Как войти в диадок с электронной подписью

Обновлено: 06.07.2024

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот позволяет перейти с обмена бумажными документами (счетами, актами, фактурами и т.п.) на обмен электронными документами с помощью системы оператора ЭДО посредством интернета.

На практике это означает, что при подключении к ЭДО, больше не нужно будет отправлять контрагентам бумажные документы по почте, ждать пока бухгалтерия Ваших партнеров их проведет и перечислит средства, а также вернет Вам подписанные акты. Как правило, вся эта схема занимает немало времени, и часто из-за этого происходит задержка выплат. При использовании ЭДО задержка выплат исключается, поскольку в системе дается всего несколько дней на подписание документов, а сами документы поступают Вашему контрагенту моментально.

В чем ещё преимущества ЭДО?

Кому подойдет использование электронного документооборота? Это могут быть ИП, собственники, бухгалтеры, финансовые директоры, IT-специалисты, специалисты широкого профиля.

На сегодняшний день существует множество сервисов, предоставляющих услуги ЭДО. Как подключиться и пользоваться системой электронного документооборота, мы в нашей статье расскажем на примере системы Диадок от компании Контур. Иначе данную систему также называют Контур Диадок.

Как подключиться к системе Диадок

Диадок — это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.

В зависимости от того, насколько часто Вы планируете пользоваться Диадоком, система предлагает различные тарифы. Обратите внимание, что все входящие документы бесплатны, оплата идет только за исходящие документы. Ниже представлены основные тарифы:

Тарифы Контур Диадок

В стоимость любого из предложенных тарифов входит:

В Диадоке работает более 1 500 000 компаний. Проверить, использует ли Ваш контрагент систему Диадок, можно на официальном сайте системы по номеру ИНН, либо по форме ниже:

Кроме того, как уже упоминалось выше, электронный документооборот можно использовать даже если Вы с Вашими контрагентами пользуется разными системами ЭДО. В таком случае, при передаче документов будет работать роуминг. Роуминг в Диадоке осуществляется по тем же тарифам, что и внутренний документооборот.

Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) и равнозначны бумажным с собственноручной подписью. Они мгновенно доставляются контрагентам, их не нужно дублировать на бумаге. При необходимости, представлять такие документы в налоговые органы и суды также можно в электронном виде в режиме онлайн.

Как пользоваться системой Диадок

Для начала работы необходимо зайти на официальный сайт Диадока и перейти по ссылке «Войти в личный кабинет». В Диадоке есть основная веб-версия, которая и используется большинством компаний. Она не требует никакого вмешательства в информационные системы компании, обмен документами с контрагентами происходит по принципу электронной почты. В этом случае Вы платите только за исходящие документы.

Также для пользователей 1С в Диадоке разработано решение для наиболее популярных версий этой учетной системы: необходимо просто скачать модуль с сайта, установить его у себя и работать с электронными документами из этой программы.

Тарифы на модуль 1С:

Тарифы на модуль 1 С в Диадоке

Кроме того, имеется интеграция с другими учетными системами. В Диадоке есть ряд разработанных интеграционных решений для таких систем, как Oracle, SAP ERP (сертифицированное решение), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архив ЭЛАР, Архив Ensole.

Личный кабинет

Если Вам пришел входящий документ, то Вы можете его скачать, подписать, отклонить, передать на согласование/подпись, аннулировать. В любой документ можно «провалиться» и увидеть его веб-версию, а также подробную информацию об отправителе.

Форматы электронных документов, использующиеся в Диадоке:

Первичные учетные документы (счета, акты)
Счет‑фактура
Корректировочный счет-фактура
Универсальный передаточный документ
Универсальный корректировочный документ
Документы фармацевтической отрасли
Произвольный формат

Если документ формализованный, то Вам понадобится заполнить некоторые обязательные графы, а именно номер документа, дату создания, номер договора. Также можно добавить уточняющую информацию для контрагента.

Заполнение документов в Диадоке

Как найти своего контрагента?

Любая работа в Диадоке начинается с поиска контрагентов, с которыми Вы сотрудничаете. Сделать это не сложно. Достаточно в личном кабинете перейти в раздел «Контрагенты» и нажать кнопку «Поиск и приглашение». Поиск осуществляется автоматически по названию или номеру ИНН. После того, как контрагент будет найден и подтвердит Ваше приглашение, Вы сможете беспрепятственно обмениваться с ним документами. Отправляя документ, достаточно будет начать вводить название контрагента, чтобы оно подтянулось в форму автоматически.

Поиск контрагента в Диадоке

В разделе «Настройка и оплата» Вы сможете увидеть какое количество неизрасходованных документов из приобретенного пакета у Вас осталось. Здесь же Вы сможете увидеть реквизиты своей организации и персональные настройки.

Интеграция Контур Диадок и Контур Эльбы

Если Вы пользуетесь онлайн-бухгалтерией Контур Эльба, то Диадок сможет стать Вам большим помощником, поскольку между системами существует интеграционное решение.

Интеграция Контур Диадок и Эльбы

Отзывы о Контур Диадок

В Диадоке работает более 1 500 000 компаний, в т.ч. широко известные и крупные компании. Ознакомиться со списком таких компаний и их отзывами можно на официальном сайте системы Диадок в разделе «Клиенты».

Чаще всего клиенты Диадока отмечают такие несомненные достоинства системы, как:

Автоматизация бухгалтерских процессов
Легкость содержания архивов документов
Производство корректировок документов в кратчайшие сроки
Оплаты проходят гораздо быстрее, чем при бумажном документообороте
Наличие интеграционных модулей

Таким образом, система Диадок помогает решить задачу обмена документами с контрагентами максимально корректно, быстро и по всем правилам. Подключив систему Диадок, Вам больше не надо будет заниматься отправкой и получением бумажных версий документов. Таким образом, Вы сможете ускорить систему расчетов с партнерами, вести архив документов без бумажных носителей и сэкономить на почтовых услугах.

Какие ещё сервисы будут полезны для предпринимателя?

Электронными сервисами пользуюсь давно и с удовольствием. Начиная с интернет-платежей и заканчивая электронным документооборотом Диадок. Но, то ли руки слабее стали, то ли девайсы стали лучше и удобнее, но факт такой - все чаще выбираю iPad Air вместо ноутбука. Особенно в пути. Из-за этого приходилось все входящие документы в Диадок просто просматривать с планшета, а подписывать с компьютера, где были установлены КриптоПро и сертификат электронной подписи. А недавно снова перешел с Windows на Mac OS - и ситуация ухудшилась, так как эта операционка не умеет работать с нужными для подписания документов программами. Работали варианты только с виртуальными машинами или терминальным доступом.

И тут, наконец, счастье - в рассылке от СКБ Контур появилась новость про «облачные» сертификаты для Диадок. Естественно, я сразу же заказал себе такой.

В двух словах, что это за зверь такой? Обычно, вы приходите в удостоверяющий центр, и сотрудник проверяет ваши паспортные данные и другие документы, после чего вы получаете на руки свою электронную подпись (обычно на специальной флешке-токене). Чтобы с ней работать, нужно установить на каждую машину программу КриптоПро, и тогда можно будет подписать свой документ. То есть, вы жестко привязаны к компьютеру, флешке и так далее. Для фанатов Apple и просто мобильных пользователей это не просто огромное неудобство - зачастую это невозможность работать с таким сервисом.

В случае же с облачной подписью, вам все равно придется один раз прийти в удостоверяющий центр, но далее сценарий другой. Вашу электронную подпись не дадут вам на руки, а поместят на специальный защищенный сервер, а для ее использования на ваш мобильный телефон будет приходить смс-код, который нужно будет вводить для наложения облачной подписи на нужный документ. Напоминает смс-ки от вашего любимого банка для онлайн платежей.

Итак, после прохождения всех необходимых формальностей, которые заняли немного больше времени, чем я ожидал, у меня появилась облачная ЭЦП, привязанная к моему мобильному. Тут необходимо еще отметить, что облачная подпись появилась у СКБ Контур год назад, но она работала только с электронной бухгалтерией Эльба. Сейчас добавился Диадок, затем и отчетность в Экстерне. Не уверен, что одну подпись можно использовать и для Эльбы и для Диадок - кажется, что нужно покупать две разных. Надеюсь, со временем подпись будет одна для многих сервисов.

Итак, подпись в облаках, на электронной почте уведомление из Диадок о новом документе от контрагента, требующем подписания.

Все отлично работает на Мак, iPad, iPhone. Надеюсь, с другими устройствами тоже нет проблем.

Плюсы: Нет привязки к устройству, подписывай хоть из интернет-кафе. Работает на всех операционных системах и браузерах.

Минусы: Нужно покупать новую подпись - не «засунуть» в облако уже имеющуюся. Процедуру получения нужно ускорить - думаю с этим проблем не будет.

Вывод: Отличное, работающее решение для электронного документооборота мобильных, а также не-Windows пользователей.

Документы, созданные и переданные через систему Диадок, идентичны своим бумажным аналогам с подписью и печатью. Они имеют юридическую силу и принимаются к рассмотрению судебными органами.

Проведенные исследования показали, что хозяйственные субъекты, использующие Диадок в своей деятельности на постоянной основе, экономят до 90% на покупку бумаги и доставку отчетности и документов государственным органам и контрагентам.

После выполнения этого действия перед пользователем откроется анкета с вопросами:

цель подключения к Диадоку;
сведения о контактном лице: ФИО, номер мобильного телефона, адрес электронного почтового ящика;
сведения о компании: наименовании, ИНН и КПП.

Анкета отправляется на обработку оператора сервиса, который добавляет компанию в общую базу данных. После того как процедура регистрации компании будет завершена, можно приступать к использованию личного кабинета.

Лицо, имеющее действующую КЭП, может начинать работать в системе без обязательного прохождения процедуры регистрации.

Заполнение личных данных (фамилия, имя, отчество и наименование электронного почтового ящика, который будет участвовать в работе с сервисом).
Установка пароля из 6 и более символов с обязательным включением в секретную комбинацию заглавных букв и цифр.
Подтверждения адреса электронной почты.
Добавление МЭП.

Создание тестового почтового ящика

Этот способ регистрации подойдет для нового пользователя, который хочет протестировать возможности сервиса для принятия решения о его внедрении в хозяйственную деятельность компании на постоянной основе.

Важно! Пользователь в тестовом режиме получает доступ ко всем функциям сервиса, может обмениваться документами с контрагентами. При этом все создаваемые им бланки не будут иметь юридической силы.

Для регистрации в тестовом режиме необходимо предоставить личные данные пользователя, e-mail и придумать пароль.

Чтобы в личный кабинет, необходимо в поисковой строке браузера набрать «Личный кабинет Диадок» и пройти по предложенной ссылке. На открывшейся странице в правом верхнем углу находится кнопка с надписью «Войти», после активации которой откроется окно для входа в личный профиль.

Система предлагает три способа входа:

Преимущества и недостатки сервиса

Интерфейс сервиса прост и понятен. Не требуется длительного обучения сотрудников работе в системе. Сервис сокращает время на документооборот и имеет много других преимуществ:

сведения к нулю случаев потери документов;
отсутствие необходимости распечатывания документов в бумажном варианте, их хранение в специальных папках и ведения архива;
получение и отправка документов в одной системе;
контроль статуса документов в режиме онлайн;
получение контрагентов счетов и накладных за 7 секунд;
100% доставка документа и его подписание в электронном виде;
возможность вносить изменения в ранее отправленный документ;
сдача отчетности в налоговые органы дистанционно;
бесплатное получение входящих документов.

Важно! В личном кабинете можно получать от сервиса напоминания о сроках сдачи отчетности в госорганы.

Несмотря на высокую эффективность сервиса и упорядочивание с его помощью документооборота, он имеет несколько недостатков:

дополнительные затраты на оплату выбранного тарифного плана;
отсутствие возможности провести забытый документ задним числом.

Информация о системе

Диадок – это инновационная система документооборота, позволяющая перевести работу с бумагами на новый уровень. Хозяйственная деятельность современного предприятия изменилась благодаря глобальному внедрению интернета в экономические процессы. В первую очередь, это отразилось на документообороте, который стремительно меняет традиционный бумажный вид на электронный.

Есть множество сервисов электронного документооборота, но наиболее удобным признан Диадок.Контур. В своей работе его используют даже налоговые органы.

Заключение

Все документы, созданные с помощью электронной системы Контур Диадок, имеют полноценную юридическую силу и способны заменить их бумажные аналоги;
С помощью Диадока существенно сокращаются расходы на бумагу и оргтехнику;
Диадок помогает ускорить оплату услуг;
Пользователи могут хранить свои данные на серверах — это освобождает память устройств;
Подписать документ можно практически в один клик;
Существует опция использования Диадока в роуминге;
Использовать Диадок — это прогрессивно и современно.

Как начать работать в Диадоке

Это отличный вариант, если уже выработан сертификат электронной подписи. Для компании автоматически создается адрес электронной почты. Другие данные берутся из сертификата. По умолчанию для каждого клиента присваивается универсальный тариф. Его всегда есть возможность поменять на выгодный.

Отправка заявки на сертификат

По этому пункту нужно переходить в случае, если сертификата электронной подписи нет. Чтобы воспользоваться сертификатом, надо заполнить заявление. В нее нужно ввести такую информацию:

личные данные;
номер телефона
э-мейл;
название организации;
ИНН и код причины постановки на налоговый учет;
регион проживания;
город;
комментарий (в случае необходимости).

Работа без сертификата

Без сертификата работа в Контур Диадоке возможна, но клиент не сможет подписывать электронные документы.

Без электронной подписи можно присоединиться к компании. Поэтому пользователю надо ввести только индивидуальный налоговый номер.

Тестовый режим

В Контур Диадоке можно создать тестовый электронный ящик. Он нужен, чтобы полностью оценить все возможности электронного оборота документов. Для этого вводят:

адрес почты;
пароль;
личные данные.

После совершения всех описанных действий нужно подтвердить адрес почты.

Когда пользователь зарегистрировался, он может ввойти в Контур Диадок. Для этого нажимают на ссылку «Войти в сервис». Клиент войдет в сервис, выбрав Диадок.

Войти по паролю очень просто — для этого надо ввести мейл и пароль (они задаются во время регистрации). Чтобы упростить введение данных, следует отметить галочкой пункт «Оставаться в системе». Затем вход в Диадок осуществляется автоматически.

Чтобы войти в систему по сертификату, нужно инсталлировать программу Контур Плагин. Рекомендуется установить расширения для используемого браузера.

Восстановление пароля

Бывает, что клиент утратил свой пароль. При этом войти в Контур невозможно. Нужно перейти по ссылке «Забыли пароль». При этом откроется форма для восстановления пароля. Здесь вводят э-мейл.

Затем на него придет инструкция по сбросу старого пароля и присвоению нового.

Основные преимущества Диадока

Преимущества Диадока такие:

возможность подключения к другим операторам;
удобный интерфейс программы;
полное соответствие с системой 1С;
решение проблем для крупных компаний;
полная интеграция с самописными системами;
работа с документами в личном кабинете;
возможность отслеживания статусов документов;
быстрый поиск.

Отзывы о контур диадок

Елена, г. Москва

«Пользоваться этой системой очень просто и удобно. Как руководитель компании, я экономлю много средств на бумажном документоообороте. К тому же, эта система очень проста в работе».

Иванна, г. Самара

«Как предприниматель, скажу, что Контур Диадок — это то, что нужно для бизнеса. Я еще ни разу не встречала такой удобной программы».

Игорь, г. Ейск

«Мне не понравился Контур Диадок. Многие функции системы бесполезны, я так же могу создавать документы в бумажном виде, и это намного быстрее».

Читайте также: