В каких случаях запрещается использование простой электронной подписи при проведении эксперимента

Обновлено: 04.07.2024

5 мая 2020 года вступил в силу Федеральный закон № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Закон предоставляет компаниям возможность принять участие в эксперименте по оформлению в электронном виде документов, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работников в письменной форме, в том числе под роспись.

Анна Климова - Директор департамента налогов и права Deloitte Russia Анна Климова - Директор департамента налогов и права Deloitte Russia

Согласно тексту закона, эксперимент будет проводиться до 31 марта 2021 года, при этом дату его начала каждый работодатель определяет самостоятельно.

Работодатели смогут осуществлять подготовку документов посредством собственной информационной системы или системы «Работа в России».

Стоит отметить, что закон претерпел изменения по сравнению с первоначальной редакцией. Ранее предполагалось, что эксперимент будет проводиться с 1 апреля по 31 декабря 2020 года. Также первоначальная редакция предусматривала, что трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор должны быть подписаны только квалифицированной электронной подписью работника в случае использования информационной системы работодателя. На данный момент, согласно тексту закона, в упомянутом случае допустимо подписывать данные документы также усиленной неквалифицированной электронной подписью работника. Необходимо подчеркнуть, что подписание и заверение документов со стороны работодателя должно производиться с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Кроме того, закон дополнен перечнем работников, в отношении которых эксперимент не проводится. К ним относятся:

дистанционные работники;
работники, направляемые временно к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников.

Актуальность как ранее прошедшего, так и данного эксперимента обуславливается тем, что кадровый документооборот содержит большое число разнообразных документов, затрагивает каждого работника и функционирует c известной своей консервативностью в сфере трудового регулирования, требует зачастую долговременного хранения документов и вследствие перечисленного, менее всего проработан государством с точки зрения перевода в электронный вид.

Участие в данном эксперименте позволит работодателям апробировать перевод кадровых документов в электронный формат с минимальными законодательными рисками по сравнению с компаниями, которые внедряют кадровый ЭДО по собственному решению, вне рамок эксперимента.

В целом хотелось бы отметить несомненный факт прогресса в формулировании подходов и задач данного эксперимента, учитывающий опыт развития электронного документооборота. В частности, законодатель предусмотрел не только как документы будут оформляться, но и каким образом будет производиться их передача по требованию в профсоюзы, уполномоченные органы и организации.

Также в данном эксперименте более конкретно решаются вопросы, связанные с хранением электронных документов. В частности, Минтруд наделяется функцией методического сопровождения участников эксперимента по вопросам долгосрочного хранения электронных документов. С точки зрения предлагаемых экспериментом технологических подходов наиболее интересно выглядит возможность применения асимметричной модели подписания документа сторонами: то есть когда документ подписывается со стороны работодателя квалифицированной подписью, а со стороны работника допускается неквалифицированная или простая подпись. Появление такого подхода является логичным и ожидаемым в имеющемся ряде решений, направленных на поиск более рациональных и удобных методов электронного подписания.

Неоднозначно выглядит решение разрешить работодателю использовать только квалифицированную подпись. С одной стороны, уже сейчас некоторые компании вне рамок эксперимента реализовали электронный документооборот в отдельных кадровых процессах с использованием простой или неквалифицированной подписи, поскольку такие подписи не запрещены к использованию, менее затратны в обслуживании и более удобны в пользовании. И было бы разумно апробировать их использование работодателем в рамках эксперимента. С другой стороны, использование только квалифицированной подписи выглядит понятным с точки зрения защиты прав работников, поскольку это придает подписываемому документу наибольшую степень защиты в смысле неизменности содержания, независимости от системы, в которой он был подписан, а также сохранности во времени.

С точки зрения возможностей работника по применению видов электронных подписей в методологии эксперимента явно прослеживается принцип соразмерности разрешаемого вида подписи со степенью доверия информационным системам, а также значимости документа с точки зрения трудового законодательства. В частности, такие документы как трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования (дополнительные соглашения к ним) возможны к подписанию простой подписью сотрудника только в случае использования этой подписи в системе «Работа в России». Однако при подписании этих же документов в собственной информационной системе работодателя уже необходимо использовать неквалифицированную или квалифицированную подпись работника. В отношении других документов закон не налагает ограничений по использованию простой подписи работника.

Хотя стоит отметить, что разработанный Минтрудом проект Положения о проведении эксперимента, в отношении которого на данный момент завершились общественные обсуждения, не допускает возможности использования простой подписи работника при подписании любых кадровых документов в собственной информационной системе работодателя. Подобное ограничение может поставить под вопрос участие в эксперименте отдельных работодателей, которые планировали максимально использовать простую подпись в собственных информационных системах.

Обращаем внимание, что участниками эксперимента не могут быть дистанционные работники, что, на наш взгляд, сложно назвать оправданным. Дистанционные работники в силу прямого указания Трудового кодекса РФ выполняют свою трудовую функцию вне места нахождения работодателя. В связи с этим существует прямая потребность в выстраивании электронного взаимодействия с ними, в том числе при оформлении кадровых документов. Такое взаимодействие согласно ст. 312.1 действующей редакции ТК РФ должно производиться только квалифицированной подписью как работника, так и работодателя.

Возможно, наличие данной нормы создало у законодателя представление о том, что электронный документооборот с дистанционными работниками достаточно и оптимально урегулирован. Однако это не совсем так, и подобное правовое регулирование не в полной мере соответствует потребностям бизнеса. Ограничение дистанционного работника в праве использовать простую и неквалифицированную подпись существенно усложняет взаимодействие сторон трудовых правоотношений, в особенности, если для других категорий работников этого же работодателя используются другие виды подписей и, соответственно, возникает необходимость поддерживать разные процессы электронного документооборота по отношению к дистанционным и другим сотрудникам. Участие данной категории работников в эксперименте могло бы стать обоснованным шагом к балансированию, унификации и оптимизации документооборота для разных категорий работников.

С точки зрения иных узких зон эксперимента еще предстоит понять, каким образом будут синхронизированы грядущие изменения в рамках Федерального закона «Об электронной подписи» в части квалифицированных подписей физических лиц. Также будет актуален вопрос, какие требования к электронным документам будут предъявляться при их передаче в государственные (муниципальные) архивы при ликвидации работодателя, поскольку эксперимент в этом вопросе ссылается на нормы законодательства об архивном деле, которые в настоящий момент находятся в недостаточной степени готовности.

Таким образом, Федеральный закон № 122-ФЗ не лишен недостатков, однако это очередной шаг в сторону развития кадрового электронного документооборота. Надеемся, что эксперимент будет более результативным по сравнению с проведенным ранее, а также будут учтены потребности бизнеса в части расширения возможностей использования других видов электронных подписей при оформлении кадровых документов.

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру

Принят Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

В чем суть документа?

Узаконено проведение в России эксперимента по использованию в электронном виде документов, связанных с работой. Работодатели могут поучаствовать в эксперименте в добровольном порядке. Когда тестовый период завершится, в трудовое законодательство внесут поправки, устанавливающие порядок цифрового документооборота.

Зачем понадобилось проводить эксперимент?

Федеральным проектом «Нормативное регулирование цифровой среды», который реализуется в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации», предусмотрена задача по обеспечению нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.

Соответственно целями проведения эксперимента являются:

1) определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой;

2) подготовка предложений о внесении в трудовое законодательство поправок, касающихся использования электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

В конечном счёте, эксперимент поможет отказаться от бумажных кадровых документов и облегчить работу кадровых служб.

Кто участники?

Участие в эксперименте для работодателей будет добровольным. Перечень организаций, пожелавших присоединиться к проекту, утвердит Минтруд. На него же возложена задача по методическому сопровождению эксперимента.

Сотрудники смогут участвовать в эксперименте также по своему желанию. Организации должны будут сформировать и утвердить их списки. Для этого работодателям придётся:

— по необходимости определить структурные подразделения, вовлечённые в проект;

— за месяц до начала эксперимента уведомить о нём работников и разъяснить им право присоединиться к нему или отказаться от участия;

— получить от сотрудников заявление.

Новых сотрудников также можно будет подключать к эксперименту с их согласия.

Кого нельзя задействовать в эксперименте?

В списки участников нельзя включать дистанционных сотрудников и работников, направляемых временно к другим физлицам или юрлицам по договору о предоставлении труда персонала.

Какие сроки?

Организация сможет самостоятельно определить дату начала. В целом эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.

С какими документами экспериментировать?

Работодатель должен сам утвердить перечень кадровых документов, которые планирует использовать только в электронном виде. Выбор можно сделать среди документов, которые сейчас оформляют на бумаге и (или) с которыми письменно знакомят сотрудников. Это могут быть, например, трудовой договор, соглашение к нему или ученический договор.

Эксперимент не затрагивает трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности.

Какую информационную систему использовать?

Для создания, использования и хранения кадровых электронных документов организация может использовать свою информационную систему или портал «Работа в России». Не запрещено применять оба варианта одновременно.

Стоит отметить, что подготовлен проект постановления Правительства, согласно которому на портале «Работа в России» появится подсистема для перевода кадрового документооборота в электронный вид. С 20 июля по 4 сентября она будет находиться в опытной эксплуатации, а с 1 октября должна стать доступной всем желающим. Для работодателя принципиальным критерием при выборе информационной системы будет способ удостоверения личности. Так, при использовании собственной системы потребуется применение усиленных квалифицированной или неквалифицированной электронных подписей работника. При использовании портала «Работа в России» нужна будет только простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением госуслуг.

Каков порядок проведения эксперимента?

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 15 июля 2021 г. № 1207

МОСКВА

О проведении эксперимента по использованию усиленной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме"

Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Провести с 20 июля 2021 г. по 31 июля 2022 г. эксперимент по использованию усиленной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее - эксперимент).

2. Утвердить прилагаемое Положение о проведении эксперимента по использованию усиленной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".

3. Установить, что Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации выполняет функции координатора проведения эксперимента.

4. Установить, что проведение эксперимента федеральными органами исполнительной власти осуществляется в пределах установленной предельной штатной численности работников их центральных аппаратов и территориальных органов, а также бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующим федеральным органам исполнительной власти в федеральном бюджете на руководство и управление в установленной сфере.

5. Рекомендовать публичному акционерному обществу "Ростелеком", Банку ВТБ (публичное акционерное общество) в течение 90 дней после вступления в силу настоящего постановления принять участие в эксперименте и обеспечить по согласованию с Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации создание единой цифровой платформы для создания и выдачи сертификатов подписания документов и апробацию усиленной электронной подписи, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель ПравительстваРоссийской Федерации М.Мишустин

УТВЕРЖДЕНОпостановлением ПравительстваРоссийской Федерацииот 15 июля 2021 г. № 1207

ПОЛОЖЕНИЕо проведении эксперимента по использованию усиленной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме"

1. Настоящее Положение устанавливает порядок проведения эксперимента по использованию усиленной электронной подписи (усиленной квалифицированной электронной подписи и усиленной неквалифицированной электронной подписи), сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме, при предоставлении услуг и осуществлении иных действий в электронном виде с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее соответственно - единая система идентификации и аутентификации, эксперимент).

2. Эксперимент проводится в 2 этапа:

первый этап - с 20 июля 2021 г. по 31 марта 2022 г.;

второй этап - с 1 апреля 2022 г. по 31 июля 2022 г.

3. На первом этапе осуществляется эксплуатация специализированной защищенной автоматизированной информационной системы, предусмотренной постановлением Правительства Российской Федерации от 29 октября 2016 г. № 1104 "О проведении в 2016 - 2018 годах эксперимента в целях обеспечения направления электронных документов для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и открытия им счетов в кредитных организациях с использованием специализированной защищенной автоматизированной системы, предназначенной для централизованного создания и хранения ключей усиленной квалифицированной электронной подписи, а также их дистанционного применения владельцами квалифицированных сертификатов ключа проверки электронной подписи" (далее - автоматизированная система).

При проведении первого этапа эксперимента следует руководствоваться требованиями к автоматизированной системе, разработанными и утвержденными в рамках реализации указанного постановления Правительства Российской Федерации.

Для реализации задачи, предусмотренной подпунктом "а" пункта 7 настоящего Положения, на первом этапе до 31 декабря 2021 г. допускается использование несертифицированных средств электронной подписи и криптографической защиты информации.

4. На втором этапе автоматизированная система должна соответствовать требованиям, разработанным Федеральной службой безопасности Российской Федерации на основании модели угроз безопасности информации, обрабатываемой в автоматизированной системе (далее - модель угроз), и согласованным с Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

5. Участниками эксперимента являются:

а) Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации, Федеральная служба безопасности Российской Федерации;

б) исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, иные, помимо указанных в подпункте "а" настоящего пункта, федеральные органы исполнительной власти - на добровольной основе по согласованию с Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

в) публичное акционерное общество "Ростелеком", Банк ВТБ (публичное акционерное общество) - на добровольной основе;

г) государственные учреждения, иные юридические лица, индивидуальные предприниматели, участвующие в предоставлении услуг в рамках тестирования использования усиленной электронной подписи, предусмотренного подпунктами "а" и "б" пункта 7 настоящего Положения, - на добровольной основе по согласованию с Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

д) физические лица, участвующие в предоставлении им услуг в рамках тестирования использования усиленной электронной подписи, предусмотренного подпунктами "а" и "б" пункта 7 настоящего Положения, - на добровольной основе и при наличии у физического лица ключа простой электронной подписи, выданного ему при личном приеме в соответствии с Правилами использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 января 2013 г. № 33 "Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг" (далее - физическое лицо);

е) аккредитованный удостоверяющий центр, владеющий автоматизированной системой, - на добровольной основе.

6. Целями эксперимента являются:

а) повышение эффективности дистанционного взаимодействия государственных органов, государственных учреждений, иных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц посредством применения автоматизированной системы;

б) обеспечение возможности использования физическими лицами усиленной неквалифицированной электронной подписи при получении услуг и осуществлении иных действий в электронном виде с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - единый портал) и автоматизированной системы;

в) обеспечение возможности использования физическими лицами усиленной квалифицированной электронной подписи при получении услуг и осуществлении иных действий в электронном виде с использованием единого портала и автоматизированной системы.

7. Задачами эксперимента являются:

а) тестирование использования физическими лицами усиленной неквалифицированной электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Положением, в том числе:

при получении государственных услуг, определяемых президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности;

при подписании электронных документов, предусмотренных частью первой статьи 3123 Трудового кодекса Российской Федерации;

при заключении договоров об оказании услуг связи посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

при совершении сделок и осуществлении иных юридически значимых действий с использованием единого портала и иных информационных систем по соглашению между операторами или владельцами таких информационных систем и Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, заключаемому по утверждаемой им форме, при наличии информированного согласия физического лица на такой вид подписи при совершении сделки или осуществлении иного юридически значимого действия, предоставленного аккредитованному удостоверяющему центру, владеющему автоматизированной системой;

б) тестирование использования физическими лицами усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Положением;

в) доработка автоматизированной системы в целях реализации эксперимента.

8. Автоматизированная система обеспечивает:

с единой системой идентификации и аутентификации;

с единым порталом;

с единой информационной системой персональных данных, обеспечивающей обработку, включая сбор и хранение биометрических персональных данных, их проверку и передачу информации о степени их соответствия предоставленным биометрическим персональным данным физического лица;

с государственной системой изготовления, оформления и контроля паспортно-визовых документов нового поколения;

б) возможность создания сертификатов безопасности, предназначенных для установления криптографически защищенного соединения между клиентскими и серверной частями автоматизированной системы с использованием средств криптографической защиты информации, имеющих подтверждение соответствия требованиям, устанавливаемым на основании модели угроз;

в) предоставление физическим лицам средств электронной подписи, имеющих подтверждение соответствия требованиям, устанавливаемым на основании модели угроз.

9. Создание ключа электронной подписи физическим лицом осуществляется самостоятельно c использованием средств электронной подписи, полученных в соответствии с подпунктом "в" пункта 8 настоящего Положения.

10. Создание и получение физическим лицом неквалифицированного сертификата осуществляется с использованием автоматизированной системы после создания физическим лицом ключа электронной подписи и прохождения процедуры идентификации и аутентификации с использованием ключа простой электронной подписи, выданного ему при личном приеме в соответствии с Правилами использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 января 2013 г. № 33 "Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг".

11. Создание и получение физическим лицом квалифицированного сертификата осуществляется с применением информационных технологий без личного присутствия физического лица путем предоставления в автоматизированную систему информации, указанной в документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, содержащем электронный носитель информации с записанными на нем персональными данными владельца паспорта, включая биометрические персональные данные, или путем предоставления сведений из единой системы идентификации и аутентификации и информации из единой биометрической системы персональных данных, обеспечивающей обработку, включая сбор и хранение биометрических персональных данных, их проверку и передачу информации о степени их соответствия предоставленным биометрическим персональным данным физического лица в порядке, установленном Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

12. Проверка усиленной неквалифицированной электронной подписи осуществляется сервисом проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Указанная проверка осуществляется с использованием реестра неквалифицированных сертификатов, ведение которого обеспечивается Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Реестр неквалифицированных сертификатов доступен на едином портале ежедневно и круглосуточно на безвозмездной основе.

14. При проведении эксперимента:

а) Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации:

обеспечивает предоставление в автоматизированную систему из единой системы идентификации и аутентификации с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия по запросу из автоматизированной системы в целях формирования сертификата ключа проверки электронной подписи следующих сведений о физическом лице - фамилия, имя, отчество, страховой номер индивидуального лицевого счета, идентификационный номер налогоплательщика, серия и номер основного документа, удостоверяющего личность, абонентский номер подвижной радиотелефонной связи;

в течение 30 календарных дней после вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 15 июля 2021 г. № 1207 "О проведении эксперимента по использованию усиленной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" разрабатывает и направляет на согласование в Федеральную службу безопасности Российской Федерации модель угроз;

в течение 30 календарных дней после получения согласования Федеральной службой безопасности Российской Федерации утверждает модель угроз;

в течение 60 календарных дней с даты вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 15 июля 2021 г. № 1207 "О проведении эксперимента по использованию усиленной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" разрабатывает и согласовывает с Федеральной службой безопасности Российской Федерации "дорожную карту" по переходу на массовое использование технологии применения усиленной квалифицированной электронной подписи с применением физическими лицами средств электронной подписи класса не ниже КС3 при оказании государственных услуг в срок до 1 января 2023 г.;

в течение 90 календарных дней после определения Федеральной службой безопасности Российской Федерации требований к автоматизированной системе обеспечивает ее доработку;

не позднее чем через 30 календарных дней после завершения эксперимента проводит оценку результатов эксперимента, включая количественную оценку выданных сертификатов электронной подписи, подписанных электронной подписью документов, видов предоставленных услуг, и представляет соответствующий доклад в Правительство Российской Федерации;

б) Федеральная служба безопасности Российской Федерации:

в течение 30 календарных дней после получения модели угроз от Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации обеспечивает ее рассмотрение;

в течение 120 календарных дней после утверждения модели угроз определяет требования к дорабатываемой автоматизированной системе.

С 5 мая 2020 года действует Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (далее - Федеральный закон N 122-ФЗ). О том, что представляет собой данный эксперимент и как он проходит, - в нашем материале.

Зачем проводят эксперимент?

Федеральный закон N 122-ФЗ разработан в соответствии с Национальной программой "Цифровая экономика Российской Федерации", которой в рамках реализации Федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды" предусмотрена задача по обеспечению нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.

Основными целями эксперимента являются создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

Отметим, что в 2018 году Минтрудом с рядом организаций был проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, направленный на отработку механизмов ведения и применения данных документов при наличии их бумажных версий.

В чем суть эксперимента?

Суть данного эксперимента заключается в использовании отдельными работодателями и работниками в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись. Затем будут оценены эффективность и результативность эксперимента.

Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом Положения о порядке проведения эксперимента. Это могут быть, например, следующие документы:

- приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу;

- соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;

- приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора;

- локальный нормативный акт;

- письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

При этом конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, определяется каждым работодателем - участником эксперимента самостоятельно.

Обратите внимание! Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

В какие сроки проводится эксперимент?

Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.

Дату начала проведения эксперимента непосредственно в организации работодатель определяет самостоятельно с учетом Положения о порядке проведения эксперимента.

Кто обязан участвовать в эксперименте?

Участие в эксперименте как работодателей, так и работников, а также лиц, поступающих на работу, является добровольным.

При этом участниками эксперимента не могут являться:

- работники, временно направляемые работодателями к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала);

Перечень работодателей - участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержден Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 241. Сегодня в данном Перечне 71 организация: наряду с такими крупными, как ОАО "Российские железные дороги", в эксперименте участвуют ряд АО и ООО, а также ФСС.

Перечень сформирован Минтрудом на основании заявлений работодателей, дополнение Перечня осуществляется на основе заявлений, поступивших в ведомство до 1 декабря 2020 года.

Исключение из Перечня осуществляется на основании поступивших заявлений работодателей - участников эксперимента, а также в случае несоблюдения ими Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденного Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н.

В случае принятия решения о невключении либо исключении работодателя из Перечня министерство уведомит работодателя о принятом решении в письменной форме с указанием причин принятия данного решения в срок не позднее трех рабочих дней с момента его принятия.

Каковы права и обязанности работодателей,

участвующих в эксперименте?

В данном случае практически единственным правом у работодателей является добровольное участие в эксперименте в принципе. Затем начинаются обязанности.

В целях реализации норм Федерального закона N 122-ФЗ работодатель до начала проведения эксперимента обязан:

- утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

- определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);

- не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить в письменной форме каждого работника о проведении эксперимента, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте;

- сформировать и утвердить список работников;

- с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) принять или внести изменения (при необходимости), связанные с проведением эксперимента, в локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

- ознакомить работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

- подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения в коллективных договорах в порядке, установленном ТК РФ (при необходимости);

- в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создать информационную систему либо (при необходимости) обеспечить возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России".

Обратите внимание! На являющихся участниками эксперимента работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных Федеральным законом N 122-ФЗ.

И еще одна значимая обязанность: расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника, несет работодатель. Отметим, что отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

Защита персональных данных. В соответствии с требованиями законодательства РФ работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

Запросы контролирующих органов. При поступлении запросов уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), работодатель обязан предоставить им соответствующие электронные документы, связанные с работой, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Документы работникам. Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи им заявления электронные документы, связанные с работой, способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного УКЭП, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе "Работа в России" (при наличии)).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан предоставить работнику копию приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного УКЭП, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом).

Заявления подаются работником в письменном виде или направляются в порядке, установленном работодателем, с использованием информационной системы работодателя либо по адресу электронной почты работодателя.

Обратите внимание! Направление работнику или лицу, поступающему на работу, уведомлений в электронном виде и ознакомление их с электронными документами, связанными с работой, осуществляются работодателем только в рабочее время.

Какие права есть у работников в связи

с проведением эксперимента?

Если работник согласен принять участие в эксперименте, то свое добровольное согласие он выражает до начала проведения эксперимента путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления.

При этом работник вправе:

- отказаться от участия в эксперименте в любой момент до начала его проведения либо от дальнейшего участия в эксперименте после начала его проведения, уведомив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели;

- дать письменное согласие на создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с работой этого работника, с использованием информационной системы работодателя, а другой части - с использованием системы "Работа в России";

- обращаться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о предоставлении ему электронных документов, связанных с работой;

- если работодатель не использует систему "Работа в России", обратиться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о размещении электронного документа, связанного с работой, в личном кабинете работника в системе "Работа в России".

Обратите внимание! Отказ работника от участия в эксперименте не может являться основанием для изменения условий труда, увольнения работника по инициативе работодателя, а также прекращения с ним трудового договора в порядке, предусмотренном п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

На стадии заключения трудового договора гражданин вправе согласиться на участие в эксперименте либо отказаться путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления.

Обратите внимание! Отказ лица, поступающего на работу, от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

Практически единственной обязанностью работника является предоставление адреса своей электронной почты и (или) адреса своего личного кабинета в системе "Работа в России" (при наличии).

Каковы особенности использования ЭЦП в эксперименте?

Создание и заверение электронных документов, связанных с работой, требующих подписания работодателем, осуществляются с использованием УКЭП работодателя.

УКЭП работодателя и УКЭП или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) работника применяются в случае использования информационной системы работодателя при заключении:

- договоров о материальной ответственности;

- договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Если в указанных случаях используется система "Работа в России", то применяются УКЭП работодателя и простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленными Правительством РФ.

Где будут храниться электронные документы?

Создание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, осуществляются работодателем с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России", участником которой работодатель может быть в порядке, установленном законодательством РФ.

К сведению. Система "Работа в России" - это информационно-аналитическая система "Общероссийская база вакансий "Работа в России", определяемая в соответствии с законодательством РФ о занятости населения.

При этом с письменного согласия работника допускаются создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с работой этого работника, с использованием информационной системы работодателя, а другой части - с использованием системы "Работа в России". Использование указанных систем должно обеспечить фиксацию фактов получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде, а также беспрепятственный доступ к электронным документам, связанным с работой, и возможность формирования им копий указанных документов на бумажном носителе.

Обязанности оператора "Работа в России". Оператор системы "Работа в России", ответственный за ее формирование, развитие и модернизацию в соответствии с законодательством РФ о занятости населения, обеспечивает:

- хранение электронных документов, связанных с работой, в соответствии с требованиями законодательства РФ;

- возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России";

- беспрепятственный доступ работника к электронным документам, связанным с работой, размещенным в личном кабинете работника в системе "Работа в России", и возможность формирования им копий указанных документов на бумажном носителе.

Взаимодействие портала "Работа в России" и информационной системы работодателя. При выборе информационной системы работодателя или системы "Работа в России" необходимо определить перечень видов документов, связанных с работой, какие будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие в системе "Работа в России".

Работодатели должны обеспечить возможность взаимодействия своей информационной системы с системой "Работа в России" в целях реализации права работника обратиться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о размещении электронного документа, связанного с работой, в личном кабинете работника в системе "Работа в России".

К сведению. С 1 октября 2020 года все заинтересованные работодатели и соискатели (работники) вправе принять участие в проведении эксперимента в части использования системы "Работа в России".

В случае если работодатель - участник эксперимента осуществляет работу с кадровыми документами в Подсистеме ЭКД ("Электронный кадровый документооборот") системы "Работа в России", предоставление соискателю (работнику) электронных документов, связанных с работой, осуществляется через личный кабинет работодателя. Подписание кадровых документов посредством Подсистемы ЭКД осуществляется при использовании УКЭП со стороны работодателя и простой электронной подписи со стороны работника (соискателя). Учетная запись работника (соискателя) в ЕСИА должна быть подтвержденной.

Соискатель (работник) может ознакомиться с отправленными ему работодателем электронными документами в личном кабинете соискателя (работника) после аутентификации в системе "Работа в России".

Если работодатель осуществляет работу с электронными документами, связанными с работой, в собственной информационной системе, то предоставление соискателю (работнику) указанных документов осуществляется согласно положениям соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров. После подписания сторонами трудового договора в электронном виде работодатель направляет работнику документы, связанные с работой, способом, указанным в положениях соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров.

Сроки хранения электронных документов. Работодатель должен обеспечить хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле. В случае прекращения деятельности (ликвидации) работодателя передача электронных документов, связанных с работой, в государственные или муниципальные архивы осуществляется в соответствии с законодательством РФ об архивном деле.

В настоящее время и по 31 марта 2021 года включительно в России проводится эксперимент по использованию электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками. Участие в эксперименте как работодателей, так и работников, а также лиц, поступающих на работу, является добровольным.

Создание, использование и хранение данных электронных документов осуществляются работодателем с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России", участником которой работодатель может быть в порядке, установленном законодательством РФ.

По результатам данного эксперимента будут созданы и отработаны механизмы ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовлены предложения о внесении изменений в законодательство РФ.

Читайте также: