Настройка текстового процессора microsoft word

Обновлено: 07.07.2024

Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования, и форматирования текстовых документов – текстовые процессоры.

В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word . Это связано, прежде всего, с тем, что его создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки работы с документами, исполненными на русском языке.

Рабочее окно процессора Microsoft Word

Далее рассматривается интерфейс текстового процессора MS Word 2000/2003.

Начиная с версии MS Word 2007 традиционная для приложений MS Windows панель инструментов заменена динамической лентой. При этом основные функции редактирования и форматирования документов в MS Word аналогичны во всех его версиях.

Основные элементы управления окна: строка меню, панель инструментов, рабочее поле и строка состояния, включающая индикаторы. Панель инструментов является настраиваемой.

Режимы отображения документов

Microsoft Word поддерживает несколько режимов представления документов:

В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся к печатным страницам, таких как: колонтитулы, подстраничные сноски и т.п. Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более высокое значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами происходят быстрее.

В режиме Web -документа экранное представление не совпадает с печатным. Оно характерно для электронных публикаций в WWW . Назначенные параметры страницы не учитываются, а форматирование на экране является относительным. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.

В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.

В режиме структуры можно отобразить только заголовки документа. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Режим отличается тем, что при его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панель Структура

Выбор одного из выше указанных режимов представления документа выполняют с помощью командных кнопок, расположенных в левом нижнем углу окна приложения , или командами меню Вид.

Масштаб отображения документа

Работа с несколькими документами

Панели инструментов Microsoft Word

Панели инструментов программы Word

Панель инструментов

Состав, назначение

Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением

Устанавливается по умолчанию

Элементы управления форматированием документов

Устанавливается по умолчанию

Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web -сценариев, а также к настройке средств безопасности при запуске макросов

Макросы служат для автоматизации типовых операций. Web -сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web -страниц

Элементы управления для навигации в Web -структурах данных

В качестве Web -структур могут выступать WWW , корпаративные сети Internet системы Web -документов локального компьютера

Комплект готовых компонентов для создания элементов управления Web -страницы или электронной формы

Применяются для создания обратной связи с потребителем документа

Элементы управления для создания художественных заголовков

Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста

Одновременно представляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата

Элементы управления, характерные для работы с базами данных (сортировка, поиск, управление структурой таблиц и прочее)

В качестве базы данных могут выступать как таблицы Access , так и собственные таблицы Word

Средство управления расширенным буфером обмена Word

Буфер обмена Word может содержать до 12 объектов

Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений

Позволяют настраивать яркость, контрастность, Размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта

Элементы управления для создания фреймов (не путать с рамками, создаваемыми с помощью панели инструментов Таблицы и границы)

Word поддерживает два типа фреймов. Фреймы в электронных документах представляют собой особые прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web -документов в рамках одной Web -страницы. Фреймы в печатных документах представляют особые области печатной страницы для вывода специальной информации, например колонтитулов

Элементы управления для проведения редактирования и комментирования документов без искажения исходного текста

Измененные данные сохраняются в том же документе на правах новых версий. Автор исходного текста имеет возможность просмотреть предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть

Элементы управления и инструменты для выполнения простейших чертежно-графических работ

Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов

Таблицы и границы

Элементы управления для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками

Дополнительно предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах (Функция Автосумма)

Элементы управления для разработки стандартных форм

Word позволяет создавать три типа форм: Web -формы, являющиеся объектами Web -страниц; формы Word , распространяемые и заполняемые как электронный документ; печатные формы

Набор готовых компонентов Active Х для создания элементов управления Web -страниц и Web -форм

Средства данной панели инструментов позволяют использовать около 150 готовых компонентов, а также проводить установку и регистрацию дополнительных компонентов ActiveX

Настройка текстового процессора Word

Первичная настройка текстового процессора осуществляется следующими командами:

площади окна документа при достаточном разрешении экрана можно использовать пункты По ширине страницы или По ширине текста.

10. Запретите «быстрое» сохранение файлов, сбросив флажок Сервис ► Параметры ► Сохранение ► Разрешить быстрое сохранение. При «быстром» сохранении сохраняется не сам файл, а только его изменения по сравнению с предыдущей сохраненной версией. Это действительно сокращает время операции сохранения, но замедляет другие операции с документами. При этом также заметно возрастают размеры итогового файла.

при автосохранении данные записываются в специальный файл, который в аварийных ситуациях может быть использован для восстановления несохраненных данных, но только однократно(!);
функция автосохранения не отменяет необходимости периодически во время работы и после ее завершения сохранять файл прямыми командами Сохранить или Сохранить как.
Временно отключите средства проверки правописания. На вкладке Сервис ►Параметры ► Правописание сбросьте флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику. На ранних этапах работы с документом надо сосредоточиться на его содержании, а средства проверки правописания могут отвлекать от этого. Завершая работу над документом, необходимо вновь подключить и использовать эти средства.
Временно отключите функцию автозамены при вводе сбросом флажка Сервис ►Параметры автозамены ► Автозамена ► Заменять при вводе.
Включите автоматическую замену «прямых» кавычек парными: Сервис ► Параметры автозамены ► Автоформат при вводе > Заменять при вводе «прямые» кавычки парными. В русскоязычных текстах прямые кавычки не применяются. Для подготовки англоязычных текстов и листингов программ отключите эту функцию.
Временно отключите ряд средств автоматического форматирования, в частности автоматическую маркировку и нумерацию списков. На вкладке Сервис ►Параметры автозамены ► Автоформат при вводе сбросьте флажки Применять при вводе стили маркированных списков и Применять при вводе стили нумерованных списков. После приобретения первичных навыков работы с текстами вновь подключите эти средства.
Отключите Помощника. Помощник — удобное интерактивное средство для получения конкретной справки, но справочная система программы в целом обладает более высокой методической ценностью. В текстовом процессоре Microsoft WordXP Помощник «перехватывает» все запросы к справочной системе, поэтому для полноценной работы со справочной системой его надо принудительно отключить.
Вызовите Помощника: Справка ► Справка:MicrosoftWord.
Щелкните на изображении Помощника правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Параметры — откроется диалоговое окно Помощник.
На вкладке Параметры сбросьте флажок Использовать Помощника.
Закройте диалоговое окно Помощник щелчком на кнопке ОК.

Проверьте, как работает вход в справочную систему: Справка ► Справка: Microsoft Word. Вместо Помощника должно открываться окно справочной системы.

17. Отключите автоматическую расстановку переносов. В абсолютном большинстве случаев на ранних этапах работы с документами она не нужна. Для Web-документов, для документов, распространяемых в формате текстового процессора, и для документов, передаваемых на последующую обработку, расстановка переносов не только бесполезна, но и вредна. Для документов, которые окончательно форматируются и распечатываются в одной рабочей группе, расстановка переносов может быть полезной, но и в этом случае ее применяют только на заключительных этапах форматирования и при этом очень тщательно проверяют соответствие переносов, расставленных автоматически, нормам и правилам русского языка.

Расстановку переносов отключают сбросом флажка Сервис ► Язык ► Расстановка переносов ►Автоматическая расстановка переносов.

18. Включите запрос на подтверждение изменения шаблона «Обычный»: Сервис ► Параметры ► Сохранение ► Запрос на сохранение шаблона Normal.dot. Шаблон «Обычный» является первоосновой для всех остальных шаблонов (они создаются на его базе и наследуют его свойства). При обычной работе с программой необходимость его изменения не возникает (если надо что-то изменить в этом шаблоне, достаточно создать его копию под другим именем и работать с ней). Включением данного флажка предупреждаются случайные внесения изменений в шаблон со стороны пользователя, а также попытки макровирусов сохранить свой код в данном шаблоне (для дальнейшего размножения в документах, создаваемых на его основе).

* Мы научились выполнять первичные настройки текстового процессора и узнали, что доступ к ним осуществляется следующими командами:

Рабочее окно процессора Microsoft Word

Далее рассматривается интерфейс текстового процессора MS Word 2000/2003.

Режимы отображения документов

Microsoft Word поддерживает несколько режимов представления документов:

Масштаб отображения документа

Работа с несколькими документами

Панели инструментов Microsoft Word

Панели инструментов программы Word

Панель инструментов

Состав, назначение

Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением

Устанавливается по умолчанию

Элементы управления форматированием документов

Устанавливается по умолчанию

Элементы управления для навигации в Web -структурах данных

Комплект готовых компонентов для создания элементов управления Web -страницы или электронной формы

Применяются для создания обратной связи с потребителем документа

Элементы управления для создания художественных заголовков

Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста

Одновременно представляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата

В качестве базы данных могут выступать как таблицы Access , так и собственные таблицы Word

Средство управления расширенным буфером обмена Word

Буфер обмена Word может содержать до 12 объектов

Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений

Элементы управления и инструменты для выполнения простейших чертежно-графических работ

Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов

Таблицы и границы

Элементы управления для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками

Элементы управления для разработки стандартных форм

Набор готовых компонентов Active Х для создания элементов управления Web -страниц и Web -форм

Настройка текстового процессора Word

Первичная настройка текстового процессора осуществляется следующими командами:

При запуске текстового процессора Word открывается главное окно программы.

Рисунок 1. Главное окно программы Word

Рассмотрим основные составные элементы главного окна программы.

Кнопка Office

В левом верхнем углу окна находится кнопка Office, при нажатии на которую отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов и кнопка Параметры Word для настройки параметров приложения.

Рисунок 2. Главное меню программы Word

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа по умолчанию располагается в верхней части окна Word возле кнопки Office и используется для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.

Изначально на панели расположены 3 команды: Сохранить, Отменить и Вернуть.

Для добавления новых команд на панель быстрого доступа (или удаления существующих) необходимо выполнить следующие действия:

нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа;
в открывшемся меню выбрать необходимый элемент; присутствующие на панели элементы отмечены галочкой.

Рисунок 3. Меню настройки панели быстрого доступа

Для добавления команды, которой нет в открывшемся списке, необходимо выбрать пункт Другие команды… В разделе Настройка окна Параметры Word необходимо выбрать меню из выпадающего списка Выбрать команды из, в котором находится нужный элемент, далее выделить элемент в списке и нажать кнопку Добавить.

Готовые работы на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту Узнать стоимость

Рисунок 4. Окно Параметры Word

Для быстрого применения команды можно назначить ей сочетание клавиш, нажав на кнопку Настройка…

Рисунок 5. Окно настройки сочетания клавиш для команд

Внесенные изменения можно сохранить только для открытого в данный момент документа или для всех документов (шаблон Normal.dot). Также для добавления на панель быстрого доступа любой команды можно воспользоваться контекстным меню этой команды, в котором необходимо выбрать пункт Добавить на панель быстрого доступа.

Рисунок 6. Контекстное меню элемента ленты

С помощью кнопки Настройка панели быстрого доступа можно изменить ее расположение на размещение под лентой.

Строка заголовка

Строка заголовка располагается в самой верхней части экрана и отображает название программы и название открытого документа. В программе Word одновременно можно открыть несколько различных документов, причем в строке заголовка будет отображено название того документа, с которым ведется работа.

Кнопки управления окном, которые расположены в строке заголовка, используются для закрытия окна и изменения его размера.

Лента

Вместо панелей инструментов, которые использовались в более ранних версиях Word, начиная с версии 2007 набор инструментов для работы с текстом располагается на ленте.

Инструменты на ленте не удаляются и не добавляются, однако ее можно свернуть для увеличения рабочей области несколькими способами: 1. Нажать кнопку Настройка панели быстрого доступа – Свернуть ленту.

Дважды щелкнуть имя активной вкладки. Таким же образом лента разворачивается.
С помощью сочетания клавиш Ctrl + F1.

Вкладки

Изначально в окне Word отображается 7 вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование и Вид.

Некоторые вкладки открываются в зависимости от того объекта, над которым производятся какие-либо действия. Например, при работе с таблицей появляются дополнительные вкладки Конструктор и Макет, а при работе с изображениями – вкладка Формат.

Можно также на ленту добавить вкладку Разработчик, для чего необходимо:

Нажать кнопку Office.
Выбрать команду Параметры Word.
Установить флажок Показывать вкладку Разработчик на ленте в разделе Основные открывшегося диалогового окна.

Строка состояния

В строке состояния, которая располагается в самом низу окна программы, отображается информация об активном документе и текущем положении в нем: количество страниц и номер текущей страницы, число слов, язык ввода текста, режим просмотра документа и масштаб. Кроме того в строке состояния располагаются кнопки, которые предназначены для включения режима записи макроса и записи исправлений.

Рисунок 9. Строка состояния

Изменить набор элементов строки состояния можно с помощью контекстного меню.

Режимы просмотра документа

Режим просмотра документа можно выбрать в группе Режимы просмотра документа вкладки Вид или с помощью кнопок в строке состояния:

Разметка страницы – в этом режиме отображаются элементы форматирования (колонки, разрывы страниц, колонтитулы и др.) в таком виде, в котором они будут выведены на печать;
Режим чтения – наиболее удобный режим для просмотра текста документа;
Веб-документ – режим, в котором можно работать с текстом, графикой, звуком, анимацией и другими эффектами для Web;
Структура – отображает документ в виде структурной схемы, которая помогает ориентироваться в его организации

Мини-панель инструментов

Мини-панель инструментов содержит команды, которые наиболее часто используются для форматирования данных. Отображается она в двух случаях – при нажатии правой кнопки мыши на тексте и при выделении текста.

Читайте также: