Возможно ли ведение документооборота в электронном виде с использованием электронной подписи

Обновлено: 07.07.2024

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. Изменения в ТК РФ внесли в ноябре 2021. Трудовые договоры, заявления на увольнения, графики отпусков, приказы, расчетные листки, табели. В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности.

Подробный разбор нововведений читайте в нашей срочной статье «Ноябрьский закон о кадровом ЭДО. Суть изменений за 4 минуты».

Рассказываем, как перевести кадры в цифру

Что происходит сейчас

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Читайте об этом в статье Новый закон об удаленной работе.

Весной 2021 в Госдуму внесли законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке электронно можно подписывать большинство кадровых документов.

Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:

электронные подписи (ЭП) для работников;
внутренние документы для легализации ЭДО;
электронная система.

ЭП для работников. Какую выбрать

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:

Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
Принимаете на работу дистанционных сотрудников, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Электронная подпись необходима, чтобы сдавать отчетность, участвовать в закупках, вести юридически значимый электронный документооборот, подавать арбитражные иски, обращаться в госорганы и т.д. Посмотрим, в каких ситуациях без нее точно не обойтись.

В России применение электронной подписи регулируется федеральным законом от 06.04.2013 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон устанавливает виды электронных подписей, правила признания юридической силы подписанных документов, правила выдачи и использования электронной подписи.

В России используют три вида электронной подписи:

простую,
усиленную неквалифицированную,
усиленную квалифицированную.

Подробнее о каждом из видов можно прочитать в этой статье.

Простая и неквалифицированная электронная подпись придают документу юридическую силу только на основании нормативных актов, выпущенных Правительством РФ, или договоренностей между участниками электронного документооборота. В обоих случаях должна быть возможность проверить личность подписанта.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью обладает такой же юридической силой, как и бумажный, который завизирован собственноручной подписью.

Если действующее законодательство не обязывает применять конкретный вид подписи для тех или иных действий, то участники электронного документооборота могут использовать любой вид подписи по договоренности между собой.

Использование ЭП в работе

Отчетность через интернет

Основная сфера применения электронной подписи — это сдача электронной отчетности. Большинство категорий бизнеса обязаны через интернет представлять отчетность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы. Для отправки отчетности через интернет потребуется квалифицированный сертификат электронной подписи (далее — КЭП), выпущенный на сотрудника, который обладает полномочиями подписывать электронную отчетность организации.

Отчетность в ЕГАИС ФСРАР

Особняком стоит взаимодействие с единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) ФСРАР. Система создана, чтобы контролировать алкогольный рынок: производство, оптовую и розничную продажу спиртосодержащих напитков.

Для подключения к системе и взаимодействия с ней организации или индивидуальному предпринимателю нужна специальная квалифицированная электронная подпись — КЭП для ЕГАИС ФСРАР. Это связано с требованиями безопасности и техническими особенностями ключевых носителей: криптографические операции происходят в самом носителе, а не на компьютере пользователя.

Участие в электронных торгах

Больше половины закупок всех бюджетных организаций проводятся в формате электронных аукционов. До июля 2018 года для участия в госзакупках нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это требование 44-ФЗ «О контрактной системе».

С помощью НЭП участники госзакупок аккредитуются на электронных торговых площадках и подписывают контракты в случае победы в закупке. Но специалисты рекомендуют сразу же оформить КЭП, необходимую для других действий, связанных с участием в госзакупках: например, она нужна, чтобы оформить банковскую гарантию через интернет, обратиться в ФАС или арбитраж.

Кроме того, КЭП подойдет для участия в электронных закупках компаний с госучастием и коммерческий компаний, которые тоже проводят часть своих закупок на электронных площадках.

Чтобы приобрести подходящую электронную подпись для участия в торгах в качестве поставщика, уточните требования к виду подписи на тех площадках, на которых планируете участвовать в электронных торгах.

Планируете участвовать в электронных торгах впервые? СКБ Контур поможет разобраться в сложных процедурах государственных и коммерческих торгов с помощью услуги Сопровождение торгов. Вы пройдете полный цикл от аккредитации на площадке до подписания контракта вместе с нашими специалистами. Услуги сопровождения торгов предотвратят ошибки, которые допускают новички. Мы проанализируем документацию, правильно составим и подадим заявки. Для победы вам останется подготовить конкурентное предложение.

Электронный документооборот

Все больше организаций, особенно с большим количеством контрагентов, переходят на электронный документооборот, оценив плюсы этой технологии:

быстрый обмен любыми документами, в том числе бухгалтерской «первичкой»,
сокращение издержек на обработку и передачу документов.

По договоренности между собой стороны могут использовать любой вид электронной подписи, но гарантом юридической силы электронных документов без подписания дополнительных соглашений между участниками документооборота является только КЭП. Кроме того, государство установило обязанность использовать квалифицированную электронную подпись для счетов-фактур.

Работа с государственными информационными системами

Многие ведомства и госорганы предоставляют услуги или принимают отчетность в электронном виде. Чтобы работать на этих порталах, также понадобится электронная подпись.

Большинство площадок принимают базовые квалифицированные подписи, например:

ЕФРСБ, ЕФРСФДЮЛ, ЕАИС ФСТ, ЦБ РФ Финансовые рынки, Росимущество, Главгосэкспертиза, Мой Арбитр, Роскомнадзор, Госуслуги и другие.

Для некоторых нужен квалифицированный сертификат, который содержит в структуре специальный идентификатор, например:

ФТС, порталы для раскрытия информации и некоторые коммерческие торговые площадки: B2B-Center, ЭТП ГПБ, Фабрикант и др.

Выберите сертификат для работы с конкретным ведомством с помощью Мастера подбора сертификатов.

Использование ЭП в частной жизни

С квалифицированной электронной подписью физические лица могут:

Как получить электронную подпись?

Пакет документов для получения электронной подписи различается для юридических и физических лиц. Но общий порядок действий одинаков:

Основная цель электронного документооборота – дистанционный обмен юридически значимыми электронными документами.

Опыт пандемии COVID-19 2020 года, когда возникла необходимость осуществления работы в удаленном режиме и соблюдения иных ограничений в личных контактах, позволил компаниям оценить эффективность дистанционной деятельности и онлайн-документооборота.

Дистанционный обмен юридически значимыми документами, подписание договоров с помощью электронных подписей предоставили компаниям, организовавшим у себя электронный документооборот, возможность максимально сократить негативные последствия уменьшения прибыли и сохранить деловую активность.

Перспективы развития законодательства свидетельствуют о дальнейшем совершенствовании электронного взаимодействия между компаниями, а также между бизнес-сообществом и органами власти.

Многие государственные органы (в т.ч. антимонопольная служба) уже ввели требования об обмене электронными документами, подписанными с помощью электронной подписи. К примеру, жалоба на результаты закупки, поданная в антимонопольный орган посредством электронных каналов связи, может считаться надлежащей только при условии ее подписания именно таким способом.

Настроить электронный документооборот в организации и получить электронную подпись легко с сервисом ЭТП ГПБ.

Оператор электронного документооборота ООО ЭТП ГПБ входит в сеть доверенных операторов ФНС России.

Подключаясь к электронному документообороту ЭТП ГПБ, организация или предприниматель получают возможность:

- оперативного, надежного и безопасного обмена электронными документами;

- постоянной технической поддержки;

- регулярного обновления форм документов.

С учетом развития технологий и текущих тенденций, современный предприниматель должен иметь базовые знания об организации электронного документооборота и правилах использования электронных подписей.

Правила использования электронной подписи

Законодательством установлено 2 вида электронной подписи:

1. Простая : документ, подписанный таким способом, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ст.6 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»);

2. Усиленная :

(а) неквалифицированная — аналогично простой ЭП;

(б) квалифицированная — документ, подписанный данной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях , кроме случая, если законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

При подписании документа ЭП не требуется дополнительно проставлять печать (ч.3 ст.6 Закона об ЭП).

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов) (ч.4 ст.6 Закона об ЭП).

Особенности использования простой ЭП (ст.9 Закона об ЭП):

1) простая ЭП содержится в самом электронном документе, либо

2) ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

NB! Чтобы договориться с контрагентом о применении простой электронной подписи в ходе обмена документами, нужно заключить об этом письменное соглашение, в котором предусмотреть правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП; и обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Особенности использования квалифицированной ЭП (ст.11 Закона об ЭП):

Чтобы оформить квалифицированную ЭП, необходимо:

1. Обратиться в аккредитованный Минцифры России удостоверяющий центр ООО «ЭТП ГПБ Консалтинг»;

3. Предоставить документы и оплатить счёт.

4. Забрать электронную подпись в одной из точек обслуживания .

Квалифицированный сертификат должен быть действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен.

Итак, получив положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной ЭП, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждение отсутствия изменений, внесенных в этот документ после его подписания, получатель документа может быть полностью уверен в подлинности подписи и в юридической значимости документа.

Безусловно, электронный документ, содержащий скан-образ подписи, не позволит получателю документа устранить сомнения в подлинности данной подписи.

Заключение договоров с помощью ЭП

С учетом условий использования ЭП, для заключения новых договоров в электронной форме участникам электронного документооборота требуется:

1. Для квалифицированной ЭП: предварительный обмен квалифицированными сертификатами, либо выпуск ЭП;

2. Для простой ЭП: предварительное заключение соглашения между контрагентами, например, об организации электронного документооборота.

Очевидно, что ЭП должна принадлежать лицу, которое подписывает договор. Если договор подписывается с физическим лицом, должна быть использована ЭП физического лица.

Для подписания документов лучше использовать квалифицированную ЭП . Данный вид ЭП исключает риски, связанные с доказыванием подписания договора конкретным лицом.

Дистанционный обмен юридически значимыми документами , подписание договоров с помощью электронных подписей предоставили компаниям, организовавшим у себя электронный документооборот, возможность максимально сократить негативные последствия уменьшения прибыли и сохранить деловую активность.

Настроить электронный документооборот в организации, получить электронную подпись несложно с сервисом ЭТП ГПБ.

Оператор электронного документооборота ООО ЭТП ГПБ входит в сеть доверенных операторов ФНС России.

Подключаясь к электронному документообороту ЭТП ГПБ, компания или предприниматель получают возможность:

оперативного, надежного и безопасного обмена электронными документами;
постоянной технической поддержки;
регулярного обновления форм документов.

Правила использования электронной подписи

Законодательством установлено 2 вида электронной подписи :

Простая: документ, подписанный таким способом, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ст.6 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»);
Усиленная:

(а) неквалифицированная — аналогично простой ЭП;
(б) квалифицированная — документ, подписанный данной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях, кроме случая, если законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

При подписании документа ЭП не требуется дополнительно проставлять печать (ч.3 ст.6 Закона об ЭП).

Особенности использования простой ЭП (ст.9 Закона об ЭП):

простая ЭП содержится в самом электронном документе, либо
ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Особенности использования квалифицированной ЭП (ст.11 Закона об ЭП):

Чтобы оформить квалифицированную ЭП, необходимо:

Обратиться в аккредитованный Минцифры России удостоверяющий центр;
Получить квалифицированный сертификат.

Заключение договоров с помощью ЭП

Для квалифицированной ЭП: предварительный обмен квалифицированными сертификатами, либо выпуск ЭП;
Для простой ЭП: предварительное заключение соглашения между контрагентами, например, об организации электронного документооборота.

Для подписания документов лучше использовать квалифицированную ЭП. Данный вид ЭП исключает риски, связанные с доказыванием подписания договора конкретным лицом.

Читайте также: