Что такое документ в компьютере

Обновлено: 06.07.2024

Текстовый документ — это текст, который создан с помощью компьютера и специального программного обеспечения, а также включенные в него нетекстовые материалы (графику, звуковые фрагменты или видеоклипы).

Текст содержит следующие элементы: раздел, абзац, строка, слово, символ.

Любой, даже самый простейший, документ состоит из различных разделов , который может содержать подразделы и т. д. Каждый раздел текстового документа следует начинать с нового листа. Подраздел является продолжением текста.

Разделы, записанные с абзацного отступа, должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки после номера и в конце наименования раздела.

Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Любой учебник имеет несколько разделов — глав; каждая глава состоит из параграфов; параграфы разбиты на пункты.

Рассмотрим пример одного раздела из курса информатики за 7 класс:

Глава — «Обработка текстовой информации».

Параграфы — «Текстовые документы и технологии их создания», «Создание текстовых документов на компьютере», «Форматирование текста» и так далее.

Пункты — «Текстовый документ и его структура», «Технологии подготовки текстовых документов» и так далее).

Разделы, подразделы должны иметь заголовки . Пункты могут не иметь заголовков. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки могут быть разных уровней. Например, главы — это заголовки первого уровня, параграфы — заголовки второго уровня, пункты — третьего уровня.

Каждый абзац начинается с красной строки и раскрывает смысл текста внутри раздела.

Пример абзацев: пример, основной текст, примечание, формула.

Предложения , не являющиеся абзацами, и даже отдельные слова, также можно классифицировать по их смыслу.

Символьные структурные элементы — строки , слова и символы , которые можно выделить в абзаце.

В этом уроке я расскажу, что такое файл. Какие бывают, в чем между ними отличия. Также поговорим об их свойствах: имени, расширении, размере.

Что такое файл

Файлы — это все данные, которые есть в компьютере: документы, фото, музыка, видео и всё остальное. Это объекты, в которых хранится определенная информация.

Один файл — это один объект на компьютере. Но так как его содержимое может быть различным, то они отличаются внешне, а также по размеру и расширению.

Папки — это каталоги для файлов, отделения, куда их можно поместить. Внутрь одного такого каталога можно положить различные объекты, в том числе другие папки.

Как отличить от папки

Файлы обозначаются различными значками. Вид такой иконки зависит от программы, в которой объект будет открыт.

Например, документ будет отмечен значком программы для работы с документами. В моем случае, это иконка Word.

Некоторые объекты не отмечены значками, а показано их содержимое: анонс фотографии, кадр из фильма.

Папки обозначены желтой прямоугольной иконкой.

Если внутри есть какие-либо объекты, она выглядит немного иначе:

На заметку . Размер иконок и их представление можно изменить. Для этого щелкнуть по пустой области правой кнопкой мыши, навести на пункт «Вид» и выбрать отображение.

Пример использования

Допустим, на рабочем столе находится четыре фото, три фильма и пять документов. Некоторые отмечены значками, другие же — анонсом, примерным показом их содержимого. Все эти объекты называются файлы .

Их можно рассортировать по категориям с соответствующими названиями. Создать папку «фото» и добавить в нее снимки, в «фильмы» переместить видео, а в «документы» сложить документы. Получится всего три значка, внутри которых будут нужные данные.

Теперь каждый тип данных будет в своём каталоге. Но необязательно только этот тип, можно добавить и другие объекты. Например, в «фильмы» положить документы.

Имя и расширение

У каждого файла есть название. Оно может быть русским, английским или на другом языке. Написано как большими буквами, так и маленькими. Содержать в себе цифры, пробелы и некоторые знаки: дефис, запятая и другие.

В операционной системе Windows запрещено использовать в названиях следующие знаки: \ / : * ? “ < > |. При попытке указать такой символ в имени система выдаст ошибку.

Название можно поменять: для этого щелкнуть по объекту правой кнопкой мыши и из списка выбрать пункт «Переименовать».

Помимо имени есть еще расширение . Это точка и несколько английских букв (реже цифр) в конце названия. Оно определяет тип данных и помогает системе определить, в какой программе открыть объект.

Например, расширение .docx говорит о том, что это документ и открывать его следует в приложении Microsoft Word. Или в любой другом, которое поддерживает данный формат. А расширение .mp3 говорит о том, что это музыка и запускать ее нужно в проигрывателе.

Обычно в одном месте нельзя иметь два файла с одинаковым названием и расширением. Они должны отличаться хотя бы цифрой.

Наиболее популярны следующие расширения:

docx, doc, pdf — документы
xlsx, xls — таблицы
txt — простой текст
jpg, jpeg, png, gif — изображение
mp3, wav, wma — музыка
mp4, mpeg, avi — видео
zip, rar — архив

В системе Windows есть настройка, которая скрывает расширения. И часто она включена — отображаются только имена, без типов. О том, как изменить настройку читайте в этом уроке.

Размер

Каждый файл имеет какой-то компьютерный размер. Его величина зависит от типа и количества данных. Ведь в книге может быть как 200 страниц, так и 2000. А если в ней еще и иллюстрации, то вес будет значительно больше.

Текстовая информация, даже если ее много, занимает относительно мало место, а вот графика и видео — много.

Компьютерный размер измеряется в битах, байтах, килобайтах, мегабайтах, гигабайтах и терабайтах. Бит — это самая маленькая единица, такого размера объектов в системе не встретишь. Объемы начинаются с байтов — в одном байте 8 бит.

В этом уроке я расскажу, что такое расширение и какие бывают типы файлов в Windows. А в конце дам таблицу наиболее популярных форматов с подробным описанием.

Что такое формат и расширение

Формат или тип — это информация о файле, по которой система понимает, какого он вида и в какой программе его открыть. Для этого у каждого файла есть расширение .

Расширение — это несколько английских букв и/или цифр. Находятся они сразу после названия и разделяются точкой.

На картинке показан файл с расширением mp3. Про него компьютер знает, что это аудио и открывать его нужно в программе-проигрывателе. Значок, которым он отмечен – это иконка программы запуска.

Есть текстовые файлы - они открываются в программе для работы с текстом. Есть музыкальные и видео - они запускаются в проигрывателях. Есть графические (фото, картинки) – они открываются в программах для просмотра изображений. И еще много других типов. У каждого из них свой значок, точнее, значок приложения, в котором он будет открыт.

Если у файла вместо иконки белый лист, значит, компьютер не подобрал для него подходящую программу.

При его открытии появится окно с выбором приложения. Компьютер предлагает пользователю самостоятельно указать программу для запуска.

На заметку . В Windows есть разнообразные системные иконки:

Как правило, такими значками отмечены файлы, которые нужны для корректной работы компьютера. Их много в системном локальном диске. Такие объекты нельзя удалять или переименовывать, иначе приложения, за которые они отвечают, могут работать со сбоями.

Как узнать расширение

Система компьютера может быть настроена таким образом, что расширения у всех файлов показаны.

Или наоборот: так, что показаны только имена, без форматов.

Эту настройку можно изменить.

В Windows 10 открыть любую папку, нажать на пункт «Вид» вверху и поставить или убрать птичку с пункта «Расширения имен файлов».

В Windows 7 чуть сложнее:

Или так: Пуск → Панель управления → Оформление и персонализация → Параметры папок.

Если расширения нет

Если у объекта нет расширения, компьютер не может подобрать программу для его запуска. Это происходит, когда пользователь случайно или намеренно удаляет расширение из имени. А еще может быть из-за вируса.

Решить эту проблему легко, если знаешь тип объекта. Например, знаешь, что это фотография. Тогда нужно просто переименовать файл, добавить после названия точку и указать формат. Вот как это сделать:

Настроить компьютер на показ расширений (см. выше).
Правой кнопкой мыши по файлу – Переименовать.
Сразу после названия напечатать точку и расширение.
Нажать Enter.

Наиболее популярные форматы:

Документы – doc, docx или pdf
Таблицы – xls, xlsx
Архивы – zip или rar
Фотографии – jpg или png
Музыка – mp3 или wav
Видео – mp4 или avi

Другие типы можно посмотреть в конце урока в таблице.

Если формат неизвестен . Чтобы открыть файл, необязательно вручную прописывать расширение. Можно просто запустить его и в окошке выбрать подходящую программу. Если вы правильно ее укажите, объект откроется.

Или щелкните по нему правой кнопкой мыши, выберите «Открыть с помощью…». Или «Открыть с помощью» → «Выбрать другое приложение».

Как изменить расширение

Изменить расширение можно через переименование:

Настроить компьютер на показ расширений (см. выше).
Щелкнуть правой кнопкой мыши по файлу – Переименовать.
Стереть старое расширение после точки и напечатать новое.
Нажать Enter.

Появится окошко, в котором система предупредит о последствиях. Ведь если вы неправильно укажите формат, файл может не открыться. Например, у вас документ с расширением doc, а вы меняете его на pdf.

После нажатия на кнопку «Да» новый тип будет назначен. А также добавится значок программы для его запуска. Но обычно после такой ручной смены расширения файл перестает открываться. Потому что он технически остался тем же, что и был.

Вернуть старое расширение можно таким же образом – через переименование. Или щелкнув правой кнопкой мыши по пустому месту и выбрав пункт «Отменить переименование».

Так как же правильно изменить расширение? Для этого нужно сделать конвертацию – преобразование в другой формат. Это делается через специальные программы или онлайн-сервисы.

Вбиваем в поисковик Яндекс или Гугл запрос «из … в …». Например, из word в pdf .

В моем случае Яндекс предложил несколько онлайн сервисов. Все они интуитивно понятны: загружаем документ на сайт → сервис преобразовывает его в pdf → скачиваем результат на компьютер.

Но в некоторых случаях лучше использовать программу. Например, если нужно конвертировать видео большого размера.

Как назначить программу запуска

Каждому типу файла система назначает приложение для его запуска. И помечает иконкой этой программы. Например, текстовые (txt) будут по умолчанию открыты в Блокноте. А музыкальные (mp3) – в проигрывателе Windows Media.

Когда вместо значка показан белый лист, значит, система не понимает, в какой программе открыть объект. И при его запуске предлагает самостоятельно выбрать приложение из тех, что установлены на компьютере.

Если поставить птичку на пункт «Всегда использовать это приложение», то в последующем все объекты данного типа будут запускаться в выбранной программе.

Но не всегда нужная программа установлена на компьютере. Бывает, ее просто нет - тогда файл открыть никак не получится. В этом случае нужно установить подходящее приложение.

Для каждого популярного формата есть своя бесплатная программа:

PDF – Foxit Reader (оф.сайт)
ZIP и RAR – 7-Zip (оф.сайт)
DOC, DOCX, XLS, XLSX и другие документы MS Office – OpenOffice (оф.сайт)
MP3, MP4, MKV и другие аудио/видео – Media Player Classic (оф.сайт)

Другие форматы и программы для них смотрите в таблице.

На заметку . Также белый лист вместо значка приложения показывается на файлах, у которых нет расширения. Об этом я рассказывал выше в статье.

Выбор программы по умолчанию

А бывает, объекты определенного типа открываются в неподходящей программе. Тогда можно указать другое приложение для их запуска.

1 . Щелкните правой кнопкой мыши по файлу. Выберите «Открыть с помощью…» или «Открыть с помощью» → «Выбрать другое приложение».

2 . В окошке кликните левой кнопкой мыши по нужной программе и поставьте птичку на пункт «Всегда использовать это приложение». Нажмите ОК.

Вот и всё – теперь объекты данного формата будут по умолчанию запускаться в назначенной программе.

Файловая система . На каждом носителе информации (гибком, жестком или лазерном диске) может храниться большое количество файлов. Порядок хранения файлов на диске определяется используемой файловой системой.

Каждый диск разбивается на две области: обла сть хранения файлов и каталог. Каталог содержит имя файла и указание на начало его размещения на диске. Если провести аналогию диска с книгой, то область хранения файлов соответствует ее содержанию, а каталог - оглавлению. Причем книга состоит из страниц, а диск - из секторов.

Для дисков с небольшим количеством файлов (до нескольких десятков) может использоваться одноуровневая файловая система , когда каталог (оглавление диска) представляет собой линейную последовательность имен файлов (табл. 1.2). Такой каталог можно сравнить с оглавлением детской книжки, которое содержит только названия отдельных рассказов.

Если на диске хранятся сотни и тысячи файлов, то для удобства поиска используется многоуровневая иерархическая файловая система , которая имеет древовидную структуру. Такую иерархическую систему можно сравнить, например, с оглавлением данного учебника, которое представляет собой иерархическую систему разделов, глав, параграфов и пунктов.

Начальный, корневой каталог содержит вложенные каталоги 1-го уровня, в свою очередь, каждый из последних может содержать вложенные каталоги 2-го уровня и так далее. Необходимо отметить, что в каталогах всех уровней могут храниться и файлы.

Например, в корневом каталоге могут находиться два вложенных каталога 1-го уровня (Каталог_1, Каталог_2) и один файл (Файл_1). В свою очередь, в каталоге 1-го уровня (Каталог_1) находятся два вложенных каталога второго уровня (Каталог_1.1 и Каталог_1.2) и один файл (Файл_1.1) - рис. 1.3.

Файловая система - это система хранения файлов и организации каталогов.

Рассмотрим иерархическую файловую систему на конкретном примере. Каждый диск имеет логическое имя (А:, В: - гибкие диски, С:, D:, Е: и так далее - жесткие и лазерные диски).

Пусть в корневом каталоге диска С: имеются два каталога 1-го уровня (GAMES, TEXT), а в каталоге GAMES один каталог 2-го уровня (CHESS). При этом в каталоге TEXT имеется файл proba.txt, а в каталоге CHESS - файл chess.exe (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Пример иерархической файловой системы

Путь к файлу . Как найти имеющиеся файлы (chess.exe, proba.txt) в данной иерархической файловой системе? Для этого необходимо указать путь к файлу. В путь к файлу входят записываемые через разделитель "\" логическое имя диска и последовательность имен вложенных друг в друга каталогов, в последнем из которых содержится нужный файл. Пути к вышеперечисленным файлам можно записать следующим образом:

Путь к файлу вместе с именем файла называют иногда полным именем файла.

Пример полного имени файла:

Представление файловой системы с помощью графического интерфейса . Иерархическая файловая система MS-DOS, содержащая каталоги и файлы, представлена в операционной системе Windows с помощью графического интерфейса в форме иерархической системы папок и документов. Папка в Windows является аналогом каталога MS-DOS

Однако иерархическая структура этих систем несколько различается. В иерархической файловой системе MS-DOS вершиной иерархии объектов является корневой каталог диска, который можно сравнить со стволом дерева, на котором растут ветки (подкаталоги), а на ветках располагаются листья (файлы).

В Windows на вершине иерархии папок находится папка Рабочий стол. Следующий уровень представлен папками Мой компьютер, Корзина и Сетевое окружение (если компьютер подключен к локальной сети) - рис. 1.5.

Рис. 1.5. Иерархическая структура папок

Если мы хотим ознакомиться с ресурсами компьютера, необходимо открыть папку Мой компьютер.

1. В окне Мой компьютер находятся значки имеющихся в компьютере дисков. Активизация (щелчок) значка любого диска выводит в левой части окна информацию о его емкости, занятой и свободной частях.

Читайте также: