Особенности работы с документами в электронном виде и электронной цифровой подписью в рб

Обновлено: 03.07.2024

Порядок документооборота, в т.ч. и электронного, в государственных органах и организациях определяет Инструкция по делопроизводству, в которую неоднократно вносились изменения и дополнения. В 2014 г. изменения коснулись п. 44 Инструкции по делопроизводству, посвященного такому важному в документе реквизиту, как «Коммуникационные и коммерческие данные». О требованиях, вытекающих из указанных изменений, пойдет речь в настоящей статье.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Дополнение Инструкции по делопроизводству требованиями к электронным документам связано с внедрением системы межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (далее – СМДО). Государственные органы и организации, а также хозяйственные общества, в отношении которых Республика Беларусь либо административно-территориальная единица, обладая акциями (долями в уставных фондах), может определять принимаемые этими обществами решения, должны к 1 января 2017 г. обеспечить все условия, необходимые для перехода на электронный документооборот, осуществляемый посредством использования СМДО (п. 3 Указа № 157).

Документ:

Указ Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» (далее – Указ № 157).

Электронная копия документа

Электронная копия документа – это воплощение бумажного оригинала на электронном носителе, поэтому в реквизитах и содержании документа не должно быть отличий и разночтений. В связи с этим электронная копия документа должна содержать аналогичные реквизиты оригинала, закрепленного на бумажном носителе: все реквизиты бланка, такие как наименование государственного органа, место и дату принятия документа, его номер (п. 64 Инструкции по делопроизводству).

Электронная цифровая подпись

Обязательным элементом электронной копии документа является электронная цифровая подпись уполномоченного должностного лица либо нескольких лиц. Без нее электронная копия документа не является достоверной (п. 18 Инструкции по делопроизводству). Отсутствие электронной цифровой подписи допустимо для документов информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе. Документы же, которые носят распорядительно-властный характер либо приняты в виде нормативного правового акта, подчиняются общему правилу.

При невозможности проставления электронной цифровой подписи либо нескольких принявший документ орган должен предусмотреть иные способы для защиты документа.

Архивирование электронных документов

Сводная номенклатура дел организации – это источник формирования государственных архивов. На данный момент государственные архивы состоят из материалов как на бумажном, так и на электронном носителях, но законодательно планируется переход на хранение документов исключительно в электронном виде.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Дела с документами в электронном виде в сводную номенклатуру дел включаются по согласованию с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (п. 155 Инструкции по делопроизводству).

В гр. 5 «Примечания» номенклатуры указываются сведения о включении в перечни документов Национального архивного фонда электронных документов, образовавшихся в процессе деятельности негосударственных организациях. Несмотря на то что эти документы не являются «продуктом» государственных организаций (органов), они становятся частью системы государственного электронного документооборота после сдачи негосударственными организациями дел в архив.

Соблюдение единого образца документа

Для оперативного обмена и включения в работу документов организации необходимо соблюдать единый образец оформления как единичных документов, так и их пакетов.

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения в большинстве случаев определяет сама организация, если иное не установлено законодательством (п. 218 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Общим правилом является установление таких форматов, которые обеспечат подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в т.ч. при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы. Для отдельных разновидностей документов законодательством устанавливаются особенности, которые не должны нарушаться. Так, например, электронные копии нормативных правовых актов должны формироваться в редакторе Microsoft Word (т.е. в форматах DOC, DOCX, RTF) (часть первая п. 15 Инструкции № 59).

Документ:

Срок хранения электронных документов

Документы в электронном виде хранятся в течение тех же сроков, что и бумажные документы, т.е. в течение 10 лет (п. 236 Инструкции по делопроизводству).

Специальное правило: документ в электронном виде, срок хранения которого превышает 10 лет, необходимо отобразить на бумаге лишь при отсутствии в организации технических возможностей по хранению документа в электронном виде. На данный момент такая возможность есть практически в каждом органе. Причем хранение документа в электронном архиве обеспечивает наибольшую степень его сохранности при применении соответствующих средств информационной защиты (в т.ч. криптографической).

Ведение гибридных дел

Формирование гибридных дел возможно лишь на стадии оперативного хранения, т.е. во время работы с взаимосвязанными документами, которые поступали в организацию, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

По истечении делопроизводственного года организации вправе выбрать порядок формирования дела для сдачи в архив: либо в виде документов на бумажном носителе, либо электронное дело.

При формировании дела документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством.

При формировании электронного дела документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются) (п. 237 Инструкции по делопроизводству).

Адрес электронной почты

Обязательным реквизитом государственного органа или организации является официальный адрес электронной почты. Его использование обеспечивает оперативность обмена электронными документами между государственными органами и государственными организациями между собой, а также с юридическими и физическими лицами, поэтому его указание необходимо (п. 44 Инструкции по делопроизводству).

Документы, существующие в электронном виде

В приложении 20 к Инструкции по делопроизводству приведен перечень документов, создание и хранение которых осуществляется в электронном виде. Данный перечень позволяет избежать разночтения при реализации организациями права на принятие (издание) электронных документов, так как является исчерпывающим. В свою очередь, его содержание достаточно обширно и включает большую часть документации, создаваемой государственными органами.

Полный переход на электронный документооборот возможен лишь в случае признания этого приложения утратившим силу и снятия ограничений с других видов документов, т.е. при возникновении возможности оформлять любой документ в электронном виде.

Современный цифровой мир дает людям много комфорта: мы платим коммуналку через ЕРИП, заказываем продукты и лекарства с доставкой и учимся в онлайн-режиме. Одним из изобретений, которые позволяют бизнесу решать вопросы дистанционно, стала электронная цифровая подпись (ЭЦП). Кто может ей пользоваться и какие преимущества она дает – разбираемся сегодня.

Закон и цифры

Возможно, вы удивитесь, но закон об использовании электронной подписи в Беларуси появился еще в 2009 году и дал право индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам подписывать электронные документы и обращения в Министерство по налогам и сборам, Фонды социальной защиты населения, «Белгосстрах», «Белстат» и другие госорганы.

С течением времени система прижилась: если в 2014 году в стране было выдано всего 1543 ЭЦП, то в начале 2018 года – уже более 300 тысяч. А по данным на апрель 2020 года, владельцев ключей электронной цифровой подписи насчитывается более 740 тысяч. Система становится повсеместной

Спустя 10 лет, в 2019 году вступил в силу Закон Республики Беларусь от 8 ноября 2018 г. № 143-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», который расширил правовое поле в этой области. Электронную цифровую подпись признали аналогом собственноручной подписи и разрешили ее использовать всем. Но об этом чуть ниже.

Как это выглядит

В реальной жизни электронная цифровая подпись может представлять собой:

Флешку, которую нужно вставить в компьютер при отправке отчетов для подтверждения их подлинности
Специальную сим-карту, на которую загружено дополнительное приложение, содержащее личный электронный ключ – такой вид ЭПЦ создан для пользователей мобильных устройств
Облачную цифровую подпись, которая хранится в облачном хранилище сертификатов на сервере удостоверяющего центра. Такая ЭПЦ не имеет физического носителя и считается наиболее безопасной.

Сегодня в Беларуси большинство электронным подписей выдано владельцам в виде флешек со специальным ключом для использования в программах для отчетности.

Кто может использоваться ЭЦП?

Электронную цифровую подпись имеет право получить:

Должностное лицо в компании, которое будет использовать ее для выполнения своих должностных обязанностей. Таким сотрудником может быть бухгалтер, директор или, к примеру, начальник отдела кадров. Важно, что ЭЦП делается для конкретного человека: если он увольняется, то электронную подпись нужно переделывать для новоназначенного работника.
Индивидуальный предприниматель для ведения отчетности по своей деятельности.
Физическое лицо, которое может использовать ЭПЦ в личных целях.

Сфера применения электронной цифровой подписи

В зависимости от собственного статуса , владелец ЭЦП может использовать ее в различных целях. К примеру, ИП или юрлицо может:

Подавать налоговые декларации
Платить налоги и получать информацию обо всех заложенностях и переплатах
Отправлять отчеты в ФФЗН, Белгосстрах, Белстат и другие госорганы
Работать с электронными счет-фактурами

Физические лица могут использовать ЭЦП при подписании договоров на оказание услуг, договоров кредитования, страхования, а также крупных сделках купли-продажи. Однако пока подобная услуга не стала популярной. ЭПЦ используют в основном компании и ИП.

– На сегодняшний день мы используем электронную цифровую подпись для подачи отчетности и получения информации из госорганов, а также для работы с банками и регистрирующим органом, например Главным управлением юстиции Мингорисполкома. А вот подписание документов и любая переписка между юридическими лицами с использованием электронной подписи пока не реализована в жизни, а остается лишь «на бумаге». К слову, подобный подход в неполном объеме, но уже работает в России и Украине. Если говорить просто, то каждое юрлицо заводит электронную почту, которая начинает с уникального УНП. Компания подписывает с помощью своей ЭЦП документ и отправляет на конкретную электронную почту другого юрлица. В результате другая сторона получает официально подписанный документ. В нашей стране пока не разработана подобная система, потому что вопрос упирается в деньги. Госорганы должны разработать единую платформу, через которую будут проходить документы, а также издать ряд нормативно-правовых актов. На сегодня понятно, что такую систему должно создать государство, потому что компании не смогут себе позволить самостоятельно ее разработать – это слишком дорого. Проще и дешевле по-прежнему отправлять письма по почте. Для того, чтобы документооборот между юрлицами с применением электронной цифровой подписи стал интересен для бизнеса, он должен быть дешевле, чем отправление на бумажных носителях.

Стоимость ЭЦП

Цена электронной цифровой подписи зависит от ее типа, а также срока ее действия. К примеру, издание ключа на 1 год для юридического лица стоит 72 рубля 60 копеек, ЭЦП на сим-карте на таких же условиях стоит 50 рублей 50 копеек. Такие же тарифы актуальны и для индивидуальных предпринимателей.

Физическое лицо может приобрести ЭЦП на год за 54 рубля 70 копеек, на 3 года по цене 77 рублей 35 копеек. Если речь идет о мобильной электронной цифровой подписи, то ее стоимость будет 37,45 на год и 53,55 на 3 года.

Выдают электронную цифровую подпись в регистрационных центрах Национального центра электронных услуг, список которых можно найти на официальном сайте предприятия.

Индивидуальный предприниматель Алеся Иванькова, оказывающая бухгалтерские услуги, отмечает:

– Электронной цифровой подписью я пользуюсь около 10 лет, с самого начала ее появления. Я использую ее при работе с интернет-банкингом и для сдачи отчетов во все госструктуры. Также она нужна, когда необходимо совершить какие-то административные процедуры: смена юридического адреса, руководителя или учредителя юридического лица. Могу отметить, что в системе сейчас проблем практически нет по сравнению с тем временем, когда ЭЦП только запустилась в Беларуси. Если случаются сбои, то я всегда могу зайти в поисковик и попытаться решить проблему самостоятельно. Не выходит – на помощь приходит техподдержка центра, где получалась электронная цифровая подпись. Ребята по TeamViewer все настраивают. ЭЦП экономит массу времени. Раньше мне требовался целый рабочий день, чтобы сдать все отчеты, а если они были с ошибками – то приходилось тратить еще один день. Сейчас с ЭЦП работается гораздо легче и быстрее.

Перспективы развития

Европейский опыт использования электронной цифровой подписи богаче, чем белорусский. В 1999 году в Европе была принята Декларация об электронных подписях, которая позволила использовать ЭЦП в госзакупках, здравоохранении, юстиции, торговле. Однако разница нормативов в странах-резидентах ЕС вызывала проблемы, поэтому с 1 июля 2016 года в странах Евросоюза начал работать регламент eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) об электронной идентификации и доверенных услугах. Документ установил общий стандарт для электронных подписей и электронных печатей. Благодаря этому любое физическое или юридическое лицо получило возможность использовать электронную подпись на территории всего Евросоюза.

Не перспектива, а мечта. И со временем это неизбежно станет реальностью. Ну а пока – с нетерпением ждем.

На практике организации широко используют сканирование бумажных документов и отправку их по электронной почте (факсу). Таким образом подписываются договоры, ведется переписка. Кроме того, некоторые организации создают, согласуют и подписывают документы в электронном виде. На вопросы о том, как правильно организовать электронный документооборот, ответил Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.

Что понимается под электронным документооборотом?

Какие документы можно создавать и хранить в электронном виде?

Перечень данных документов организация определяет самостоятельно и закрепляет в ЛНПА. Однако если в архиве организации отсутствуют установленные условия для хранения документов в электронном виде, то необходимо создавать оригиналы документов на бумажном носителе. Хранить в электронном виде при отсутствии данных условий допускается только документы, содержащиеся в соответствующем перечне. Отметим, что срок хранения таких документов составляет до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены
новыми) <*> .

Соответственно, так как основная часть документов кадрового делопроизводства имеет срок хранения более 10 лет (личные дела работников, приказы о приеме, переводе, увольнении и т.д.), перевод таких документов в электронный вид на данный момент нерационален.

Обратите внимание!
Принимая решение о переходе на электронный документооборот без применения ЭЦП, необходимо обеспечить наличие программных средств, позволяющих однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ <*> .

Как осуществляется формирование и оформление электронных дел?

Электронные дела формируются и оформляются с учетом общих правил, установленных для документов на бумажных носителях <*> .

Особенности формирования и оформления электронных дел должны быть отражены в инструкции по делопроизводству организации <*> .

Что такое гибридные дела?

В гибридные дела допускается формировать документы с временным сроком хранения (до 10 лет). Соответственно, формировать в гибридные дела документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения недопустимо <*> .

Можно ли уничтожить документ на бумажном носителе, если его перенесли в электронный вид (отсканировали и сохранили)?

Документ на бумажном носителе является оригиналом. Уничтожить его можно только после истечения установленных для данного документа сроков хранения.

Оригинал документа на бумажном носителе необходимо хранить и передать в архив организации согласно установленным в организации правилам <*> .

Из каких частей состоит электронный документ?

Можно ли внести изменения в документ после подписания его ЭЦП?

Внесение любых изменений в электронный документ после подписания его ЭЦП делает данный документ недействительным. Это отличает его от документов на бумажном носителе, для которых допустимо нанесение различных служебных отметок (например, регистрационных индексов, штампов, резолюций, отметок об исполнении) непосредственно на сам документ <*> .

Соответственно, если электронный документ согласуется работниками при помощи ЭЦП, внесение в него любых изменений (в том числе исправление орфографических ошибок) после согласования сделает данное согласование недействительным.

Пример
Работник при помощи ЭЦП согласовал проект электронного документа. После согласования в проекте была замечена и исправлена опечатка, а затем документ был направлен руководителю организации и подписан им ЭЦП. В данном случае действительной будет только ЭЦП руководителя организации. Согласование проекта работником будет недействительным.

В чем особенности хранения документов в электронном виде?

Сроки хранения документов в электронном виде совпадают со сроками, установленными для аналогичных документов на бумажном носителе <*> .

Обратите внимание!
Для хранения документов в электронном виде необходимо создать определенные условия (применять специальные средства хранения, создать установленный температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режим и др.).

Отметим, что информационные технологии в настоящее время достаточно быстро устаревают. Тем не менее документы в электронном виде должны остаться доступными и воспроизводимыми. Особенно это касается документов со сроком хранения более 10 лет и постоянного хранения.

Организации, которые передают документы на хранение в госархивы, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением. В противном случае документы необходимо будет преобразовать в требуемый формат к моменту передачи в госархив <*> .

Необходимо помнить, что преобразование электронного документа (документа, подписанного ЭЦП) из одного формата в другой нарушает его целостность. Для решения указанной проблемы требуется повторное удостоверение подлинности данного документа, т.е. подписание документа ЭЦП архива <*> .

На практике банки в работе используют системы дистанционного обслуживания клиентов. Можно ли их использовать для подписания кредитных договоров и дополнительных соглашений к ним?

Кредитный договор заключается в простой письменной форме. Подписание его с использованием аналога собственноручной подписи (в том числе с применением системы дистанционного обслуживания клиентов) допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон <*> .

Например, стороны в договоре о банковском обслуживании клиента могут предусмотреть возможность подписания кредитных договоров (дополнительных соглашений к ним) с использованием дистанционного обслуживания клиентов. Однако при подписании кредитного договора таким образом в случае конфликта могут возникнуть сложности. В частности, с доказательством того, что клиент действительно подписывал данный договор.

Справочная информация
Подробнее о порядке подключения к СМДО можно узнать на официальном сайте Национального центра электронных услуг.

Настоящий Закон направлен на установление правовых основ применения электронных документов, определение основных требований, предъявляемых к электронным документам, а также правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе является равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Корреспонденты на фрагмент
Поставить закладку
Посмотреть закладки
Добавить комментарий

Глава 1. Общие положения

Статья 1. Основные термины, используемые в настоящем Законе, и их определения

Для целей настоящего Закона используются следующие основные термины и их определения:

атрибутный сертификат - электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию о полномочиях физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя (далее, если не предусмотрено иное, - физическое лицо), являющегося владельцем личного ключа электронной цифровой подписи (далее - личный ключ), на подписание определенных видов электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица (далее, если не предусмотрено иное, - полномочия);

копия электронного документа - форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном настоящим Законом и иными актами законодательства Республики Беларусь;

личный ключ - последовательность символов, принадлежащая определенным организации или физическому лицу и используемая при выработке электронной цифровой подписи;

отзыв открытого ключа проверки электронной цифровой подписи (далее - открытый ключ), атрибутного сертификата - процедура, заключающаяся в досрочном прекращении действия открытого ключа, атрибутного сертификата;

открытый ключ - последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех заинтересованных организаций или физических лиц и применяемая при проверке электронной цифровой подписи;

подлинность электронного документа - свойство электронного документа, определяющее, что электронный документ подписан действительной электронной цифровой подписью (электронными цифровыми подписями);

подписание электронной цифровой подписью - процедура выработки электронной цифровой подписи с использованием личного ключа;

Применение ЭП регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ. С 2022 года вступят в силу поправки в закон, которые значительно изменят правила работы с электронной подписью.

Что изменится в законодательстве с 2022 года

В 2021 году началась переаккредитация удостоверяющих центров (УЦ) по новым правилам. На данный момент аккредитацию получили 24 из 322 ранее работавших УЦ.

УЦ «Калуга Астрал» успешно прошёл аккредитацию по новым требованиям 63-ФЗ и получил статус «Аккредитованный удостоверяющий центр» (сокращённо — АУЦ).

С 1 января 2022 года все коммерческие УЦ, в том числе УЦ «Калуга Астрал», утратят право выпуска сертификатов на руководителей организаций и ИП. Электронную подпись руководителя можно будет получить только при обращении в УЦ ФНС России или к доверенным лицам УЦ ФНС.

С 1 января 2022 года сотрудникам, чьи руководители получили электронную подпись ФНС, понадобятся собственные электронные подписи. Получить их сотрудники смогут в аккредитованных УЦ. Кроме ЭП, им потребуется машиночитаемая доверенность.

Какие подписи будут работать в 2022 году

Согласно разъяснениям Минцифры, часть выданных сертификатов ЭЦП будут действительны в 2022 году, часть — прекратят своё действие.

Если до 31 декабря 2021 года УЦ, аккредитованный по новым требованиям 63-ФЗ, выдал ЭП, то такая подпись продолжит действовать до конца своего срока. После этого её нужно будет заменить по новым правилам.

Электронные подписи, выданные УЦ «Калуга Астрал» до 31 декабря 2021 года, можно будет использовать до истечения срока действия сертификата.

Если УЦ, выдавший подпись до 1 июля 2021 года, не проходил аккредитацию по новым правилам или не получил статус аккредитованного, то такой сертификат ЭП можно использовать до 31 декабря 2021 года. С 1 января он станет недействительным.

Проверить, прошёл ли ваш УЦ аккредитацию по новым правилам, можно на сайте Минцифры.

В 2022 году изменится схема применения ЭЦП при подписании электронных документов и отчётности. Сейчас руководитель может получить в любом аккредитованном по новым правилам УЦ подпись на имя организации, оформить доверенность на бухгалтера или другого ответственного сотрудника, и этот сотрудник подписывает электронные документы подписью организации.

В 2022 году руководители организаций и ИП будут получать подпись на себя в УЦ ФНС или доверенных лиц ФНС. А сотруднику, который отвечает за сдачу отчётности, потребуется ЭЦП на своё имя и машиночитаемая доверенность. ЭЦП и МЧД для сотрудников будут выдавать УЦ, аккредитованные по новым правилам.

Применение машиночитаемой доверенности также станет обязательным с 1 января 2022 года. Но до сих законодательно не проработан весь процесс выдачи МЧД, а реформа затрагивает не только УЦ, но и всех участников рынка, применяющих ЭДО, поэтому власти задумались о введении переходного периода.

Что делать бизнесу

Электронная подпись нужна всем, кто сдаёт электронную отчётность. Если подойдёт срок сдачи отчётности, а у компании или ИП не будет сертификата, подписать и сдать отчёты не получится, а это чревато штрафами и другими санкциями, вплоть до приостановки деятельности. Поэтому нужно заранее позаботиться о том, чтобы с 1 января 2022 года у вас был действующий сертификат ЭЦП.

Читайте также: