Какая компьютерная система позволяет очень быстро отправлять письма
Обновлено: 06.07.2024
Ответ ↓
Компьютерно-ориентированные системы обработки данных или просто компьютерные системы обработки данных не предназначены для имитации ручных систем. Они должны сочетать возможности как людей, так и компьютеров. Компьютерные системы обработки данных могут быть разработаны, чтобы воспользоваться четырьмя возможностями компьютеров. 1. Точность. После корректного ввода данных в компьютерную составляющую системы обработки данных устраняется необходимость в дальнейших манипуляциях со стороны человека и уменьшается вероятность ошибки. Компьютеры, при правильной запрограммированной, не в состоянии сделать вычислительные ошибки. Конечно, компьютерные системы остаются уязвимыми перед входом людей в неверные данные. 2. Простота коммуникаций. Данные, после их ввода, могут передаваться по мере необходимости сетями связи. Это могут быть либо земные, либо спутниковые системы. Система бронирования путешествий является примером сети передачи данных. Клерки резервирования во всем мире могут сделать запрос о перевозке или полегании и получить почти немедленно реакцию. Другим примером является система офисной связи, которая предоставляет руководителям доступ к корпоративной базе данных, от своих персональных микрокомпьютерных рабочих станций. 3. Емкость хранения. Компьютеры могут хранить огромные объемы информации, организовывать ее и извлекать ее способами, которые выходят далеко за пределы возможностей человека. Объем данных, которые могут храниться на таких устройствах, как магнитные диски, постоянно увеличивается. Все это время снижается стоимость одного символа хранимых данных. 4. Скорость. Скорость, на которой компьютерные системы обработки данных могут ответить, добавляет к их значению. Например, система бронирования билетов, упомянутая выше, не является полезной, если клиентам приходится ждать ответа более нескольких секунд. Требуемый ответ может быть долей секунды. Таким образом, важной целью в проектировании компьютерных систем обработки данных является позволить компьютерам делать то, что они делают лучше всего, и освободить людей от рутинных, подверженных ошибкам задач. Наиболее экономически эффективной компьютерной системы обработки данных является тот, который делает работу эффективно и при наименьших затратах. С помощью компьютеров экономически эффективным образом, мы будем лучше реагировать на вызовы и возможности нашего пост-промышленного, информационно-зависимого общества.
Ответьте на следующие вопросы: 1. Какие возможности должны объединять системы обработки данных при проектировании? 2. Каковы основные преимущества компьютеров? 3. Что вы знаете о точности компьютеров? 4. Какова функция коммуникационных сетей? 5. Приводятся примеры сети передачи данных. 6. Что вы понимаете по емкости хранения? 7. Какие другие ценности компьютерных систем обработки данных вы знаете? 8. Что является важной целью при проектировании компьютерных систем обработки данных? 9. Что является наиболее эффективной компьютерной системой обработки данных? 10. Как наилучшим образом реагировать на вызовы и возможности нашего пост-индустриального общества
1 Какая компьютерная система позволяет отправлять письма очень быстро?
2 Какая система позволяет пользователям компьютеров по всему миру отправлять и получать информацию?
3 Какие программы обеспечения используют для скрашивания картинки и звука?
4 Как называется компьютерный созданный «мир», который, кажется, почти полностью реальным?
5 Какой специальный термин означает "полученная сохраненная информация из памяти компьютера" ?
6 Каким мы называем диск, на котором может храниться большое количество информации?
8 Каков ресурс электрических или электронных компонентов компьютера?
9 Как мы называем большую коллекцию данных, которые хранятся в компьютерной системе?
10 Каков срок для набора инструкций тайно введеной в компьютер, который разрушает информацию, хранящуюся в нем и он не может нормально работать?
11 Где в Интернете можно искать информацию о продуктах и услугах, предлагаемых компаниями или организациями?
13 Какое хранилище информации вы можете легко положить в карман?
14 Что мы называем набором компьютерных программ, служащих для управления работой компьютера?
15 Какой компьютер вы можете использовать в самолете?
В один из осенних дней я гулял. Было холодно, шел дождь.
Я искал ресторан или кафе, где бы я мог посидеть и выпить, вскоре я увидел одну. Я пересек улицу и оказался на месте. Я сел за круглый стол и попросил кофе.
Пока я ждал мой напиток, я заметил, что там были люди, которые сидели за компьютерами, я встал и пошел между столами.
Когда подошел к самому большому компьютеру, я увидел тонкого, маленького человека. "Я Стив", ответил он, когда я спросил его пару раз, как его зовут. "Я не могу говорить с вами. Я занят", сказал он. Я думал, что он работает, и я извинился. Но он не работал. Он был чате с кем-то - вероятно, этот кто-то и не знал что, в то же время, он играл в компьютерную игру - военную игру. Я был удивлен. Почему Стив не хочет поговорить со мной?
Затем Я Пытался пообщаться с другим компьютерным выродком, но не слова вышло из своего рта. Я тронул его за плечо, но никакой реакции не последовало. Я стал нервничать. Я положил руку на переднюю панель монитора, и он начал кричать: "Оставьте меня в покое!"
В конце концов Я понял людей этого места, они пили кофе и мило беседовали со своими машинами. Все они были больше заинтересованы во взаимоотношениях с компьютером. Я чувствовал себя одиноким. Я видел их тела, но я не чувствовал их души. Это было потому, что их души не принадлежали им. Они принадлежали к «сети».
В любом случае, Я не хотел бы представить себе будущее человеческого существа, если бы они предпочли обменять свою жизнь с машинами, а не с людьми. Я никогда не думал, что люди могут быть настолько поглощены компьютерами. Я волновался. Я даже не понимал, что кофе был плохим, так же, как Стив также не понимал, что рядом с ним там был человек.
Сколько писем вы получаете каждый день? 10, 50, 100, больше? Одно можно сказать наверняка, вы определенно тратите много времени на чтение и ответы на все эти письма. Результат: отключив электронную почту, вы чувствуете себя виноватым, или вы тратите еще больше времени, просматривая свой насыщенный почтовый ящик. Н е очень эффективно и очень затратно.
Сегодня появляются новые методы, которые облегчают нашу жизнь.
Почтовый кошмар в цифрах
Чтобы взглянуть на вещи в перспективе, вот некоторые цифры, чтобы прояснить масштабы проблемы:
Тратить 5 часов в день на электронные письма совершенно абсурдно. Поэтому даже небольшая помощь в приведении потока электронных писем в порядок, несомненно, будет кстати.
Метод нулевого входного почтового ящика
Вы когда-нибудь слышали о методе Inbox Zero ? Он состоит из систематической очистки почтового ящика, чтобы он не превратился в чудовищный и неконтролируемый список дел .
Концепция проста: нужно сводить содержимое почтового ящика к нулю, быстро обрабатывая, удаляя и сортируя все письма в нем. По словам знатоков, желательно обнуляться каждый вечер или хотя бы один или два раза в неделю.
Вот шесть шагов, чтобы начать применение метода:
1. Упростите обработки и установите это на поток
Каждый день сталкиваться с длинным списком электронных писем - это разочарование, в худшем случае стресс и деморализация. Чтобы избежать этого ежедневного давления, все просто . вам нужны рутина и дисциплина.
Необходимо создать ПЯТЬ разделов в почтовом ящике:
- Срочно (или TO_DO) - самый важный файл, в котором находятся все электронные письма, которые требуют вашего внимания, но для которых у вас нет времени для немедленной обработки.
- Выполняется - эта папка содержит электронные письма, на которые вы не можете ответить немедленно из-за недостатка информации или из-за того, что вы ждете информации.
- Делегировать - электронные письма, которые можно переслать кому-либо для обработки (с возможным последующим контролем)
- Читайте позже - обратитесь к этим письмам, когда у вас будет время
- Архив - папка, где находятся все обработанные письма.
Не все входящие электронные письма равны. Некоторые из них бесполезны, другие предоставляются только в информационных целях, некоторые требуют более или менее быстрого реагирования, другие, в конечном итоге, предполагают более или менее приоритетные действия.
Поэтому каждый раз, когда вы просматриваете свой почтовый ящик, вам необходимо быстро принять решение:
2. Очистите, отфильтруйте и ограничьте входящие потоки
Очевидно, что вы должны начать с нуля . Так что определитесь, архивируя или удаляя все электронные письма из вашего почтового ящика, которые вы не сразу обрабатываете. Если вы не решаетесь удалить электронное письмо, скажите себе, что, если оно старше 1 месяца, либо оно больше не актуально, либо ваш собеседник нашел ответ на свой вопрос и свяжется с вами.
Этот трудоемкий шаг необходим, чтобы начать на хорошем основании . После этой первой очистки это предотвратит повторное раздувание вашего почтового ящика . Для этого обязательно удалите все ненужные или нерелевантные электронные письма:
Паскаль Белордж предлагает метод CAP, чтобы сосредоточиться на своей основной деятельности, не перегружая ее работой с электронной почтой.
Метод CAP позволяет обрабатывать письма пакетно, в два этапа:
1) Анализ полученных писем, чтобы отделить те, которые требуют действия
2) Специальная обработка в зависимости от продолжительности действия.
3. Стандартизировать и автоматизировать
Если вы регулярно отправляете контент одного и того же типа (ценовые предложения, ответы на запросы о предоставлении информации), почему бы не подготовить серию стандартных электронных писем, которые вы будете использовать повторно и адаптировать по мере необходимости.
Подготовьте стандартные подписи
Вы даже можете создать несколько подписей, профессиональных или личных, для вставки в соответствии с вашими потребностями.
Превратите свою электронную подпись в маркетинговый актив
Если вы часто отправляете одно и то же электронное письмо (подтверждение получения запроса, цитаты, различные запросы и т. д.), почему бы не создать стандартные электронные письма, которые можно персонализировать в соответствии с потребностями? Это сэкономит вам немало времени.
Автоматизировать определенные ответы
Вы можете создать автоматический ответ, объясняющий, когда вы проверяете свою электронную почту. Например:
"Благодарим Вас за то, что отправили нам ваше пожелание. Мы получаем много запросов каждый день, так что не всегда в состоянии ответить всем. Но знайте, что мы просматриваем каждое предложение ежедневно с 11 часов утра и до 4 часов вечера. Не стесняйтесь, дайте нам знать, если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии. Спасибо и хорошего дня! ".
Установить правила
Некоторые электронные письма могут быть обработаны автоматически . Это касается всех новостных рассылок (по крайней мере, тех, которые вы действительно хотите прочитать). Чтобы они не захламляли ваш почтовый ящик, создайте правило для автоматического перекладывания их в папку «Читать позже».
Метод GTD (Getting Things Done) помогает некоторым, но считается слишком ограничивающим для других. Фактически, каким бы методом вы ни начинали, тестируйте и настраивайте, пока не найдете то, что действительно работает для вас. Однако основной лозунг прост: ДИСЦИПЛИНА . Любой метод будет работать только в том случае, если вы поставите перед собой четкую цель и будете ее придерживаться. В случае электронных писем важно: INBOX ZERO применяется не реже одного раза в неделю .
4. Прекратить сортировку писем
В физическом мире имеет смысл тратить время на организацию документов в папки, это единственный способ быстро найти документы, когда они вам нужны.
В виртуальном мире ранжирование - это скорее пустая трата времени . Самый быстрый способ найти информацию - использовать поисковую систему . То же самое касается электронной почты.
Инструменты поиска и рабочие папки
Потратьте время, чтобы ознакомиться с расширенными параметрами поиска вашего почтового приложения (Gmail или Outlook) и позвольте машинам работать на вас.
Одна папка на проект или на клиента , организация писем не обязательно будут эффективны. Все больше и больше сегодня рекомендуется думать о действиях и сроках, а не о проекте / клиенте . Эксперт в этом вопросе - пользователь. Важно то, что именно вам удобен выбранный метод (иначе он не будет работать в долгосрочной перспективе).
Меньше папок, больше эффективности
Храните только несколько файлов: срочные - в процессе - для чтения позже - архивы (возможно, проект / клиент) . Тогда будет намного проще обрабатывать и расставлять приоритеты в соответствии с их важностью и срочностью. Конечно, вы можете адаптировать эту модель к вашей ситуации, но максимально ограничить количество файлов.
5. Запланируйте время работы с почтой
Многие исследования показывают, что смена задач ведет нас к менее эффективной работе , некоторые исследования даже предполагают, что мы теряем до 40% нашей производительности, перепрыгивая с одного дела на другое. Чтение электронной почты не является исключением.
Если ваша деятельность позволяет, нужно зарезервировать несколько временных интервалов в течение дня для обработки ваших писем - возможно, в середине утра, после обеда и в конце дня - но, прекратить проверять свой почтовый ящик в любое время.
Конечный результат беспроигрышный: вы управляете своей электронной почтой более эффективно, обращаясь к ней в назначенное время, и вы будете более сосредоточены и продуктивны до конца дня без этих постоянных перерывов.
6. Оборудуйте себя эффективными инструментами и процессами
Некоторые утилиты облегчают управление почтовым ящиком.
Посмотрите на переписку под другим углом
Сегодня для любого процесса существует множество альтернатив. Асана или Трелло заменяет большинство поездок, организованных чтобы адаптировать графики и следить за развитием проекта; WhatsApp ценится за его способность отправлять огромные файлы, голосовые заметки или видео; Skype предпочтителен для быстрого и живого общения .
С unroll.me вы можете массово отписаться от всех новостных рассылок, которые вы не читаете.
IFTTT - это удивительный инструмент для повышения производительности, который помогает вам связывать приложения и устройства, которые вы используете каждый день.
Электронная почта не является инструментом управления проектом
Мы часто склонны управлять проектами, отправляя множество писем. Стоп! Это действительно не самый эффективный метод. Есть намного более мощные инструменты для работы в группах над данным проектом.
Slack - один из тех инструментов повышения производительности, который управляет всей информацией, связанной с проектом, намного лучше, чем ваша электронная почта. Slack - это платформа для совместной работы, которая позволяет вам лучше работать в команде . Преимущества Slack:
Asana или Trello - это другие современные инструменты для повышения производительности, которые могут подключаться к почтовому ящику.
Электронная почта и календарь
Если входящее электронное письмо является объявлением о событии или приглашением на встречу или встречу, запишите его непосредственно в календарь, который будет синхронизирован на всех ваших устройствах (ноутбук, ПК, планшет, …) и им можно поделится полностью или частично с другими членами вашего коллектива.
Резюме
Метод нулевых входящих почтового ящика будет эффективен только в том случае, если он действительно поможет вам организовать себя и лучше управлять своим временем. Это, безусловно, потребует небольших усилий при запуске, но вы быстро заметите положительные эффекты и не сможете обойтись без него.
Это начало большого курса про работу почтовых серверов. Я не преследую цели быстро научить кого-то работать с почтовыми серверами. Тут будет много дополнительной информации, касающаяся тех вопросов, которые мы будем встречать по пути, потому что я стараюсь делать курс в основном для тех, кто только делает первые шаги.
Так уж сложилось, что подрабатываю преподавателем по администрированию линуксов. И в качестве домашнего задания даю студентам десяток ссылок на различные ресурсы, так как где-то материала недостаточно, где-то он слишком сложный. А на разных ресурсах материал часто дублируется, а иногда начинает расходится. Также, большинство контента на английском, а бывают студенты, которые испытывают трудности с пониманием. Есть прекрасные курсы у Семаева и Лебедева, и, возможно, у других, но, на мой взгляд, какие-то темы недостаточно раскрыты, какие-то недостаточно связаны с другими.
Поэтому в один день решил как-то конспектировать материал и давать его студентам в удобном виде. Но раз уж делаю дело, почему бы не делиться им со всеми? Сначала пытался делать текстом и разбавлять его ссылками, но таких ресурсов миллионы, а толку? Где-то не хватало наглядности и объяснений, где-то студенты ленятся прочесть весь текст(да и не только они) и получаются пробелы в знаниях.
Но дело не только в студентах. Всю свою карьеру я работал в IT интеграторах, а это огромный опыт работы с различными системами. В итоге я стал широкопрофильным инженером. Часто приходится сталкиваться с айтишниками в различных компаниях и довольно часто я замечаю у них пробелы в знаниях. В айти сфере многие самоучки, в том числе и я. И у меня этих пробелов достаточно, и мне хотелось бы помочь другим и себе избавиться от этих пробелов.
Как по мне, небольшие ролики с информацией более интересны и легче усваиваются, поэтому решил попробовать этот формат. И я прекрасно знаю, что язык у меня не подвешен, слушать меня сложно, но я стараюсь стать лучше. Для меня это новое хобби, которое я хочу развивать. Раньше был микрофон похуже, сейчас в основном решаю проблемы со звуком и речью. Я хочу делать качественный контент и очень нуждаюсь в объективной критике и советах.
P.S. Некоторые посчитали, что видео формат не совсем подходит и лучше делать текстом. Я не совсем согласен, но пусть будет выбор — как видео, так и текст.
Чтобы иметь возможность работать с электронной почтой, вам нужен почтовый клиент. Это может быть как веб-клиент, допустим gmail, owa, roundcube, так и приложение на компьютере — outlook, thunderbird и т.п. Предположим, вы уже зарегистрировались на каком-то почтовом сервисе и вам нужно настроить почтовый клиент. Вы открываете программу и она запрашивает у вас данные: имя для аккаунта, ваш почтовый адрес и пароль.
После того, как вы введёте эти данные, ваш почтовый клиент попытается найти информацию о вашем почтовом сервере. Это делается для упрощения настройки подключения к серверу, так как большинство пользователей не знают адресов и протоколов подключения. Для этого почтовые клиенты используют разные способы поиска информации о сервере и настройках подключения. Эти способы могут различаться в зависимости от почтового клиента.
Для примера, Outlook использует метод «autodiscover», клиент обращается к dns серверу и спрашивает об определённой записи autodiscover, которая связана с тем почтовым доменом, который вы указали в настройках вашего почтового клиента. Если администратор настроил данную запись на DNS сервере, она указывает на вебсервер.
После того, как почтовый клиент узнал адрес вебсервера, он обращается к нему и находит там заранее подготовленный файл с настройками подключения к почтовому серверу в формате XML.
В случае с Thunderbird, почтовый клиент обходится без поиска DNS записи autodiscover, а сразу пытается подключиться к вебсерверу autoconfig. и имя указанного домена. И также пытается на вебсервере найти файл с настройками подключения в XML формате.
Тогда вы заметите 2 поля для серверов — адрес сервера входящей почты и адрес сервера исходящей почты. Как правило, в небольших организациях эти адреса совпадают, пусть даже указаны через разные DNS имена, а в больших компаниях это могут быть разные сервера. Но не важно, это один и тот же сервер или нет — сервисы, стоящие за ними, разные. Одна из самых популярных связок почтовых сервисов — Postfix & Dovecot. Где Postfix выступает в роли сервера исходящей почты (MTA — mail transfer agent), а Dovecot в роли сервера входяшей почты (MDA — mail delivery agent). По названию можно догадаться, что Postfix используется для отправки почты, а Dovecot — для получения почты почтовым клиентом. Сами почтовые сервера же общаются между собой по протоколу SMTP — т.е. Dovecot (MDA) нужен для пользователей.
Читайте также: