Что хранится в файлах рабочей группы

Обновлено: 07.07.2024

Создание нового файла рабочей группы Microsoft Access

Программа установки Microsoft Access автоматически создает файл рабочей группы Microsoft Access, который идентифицируется по указанным пользователем имени и названию организации. Так как эта информация является легко доступной, несанкционированные пользователи могут создать другую версию этого файла и приобрести неотъемлемые разрешения на доступ учетной записи администратора (члена группы «Admins») в рабочей группе, определенной этим файлом. Во избежание этого, создайте новый файл рабочей группы и определите код рабочей группы. Только тот, кто знает код рабочей группы, будет иметь возможность создать копию файла рабочей группы.
1 Выйдите из Microsoft Access.
2 Для запуска программы администратора рабочих групп выполните одно из следующих действий, в зависимости от используемой операционной системы.

· В Windows 95 откройте в папке «Мой Компьютер» или проводнике Windows папку System в программной папке Windows, а затем дважды щелкните значок файла Wrkgadm.exe.
· В Windows NT Workstation 4.0 откройте в папке «Мой Компьютер» или проводнике Windows папку System32 в программной папке WinNT, а затем дважды щелкните значок файла Wrkgadm.exe.
· В Windows NT Workstation 3.51 откройте диспетчер программ и дважды щелкните значок «Workgroup Administrator» в группе программ, в которой установлен Microsoft Access.

3 В диалоговом окне администратора нажмите кнопку Создать и введите свое имя и название организации.
4 В поле Код рабочей группы введите любую комбинацию, содержащую до 20 цифр и букв, и нажмите кнопку OK.

Внимание! Обязательно точно запишите введенное имя, название организацию и код рабочей группы с учетом регистра (для всех трех элементов) и храните их в надежном месте. Если потребуется снова создать файл рабочей группы, необходимо будет точно повторить имя, название организации и код рабочей группы. Если они забыты или потеряны, восстановить их и получить доступ к собственным базам данных будет невозможно.

5 Введите имя нового файла рабочей группы и нажмите кнопку OK. По умолчанию файл рабочей группы сохраняется в папке, в которую установлен Microsoft Access. Для сохранения его в другом месте введите новый путь или нажмите кнопку Обзор и определите новый путь.

Давайте теперь подробно разберем, как настроить рабочие папки на сервере, рабочем компьютере пользователя и на его личном устройстве. Для этого я использую три машины – сервер и два клиентских хоста. Сервер и один из хостов включены в домен, второй хост является личным устройством пользователя. Характеристики сервера и хостов представлены ниже:

Настройка сервера

Установка роли Рабочие Папки (Work Folders)
Создание общего ресурса синхронизации (Sync Share)
Включение доступа по SMB (дополнительно)

KB2883200
KB2894179
KB2894029

1. Настройка сервера

1.1. Установка роли Рабочие Папки (Work Folders)

Прежде всего, нужно установить роль Рабочие Папки (Work Folders) на сервер. Сделать это можно с помощью мастера добавления ролей и компонентов:

Данную операцию также можно выполнить с помощью команды PowerShell:

1.2. Создание общего ресурса синхронизации (Sync Share)

После того, как Рабочие папки установлены на сервер, их необходимо настроить для пользователей. Для этого в Диспетчере серверов (Server Manager) переходим во вкладку Файловые службы и службы хранилища (File and Storage Services) и оттуда к Рабочим папкам (Work Folders). Далее необходимо создать новый общий ресурс синхронизации (Sync Share). Общий ресурс синхронизации (Sync Share) сопоставляет локальный путь к месту размещения папок пользователей и группы пользователей, которые имеют доступ к общему ресурсу синхронизации. В мастере создания ресурса нужно выбрать сервер (у нас это WFServer) и указать локальный пусть к месту на диске, где и будут храниться пользовательские папки (C:\SalesShare).

Далее укажем имя для общего ресурса синхронизации:

На следующем этапе, необходимо указать группу пользователей, которой будет предоставлен доступ к создаваемому ресурсу. В нашем случае, это ранее созданная группа Sales. По умолчанию, администратор не имеет прав на доступ к данным пользователя на сервере.

Если вы хотите сделать эту возможность доступной, необходимо сделать неактивным пункт «Disable inherited permission and grant users exclusive access to their files».

Далее определяем нужные нам правила безопасности для устройств, на которых будут использоваться Рабочие Папки.

Проверим еще раз информацию.

И перейдем к установке.

Создать общий ресурс синхронизации возможно также с помощью команды PowerShell:

В итоге, мы должны получить вот такой результат:

1.3. Включение доступа по SMB (дополнительно)

Если вы хотите включить доступ к папке по SMB, вы должны через Проводник зайти в место расположение папки SalesShare, и с помощью правой кнопки мышки выбрать пункт «Share with» -> «Specific people». Добавьте группу MVA\Sales и измените права доступа на «Read/Write»:

Кстати, после того, как вы включили доступ к папке по SMB, время синхронизации было установлено по умолчанию на каждые 5 минут. Чтобы это изменить, можно использовать следующую команду PowerShell:

2. Настройка клиента, включенного в домен

Теперь перейдем к настройке Рабочих папок на клиентских машинах. Установить Рабочие папки можно с помощью: Панель управления (Control Panel) -> Система и безопасность (System and Security) -> Рабочие папки (Work Folders).

Введите E-mail адрес пользователя.

Укажите, где на устройстве должны быть расположены рабочие папки.

Подтвердите согласие с требуемыми правилами безопасности. Кстати, здесь хочу добавить, что файлы буду шифроваться и в случае, если операционной системой устройства является Windows RT 8.1.

Теперь рабочие папки установлены на устройство.

Администратор при этом контролирует сколько место доступно на сервере пользователю, и, следовательно, сколько информации может быть синхронизировано.

Теперь мы можем создать файл в Рабочей папке, чтобы потом посмотреть, как будет проводится синхронизация.

3. Настройка Рабочих Папок (Work Folders) на личном устройстве

Настройка рабочих папок на личных устройствах отличается только на одном шаге. На этапе добавления пользователя на личном устройстве будут запрошены доменные логин и пароль пользователя.

После завершения установки, открыв Рабочую папку мы увидим синхронизированный файл, созданный нами на доменном клиенте:

4. Синхронизация файлов в Рабочих Папках (Work Folders)

Теперь посмотрим, как же синхронизируются файлы в Рабочих Папках, если одновременно, на двух машинах редактируется один и тот же файл.
В этом случае, оба файла будут сохранены и синхронизированы с указанием имени компьютера, на котором производились изменения. Далее пользователь уже самостоятельно должен решить объединить ли эти файлы, или какой из них необходимо удалить.

Каждая база данных SQL Server имеет как минимум два рабочих системных файла: файл данных и файл журнала. Файлы данных содержат данные и объекты, такие как таблицы, индексы, хранимые процедуры и представления. Файлы журнала содержат сведения, необходимые для восстановления всех транзакций в базе данных. Файлы данных могут быть объединены в файловые группы для удобства распределения и администрирования.

Файлы базы данных

SQL Server имеют три типа файлов.

Файл	Описание
Первичная	Содержит сведения, необходимые для запуска базы данных, и ссылки на другие файлы в базе данных. В каждой базе данных имеется один первичный файл данных. Для имени первичного файла данных рекомендуется расширение MDF.
Вторичная	Необязательные определяемые пользователем файлы данных. Данные могут быть распределены на несколько дисков, в этом случае каждый файл записывается на отдельный диск. Для имени вторичного файла данных рекомендуется расширение NDF.
Журнал транзакций	Журнал содержит информацию для восстановления базы данных. Для каждой базы данных должен существовать хотя бы один файл журнала. Для файлов журнала транзакций рекомендуется расширение LDF.

Например, простая база данных с именем Sales включает один первичный файл, содержащий все данные и объекты, и один файл журнала, содержащий сведения журнала транзакций. Более сложная база данных с именем Orders может содержать один первичный файл и пять вторичных файлов. Данные и объекты внутри базы данных распределяются по всем шести файлам, а четыре файла журнала содержат сведения журнала транзакций.

По умолчанию и данные, и журналы транзакций помещаются на один и тот же диск и имеют один и тот же путь для обработки однодисковых систем. Для производственных сред это может быть неоптимальным решением. Рекомендуется помещать данные и файлы журнала на разные диски.

Логические и физические имена файлов

Файлы SQL Server имеют два типа имен файлов.

logical_file_name: имя, используемое для ссылки на физический файл во всех инструкциях Transact-SQL. Логическое имя файла должно соответствовать правилам для идентификаторов SQL Server и быть уникальным среди логических имен файлов в соответствующей базе данных.

os_file_name: имя физического файла, включающее путь к каталогу. Оно должно соответствовать правилам для имен файлов операционной системы.

Дополнительные сведения об аргументах NAME и FILENAME см. в статье Параметры ALTER DATABASE ((Transact-SQL)) для файлов и файловых групп.

Файлы данных и файлы журналов SQL Server могут использоваться как в файловой системе FAT, так и в системе NTFS. В системах Windows рекомендуется использовать файловую систему NTFS по причинам ее большей безопасности.

Файловые группы, доступные как для чтения, так и для записи, а также файлы журналов не поддерживаются со сжатой файловой системой NTFS. В сжатую файловую систему NTFS разрешено помещать лишь доступные только для чтения базы данных и доступные только для чтения вторичные файловые группы. Для экономии места настоятельно рекомендуется использовать сжатие данных вместо сжатия файловой системы.

Если на одном компьютере запущено несколько экземпляров SQL Server, каждый экземпляр получает отдельный каталог по умолчанию для хранения файлов баз данных, созданных в этом экземпляре. Дополнительные сведения см. в разделе Расположение файлов для экземпляра по умолчанию и именованных экземпляров SQL Server.

Размер файла

Файлы SQL Server могут автоматически увеличиваться в размерах, превосходя первоначально заданные показатели. При определении файла пользователь может указывать требуемый шаг роста. Каждый раз при заполнении файла его размер увеличивается на указанный шаг роста. Если в файловой группе имеется несколько файлов, их автоматический рост начинается лишь по заполнении всех файлов.

Дополнительные сведения о страницах и их типах см. в разделе Руководство по архитектуре страниц и экстентов.

Кроме того, можно указать максимальный размер каждого файла. Если максимальный размер файла не указан, файл может продолжать увеличиваться в размерах, пока не займет все доступное место на диске. Эта функция особенно полезна в случаях, когда SQL Server используется в качестве базы данных, внедренной в приложение, где пользователь не имеет удобного доступа к системному администратору. По мере необходимости пользователь может предоставить файлам возможность увеличиваться в размерах автоматически, тем самым снимая с администратора часть забот по наблюдению за свободным пространством базы данных и по распределению дополнительного пространства вручную.

Дополнительные сведения об управлении файлами журнала транзакций см. в разделе Управление размером файла журнала транзакций.

Файлы моментального снимка базы данных

Вид файла, используемый для хранения копируемых во время записи данных моментального снимка базы данных, зависит от того, создается ли моментальный снимок пользователем или используется внутренними механизмами.

Данные моментального снимка базы данных, созданного пользователем, хранятся в одном или нескольких разреженных файлах. Технология разреженных файлов является свойством файловой системы NTFS. Изначально разреженный файл не содержит данных пользователя, и место на диске под него не выделяется. Общие сведения об использовании разреженных файлов в моментальных снимках базы данных и о том, как растут моментальные снимки базы данных, см. в разделе Просмотр размера разреженного файла моментального снимка базы данных.
Моментальные снимки базы данных могут использоваться внутренними механизмами при выполнении определенных команд DBCC. Эти команды включают DBCC CHECKDB, DBCC CHECKTABLE, DBCC CHECKALLOC и DBCC CHECKFILEGROUP. Внутренним моментальным снимком базы данных используются разреженные дополнительные потоки данных исходных файлов базы данных. Подобно разреженным файлам, дополнительные потоки данных являются свойством файловой системы NTFS. Использование разреженных дополнительных потоков данных позволяет связать несколько расположений данных с одним файлом или папкой, не затрагивая при этом размер файла или статистику тома.

Файловые группы

Эта файловая группа содержит первичный файл данных и все вторичные файлы, не входящие в другие файловые группы.
Пользовательские файловые группы могут создаваться для удобства администрирования, распределения и размещения данных.

Например, Data1.ndf , Data2.ndf и Data3.ndf могут быть созданы на трех дисках соответственно и отнесены к файловой группе fgroup1 . В этом случае можно создать таблицу на основе файловой группы fgroup1 . Запросы данных из таблицы будут распределены по трем дискам, и это улучшит производительность. Подобного улучшения производительности можно достичь и с помощью одного файла, созданного на чередующемся наборе дискового массива RAID. Тем не менее файлы и файловые группы позволяют без труда добавлять новые файлы на новые диски.

Все файлы данных хранятся в файловых группах, перечисленных в следующей таблице.

Файловая группа	Описание
Первичная	Файловая группа, содержащая первичный файл. Все системные таблицы являются частью первичной файловой группы.
Данные, оптимизированные для памяти	В основе оптимизированной для памяти файловой группы лежит файловая группа файлового потока.
Файловый поток
Определяемые пользователем маршруты	Любая файловая группа, созданная пользователем при создании или изменении базы данных.

Файловая группа по умолчанию (первичная)

Если в базе данных создаются объекты без указания файловой группы, к которой они относятся, они назначаются файловой группе по умолчанию. В любом случае только одна файловая группа создается как файловая группа по умолчанию. Файлы в файловой группе по умолчанию должны быть достаточно большими, чтобы вмещать новые объекты, не назначенные другим файловым группам.

Файловая группа PRIMARY является группой по умолчанию, если только она не была изменена инструкцией ALTER DATABASE. Системные объекты и таблицы распределяются внутри первичной файловой группы, а не новой файловой группой по умолчанию.

Файловая группа данных, оптимизированных для памяти

Дополнительные сведения об оптимизированных для памяти файловых группах см. в разделе Оптимизированные для памяти файловые группы.

Файловая группа файлового потока

Дополнительные сведения о файловых группах файлового потока см. в статьях FILESTREAM и Создание базы данных с поддержкой FILESTREAM.

Пример файлов и файловых групп

В следующем примере создается база данных на основе экземпляра SQL Server. База данных содержит первичный файл данных, пользовательскую файловую группу и файл журнала. Первичный файл данных входит в состав первичной файловой группы, а пользовательская файловая группа состоит из двух вторичных файлов данных. Инструкция ALTER DATABASE придает пользовательской файловой группе статус файловой группы по умолчанию. Затем создается таблица, определяющая пользовательскую файловую группу. (В этом примере используется универсальный путь к c:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.1 , чтобы не указывать версию SQL Server.)

Данная иллюстрация обобщает все вышесказанное (кроме данных файлового потока).

Стратегия заполнения файлов и файловых групп

В файловых группах для каждого файла используется стратегия пропорционального заполнения. При записи данных в файловую группу компонент Компонент SQL Server Database Engine записывает в каждый файл количество данных, пропорциональное свободному пространству этого файла, вместо записи всех данных в первый файл до его заполнения. Затем запись производится в следующий файл. Например, если в файле f1 свободно 100 МБ, а в файле f2 — 200 МБ, то в файл f1 записывается одна часть данных, а в файл f2 — две части, и так далее. Таким образом, оба файла будут заполнены примерно в одно и то же время, и достигается простейшее распределение данных между хранилищами.

Например, файловая группа состоит из трех файлов, для всех разрешено автоматическое увеличение. Когда свободное пространство во всех файлах группы закончится, будет расширен только первый файл. Когда заполнится первый файл и в файловую группу снова нельзя будет записывать новые данные, будет расширен второй файл. Когда заполнится второй файл и в файловую группу опять нельзя будет записывать новые данные, будет расширен третий файл. Когда заполнится третий файл и в файловую группу нельзя будет записывать новые данные, будет снова расширен первый файл и т. д.

Правила проектирования файлов и файловых групп

Для файлов и файловых групп действуют следующие правила:

файл или файловая группа не могут использоваться несколькими базами данных. Например, файлы sales.mdf и sales.ndf, содержащие данные и объекты базы данных sales, не могут использоваться никакой другой базой данных.
файл может быть элементом только одной файловой группы;
файлы журнала транзакций не могут входить ни в какие файловые группы.

Почему файловые хранилища это важно

Как есть?

У вас много файлов. Это не вопрос, это факт. С ростом объемов жестких дисков и низкой ценой на них мы как-то незаметно перестали что-либо удалять. «На всякий случай», «пусть полежит пока» -- у вас на личном компьютере несколько десятков гигабайт старых архивов, когда-то любимых игр, нечитанная документация, неразобранные фотки с отпуска и прочий хлам.
Ровно так же происходит в той части корпоративного сервера, которую добрый сисадмин отвел для хранения общих документов.
Для более простого резервирования и восстановления порядка узаконен бардак.
Почти никогда в организациях не борются с копиями. Очень редко ставят квоты (скажем, не более 1 Гб на сотрудника).
Такие файловые хранилища удобны и привычны. Файлопомойка – как старые джинсы. Не жмет, комфортно, но слегка стыдно и есть ощущение, что надо иначе.

Как надо

Конечно, голубая мечта директора и главного ИТ-шника – чтобы был полный порядок. Каждый файл нужен, актуален и имеет архивные копии. Сотрудникам выданы именно те доступы, которые им нужны. Файловое хранилище защищено от вирусов и злоумышленников.
Эта мечта хороша и правильна, но достигать ее только через внедрение корпоративных информационных систем вряд ли получится, нужно еще и перестраивать процессы, а это крайне болезненно.

Тенденции

Главное – все уходит в облака. Гиганты отрасли один за другим запускают облачные сервисы хранения и управления файлами, компании стремятся к хорошо защищенному доступу из любой точки мира с хорошими скоростями и с минимальной ценой владения.
Каждый может эту тенденцию ощутить на себе. Например, недавно я понял что уже с год не обращаюсь к жесткому диску ни на своем компьютере, ни на общем сервере. Все нужные мне документы лежат в интернете. В почте, в корпортале, в Google Docs. Моя личная файлопомойка изжила себя.

Корпортал

Корпортал подобен облаку. Все крутится в нем, у сотрудников только самые обычные программы, которые есть везде.
К Новому году Битрикс собирается запустить собственный облачный ресурс, так что можно будет все инфраструктурные вопросы переложить на компанию-разработчика.

Корпортал может сохранить удобство привычных инструментов и устранить их неприятные недостатки.
Итак, что вам даст перевод файлов в корпоративный портал:
• Доступ не только из головного офиса, но также из филиалов, из дома и даже в командировке. Везде где есть интернет, будут и ваши файлы.
• Поиск по офисным документам, текстовым и pdf-файлам.
• Автоматически ведется история изменений файлов.
• Файлы можно обсуждать прямо в корпортале
• Ваш привычный сценарий работы с файлами будет сохранен: все папки с файлами, размещенные в корпортале, можно подключить в Windows как сетевые диски.

Идеология

В корпортале изначально есть три вида документов (по способу доступа).
Это общие документы (доступные всем), документы рабочих групп (доступные участникам групп) и личные документы (доступные одному человеку).

Можно создать хранилище документов (оно еще называется библиотекой) с доступом для любых выбранных вами людей. Об этом поговорим далее.

Если на компьютере с Windows включена служба «веб-клиент» (в корпортал входит файл, который ее включает), то можно любую библиотеку документов подключить как сетевой диск.
Есть возможность открытия документов на редактирование прямо в корпортале без скачивания себе.
Можно заблокировать общий файл для редактирования и быть уверенным что одновременно с вами никто файл не изменяет.
Можно прописать сценарий документооборота для файла и запустить последовательную работу нескольких сотрудников над ним.
Можно искать по содержимому pdf и офисных документов. Действительно удобно, особенно для больших объемов файлов. Ищет быстро.
Все это обещано рекламой Битрикса и все это работает.

Пройдемся по пунктам.

Общие документы и документы рабочих групп

Основные возможности файлового хранилища покажу, как всегда, на нашем собственном примере.

Что можно?
Создавать папки, закачивать файлы (записывается, кто и когда загрузил версию, старые версии тоже хранятся), обсуждать, задавать описание, выполнять обычные файловые операции в браузере.
Обратите внимание на строку с кнопками «Загрузить», «Создать папку» и т.п.
Под ссылкой Сетевой диск доступно описание подключения папки в свою операционную систему как диска.
В разделе «Еще» предлагается скачать плагин для Firefox для редактирования файлов в портале.
Помощь содержит страниц 10 описания того, как это все работает. Много? Нет, приятно что постарались и расписали. Меньше возни сисадмину.

Сетевые диски и веб-папки

Браузер – хорошо, но все же неудобно. Лучше файловым менеджером или проводником – кто как привык.

Можно выполнять все привычные файловые операции, закачивать и редактировать файлы.
Все действия через веб-папки корпортал записывает как изменения от вашего имени, как будто вы работали в браузере.

Создаем свое файловое хранилище. Настройка доступа

Допустим, вам нужно дать доступ к техническим документам людям из разных служб.
Можно сделать рабочую группу, пригласить в нее нужных людей и воспользоваться ее разделом «Файлы». Будет работать.
А можно создать свое собственное файловое хранилище. Это сложнее, но интереснее и более гибко. При создании файлового хранилища вручную можно проще и быстрее настроить хитрую систему доступов к файлам, чем через рабочую группу.
Итак: через рабочую группу – просто, быстро, в 2 клика, все-по умолчанию.
Настройка файлового хранилища «руками» - для любителей тонкой настройки и умного администрирования.
Покажу общую последовательность действий. Поехали.
На первой картинке в этой статье есть кнопка «Добавить библиотеку»
Вводим название, переводит на английский язык Битрикс сам.

Если «Ограничить доступ к разделу (не публиковать)», то ссылку на хранилище будут видеть только указанные вами группы пользователей.
На следующем экране настраивается место в меню корпортала, где будет опубликована ссылка.

Самое интересное – на третьем экране.
Если в пункте «источник данных» выбрать «физическая папка на диске», то сразу можно задать доступ к верхнему уровню хранилища.

Но это не главное. После создания хранилища я могу через файловый менеджер Битрикса указать доступ к каждой папке индивидуально. Эти доступы будут наследоваться сверху вниз и заменяться для внутренних папок, если для них настроено отдельно.
Посмотрите, в разделе «Техническая документация» я создал два подраздела «Клиентам» и «Программистам» (Корзина-Trash создается автоматически). Для каждого подраздела можно вызвать окно с настройкой доступа для него.

Для каждой группы пользователей можно указать свой доступ.

Это гибко, универсально, но требует от внедренца хорошего понимания смысла происходящего.

Мы пользуемся этим приемом для настройки больших файловых хранилищ в компаниях, где очень много различных видов доступа и на каждый случай делать рабочую группу непрактично.

Правим на месте

Хранилище сделано, файлы скопированы, доступы даны. Надо работать.
Скачивать себе файлы и закачивать их назад, разумеется, крайне неудобно.

Неудобно – это слабо сказано. У обычного офисного персонала просто взрывается мозг при попытке понять почему «Загрузить» - это с компьютера в корпортал, а не наоборот и почему файл нужно редактировать локально и потом закачивать.
Эти простые вопросы и их обсуждение у клиентов показывают, как подобная мелочь может сорвать внедрение продукта.

Но решение есть, и им надо пользоваться.
Если сотрудники пользуются MS Internet Explorer (обычно так и бывает, хотя продвинутый народ испытывает к этой программе ненависть), то все просто. Документ открывается без скачивания на компьютер.

Для продвинутых тоже все готово: после установки расширения (оно есть в Битриксе) Mozilla Firefox умеет редактировать документы без скачивания.

Выглядит как и в IE, субъективно работает намного быстрее. Ткнул – открылось.

Что важно – можно не ломать логику конечного пользователя. Ведь бухгалтеру, главному технологу или девочке из отдела маркетинга могут быть непонятны и чужды устремления руководителя и автоматизатора, они вполне могут встретить новую программу в штыки.
Хороший прием: сказать что корпортал это такой новый проводник. Не я придумал, в одной компании спросили: ну то есть это как проводник, да?
Любите и уважайте простого пользователя, и будет вам счастье.

Доступ из любого места, блокировки, история и обсуждения

Корпортал – это сайт. То есть его можно выложить в Интернет и он будет доступен из любого места, подключенного к глобальной сети. Факт простой, но от того не мене приятный.
Ваши файлы, размещенные как написано ранее, теперь доступны сотрудникам отовсюду. Дополнительный трафик, который вы потратите при работе с документами, в 21 веке обычно почти бесплатен, а вот время сотрудников стоит все дороже и дороже.

Блокировки. Интересно и просто реализован в корпортале учет занятости документа. Например, если вы уже редактируете документ, повторно его открыть нельзя ни вам, ни кому-нибудь другому.

Версии. Корпортал хранит историю версий документа, и это очень удобно.

Документооборот

Документооборотом называют внедрение маршрутов прохождения документов в организации, когда автоматизированы основные действия и все процессы идут сами без курьеров, потери бумаг и лишней бюрократии.
Корпортал умеет организовывать документооборот по любым последовательным сценариям для страниц сайта.
Как это делается.
Надо прописать маршруты документов. Маршрут – список статусов.
Например: Черновик, Готов, Опубликован.

Эти статусы можно создать в разделе Документооборот панели управления корпорталом.
Для каждого статуса задаются права сотрудников: кто может переводить в этот статус и кто может читать документ в нем.

Таким образом и задаются сценарии (маршруты) документооборота.
В документообороте могут участвовать страницы сайта, то есть файлы, физически размещенные в каталогах.
Более сложные сценарии доступны с использованием модуля «Бизнес-процессы», о котором мы еще поговорим.

Как внедрять?

Мысленно вижу себе читателя, который после просмотра этой большой статьи думает: эх, красота! А как мне это запустить? Ведь у меня так все сложно, часть файлов хранится локально, часть на сервере, а еще мы DropBox пробовали внедрять, а как же моя безопасность и прочее и прочее.
Это правильный и совершенно нормальный подход перед внедрением – все продумать.
Расскажу как это делаем мы. Как, в какой последовательности, с какими паузами.
1. Загрузка пользователей, оргструктура и настройка групп (см статью про оргструктуру). Делает внедренец или сам заказчик.
2. Прописывание иерархии файловых хранилищ и доступов к ним. Нужно убедиться что вы, сотрудники и внедренцы понимают эти доступы одинаково. По возможности надо структуру упростить, перевод на корпортал – самое время для упрощений. Делает заказчик, обсуждает с внедренцем.
3. Оценить объем файлов, режим доступа к ним, посчитать время и деньги. Принять решение что переносить в портал, а что оставить локально или на других ресурсах. Решить где устанавливать корпортал: в офисе или в Сети на хостинге или выделенном сервере (зависит от того, кто: внешние люди или сотрудники и как: из дома или только с рабочего места, будут иметь доступ). Делается совместно.
4. Настроить файловые хранилища. Делает внедренец по разработанной на предыдущем шаге схеме.
5. Протестировать файловые хранилища на предмет правильных доступов для всех групп пользователей.
6. Скопировать файлы. Это не надо делать штатными загрузчиками корпортала, файлы нужно загрузить по FTP или другими способами. Информация о правах доступа хранится отдельно от прав операционной системы, и проблем не будет.
7. Проверить работу у пользователей, внести изменения в реестр, установить расширения для браузеров, побороться с файрволом, если он есть.
8. Все еще раз проверить.
Полная настройка файловых хранилищ в зависимости от сложности доступов и объемов хранения занимает от нескольких часов до нескольких десятков часов.

Проблемы и решения

Хотелось назвать этот раздел «Ложка дегтя» или «Холодный душ для внедренца».
Я много говорил о том, как все прекрасно работает. Поговорим о проблемах.
1. Сетевые диски удается подключить не сразу и не в любой версии Windows. Требуется добавлять ключи в реестр, перезапускаться, ждать. Решаемо, но требует возни и времени специалиста. Везде, где мы внедряли, вопрос был решен.
2. Иногда сетевые диски работают медленно. Медленно входит в папки. Замечено, что это связано с русскими именами папок, зависит от версии операционной системы. Лечится сменой способа подключения (сетевой диск заменить на веб-папку)
3. Многократная авторизация. При подключении к документам и сетевым дискам Windows, особенно при включенной на максимум защите и безопасности, спрашивает пароль доступа к корпорталу от 1 до 5 раз. Лечится внимательным чтением документации Битрикса, настройкой безопасности, отключением некоторых специфических параметров в самом корпортале. Всегда удается свести к единственной авторизации.
4. Индексация PDF. PDF-ки бывают разные, и при сочетании нестандартной для индексатора кодировки и Glyph-шрифтов русские слова в PDF-файлах корпортал не индексирует. Это серьезная проблема, мы столкнулись с тем что 70% файлов у нашего клиента были именно такие. Битрикс и даже разработчик утилиты-индексатора решить вопрос не помогли, но мы справились.

Резюме

Корпортал позволяет завести файловое хранилище и организовать удобную работу с документами в единой информационной среде.
Файловое хранилище нужно не всем компаниям, однако небольшие фирмы начнут ими пользоваться без всякого внедрения, а крупные и специфические с помощью специалистов решат все вопросы.
Файловые хранилища – полезны.
Работа с файловыми хранилищами поддерживается всеми редакциями 1С-Битрикс24.

Читайте также: