географических координат и высоты), а также параметров движения (скорости, направления движения и т. д.) для наземных, водных и воздушных объектов. На ресурсах и возможностях этой системы базируется сейчас деятельность представителей туристической сферы в отношении вопросов, зависящих от той или иной непосредственной географической локализации. В настоящее время в мире работают две системы спутниковой навигации – GPS и ГЛОНАСС.

Информационные системы непосредственного предоставления туристических услуг.

Говоря о возможности предоставления услуг виртуального туризма, следует рассмотреть прежде всего мировую компьютерную сеть «Internet», так как именно в ней заключены и механизмы реализации туристической деятельности, и конечный продукт, получаемый потребителями. В этом случае сеть «Internet» стоит рассматривать как среду предоставления туристических услуг. Самостоятельной деятельности она в этом отношении не ведет, однако самим фактом своего существования определяет возможность организации туристической деятельности в виртуальном, электронном виде.

К числу наиболее значимых представителей информационных компьютерных технологий участвующих в деятельности объектов туристической отрасли можно отнести системы: «AMADEUS», «Worldspan», «Galileo», «TourOnline», «Лидер-тур», «ТурУЧЕТ», «Оверия – Туризм», «САМО-ТурАгент», «5 staroffice», «VoyageOffice», «GPS», «ГЛОНАСС» и т.д.

Развитие компьютерных информационных технологий является непосредственным следствием общего прогресса науки и техники. Характер динамики этого процесса говорит о том, что изменения, вызванные усовершенствованием старых и разработкой совершенно новых технологий, не прекратятся и в дальнейшем только умножат свое число, вследствие ускоренного темпа человеческого развития. Их роль будет увеличиваться во всех отраслях деятельности человека. Не исключением при этом будет и сфера туризма. Грядущие изменения в этой области будут служить непосредственной причиной значительных изменений как рынке туристических услуг, так и во всей рыночной системе в пределах конкретных стран и всего мира. Вследствие этого на подобные механизмы следует обратить особое внимание. Кроме того, не стоит забывать и о значении информационных технологий в деятельности конкретных объектов туристической деятельности. Результат внедрения компьютерных информационных технологий - экономия времени специалистов. Единственный способ получения ощутимого экономического эффекта от экономии времени - переориентация этого времени на достижение конкретных целей данного подразделения, определяемых общей стратегией структурной единицы туристической деятельности. В условиях рыночных отношений для организаций, осуществляющих свою деятельность в этой сфере, оптимизация трудового времени становится определяющим фактором их существования. Вследствие этого можно сделать вывод, что компьютерные информационные технологии будут стремительно эволюционировать и дальше, давая толчок в развитии науки экономических и управленческих информационных технологий и приобретая все большую значимость как важнейший инструмент научно-технического и социально-экономического развития общества.

Читайте также: