Приказ на получение эцп образец

Обновлено: 07.07.2024

Ключ ЭП может быть выдан юридическому лицу на законных основаниях. Однако в этом случае при его оформлении обозначается конкретное физическое лицо, выступающее представителем организации. Чаще всего им является учредитель или нынешний руководитель, имеющий соответствующие документы или доверенность. Таким образом, владельцем ЭЦП все-таки является не организация, а конкретный человек, который подписывает документы от ее имени.

Анализируя статьи 63-ФЗ, нельзя сделать однозначного вывода о том, можно ли передавать электронную подпись другому лицу. С одной стороны, 63-ФЗ не рассматривает передачу прав на основании доверенности как частный случай, а, следовательно, не подразумевает такой возможности. С другой — п. 1 ст. 10 содержит информацию о том, что ключ ЭП не может быть использован без согласия его владельца. Исходя из логики формулировки, можно предположить, что при наличии согласия такой акт возможен. Однако на практике он должен представлять собой чисто техническое исполнение.

Например, часто встречается такая ситуация: директор передал ЭП бухгалтеру, чтобы тот подписал бумаги под его руководством. Разумеется, руководитель вправе наделить сотрудника правом подписи. Но сертификат при этом должен оставаться засекреченным и находиться при законном владельце.

Существует ли образец приказа о передаче ЭЦП?

Несмотря на то, что законодательство не содержит прямого запрета на подобные действия, регламентация этого процесса в нем также отсутствует. Не существует нормативных актов, которые описывали бы акт приема-передачи электронной подписи. Соответственно, четкого образца подобного приказа тоже не существует, а прямой необходимости составлять его - нет.
Однако ввиду отсутствия законодательного урегулирования судебные разбирательства, касающиеся таких ситуаций, нередки. Если руководитель компании желает обезопасить себя от подобных инцидентов в дальнейшем, он может составить акт передачи ЭЦП в произвольной форме.

В таком документе непременно должны быть упомянуты:

имена и должности
физических лиц,
представляющих стороны

бумаги и полномочия,
которые руководитель
передает доверенному лицу

реквизиты сертификата
ключа проверки

дата, когда совершается
сделка

При этом если сертификат хранится на специальном внешнем носителе (токене), в документе желательно обозначить его дальнейшее местонахождение.

И все же стоит помнить, что для контролирующих органов подобный документ не имеет юридического веса. Он может пригодиться только в процессе судебного разбирательства в качестве доказательства, что передача была осуществлена добровольно.

Передача ключа ЭЦП: чьей считается подпись?

Даже при наличии доверенности, составленной в произвольной форме, ответственность за использование ЭП все равно несет ее непосредственный владелец. Являясь аналогом рукописной подписи, ЭЦП автоматически закрепляется за своим оформителем, и только за ним. С юридической точки зрения обвинение в тайном использовании ключа равносильно упреку в краже руки. Чтобы доказать свою непричастность к составлению того или иного документа, руководителю придется немало потрудиться.

Ответственность за присвоение чужой электронной подписи

К сожалению, на практике нередки ситуации, когда недобросовестные сотрудники подделывают документы в выгодную для себя сторону, используя ЭЦП директора. Арбитражный суд по такому делу имеет свои нюансы. Законный владелец не имеет права обвинять ответчика в использовании ЭЦП без его ведома, поскольку сама эта ситуация будет расценена судом как небрежность и недосмотр истца. Законодательством запрещено передавать ключ другому лицу, и виноватым на практике оказывается его владелец. Если бумаги, оформленные с помощью чужой ЭЦП, использовались в противоправных целях, вина тоже будет лежать на руководителе. Сам факт передачи не подразумевает никакого административного или уголовного наказания — его могут повлечь только противоправные действия, которые за этим последовали.

Однако если использование ключа было сопряжено с уголовно наказуемыми действиями — финансовыми махинациями, хищениями и т. п. — ситуация меняется. В этом случае иск становится оправданным, если владельцу удастся подтвердить свое неведение относительно несанкционированного применения ЭЦП. Дальнейшее разбирательство ведется в соответствии с нормами Уголовного кодекса.

Юридические последствия

Как уже было сказано, данный процесс не регламентируется четкими правилами. Соответственно, акт приема-передачи ЭЦП является внутренним соглашением, не выходящим за пределы компании. Внешние структуры не уведомляются о том, что произошла перемена, следовательно, для них все остается по-прежнему. По умолчанию считается, что документ был подписан владельцем ЭЦП, если ключ содержит его персональные данные. Даже при наличии доверенности, составленной в произвольной форме, ответственность за использование ЭП все равно несет ее непосредственный владелец. Являясь аналогом рукописной подписи, ЭЦП автоматически закрепляется за своим оформителем, и только за ним. С юридической точки зрения обвинение в тайном использовании ключа равносильно упреку в краже руки. Чтобы доказать свою непричастность к составлению того или иного документа, руководителю придется немало потрудиться.

Передача электронной подписи другому лицу на практике

Положения 63-ФЗ едины для всех трех видов ЭП. Однако практически проще всего дело обстоит с простой электронной подписью. При необходимости каждый может предоставить другому свой логин и пароль, скажем, от электронной почты. Это не повлечет никаких последствий ровно до тех пор, пока пользователь не начнет совершать запрещенные действия (например, рассылать неприемлемые материалы).

В случае с квалифицированной и неквалифицированной ЭП последствия передачи могут нести более серьезный характер. Поэтому разумнее всего каждому представителю компании обзавестись личной ЭП. Перечень документов, которые сотрудники могут оформлять, используя ключ директора, должен быть четко сформулирован. В остальных случаях бухгалтер или представитель иной должности сможет пользоваться своим ключом и нести ответственность за собственные действия.

Приказ об использовании ЭЦП от имени руководителя — это распоряжение, которым сотрудника наделяют правом визировать документы и назначают ответственных за административную и техническую работу с электронной цифровой подписью.

Когда и зачем оформляют

Электронная подпись является цифровым аналогом рукописной. Ее применяют в электронном документообороте. Заказчики и поставщики подписывают ЭП документы по госзакупкам в ЕИС. Бюджетные, автономные и казенные учреждения используют для подписания абсолютно всех действий и сопроводительных регистров в таких информационных системах, как:

Оформляют ЭЦП в территориальных отделениях Федерального казначейства (ТОФК) и в аккредитованных удостоверяющих центрах (часто расположены в казначейских отделениях). Чтобы проверить, нужен ли приказ на ЭЦП вашей организации, зайдите на официальный сайт Федерального казначейства и ознакомьтесь с перечнем документов для получения сертификата ключа электронной подписи. Распоряжение руководителя о наделении правом ЭП необходимо для всех заявителей.

Как это оформляют

Возможность использования электронной подписи оформляется специальным приказом. Любые изменения в основной деятельности учреждения отражаются в распоряжениях руководства. Передача полномочий по подписанию электронных документов — не исключение. Чтобы не нарушить конфиденциальность документации, руководитель обязан закрепить права электронного подписания в официальном указе. ЭП позволяет определить ответственного сотрудника, подписавшего регистры, и в случае нарушения привлечь его к ответственности (п. 1 ст. 2 63-ФЗ от 06.04.2011).

Кто готовит

Распоряжение о наделении правом ЭП составляют те предприятия, которые пользуются электронным документооборотом. Оформляется от имени руководителя организации. Документ готовит ответственный сотрудник (секретарь) и передает на подпись директору.

Для госзакупок готовят и заказчики, и поставщик. Электронная подпись необходима всем участникам государственных закупок, работающих по нормам 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Что пишется в распоряжении

Унифицированной формы и единых требований по составлению не предусмотрено. Внесите в распоряжение те положения, которые необходимы для вашей организации. Обязательно включите следующую информацию:

Кто наделен правом подписи. Укажите ФИО (полностью) и должности таких сотрудников. Распишите вменяемые полномочия.
Кто ответственен за техническое обеспечение работы информационных систем и связанных ЭП.
В исполнение каких законодательных актов составлен указ руководителя. Ссылайтесь на 63-ФЗ от 06.04.2011. Если вы готовите приказ по госзакупкам, в основание поставьте 44-ФЗ.

У каждого распоряжения есть реквизиты (номер, дата и место выпуска) и название. Документ всегда носит наименование «О наделении сотрудников правом подписания документов с использованием электронной подписи», а руководитель от своего имени приказывает наделить работников этим правом. Назначьте минимум два сотрудника, ответственных за электронное подписание, особенно если они замещают основного работника в период его отсутствия.

Образцы

Составьте локальное распоряжение, используя образец приказа об использовании ЭЦП в организации (подходит для любой информационной системы).

П Р И К А З

О наделении сотрудников «Наименование организации» правом подписания документов с использованием сертификата квалифицированной электронной подписи

В целях обеспечения работы в информационной системе «Наименование информационной системы», приказываю:

Регламент уполномоченного удостоверяющего центра Казначейства, действующий в 2021 году

Для организации аукционов и размещения информации по закупкам для госнужд в интернете муниципальные и госзаказчики, а также исполнители и другие участники тендеров должны заверять отправляемые файлы электронно-цифровой подписью (ЭЦП), полученной в Федеральном казначействе (ФК). Такую же ЭЦП используют и бюджетные организации для осуществления электронного документооборота с Федеральным казначейством.

ЭЦП — аналог собственноручной подписи уполномоченного лица, который получается путем криптографического преобразования информации.

ВНИМАНИЕ! Бюджетные учреждения могут получить сертификат проверки ключа ЭЦП в уполномоченном удостоверяющем центре Федерального казначейства (УЦ) абсолютно бесплатно.

Алгоритм получения ЭЦП зафиксирован в Регламенте удостоверяющего центра Федерального казначейства, который утвержден приказом ФК от 14.09.2018 № 261.

ВНИМАНИЕ! С 01.01.2022 ФНС будет бесплатно оформлять ЭЦП для юрлиц и ИП. Налоговики планируют начать оказывать услугу уже с 01.07.2021. Подробнее об этом мы рассказали здесь.

Официальный сайт для осуществления госзакупок по 44-ФЗ

Согласно письму Минэкономразвития РФ от 26.10.2016 № Д28и-2792 для участия в госторгах следует получать ЭЦП по 44-ФЗ в Казначействе.

Как заказчику зарегистрироваться в единой информационной системе для закупок, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Как получить ЭЦП в Казначействе для госзакупок по 44-ФЗ

Для получения ЭЦП в ФК необходимо выполнить следующее:

Заключить соглашение (договор присоединения к Регламенту) с Казначейством (приложение № 1 к Регламенту).
Получить в УЦ USB-носитель информации с установочным дистрибутивом средства ключа электронной подписи (КЭП) и программным обеспечением для создания запроса на сертификат.
Сформировать запрос на сертификат в автоматизированном режиме с использованием программного обеспечения «АРМ генерации ключей», используя дистрибутив с выданного УЦ съемного носителя, и записать полученный файл на съемный носитель, не содержащий КЭП. При этом создание запроса на сертификат и КЭП может осуществляться:

на рабочем месте в учреждении-заявителе уполномоченным от учреждения лицом самостоятельно;
представителем заявителя в отделении Федерального казначейства в присутствии оператора УЦ.

Распечатать сформированный программой запрос на сертификат, заверить его подписью руководителя и печатью организации.
Собрать пакет документов, необходимый для получения ЭЦП.
Предоставить все вышеуказанные файлы, бумаги и их копии в УЦ.

Представленные документы проверяются УЦ, и в случае положительного решения в течение 5 рабочих дней уполномоченный удостоверяющий центр Федерального казначейства выдает сертификат заявителю на съемном носителе и 2 экземпляра сертификата на бумаге. Бумажный вариант сертификата подписывается владельцем, 1 экземпляр возвращается оператору УЦ.

Сведения о сертификате и его владельце направляются оператором УЦ в Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) участников государственных аукционов.

Программа генерации ключей

СОВЕТ! Чтобы быстрее найти дистрибутив софта в документах на сайте Казначейства, воспользуйтесь поисковой строкой, введя в нее запрос «Дистрибутив АРМ генерации ключей».

После скачивания программы запускаем файл setap.exe и следуем инструкциям по установке:

Соглашаемся с условиями соглашения — нажимаем кнопку «Согласен».
Выбираем каталог для установки софта.
Нажимаем «Установить».

После успешной установки запускаем программу, после чего:

Выбираем клавишу «Создать запрос на сертификат».
В открывшемся окне заполняем все сведения об абоненте и кликаем кнопки «Далее» и в следующем окне «Выполнить».
В новом диалоговом окне выбираем съемный носитель и нажимаем «ОК».
В открывшемся окне программа предложит установить пароль для доступа к ключу. Выбранный пароль необходимо будет вводить каждый раз при использовании подписи. Данный шаг можно пропустить, оставив поля для ввода пароля пустыми.
Выбираем место для сохранения файла на запрос сертификата и кликаем «ОК».
В следующем окне программа выводит форму запроса на экран для печати.
Заявление на сертификат успешно сформировано, нажимаем «Готово».

Документы для получения ЭЦП в Казначействе

Необходимо предоставить в Казначейство документы для ЭЦП:

заявление на сертификат, подписанное руководителем и заверенное печатью организации;
копию паспорта заявителя и оригинал для сличения информации;
согласие заявителя на обработку персональных данных;
СНИЛС владельца подписи;
документ, подтверждающий право владения сертификатом (приказ о назначении руководителя или доверенность на уполномоченного представителя компании);
ОГРН/ИНН заявителя;
доверенность на получение ЭЦП.

Документы для получения ЭЦП в Казначействе заверяются подписью руководителя и печатью организации-заявителя.

Доверенность на получение ЭЦП

Доверенность на получение ЭЦП в Казначейство оформляется в законодательно установленном порядке. Документ должен отображать сведения об организации-заявителе, паспортные данные лица, уполномоченного получить сертификат, с предоставлением ему права подписи сопутствующих документов.

Образец доверенности в Удостоверяющий центр Федерального казначейства можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Корневой сертификат УЦ Росказна 2021 года

После получения сертификата в Казначействе на рабочее место исполнителя следует установить софт «КриптоПро», скачав дистрибутив с официального сайта.

Инсталляция средства ЭЦП оформляется актом установки (приложение № 2 к Регламенту Казначейства), 1 экземпляр которого передается в УЦ в течение 10 рабочих дней с даты установки средства электронной подписи.

После установки программы и сертификата ключа проверки ЭЦП необходимо скачать и установить в хранилище сертификатов корневой сертификат удостоверяющего центра. Он нужен для того, чтобы операционная система «доверяла» всем сертификатам, выпущенным УЦ Росказна.

Для скачивания корневого сертификата следует зайти на официальный сайт Казначейства — вкладка «Удостоверяющий центр» — и выбрать раздел «Корневые сертификаты».

Порядок подачи заявления на отзыв сертификата ЭЦП

Уполномоченный удостоверяющий центр Федерального казначейства в течение 12 часов обязан внести сведения о недействительном сертификате в список аннулированных сертификатов.

Заявление об изменении статуса сертификата оформляется в соответствии с приложением № 4 к Регламенту ФК в случаях:

изменения данных, зафиксированных в сертификате;
утери носителя ключа проверки ЭЦП;
нарушения правил хранения и (или) утилизации ЭЦП;
реорганизации (ликвидации) организации — владельца сертификата;
поломки ключевого носителя сертификата;
увольнения владельца сертификата ЭЦП;
иных ситуациях по решению владельца сертификата.

Заявление заверяется подписью и печатью организации — владельца сертификата и предоставляется в УЦ на бумажном носителе или по электронным каналам связи.

Что изменится в процедуре получения усиленной квалифицированной электронной подписи с 01.01.2022, узнайте в Готовом решении КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ.

Итоги

Федеральное казначейство получение ЭЦП для 44-ФЗ обязывает проводить согласно Регламенту на оформление сертификата ключа проверки. Процедура получения сертификата имеет особенности и подробно рассмотрена в данной статье.

С видами ЭЦП и порядком их получения ознакомьтесь в статьях:

О наделении правом электронной цифровой подписи должностных лиц Министерства культуры Российской Федерации в целях использования в электронном документообороте с Межрегиональным операционным управлением Федерального казначейства

1. Наделить правом электронной цифровой подписи должностных лиц Министерства культуры Российской Федерации в целях использования в электронном документообороте с Межрегиональным операционным управлением Федерального казначейства:

С правом первой подписи

Черепенников Константин Геннадьевич

Заместитель Министра культуры Российской Федерации

Шевчук Сергей Григорьевич

Директор Департамента экономики, финансов и имущественных отношений

Назарова Марина Филипповна

Заместитель директора Департамента экономики, финансов и имущественных отношений

Неретин Олег Петрович

Директор Департамента науки, образования и информационных технологий

Пичугин Владислав Владимирович

И.о. директора Департамента инвестиционной политики и реставрации

С правом второй подписи

Дугишова Марина Викторовна

Заместитель директора Департамента экономики, финансов и имущественных отношений - главный бухгалтер

Морина Надежда Николаевна

Начальник Отдела бухгалтерского учета и отчетности Департамента экономики, финансов и имущественных отношений

2. Наделить правом формирования и передачи электронных документов следующих должностных лиц:

Кричина Наталья Давидовна

Советник Отдела бухгалтерского учета и отчетности Департамента экономики, финансов и имущественных отношений

Рахманкулова Гульсиня Хузеевна

Консультант Отдела бухгалтерского учета и отчетности Департамента экономики, финансов и имущественных отношений

Гандрабура Венера Фатиховна

Главный специалист - эксперт Отдела бухгалтерского учета и отчетности Департамента экономики, финансов и имущественных отношений

Арапова Олеся Ивановна

Ведущий специалист - эксперт Отдела бухгалтерского учета и отчетности Департамента экономики, финансов и

Заклякова Ольга Николаевна

Консультант бухгалтерского учета и отчетности Департамента экономики, финансов и имущественных отношений

Горелова Ольга Викторовна

Главный специалист - эксперт Отдела финансового обеспечения отрасли Департамента экономики, финансов и имущественных отношений

3. Назначить Морину Н.Н. - начальника Отдела бухгалтерского учета и отчетности Департамента экономики, финансов и имущественных отношений - заместителя главного бухгалтера - ответственной за организацию и обеспечение бесперебойной эксплуатации программно-технических средств автоматизированного рабочего места (АРМ) при осуществлении электронного документооборота (ЭДО).

4. Департаменту государственной службы, кадров и наград (Егорова Е.В.) обеспечить информационную безопасность в соответствии с «Инструкцией об организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну», утвержденной приказом Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации от 13.06.2001 № 152.

5. Копию настоящего приказа представить в Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра К.Г.Черепенникова.

Читайте также: