Вправе ли организация вести книгу покупок и книгу продаж в электронном виде

Обновлено: 05.07.2024

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

На основании сведений из книги продаж и покупок определяется сумма НДС к уплате, составляется НДС-декларация. То есть это важный документ в рамках налогового учета. А потому все сведения, изложенные в книге, должны быть проверены.

Что собой представляет книга

Плательщики обязаны вести учет всех счетов-фактур. Их нужно фиксировать в журналах, предназначающихся для учета. Обычно составляются они по формам, установленным законом.

Если в этих бумагах будут содержаться ошибки, представители контролирующих органов вычеркнут ранее указанное значение, а затем доначислят налоги. Наличие неточностей приводит к необходимости дополнительного документооборота. А потому книгу нужно проверять заранее.

Общий порядок проверки

Книги продаж и покупок следует проверять в определенном порядке. Он облегчает обнаружение ошибок, сокращает объем работы. Рассмотрим все основные этапы проверки книги продаж:

Вопрос: Как налоговому агенту зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок и книге продаж?
Посмотреть ответ

Второй шаг – проверка журнала покупок. Осуществляется в соответствии с этими этапами:

Это общий порядок проверки. Основа этой процедуры – сверка сведений.

Детали проверки журналов

Рассмотрим конкретные нюансы проверки журналов.

Проверка книги приобретений

Книга представляет собой обширную таблицу. В ней фиксируются счета-фактуры, а также бумаги, удостоверяющие верность расчета суммы НДС к вычету. Если сведения из первички зафиксированы в учетной программе верно, журнал покупок заполняется без недочетов.

Как осуществляется проверка? Сначала нужно обратить внимание на эти значения за единый период:

Размер вычетов по НДС.
Дебетовые суммы счета 68/2.

Ошибки можно найти при помощи программы «1С». Для этого нужно найти вкладку «НДС с приобретений», а затем нажать на вкладку по аналитике по первичке и контрагентам. Верность заполнения журнала покупок можно проверить по этой схеме:

Журнал покупок = Оборот по счету 19 (НДС с приобретений) + Оборот КТ счета 76АВ + Оборот КТ счета 76ВА.

Если обнаружены неточности, требуется сделать анализ сч. 68/02. Затем выполняется проверка равенства:

Кредитовый оборот за исключением выплаченного налога (запись ДТ68 КТ51) = НДС из журнала покупок.

Необходимо также выполнить проверку этих значений:

Счета 60/01 и 60/02 соответствуют друг другу. По одному партнеру и соглашению не может быть остатков по дебету и кредиту.
Сальдо по счету 76ВА по определенному контрагенту и по определенному соглашению (если соблюдаются положения из пункта 9 статьи 172 НК РФ) не превышает сальдо по счету 60/02 по такому же партнеру и соглашению, помноженному на ставку 18/118.

Проверка подразумевает проведение расчетов, сравнение документов.

Проверка книги продаж

Книга представляет собой налоговый регистр. Он необходим для фиксации всех бумаг, касающихся определения НДС. Верность содержания книги проверяется так:

Журнал продаж = Оборот по сч. 90/03 (НДС с продаж) + Оборот по ДТ сч. 76АВ + Оборот по ДТ сч.76АВ/

Как проверяется журнал продаж? Процедура потребует составления сальдовой ведомости по сч. 90/01. В журнале могут отсутствовать эти операции:

Необлагаемые НДС.
Со ставкой, равной 0%.

При данных обстоятельствах оборот по КТ счета 90/01, помноженный на ставку 18/118, тождественен обороту по дебету счета 90/03 (запись ДТ90/03 КТ68/02).

Что делать, если эти значения не равны друг другу? Необходимо исполнить проверку этих показателей:

Если отсутствуют операции без обложения НДС или со ставкой 0%, сальдо по сч.19 на завершение периода составляет ноль.
Счета 62/01 и 62/02 соответствуют друг другу. По одному партнеру и соглашению отсутствуют остатки по дебету и кредиту.
Сальдо сч. 76АВ тождественно сальдо сч. 62/02, помноженного на 18/118. Если присутствуют авансы в валюте, необходимо добавить к формуле сальдо и этих счетов.

К СВЕДЕНИЮ! Проверкой занимается бухгалтер компании. Контроль выполняется перед оформлением декларации.

Особенности сверки

Книгу покупок рекомендуется сверять не с оборотной ведомостью, а с анализом сч. 68/2. Если неточностей в журнале нет, то должны совпасть эти показатели:

Размер НДС по журналу приобретений.
Размер вычетов по декларации.
Сумма на дебетовом счете 68/2.

Если суммы не совпали, выполняется анализ несоответствий. Декларация по НДС создается на основании налоговых регистров. А потому нужно верно заполнять эти регистры. В рамках сверки ключевым является регистр учета «НДС с приобретений». Он настраивается на основании аналитики. Последняя предполагает детализацию всех операций: обозначение поставщиков, указание документов.

К СВЕДЕНИЮ! Убрать все неточности будет проще, если в электронной документации заполнена строка «разновидности взаиморасчетов».

Экспресс-проверка книги продаж

В рамках экспресс-проверки нужно обращать внимание на эти пункты:

Хронология нумерации. Счета-фактуры должны быть пронумерованы в хронологическом порядке.
Дата выписки счетов-фактур. Документы должны выставляться не позже 5-ти дней с даты предоставления услуг или отгрузки продукции.

Полная проверка – это длительная процедура. Экспресс-проверка позволяет сократить время на проведение мероприятия. В ее ходе проверяются самые существенные моменты.

ФНС России, рассмотрев письмо <. > по вопросу ведения книг покупок и книг продаж в электронном виде, направленное Минфином России письмом от 25.05.2018 № 03-07-15/35328, сообщает следующее.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 3 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести книги покупок и книги продаж при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с главой 21 Кодекса (за исключением операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со статьей 149 Кодекса).

Форма книги покупок, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на Добавленную стоимость" (далее — Постановление от 26 декабря 2011 года № 1137).

В соответствии с пунктом 1 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость (приложение № 4 к Постановлению от 26 декабря 2011 года № 4 ведут книгу покупок на бумажном носителе либо в электронном виде.

корректировочный) до внесения в него исправлений, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Кодексом.

Таким образом, у налогоплательщика отсутствует обязанность подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью книгу покупок, составленную в электронном виде организацией до направления ее в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

В соответствии с абзацем 4 пункта 24 Постановления от 26 декабря 2011 года № 1137 (приложение № 1137 книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном вице, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи.

Кроме того, в соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Аналогичные правила ведения и хранения установлены и в отношении книг продаж, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (приложение № 5 к Постановлению от 26 декабря 2011 года № 5

Учитывая изложенное, при составлении и хранении книг покупок (книг продаж) в электронном виде, у налогоплательщика отсутствует обязанность подписывать данные книги усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) до их передачи в налоговый орган. В случае передачи книги покупок (книги продаж) в налоговый орган, в частности, при истребовании в рамках проведения камеральной налоговой проверки, данные книги подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью лица, исполняющего функции руководителя организации на момент их передачи в налоговый орган.

В СБИС книга покупок и книга продаж формируются автоматически по данным учета в соответствии с законодательством. Вы можете сформировать всю книгу за определенный период или создать выписку, например по конкретному контрагенту.

Книга покупок и книга продаж должны храниться не менее четырех лет с момента последней записи. Данные можно хранить в электронном виде или распечатать книгу на бумаге.

Создайте книгу после расчета НДС, чтобы в ней отображались счета-фактуры на аванс. Для этого перейдите в раздел «Учет/Налоги» на вкладку «НДС».

Выберите «Книга покупок» или «Книга продаж».
Установите период, за который нужно сформировать книгу.
Откройте панель массовых операций и нажмите:
- « Распечатать», если хотите хранить книгу в бумажном виде;
- « Выгрузить», чтобы сохранить книгу в *.pdf или *.xlsx.

В книге для каждой записи указан код вида операции, дата и номер счета-фактуры, контрагент и сумма НДС.

Построить список документов

В ходе проверки налоговая может потребовать выписку из книги покупок или продаж. Если проверяющим органам не нужна информация обо всех операциях, то выписку могут запросить по конкретному контрагенту. В СБИС выписка по контрагенту формируется с сохранением нумерации строк книги.

В распечатанной выписке сохранена нумерация строк книги. Выписку подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо.

Плательщики НДС неизбежно имеют дело с особыми налоговыми регистрами по данному налогу. В письме от 24.01.2019 № ЕД-4-15/1044 ФНС России обратила внимание на особенности ведения книги продаж и книги покупок в электронном виде.

Что говорит закон

На основании подп. 1 п. 3 ст. 169 Налогового кодекса РФ плательщик обязан составить счет-фактуру, а также вести книги покупок и книги продаж при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с гл. 21 Кодекса (кроме операций, не подлежащих налогообложению/освобождаемых от НДС – ст. 149 НК РФ).

$C:\Users\Вова\Desktop\БУХГУРУ\февраль 2019\ВЕБ Особенности ведения книги покупок и книги продаж в электронном виде\knigi-pokupok-prodazh-NDS.jpg$

Формы книги покупок и книги продаж и правила их ведения утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». (далее – Постановление № 1137).

В соответствии с п. 1 Правил ведения обеих книги (Приложения № 4 и 5 к Постановлению № 1137), налогоплательщики ведут данные регистры на бумажном носителе либо в электронном виде.

Позиция ФНС

По мнению налоговиков, плательщик не обязан подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью книгу покупок, составленную в электронном виде, до направления ее в ИФНС по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.

Как хранить электронные регистры по НДС

Книгу покупок и дополнительные листы к ней, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранят не менее 4-х лет с даты последней записи (абз. 4 п. 24 Приложения № 4 Постановления № 1137.

Кроме того, плательщик обязан в течение 4-х лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Аналогичные правила ведения и хранения установлены и в отношении книг продаж, (Приложение № 5 к Постановлению № 1137).

Позиция ФНС

Налоговики полагают, что при составлении и хранении книг покупок и продаж в электронном виде подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью главы организации (уполномоченного им лица) до их передачи в налоговый орган у необязательно.

А в случае передачи книги покупок (книги продаж) в налоговый орган, в частности, при истребовании в рамках камеральной проверки, их подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью лица, исполняющего функции руководителя организации на момент их передачи в ИФНС.

Вывод

Обычно книги покупок и продаж содержат очень большой объем информации – порядка нескольких тысяч в каждом отчетном квартале. Поэтому бытует практика присоединения этих электронных регистров к декларации по НДС при отправке отчетности по электронным каналам связи.

Судя по всему, ФНС считает данный факт надлежащим ведением книг покупок и продаж в электронном виде. А именно – подписание всего комплекта отчетности при сдаче её в налоговой орган усиленной квалифицированной электронной подписью.

Судя по всему, факт сохранения электронной версии книг покупок и продаж, подписанной электронной подписью, в системе оператора, через которого передавали эти данные в ИФНС, можно считать надлежащим исполнением обязанности по хранению электронных версий книг покупок и продаж.

Но всё же безопаснее хранить электронные версии книг покупок и продаж, подписанные усиленной квалифицированной подписью, в компьютере организации.

Читайте также: