Вы сделали копию документа что с ним произойдет в случае изменения основного файла
Обновлено: 07.07.2024
По копии чужого паспорта мошенник может взять кредит, оформить банковскую карту, арендовать квартиру и вывезти из нее мебель и технику. А получить копию просто — в интернете их продают по сто рублей за штуку.
Чаще всего копии документов продают нечестные сотрудники нормальных компаний. Они получают их легально: при устройстве на работу, заселении в гостиницу, оформлении микрозайма. Человек может и не знать, что его паспорт гуляет по интернету: это выясняется, когда к нему в дверь стучатся коллекторы. Поэтому когда вас просят прислать фото паспорта, это повод перестраховаться.
Вот что сделать, чтобы защитить копию паспорта или хотя бы помешать мошенникам ей воспользоваться.
Как победить выгорание
Курс для тех, кто много работает и устает. Цена открыта — назначаете ее самиОценить контрагента
Одно дело, когда фото паспорта просит прислать солидное госучреждение, совсем другое — если это небольшой таксопарк. Компания может выглядеть благополучно, но при этом находиться на грани закрытия или существовать только в виде странички в «Инстаграме» или воображении мошенника.
Закажите выписку из реестра ФНС и посмотрите, чем на самом деле занимается компания, сколько в ней сотрудников, какой уставный капитал, нет ли информации о недостоверных сведениях.
У этой компании недостоверный адрес. Если возникнут проблемы, просто так прийти в офис не получитсяПредложить обойтись без фото паспорта
Во многих ситуациях достаточно паспортных данных, без графического изображения страниц: например, при составлении договора купли-продажи или доверенности. Предложите другой стороне такой вариант: вместо фото паспорта вы присылаете распечатку данных в виде текста, а при подписании договора показываете документ, чтобы контрагент мог их проверить.
Такой вариант безопаснее: кредит или банковскую карту на текстовые данные оформить не получится.
Если отправите такое фото паспорта и его продадут, покупатель сможет оформить на него кредит. Паспортных данных в виде текста для этого не хватитЗакрыть часть данных на фото
Банки принимают только копии паспортов без изменений, правок или пометок. А вот для небольших компаний можно эту копию немного изменить: если закрыть часть фото листом бумаги, для мошенника она станет менее полезной.
Хорошая идея — закрыть свою подпись, чтобы ее не скопировали. Даже если мошенник все-таки использует фото вашего паспорта, потом будет намного проще доказать подлог. Перед дальней поездкой распечатайте несколько таких копий, чтобы не искать принтер в дороге.
Чтобы на копию паспорта не получили кредит, закройте подпись листом бумаги — перед снятием копии или потом, в любом графическом редакторе. Для статьи мы закрыли и другие важные данные в паспорте автораНаписать на копии паспорта, когда и для кого ее сделали
Для банков копия паспорта с такой надписью не годится — у службы безопасности сразу возникнут вопросы к сотруднику, оформившему кредит. Но вариант сработает, если копию паспорта требуют в гостинице или при приеме на работу. Напишите, например, «Копия сделана для гостиницы „Ромашка“» или «Копия сделана для Иванова Петра, отдел кадров фирмы „Рога и копыта“» — и поставьте дату. А еще попросите сотрудника, которому отдаете копию, поставить на ней свою подпись.
Для копии в электронном виде отсканируйте версию с надписью или напечатайте текст поверх документа в графическом редакторе. Хорошо, если надпись перекроет часть вашего фото: так ее сложнее будет удалить.
Такую копию паспорта мошенникам использовать еще сложнее: придется удалять надпись, а это не всегда простоСделать копию низкого качества
Чем выше качество копии паспорта, тем проще с нее снять еще одну копию, поэтому цветная фотография в высоком разрешении на черном рынке ценится выше размытой черно-белой. Но отделу кадров или службе безопасности качество не важно — им нужно только проверить вашу личность. Поэтому идеальная копия — это черно-белое изображение, на котором с трудом можно разобрать текст, а фото владельца документа похоже на черный квадрат с разводами.
Нужные фильтры есть в большинстве графических редакторов. Можно даже инвертировать цвета — получится что-то вроде негатива.
Здесь все данные можно прочесть, кроме тех, что мы размыли для статьи, но маловероятно, что такая копия заинтересует мошенников. Проще купить другуюПомнить о своем праве защищать персональные данные
Контрагент может отказаться принимать копию паспорта с пометками, и в случае с банками такой отказ обоснован. Но если отказ пришел из другой организации, скорее всего, это произвол. «Всегда так делаем» и «начальник распорядился» не считается законным основанием для отказа принять копию документа.
Постарайтесь объяснить, что закон разрешает вам защищать свои персональные данные так, как вы считаете нужным, и все действия с вашими персональными данными возможны только с вашего согласия. А проверить точность данных в копии паспорта никто не мешает — вот оригинал.
ст. 9 ФЗ «О персональных данных»: согласие на обработку персональных данных
И если все-таки отправили копию своего паспорта контрагенту, а потом передумали, у вас есть право отозвать согласие на обработку персональных данных. Компания будет обязана уничтожить все копии ваших документов.
Так выглядит отзыв согласия на обработку персональных данных. Если вы отправили компании копию паспорта, а потом передумали с ней сотрудничать, этот документ снизит риск, что ваши данные в будущем попадут не в те руки
Кредит взять можно а пиво по фотке паспорта не продают. Что за страна.
What, слышала, что только сейчас разрабатывают закон, позволяющий зафиксировать «отказ» в МоихДокументах на выдачу вам кредита. Как отказ на продажу квартиры без вашего ведома.
Гаянэ, да это ерунда. Обойдут этот запрет. Наши депутаты предложат и ограничить нашу дееспособность, вместо того, чтобы закрыть микрофинансовые организации, запретить дистанционную выдачу кредитов, а также запрашивать на каждом углу паспорт.
What, мошенники же, а кибе все честно
What, по фотке заграна иногда проканывает
90% бытовых ситуаций типа заселения в отель (когда копию делают для удобства персонала) решаются маленькой бумажкой с данными паспорта которые можно нарезать, положить в паспорт и отдать желающим вместо снятия копии.
Иногда даже оригинал не смотрят.
Никак! Пыталась, но в наших условиях это бесполезно. Копии снимают все, кому заблагорассудится, в самых неожиданных местах. Даже в магазинах: неправильно выбили чек и, чтобы его аннулировать, затребовали у меня паспорт, причём для копирования сами носили паспорт куда-то в подсобку. А такое является прямым нарушением закона как с их стороны, так и с моей)) В медучреждениях это даже не обсуждается - снимают копию при каждом посещении, и разрешения не спрашивают. В какой-то шарашке в сфере услуг, кажется в химчистке, снимали - тоже совершенно без апелляционной потребовали паспорт, а на моё возражение ответили, что в таком случае я могу не пользоваться их услугами. Граждане, неужели вы-достаточно взрослые люди - за всю свою жизнь так и не поняли, где вы находитесь - в какой стране?
Ната, мы с женой уже лет десять, когда пытаются сделать копию паспорта, просим дать нам эту копию сразу после копирования и пишем на ней ручкой, кому и когда дана копия. Очень редко, когда кто-то выступает против такого, но, как правило, в итоге всё решается в нашу пользу.
Ната, а вы писали жалобу на ту же химчистку? Роспотребнадзор, Роскомнадзор, у всех этих ведомств удобные формы подачи обращений на сайте. Я пишу, всегда, когда нарушают мои права. Таким химчисткам будет хоть «звоночек» и зашевелятся хотя бы ответ писать этим ведомствам. А писали бы все и жаловались, может химчистка и одумалась бы.
А что можно сделать если звонят/пишут от компаний в которые ты не предоставлял данные, а они у них оказались?
Плохо я защищаю свои персональные данные :(
В декабре 2019 г. неизвестное мне лицо под моим именем запросило и получило микрокредит. Я обнаружил это случайно в июле 2020 г, при ежегодной проверке кредитной истории. И только в марте 2021 г. закончил судиться с МФО, выдавшей кредит по подложным документам.
Ни один человек не может быть абсолютно уверенным в том, что делает все безошибочно. Даже бухгалтер. Каким бы щепетильным, аккуратным и педантичным он бы ни был. Иногда по воле коварного случая неточности могут возникать неожиданно без какого-либо умысла. Как показывает практика, ошибки в документообороте- не редкость. Оплошность может произойти даже при использовании специализированного программного обеспечения, предназначенного для автоматизации документооборота, подготовки первичных документов, на которых, собственно, и основывается весь бухучет.
Согласно нормам российского законодательства, любой документ с недостоверными сведениями теряет свою юридическую значимость. Следовательно, организация не имеет права использовать его в качестве подтверждения факта ведения своей финансовой деятельности в дальнейшем.
Однако, совсем не все реквизиты «неприкосновенны».
В соответствии с разъяснениями Минфина существенная ошибка – это недостоверные данные, содержащиеся в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных). Другими словами, любые описки/просчеты в перечисленных выше сведениях дают полное основание считать тот или иной документ недействительным с точки зрения закона до исправления ошибок в первичных документах.
Наиболее распространенными и часто выписываемыми первичными документами являются:
- Акты об оказании услуг;
- Авансовые отчеты;
- Накладные.
Исправление ошибок в документах, перечисленных выше, возможно, но делать это надо строго в соответствии с нормами.
Самые распространенные ошибки документооборота
Чтобы не допустить случаев потери тем или иным документом его легитимности, рекомендуем учитывать перечисленные ниже аспекты при заполнении различных первичных документов.
Эти первичные документы должны обязательно иметь название, которое может быть определено на организационном уровне. Также необходима дата составления, т.к. многие ошибочно считают, что, указав в содержании акта период, в течение которого выполнялись работы или услуги, они снимают с себя ответственность проставлять дату составления документа.
Обязательно проверяйте ИНН своего контрагента. Сверку следует делать не только с регистрационной карточкой организации, но и с данными, содержащимися в ЕГРЮЛ. Наименование услуг должно быть прописано подробно и не вызывать вопросов у налоговой. Если акт заверяется подписантом по доверенности, надо обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.
Узнать всю информацию про контрагентов вам позволит СБИС Проверка контрагента. СБИС покажет вам юридический адрес, ИНН предприятия, ФИО директора, а также выявит аффилированных лиц, покажет данные по финансовой стабильности организации, а еще выдаст заключение о добросовестности контрагента. Узнайте у наших специалистов о бесплатном тест-дайве сервиса!
В накладной должны быть обязательно прописаны такие сведения, как дата и номер, а также указаны должность и ФИО подписантов.
Авансовые отчеты
В этих документах строгой отчетности обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.
Два способа исправления ошибок в документах
Утвержденным приказом № 62н от 16.04.2021г. Минфин определил отдельный стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», в рамках которого содержится отдельный раздел, регламентирующий правила исправления ошибок в документах.
Законом предусмотрена два основных пути, по которым можно пойти при необходимости исправлений в первичной документации:
- Правки в первоначальном документе;
- Создание и отправка корректирующего документа.
Остановимся подробнее на каждом из них.
Исправления в первоначальном документе
Первым способом исправления ошибок в документе является непосредственная правка данных. С одной стороны, это самый простой вариант из всех возможных, ведь требуется только откорректировать неверные данные. Однако, есть определенные сложности, например:
Как видите, у первого способа есть много ограничений, которые не удобны с операционной точки зрения, отнимают много времени и ресурсов и, что самое главное, могут породить новые неточности и несоответствия.
Корректирующие документы
Наиболее современным, удобным, прозрачным способом исправления ошибок документооборота является второй способ: создание нового, правильного документа. На законодательном уровне этот способ четко не регламентирован, следовательно, каждое предприятие может самостоятельно выработать правила для этой процедуры и закрепить их в нормах и учетных политиках.
Существует лишь одно ограничение – вносить исправления в системе электронного документооборота может только сторона, которая выписала первичную документацию даже если неточность была выявлена контрагентом.
Для эффективной работы с документами в организации, повышения скорости оборота и согласования бумаг, сокращения числа ошибок рекомендуем вам воспользоваться системой СБИС Электронный документооборот. Для работы в нем вам потребуется электронная цифровая подпись, приобрести которую можно в нашем Центре ЭЦП.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.
В данном случае терминологические споры не являются оторванной от жизни схоластикой. К соответствующим определениям, например, обращаются в ходе судебных споров и расследований для установления того, выполнены ли требования о представлении подлинников / оригиналов, соблюдено ли правило о том, что копию в общем случае можно снимать только с оригинала, но не с другой копии, и т.п.
Есть ли разница между понятиями «оригинал» и «подлинник»?
Определение понятию «подлинник документа» дано в нашем профильном ГОСТ, а «оригинал» там не значится:
. 20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
В рамках работы, которая ведется по программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 18.12.2017 № 2), рассматривается, в частности, предложение о том, чтобы включить определение понятия «оригинал» в законодательство, отделив его от понятия «подлинник».
А вот судебная ветвь власти уже попыталась провести различие между «подлинником» и «оригиналом»:
Перечень основных понятий и терминов, применяемых в нормативных правовых актах Судебного департамента, регламентирующих использование информационно-телекоммуникационных технологий в деятельности судов, управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и учреждениях Судебного департамента (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 26.11.2015 № 362)Оригинал документа – первоначальный экземпляр документа; экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Подлинник документа – документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; первый или единственный экземпляр документа.
Если провести частотный анализ употребления терминов «оригинал» и «подлинник» в отечественных нормативных правовых актах (НПА) и судебных решениях, то выяснится, что эти термины присутствуют (по данным СПС «Консультант+» на январь 2019 года):
- в 9,4 тысячи федеральных НПА (в т.ч. в 90 законах);
- в порядка 358 тысячах судебных решений (из 8,7 миллиона решений в базе системы) и
- 150 тысячах региональных НПА.
В подавляющем большинстве случаев эти термины используются авторами НПА и судами как синонимы. Порой употребляется формулировка «оригинал (подлинник)». Но, как правило, в одном документе авторы предпочитают использовать какой-то один из этих терминов, лишь в 15% документов встречаются оба. Приведем далее несколько характерных примеров.
К претензии должны быть приложены документы, подтверждающие предъявленные заявителем требования. Указанные документы представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. При необходимости перевозчик вправе потребовать представления оригиналов документов для рассмотрения претензии.
Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 01.12.2016 № 556). 16. В Инструкции используются следующие основные понятия: .
– подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа.
Определение Верховного Суда РФ от 19.04.2018 № 305-ЭС16-10852(4,5,6) по делу № А41-21198/2015. Между тем свидетельствование копии документа производится для удостоверения соответствия этой копии подлиннику. Такое свидетельствование возможно в ситуации, когда лицо, учиняющее удостоверительную надпись, обладает подлинником и может проверить тождество копии и оригинала.
Определение Верховного Суда РФ от 27.02.2017 № 304-КГ16-20906 по делу № А45-23115/2015. учитывая, что нотариально заверенная копия доверенности обладает юридической силой подлинника доверенности, удостоверенной в нотариальной форме, хранение у брокера именно оригинала доверенности, удостоверенной нотариально, не является необходимой мерой для подтверждения полномочий представителя клиента.
Четкое различие между оригиналами и подлинниками проводится лишь в небольшом числе документов, посвященных работе с научно-технической документацией.
Последним 01.01.2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 11442-2014 на техническую документацию на продукцию, там присутствует только «оригинальный документ». А вот в ранее вышедшем ГОСТ 2.102-2013 на конструкторскую документацию были определены оба интересующие нас понятия.
ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией». 3.14 Оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.
3.22 Подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.
. 3.11 Репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.
3.23 Рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.
3.3 Архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.
Таблица 2 в ГОСТ 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов»Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Архив как «наказание»
Что такое «архивный документ», по мнению Росархива. В чем странность его позиции. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на полноценное оборудование архива и ведение архивной работы по всем правилам? Почему разные специалисты по-разному отвечают на этот вопрос, и на что обращает внимание суд. Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения.
Сокращаем расходы на отправку документов
Делимся опытом значительного сокращения расходов из бюджета делопроизводственной службы за счет рациональной организации отправки бумажных документов: как выявить «протечки», как оптимизировать и регламентировать новый алгоритм работы, как мониторить ситуацию потом. Эту задачу вы можете смело включать в перечень показателей эффективности своего подразделения.
Номенклатура дел – обязательный документ для организации?
Привели разные точки зрения на этот вопрос: официальную от Росархива (который считает, что номенклатуру дел должны составлять все организации); профессиональную документоведческую (а как же без номенклатуры дел наладить работу с документами и соблюсти сроки их хранения?) и того, кто экономит ресурсы (ведь за отсутствие номенклатуры дел штрафы пока минимальны, а если нет других нарушений, можете отделаться и простым предупреждением). Это «расстановка сил» на данный момент. Попутно показываем перечень обязательных для всех организаций нормативных правовых актов по архивному делу и даже конкретных статей / пунктов в них, который создал и разместил на своем официальном сайте Росархив.
Для кого профессиональные стандарты обязательны?
Отвечаем на важные вопросы. Для кого и в какой части профстандарты обязательны (по общему правилу)? Для каких организаций и для каких должностей / профессий есть своя специфика? На эти вопросы даем четкие ответы. Не до конца урегулированной остается только ситуация с госорганами и госорганизациями – для них одновременно существуют прямо противоположные трактовки одной и той же нормативной базы, поэтому еще объясняем, как сложилась практика.
Обучение работников: документирование и спорные вопросы
Штатная численность службы документационного обеспечения
В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.
Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?
Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».
В процессе обмена пользователи сталкиваются с необходимостью исправления ошибок в электронных документах. Варианты внесения таких исправлений зависят от состояния обмена и вида допущенной ошибки.
- Если документооборот завершен, следует воспользоваться данной инструкцией.
- Если после отправки документа обнаружена ошибка, следует воспользоваться данной инструкцией.
- Если документ создан, но не отправлен из-за обнаруженной ошибки, то для его переформирования следует воспользоваться одним из представленных ниже вариантов.
1. Ошибки в табличной части документа
Если документ сформирован, но не отправлен из-за ошибки в табличной части, то для его переформирования необходимо внести изменения в соответствующий документ учёта и нажать «Записать».
В появившемся окне указано, что из-за смены ключевых реквизитов электронный документ закрыт принудительно. Для создания нового экземпляра электронного документа необходимо нажать на соответствующую гиперссылку.
Документ переформирован и ошибка исправлена.
Предыдущий экземпляр электронного документа стал неактуальным для данного объекта учёта и изъят из активного документооборота.
2. Ошибка в реквизитах документа
Если документ сформирован, но не отправлен из-за ошибки в реквизитах документа, то для его переформирования необходимо внести соответствующие изменения в документ учётной системы и нажать «Провести и закрыть».
Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность переформировать электронный документ из формы предварительного просмотра. Для этого необходимо нажать «Другие действия» и выполнить команду «Переформировать документ».
Документ переформирован и ошибка исправлена.
Примечание. В случае, если используется модуль ЭДО ниже версии 1.9.1, то для переформирования документа необходимо изменить время в документе учётной системы, затем нажать «Записать», после чего переформировать электронный документ «ЭДО – Просмотреть электронный документ».
3. Ошибки формата электронного документа
Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, настройки отправки электронного документа можно изменить из формы предварительного просмотра. Для этого необходимо перейти по ссылке «Настройки формирования», в поле «Формат электронного документа» указать необходимое значение и нажать «Готово».
Электронный документ будет переформирован в указанном формате.
Предыдущий экземпляр электронного документа стал неактуальным для данного объекта учёта и изъят из активного документооборота.
Примечание. В случае, если используется модуль ЭДО ниже версии 1.9.1, то для переформирования документа необходимо внести соответствующие изменения в настройки отправки электронных документов, затем изменить время в документе учётной системы и нажать «ЭДО – Просмотреть электронный документ».
Читайте также: