Платежную ведомость заполнять от руки или на компьютере

Обновлено: 07.07.2024

Ведомость по зарплате — это документ, который фиксирует все начисления и выплаты работникам. Она обязательна для любого учреждения.

Особенности зарплатной документации

Выдача заработной платы в учреждении должна быть своевременной и носить прозрачный характер независимо от того, выплачивается ли сумма вознаграждения наличными денежными средствами или безналично.

Документом, подтверждающим корректность начислений и выплат по каждому сотруднику в случае взаиморасчетов с сотрудниками в наличной форме, является ведомость на зарплату, бланк скачать бесплатно можно далее.

Начисление и выплата заработной платы отражается соответствующими бухгалтерскими записями, а документом — основанием таких проводок является зарплатная ведомость (ЗВ). Она составляется бухгалтером по законодательно утвержденным формам:

платежно-расчетная (унифицированная форма Т-49, Т-51) — указывает расчет и фактические выплаты по каждому работнику, форма Т-49 — для наличных расчетов, Т-51 — для безналичных;
расчетная (унифицированная форма Т-53) — иллюстрирует расчет ежемесячного вознаграждения по каждому сотруднику.

Бланк на выдачу зарплаты (бланк скачать можно в нашей статье) должен составляться ежемесячно при каждой выплачиваемой в учреждении зарплате в соответствии с нормами и правилами действующего законодательства.

Сам документ состоит из титульного листа, содержательной (табличной) части и раздела, включающего сведения о депонированной зарплате.

В платежно-расчетном документе отражаются сведения об окладах каждого сотрудника, количестве отработанных дней, производимых начислениях и удержаниях. Платежно-расчетная аккумулирует данные, содержащиеся в расчетном и платежном документах. Предлагаем бланк ведомости на выдачу зарплаты скачать бесплатно.

Платежная ведомость, бланк

Расчетно-платежная ведомость, бланк

Расчетная ведомость, бланк

Лицевой счет, бланк

При исчислении зарплаты в учреждениях применяют также унифицированную форму Т-54, она обязательна к применению и закреплена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Он отражает начисленный заработок по каждому отдельно взятому сотруднику за расчетный период (год либо период работы). Лицевая карточка сотрудника — бланк по зарплате каждого работника доступна к скачиванию.

Порядок заполнения

Можно составить как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный расчетный документ в обязательном порядке подписывается ЭЦП. Порядок заполнения регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.

Далее расскажем, как формируется ведомость зарплата, бланк скачать вы смогли ранее.

В первую очередь заполняется титульный лист: указываются все организационные реквизиты учреждения (наименование, ИНН/КПП, ОКПО). Также необходимо прописать общую выплачиваемую сумму, указать расчетный период, номер и дату ЗВ. В титульной части ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер.

Табличная часть формируется из следующих информационных данных:

порядковый номер;
должность сотрудников;
табельный номер;
Ф.И.О.;
оклад (ставка) по тарифу;
количество отработанного времени согласно табелю учета рабочего времени;
удержания и начисления, проводимые по каждому сотруднику;
колонка для подписи.

В нижних строках указываются итоговые суммы по всем сотрудникам: сколько средств уплачено, а сколько депонировано. Отмечается также, кто произвел выплату зарплаты, фамилия и инициалы ответственного сотрудника — бухгалтера, а также дата проверки платежного документа.

Сроки выдачи денежных средств ограничены — не более пяти рабочих дней. В том случае, если сотрудник не получил заработную плату в указанный срок, сумма депонируется, а в ЗВ ставится соответствующая отметка.

Особенности для бюджетного учреждения

Бюджетные, автономные и казенные учреждения при начислении и выплате (наличными) заработной платы используют специальные формы ЗВ, утвержденные Приказом Минфина № 52н от 30.03.2015:

0504401 — расчетно-платежная;
0504403 — платежная.

Зарплатные ведомости, применяемые бюджетными учреждениями, формируются на основе табеля учета рабочего времени и составляются аналогично платежно-расчетному документу для ООО, НКО и ИП.

В титульной части приводятся все реквизиты бюджетной организации: наименование, подразделение, ИНН/КПП, коды в соответствии с общероссийскими классификаторами, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также единица измерения (валюта).

В табличной части заполняются следующие графы:

табельный номер;
должность;
Ф.И.О.;
начисления;
удержания;
фактический итог;
подпись.

Для платежной ведомости разработана форма T-53, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. С начала 2013 года этот бланк, как и многие другие, перестал быть обязательным — работодатели могут разработать собственные формы первичных документов. На практике же зачастую применяется унифицированная форма, поскольку она уже готова и отвечает всем требованиям закона и потребностям компаний.

Форму T-53 чаще всего применяют организации, где количество сотрудников исчисляется десятками и более. Она удобна тем, что позволяет упорядочить процесс выдачы заработной платы и исключает путаницу.

Этот небольшой бланк состоит из двух листов и отражает информацию о заработной плате каждого сотрудника, а также по организации или подразделению в целом. Рассмотрим, как следует его заполнять.

Первая страница

Первый лист является титульным — на нем отражается основная информация о работодателе, периоде выплаты заработной платы и ее общей сумме.

Платежная ведомость, первая страница

Здесь следует указать такие реквизиты:

Наименование организации, а также структурного подразделения, если бланк заполняется только в отношении его сотрудников. Указывается согласно учредительным документам, можно добавить сокращенную форму.
Код ОКПО. Номер присвоен Росстатом и содержится в информационном письме.
Корреспондирующий счет. Обычно это счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
В кассу для оплаты в срок. Здесь следует указать две даты — текущую и крайнюю для произведения выплаты ЗП.
Сумма. Указывается общая сумма, которая передается для выплаты заработной платы. Сумма пишется сначала прописью, а затем цифрами.
Номер документа и дата его составления.
Расчетный период. Это первый и последний дни периода, за который начислена заработная плата.

Также на первом листе ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера, если он есть в организации.

На второй странице формы содержится таблица с такой информацией:

порядковый номер работника;
табельный номер работника (по данным внутреннего учета);
фамилия и инициалы;
сумма заработной платы;
графа для проставления подписи при получении денежных средств;
графа для примечания (например, можно указать номер удостоверения личности).

Форма Т-53, вторая страница

Под таблицей дается итоговая информация по всей ведомости. Здесь нужно указать:

количество листов формы;
общую сумму, которая выплачена по ведомости — прописью и цифрами;
общую сумму, которая депонирована (не выдана), также прописью и цифрами.

Далее указывается должность лица, выдавшего заработную плату, его фамилия и инициалы; это специалист должен поставить свою подпись. Тут же следует указать реквизиты расходного кассового ордера — его номер и дату. Последней строкой идет подпись бухгалтера, проверившего платежную ведомость, а также ставится дата.

После получения денег каждый работник ставит в соответствующей графе свою подпись. Если по какой-то причине причитающуюся сумму он не получил, в графе указывается «депонирована»и ставится подпись кассира.

Когда расчеты произведены, подсчитывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы — именно она указывается на первом листе.

Платежная ведомость Т-53 отражает подлежащие к выплате вознаграждения за труд работников всей организации или ее подразделения. Здесь указывают как общую сумму, так и в разбивке по сотрудникам. Разберемся, как выглядит образец зарплатной ведомости и как его заполнять.

Зачем нужна ведомость выдачи заработной платы

С 01.01.2013 именно эту форму использовать необязательно (в соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ от 06.12.2011). Однако она вполне удобна для оптимизации бухгалтерского документооборота.

Любые выплаты, которые производит компания, необходимо фиксировать. Это касается и вознаграждения за труд. Если сотрудников — всего несколько человек, можно обойтись приходными и расходными кассовыми ордерами. Но в крупных организациях это неудобно.

Бланк платежной ведомости аккумулирует информацию по выплатам всем сотрудникам. Это исключает путаницу и облегчает работу бухгалтеру.

Как заполнять первый лист

Сначала нужно ввести название организации и ее код ОКПО. Если документ оформляют не на всю фирму, а на отдельное структурное подразделение, то следует указать и его наименование. Далее графы заполняют следующим образом:

Корреспондирующий счет. Обратимся к плану счетов. Поскольку у нас платежная ведомость на выдачу зарплаты, находим «Расчеты с персоналом по оплате труда». В графу заносим «70».
В кассу для оплаты в срок. Первая дата — сегодняшнее число, вторая — крайний срок для перечисления зарплаты.
Сумма. Здесь пишем общую сумму по всей организации (или подразделению). Чтобы определить ее верно, лучше начать заполнение со второго листа.
Расчетный период. С первого по последнее число предыдущего месяца.

Документ подписывают и руководитель, и главный бухгалтер (при наличии последнего).

Как заполнять второй лист

На второй странице идет детализация выплат по каждому сотруднику. Она содержит таблицу из шести колонок:

Номер по порядку (для документа).
Табельный номер работника (согласно внутрифирменному учету).
Ф.И.О. получателя заработной платы.
Сумма, причитающаяся за его труд по итогам отчетного периода.
Отметка о получении или депонировании.
Примечания (например, для номеров документов, удостоверяющих личности получателей).

Когда деньги выдадут, каждый сотрудник должен подписать ведомость на выдачу зарплаты: бланк без их подписей недействителен. Формулировка «Депонировано» предусмотрена на случай, если работник средства не получил. Подписывать тогда должен кассир, подтверждая то, что деньги он не выдавал.

Далее необходимо подсчитать итоговую сумму, причитающуюся к выплате, и перенести ее на первый лист.

Образец платежной ведомости на выдачу заработной платы также содержит информацию по общим выплаченной и депонированной суммам. Эти строки заполняют, когда расчеты уже закончены.

Любая организация обязана вести бухгалтерский учет, в том числе учет зарплаты, которую нужно выплачивать вовремя, в необходимом размере, не забывая удерживать налоги. Одним из важнейших документов в бухучете зарплаты является расчетная ведомость. Но на практике у бухгалтеров возникают вопросы: кто должен заполнять ведомость и как ее корректно заполнить. Поэтому мы подготовили специальную инструкцию. Вы также сможете скачать необходимые образцы и примеры расчетных ведомостей.

Если компания применяет расчетно-платежную ведомость № Т-49, то использовать формы № Т-51 и Т-53 не нужно. Расчетная ведомость (РВ) нужна для перечисления зарплаты на счет сотрудника и формирования платежной ведомости. Таким образом, она является первичным документом. Расчетная ведомость позволяет вести правильный учет зарплаты на предприятии. РВ нужно оформлять на всех сотрудников, даже если они получают зарплату наличными. Ведомость № Т-51 нужно составлять в единственном экземпляре. Проверьте, чтобы в расчетных ведомостях, составленных на компьютере, были все реквизиты унифицированной формы.

Лучше всего поручить заполнение расчетной ведомости бухгалтеру по заработной плате или специалисту расчетной группы. Если таких специалистов в штате нет, то заполнять документ может главный бухгалтер или другой счетный работник, в чьи обязанности входит расчет заработной платы.

Кстати, заметим, что если заработная плата выплачивается организацией через банк, то для расчета заработной платы всегда используется расчетная ведомость, в которой производится расчет заработной платы сотрудника с учетом всех полагающихся ему выплат и удержаний за месяц. Сумма, непосредственно подлежащая выдаче сотруднику, указывается в отдельной графе.
Заполнение формы расчетной ведомости регламентируется разделом 2 указаний о применении и заполнении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенных в постановлении № 1.

В РВ нужно заполнить следующие реквизиты:
• номер документа;
• дата составления;
• отчетный период;
• табельный номер работника;
• Ф.И.О. сотрудника;
• должность;
• тарифная ставка;
• количество отработанных часов;
• размер начисленных выплат (оклад, премия, социальные выплаты);
• размер удержанных налогов;
• сумма задолженности организации;
• сумма задолженности работника;
• сумма к выплате;

Используйте свою форму ведомости или просто скачайте унифицированную форму Т-51 для расчетной ведомости: бланк расчетной ведомости по заработной плате

Чтобы вам было проще заполнить бланк, мы подготовили пример заполнения ведомости: образец расчетной ведомости по зарплате

Подписывает РВ всегда тот, кто ее составлял, обычно это бухгалтер по зарплате или специалист расчетной группы. Подпись директора организации не нужна.

РВ может быть составлена как на бумаге, так и в цифровом виде. Во втором случае подписать ее разрешается только квалифицированной электронной цифровой подписью (КЭП). Заказать ее можно у специальных операторов КЭП.

С 2022 года от имени компании электронную подпись можно оформить только в ФНС. Владельцем сертификата ключа проверки будут указывать организацию и того, кто действует от ее имени без доверенности. Как правило, это гендиректор.
Обычные работники не могут владеть сертификатом такой подписи. Они подписывают служебные документы личными электронными подписями по доверенности организации. Личные подписи физлица могут получить в коммерческих удостоверяющих центрах.

Читайте также: