В чем принципиальное отличие процессов подготовки текстов на компьютере и на печатной машинке
Обновлено: 04.07.2024
Только сегодня стало ясно, как же было сложно печатать на пишущей машинке. Выровнять правый край при соблюдении правил переноса не возможно - для этого надо равномерно по строке формировать разрывы между словами.
Этих проблем принципиально нет при подготовке текста на компьютере: сегодня можно задать множество параметров текста, и программа будет их автоматически поддерживать. Язык, символы, шрифты - все это можно выбрать из огромного перечня и использовать в своем тексте. А исправления букв, слов или перенос на другое место многих страниц осуществляются всего лишь нажатием на несколько клавиш.
Сегодня количество сотрудников различных офисов превосходит производственных и сельскохозяйственных рабочих вместе взятых. И требования к организации управленческой деятельности сегодня как никогда высоки. Естественно, необходима автоматизация этого труда. Особенно важно автоматизировать процессы документооборота и работу с
Практически сразу же после начала производства компьютеров они стали использоваться в офисах. И сегодня наиболее распространенными программами являются различные офисные комплексы. В России практически повсеместно используется Microsoft Office [66] . В состав этого пакета входят несколько приложений. Word - текстовый редактор, используемый при подготовке различных документов: отчетов, писем, бизнес-планов, в том числе и необходимых для печати в Internet. Publisher - настольная издательская система, предназначенная для выпуска материалов без помощи профессиональных дизайнеров.
Excel - электронные таблицы, приметаемые для получения, обработки, анализа и отображения различной числовой информации. Visio - система построения диаграмм, предлагающая средства для наглядного представления идей, информации и систем. FrontPage - предназначен для создания Web-сайтов и управления ими. PowerPoint - помогает представлять материалы с помощью удобных в применении презентационных роликов. Access - система разработки баз данных, дающая возможность накапливать и хранить данные, получать к ним доступ и анализировать их. Outlook - позволяет эффективно планировать свое время и управлять информацией, а также значительно упрощает организацию общего доступа к информации.В целом пакет MS Office предлагает методы работы, повышающие производительность офисного труда и обеспечивающие эффективную работу с разными приложениями. Иными словами, документ, подготовленный в одном приложении, может быть использован в любом другом приложении с сохранением всех установок.
Теперь подготовка текста, расчеты различных показателей, подготовка презентаций и другая офисная работа стали простыми и эффективными.
Фактически только с применением компьютеров начался реальный оперативный анализ финансовой деятельности предприятия - до этого бухгалтеры только составляли отчеты за прошедший период. Можно считать, что произошел переход от статического баланса к динамическому анализу финансового положения. С помощью калькулятора это сделать принципиально невозможно. Не говоря уже о представлении отчета в графическом виде.
Ежедневная офисная работа связана с обработкой большого количества документов. Одновременно необходимо оперативно вносить изменения в уже существующие документы. Можно выделить и другие особенности работы с информацией, характерные для работы офиса: делопроизводство; обработка оперативной информации; ведение архива и обеспечение регламентированного доступа к документам; оперативное распространение документов по структуре с контролем их прохождения; наличие информационных связей между подразделениями и филиалами; массовое производство и обработка персонализированных документов (счета, уведомления, письма, требования, контракты, финансовая и отгрузочная документация и т.
Организация управления документооборотом - это поддержка процессов делопроизводства (регистрации, рассылки, архивного хранения документов и т. п.), формирование централизованных информационных ресурсов и электронного архива, поддержание их в актуальном состоянии и обеспечение регламентированного доступа к созданным информационным ресурсам предприятия.
Известно, что при работе с бумажными документами от 50 до 90 % рабочего времени тратится на связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. До 15 % документов безвозвратно теряются, и 30 % рабочего времени сотрудники тратят на их поиск.
Если же перейти на электронный документооборот, то производительность офисного труда повышается на 25-50 % и на 75 % сокращается время обработки одного документа. При этом расходы на оплату площади, предназначенной для хранения документов, сокращаются на 80 % [67] . Таким образом, внедрение электронного документооборота приводит к значительной экономии средств и повышает производительность труда работников офиса.
Сегодня активно развиваются различные компьютерные средства организации работы офиса. Здесь можно выделить сразу несколько направлений, в том числе: выпуск специальных устройств, обеспечивающих более эффективную работу; разработка программного обеспечения, реализующего новые методы и алгоритмы; создание быстродействующих и удобных в повседневном пользовании сетей; интеграция всех указанных продуктов и средств для повышения эффективности работы офиса.
Для работы с бумажными документами предлагаются различные технические устройства. Это аппараты для печати, копирования, факсимильной связи и сканирования, разработанные специально для применения в офисе. Они задействуют потенциал офисной сети, повышая производительность работы и упрощая управление сетевыми ресурсами.
Сегодня широко применяются такие технические устройства, как принтеры (монохромные и цветные), сканеры, копировальные и факсимильные аппараты. Эти устройства выпускаются многими фирмами, в том числе Epson, Canon, Hewlett-Packard, Xerox.
Данные устройства могут выполнять соответствующую работу: печатать текст и графический материал, переводить текст и графику в цифровую форму, копировать документы, отправлять и получать документы по телефонным линиям связи. Однако наличие многих устройств для работы с документом не удобно, поэтому ведущие производители офисной техники начали выпускать многофункциональные устройства, каждое из которых может выполнить весь комплекс работ с документами. Одна многофункциональная система может обслуживать весь офис, используя локальную сеть предприятия. Поэтому пользователь может задавать необходимые ему режимы со своего компьютера, не подходя к аппарату.Одно из таких устройств - Xerox Document Centre 425 - из семейства Document Centre. Аппарат способен печатать, копировать, сканировать, а также отправлять и принимать факсы. Теперь можно переходить из электронного мира документов в бумажный и наоборот. Устройство может не только печатать и копировать документ на обеих сторонах листа, но и брошюровать полученный материал. Стоимость печати документа ниже стоимости копирования (после печати). Поэтому такие устройства (названные копирами) сегодня используются для печати сразу нескольких копий документа. Xerox Document Centre 425 имеет в своем составе средства, позволяющие работать в сети. Для работы с различными группами пользователей реализована конфиденциальная печать, т. е. печать начинается только после указания пароля. Кроме того, к Xerox Document Centre 425 могут подключаться устройства учета доступа других производителей, в том числе ридеры для чтения карточек, которые не только позволяют печатать данный текст при наличии конкретной карточки, но и обеспечивают учет использования прибора конкретными людьми или проектами [68] .
Одновременно в офисах внедряются быстродействующие (более 100 Мбит/с) сети передачи данных. Такие сети не создают задержки при работе одновременно со множеством документов в различных группах. Также все шире внедряются беспроводные сети, основанные на инфракрасных и радиосигналах [69] .
Также в офисе создаются интегрированные информационные системы, объединяющие функции локальных вычислительных и телефонных систем.
Компанией Xerox также разработано и программное обеспечение - Cobra Image Router (CIR) - средство централизованного управления всеми устройствами семейства Xerox Document Centre в рамках целой организации. Эта программа предоставляет возможность гибкой маршрутизации и надежного хранения электронного образа документа. CIR также включает в себя интегрированное программное обеспечение автоматического распознавания
Большинство документов готовятся не одним человеком, а несколькими сотрудниками, называемыми группой. Группа может состоять из двух человек, отдела или всей компании. При этом каждый сотрудник должен иметь возможность вносить свои правки в документ, сохраняя при этом свою отметку о проделанной работе. И работать члены одной группы могут в разных помещениях или даже в разных офисах. Для совместной работы над документом созданы специальные программы.
Так, программная разработка Xerox - DocuShare представляет собой программный продукт для совместного использования информации многими пользователями, независимо от их местонахождения. При этом в качестве информационной среды может использоваться Internet/intranet, т. е. группа может находиться внутри одного офиса или в различных местах. DocuShare позволяет рабочим группам обмениваться документами любого формата и управлять совместным доступом к базам данных документов, графикам, доскам объявлений. Пользователи могут загружать документы на Web-страницы, отслеживать работу, а также управлять правами доступа к своим данным. В качестве клиентских приложений DocuShare использует стандартные Web-браузеры (Internet Explorer, Netscape Nevigator), что существенно упрощает внедрение системы и обучение пользователей.
Программа поддерживает механизм разграничения полномочий как для отдельных файлов и документов, так и для папок и баз данных. Пользователи могут присваивать различные права доступа на чтение и запись для рабочих групп и отдельных сотрудников, при этом пользователи могут видеть только те файлы, к которым они имеют доступ.Система позволяет пользователям сохранять, редактировать и восстанавливать файлы и документы любого формата. К ним относятся редактируемые файлы, текстовые, графические, звуковые, цифровое видео и любые другие в исходном формате прикладной программы. Документы, отсканированные на Document Centre и сохраненные при помощи
PaperPort, записываются в виде многостраничных графических изображений. В системе можно присваивать документам заголовки и описания, а также объединять документы в коллекции и папки. Для передвижения по этим коллекциям и для поиска документов используются гиперссылки. Теперь можно найти нужный документ при помощи контекстного поиска или по атрибутам файлов. DocuShare автоматически выполняет полнотекстовую индексацию документов в формате наиболее распространенных редакторов, широкоформатных таблиц и презентаций, таких как WordPerfect, Microsoft Word, PowerPoint и Excel.
Пакет MS Office также обеспечивает совместную деятельность нескольких пользователей с разными приложениями.
Компания Lotus Development Coip. разработала одну из самых известных и распространенных в мире программных систем для коллективной работы с документами - Lotus Notes. Эта система позволяет реализовывать многие функции коллективной работы с документами, в том числе регистрацию входящих и исходящих документов, сохранение версий документов в базах данных системы, создание профилей документов. А также полномасштабные средства текстового поиска и получения информации. Lotus Notes предоставляет четыре вида обмена и управления информацией: электронная почта; общие базы данных, обеспечивающие доступ к документам всех членов группы; управление потоком документов, т. е. управление электронным документооборотом. Это управление настраивается в соответствии с требованиями конкретной организации; доступ к ресурсам Inemet.
В развитие Lotus Notes компания создала также Domino.Doc - приложение, предназначенное для работы рабочей группы (в какой бы точке Internet не находились сотрудники). Члены группы могут поддерживать связь, координировать работу и сотрудничать с кем угодно в безопасной и надежной среде. Такая модель вычислительной работы называется распределенной средой. Web-cepeep Domino учитывает требования этой среды, включая безопасность, идентификацию пользователей, репликацию данных, поддержку мобильных и отключенных пользователей.
Другая программа - Lotus QuickPlace - также позволяет организовать совместную работу внутри рабочей группы.
От данных к знаниям
Просто набор данных уже не позволяет эффективно работать в офисе: необходимо сопровождать их логическими пояснениями, ссылками, дополнять взаимными связями. Иными словами, стоит задача перехода от данных к знаниям. Сегодня все понимают, что избавление от дефицита знаний является критически важной задачей для процветания электронного бизнеса.
Необходима возможность обмена и управления знаниями. Lotus предлагает решения, позволяющие ликвидировать дефицит между накопленными знаниями и теми знаниями, которые еще необходимо получить. Это дает возможность компаниям развиваться, используя знания. Lotus называет это «прозрачностью знаний». В таком случае обеспечивается не только более эффективный поиск необходимых данных, но и достигается более продуктивная работа с документом. В результате повышается скорость развития компании.
Компания Lotus разработала K-station, первый продукт в рамках проекта по
управлению знаниями Raven. K-station - это портал, созданный для кристаллизации составляющих процесса принятия решений.
Для работы со знаниями Lotus и Xerox создали решение для управления документами и знаниями - Knowledge Share. Новое решение также обеспечивает электронный документооборот - хранение, поиск и коллективную работу над документами многих сотрудников внутри организации.
Lotus Discovery Server - это новый сервер управления знаниями, который предоставляет средства поиска и специальные решения, созданные для сбора соответствующей информации и коллективного опыта с целью их применения в рамках выполнения проектов или работ. Для осуществления этой задачи Discovery Server собирает, анализирует, категоризирует структурированную и неструктурированную информацию для обнаружения связей между содержанием, людьми, темами и пользователями в организации. Lotus Discovery Server - это второй продукт из серии Lotus Knowledge Discovery System, ранее известной как Raven, который состоит из Lotus Discovery Server и портала знаний Lotus K-station.
В ноябре 2001 года корпорация IBM объявила новые возможности СУБД, которые сочетают в себе технологии аналитической обработки в реальном времени (OLAP) и добычи информации. Функция добычи информации в СУБД DB2 OLAP Server, названная поиском возможностей, позволяет компаниям быстро определять тенденции поведения заказчиков, автоматически определяя изменения на большом объеме данных. Эта возможность предлагается в качестве новой функции DB2 OLAP Server без дополнительной оплаты. Функция поиска возможностей реализует сложные алгоритмы поиска данных в многомерных источниках. Теперь пользователи DB2 OLAP Server смогут сразу же обнаружить нестандартные результаты и условия в области бюджета, прогнозов и продаж. Новая версия СУБД будет также уведомлять пользователя о появлении аномальных тенденций. Благодаря этому менеджеры смогут быстро принимать необходимые меры, обнаружив какие-либо необычные результаты в финансовых данных.
Технология добычи информации (data mining) дает гораздо более глубокое понимание тенденций, моделей и прогнозов, с помощью которых можно повысить производительность бизнеса или открыть новые возможности для него.
Одна из ведущих тайваньских страховых компаний ING Antai, благодаря возможностям такой технологии, смогла быстро обнаруживать случаи мошенничества и обрабатывать запросы в связи с этим. При использовании DB2 OLAP Server с новой функцией анализ данных по претензиям, связанным с мошенничеством, сократился в компании с двух-трех недель до двух-трех дней.
Мы приближаемся к такой технологии офисной работы, когда бумажной копии документа не будет в принципе. Действительно, странный процесс: подготовка документа на компьютере, печать его, отправка факса, печать факса, сканирование документа и ввод его в компьютер для дальнейшей работы. Гораздо проще - подготовить документ в компьютере и послать его по электронной почте сразу на другой компьютер. И все. Однако документ должен быть подписан, и поэтому его надо напечатать. Но как только будет узаконена электронная подпись, бумажный документ умрет. А техника и программное обеспечение для электронных документов уже готовы.
Для тех, кто раньше печатал на машинке, это не загадка, а вот тем, кто сразу начал с компьютера, будет интересно почитать.
Отличие первое: клавиатура
На пишмашинке она устроена так, что по ней надо долбить пальцами изо всех сил. От этого у секретарш и машинисток прошлого были очень развиты подушечки пальцев. Проверено, что после трёх дней тренировки рядовая машинистка способна пробить указательным пальцем лист ДСП толщиной два сантиметра.
Плюсы клавиатуры пишмашинки: если у вас есть зловредный сосед, которому хочется сделать какую-нибудь пакость, то печатать надо исключительно по ночам. Оглушительный треск разносится по всему дому, сосед будет ворочаться в наушниках, скрипеть зубами, а уснёт только под утро, когда уже пора идти на работу. В итоге он появится на своём рабочем месте злой и невыспавшийся, нагрубит начальнику, и его лишат премии. Никаких других плюсов мною не обнаружено.
Минусы клавиатуры печатной машинки: кнопки её расположены слишком высоко и между ними достаточно пространства для того, чтобы пальцы регулярно соскальзывали с них и застревали в глубине машинки. Я и сам не раз попадал в эту мышеловку, когда работал на своей старенькой машинке. Пока вытаскиваешь застрявшие пальцы, успеваешь придумать несколько вычурных эпитетов к слову «машинка». Впрочем, для писателя это тоже плюс, а не минус – эти эпитеты потом можно использовать в своих произведениях. Ещё один важный минус – если какой-нибудь боёк стачивается или ломается, то приходится впоследствии вписывать букву вручную. А это очень муторная работа, да и смотрится в рукописи уже не очень красиво.
Плюсы компьютерной клавы: кнопки нажимаются очень мягко и неслышно. Но для тех, кто стал работать на компьютере после пишмашинки, это довольно неудобно. У них ещё не выработалась привычка сразу убирать пальцы с клавиш и вместо буквы «а» регулярно выскакивает «ааааааааааааааа».
В отличие от пишмашинки, здесь много полезных кнопок, таких как, например, backspace. Если бы она присутствовала в клавиатуре печатной машинки, то не нужно было бы закрашивать белым свои опечатки и огрехи, что в своё время доставляло всем немало хлопот. Ещё один плюс – большое количество символов, недоступных для печатных машинок. Плюсов очень много, все перечислять не буду. Например, с помощью сочетания alt+shift+d можно моментально ввести текущую дату (27.01.2009), не мучаясь вопросом, какое же сегодня число.
Минусы компьютерной клавы: после печатной машинки кажется, что здесь слишком много ненужных кнопок с непонятными названиями на английском языке и поначалу нажимаешь их с чувством тревоги – что сейчас будет? Особо бояться не надо, компьютер – машина умная, и, если что не так, он обязательно вас спросит, надо ли вам это или нет? Но, если в этих кнопках разобраться, то этот минус станет плюсом. Ещё один минус – постоянно ищешь букву Ё и находишь её спрятанной в самом дальнем углу клавиатуры, в стороне от всех букв, что не очень удобно при вводе текста.
Отличие второе: мультимедиа
Как ни крути, а на печатной машинке, даже самой навороченной импортной машинке, альбома «Animals» группы «Pink Floyd» не прослушаешь. И «Криминального чтива» не посмотришь. В 3D-игры на ней также не поиграешь. На ней можно только стучать, недаром ведь машинисток называют дятлами. Зато на компьютере можно совмещать полезное с приятным. Можно печатать текст и слушать хорошую музыку, как это делаю я сейчас. Можно даже писать свою музыку, инсталлировав музыкальную программу, но для этого надо знать ноты. Я пробовал свои силы в программе «Fruityloops». Без знания нот получается что-то вроде авангарда, музыка на любителя. Я пока не нашёл любителя моей музыки.
Отличие третье: умные советы
Отличие четвёртое: сбой программного обеспечения
Компьютер – предмет сложный и капризный. В нём нередко происходят всякого рода сбои, которые, правда, часто он сам же и исправляет. В моём «Асере» однажды накрылось программное обеспечение, программист магазина, где мы его покупали, назвал это «Винда слетела». Я уже боялся, что придётся удалять всю информацию и снова загружать «Windows», но мою машинку вылечили за каких-то полчаса. Спустя какое-то время я уже и сам научился лечить незначительные болячки моего «Асера».
Если компьютер завис во время работы, а вы не успели сохранить информацию, не беда. Копия файла сохраняется автоматически. И не надо рвать последние волосы на голове, надо только перезагрузить машину, и программа, в которой вы работали перед сбоем (стоит только открыть её), сразу объявит о том, что обнаружен файл, сохранённый автоматически. Надо лишь разобраться, оставить этот файл или оригинал, с которым вы работали. Один из них придётся удалить.
Отличие пятое: печать
Сразу обговорим термины. На машинке текст печатают или набивают, на компьютере его вводят или выводят на экран, а на принтере распечатывают. На принтере можно остановиться надолго и написать отдельную главу – «Принтер и печатная машинка. Найди десять отличий», но, наверное, не стоит.
Почему-то печатную машинку иногда называют пишущей, но ведь на ней не пишут, пишут авторучками. Это вопрос для филологов.
На печатной машинке набивают только тексты или таблицы. Принтер делает всё. Он распечатает и тексты, и таблицы, и рисунки, и фотографии. Один мой знакомый даже обои распечатывал, но они ему влетели в копеечку.
Принтер можно настроить так, что важная для вас работа будет распечатана с наилучшим качеством, а объявление о распродаже старых вещей для соседа-халявщика – хуже некуда (чтобы больше не обращался).
На эту тему можно много чего написать, но ничего на ум больше не приходит.
дома Имея компьютер, у человека появляется великолепная набору по возможность текста. ЭВМ (компьютер) полностью ранее заменяет широко использующиеся печатные машинки. И более даже того. В отличие от печатных машинок, красящее наносящих вещество на поверхность бумаги, компьютер, подобного ничего не делает. Все, что мы можем виде в видеть текста на экране, существует виртуально - в форме цифровой. Физически этого нет. Компьютер текст запечатляет в виде большого количества единичек и понятном, т.е. на нолей для него - машинном языке. мере, по Затем того как человеку нужно эту прочесть информацию, компьютер перекодирует машинный понятный в язык человеку. В результате чего мы можем обычную видеть для нас текстовую информацию.
принцип Такой работы компьютерной системы имеет преимущество большое перед ранее использующимися механизмами:
- Во-это, первых гораздо удобнее, потому как не утруждать нужно себя "перелопачиванием" огромного количества "которой", на макулатуры физически нанесен текст.
- Во-вторых, работа такая за компьютером занимает гораздо меньше чем, места использование печатной машинки. Ведь информации носитель у компьютера не так уж и велик по размерам, а снопы бумажные в большом количестве занимают собой огромные просто площади.
С стороны другой, у печатной машинки имеется неоспоримый плане в плюс гораздо меньшего влияния на здоровье во работы время. Печатный текст, набранный краской на лучше, бумаге воспринимается нашими глазами. У компьютерных данном в мониторов плане не все так гладко и Изображение. безобидно, которое мы можем видеть на экранах, не хотя естественно бы потому, что оно все сопровождается время подсветкой, чаще всего отличной от обстановки окружающей по яркости и контрасту. Это весьма влияет негативно на наши глаза. Это почти равно-все, что часами смотреть на какую-очень не нибудь яркую лампочку.
Глаза наши пропускать привыкли через себя отраженный свет, а не Нам. излученный гораздо комфортнее смотреть на предметы, от отражается которых солнечный свет, а не на само Солнце. сейчас, Однако имеются технологии, позволяющие видеть информацию графическую, выводимую на экран монитора, без пока. Но подсветки, эти технологии еще только находятся и развиваются в самом начале пути по производству продукции готовой. Остается только ждать и надеяться, они что со временем все же "раскачаются" и будут все занимать больший и больший объем компьютерного Источник.
Технологии быстро расширяются, открывая новые двери, которые могут казаться почти невозможными для случайного наблюдателя - по крайней мере, на первый взгляд. Менее чем за 100 лет основные полеты превратились в машины, способные достигать Луны; средняя продолжительность жизни подскочила более чем на 20 лет, и компьютеры превратились в технологию, которая играет центральную роль в повседневной жизни. Хотя пишущие машинки и компьютеры используют одинаковую конструкцию клавиатуры QWERTY, компьютеры обладают значительными преимуществами по сравнению с пишущими машинками.
Если вы думаете, что пишущая машинка великолепна, вы полюбите компьютеры.
Цифровой Vs. аналоговый
Одним из основных ключевых атрибутов компьютеров является то, что все напечатанное хранится в цифровом виде, в отличие от аналоговой системы, такой как на печатных машинках, где все написанное является механическим переводом на бумагу. Пишущие машинки тратят бумагу и приводят к тому, что пользователю приходится хранить физический результат. Цифровые документы могут быть очень длинными, и, поскольку они виртуальные, объем хранилища практически не ограничен. Это также делает компьютеры более экологичными, так как они не тратят бумагу.
изменения
Если вы хотите изменить разделы, небольшие грамматические ошибки или предложения тут и там, то вам придется начать новую страницу - если вы используете пишущую машинку, то есть. Пользователи компьютеров живут в мире роскоши, когда дело доходит до изменений страниц. Все, что угодно, может быть удалено и изменено, будь то одно слово, фраза или буква. Кроме того, запись на компьютере похожа на запись с неограниченным количеством чернил - вам не придется беспокоиться об их замене.
Улучшение Письма
Если ваше письмо требует дополнительного форматирования, то компьютер выигрывает у пишущей машинки. Простой курсив, полужирный шрифт, подчеркивание и маркеры могут быть добавлены в любой документ. Кроме того, компьютеры могут добавлять графики и изображения для записи при использовании простого текстового процессора. Числа и вычисления могут быть более тщательно обработаны и сохранены в программах для работы с электронными таблицами.
Отправка документов
Преимущества и недостатки использования функций и процедур в компьютерном программировании
Функции и процедуры являются двумя инструментами в наборе инструментов каждого программиста, которые позволяют ему писать более жесткий и эффективный код. Хотя может быть недостаток или два в использовании .
Преимущества использования MS Access Report
Microsoft Access - это система управления реляционными базами данных для пакета Microsoft Office. Пользователь может создавать базы данных и представлять запрашиваемые данные в простых для разработки отчетах .
Каковы различия между клавиатурой пишущей машинки и клавиатурой компьютера?
Хотя клавиатура вашего компьютера во многом обязана своему низкотехнологичному предку, пишущей машинке, важные различия отличают их. Клавиатура, например, имеет много клавиш .
Читайте также: