Чтобы данные воспринимались процессором excel как таблица необходимо

Обновлено: 07.07.2024

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

2. Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

3. Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

4. Отображение данных из таблицы Excel на карте

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

5. Быстрый переход к нужному листу

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

6. Преобразование строк в столбцы и обратно

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

Выделите диапазон.
Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

7. Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

8. Умная таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

9. Спарклайны

Спарклайны — это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

10. Восстановление несохранённых файлов

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

11. Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт» — и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Если этот обзор охватил не все полезные фишки MS Excel, о которых вы знаете, делитесь ими в комментариях!

Часто в работе приходится сталкиваться с гигантскими файлами Excel в которых пользователи чего только не всунут, иногда размер таких файлов достигает 100Мб (даже без рисунков), поэтому решил написать именно о двух самых распространённых причинах зависания гига-книг бухгалтеров и других пользователей, практикующих вуду в Excel. Конечно, вы можете найти данную информацию в интернете, но лучше себе сохранить пару картинок, чем тратить время. И так начнём.

Включаем вкладку “Разработчик”

Далее вызываем редактор нажав Alt+F11 (если у вас не вызывается можно включить вручную)

Создаётся новый макрос module1 в который нам нужно внести следующие строки (пункт 2) :

Sub DeleteAllTextBox()

Dim oSh As Shape

For Each oSh In ActiveSheet.Shapes

Сохраняем данные изменения и подтверждаем(пункты 3,4,5).

Закрываем данное окно и уже в самом Excel применяем этот макрос перейдя во вкладку

“Разработчик” и выбрав “Макросы” - “DeleteAllTextBox”

___________________________________________________________________________________

2. В файле есть много разных формул, в особых случаях, прописанных на каждую ячейку, либо ячейка имеет очень много связей. В таком случае изначально включённая функция Excel “автоматического завершения записей” начинает приносить вред вместо пользы, так как из-за сложности связей ячеек предугадать по правилу предыдущих записей она уже не может и вместо этого начинает жёстко тупить. Достаточно просто отключить данную функцию и всё заработает в разы быстрее.

Надеюсь кому-то пригодится, всем спасибо за внимание

MS, Libreoffice & Google docs

462 поста 12.7K подписчиков

Правила сообщества

2. Публиковать посты соответствующие тематике сообщества

3. Проявлять уважение к пользователям

4. Не допускается публикация постов с вопросами, ответы на которые легко найти с помощью любого поискового сайта.

По интересующим вопросам можно обратиться к автору поста схожей тематики, либо к пользователям в комментариях

Важно - сообщество призвано помочь, а не постебаться над постами авторов! Помните, не все обладают 100 процентными знаниями и навыками работы с Office. Хотя вы и можете написать, что вы знали об описываемом приёме раньше, пост неинтересный и т.п. и т.д., просьба воздержаться от подобных комментариев, вместо этого предложите способ лучше, либо дополните его своей полезной информацией и вам будут благодарны пользователи.

Утверждения вроде "пост - отстой", это оскорбление автора и будет наказываться баном.

данные в документ excel вставляются листами или столбцами/строками из файлов, созданных в ИНФИН, 1С, SAP и других подобных ERP-системах, а также с других книг excel. <. > Успешно практикующий бухгалтер, может копировать некоторые столбцы годами.

И заработала книга быстро и неправильно.

Когда нужно вырыть котлован подгоняют бульдозер, а не ковыряют лопатой. Когда размеры таблиц превышают 100 Мб Excel - неправильный инструмент

Благодарю за информацию. Пошла отключать автомат

А перед этим всем - включить надстройку Inquire и сделать Clean excess cell formating на всех листах.

Привет! Очень классно, а не мог бы ты рассказать про фишки в гугл таблицах

Привет, даёшь занятия по excel?

Едрическая сила, спасибо бро! Вести учет заявок в экселе в целом плохая идея, но я надеюсь что твои способы хоть немного помогут.

Вот за макрос для удаления пустых ячеек - спасибо. Последний раз удалял руками. При следующей возможности - обязательно попробую.

А может люди практикующие такие таблицы в 2020 должны страдать, и в идеале банкротиться/увольняться? Не понимаю этих тенденций помогать утопающему тонуть медленнее. В чем смысл?

Как-то познакомился с человеком, который составлял аналог рейтинг ЭЛО для футбольных команд( европейские чемпионаты + сборные). Хобби у него было такое. Данные вбивал за последние пару десятилетий.
Я посмотрел эту эксельку, она весила >150mb и отрывалась минут 15.

у меня на компе лет 10 была простенькая игрушка стрелялка встроенная в экселевский файл. как это было сделано? до сих пор интересно)

Так вот откуда эти объекты берутся.

Я с ними чуток по другому борюсь, потому как штампы тоже в надписях отрисованы, и всё удалять нельзя. Но за скрипт спасибо, вдруг тоже пригодится :)

Случаи из практики 105

— У моей девушки очень своеобразное чувство юмора, - с унылым видом произнес клиент. – Причем я подобрал самое литературное слово для описания того бреда что она делает.

— Это сильно мешает вашим отношениям?

— Ну, как сказать? Вроде бы да, а вроде и нет - просто нам очень весело вместе, но когда дело доходит до всего что находится вокруг, то тут все становится все хуже и хуже.

— Расскажите поподробнее, пожалуйста.

— Подробнее? Я попробую… Взять что ли ее прошлогоднюю выходку: едем мы к моей матери в гости, я за рулем, полсалона занимают стройматериалы, а Лена сидит сзади, на пассажирском сидении. Светофор загорается красным, я останавливаюсь, а рядом, на соседней полосе стоит полицейский экипаж. Тут моя умница, чуть-чуть приоткрывает окно и, высунув руки наружу, начинает кричать что ее похитили и хотят изнасиловать. Мужики среагировали мгновенно – похватали пушки, выскочили из машины, один взял меня на прицел, а второй оббежал сзади и выволок наружу. Словно попал в ГТА, только на месте того чувака, которого выкидывают из машины – оказался я.

— Чем закончился этот инцидент?

— Ну, полицейские не оценили юмора и нам пришлось очень долго объяснять их старшему что это была всего лишь шутка. На нас хотели написать протокол и привлечь за мелкое хулиганство – кое-как сумели уговорить не возбуждать дело. В общем, нажили проблем по самое не хочу! Но и смеялись до упада, когда смотрели снятое Леной видео с моим растерянным лицом.

— И часто она выкидывает такие шутки?

— Вы пытались как-то образумить ее?

— Вы переживаете что она рано или поздно наживет вам обоим большие проблемы?

— Ну а как тут не беспокоиться? Недавно она решила напугать девчонок из бухгалтерии, устроив в курилке мини пожар. Началась паника, народ начал метаться туда-сюда, босс вообще первым выскочил на улицу и побежал отгонять свою ауди. И тут Лена, как настоящий герой, выходит в коридор с огнетушителем и без проблем тушит пламя. Коллеги чуть ли не на руках ее носили и крайне недобрым словом поминали того, кто все это устроил. Она потом ухахатывалась, когда рассказывала, что завхоз ее чуть не застукал с зажигалкой в руке. Я попытался объяснить ей что так себя вести крайне безответственно – кто-нибудь мог пострадать во время давки или огонь стал бы больше, и она не сумела его потушить.

— Вы правы: такое поведение опасно и для себя, и для окружающих. Нужно принимать меры.

— Вот я и решился привести ее к вам, - просиял мужчина. – А то мне кажется, что ее пранки скоро выйдут из-под контроля.

— Думаете она придет на сеанс?

— Если не захочет добровольно, то я знаю, как решить дело по-другому, - мрачным голосом ответил он. – Раз уж ей не хватает остроты ощущений, то я ей их обеспечу. У меня в органах есть старый друг - я отдам ему все видео с ее приколами и попрошу разобраться. Как только у нее начнутся серьезные проблемы с законом, она сразу же станет сговорчивей.

— Вы же понимаете, что будет если она узнает кто за этим стоит?

— Это не важно – сейчас главное сделать так, чтобы она не угробила себя или кого-нибудь еще…

Мой опыт работы в «нефтегазовой отрасли» (8)

Лето закончилось, прошло еще пару месяцев на голом окладе, и вдруг работа на нас действительно нахлынула. Руководству, видимо, удалось договориться с национальным достоянием. Началось всё с писем. Письма наружу с предложением и полным описанием наших услуг и их стоимостью. Если раньше в день было одно-два, и-то не каждый день, то теперь вдруг их число стало доходить до 20 в день! Это когда не успеваешь сверстать и подготовить одно – надо бежать за данными для другого и так целый день. Мы чувствовали, что процесс пошел, шестеренки закрутились. В один из таких перегруженных дней я даже заработал первую похвалу от начальницы. Когда она узнала, что несколько писем, которые она только собиралась озвучить были уже готовы, она сказала:

- Ну, ты это, прям – электровеник! – сказала она мне лично. Больше слов похвалы до самого конца своей работы там я от неё не услышал.

Начали приходить авансы от заказчика и на эти поступления стали гасить задолженность по зарплате. Принесли расчетные листки. Забавно было получить расчетный листок за июнь в ноябре и наблюдать, как в нем выплаты зарплаты разбиты на 6 частей и стоят с июня по октябрь. По факту это ведь документально зафиксированное, с подписью главбуха, нарушение ТК РФ. Но все были рады, что кризис миновал и теперь заживем!

- Будем искать только с опытом и желательно с таким-же, как у нас или подобным. Учить работать я никого не хочу.

Мне сразу представились такие профи в пиджачках, у которых вся экономическая теория отлетает от зубов и на фоне которых мы с коллегой, действительно, проигрываем. Но потом я вспомнил об уровне зарплат в нашей конторе и успокоился – суперпрофессионалы на такое не пойдут, можно расслабиться. В реальности всё оказалось еще смешнее.

Собеседования. Решили сначала попробовать кого-то из знакомых, чтобы не срабатываться с людьми с улицы. Проштудировали всех и оказалось, что моя дальняя родственница подходит по всем параметрам и готова выйти и поработать. Я подумал, что этот вариант будет отличным на случай какого-то конфликта на моей стороне всегда будет еще один человек. Но, признаться честно, не особо подумал тогда, во что я втягиваю своего родственника…

Работала она до этого вольным бухгалтером, обсчитывала несколько контор или ИП-шников по фрилансу, скажем так. И жила на это, без постоянного места работы. Муж, сын, несколько машин – на жизнь хватало, но решила попробовать поработать на постоянку. Пришла к нам, побеседовала с Р, впечатление положительное, я ей всё показал, уже были уверены, что всё будет в порядке. Как вдруг, решила вмешаться главбухша! Оказывается, она в этот день была на месте, заняться ей, судя по всему, было особо нечем, и она решила лично провести еще одно собеседование с кандидатом. Причем, провести его в стресс-формате!

Наверное, как стало понятно со временем, этим собеседованием главбухша дала начальнице моего отдела мощный подзатыльник, давая понять, чтобы не было за её спиной никакого самоуправства в выборе кандидатов. И резюме всех, кого найдем в интернете, чтобы сначала распечатывали и тащили ей на согласование, без попыток протащить знакомых. Родственница просто стала разменной монетой в этом переделе сфер влияния.

Теперь, зная этот горький опыт, я сам не сильно удивляюсь, когда сталкиваюсь с каким-то похожим неадекватом на собеседованиях. Ты же не знаешь, какие там подводные течения в компании, может похожий передел, и один начальник заворачивает кандидатуры, подобранные другим, специально из вредности, чтобы своё влияние показать.

Мой опыт работы в «нефтегазовой отрасли» (2)

В общем, в тот раз главбухша меня пощадила. Этот человек вообще заслуживает отдельного развернутого рассказа. До меня потом дошло, что мы пересеклись с ней всё-таки один раз чуть раньше этого злосчастного звонка. Я стоял в коридоре, решал по телефону свои дела, а она бежала мимо меня в женский туалет.

- МОЛОДОЙ ЧЕЛОВЕК, ЗДОРОВАТЬСЯ, ЧТО, НЕ УЧИЛИ? – прокричала она мне и пронеслась мимо.

Так я понял, что это какое-то начальство, но знакомы мы не были. Очень крупное, мешковатое телосложение, крупные, мужские черты лица. Возраст сложно сходу определить, злобные горящие глаза, волосы собраны в жидкий хвост, телесного цвета, с огромными залысинами. Всегда взвинченный тон общения, упомянутый в прошлом посте мерзкий ультразвук, если смех, то нарочито громкий. Ну и, как насмешка над всем этим набором, витиеватая фамилия. Она была из разряда тех людей, которые не знают покоя. Которые всегда на взводе. И им нужно, чтобы на взводе были все окружающие. Без этого у них не запускается механизм рабочего процесса. А уж какой барыней она бороздила владения! С каким надменным презрением смотрела на "челядь". Теперь я знаю, как выглядели те самые столбовые дворянки, которые, не моргнув глазом, могли вспороть живот крепостному, чтобы ножки погреть.

Во-первых, текст почти всегда как под копирку. Одинаковый. О том, что работать очень хорошо и всегда компания поощряет тех, кто пришел сюда именно работать, а не баклуши бить. Есть премии, офис чистый и уютный, приятные коллеги. Но кому уж точно тут не место, так это лентяям! Негативные отзывы пишут обиженные на жизнь лентяи! А по факту, работа хорошая, из минусов – отсутствие ДМС.

Во-вторых, положительные отзывы всегда появляются пачками. По несколько штук в день, потом на месяцы – молчание. Или подряд несколько дней пишут только положительное. В общем такая динамика явно дает всё это понять. Негативные появляются разрозненно. Периодичность и стиль повествования явно свидетельствуют о том, что писали разные люди и автономно друг от друга, выражая свои неподдельные эмоции. Но когда негативных становится чуть больше двух – начинается набег!

В-третьих, те, кто писал положительные отзывы, всегда представлялись знакомыми мне инициалами. Или искаженными именами, но все равно тем, кто работает внутри компании все эти сотрудники известны и их легко можно узнать. Я так понимаю, что это нарочно делалось еще и для того, чтобы отчитаться перед главбухом. Что вот Коля. Коля написал отзыв как просили, премию в этом месяце получит.

Ну и в-четвертых, ну не пишут столько позитивных отзывов все подряд сотрудники! Это не райское место и не работа мечты, чтобы так радоваться и радость эту выражать. Самый лучший показатель для любой конторы – то, что отзывов о ней на этих сайтах нет, или их мало! Но когда толпа народу пишет, как тут хорошо – тухловатый запах бьет в нос сразу. Отзывы люди пишут, когда произошло что-то вопиющее, несправедливое, с ними нехорошо пуступил работодатель, обманул. Когда всё нормально – все молча работают. У них не возникает даже мысли заходить на сайты отзывов и мониторить их, не то, чтобы писать.

Ситуация, которая заставляет злорадно улыбаться меня до сих пор. У главбухши был зам, женщина предпенсионного возраста. Такая вобла сушеная, худая, агрессивная. Залетала в кабинеты и требовала. Казалось, что она ничего не умеет больше, кроме как требовать. Тоном общается только повелевающе-взвинченным. Тоном завуча младших классов в школе, короче ужас. С Главным бухгалтером – не разлей вода.

И вот случается очередной набег на сайты отзывов. Один отзыв подписан инициалами замши. Тематика – такая же, как указано выше. Как хорошо работать, только жалко, что ДМС нет. Я это замечаю сразу. Но, проходит меньше недели и замша вылетает из компании пинком под зад в один день без отработки, отступных и чего-либо ещё. За то, что как-то нагрубила главбуху. Не знаю, что у этих закадычных подруг там произошло. Но таким образом далеко не последний человек в компании в предпенсионном возрасте за один день стал безработным. Сидит теперь дома, отзыв свой об этой конторе перечитывает и льёт, наверное, свои вобловские слёзы.

Признаюсь честно, я не большой специалист в Exel. Очень многие, даже простейшие процессы автоматизации в нем меня ставят в тупик. Поэтому данная статья мне была очень любопытна и полезна. Может быть и вы узнаете что то новое для себя. Итак читаем …

Сегодня хотим предложить вашему вниманию новую порцию советов для ускорения действий в этой программе. О них расскажет Николай Павлов — автор проекта «Планета Excel», меняющего представление людей о том, что на самом деле можно сделать с помощью этой замечательной программы и всего пакета Office. Николай является IT-тренером, разработчиком и экспертом по продуктам Microsoft Office, Microsoft Office Master, Microsoft Most Valuable Professional. Вот проверенные им лично приёмы для ускоренной работы в Excel. ↓

Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в последней версии Excel 2013, но она стоит того, чтобы обновиться до новой версии досрочно. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

Подобным образом можно извлекать имена из email’ов, склеивать ФИО из фрагментов и т. д.

Копирование без нарушения форматов

Вы, скорее всего, знаете про «волшебный» маркер автозаполнения — тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, т. к. копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать, если сразу после протягивания чёрным крестом нажать на смарт-тег — специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Microsoft Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

Отображение данных из таблицы Excel на карте

В последней версии Excel 2013 появилась возможность быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам и т. п. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин Bing Maps. Это можно сделать и по прямой ссылке с сайта, нажав кнопку Add. После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней.

При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Быстрый переход к нужному листу

Если в вашей книге количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

Преобразование строк в столбцы и обратно

Выделите диапазон.
Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки — значок «Транспонировать» (Transpose).

В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

Выпадающий список в ячейке

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и т. д.), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка:

Продвинутые трюки из той же серии: выпадающий список с наполнением, связанные выпадающие списки, выпадающий список с фотографией и т. д.

«Умная» таблица

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home — Format as Table), то наш список будет преобразован в «умную» таблицу, которая (кроме модной полосатой раскраски) умеет много полезного:

Автоматически растягиваться при дописывании к ней новых строк или столбцов.
Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Спарклайны

Восстановление несохранённых файлов

Пятница. Вечер. Долгожданный конец ударной трудовой недели. Предвкушая отдых, вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет».

Опустевший офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно — несколько последних часов работы пошли псу под хвост и вместо приятного вечера в компании друзей вам придётся восстанавливать утраченное.

Сравнение двух диапазонов на отличия и совпадения

Весьма часто при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Самый быстрый и наглядный способ сделать это:

Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
Выберите на вкладке «Главная» — «Условное форматирование» — «Правила выделения ячеек» — «Повторяющиеся значения» (Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values).
Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом, правда? Всего-то пара десятков итераций «недолёт — перелёт», и вот оно, долгожданное «попадание»!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Вставка» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert — What If Analysis — Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Ну и еще некоторые более простые полезность про Exel:

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Добрый день уважаемый читатель!

Эту статью я хочу рассмотреть тему эффективности Excel и узнать почему тормозит Excel, а также предоставить 12 способов улучшить работу файлов Excel! Конечно, если вы используете небольшие таблицы или вам не интересно расширение границ использования Excel, тогда статья будет не интересна, а вот если всё наоборот, приступим….

Когда же возникает такие случаи, когда файлы Excel «тормозят» и их работоспособность стремится к малой величине. Возможно, присланный вам файл очень большой и тяжёлый и поэтому долго сохраняется или он маленький, но всё то же самое… Давайте выясним причины таких проблем и основные способы их победить.

Проблемы с «тормознутостью» MS Office это довольно распространённое явление в работе Excel. Проблемная работа Excel может возникать по многим причинам: излишнее условное форматирование, чрезмерное использование функций Excel, созданные из больших массивов данных сводные таблицы, дополнительные и ненужные строки и столбцы в таблицах, и многое другое.

А теперь перейдем от теории к действию и рассмотрим 12 способов, которые позволит вам, избавится от «тормозов» Excel и начать комфортно работать:

Пережимаем картинки в файле;
Заменим макросами большие формулы;
Убрать форматирование таблиц Excel;
Удаляем ненужные столбцы и строки;
Заменить формат рабочей книги на *.xlsb;
Убираем чрезмерное условное форматирование;
Удаляем ненужные данных внутри структуры файла Excel;
Неправильно настроенная печать на принтер;
Сменить версию Excel на более позднюю;
Сносим файл «Personal.*»;
Производим оптимальную настройку сводных таблиц;
Убираем ненужные объекты.

1. Уменьшаем размеры картинок

Самым первым способом уменьшения размера вашего файла, это поработать над картинками в нём. Но способ действителен, если изображения вы всё же использовали.

Когда вы добавляли картинку через меню на панели управления «Вставка» в блоке «Иллюстрации» нажимали «Рисунок», тогда в файл вшивался рисунок с полным объёмом. А вот теперь необходимо внести изменения, установите курсор на картинку, появится новая вкладка «Работа с рисунками» с под вкладкой «Формат». В блоке «Изменения» кликаете на кнопку «Сжать рисунки». В диалоговом окне «Сжатие рисунков» указываете подходящий вам вариант уменьшения размера и нажимаете «Ок». Не стоит забывать о том, что картинки могут скрываться и в примечаниях.

2. Заменим макросами большие формулы

В случаях, когда таблица большая, на десятки тысяч строк, и вмещает в себя много сложных формул, которые ссылаются на разнообразные книги и листы приводят к тому, что тормозит Excel. Для улучшения стоит применять созданные макрорекордерных макросов вместо написанных формул, так как они превратят формулы в скопированные как значения тексты, цифры и значения. Очень поможет в случаях множества действий с файлом, когда производится частое пересчитывание данных всего файла.

3. Убрать форматирование таблиц Excel

В случаях, когда к диапазону данных применено форматирование в виде специальной таблицы, а сами таблицы достигают большого размера, это может привести к значительным сложностям в работе Excel.

Определить как именно отформатированная таблица можно просто, установив курсор на абсолютно любую ячейку, появится дополнительная вкладка в панели управления «Работа с таблицами». Выбираете вкладку «Конструктор», ищете раздел «Сервис», нажимаете кнопку «Преобразовать в диапазон» и подтверждаете, что вам нужно преобразовать вашу таблицу в обычную.

4. Удаляем ненужные столбцы и строки

Это достаточно распространённая проблема при работе в Excel. При обыкновении пользователь случайно перемещается с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl + стрелка вправо или вниз, нажатых случайно, и переносится в конец листа, да так и сохраняет рабочую книгу, при этом значительно ее утяжеляет. Особенно это происходит, когда в конец книги добавляется случайный символ, знак или заливка.

Проверить такой вариант возможно по характерному признаку, это очень маленький ползунок.

5. Заменить формат рабочей книги на *.xlsb

В случаях, когда ваша работа связана с огромными таблицами и их размер достигает больших объёмов, то следует сохранять рабочие книги в формате *.xlsb. Это расширение хранится как двоичный формат, своеобразный специальный формат для создания и хранения ваших «баз данных» имеющих в основе электронные таблицы.

Когда сохранение будут произведены в этом формате, любой большой файл уменьшится сразу же в 2-3 раза, кстати, скорость вычислений также увеличится на несколько порядков, что будет вас радовать.

6. Убираем чрезмерное условное форматирование

Несмотря на всю полезность условного форматирования, его чрезмерное использование может и привести и к проблемам, ваша рабочая книга может подтормаживать. Это может произойти, даже без вашего ведома, просто в процессе работы вы копируете ячейки вместе с форматами и форматированием, а это не проходит бесследно, они накапливаются незаметно и тормозят работу файла.

Для удаления всего лишнего, для начала, выбираете необходимый диапазон, а можно и весь рабочий лист. Следующим шагом в панели управления, во вкладке «Главная» в разделе «Стили» выбираете пункт с выпадающим меню «Условное форматирование», дальше нужен пункт «Удалить правила» и выбираете нужный подпункт удаления.

7. Удаляем ненужные данных внутри структуры файла Excel

Я могу поспорить, что далеко не каждый пользователь знает, что файлы Excel представляют собой своеобразный архив и такая структура файла начала свою жизнь с 2007 выпуска. А это означает, что теперь файлы Excel можно открыть архиватором, таким как WinRar. А вот внутри файла и могут находиться файлы, которые, в некоторых случаях значительно тормозят Excel.

Для проведения процедуры по уменьшению размера, перестрахуйтесь, и сделайте резервное копирование вашего файла. Затем откройте файл с помощью контекстного меню, открываем файл, нажав на мышке правую кнопку и выбрав пункт «Открыть с помощью» и с доступных программ выбираете программу архиватор. Или, второй вариант, открываете архиватор и в меню «Файл» кликаете на пункт «Открыть внутри». Результатом любого из вариантов будет открытие файла Excel, как архива с файлами и папками.

В архиве, скорее всего в папке «xl», удалите папки «printerSettings» и «drawings». После всех мучений запускаем снова файл и на все системные возмущение соглашаемся кнопкой «Ок», файл восстановиться и запустится.

Обращаю ваше внимание, что если файл содержит рисованные объекты типа кнопок или фигур то удалять всю папку «drawings» не стоит, вместе с ней испарятся и фигурки. Достаточно в папке удалить vmlDrawing.vml который вмещает разнообразную информацию и может достигать больших размеров.

8. Неправильно настроенная печать на принтер

Когда вы не установили принтер по умолчанию и система не может определить настройки текущего принтера, необходимо чётко обозначить, куда будет происходить отправка на печать. Если принтер невозможно опознать, замените драйвер устройства.

Иногда случается так, что стирании настроек принтера из пункта 7, может привести к тому, что неправильные настройки принтера тормозят весь файл.

9. Сменить версию Excel на более позднюю

Ни что не стоит на месте, даже наша планета, так и Excel развивается, ведь совершенству нет предела. Меняется и развивается программный продукт, оптимизируется программный код, что позволяет, иногда значительно, повысить продуктивность работы с таблицами и расчёты формул, быстродействие может увеличиться до 20% в более новых версиях, например в 2016 относительно 2007.

Также частенько встречается ситуация когда Excel версии 2007 не может работать с текущим файлом, а вот в более поздних версиях никаких проблем нет и всё работает отлично.

Усовершенствуйте версию, переходите на более продуктивные продукты MS Office, желательно от 2013 версии и выше.

10. Сносим файл «Personal.*»

Основное назначения сего файла, это хранение информации о предыдущих работах в Excel. Он помогает записывать и запоминать макрос, хранить формат данных для ваших всех книг. Проще говоря он нужен для того что бы из раза в раз не делать те же самые действия по форматированию файла, а при первоначальном открытии все персональные настройки сохраняются в специальный файл и воспроизводятся при открытии.

Проблемы могут возникать, если начнет, тормозит файл персональных настроек. Для устранения проблемы, воспользуйтесь принципом, нет файла, нет проблем. Найдите С:\. \Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART или С:\. \Microsoft Office\Office12 и где то в недрах этих папок ищете файл «Personal.*» и сносите его.

11. Производим оптимальную настройку сводных таблиц

Когда вы в сводной таблице ссылаетесь на огромные диапазоны от десятка тысяч строк, она начинает все результаты своих расчётов, которые становятся колоссальными, хранить в себе. И это становится причиной общего торможения при работе с файлом. Для устранения этой причины, установите курсор на таблице, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши, потом выберите пункт «Параметры сводной таблицы» в диалоговом окне на вкладке «Данные» снимите галочку в пункте «Сохранять исходные данные вместе с файлом».

Этими действиями вы можете уменьшить файл практически в два раза.

12. Убираем ненужные объекты

Частенько когда вы переносите или копируете информацию из других рабочих файлов или сайтов, в структуре таблиц могут содержаться разнообразные скрытые объекты типа фигур, рисунков и прочее.

Для удаления таких ненужных объектов необходимо запустить макрос, кликните горячую комбинацию клавиш Alt + F11 для вызова редактора и вставьте код:

Читайте также: