Кто может пользоваться ключом электронной подписи нотариуса

Обновлено: 07.07.2024

Последние 2 года рынок электронной подписи активно трансформируется. Все нововведения зафиксированы в Федеральном законе № 476-ФЗ от 27.12.2019.

Выдавать КЭП юрлицам, нотариусам и ИП с 1 января 2022 года будут только УЦ ФНС и его доверенные лица

С 1 июля 2020 года аккредитованными удостоверяющими центрами являются удостоверяющий центр Федеральной налоговой службы (УЦ ФНС), удостоверяющий центр Федерального казначейства (УЦ ФК), удостоверяющий центр Центрального Банка РФ (УЦ ЦБ РФ) и коммерческие удостоверяющие центры (ст. 15 часть 1 63-ФЗ в редакции 476-ФЗ).

С 1 января 2022 года разные категории клиентов смогут получать квалифицированные электронные подписи в разных УЦ (ст. 17.1 — 17.4 63-ФЗ в редакции 476-ФЗ):

юридические лица, индивидуальные предприниматели и нотариусы — в УЦ ФНС или у его доверенных лиц;
должностные лица государственных и муниципальных органов — в УЦ ФК;
финансовые организации — в УЦ ЦБ РФ;
физические лица — в коммерческих УЦ.

Функции УЦ ФНС

Федеральная налоговая служба утвердила приказ «Об утверждении Порядка реализации Федеральной налоговой службой функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей».

В соответствии с данным проектом УЦ ФНС будет осуществлять следующие функции:

выдавать сертификаты КЭП;
подтверждать, что клиент владеет ключами КЭП, соответствующими ключам проверки КЭП, указанными им для получения сертификата;
устанавливать срок действия сертификата;
аннулировать сертификаты;
выдавать средства электронной подписи, необходимые для реализации криптографических алгоритмов (криптопровайдеры, токены, доступ в «электронное облако»);
вести реестр выданных и аннулированных сертификатов;
создавать ключи и ключи проверки КЭП;
проверять уникальность ключей КЭП в реестре сертификатов;
проверять КЭП по запросу клиентов;
оказывать другие услуги в сфере использования КЭП.

Доверенные лица УЦ ФНС

«Доверенное лицо УЦ ФНС» — это особый статус, который УЦ ФНС с 1 января 2021 года может присуждать некоторым коммерческим удостоверяющим центрам, отвечающим определенным требованиям, чтобы они могли выдавать КЭП юрлицам, нотариусам и ИП от его имени. Срок действия статуса — максимум 3 года (ст. 15 часть 6.1 63-ФЗ в редакции 476-ФЗ).

В Постановлении Правительства Российской Федерации от 02.12.2020 г. № 1987 «О порядке определения доверенных лиц удостоверяющего центра федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц» указаны требования к коммерческим УЦ, которые могут стать доверенными лицами УЦ ФНС:

пройти аккредитацию в соответствии с повышенными требованиями (подробнее в статье «Прощание с сотнями УЦ: Где получать КЭП после трансформации рынка электронной подписи»);
выполнить дополнительные предписания (перечислены в Постановлении Правительства Российской Федерации от 31.12.2020 № 2409 «О дополнительных требованиях к доверенным лицам удостоверяющего центра федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц»);
соблюдать правила информационной безопасности.

В приказе налогового органа об утверждении функций УЦ ФНС также указаны полномочия доверенных лиц. Они могут:

принимать заявления о получении КЭП;
вручать сертификаты КЭП от имени УЦ ФНС;
идентифицировать клиентов при личном присутствии;
выполнять другие функции, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ.

Новая схема работы с электронной подписью

С 1 января 2022 года организации и индивидуальные предприниматели должны будут перейти на новую технологию подписания электронных документов с помощью квалифицированной электронной подписи.

КЭП индивидуальному предпринимателю и юридическому лицу будут выдаваться только на сотрудников, которые могут действовать без доверенности

Речь идет непосредственно о самом индивидуальном предпринимателе или директоре компании (либо другом сотруднике, который выполняет функции единоличного исполнительного органа и может на этом основании действовать от имени организации без доверенности). При этом в качестве владельца такой КЭП наравне с наименованием юридического лица указывается и данный сотрудник (ст. 14.3; ст. 17.3 63-ФЗ в редакции 476-ФЗ).

Получить такую КЭП можно будет у УЦ ФНС или у его доверенного лица.

Сотрудники организаций и работники ИП будут использовать КЭП физического лица

Сотрудники организаций и ИП должны будут подписывать цифровые документы квалифицированной электронной подписью физического лица. Одновременно необходимо предоставить доверенность юридического лица, выданную сотрудником-единоличным исполнительным органом, или доверенность индивидуального предпринимателя (статья 17.2 63-ФЗ в редакции 476-ФЗ; статья 17.3 63-ФЗ в редакции 476-ФЗ).

Формы электронных доверенностей

Статья 17.5 63-ФЗ в редакции 476-ФЗ определяет форму электронной доверенности. Указано, что ее следует оформлять по образцу, размещенному на официальном сайте оператора той информационной системы, для которой предоставляются документы.

В отношении доверенностей, выдаваемых финансовыми организациями, нужно использовать форму, опубликованную на официальном сайте ЦБ РФ.

Если же на сайте оператора информационной системы форма доверенности отсутствует, следует использовать форму, размещенную на Едином портале государственных и муниципальных услуг.

В дополнение Минцифры РФ разработало проект требований к электронным доверенностям (Проект постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении требований к формам доверенностей используемых для подтверждения полномочий в электронном виде»). Проект размещен на Федеральном портале проектов НПА и по состоянию на 30.04.2021 года находится на этапе общественного обсуждения и независимой антикоррупционной экспертизы.

В соответствии с проектом доверенность в электронном виде должна быть машиночитаемой и создана в формате XMLDSIG. В ней необходимо указать:

сведения о доверителе (о том, кто доверяет полномочия);
о представителе (о том, кому доверяют полномочия);
дату совершения доверенности;
срок действия доверенности;
идентификатор полномочия из классификатора полномочий (часть 2 статьи 17.1 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ);
иное описание полномочий, если в указанном выше классификаторе отсутствует необходимый идентификатор;
сведения об информационной системе, позволяющей узнать о досрочном прекращении действия доверенности;
другую информацию по согласованию участников электронного документооборота.

УЦ «Основание» — доверенное лицо УЦ ФНС

Федеральная налоговая служба наделила удостоверяющий центр «Основание» статусом доверенного лица, уполномоченного на выдачу квалифицированных электронных подписей для руководителей компаний и индивидуальных предпринимателей. Назначение проведено в соответствии с приказом ФНС России № ЕД-7-24/717@.

Удостоверяющий центр «Основание» (АО «Аналитический Центр») создан при партнерстве госкорпорации «Ростех», «Московского Кредитного Банка» и группы компаний «Seldon». УЦ имеет более 60 филиалов по всей стране. Сотрудники компании 16 лет работают на рынке электронной подписи и электронного документооборота.

В УЦ «Основание» приобрести КЭП могут индивидуальные предприниматели, единоличные исполнительные органы компаний, их сотрудники, а также физические лица. Квалифицированный сертификат для первых 3 категорий выдается бесплатно. Компания также предлагает широкий выбор сопутствующих продуктов, в том числе токены и средства криптографической защиты информации. Клиенты получают все необходимое для того, чтобы успешно работать в цифровом пространстве.

Прощание с сотнями УЦ: Где получать КЭП после трансформации рынка электронной подписи

Раздутое количество удостоверяющих центров сокращается до нескольких компаний благодаря эффективной системе государственного контроля. Право выдавать цифровой аналог собственноручной подписи с июля 2021 года останется у единичных организаций, прошедших аккредитацию по новым требованиям.

СОГЛАШЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Настоящее соглашение регламентирует отношения между АО «Аналитический центр» и физическим лицом (Пользователь) и вступает в силу с момента принятия Пользователем условий настоящего соглашения. При несогласии Пользователя с хотя бы одним из пунктов соглашения, Пользователь не имеет права дальнейшей регистрации. Продолжение процедуры регистрации говорит о полном и безоговорочном согласии с настоящим соглашением.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Персональные данные Пользователя - данные, используемые для идентификации личности, добровольно указанные Пользователем при прохождении регистрации. Данные хранятся в базе данных на сервере АО «Аналитический центр» и подлежат использованию исключительно в соответствии с настоящим соглашением и законодательством РФ.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Мы используем персональные данные Пользователя только для тех целей, которые указываются при их сборе. Мы не используем персональные данные для других целей без согласия Пользователя. Мы можем использовать персональные данные Пользователя для следующих целей:

Для использования персональных данных для любой иной цели мы запрашиваем подтверждение Пользователя. Пользователь соглашается, что АО «Аналитический центр» оставляет за собой право использовать его персональные данные анонимно и в обобщенном виде для статистических целей.

ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПО РЕГИСТРАЦИИ

Пользователь соглашается предоставить правдивую, точную и полную информацию о себе по вопросам, предлагаемым в регистрационной карте. Если Пользователь предоставляет неверную информацию, АО «Аналитический центр» имеет право приостановить либо отменить регистрацию.

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ

АО «Аналитический центр» не передает персональные данные третьим лицам для маркетинговых целей без разрешения Пользователя.

АО «Аналитический центр» может передавать персональные данные Пользователя компаниям, аффилированным по отношению к АО «Аналитический центр», для обработки и хранения. Пользователь соглашается с тем, что АО «Аналитический центр» передает персональные данные Пользователя уполномоченным организациям для создания и выдачи электронной подписи, выполнения требуемых услуг и операций.

АО «Аналитический центр» предоставляем третьим лицам объем персональных данных, необходимый для оказания требуемой услуги или транзакции. При необходимости АО «Аналитический центр» можем использовать персональные данные Пользователя для ответа на претензии, исковые заявления.

АО «Аналитический центр» можем собирать и, при необходимости, передавать уполномоченным органам имеющуюся в нашем распоряжении информацию для расследования, предотвращения и пресечения любых незаконных действий. АО «Аналитический центр» вправе раскрывать любые персональные данные по запросам правоохранительных органов, решению суда и в прочих случаях, предусмотренных законодательством РФ.

С целью предоставления дополнительной информации, оказания услуг, Пользователь можете быть направлен на другие ресурсы, содержащие информационные или функциональные ресурсы, предоставляемые третьими лицами.

Только в тех случаях, когда информация собирается от лица АО «Аналитический центр», использование данных Пользователя будет определяться политикой АО «Аналитический центр» в отношении конфиденциальности персональных данных. При предоставлении информации на других ресурсах будут использоваться политики в отношении конфиденциальности персональных данных, проводимые их владельцами.

АО «Аналитический центр» требует от своих партнеров использования политики в отношении конфиденциальности персональных данных, согласующихся с политикой АО «Аналитический центр».

БЕЗОПАСНОСТЬ ВАШИХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

АО «Аналитический центр» использует технологии безопасности, процедуры и организационные меры для защиты персональных данных Пользователя от несанкционированного доступа, использования или разглашения.

АО «Аналитический центр» стремится защитить персональные данные Пользователя, но не может гарантировать безопасность передаваемых данных.

АО «Аналитический центр» рекомендует принимать все меры по защите ваших персональных данных при работе в Интернете. Часто меняйте пароли, используйте сочетание букв и цифр при создании паролей и используйте защищенный браузер.

АО «Аналитический центр» не хранит персональные данные Пользователя дольше, чем необходимо для целей их сбора, или чем требуется в соответствии с действующими законами или правилами.

197. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

198. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами.

199. При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы нотариата либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными для направления запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, единую информационную систему нотариата.

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

201. Нотариус осуществляет ведение в ЕИС следующих электронных книг и журналов (далее - электронные журналы):

1) журнала регистрации организационно-распорядительных документов;

2) журнала регистрации входящей корреспонденции;

3) журнала регистрации исходящей корреспонденции;

4) журнала регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия;

5) книги учета депозитных операций.

Хранение электронных журналов осуществляется средствами ЕИС.

Доступ к сведениям, содержащимся в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия, имеет любой нотариус.

Доступ к сведениям, внесенным нотариусом в иные электронные журналы, имеет только нотариус, внесший соответствующие сведения, или нотариус, которому передан его архив.

202. Утратил силу. - Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD - ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации).

При поступлении электронных документов, информацию из которых необходимо приобщить к делу, в дело на бумажном носителе помещается образ электронного документа на бумажном носителе.

204. Электронные документы, книги, журналы и реестры, хранящиеся в ЕИС, не формируются в дела на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.

Если Примерной номенклатурой дел предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа, в соответствующее номенклатурное дело нотариуса помещается образ на бумажном носителе нотариального документа, оформленного в электронной форме, если иное не установлено пунктами 166.1 - 166.3 Правил.

205. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации.

Цифровизация гражданского оборота происходит стремительно, проникает в любые сферы бизнеса и быта. Сейчас обсуждается даже не столько возможность появления «цифровых форматов основных документов», а сроки внедрения таких новшеств. Между тем один из ключевых правоприменителей в этой сфере — нотариат, уже давно подготовил свою инфраструктуру для таких возможностей, более того — уже сделал оборот электронных документов реальностью, чем активно пользуются и бизнес, и граждане. Только за январь-октябрь этого года они 2 839 918 раз обратились к нотариусу, чтобы перевести бумажный документ в цифровую форму, сохранив его юридическую силу.

Это нотариальное действие, когда нотариус может перевести любой документ (кроме документов, удостоверяющих личность и договоров, заключенных в простой письменной форме — это ограничено законом) в электронный вид или наоборот, из электронной формы сделать бумажный «оригинал», с сохранением его юридической силы, открыло для людей и предприятий фантастические возможности.

При этом нотариусы сегодня могут сразу изготовить удостоверяемый ими документ в цифровой форме, без «бумажной стадии». Главное, чтобы принимающая этот документ сторона имела технические и нормативные возможности его проверить и использовать. В том числе и о таких требованиях к обороту цифровых документов говорил глава Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Максут Шадаев, выступая на днях в Совете Федерации. Необходимо, чтобы государственные ведомства, иные организации могли моментально проверить предъявленный им электронный документ, будь то водительские права, паспорт и т.д.. Что касается «цифровых версий» документов, удостоверяющих личность, то, по мнению руководителя Минцифраза, уже к 2021 году у граждан может появиться возможность создавать и хранить в мобильном приложении цифровые двойники основных документов.

Сейчас в повседневный оборот начинают входить нотариальные электронные доверенности для ряда банковских операций. Нотариусы не только удостоверяют такие доверенности сразу в цифровом виде, но и тут же направляют их в банк по защищенному каналу связи. Это позволяет не тратить время на передачу бумажного варианта доверенности поверенному — он сможет провести операцию по доверенному счету в ряде банковских отделений практически сразу после оформления цифрового документа доверителем. Таким образом, банк получит гарантированно достоверный документ напрямую от нотариуса, что сводит к минимуму риски подделки или утраты доверенности. Пилотный проект Федеральной нотариальной палаты и Сбера был запущен летом этого года в Москве, ожидается, что подобное взаимодействие будет налажено и с другими кредитными организациями.

Эксперты особо отмечают, что стремительная цифровизация требует особо внимательного отношения к безопасности «электронных сделок», когда кажущиеся удобство и упрощение могут повлечь массовые мошенничества и нарушения прав граждан, потерю ими своего ценного имущества. Удостоверяя сделки, в том числе в цифровом формате, нотариус гарантирует их законность, только он полностью отвечает за весь ущерб, который может возникнуть по его вине. Нотариус проверит, что граждане, подписывая документы, на бумаге или «в цифре», не введены в заблуждение, разъясняет им все последствия. Нотариус проверяет правомочность сторон сделки или заявителей по иным действиям, что очень важно, чтобы предупредить мошенничество или последующие судебные споры.

Новые форматы «цифровой реальности» уже породили такое явление, как «цифровая дискриминация», когда большая часть граждан не может воспользоваться новыми сервисами, включая государственные услуги в электронных форматах — не у всех есть нужные гаджеты, далеко не все умеют ими пользоваться, большинство граждан не понимает до конца механизмов использования электронной подписи. И нотариат как раз нивелирует такие риски — например, нет потребности приобретать личный ключ электронной подписи для разовой сделки, когда нотариус может удостоверить необходимый документ своей УКЭП, при этом предоставляя все имущественные гарантии удостоверения сделки.

А вот «цифровой нигилизм» — привычка автоматически нажимать «ОК» на экране гаджета, еще только начинает раскрывать весь свой негативный потенциал. Криминальные специалисты в области «социальной инженерии» (самый простой пример — многочисленные мошенничества со звонками «службы безопасности банка») этим активно пользуются. И чем большее распространение будут получать цифровые сделки с ценными активами, той же недвижимостью, тем больше проблем будет возникать у рядовых граждан, тем более — социально уязвимых. В этой ситуации альтернативы доступному нотариату, уже создавшему электронную инфраструктуру по всей территории страны, просто нет.

Благодаря вступающему в конце года закону о «цифровом нотариате», за целым рядом нотариальных действий можно будет обращаться удаленно, через интернет. Удостоверить сделку тоже можно будет дистанционно. Появятся новые возможности — надежно и безопасно хранить у нотариуса любые электронные документы, будут введены QR-коды на нотариальных документах и т.д.

Особенности работы нотариусов с электронными документами предусмотрены «Основами законодательства Российской Федерации о нотариате» и «Правилами нотариального делопроизводства» (далее — Правила), утвержденными Приказом Минюста России № 78 от 16 апреля 2014 года.

Федеральный закон № 379-ФЗ от 21 декабря 2013 года внес изменения в отдельные законодательные акты, в том числе в «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате». В частности, были закреплены три основных функции, касающиеся деятельности нотариусов в электронном пространстве:

ведение Единой информационной системы нотариата (ЕИСН);
совершение нотариальных действий на основе электронных документов;
удостоверение равнозначности электронного документа и оригинала на бумажном носителе.

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;
полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

Получить такую подпись можно в Удостоверяющем центре нотариата России, который создан в Москве в 2010 году. Центр обеспечивает средствами электронной подписи нотариусов и исполняющих обязанности нотариусов на всей территории Российской Федерации.

Электронная подпись позволяет нотариусам и исполняющим обязанности нотариусов участвовать через Единую информационную систему нотариата (ЕИСН) в электронном документообороте, в том числе с органами государственной власти РФ.

При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи осуществляется с использованием средств единой информационной системы либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

журнал регистрации входящей корреспонденции;
журнал регистрации исходящей корреспонденции.

Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы нотариата.

Электронные документы, исходящие от нотариуса и подлежащие регистрации, регистрируются в день их отправления адресату.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD — ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации).

Нотариус должен иметь личную печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы, штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы.

Для совершения нотариальных действий с электронными документами и передачи сведений в ЕИСН нотариус использует усиленную квалифицированную электронную подпись, созданную в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года (статья 11 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате»).

Читайте также: