Работа в экселе с таблицами почему цвет таблицы стал серым
Обновлено: 04.07.2024
Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».
Вы не даёте заголовки столбцам таблиц
Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.
Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц
Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.
На одном листе располагается несколько таблиц
Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.
Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?
Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах
Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:
Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).
Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.
Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.
Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.
Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:
Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»
Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.
Информация в комментариях
Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.
Бардак с форматированием
Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:
- Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
- Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
- Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.
Объединение ячеек
Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.
Объединение текста и чисел в одной ячейке
Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.
Числа в виде текста в ячейке
Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.
Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор
Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.
Страничный режим листа в Excel
Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.
Возможно, включена защита листа, на которой будут отключены несколько параметров
Убедитесь, что вы не находитесь в режиме редактирования, нажав клавишу Esc (Escape), так как режим редактирования> будет серым из-за большого количества параметров меню - особенно большинство параметров редактирования (кроме вырезания> и вставки). Параметры серого в панели инструментов; много вариантов в разделе «Данные» и «Под окном».
Инструменты -> Защита -> Снять защитный лист
На скриншоте показаны общие параметры работы с Excel, независимо от любых файлов. Если вы не можете редактировать книгу, проверьте, защищены ли структура рабочей книги или листы. Обзор ленты> Снять защиту.
Все ящики выделены серым цветом и выглядят недоступными, однако они по-прежнему доступны для кликов и любые изменения остаются. Я был punked от Microsoft.
У меня это много, проблема в том, что в панели предварительного просмотра сохраняется файл. Если в области предварительного просмотра отображается файл, XL думает, что он открыт, поэтому не будет изменений в меню. Нажмите на другой файл или закройте область предварительного просмотра, и все будет в порядке.
Хорошо, эта же проблема возникла на всех листах в одной книге. Было выполнено следующее:
- закрытая и открытая рабочая книга (обрабатывает возможность «в режиме редактирования» плюс)
- Обеспечение выбора одного рабочего листа (ранее не предлагалось)
- нажмите «Снять защиту» в файле -> Информация -> (раздел «Защитить рабочую книгу»)
- Отредактировал рабочий лист и сохранил книгу (не было доказательств отсутствия файлов Excel или файлов)
Ничего не помогло. Это обошло проблему.
- Закрытая книга
- Сделанная копия книги
- Изменено имя оригинала (у кого есть проблемы
- Открыта копия книги (с оригинальным именем)
Ни причина проблемы, ни «простая» коррекция не были обнаружены, но теперь все хорошо.
На данном уроке мы узнаем, как поменять цвет таблицы в Excel. Для этого оформим исходную таблицу из предыдущего урока с помощью форматирования фона и границ ячеек.
Сразу переходим к практике. Выделяем всю таблицу A1:D4.
На закладке «Главная» щелкаем по инструменту «Границы», который расположен в разделе «Шрифт». Из выпадающего списка выберите опцию «Все границы».
Теперь снова в этом же списке выберите опцию «Толстая внешняя граница». Далее выделяем диапазон A1:D1. В этом же разделе инструментов щелкните по «Цвет заливки» и укажите на «Темно-синий». Рядом в инструменте «Цвет текста» укажите «Белый».
Пример изменения цвета таблиц
На рисунках отображается процесс изменения границ в практике:Поменять цвет таблицы в Excel можно и с помощью более функционального инструмента.
Выделите снова всю таблицу A1:D4. Нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+1 или CTRL+SHIFT+P. Появится многофункциональное диалоговое окно «Формат ячеек»
Сначала перейдите на закладку «Границы». В разделе инструментов «Все» данной закладки, сделайте щелчок по кнопке «внутренние». Теперь в разделе тип линии выберите самую толстую линию (вторая снизу в правой колонке). При необходимости ниже задайте цвет для границ таблицы. Дальше возвращаемся в раздел «Все» и кликаем по кнопке «внешние». Для подтверждения настроек форматирования границ нажмите ОК.
Так же можем сделать цветной текст. Выделите заголовки исходной таблицы A1:D1. Откройте окно «Формат ячеек». Теперь перейдите на вкладку «Шрифт». В поле цвет текста укажите на «Желтый». Чтобы изменить цвет выделенной ячейки в Excel, перейдите на вкладку «Заливка» и выберите «Черный». Для подтверждения изменения формата ячеек жмем ОК. Заливка ячеек в Excel позволяет выделить цветом строку или столбец.
Как видите в окне «Формат ячеек» находится множество инструментов, которые расширяют возможности форматирования данных.
Полезный совет! Форматируйте данные в последнюю очередь. Так вы сэкономите рабочее время.
Форматирование открывает широкие возможности для экспонирования данных. Изменение шрифтов и размеров текста, установка фоновых цветов и узоров, покраска цветов границ и выбор тип их линий и т.п. Но стоит только немного переусердствовать с изменением цвета и лист Excel стает пестрым и нечитабельным.
Применив цвет к чередующимся строкам или столбцам (это часто называют цветными полосами), можно облегчить восприятие данных на листе. Чтобы отформатировать чередующиеся строки или столбцы, можно быстро применить один из встроенных форматов таблицы. Если воспользоваться этим методом, то при добавлении новых строк или столбцов к ним автоматически будет применяться соответствующая заливка.
Вот как это сделать:
Выделите диапазон ячеек, которые нужно отформатировать.
На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.
Выберите стиль таблицы, в котором применяется заливка с чередованием строк.
Чтобы вместо строк применить заливку к столбцам, выделите таблицу, откройте вкладку Конструктор, снимите флажок Чередующиеся строки и установите флажок Чередующиеся столбцы.
Совет: Если вы хотите сохранить стиль с чередованием, но убрать функциональность таблицы, выберите команду Преобразовать в диапазон. В этом случае при добавлении строк и столбцов к ним не будет автоматически применяться форматирование с цветными полосами, но его можно применять вручную с помощью команды Формат по образцу.
Применение полос к строкам или столбцам с помощью условного форматирования
Применить особый формат к определенным строкам или столбцам можно также с помощью правила условного форматирования.
Вот как это сделать:
На листе выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы применить затенение к определенному диапазону ячеек, выберите ячейки, которые необходимо отформатировать.
Чтобы применить затенение ко всему листу, нажмите кнопку Выделить все.
На вкладке Главная нажмите кнопку Условное форматирование и выберите команду Создать правило.
В списке Выберите тип правила выберите пункт Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.
Чтобы применить цвет к чередующимся строкам, в поле Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной введите формулу =ОСТАТ(СТРОКА();2)=0.
Чтобы применить цвет к чередующимся столбцам, введите формулу =ОСТАТ(СТОЛБЕЦ();2)=0.
Эти формулы определяют, является ли строка (или столбец) четной или нечетной, чтобы можно было применить соответствующий цвет.
В окне Формат ячеек откройте вкладку Заливка.
Выберите цвет и нажмите кнопку ОК.
Вот как можно изменить правило условного форматирования: щелкните одну из ячеек, к которым оно применяется, на вкладке Главная последовательно выберите команды Условное форматирование > Управление правилами, нажмите кнопку Изменить правило и внесите необходимые изменения.
Чтобы удалить условное форматирование из ячеек, выделите их и на вкладке Главная последовательно выберите команды Очистить > Очистить форматы.
Пока вы работаете с листом, вы можете захотеть отобразить только рабочую область на листе, что означает, что иногда все неиспользуемые области затемняются серым цветом, как показано ниже. В этой статье я расскажу вам два способа быстро скрыть неиспользуемые ячейки области.
 |  |  |
Серая неиспользуемая область от Kutools for Excel
Затенение неиспользуемой области серым цветом при предварительном просмотре разрыва страницы
В Предварительный просмотр разрыва страницы вид, неиспользуемая область будет недоступна.
Включите лист, на котором вы хотите отображать только рабочую область, и нажмите Вид > Предварительный просмотр разрыва страницы. Смотрите скриншот:
Если вы хотите вернуться к нормальному виду, просто нажмите «Нормальный» на вкладке «Просмотр».
Серая неиспользуемая область от Kutools for Excel
При предварительном просмотре разрыва страницы отображаются все используемые ячейки, но если вы хотите отображать только некоторые ячейки в определенном диапазоне, вы можете использовать Kutools for Excel" Установить область прокрутки утилита.
После бесплатная установка Kutools for Excel, сделайте следующее:
Выберите диапазон, который нужно только отображать, и нажмите Kutools > Показать спрятать > Установить область прокрутки. Смотрите скриншот:
Тогда только выбор был отображен.
 | |  |
Если вы хотите отобразить все, нажмите Kutools > Показать спрятать > Показать все диапазоны.
Читайте также: