Провайдер электронной почты как настроить свой

Обновлено: 07.07.2024

На днях наткнулся на любопытный материал Geekhacker о том, как создать корпоративную почту. Среди прочего там был топ почтовых сервисов, почти все из них российские. Решил поделиться текстом.

Корпоративная почта позволяет эффективно настраивать холодные и маркетинговые рассылки, налаживать взаимодействие сотрудников компании без необходимости личной встречи или телефонных звонков. Это отличный инструмент для решения текущих задач и не только. Если сотрудник удаленный, то с ним удобнее всего общаться как раз посредством e-mail.

Некоторые пользователи не понимают разницы между стандартной электронной почтой и корпоративной. Хотя различий много. В данном материале мы расскажем о корпоративной почте и рассмотрим лучшие платформы для создания почтового сервера и удовлетворения всех потребностей вашего бизнеса.

Ведь такой вариант имеет ряд определённых преимуществ перед стандартной почтой:

Собственный сервер с индивидуальным доменом;
Более высокий уровень защиты;
В системе только сотрудники;
Крайне низкий уровень спама;
Лёгкое управление ящиками внутри домена;
Владение доменом открывает новые перспективы в бизнесе;
Более эффективные рассылки.

Есть несколько причин использовать для бизнеса и собственного бренда корпоративную почту

Во-первых, это отличный способ подтвердить состоятельность своего бизнеса. Но есть и другие преимущества, о которых стоит сказать подробнее.

Особенно, если при этом используется собственный домен:

Чтобы выглядеть профессионально. Ни один серьёзный предприниматель не будет использовать стандартный почтовый ящик. Это своеобразные правила хорошего тона. Никакого времени рядовому сотруднику для привыкания не понадобится, так как интерфейс будет тем же.
Чтобы влиять на доставляемость писем. Дело в том, что в стандартных почтовых ящиках нельзя настроить записи SPF, DKIM и DMARC, а значит, у системы не будет доверия к таким письмам и они автоматически попадут в спам. В этом плане у стандартной почты (вроде Яндекс.Почта или Gmail) крайне неудобный механизм.
Чтобы организовать рабочую переписку. Сделать это в стандартном почтовом ящике крайне сложно, так как там нельзя подключить всех сотрудников, создать их контакты и общаться только с ними. Плюс – наличие отвлекающих факторов в виде рекламы и прочих вещей. Обновление задания можно будет сразу донести до нужных работников.

Есть несколько основных правил при создании бизнес емейла, которые позволят повысить продажи и обеспечат письмам соответствующий приоритет:

Чем короче доменная почта, тем лучше.
Ни в коем случае не используйте цифры (а если они есть – удалите их как можно скорее). Их наличие затрудняет восприятие и негативно влияет на переадресацию в случае чего.
По названию домена сразу должно быть понятно, от какой организации пришло письмо.
Добавьте контактную информацию в стандартный шаблон или непосредственно перед отправкой емейл. Это повышает шанс обратной связи.

Корпоративную почту можно создать на своём хостинге или же используя специальный почтовый сервис. Оба варианта платные, но собственный хостинг используется только в тех случаях, если кроме самой почты больше ничего не требуется: никаких дополнительных инструментов предоставлено не будет.

Также корпоративные почтовые ящики не блокируются, если с них отправлено слишком много писем. А вот «гражданские» ящики могут быть заподозрены в рассылке спама, что приведёт к перманентной блокировке.

Процесс создания на любом сервере состоит из определённого количества шагов. Обычно их не более пяти. Каждый шаг необходим, так как является компонентом одного процесса. Пропускать их нельзя. Вот, что нужно сделать:

Одна важная особенность при создании корпоративной почты: выбираем среди тарифов те, что предлагают максимум возможностей для ведения современного бизнеса. Так можно существенно сэкономить. Ведь базовой почты (пусть и правильно настроенной) может и не хватить для всех нужд корпорации. Теперь же стоит посмотреть, к какой системе осуществить подключение и где создать учетные записи сотрудников.

На самом деле, многие компании предоставляют возможность создать собственный домен. Среди них есть даже такие гиганты, как Yandex и Google. Однако существуют и другие более адаптированные под рынок СНГ варианты.

Стоимость:311 рублей за пользователя в месяц.

Площадка, предоставляющая широкие возможности. Здесь почта входит в состав сервиса Яндекс 360 для бизнеса. Есть возможность зарегистрировать довольно много ящиков с неограниченным объёмом на один домен. Скорость работы сервиса зависит только от вашего провайдера. Рекомендуем просматривать почту в браузере, без использования почтовых программ, так как протокол IMAP, используемый на этом сервере, довольно сложно прописать в настройках. Штатный трекер сервиса работает стабильнее.

Из других особенностей стоит отметить:

Защиту от спама и вирусов;
10 ГБ дискового пространства для каждого пользователя (Яндекс.Диск);
Мессенджер с веб-версией и приложениями для Windows, Mac, Android и iOS;
Календарь;
Поддержка вложенных файлов;
Большое количество настроек;
Возможность внести изменения в txt файлы записи;
Сервис для управления задачами и проектами организации;
Возможность создания почты без собственного домена;
Надёжная защита аккаунтов;
Использование системы Яндекс.Коннект;
Сервис для создания собственной базы знаний.

Технологии Яндекса защищают Диск (облачное хранилище) от взлома и вирусов. Информация хранится на серверах в разных геолокациях. Разрешено создать столько ящиков, сколько нужно: их объём и число алиасов не ограничены. Можно использовать Телемост без регистрации и приглашать коллег по ссылке. Сервис подойдёт для небольшого бизнеса, но в плане удобства он не очень. Тем не менее, сервис активно используют в странах СНГ. Хоть пробный период здесь и отсутствует. Защита сервиса реализована силами Лаборатории Касперского.

Стоимость:от 5000 до 7800 рублей в год (в зависимости от тарифного плана)

Это продукт позволяющий управлять документами, редакторами, почтой, календарём и внутренней соцсетью. Он предназначен для малого, среднего и большого бизнеса, госорганов и учреждений образования.

В состав сервера входят такие инструменты и модули, как:

Редакторы Р7-Офис. Включает в себя профессиональный онлайн-редактор текстовых документов, мощный онлайн-редактор электронных таблиц, редактор для создания презентаций онлайн. Есть совместимость с форматами MS Office и OpenDocument. Имеется два режима совместного редактирования в реальном времени. Доступно рецензирование, комментарии, чат. Есть встроенные дополнения: переводчик, редактор изображений, OCR и другие.
Хранилище документов. Включает в себя структурированное хранение документации, предоставление доступа для отдельных пользователей или целых отделов, разграничение прав доступа: чтение, рецензирование, редактирование, предоставление доступа по внешней ссылке, управление версиями и ревизиями, опция встраивания документов в веб-страницы, тесную интеграцию с почтой.
Почта. Включает в себя почтовый сервер, возможность создания корпоративных адресов в своём домене, встроенный агрегатор для сбора почты с разных аккаунтов, возможность сортировки корреспонденции с помощью тэгов, адресную книгу и автоответчик, возможность интеграции с календарём и системой документооборота, опцию быстрого просмотра и сохранения прикрепленных файлов для редактирования.

Именно последний модуль вызывает наибольший интерес. Его можно получить бесплатно, если приобрести продукт «Р7-Офис. Корпоративный сервер» и развернуть его в локальной сети предприятия или компании. Допускается использование почтовых программ (Thunderbird, The Bat и так далее) для отправления и принятия email. Но их нужно уметь правильно настраивать (прописывать DNS, SPF1 Name и маршрутизации, применять соответствующие настройки конфиденциальности, настраивать фильтры антиспама и так далее).

Почтовый модуль надёжно защищён от атак различного характера и может управляться системным администратором. Присутствует круглосуточная техническая поддержка. Есть возможность присвоить каждому работнику собственный электронный адрес (несмотря на количество сотрудников). Администрирование возможно удалённо. Разобраться с администрированием легко сможет любой технический специалист. В любом случае, можно рассчитывать на помощь службы поддержки.

Стоимость:от 2990 до 3990 рублей в месяц (только почта)

Весьма известный сайт, объединяющий в себе новостной портал, продвинутую поисковую машину, большое количество сервисов и услуг, а также почтовый сервер с возможностью создания корпоративных почтовых ящиков. Весь функционал платформы, который нужен для бизнеса откроется только после приобретения полного пакета. По умолчанию можно будет назвать корпоративную почту и настроить подписи (соответствующий параметр в настройках).

Возможность создания до 5000 ящиков в одном домене;
Календарь;
Инструменты для редактирования документов;
Мессенджер;
Отсеивание посторонних пользователей;
Интеграция с облачными хранилищами;
Конструктор сайтов;
Возможность использовать одну вкладку;
Сервис опросов;
Почтовые ящики поддерживают xlsx docx pptx;
Возможность отслеживать действия сотрудников;
Метатег;
Возможность удалять имя пользователя, если его заблокировали;
Vision для мероприятий;
Сервис рассылок;
Мобильные приложения для iOS и Android.

Стоимость:от 398 до 1329 рублей за пользователя в месяц (в зависимости от тарифного плана)

На этой популярной площадке от всемирно известной корпорации почта для бизнеса входит в состав пакета G-Suite и Google Workspace. Есть возможность пользоваться всеми прелестями корпоративной почты бесплатно в течение 14 дней.

Предложение от Google включает в себя такие возможности, как:

Можно использовать корпоративные адреса электронной почты, которые легко запоминаются и положительно влияют на имидж компании. Также есть возможность создавать списки рассылки. Можно отправлять приглашения в Календаре, добавлять задачи в список. Кроме того, благодаря дополнениям Google Workspace есть возможность разместить на боковой панели свои любимые сторонние приложения (например SEO инструменты). Также есть возможность полностью использовать возможности G Suite.

Корпоративная почта на собственном домене – непременный атрибут современной продвинутой компании. Такая почта помогает в рассылках и вызывает уважение у потенциальных клиентов. К тому же, проще работать с сотрудниками. А правильное добавление SPF-записи даст возможность использовать данный инструмент максимально эффективно.

Если есть необходимость освежить в памяти как всё это работает, то есть давняя, но актуальная статья об архитектуе почтовых систем.

Есть три основных шага, чтобы установить и настроить собственный почтовый сервер.

Настройка IP и DNS

Выбор и запуск приложения почтового сервера

Добавление своего почтового сервера в белые списки

Настройка IP и DNS

Обеспечение внешнего статического IP-адреса, публичного домена и записи PTR

Это основные требования для запуска собственного почтового сервера.

Публичный статический IP-адрес
IP-адрес почтового сервера должен быть общедоступным и постоянным во времени. Убедиться в этом можно у хостинг или Интернет-провайдера.

Доменное имя указывает на IP
DNS-запись публичного доменного имени почтового сервера должна указывать на этот IP-адрес. Им можно управлять в настройках DNS провайдера доменного имени.

IP указывает на доменное имя
Самое главное, обратная DNS-запись (именуемая PTR) должна указывать на доменное имя почтового сервера по IP-адресу. Можно попросить своего хостинг-провайдера или поставщика интернет-услуг настроить его. Его можно легко проверить по IP-адресу онлайн (например, тут), или с помощью команды ‘nslookup’ в Windows и команды ‘host’ в системах на основе UNIX.

Настройка MX записи в DNS

Type

Host

Value

Priority

TTL

Priority (приоритет) используется, когда в домене более одного почтового сервера.

TTL (время жизни) можно установить любое предпочтительное значение, а наименьшее значение используется для применения конфигурации DNS как можно скорее при отладке настроек.

Настройка DKIM записи в DNS

Почта, идентифицированная ключами домена (DKIM) — это протокол безопасности электронной почты, который прикрепляет зашифрованную цифровую подпись к электронному письму. Принимающий сервер проверяет его с помощью открытого ключа, чтобы убедиться, что электронное письмо не было подделано.

Понадобятся приватный и открытый ключи. Их можно создать с помощью онлайн-инструментов, например Power DMARC Toolbox - DKIM Record Generator, или с помощью команд OpenSSL (приведен пример для Windows):

Создать приватный ключ
openssl.exe genrsa -out private.key 2048

Создать публичный ключ из приватного
openssl.exe rsa -in private.key -pubout -outform der 2>nul | openssl base64 -A > public.key.txt

И запись DNS будет выглядеть так:

Type

Host

Value

TTL

selector._domainkey

v=DKIM1; k=rsa; p=public_key

selector - самостоятельно выбранный идентификатор (например, mysrv), который будет использоваться в приложении почтового сервера (смотрите ниже).

public_key - открытый ключ, закодированный алгоритмом base64 (содержимое public.key.txt).

TTL (время жизни) имеет то же значение, что и в предыдущем разделе.

Настройка SPF записи в DNS

Инфраструктура политики отправителя (SPF) — это стандарт проверки подлинности электронной почты, который проверяет IP-адрес отправителя по списку авторизованных IP-адресов владельца домена для проверки входящей электронной почты.

Тут запись DNS будет выглядеть так:

Type

Host

Value

TTL

v=spf1 a mx include:relayer_name -all

relayer_name - имя необязательного внешнего почтового сервера-ретранслятора (смотрите ниже). Если не нужно - убирается вместе с "include:".

TTL (время жизни) имеет то же значение, что и в предыдущем разделе.

Можно использовать удобный онлайн-генератор записи SPF.

Дополнительные записи DNS

Некоторые поля не обязательны, но желательно иметь.

TLS-RPT
TLS-отчетность (TLS-RPT) дает ежедневные сводные отчеты с информацией о электронных письмах, которые не зашифровываются и не доставляются.

MTA-STS
Строгая транспортная безопасность агента пересылки почты (MTA-STS) - это новый стандарт, направленный на повышение безопасности SMTP, позволяя доменным именам выбирать строгий режим безопасности транспортного уровня, требующий аутентификации и шифрования.

Все эти записи кроме MTA-STS могут быть созданы с помощью Power DMARC Toolbox. Конфигурация MTA-STS похожа на Google, также описывалась на habr, и, наконец, может быть проверена с помощью Hardenize.

Выбор и запуск приложения почтового сервера

Конечно, хостинг должен позволять устанавливать программное обеспечение. Можно использовать любое подходящее приложение для почтового сервера. Например, есть бесплатный hMailServer для Windows, который предоставляет все необходимые функции с минимальным использованием ресурсов. Для систем на базе UNIX существует множество бесплатных почтовых серверов, таких как Exim Internet Mailer или iRedMail.

Если вы знаете ещё хорошие программы, то поделитесь ими в комментариях. Подробный обзор выбора такого программного обеспечения, конечно, заслуживает отдельной статьи.

Инициализация

Когда программное обеспечение выбрано и установлено, самое время его настроить.

Домен и пользователи
Нужно добавить домен и начальный набор пользователей почтового сервера.

Безопасность
Чтобы обеспечить соответствующий уровень безопасности, мы должны добавить сертификат SSL для домена. Конфигурацию SSL можно проверить здесь.

Протоколы электронной почты

Нужно настроить три протокола электронной почты, которые необходимы для её отправки и получения.

25 порт
Этот порт необходим для управления входящими подключениями от других почтовых серверов. Метод безопасности следует установить в STARTTLS.

587 порт
Он нужен для почтовых клиентов собственного почтового сервера. Метод безопасности следует установить в STARTTLS.

465 порт
Он не является официальным и может потребоваться для старых почтовых клиентов. И метод безопасности следует установить в SSL/TLS.

POP3, IMAP

Порт 993 следует использовать для защищенных соединений IMAP, а порт 995 - для POP3. Для обеспечения совместимости с большинством клиентов метод безопасности следует установить в SSL/TLS (не STARTTLS).

Также можно настроить порты 143 для IMAP и 110 для POP3, но они не шифруются и сейчас их уже мало кто использует.

Проверка

Итак, когда все настроено, нужно протестировать почтовый сервер, отправив письмо кому-нибудь из списка пользователей. Кроме того, в некоторых почтовых приложениях есть функция самодиагностики (см. ниже пример от hMailServer).

Теперь пора проверить отправку на внешний адрес.

Если есть «подписано: домен», подпись DKIM настроена правильно. Если есть «отправлено по почте: домен», SPF в порядке.

Также, можно убедиться в оригинальных заголовках, что статус проверки пройден.

Специальные онлайн-сервисы

Существует множество онлайн-сервисов, которые могут проверять отправку электронной почты. Ниже приведены некоторые из них.

AppMailDev
Этот сервис позволяет тестировать конфигурацию почтового сервера, такую как DKIM и SPF, отправляя электронное письмо на указанный сгенерированный почтовый адрес. Нужно просто следовать инструкциям на экране и результаты теста будут отображены там же.

DKIMValidator
Предоставляет те же функции, что и предыдущая служба. Результаты тестирования будут отправлены на адрес отправителя.

PowerDMARC
Этот сервис предоставляет только облегченную проверку всех атрибутов, но у него есть удобные инструменты, указанные в ссылках выше.

Итак, если всё настроено правильно, но сервер присутствует в чёрных списках спама, нужно внести его в белый список.

Добавление почтового сервера в белые списки

Внесение в белый список в публичных источниках

Затем нужно последовательно просмотреть каждый элемент в результатах и прочитать рекомендации о том, как внести IP-адрес в белый список в конкретном источнике черного списка. Но не все из них могут позволить это сделать бесплатно, например, немецкий UCEPROTECT®-Network.

Внесение в белый список определенных почтовых серверов

Некоторые серверы, такие как Outlook, имеют свои собственные черные списки. Проверка проста - приложение почтового сервера уведомит о неудачной доставке в почтовом клиенте. Большинство почтовых серверов предоставляют в ответе URL-адреса разблокировки. Таким образом, нужно открыть такой URL и следовать инструкциям, например, как этот.

Обход черных списков

Если какой-то официальный черный список не разрешает добавление в исключения или когда-нибудь почта перестает отправляться на определенный домен - можно использовать внешние службы ретрансляции SMTP. Они позволяют использовать их в качестве шлюзов (или прокси) при отправке почты.

MailerSend
Один из самых дешевых - позволяет бесплатно отправлять 20 тысяч писем в месяц и имеет низкую стоимость дополнительной отправки. Но есть особенность: поля CC и BCC пока не поддерживаются.

SendInBlue
Это еще один хороший сервис, который позволяет бесплатно отправлять 9 тысяч писем в месяц с лимитом 200 в день. Но есть нюансы: встроенное отслеживание электронной почты нельзя отключить и высоковатая цена сверх бесплатного лимита.

В каждой службе нужно зарегистрироваться и получить подтверждение почтового домена. После подтверждения, каждый из них дает указания на то, что должно быть настроено для DNS (DKIM, SPF и DMARK) и почтового приложения (адрес сервера ретрансляции SMTP, порт и учетные данные).

Заключение

Итак, теперь можно использовать все преимущества выделенного почтового сервера. Надеюсь, что этот материал поможет наиболее эффективно достичь поставленной цели. Если есть какие-либо вопросы или предложения по этой теме, буду рад обсудить в комментариях.

При установке специализированного ПО на компьютер потребуется определенный набор действий по инсталляции и настройке почтового клиента. Данные, хранящиеся на сервере локального почтового клиента, доступны в режиме офлайн в любое время, в том числе по сети эзернет.

Исторически наиболее популярными и известными почтовыми клиентами являются приложения The Bat! и Microsoft Outlook. Продукт компании Майкрософт редко используется в частных целях, получив наибольшее распространение при решении задач построения корпоративной IT-инфраструктуры. В то же время настройка MS Outlook для индивидуального использования не представляет особой сложности.

Модификации Outlook и альтернативные почтовые клиенты

Локальные почтовые сервисы обладают широким набором дополнительных функций с возможностью практически неограниченной настройки, а также взаимодействуют с пакетом сторонних приложений. Бесплатная почта, размещенная на стороннем сервере, предоставляет большую свободу клиенту, но в то же время снижает ответственность провайдера услуги. Известно немало случаев, когда злоумышленники получали доступ к персональным данным огромного количества email-аккаунтов, находящихся на серверах известных почтовых веб-регистраторов. Локализация базы данных на собственном оборудовании дает возможность индивидуальной настройки внутренней и внешней политики безопасности, а также обеспечивает практически стопроцентную гарантию от взлома.

Наиболее популярными почтовыми программами для Windows являются:

Opera Mail;
Mozilla Thunderbird;
Koma-Mail;
SeaMonkey;
The Bat!

С января 1997 года в составе приложений MS Office поставляется почтовый клиент под названием Outlook. Существует несколько вариантов почтовых продуктов, которые не следует путать между собой: Outlook, Outlook Express, Windows Live Mail и Почта.

Для почтового сервера Microsoft Exchange Server приложение Outlook может использоваться как отдельно, так и выступать в роли клиента. Данный функционал расширяет возможности корпоративного использования, позволяет создавать общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планировать и резервировать время общих встреч, согласовывать документы. Интеграция приложений служит платформой для организации сложного документооборота и программирования дополнительных функций при помощи пользовательских плагинов и скриптов.

Личный опыт. Пользоваться MS Outlook я начал более 15 лет назад. Вначале установил его как почтовый клиент взамен неплохого, но менее функционального приложения The Bat!. Программа с годами совершенствовалась и стала незаменимым помощником в решении многопользовательских управленческих задач. В день приходилось обрабатывать несколько сотен входящих писем от клиентов, партнеров и сотрудников, находясь в постоянных поездках. Количество одновременно подключенных почтовых аккаунтов достигло двух десятков. Синхронизация с мобильным устройством позволяла ничего не забывать, где бы я ни находился. Несколько раз я восстанавливал годами наработанные контакты, переписку и остальную информацию, предусмотрительно сохраненную в виде архивных файлов на сторонних носителях. Могу твердо сказать, что среди всех программных продуктов Microsoft приложение ассистентского уровня Outlook является одним из наиболее удачных.

Настройка подключения бесплатных почтовых сервисов в Outlook

Рассмотрим на практических примерах последовательность действий по подключению к MS Outlook существующих электронных ящиков, созданных в наиболее популярных почтовых сервисах. Вне зависимости от релиза Аутлук и выбора почтового сервиса, существуют общие требования, которые следует учесть перед началом настройки:

На последние параметры следует обратить особое внимание. Протокол SMTP используется для отправки почты. Варианты выбора настройки TCP\IP-соединения для получения корреспонденции имеют существенные отличия. Подключение по протоколу POP3 создает безусловную синхронизацию, при которой все письма автоматически перенаправляются в локальное хранилище на вашем компьютере, на сервере же они помечаются как прочитанные либо удаляются. Протокол IMAP позволяет управлять входящей почтой прямо на сервере – с его помощью можно отметить письмо как прочитанное и произвести другие действия. При этом по протоколу IMAP письма будут всегда оставаться на сервере и каждый раз загружаться заново как неполученные.

В случае индивидуального использования почтового сервиса более подойдет POP3. Если к ящику имеют доступ несколько пользователей, то лучше выбирать IMAP-протокол.

Личные данные в виде названия почтового ящика и пароля вы создаете самостоятельно при регистрации. Настройки протоколов IMAP/POP и SMTP предоставляются провайдером. На сайтах почтовых сервисов они доступны в соответствующих справочных разделах.

Настройка работы с Яндекс.Почтой в Microsoft Outlook

Если вы выбрали IMAP, определите способ авторизации:

портальный пароль — ваш пароль на Яндексе;
пароль приложения — более надежный пароль, требующий дополнительной аутентифик ации.

При первоначальном запуске Outlook вас приветствует «Мастер настройки»:

Жмем «Далее» и соглашаемся на подключение к серверу электронной почты.

Вводим личные данные, они будут видны в соответствующем поле письма при отправке и получении корреспонденции. В поле «Адрес электронной почты» указываем существующий e-mail. Пароль доступа к вашему аккаунту нужно повторить два раза. Помечаем окошко «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов» и нажимаем кнопку «Далее». Следует учесть, что копирование и вставка при помощи ПКМ не работают, но доступны «горячие клавиши» (Ctrl+C/V).

Теперь выбираем службу электронной почты. В нашем случае это «Электронная почта интернета».

В следующем окне настройки выбираем протокол IMAP или POP3, исходя из индивидуальных задач по обработке входящей почты. Смотрим на сайте параметры – для Яндекса они записываются так:

Перейдите на вкладку «Сервер исходящей почты», включите опцию «SMTP-серверу требуется проверка подлинности» и выберите значение «Аналогично серверу для входящей почты». В «Дополнительно» выберите в пункте «Использовать» одинаковый тип шифрованного подключения SSL для IMAP и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:

С помощью кнопки «Проверка учетной записи» проведите тестовую отправку и получение письма. Если все было сделано правильно и система не сообщила об ошибках, переходим к интерфейсу Outlook.

В завершение синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок. Откройте меню «Файл» → «Настройка учетных записей», выберите учетную запись на вкладке «Электронная почта» и нажмите кнопку «Изменить». Установите значение «Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере» и укажите папку «Отправленные».

Вот так можно подключить к Outlook несколько почтовых аккаунтов путем создания новых учетных записей.

Особенности настроек Outlook и почтовых сервисов

Общий принцип последовательности действий при подключении альтернативных аккаунтов онлайн-почты принципиально не зависит от версий программы Аутлук. В релизах разного года выпуска могут присутствовать отличающиеся названия в параметрах настройки и немного другой интерфейс.

Подключение к Outlook почты Gmail

Далее последовательность действий такая же, как при подключении почты Яндекс. Параметры для настройки IMAP-соединения указаны на сайте Гугл.

Если вы удачно подключили почту Яндекс или Гугл к Outlook, то настроить синхронизацию с Мэйл.ру не составит труда. Для понимания альтернативных возможностей воспользуемся протоколом POP3 вместо IMAP.

Создаем новую учетную запись электронной почты в Outlook. После введения адреса и пароля не забываем выбрать ручную настройку.

Возвращаемся в окно настроек, проверяем правильность введенных данных. Устраняем неточности записей, после чего проверка дает положительный результат.

Поздравляем! Еще один виртуальный почтовый ящик локализован на вашем компьютере и доступен для дальнейшего использования в приложении MS Outlook.

На сайте соответствующего почтового сервиса в разделе «Помощь» есть советы по решению наиболее часто встречающихся проблем подключения к Outlook. Справочная информация также доступна на официальном сайте Майкрософт.

Обзор дополнительных возможностей Outlook

Храните важные дела в Задачах, добавляйте в поле записей ссылки на файлы, текстовые фрагменты, картинки, url-адреса сайтов и многое другое.

Синхронизируйте Outlook с мобильным устройством – все запланированные встречи всегда будут под рукой, а контакты сохранятся как на ПК, так и смартфоне. Скачайте приложение для смартфона и пользуйтесь возможностями сервиса в любом месте.

Существенным отличием программного почтового клиента от виртуальных сервисов является расположение самого ПО и динамической базы данных на локальном компьютере или сервере. Каждая учетная запись Outlook создает файл личных папок с расширением .pst, который по умолчанию находится по пути C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Это позволяет легко копировать и бэкапить информацию любым доступным способом. В случае необходимости файл с данными может быть подключен к вновь созданной учетной записи в любой версии Outlook, в том числе установленной на стороннем компьютере. Вся информация и настройки приложений на последнюю дату записи будут сохранены.

В самой программе предусмотрена возможность создания архивов базы данных, в том числе в автоматическом режиме.

Даже в случае глобальной аварийной ситуации, когда могут быть уничтожены данные на компьютере или утерян доступ к виртуальному email, достаточно запустить Outlook и восстановить подключение учетной записи к зарезервированному файлу .pst. Вся переписка, данные календаря и контакты снова будут доступны.

Новые функции Outlook 2019

Компания Microsoft постоянно совершенствует свой продукт, добавляет к нему новые пользовательские функции. В последнем релизе MS Outlook 2019 доступны новые возможности:

Карточка «Люди» позволяет накапливать информацию о каждом партнере – телефон, почтовые адреса, сведения об организации, должность, социальные сети. В любой момент можно посмотреть, не находится ли нужный человек онлайн, чтобы связаться с ним через социальную сеть.

Не помните, в каком именно послании находится важная информация? Нет проблем, ведь Outlook имеет многоуровневую систему поиска по всем мыслимым параметрам, в том числе и по содержанию вложений к письмам.

Хотите узнать прогноз погоды? Встроенный метеоцентр покажет погоду на несколько дней вперед.

Заключение

С точки зрения обработки электронной корреспонденции Outlook удобен в первую очередь тем, что позволяет в едином интерфейсе агрегировать неограниченное количество локальных и виртуальных почтовых аккаунтов. В приложении легко создавать единые правила фильтрации, обработки и хранения данных. Нет необходимости настраивать, например, индивидуальный спам-фильтр для каждого почтового ящика на виртуальном сервере. Достаточно один раз внести в блэк-лист отправителя в приложении, и настройки сохранятся для всей входящей почты, подключенной в Аутлук. Общая единовременная настройка по принципу «сделал и забыл» экономит время и трафик.

Интеграция со встроенными и внешними приложениями Windows позволяет быстро переносить и обрабатывать отдельные файлы, созданные в различных программах. При отсутствии подключения к интернету сохраняется возможность работать с письмами, в том числе исходящими, которым назначается отложенная отправка. Как только произойдет соединение с виртуальным почтовым сервером, автоматически начнется обмен входящей и исходящей корреспонденцией.

Получение почты по протоколу IMAP сохраняет письма на сервере. Это удобно при коллективном использовании общего корпоративного почтового аккаунта несколькими сотрудниками компании. Письма можно получать при подключении к серверу одним пользователем на разных устройствах.

Полный функционал MS Outlook востребован для построения сложных информационных систем корпоративного уровня. Но и при частном использовании Outlook значительно облегчит процесс обработки корреспонденции, предоставит дополнительные возможности организации и планирования личного времени. Согласитесь, намного удобнее один раз запустить приложение и получить доступ ко всем возможным почтовым сервисам. Нет необходимости открывать браузер, авторизовываться в отдельных вкладках на каждом сайте, где есть личный аккаунт, изучать и производить настройки в зависимости от правил виртуального почтового сервиса. Даже в режиме офлайн остаются доступными Календарь, Задачи и Контакты.

Возможность установить бесплатное приложение MS Outlook на мобильное устройство еще более упрощает использование данного приложения в личных целях. При этом политика Майкрософт в этом плане довольно толерантна – к приложению можно подключить не только учетную запись MS, но и аккаунты Google, Яндекс и т.д.

Если вы любитель конфиденциальности в поисках хорошей альтернативы популярным провайдерам веб-почты, таким как Gmail, Outlook и Yahooтебе повезло. Вы можете узнать, как настроить свой собственный почтовый сервер и избежать обычного сканирования электронных писем, которые эти провайдеры выполняют для миллионов пользователей, и наслаждаться безопасной и приватной средой для ваших электронных писем.

Персональные или частные почтовые серверы живут в вашем собственном пространстве, в отличие от обычных серверных ферм Apple, Google и Microsoft. Таким образом, вы можете настроить свой собственный дисковод и полностью контролировать доступ, управление и хранение ваших электронных писем.

Для малых и средних предприятий (SMB), которые хотят сократить расходы, администрирование почты может показаться дорогим. Точно так же, запуск их почтовых серверов кажется трудным из-за непрекращающегося спам, Вероятно, у них также нет собственного технического персонала или инструментов для его правильной настройки и запуска при управлении угрозами.

Вот почему многие малые и средние предприятия привлекают внешних поставщиков. Однако это сопряжено со скрытыми рисками, такими как потеря контроля над безопасностью вашей почты, риск нарушения конфиденциальности и конфиденциальности, проблемы с доставкой с общего сервера и многое другое.

К счастью, вы можете запустить безопасный почтовый сервер с фильтрацией спама для личного использования или использования в малом бизнесе. В этом руководстве мы расскажем, как создать и настроить свой собственный почтовый сервер прямо на вашем ПК.

Что нужно для настройки личного почтового сервера

Отдельный компьютер с достаточной емкостью жесткого диска, который будет выполнять роль почтового сервера.
Доменное имя для сервера электронной почты, который вы будете использовать для настройки адресов электронной почты.
Надежное, высокоскоростное интернет-соединение.
Операционная система, такая как Windows или Linux, для запуска сервера.
Такие программы, как MailEnable, которые могут сортировать и маршрутизировать электронную почту, антивирусную защиту и фильтр спама, такие как SpamAssassin (программное обеспечение, которое вы будете использовать, зависит от операционной системы, на которой вы остановились).
Система для оптимизации процесса установки.

Как настроить почтовый сервер

Если вы не можете позволить себе заплатить кому-то, чтобы он сделал это за вас, все равно можно настроить его самостоятельно.

В этом руководстве мы расскажем вам, как настроить сервер электронной почты на основе операционной системы Windows. Мы будем использовать hMailServerбесплатный и гибкий почтовый сервер для Windows, который позволяет обрабатывать все электронные письма, не полагаясь на то, что ваш провайдер будет управлять ими для вас.

Это один из самых популярных серверов электронной почты для Windows, который прост в использовании и установке и предлагает базовые функции, такие как безопасность и встроенная защита от спама от SpamAssassin.

Следуйте инструкциям ниже, чтобы завершить настройку.

Нажмите Далее и согласитесь с условиями лицензирования.

Выберите Сервер на следующем экране, если вы хотите, чтобы ваш локальный компьютер выступал в качестве сервера, или Административные инструменты для удаленного управления сервером.

Затем выберите базу данных, которую вы будете использовать. Встроенная база данных проверена по умолчанию и идеально подходит для использования, если вы хотите что-то быстрое и простое.

Нажмите «Далее» и выберите папку, в которую будут сохранены ярлыки программы.

Укажите основной пароль, который вы будете использовать для управления установкой hMailServer (запишите его где-нибудь, так как вам придется часто его использовать).
Нажмите Далее, а затем нажмите Установить, чтобы добавить hMailServer на ваш компьютер.
После завершения убедитесь, что установлен флажок «Запустить администратор hMailServer», и нажмите «Готово».

Откроется окно администратора hMailServer. Нажмите Подключиться.

Введите пароль, который вы создали во время установки.

Теперь вы готовы настроить SMTP-сервер. В новом окне нажмите Добавить домен.

На вкладке «Общие» введите имя своего домена и нажмите «Сохранить».

На левой панели выберите Домены> Учетные записи.

Нажмите «Добавить», введите имя в поле адреса, пароль и нажмите «Сохранить».

Перейдите в Настройки> Протоколы и выберите SMTP (снимите флажки POP и IMAP).
Нажмите «Дополнительно» и введите localhost в разделе «Домен по умолчанию». Нажмите Сохранить.

Нажмите «+» рядом с «Дополнительно», чтобы развернуть список, а затем нажмите «Автобан». Эта функция блокирует IP-адреса после нескольких неудачных попыток входа в систему.

Выберите «Диапазоны IP-адресов» и «Порты TCP / IP», чтобы увидеть порты, настроенные для SMTP, IMAP и POP, например 25 и 110 для SMTP и POP и 143 для IMAP. Открытие этих портов гарантирует, что почтовый сервер сможет получать и отправлять почту.
Включите различные параметры, такие как пересылка, автоответчик, черные списки DNS и другие в hMailServer.
Наконец, нажмите + рядом с Утилитами, чтобы развернуть список, и нажмите Диагностика, чтобы проверить свою конфигурацию.

В разделе «Выбор» (домен, на котором вы хотите запустить тестирование) введите домен, который вы ввели ранее, и нажмите «Пуск».

Ваш hMailServer настроен с основными опциями.

Поздравляем, вы только что создали свой собственный почтовый сервер.

Хотя размещение вашего собственного почтового сервера требует от вас определенных усилий и мер предосторожности, оно того стоит, если вы не хотите суеты и незащищенности популярных провайдеров веб-почты.

В большинстве почтовых приложений, например Outlook, параметры сервера электронной почты можно настроить автоматически. Если вы не знаете параметры сервера и нуждаетесь в помощи в их поиске, щелкните одну из приведенных ниже ссылок.

Поиск параметров сервера почтовых ящиков Exchange

Если вы подключаетесь к почтовому ящику Exchange и не используете службу электронной почты Microsoft 365 или не знаете, используете ли службу Microsoft 365, выполните указанные ниже действия, чтобы получить нужные сведения.

Войдите в свою учетную запись, используя Outlook Web App. Соответствующие инструкции см. в статье Выполнение входа в Outlook Web App.

В Outlook Web App на панели инструментов выберите пункты "Параметры" > Почта > POP и IMAP.

Имена серверов POP3, IMAP4 и SMTP, а также другие параметры, которые могут потребоваться, находятся на странице параметров POP и IMAP.

Какие параметры сервера требуется узнать у поставщика услуг электронной почты?

Чтобы помочь вам в этом, мы составили удобный список параметров сервера электронной почты, которые нужно узнать. Скорее всего, вам потребуется также настроить учетную запись POP или IMAP. Что такое POP и IMAP? Обратитесь к поставщику, если вы не знаете, какой протокол использовать.

Примечание: Если настроить учетную запись POP или IMAP, с устройством будет синхронизироваться только электронная почта. Все элементы календаря и контакты, связанные с учетной записью, будут храниться только на локальном компьютере.

Чтобы узнать параметры электронной почты, следуйте приведенным ниже инструкциям.

Распечатайте эту страницу, чтобы обращаться к ней при необходимости.

Позвоните поставщику электронной почты и узнайте у него параметры, указанные в таблице.

Запишите параметры почтового сервера в пустой столбец.

Вернитесь в почтовое приложение и введите данные, чтобы завершить настройку электронной почты.

Примечание: Вам могут потребоваться только некоторые параметры из этого списка. Узнайте у поставщика услуг электронной почты, что нужно для доступа к электронной почте на мобильном устройстве.

Общие параметры почты

Адрес электронной почты

Адрес электронной почты, который вы хотите настроить.

Пароль, связанный с вашей учетной записью электронной почты.

Глеб Селезнев

Описание учетной записи электронной почты.

Личная, рабочая и т. д.

Параметры сервера входящей почты

Имя сервера входящей почты.

Адрес электронной почты, который вы хотите настроить.

Номер порта, который использует сервер входящей почты.

Большинство серверов используют порт 143 или 993 для IMAP и 110 или 995 для POP.

Сервер или домен

Это ваш поставщик электронной почты.

Шифруется ли почта с использованием протокола SSL?

(SSL включен по умолчанию в мобильном приложении Outlook)

Протокол SSL включен

Параметры сервера исходящей почты (SMTP)

Имя пользователя SMTP

Адрес электронной почты, который вы хотите настроить.

Пароль, связанный с вашей учетной записью электронной почты.

Шифруется ли почта с использованием протокола SSL?

(SSL включен по умолчанию в мобильном приложении Outlook)

Протокол SSL включен

Возникают проблемы? Поделитесь ими с нами.

Если вы пользуетесь услугами поставщика электронной почты (например, Gmail, Yahoo и т. д.), обратитесь к нему за помощью в настройке учетной записи.

Если у вас есть рабочая или учебная учетная запись на основе учетной записи Microsoft 365 для бизнеса или Exchange, обратитесь в службу технической поддержки или к своему администратору Microsoft 365.

Читайте также: