Количество уровней форматирования текста которые предоставляет текстовый процессор ms word
Обновлено: 06.07.2024
При оформлении элементов данных в Microsoft Word выделяют три уровня:
1. Нижний уровень – символ. Один символ или строк символов могут иметь индивидуальное оформление.
2. Средний уровень – абзац. Программа отслеживает свойства абзацев и регистрирует все их изменения. С одной стороны абзац обладает текстовым содержанием, а с другой стороны – визуальным оформлением. На уровне абзаца форма наиболее динамично взаимодействует с содержанием. Поэтому форматирование абзацев является основным уровнем.
3. Верхний уровень – форматирование списков. Оно применяется в тех случаях, когда группу логически связанных или однородных абзацев надо выделить в окружающем тексте. В списке отдельные абзацы рассматриваются как элементы списка.
Все современные информационные технологии направлены на повышение выразительности документов. Один из приемов управления выразительностью документов основан на принципе функциональности форматирования. Он заключается в следующих положениях:
· элементы документа, выполняющие одинаковые функции, должны иметь одинаковое форматирование;
· чем значимее функция элемента, тем более выразительное форматирование он имеет.
С функциональной точки зрения форматирование бывает основным, структурным, дополнительным и специальным. У них разные цели и задачи, но генеральная цель форматирования одна: упростить читателю изучение документа, повысить адекватность его восприятия, помочь эффективно выделить главное и отделить второстепенное.
Структурное форматирование. Структурное форматирование решает две задачи: эффективное выражение основных положений документа и представление структуры документа. К объектам структурного форматирования относятся заголовки, подрисуночные подписи, названия таблиц и т.д. К этой категории следует отнести форматированные списки.
Дополнительное форматирование. Дополнительное форматирование служит обособлению дополнительных и вспомогательных элементов данных, поясняющих основное содержание документа. К объектам дополнительного форматирования относятся таблицы, ссылки, сноски, врезки, примечания и другие элементы. Реализуется дополнительное форматирование на уровне абзацев.
Специальное форматирование. Назначение специального форматирования – акцентирование внимания читателя или решение других специальных задач. Здесь используются все возможности форматирования на всех уровнях, и особое внимание уделяется цвету.
Форматирование символов и абзацев
Форматирование символов
Условно средства управления символами можно разделить на средства управления основными, дополнительными и специальными параметрами символов. Средства первой категории представлены в группе Шрифт на вкладке Главная. Средства второй и третьей категории можно найти на вкладках диалогового окна Шрифт.
| Выбор размера шрифта |
| Выбор гарнитуры шрифта |
| Управление цветом |
| Дополнительные начертания |
| Управление начертанием |
| Кнопки дискретного управления размером |
| Выбор гарнитуры шрифта |
| Накладная панель появляется при выделении фрагмента текста |
Рисунок 2.1. Средства управления форматированием символов
Выбор шрифта для основного текста.Для решения задач информационного обмена создаются десятки тысяч шрифтовых гарнитур с различными декоративными, художественными, эстетическими и другими свойствами. Наиболее известными являются четыре категории гарнитур:
· шрифты с засечками на концах букв (антиквы);
· шрифты без засечки на концах букв (гротески);
· шрифты специальные (символьные наборы).
Нужная категория выбирается в соответствии с функциональными особенностями данных. Для больших массивов текста рекомендуются шрифты с засечками. Они повышают скорость чтения и снижают утомление. Эти шрифты облегчают чтение длинных строк и применяются для форматирования печатных документов. К ним относятся шрифты Times New Roman и Cambria. Шрифты, не имеющие засечек, обладают улучшенной различимостью символов, поэтому их рекомендуют применять в условиях, неблагоприятных для чтения: при печати поверх тематического фона, при использовании символов малых размеров, в ячейках таблиц, в элементах диаграмм. К этому типу гарнитур относятся: Arial (самый насыщенный символьный набор в мире), Calibri, Candara, Segoe UI и другие. Эти шрифты удобны для чтения с экрана, но для печатных работ их эстетика явно не достаточна. Выбрать шрифт будет легче, если воспользоваться следующей таблицей:
Таблица 2.1. Факторы выбора основного шрифта
| Фактор | Шрифт с засечкой | Шрифт без засечки |
| Форма представления | Печатная | Электронная |
| Размер документа | Более 7 страниц | Менее трех страниц |
| Размер шрифта | 10 пунктов и более | 9 пунктов и менее |
| Структура | Сложная | Простая |
| Количество колонок | 1-2 | 2 и более |
| Длина строки | Более 72 символов | Менее 56 символов |
| Специальное форматирование текста | Допускается | Нежелательно |
| Насыщенность документа встроенными объектами | Не ограничено | Нежелательно |
| Наличие фона | Нежелательно | Допускается |
| Возраст заказчика | Более 45 лет | Менее 40 лет |
Моноширинные шрифты в основном используются для имитации шрифта пишущих машинок (например, гарнитура Courier New). Специальные символические наборы могут содержать топографические знаки, знаки музыкальной нотации, дорожного движения и т.д. Специалисты насчитывают более 250 тысяч специальных знаков. К категории специальных относится набор Symbol. Он предназначен для создания текстов научной направленности и для ввода математических формул. В частности, здесь можно найти символы для корректного изображения знаков «равно», «плюс» и «минус».
Задание 2.1. Откройте любой текстовый документ, например Состав пакета и на его основе исследуйте все описанные средства выбора шрифтов. Какие шрифты вы будете использовать для форматирования студенческих работ (рефератов, эссе, контрольных работ, домашних заданий, курсовых проектов, дипломных проектов)? Выводы по исследованиям запишите в отчет.
Выбор размера символов. Для абзацев основного текста размер символов определяется размером информационного носителя (экрана или печатного листа). Для других элементов документа размер символов устанавливается согласно принципу функциональности форматирования. Дополнительное форматирование может выполняться шрифтом меньшего размера, чем размер основного шрифта, а структурного – символами большего размера.
Если печать документа не предполагается и документ готовится для просмотра на экране, размер основного шрифта выбирается в соответствии с разрешением экрана (табл.2.2)
Таблица 2.2. Размер шрифта электронного документа
| Разрешение экрана | Размер основного шрифта | |
| 4:3 | 16:10 | |
| 800х600 | - | 10 пт |
| 1024х768 | 1440х900 | 11 пт |
| 1280х1024 | 1680х1050 | 12 пт |
| 1600х1200 | 1920х1200 | 14 пт |
Если документ готовится для печати, то размер шрифта можно выбрать в соответствии с табл. 2.3.
Таблица 2.3. Размер шрифта печатного документа
Если документ предполагает последующее редактирование и правку или документ является учебным, размер шрифта принимают по верхней границе диапазона, указанного в таблице. Если же документ имеет отчетный, справочный характер или предназначен для хранения до востребования, размер шрифта принимают по нижней границе.
В специальных случаях, когда требуется поместить большое количество данных в ограниченном пространстве, действуют следующим образом:
· применяют шрифт, не имеющий засечек;
· уменьшают его размер на 2 пункта против рекомендуемого.
Так, например, при необходимости размещения очень широкой таблицы на листе формата А4, используют альбомную ориентацию страницы, применяют шрифт без засечек и уменьшают его размер до 7 пунктов. В этом случае емкость одной строки достигает 160-170 символов.
Задание 2.2. Самостоятельно исследуйте технологию выбора размера шрифта. Результаты исследования поместите в отчет.
Средства выделения текста. В арсенале средств функционального форматирования большую роль играют средства выделения текста. Они повышают эффективность информационного обмена за счет выразительности документа и позволяют беречь время читателя. Прочитав документ, он может еще раз бегло просмотреть выделенные фрагменты, прежде чем принимать окончательное решение по существу содержания. Технические средства управления выразительностью позволяют автору показать свое эмоциональное отношение к обсуждаемой теме и способствуют формированию адекватного знания у читателя, но не надо ими злоупотреблять.
К средствам жесткого выделения текста относятся:
· Курсивное начертание. Его можно применить для того, чтобы обратить внимание читателя на новый термин, иноязычное слово, двойное толкование, скрытый смысл, шутливое выражение, иронию, помысел.
· Полужирное начертание.Такое выделение считается очень сильным. Если это не заголовок, значит это призыв или требование, то есть сигнал, аналогичный повышению голоса в устной речи.
· Полужирный курсив. Это сверхсильное выделение, которое уместно либо в заголовках, либо для оформления неопровержимых истин типа законов природы.
· Подчеркнутое начертание. По воздействию на читателя подчеркнутое выражение эквивалентно прямому указанию пальцем на объект обсуждения. Мало, кто любит, когда ему на что-то тычут пальцем. Составитель этого учебного пособия при использовании подчеркивания хочет обратить ваше особое внимание на необходимость выполнения заданий! Приятным исключением является гиперссылка. Чтобы воспользоваться ею, надо ткнуть в нее указателем мыши. Поэтому гиперссылку изображают подчеркнутой.
К средствам гибкого выделения текста относятся:
· Р а з р я д к а – простой и неброский прием управления выделением.
· Альтернативный шрифт. Если основной шрифт имеет насечки, то альтернативный должен быть без насечек. Это выделение – отличная замена полужирному начертанию. Выразительность регулируется выбором высоты шрифта. Такой подход при описании информационных технологий можно использовать для обозначения элементов управления.
· Выделение цветом. В черно-белых документах можно использовать оттенки серого цвета. Это смягчает эффект сильного выделения.
· Капитель. Данное начертание включается флажком Малые прописные в диалоговом окне Шрифт. Его удобно использовать для названия организаций, документов и иных произведений. Капитель уместна в договорах, протоколах, актах, постановлениях и т.д.
Все форматирование текстовых символов, о котором рассказано в этом разделе, осуществимо с помощью средств, расположенных в диалоговом окне Шрифт.
Задание 2.3. Откройте диалоговое окно Шрифт и самостоятельно исследуйте содержимое его вкладок (Шрифт и Интервал). Выводы по исследованию запишите в отчет.
Форматирование абзацев
Абзацы – основные объекты документа. Это наименьший объект Word, обладающий свойствами содержания и свойствами оформления. Основная задача настройки этих свойств – обеспечение единства формы и содержания.
При электронном редактировании текста все, что связано с оформлением, входит в понятие “форматирование”. Под форматированием текста понимается изменение цвета, стиля написания, типа шрифта, размера шрифта и различных абзацных отступов. Форматирование текста необходимо для создания как простых, так и более сложных документов.
Различают три основные операции форматирования:
1. “Форматирование символов”. При форматировании символов речь идет, в основном, об изменении стиля написания текста.
2. “Форматирование абзацев”. Под форматированием абзацев понимается изменение размеров полей отдельных абзацев в тексте, изменение интервалов между строками и абзацами, выравнивание абзацев.
3. “Форматирование страниц”. Под форматированием страниц понимается выбор размера бумаги, положение страниц при печати документа, установка верхних, нижних, левых и правых полей, выбор источника бумаги.
Под абзацем понимается часть документа, за которой следует маркер абзаца. При вводе текста абзац всегда заканчивают нажатием клавиши [Enter].
Процесс форматирования абзацев включает в себя:
1. выравнивание абзацев (по левому краю, по центру, по правому краю);
3. изменение цвета фона и заливка;
4. установление рамок и линий нарисованных вокруг и внутри абзаца;
5. установку абзацных отступов;
6. установку отступа первой строки абзаца;
7. установку расстояния между строками;
8. установку расстояния между абзацами;
9. контроль положения абзаца на странице.
По умолчанию текстовый процессор выравнивает все абзацы влево, при этом строки начинаются как бы с одной вертикальной линии. Возможны, однако и другие виды выравнивания.
Выравнивание по правому краю: строки внутри абзаца выравниваются не влево, а вправо. При этом, конец строк оказывается выровненным, а начало – “плавающим”.
Центрирование: строки абзаца располагаются симметрично относительно воображаемой вертикальной линии, проходящей посредине листа.
Блочное выравнивание: строки абзаца выравниваются как по правому, так и по левому краю.
Перед тем как вы хотите изменить выравнивание абзацев, необходимо их выделить. Тогда текстовый процессор будет знать, какие абзацы следует переформатировать. После чего следует нажать на одну из клавиш выравнивания (в зависимости от того, как вы хотите выровнять абзац), расположенную на панели инструментов “Форматирование” или выполнить команду Формат – Абзац и в появившемся диалоговом окне “Абзац” в списке “Выравнивание” выбрать тип выравнивания абзацев.
Рис. 1.6.1 Диалоговое окно "Абзац" Microsoft Word
Отступы абзаца, в отличии от полей и страниц, устанавливаются только для отдельного абзаца. Для того, чтобы изменить отступы или положение на странице абзаца, нужно в диалоговом окне “Абзац” в полях “Отступ” изменить размер отступа справа или слева до нужного (Рис. 1.6.1).
Отступ первой строки
Отступ первой строки устанавливается в том же окне в списке “Первая строка”. При выборе опции “Отступ” текстовый процессор автоматически задает правый отступ 1,25 см. В поле “На” можно указать любые другие значения отступа.
Для установки отступов абзаца и первой строки можно использовать горизонтальную линейку. Выберите абзацы, для которых нужно установить отступ, и с помощью мыши переместите маркеры отступов абзацев (слева верхний треугольный маркер – расположение “красной строки”, слева нижний треугольный маркер – начало нормальной строки, справа нижний треугольный маркер – ограничение строки на странице) и первой строки, расположенные на горизонтальной линейке, в нужную позицию.
Расстояние между строками
По умолчанию текстовый процессор устанавливает расстояние между строками в один интервал, т.е. это расстояние точно соответствует высоте одной строки. Однако расстояние между строками может быть в два и более интервалов.
Расстояние между строками устанавливается в диалоговом окне “Абзац” в списке “Межстрочный” (см. Рис. 1.6.1). В этом списке приведены различные варианты выбора расстояния между строками. Если вы хотите установить фиксированный интервал между строками, то в списке “Значение” нужно установить размер отступа.
Расстояние между строками обычно увеличивается в том случае, если вам необходимо увеличить объем документа без дополнительного набора текста. Такой тип форматирования зачастую применяется при написании пояснительных записок, докладных, заявлений и даже диссертаций.
Расстояние между абзацами
Текстовый процессор позволяет устанавливать и изменять расстояние между абзацами. Эта операция проводится также в диалоговом окне “Абзац”, в поле “Интервал”, в строках “Перед” и “После” (см. Рис. 1.6.1). Интервал в этих полях устанавливается в “пунктах”. Один “пункт” приблизительно равен 0,35 миллиметра. Это позволяет более точно установить интервал. Такой способ установки не требует использования клавиши [Enter] для ввода пустых строк между абзацами.
В строке “Перед” вводится интервал, который нужно установить перед первой строкой выделенного абзаца. В строке “После”, соответственно, вводится интервал, который нужно установить после последней строки выделенного абзаца.
Контроль положения абзаца на странице
Для контроля положения абзаца на странице также используется окно диалога “Абзац”, но при этом выбирается вкладка “Положение на странице” (см. Рис. 1.6.2).
Для пользователя наибольший интерес на этой вкладке представляет поле “Разбивка на страницы”.
Установленный флажок “Запрет висячих строк” позволяет избежать появления так называемых “висячих строк”. “Висячая строка” – это первая строка в нижней части страницы, если остальная часть абзаца перенесена на следующую страницу.
Рис. 1.6.2 Диалоговое окно “Абзац” вкладка “Положение на странице”.
Использование линейки для установки отступов и позиций табуляции
Не смотря на то, что диалоговое окно “Табуляция” (Рис. 1.6.3) предоставляет куда больше возможностей для установки позиций табуляции, многие пользователи предпочитают использовать для этой цели линейку. Для того, чтобы с помощью линейки установить позицию табуляции, например равной 2 см, необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить абзацы для которых необходимо установить позиции табуляции. (Если данные абзацы уже содержат знаки табуляции, сразу можно увидеть результаты установки.)
2. Если на экране нет линейки, отобразите ее с помощью команды Вид – Линейка или просто задержите курсор мыши на серой полосе под панелью инструментов “Форматирование”.
3. Если Вы хотите установить отступ первой строки, то необходимо перетащить левый верхний маркер, на определенное расстояние.
4. Если Вы хотите установить отступ всего остального текста, то нужно левый нижний маркер в новую позицию.
Рис. 1.6.3. Диалоговое окно “Табуляция”.
Для контроля положения абзаца на странице также используется окно диалога “Абзац”, но при этом выбирается вкладка “Положение на странице” (Рис. 1.6.2).
Программа Word предоставляет пользователю выбор режимов работы, иными словами, варианты визуального и инструментального представления документа. Для каждого варианта Word предлагает различные дополнительные команды, которые могут быть недоступны в другом виде представления экрана. Поговорим о режиме работы "Структура" и узнаем, что такое уровни? Что это за режим Word, что нужно знать и уметь делать, используя Вид "Структура"? Что значит переходить с одного уровня абзаца на другой и для чего это нужно?
Что такое режим "Структура" в программе Word и удобство его применения?
Режим "Структура" используется при создании больших документов, насыщенных заголовками и подзаголовками.
Важно: для работы с этим режимом нужно, чтобы документ был отформатирован при помощи стилей, иначе этот режим в работе бесполезен.
Работая в "Структуре", можно контролировать стройность и логичность изложения материалов в тексте. В этом режиме абзацы и заголовки снабжаются отступами, которые показывают их уровень. Если вы видели оглавление в книге, то это типичный пример представления структуры документа в виде Заголовков, а если еще добавить абзацы в виде Основного текста, то это будет Вид документа - "Структура" в развернутом формате.
При переключении в режим Структура на ленте появляется контекстная вкладка Структура . Она содержит специальные инструменты для работы в этом режиме, позволяющие быстро сворачивать и разворачивать текст, осуществлять перекомпоновку (перемещение абзацев, фрагментов текста) документа.
В каких случаях лучше использовать Вид представления документа "Структура"?
Если создаваемый документ должен быть жестко структурированным (разделенным на главы, части, пункты и т.д.), для облегчения общей работы над ним рекомендуется использовать специальный режим просмотра документа – «Структура». Такой вид позволит охватить весь документ в целом и перемещать заголовки с абзацами по всей его структуре.
В режиме Структура удобно работать с главным документом, позволяющим сгруппировать в большом документе файлы нескольких частей или глав.
Примечание: в режиме Структура не отображаются колонтитулы, графические объекты, фон.
При этом режиме работа происходит не с текстом, а с абзацами , каждому из которых можно задать свое расположение и уровень (место в иерархии заголовков).
Уровни абзацев в Word
Чем ниже уровень заголовка, тем больше его отступ от левой границы окна. Как и где применяются уровни абзацев?
Сайт учителя о компьютерах и программном обеспечении (пакет MS Office 2010), методические разработки
Продолжаем разговор о очень нужной и полезной программе – текстовый процессор.
В предыдущей статье мы выяснили, что объектами текстового процессора являются символ и абзац. Сегодня рассмотрим форматирование символов.
Сначала разберемся с понятиями. Форматирование – это изменение внешнего вида теста. Редактирование – это изменение содержания текста. К примеру, если мы поменяем цвет или размер шрифта – это будет форматирование, а если удалим или добавим букву – то это будет редактирование. Что же будет форматироваться? Если в тексте есть выделенный фрагмент, то форматироваться будет именно он, если же выделенного фрагмента нет, то вводимый текст будет вводиться в выбранном формате.
Команды, относящиеся к форматированию, находятся на вкладке Главная, в группе Шрифт. Также, по нажатию горячих клавиш (Ctrl+D) доступно диалоговое окноШрифт.
Нужно сказать, что при наведении указателя мыши на любую кнопку, появляется всплывающая подсказка.
На рисунке изображена группа Шрифт и пронумерованы кнопки.
- Изменяет шрифт. Горячие клавиши: Ctrl+Shift+F
- Изменяет размер шрифта. Горячие клавиши: Ctrl+Shift+P
- Увеличивает размер шрифта. Горячие клавиши: Ctrl+!. Проще воспользоваться Ctrl+Shift+1.
- Уменьшает размер шрифта. Горячие клавиши: Ctrl+[.
- Изменяет регистр символов по желанию автора (Как в предложении, все строчные, ВСЕ ПРОПИСНЫЕ, Начинать С Прописных, иЗМЕНИТЬ РЕГИСТР).
- Очищает формат. В случае, если вы применили сложное форматирование к тексту, позволяет вернуться к обычному тексту за один шаг.
- Делает шрифт полужирным. Горячие клавиши: Ctrl+В
- Делает шрифт курсивным. Горячие клавиши: Ctrl+I
- Делает шрифт подчеркнутым. Горячие клавиши: Ctrl+U.
Кнопка, в виде раскрывающегося списка рядом, позволяет выбрать различные варианты подчеркивания: пунктир, штрих пунктир, волнистая линия. Кроме того, эта кнопка позволяет выбирать цвет линии подчеркивания. - Делает шрифт зачеркнутым.
- Превращает символ в подстрочный знак. Горячие клавиши: Ctrl+=
- Превращает символ в надстрочный знак. Горячие клавиши: Ctrl+ Shift ++
Несколько слов об использовании горячих клавиш. Неопытные пользователи сначала набирают текст, затем выделяют его и применяют форматирование. Это допустимо, если выделяется большой фрагмент текста. Если выделять необходимо посимвольно (например, математическая или химическая формула), то это достаточно трудоемко. Намного проще, вначале нажать сочетание горячих клавиш, затем набрать символ, а затем опять нажать то же сочетание горячих клавиш, чтобы вернуться к исходному форматированию. Например: нужно набрать формулу H2O. Последовательность действий: Н, сочетание клавиш Ctrl+=, 2, сочетание клавиш Ctrl+=, О. - Многофункциональная кнопка, позволяющая применить к тексту параметры анимации, такие как структура, тень, отражение, свечение. (см. рисунок). Используя эту кнопку, можно добиться очень красивых эффектов для текста.
- Выделяет текст произвольным цветом.
- Изменяет цвет текста.
Намного большие возможности по форматированию текста предоставляет диалоговое окно Шрифт с двумя вкладками Шрифт иДополнительно. (см. рис).
Вкладка Шрифт предоставляет возможности, рассмотренные выше (кнопки 1 – 15), а при помощи вкладки Дополнительно можно изменить Масштаб отображения иИнтервал. Это делается, чтобы изменить размеры набранного текста. Допустим, у Вас гармонично подобраны размеры шрифтов, но текст не вмещается в страницу. Можно выбрать Масштаб – 80%, при этом размер текста уменьшится на 20%. Интервал используется для изменения размера текста, без изменения размера шрифта. Допустим из газеты убрали статью, а другую не добавили. В этом случае применяется Интервал – Р а з р е ж е н н ы й, на какое-то количество пунктов.
Также в этом окне доступны для изменения наборы шрифтов.
Нажав в окне Шрифт кнопку Текстовые эффекты, Вы увидите окно Формат текстовых эффектов, в котором доступна более тонкая настройке форматирования текста.
В заключение хотелось бы рассказать о чрезвычайно полезной кнопке: Форматирование по образцу. Если Вы создали очень красивый текст, применив к нему сложное форматирование (изменили цвет, контур, размер шрифта, начертание шрифта и так далее), применить такое же форматирование к другому тексту очень просто. Для этого достаточно щелкнуть кнопку Форматирование по образцу и выделить другой фрагмент текста. Если таких фрагментов несколько, то по кнопке Форматирование по образцу необходимо щелкнуть дважды.
В следующей статье рассмотрим форматирование абзацев.
Удачи в работе с пакетом MS Office
Если информация оказалась полезной, пожалуйста, нажмите кнопки социальных сервисов. Помогите сайту вырасти .
Читайте также: