Внедрение и поддержка компьютерных систем что это

Обновлено: 07.07.2024

Внедрение информационной системы — это процессы слияния программного продукта с финансовой и управленческой работой организации, которые требуют от исполнителей, занятых в проекте, наличия специализированных знаний, определённого опыта и требуемого подхода к осуществлению проекта.

Введение

Фактически во всех современных организациях можно заметить тесное слияние информационных технологий с процессами бизнеса, сопряжёнными с главным направление работы организации. По этой причине внедрение или модификация информационной системы превращается в серьёзное преобразование, которое часто затрагивает самые разные области функционирования организации. То есть, часто оно может стать сложным и довольно болезненным процессом. Но невзирая на эти аспекты, проблемы, появляющиеся при внедрении системы, сегодня хорошо известны, и на текущий момент сформированы эффективные способы их разрешения, соединённые в выработанных стандартах и методиках.

Внедрение информационной системы

Внедрение информационной системы является не только установкой программного обеспечения, а также комплексом непростых мер по реинжинирингу процессов бизнеса организации и модификации устанавливаемых программных продуктов, а также обучению работников организации работе с системой.

Информационная система является сложным комплексом разнообразных компонентов, взаимодействующих между собой и создающих требуемые пользователям свойства системы. Информационную систему необходимо воспринимать как общую инфраструктуру организации, используемую в процессе управления информационными потоками, потоками документации, которая включает в себя:

Технологические компоненты, которые обеспечивают работу системы.
Информационную модель конкретной сферы.
Кадровые ресурсы, которые отвечают за выработку и модификацию информационной модели.
Программное обеспечение.
Кадровые ресурсы, которые отвечают за реализацию конфигурации программного комплекса.
Аппаратное и техническое обеспечение.
Эксплуатационные и технические кадровые ресурсы.
Компоненты управления, которые обеспечивают организационные моменты эксплуатации системы.
Регламентация развития информационной модели и правила её корректировки.
Регламентация технической и потребительской поддержки программного комплекса.
Регламентация корректировок программного комплекса и состава входящих в него модулей.
Регламентация применения программного комплекса и инструкции пользователя.
Регламентация обучения и сертификации потребителей.

Готовые работы на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту Узнать стоимость

Задачей внедрения информационных систем является адаптация и пуск в промышленную эксплуатацию всех вышеназванных компонентов. Эта задача считается очень сложной, что подтверждается и статистикой успешного внедрения информационных систем. Согласно итогам исследований компании StandishGroup, лишь двадцать шесть процентов от внедряемых проектов были завершены в установленные сроки, уложились в заданный бюджет и осуществили реализацию всех требуемых функций.

Источниками проблем при внедрении информационных систем являются самые разные моменты конкретных проектов, а также работы организации в целом. К таким аспектам могут быть отнесены:

В организации не поставлен менеджмент.
Присутствие необходимости в отдельной или повсеместной реорганизации архитектуры организации.
Наличие необходимости в коррекции технологии бизнеса в самых разных направлениях.
Негласное неприятие работниками организации внедрения системы.
Возрастание нагрузок на работников организации в период внедрения системы.
Наличие необходимости в создании высококвалифицированного коллектива, который занимается внедрением и сопровождением системы, а также поиск специалиста, достойного руководить этим коллективом.

Помимо этого, при внедрении системы присутствует необходимость в выработке единой стратегии организации в плане информационных технологий, позволяющей оптимально соединять развитие программного и аппаратного обеспечения системы вместе с перечнем необходимых работ по развитию уже имеющейся инфраструктуры информационных технологий в организации.

Существенная часть проблем, возникающих при внедрении информационной системы, связана с набором типичных ошибок, известных всем, но всё равно повторяющихся:

Осуществление проектирования систем при отсутствии учёта стратегического развития бизнеса. Требуется отобразить структуру и размеры бизнеса примерно на три года вперёд.
Несоблюдение принципа реализации системы «сверху-вниз» и, следовательно, нет информационной поддержки и восприятия решений по управлению в верхних эшелонах управления организацией.
Непомерно большое увлечение реинжинирингом процессов бизнеса и часто несоответствующее их подчинение законам типовой функциональности основной системы управления ресурсами организации.
Повсеместное изменение основной функциональности системы управления ресурсами организации.
Нереально большие ожидания экономического эффекта от внедрения информационной системы, являющиеся следствием неправильных исходных оценок.

Но при этом, существующий опыт внедрения информационных систем говорит о присутствии определённой группы успешных факторов таких проектов, и, следовательно, имеется возможность реализации технологий успешного управления процессом внедрения информационных систем при учёте этих факторов.

Рациональные методы организации внедрения информационных систем описаны в различных стандартах (как международных, так и государственных, и корпоративных), именуемых методологиями внедрения.

Методологии внедрения информационных систем, как правило, формируются передовыми проектировщиками информационных систем при учёте особенностей их программных приложений, а также области их внедрения.

Поможем подготовиться к автоматизации, просто выберите бесплатную услугу!

Любой владелец компании задумывается над тем, максимально ли эффективно работает его предприятие. Однозначный ответ на этот вопрос можно дать, проанализировав множество показателей. Получать эти данные вручную затруднительно и слишком дорого. Современная информационная система в состоянии за несколько минут сформировать любой показатель по заранее определенному алгоритму расчета.

Именно эффективность технологий и подталкивает руководителей принять решение о внедрении 1С на предприятии. Но перед тем как закупать лицензии и нанимать известную компанию-интегратора для внедрения, необходимо получить основные понятия об этом процессе, чтобы контролировать ход внедрения на собственном предприятии.

С чего начинать внедрение информационной системы?

После сформировавшейся мысли о том, что компании необходимо внедрение информационной системы управления предприятием, нужно определиться, кто этим будет заниматься. Существует несколько подходов к запуску проектов такого рода на предприятии:

Заключение контракта с крупной компанией, внедряющей ИС. К преимуществам можно отнести опыт компании-аутсорсера и отдельных ее специалистов, а также наличие собственных проектных наработок. К недостаткам относят стоимость работ, возможную текучку кадров и возможность того, что за громким именем могут стоять не самые лучшие специалисты;
Приглашение небольшой, региональной IT-компании. Однозначным плюсом является высокая вероятность того, что внедрение автоматизированной информационной системы станет приоритетным проектом для нее. Если проект предстоит крупный, а значит долгий, стоит опасаться внезапных смен руководства, специалистов и приоритетов небольших фирм-внедренцев;
Внедрение силами собственного IT-отдела. В этом варианте привлекает отсутствие дополнительных трат, постоянная связь со специалистами и возможность лично управлять проектом. Однако тут кроется и большая опасность – специалисты IT-отдела, зачастую зависящие от пользователей и руководства, полностью ориентируются их решения, в том числе не всегда правильные;
Приглашение эксперта. Отличный способ сэкономить и получить специалиста в нужной области. К недостаткам можно отнести необходимость высокой организованности всех сотрудников компании, зависимость успеха от одного человека и формальную ответственность за проект.

Практика показывает, что управление внедрением информационных систем лучше доверить опытным специалистам. Именно поэтому, какой бы вариант команды внедрения вы не выбрали, обязательно проверяйте опыт – и не только количественный, но и качественный. Проверяйте отзывы о работе IT-компаний и экспертов, следите за квалификацией собственных специалистов.

Такой важный момент, как стратегический план внедрения и выбор типа взаимоотношений с внедренцами информационной системы, важен, но не является единственным критерием. Эффективность внедрения информационной системы на предприятии зависит от нескольких факторов и готовности персонала учитывать их в работе. Специалисты выделяют несколько основных правил, игнорирование которых с большой вероятностью приведет к печальным последствиям:

Осознание необходимости внедрять современные технологические инструменты и готовность к внедрению всех сотрудников;
Изучение основ построения системы;
Грамотный выбор подходящей системообразующей программы и команды, отвечающей за ее внедрение;
Выделение квалифицированных кадров для контроля проекта со стороны заказчика;
Последовательная и четкая организация проекта;
Желание меняться к лучшему.

Сложно определить какие-либо временные рамки запуска корпоративной информационной системы. Многое будет зависеть от того, существовала ли раньше разработка информационных систем предприятия или придется начинать с нуля. Следует приготовиться к тому, что внедрение займет достаточно много времени и существенно изменит некоторые бизнес-процессы в компании. Технология внедрения информационных систем может существенно отличаться у разных специалистов, но определенные этапы выделяются практически в каждом успешном проекте.

Этапы внедрения информационной системы

Успешные внедрения информационных систем включают в себя достаточно много важных и полезных для предприятия этапов. Помимо непосредственно начала работы в ИС, они помогают компании упорядочить ключевые бизнес-процессы и выявить проблемные места. Чем крупнее компания, тем больше принято сотрудников, чьи функции и квалификация вызывают вопросы. Грамотное внедрение информационной системы выявит их.

Если компания хочет не просто «для галочки» внедрить ИС, а действительно эффективно пользоваться всеми ее возможностями, предстоят следующие этапы:

В первую очередь необходимо определить цель внедрения. Многие руководители высшего звена поверхностно относятся к этому этапу, но на самом деле он задает направление всему внедрению ИС;
Обследование бизнес-процессов компании. В этот этап входят интервью с менеджментом, рядовыми сотрудниками, составление схем по каждому процессу. На выходе получается уточнение целей внедрения и возможность предварительно оценить объем работ и стоимость;
Составление проекта, технического задания и регламента. В этих документах должны быть описаны все бизнес-процессы, участвующие во внедрении ИС. Старайтесь составлять проект внедрения максимально подробно, с указанием необходимых данных, их структуры, алгоритмов действий, рабочих мест;
Подготовка специалистов. Сотрудники компании при начале внедрения должны знать, что от них требуется, чтобы не задерживать выполнение работы. Также администраторы и разработчики компании должны начать разбираться в информационной системе. То есть сотрудники расширяют свои знания на благо компании;
Настройка информационной системы в соответствии со спецификой предприятия. В этот этап включается:
- Разграничение прав на функционал системы для сотрудников;
- Начальное заполнение данных;
- Настройка алгоритмов расчетов, создание необходимых отчетов.
Тестирование информационной системы. На этом этапе могут обнаружиться проблемы внедрения в разрезе алгоритмов или необходимость в новых отчетах;
Опытная эксплуатация с реальными данными. Чаще всего на этом этапе многие сотрудники компании выполняют больше работы. Им приходится не только работать, как раньше, но и отражать свои действия в информационной системе. Требуется максимальная дисциплина и сосредоточение усилий всех участников внедрения. Конечным результатом должно стать совпадение данных информационной системы с реальным положением дел;
Промышленная эксплуатация. На этом этапе осуществляется переход сотрудников на полноценную работу в информационной системе. Должна быть организована техническая поддержка пользователей;
Завершение проекта. Основным результатом этапа являются подписанные должностные инструкции, разграничение обязанностей подразделений и их взаимодействия. Корпоративная информационная система запущена на предприятии.

Только согласованные усилия сотрудников компании на всех уровнях гарантируют продолжительную успешную работу информационной системы на предприятии.

И вот интересная и насыщенная творчеством, прожектерством, креативом и созиданием часть в проекте подходит к концу. Начинаются суровые будни защиты своего решения в реальной атмосфере конкретного предприятия, и что не мало важно, все также в рамках действующего законодательства.

Для начала реализованный продукт необходимо развернуть на оборудовании, уготовленном для организации его опытной эксплуатации.

1. Развертывание системы на площадке опытной эксплуатации

В соответствии с спроектированной технологической архитектурой, отраженной в документации, закупается серверное, коммуникационное и прочее оборудование, а также системное ПО. Компоненты информационной системы монтируются в единый программно-аппаратный комплекс, на площадках, на которых планируется его промышленное использование.

Ввиду того, что в крупных проектах, задействовано большое количество оборудования на котором ПО разбросано по нодам, узлам и даже облакам, то этот процесс необходимо сопровождать полномасштабным документированием. Например, в техдокументацию включаются таблицы с адресами серверов, рабочих мест, способов доступа и т.п. Для визуального представления используются диаграммы компонентов, дающие понимание расположения узлов сети, распределения компонентов их взаимодействия и т.п. А ведь еще должны быть определены мероприятия, регламентирующие всевозможные изменения в инфраструктуре, позволяющие устранить последствия отказов различных элементов системы.

Рисунок 19. – Пример технического описания этапа внедрения

Это все чрезвычайно важно, поскольку следующим этапом на этих эксплуатационных площадках начнет толкаться множество специалистов команды внедрения и поддержки, и они не должны каждый раз выуживать необходимую для работы информацию из разных, пускай даже информированных источников. А потому, документация должна поддерживаться в актуальном состоянии и меняться одновременно с изменениями в настройках системы, изменениями архитектурного решения и т.п.

Нелишне на «боевых» площадках для промышленной эксплуатации системы, разворачивать и тестовые стенды, имитирующие работу, приближенную к реальной. Ну вдруг еще будут замечания, требующие выпуска новых релизов. Все конечно профессионалы, ответственные люди и всякое такое, но все же обновления лучше сперва погонять на тестовом стенде. Так на всякий случай.

Между тем 90% времени уже пролетело…

2. Обучение персонала заказчика работе с информационной системой

Как уже неоднократно упоминалось, в больших проектах особое внимание уделяется качеству документации, включая и инструкции пользователей системы. Чаще всего инструкции пользователей делятся на сегменты по видам деятельности, специализации и т.п. Это позволяет акцентировать внимание в документе на важные моменты и не грузить пользователей ненужной для них информацией.

Поскольку в обучении может быть задействовано значительное количество различных сотрудников заказчика, которые в свою очередь, для обеспечения непрерывности деловых процессов не могут обучаться в одно и то же время, которые должны обучаться различным функциональным обязанностям и по прочим уважительным причинам, необходимо тщательно планировать процесс подготовки персонала. Также полезно разбивать обучающихся на группы по категориям, требующим использование различных подходов и глубины обучения, исходя из уровня их первоначальной подготовленности. В итоге, составленный план-график обучения должен быть согласован со всеми заинтересованными лицами, и утвержден руководством заказчика, как обязательный к исполнению.

А мы на этапе проектирования предупреждали, что обучение персонала заказчика не только очень ответственная задача, но еще и очень трудоемкая…

3. Выявление недостатков и дефектов информационной системы

Очень часто в больших проектах, тестирование финального релиза не позволяет выявить все проблемные места решения. Причиной тому могут быть: огромные объемы данных на деле в «боевых» условиях, проявление уникальных сочетаний бизнес правил в реальных деловых процессах, особенности работы конкретного оборудования, специфические сочетания компонентов системы, балансирование нагрузки между распределенными узлами и т.п.

Зачастую ситуация еще осложняется тем, что внедрение новых систем на начальных стадиях ни в коей мере не отменяет необходимость производить работы на старых системах. То есть пользователи дублируют данные в обоих системах. Иногда требуется миграция существующих актуальных данных из устаревших хранилищ в новые, а структура и формат информации обычно весьма и весьма отличаются. Например, если в новой структуре данных не хватает информации для заполнения обязательных реквизитов, они заполняются какими-то данными назначенными «по умолчанию», а потом уже корректируются вручную пользователями. И это только малая толика того, с чем приходится сталкиваться в реальных проектах.

Отдельная тема — интеграционные решения, в которых может происходить сбои в цепочке, использующей различные компоненты, разработанные двумя, тремя и больше командами. Найти виноватых в этой ситуации крайне сложно, поскольку дефекты чаще всего возникают на стыке интеграционных элементов, из-за выявленных в ходе внедрения несоответствий. И тут важно не искать виновных для наказания, а быстро и конструктивно договориться о совместных уступках разработчиков стыкуемых компонентов, и эффективно решить проблему.

Учитывая все вышеперечисленное, этап опытной эксплуатации, чаще всего, насыщен эмоциональными всплесками и взаимными претензиями, как между командами разработчиков, так и с заказчиками. В этом случае очень важна роль архитекторов и системных аналитиков, которые должны оперативно локализовать проблему, предложить ее решение и согласовать его со всеми заинтересованными лицами. Для выполнения подобных работ требуется помимо основных профессиональных навыков, еще и обладание талантом переговорщика, и знанием основ менеджмента.

А тем временем мы достигли дна, отведенного для проекта времени…

4. Согласование изменений в процессе внедрения информационной системы

Если работа некоторых функциональных модулей информационной системы критически не соответствует потребностям и ожиданиям заказчика, и найдены решения по преодолению этих проблем, то необходимо их зафиксировать и согласовать с заказчиком.

Этап согласования нового решения очень важен, как минимум по двум причинам.

Во-первых, если объем реализации изменений превысит суммы, заложенные на подобные риски в плане проекта, то необходимо либо заключать дополнительные соглашения, либо команда исполнителей будет работать в убыток. Зачастую исполнителей призывают по-быстрому сделать изменения, а мол учтем их и рассчитаемся за работы по ним потом, одним пакетом. Но по факту же такие случаи, обычно приводят, к тому, что заказчик опосля напрочь забывает свои обещания, а выполненные работы объявляет — исправлением исполнителями своих собственных ошибок.

Во-вторых, любые изменения одних компонентов системы могут повлечь за собой неизбежное изменение взаимозависимых компонентов, что требует тщательного анализа и, возможно, перепроектирования целой цепочки подсистем. В противном случае неизбежно возникновение дефектов в работе системы в целом. Проявляться это может например, в отказе работы модуля смежной команды исполнителей, и заказчик уже их объявляет халтурщиками и бракоделами. Правда конечно всплывет, но осадчик останется.

И вот перефразируя Ежи Леца: «Когда мы достигли дна отведенного времени, снизу постучались . »

Поскольку время просрочено, необходимо договариваться с заказчиком, и убеждать его, что он в проекте тоже был не подарок, и часть вины лежит именно на нем.

5. Доработка информационной системы по итогам опытной эксплуатации

Если в ходе опытной эксплуатации принимаются и согласуются решения о внесении изменений в разработанный программно-аппаратный комплекс, то на основании их выставляются задачи исполнителям по их реализации. Процесс, описанный в разделе Часть 3. Реализация проектного решения повторяется. Но…

Если на стадии проектирования системы мы обсуждали отрицательное влияние полномасштабного использования методологии Scrum (1) в больших проектах, то на данном этапе она подходит как нельзя лучше. Особенно это ощутимо в проектах в которых продукт, переданный заказчику, не устраивает его по большей части показателей. Иными словами, пора поддаться панике и очень быстро, «сломя голову» вносить изменения в продукт, который уже эксплуатируют.

Собственно говоря, наступил момент, когда актуальны следующие условия:

Заказчик уже начал реально работать с системой, у него для этого выделено время, и он теперь наглядно представляет, что же ему действительно необходимо. Соответственно он готов плотно работать с командой исполнителей и у него есть в этом критическая необходимость;
Документация большей частью уже готова и ее изменение и дополнение может вестись уже не так оперативно, а оформляться постфактум по результатам успешной реализации.
Доработки большей частью происходят в отдельных модулях, подсистемах, контурах, у которых есть конкретная команда исполнителей, отвечающая за сегмент. Поэтому общение пользователей с разработчиками уже локализовано, легко установить качественную обратную связь;
Доработки и исправления необходимо выполнять очень оперативно, небольшими очередями с передачей результата заказчику, который в них кровно заинтересован;

Рисунок 20. – Этап внедрения информационной системы

6. Передача информационной системы в промышленную эксплуатацию

Когда в ходе опытной эксплуатации решены все спорные вопросы и недоразумения по поводу того как должна функционировать внедренная система, и насколько она соответствует договору на ее разработку, стороны подписывают акты о выполнении контракта. Заказчик осуществляет полный расчет за выполненные работы. Договор на разработку и внедрение информационной системы может считаться выполненным.

Внедрение переходит в фазу промышленной эксплуатации. Эти взаимоотношения чаще всего юридически регулируются уже отдельным договором или дополнительным соглашением на сопровождение промышленной эксплуатацией системы. В рамках этого контракта могут происходить профилактические работы по диагностике работы компонентов системы, их взаимодействия, устранение мелких сбоев и т.п.

7. Резюме раздела

Этап внедрения информационной системы, являет собой момент истины всего процесса ее производства и ознаменует старт самого тяжелого периода для всех участников проекта. Он может включать в себя следующие активности:

Рекомендаций по внедрению систем управления у нас накопилось уже на целую книгу, но книгу долго писать и читать. Я просто поделюсь самой главной из них, которая также актуальна для любой ИТ-системы.

Этот вывод мы сделали, плотно участвуя во внедрении собственной системы Yougile не менее чем в 100 компаниях.

Необходимо планировать внедрение системы и относиться к этому, как к отдельному проекту. И чем больше компания, тем этот проект сложнее.

Многие почему-то думают, что систематизация рабочих процессов произойдет быстро, и ничего специально делать не надо. Достаточно просто поставить систему и попросить всех ею пользоваться. Но на деле это совсем не так!

В этой статье мы поделимся своим опытом – расскажем о принципах и этапах внедрения систем, а также покажем 2 примера.

Мы часто слышим от компаний: «Мы подошли к этому вопросу, выбрали систему управления проектами, организовали процессы – но у нас не пошло».

Задаем вопрос: «А что именно вы сделали, какие этапы внедрения системы прошли?».

Они отвечают: «Поставили задачи, пригласили сотрудников, объяснили всем, как пользоваться. Но все быстро заглохло, люди по привычке ставили и обсуждали задачи вне системы, устно или в мессенджерах».

Так и должно быть, это обычная ситуация. И это совсем не зависит от системы управления. Так будет всегда, с любой системой, если не заложить время под ее внедрение и не следовать плану и определенным принципам.

Необходимо тщательно, поэтапно планировать внедрение системы управления проектами и выделять для этого определенные ресурсы.
Чем больше команда, тем длиннее и сложнее проект. Не всем понравятся новые правила.
Будет несколько этапов: формирование нового процесса и сопротивление, тестирование и привыкание, закрепление и борьба за новый подход.
Прошлый опыт важен. Люди, привыкшие передавать задачи «из уст в уста» не перестроятся мгновенно.

Универсального плана внедрения нет, но в начале этого процесса все команды проходят примерно одинаковые этапы:

Этап 1. Выбор решения и цели

Если компания берет первую попавшуюся систему (на выбор руководства) и не ставит перед собой точной цели, то скорее всего эта затея провалится.

Компании, которые успешно систематизируют рабочие процессы, выбирают систему совместно с командой. И обязательно ставят четкие цели, тоже всей командой. Например: «Сделать так, чтобы через 1 месяц все задачи были перенесены в систему управления».

Этап 2. Формирование новых правил

На этом этапе идея начинает приживаться на ментальном уровне. Люди привыкают к новому процессу. И главная задача сейчас – сформировать внутренние правила. Правила должны делать работу с системой удобной и понятной для всех.

Например: как часто надо ставить задачи? «Сделать макет» – это задача, или надо расписать ее подробнее и разбить на этапы? В какой момент задачи закрывать? Что делать с невыполненными задачами: закрывать и открывать заново, переносить на следующую неделю, продлевать срок?

В команде должен сформироваться ряд гласных и негласных правил. Важно, чтобы менеджер, который отвечает за процесс внедрения системы, как можно больше общался с командой, пропагандировал новый подход и транслировал его ценности.

Этап 3. Узаконивание новых правил

Хороший менеджер фиксирует все эффективные паттерны и убирает более слабые. К примеру, команде не нравится идея ставить дедлайн со строго определенным часом, и менеджер формирует правило – ставить дедлайны только с датой, без указания времени.

Процесс «брожения» идей нужно в конце концов останавливать, новые правила должны быть сформулированы в виде методологии. Успешные команды формируют методологию за 1-2 недели, неуспешные растягивают этот процесс на полгода и оставляют его открытым.

Если менеджер продолжает следить за процессами и за исполнением методологии, то внедрение системы обречено на успех.

Вот так в IT-компании из 120 человек выглядел план по внедрению. Он размещался на общей доске годовых планов по разным отделам:

Развитие информационных технологий стало важной компонентой нашей жизни, и чтобы отвечать современным трендам рынка, российские компании тоже вынуждены внедрять IT-решения в свой технологический процесс. Результативность и длительность этой работы в решающей степени зависит от самого характера бизнеса конкретной организации. Выясним, с какими проблемами наиболее часто сталкиваются российские предприятия, и как их можно решить.

Информационные технологии

Само понятие«информационные технологии» имеет достаточно объемное наполнение: под ним понимают весь спектр доступных методов и процессов, применяемых для работы с информацией. Если говорить о реализации таких технологий в бизнесе, это понятие получает более прикладной характер: он включает комплекс процедур, которые выполняются для поддержки информационных процессов, необходимых для принятия бизнес-решений. Основные процессы, реализуемые в этом контексте, - это:

сбор данных;
обработка информации;
передача полученных сведений;
использование данных;
обеспечение защиты информации;
анализ и представление информации.

Перечисленные процессы становятся комплексом задач, решение которых ложится на конкретную информационную технологию, внедряемую в компании.

Требования к технологиям

Конечно, базовое требование к внедряемой технологии – это ее результативность с точки зрения поставленных задач. Однако при этом она также должна отвечать ряду других обязательных критериев, без которых ее устойчивая и действенная работа невозможна, а функционирование системы может угрожать нормальной жизнедеятельности предприятия. В наиболее общем виде эти критерии можно сформулировать так:

удобство повседневного применения технологии, дающее при этом контроль над информацией для всех лиц, которые вовлечены в ее эксплуатацию;
высокий уровень надежности IT-решения, исключающий системные сбои и содержащая достаточную номенклатуру встроенных инструментов, поддерживающих ее стабильную работу даже в случае появления угроз и рисков технологического, антропогенного и иного характера;
высокая степень защищенности информации, используемой в работе технологии, от несанкционированного доступа посредством применения разнообразных способов организации такого доступа;
достаточный уровень интеграции IT-решения с действующими системами управления и контроля на предприятии, дающий возможность встроить его в текущие бизнес-процессы.

Это – базовый набор требований, которые могут уточняться и дополняться в зависимости от производственных и иных характеристик определенного предприятия. Приведенный набор необходимо сформулировать еще на подготовительном этапе, то есть до начала процедуры внедрения интересующей технологии, поскольку конкретный список требований может серьезно повлиять на окончательный выбор продукта.

Подготовка к внедрению IT-решения

После составления списка требований к интересующей системе необходимо разработать подробное техническое задание (ТЗ), описывающее распределение функций и обязанностей в рамках процесса внедрения. По итогам его составления станет понятно, какие конкретно подготовительные процедуры необходимо выполнить в компании для более эффективного результата этой работы. Чаще всего они включают необходимость осуществления изменений внутри предприятия по следующим направлениям:

анализ и модернизация организационно-управленческой структуры предприятия. Чтобы внедренное решение работало без сбоев, нужно, чтобы база, на основании которой строится его функционирование, была такой же четкой и конкретной. На этой стадии необходимо проанализировать должностные обязанности сотрудников и подразделений компании, исключить дублирующие функции и, если это нужно, провести структурную реорганизацию, разделив или объединив какие-то отделы для повышения эффективности их труда;
модернизация технической инфраструктуры предприятия. Если интересующая информационная технология будет единственным высокотехнологичным продуктом в компании, и сотрудники не научатся грамотной работе с ней, ожидать серьезных результатов от ее внедрения не придется. Необходимо не только подумать о том, чтобы внедрение нового инструмента было обеспечено всем требуемым оборудованием и коммуникациями, но и подготовить работу смежных секторов, которые будут заняты в выполнении служебных функций, включая передачу и распределение информации, осуществление хранения данных и т.д.;
подготовка персонала к работе с отобранным решением. В первую очередь в этой ситуации нужно говорить о технической подготовке, то есть обучении работе с инсталлируемым продуктом: каждый из сотрудников должен хорошо знать тот набор функций, который потребуется ему для ежедневной работы. Серьезную роль в этом процессе играет также мотивация сотрудников: ведь если они будут саботировать новый продукт, при любом удобном случае используя старые знакомые технологии, результативность инсталлированного решения и отдача от вложенных средств будут куда ниже, чем могли бы.

Выбор решения

Выбор конкретного IT-решения – это отдельная сложная тема, разбираться в которой следует с командой опытных экспертов, для которых работа в конкретной области экономической деятельности является основным профилем, и которые знакомы со всеми новейшими тенденциями в этой сфере. Однако если подходить к анализу этого вопроса с позиции максимально допустимого обобщения, то в числе основных критериев для такого выбора можно перечислить:

степень соответствия функций, присущих решению, особенностям технологического процесса предприятия и его интегрируемость с системами, которые уже используются в организации;
проработанность решения и наличие технической, инструментальной и программной базы для его внедрения у разработчика;
стоимость интересующего продукта;
условия по выполнению поддержки пользователей на этапах внедрения и последующей эксплуатации;
возможности адаптации и масштабирования продукта в случае изменения текущих нужд предприятия;
наличие конкурентных преимуществ в сопоставлении с аналогами, важных для конкретной бизнес-ситуации, имеющейся у компании-потребителя.

Процедура внедрения решения

Выбор конкретной процедуры для выполнения внедрения отобранного информационного продукта зависит от общей подготовленности ответственных лиц и подразделений компании к этой задаче, а также наличия у нее ресурсов и мощностей для полного или частичного осуществления этой процедуры своими силами. В соответствии с этими факторами компания может выбрать один из следующих способов выполнения внедрения с привлечением:

крупного федерального или международного подрядчика, который внедряет собственные разработки или действует по франшизе. Этот вариант обычно имеет серьезные преимущества, связанные с тем, что сотрудники такой компании досконально знают свой предмет и могут решить почти любую непростую технологическую задачу, возникающую в ходе внедрения. Среди минусов этого способа – высокая цена работ, которая почти всегда превышает аналогичную стоимость при альтернативных решениях, и возможные бюрократические сложности, связанные с ведением клиента внутри компании-подрядчика;
небольшой IT-компании регионального масштаба, которая предлагает собственный продукт для решения бизнес-задач потребителя. Плюсом такого способа также станет доскональное знание программного обеспечения. Оно дополняется готовностью модифицировать его под конкретные бизнес-задачи – и все это по достаточно разумной цене. Среди минусов – возможные труности, обусловленные сбоями в работе программного продукта, и высокая текучка кадров на длительных проектах;
небольшой IT-компании регионального масштаба, которая проводит внедрение программных продуктов, приобретенных компанией у сторонних разработчиков. По сравнению с тем, чтобы привлечь специалистов самого разработчика, этот вариант может обойтись существенно дешевле, однако не исключено, что сотрудники привлеченного подрядчика будут недостаточно хорошо знакомы с отобранным решением, и заказчик не сможет в полной мере использовать те его функции, за которые уже заплатил – и которые, возможно, были бы очень полезны ему в ходе работы;
собственного подразделения информационных технологий. Этот способ подходит только крупным компаниям, в штат которых набираются высококлассные специалисты с профильным опытом работы. Понятно, что этот подход к внедрению не будет дешевым, и по цене он нередко превосходит решение, связанное с сотрудничеством с небольшой IT-компанией. Однако в этой ситуации бонусом будет высокая степень мотивации и ответственности работников, которая позволит работодателю надеяться на качественный продукт их труда;
стороннего эксперта-фрилансера на условиях гражданско-правового или иного договора. Самое важное в этой ситуации – грамотно и тщательно подойти к выбору специалиста. Компетентный эксперт действительно в состоянии эффективно скоординировать работу IT-отдела компании, даже при недостатке у его сотрудников необходимых навыков в направлении выполняемой работы, и сэкономить деньги на привлечении нужного количества профильных работников. Однако случайный человек почти стопроцентно допустит много ошибок при внедрении, за которые потом никто не понесет ответственности.

Основные проблемы при внедрении и использовании информационных технологий

В ходе работы в новом для себя направлении почти каждая компания сталкивается с какими-то проблемами. Наиболее часто среди них встречаются:

сложности в организации совместной работы оборудования и технологий, принадлежащих к разным поколениям. Понятно, что единовременное обновление всей материально-технической базы предприятия – дорогое удовольствие, поэтому компании нередко вынуждены обеспечивать хотя бы какую-то степень совместимости при одновременной работе новых и устаревающих решений;
потребность в организации дополнительного финансирования процесса внедрения в связи с новым пониманием задач и возможностей отобранных продуктов. Несмотря на заранее разработанное техническое задание, в процессе инсталляции и настройки программных продуктов часто появляется потребность в приобретении дополнительных модулей и программ, которые позволили бы более эффективно решать имеющиеся задачи;
потребность в пересмотре кадровой политики организации, обусловленная комплексом факторов. К ним относятся рост эффективности автоматизированного сектора работы предприятия с одновременным снижением нужды в ручном труде, рост заинтересованности предприятия в компетентных кадрах, умеющих работать с конкретными решениями, и проч. Это ведет к пересмотру имеющегося кадрового состава компании;
необходимость уделения внимания составу IT-подразделения предприятия. Если раньше оно использовалось в основном для решения текущих рабочих задач, и его статус был сравним с другими отделами в рамках организации, то теперь от качества его работы зависит весь технологический процесс предприятия, а значит, прибыльность компании и ее готовность выполнять свои обязательства перед контрагентами и персоналом. В этой связи для сотрудников IT-подразделения необходимо вводить дополнительные программы обучения и подготовки и обеспечивать мотивацию к достижению поставленных целей.

Процесс внедрения информационных технологий на современных предприятиях редко бывает легким. Однако ответственный подход к этому вопросу обеспечивает такой результат этой процедуры, который оправдывает все затраченные усилия и средства.

Читайте также: