Специальные средства текстового процессора это

Обновлено: 04.07.2024

Текстовый процессор – программа, предназначенная для создания, редактирования и форматирования текстовых документов. Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов:

Web -документы.

Печатные документы создаются и распечатываются на одном рабочем месте. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме. Состав допустимых средств оформления документа в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.

Электронные документы создаются в электронном виде в формате текстового процессора. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов, например, книг, журналов и т.п. Набор разрешенных средств оформления документа в данном случае определяется заказчиком. Электронные документы передаются заказчику в виде файлов.

Web -документы предназначены для просмотра на экране компьютера средствами Интернет, их преобразование в печатные документы не планируется. Web -документы оформляются без привязки к конкретному носителю. Тип компьютера, на котором будет осуществляться просмотр документа, его операционная система, размер и разрешение экрана заранее не известны. Поэтому Web -документы не могут иметь жесткого форматирования. Оформление документа выполняется непосредственно во время его воспроизведения на компьютере клиента программой, выполняющей просмотр.

К основным этапам работы с документом относятся следующие:

Программа Microsoft Word – это мощный текстовый процессор, являющийся средством автоматизации авторской деятельности. Он используется для создания и редактирования документов, вставки в документ графических изображений, а также для создания документов специального назначения, например бланков и серийных писем. Для электронных и печатных документов используются различные средства и приемы работы.

Текстовый процессор позволяет создавать многостраничные документы, которые могут содержать текст, таблицы, графические рисунки, формулы. Имеется возможность вставлять в документ отдельные объекты, созданные с помощью других приложений, например диаграммы Excel . В состав Word включен графический редактор, позволяющий создавать простые графические рисунки.

Основными структурными единицами документа являются раздел, страница и абзац.

Раздел – это часть документа, в пределах которой сохраняются основные настройки редактора, прежде всего такие, как размер и ориентация страницы. Раздел заканчивается вставкой в текст невидимого символа конца раздела. Любой документ содержит хотя бы один раздел.

Более мелкой единицей документа является страница . Конец страницы отмечается вставкой невидимого символа конца страницы.

Наименьшей основной единицей текста является абзац . Ниже будут рассмотрены основные параметры абзаца. Абзац заканчивается вставкой невидимого символа конца абзаца.

Текстовый процессор Word поддерживает несколько режимов отображения документа на экране монитора.

В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без элементов оформления (колонтитулы, подстраничные сноски и т.п.). Этот режим удобен на ранних этапах работы с документом (ввод текста, редактирование, рецензирование). В этом режиме операции с объемными документами выполняются быстрее.

В режиме разметки страницы на экране монитора имитируется лист бумаги, на котором создается документ. В этом режиме представление документа на экране полностью соответствует печатному. Этот режим удобен для форматирования документа при подготовке его к печати.

В режиме структуры документа на экран в упрощенном виде выводится структура документа. Под структурой документа понимается разбивка его на главы, параграфы и другие структурные единицы. Этот режим удобен при работе с большими документами, например при подготовке к изданию рукописи книги.

В режиме Web-документа экранное изображение не совпадает с печатным. Это характерно для электронных публикаций в Интернет, поскольку заранее не известно, какими средствами просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Поэтому понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла.

В текстовом процессоре Word используются два метода создания нового документа – на основе существующего документа и на основе готового шаблона.

При создании документа на основе существующего открывают готовый документ, сохраняют его под новым именем, а затем удаляют все его содержимое. В результате получается новый пустой документ, сохраняющий все настройки, принятые для исходного документа.

Шаблон представляет собой набор настроек, таких как тип и размер шрифта, параметров абзаца и других, хранимый в отдельном файле. При создании нового документа может быть использован один из имеющихся шаблонов.

Запуск Word осуществляется через Главное меню или с помощью значка на рабочем столе. Новый документ создается с помощью команды меню Файл / Создать . При создании нового пустого документа ему автоматически присваивается имя doc1.doc . В последующем пользователь имеет возможность изменить имя на любой другое.

Работа с текстовым процессором начинается с задания параметров печатной страницы. Параметры страницы задаются командой Файл / Параметры страницы

Параметры страницы включают в себя:

её ориентацию: книжная (вертикальная) или альбомная (горизонтальная);

размеры полей сверху, снизу, справа и слева;

тип колонтитулов (если они нужны).

Колонтитулом называется постоянный текст, размещаемый вверху или внизу страницы, например, название главы.

Настройку параметров страницы следует выполнять в соответствии с тем типом принтера, который предполагается использовать. Выбор принтера выполняется кнопкой Принтер в закладке Макет страницы . В раскрывающемся списке принтеров приведены все модели принтеров, на которые настроена конфигурация данного компьютера.

После выбора принтера выбирают размер печатной страницы. В качестве стандартного машинописного листа используется лист формата А4 размером 210х297 мм. При выборе размеров полей следует учитывать следующие обстоятельства:

если левое поле используется для брошюровки, оно должно быть увеличено;

если при брошюровке предполагается обрезка блока, правое и нижнее поля должны иметь увеличенный размер;

если при оформлении документа используются колонтитулы (верхние или нижние), для них нужно предусмотреть увеличение размера соответствующих полей.

Ввод документа выполняется с клавиатуры. Перед началом ввода с помощью команды меню Формат / Шрифт устанавливается тип шрифта, его начертание и размер. Все операции ввода протоколируются, и имеется возможность отмены любого числа последних действий.

При заполнении страницы ввод текста автоматически продолжается на следующей странице. В случае необходимости начать ввод с новой страницы без заполнения предыдущей, в текст вставляется специальный знак – жесткий разделитель страниц. Он устанавливается в окне Вставка / Разрыв , где нужно выбрать параметр Начать новую страницу .

Word позволяет выполнять автоматическую нумерацию страниц. Для нумерации страниц используется команда Вставка / Номер страницы . В окне нужно указать:

положение номера (сверху или внизу страницы);

выравнивание (справа, в центре, слева);

формат номера (тип числа – арабские или римские цифры).

Нумерация может начинаться с любого номера. Можно отменить печать номера на первой странице. Номера страниц видны на экране только в режиме разметки страницы.

Настройка шрифта выполняется в диалоговом окне Формат / Шрифт .

На вкладке Шрифт надо выбрать:

При выборе шрифта следует учитывать, что существуют две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленные). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times , а второй – шрифты семейства Arial . Шрифты с засечками обычно применяются в больших текстовых документах. Шрифты без засечек используются для заголовков и оформления примечаний, ссылок и пр.

Большинство шрифтов являются пропорциональными . Это означает, что ширина символов и расстояние между соседними символами не являются постоянными и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятно для чтения.

В моноширных шрифтах каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяются для имитации шрифта пишущей машинки, а также при вводе текстов программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier .

Под редактированием понимается изменение уже существующего документа. Редактирование начинается с открытия документа. Для этого существует команда Файл / Открыть .

По этой команде на экране появляется стандартное диалоговое окно Открытие документа . Оно имеет одинаковый вид во всех приложениях Windows . По умолчанию окно Открытие документа открывается с настройкой на папку Мои документы . Если нужный документ находится в другой папке, ее надо разыскать и открыть.

Для перемещения по тексту документа используются специальные клавиши управления курсором. Для произвольного перемещения курсора используется указатель мыши. Удаление ошибочно введенных символов выполняется клавишами Backspase или Delete . Разница между ними в том, что первая удаляет символы слева от курсора, а вторая – справа.

Большинство операций редактирования выполняется над выделенным фрагментом текста. Существуют различные способы выделения фрагментов. Выделенный фрагмент закрашивается черным цветом.

Выделение фрагмента текста с помощью клавиш:

установить курсор в начало выделения;

одновременно нажать клавишу Shift и клавишу перемещения курсора для закрашивания фрагмента.

Выделение фрагмента текста с помощью мыши:

для выделения одной строки щелкнуть левой кнопкой мыши у левого края рабочего поля напротив выделяемой строки;

для выделения группы строк щелкнуть левой кнопкой мыши слева от выделяемого фрагмента и, не отпуская кнопку, протащить мышь вертикально до конца фрагмента;

для выделения прямоугольного фрагмента: установить указатель мыши в начало выделения, нажать левую кнопку мыши и, удерживая нажатой клавишу Alt , протащить мышь по диагонали выделяемого фрагмента.

для выделения отдельных символов или слов установить указатель мыши в начало выделения и, держа нажатой левую кнопку, протащить мышь до конца выделяемого фрагмента;

Операции копирования, перемещения и удаления фрагмента выполняются только с выделенным фрагментом.

Копирование фрагмента осуществляется командой Правка / Копировать . При этом копия выделенного фрагмента помещается в буфер обмена и может быть многократно вставлена из него в любое место текста. Для вставки фрагмента из буфера нужно переместить курсор на место вставки и выполнить команду Правка / Вставить

Перемещение фрагмента в другое место документа выполняется с помощью команды Правка / Вырезать . При этом выделенный фрагмент удаляется из документа и помещается в буфер обмена. Затем он указанным выше способом может быть вставлен в другое место в документе.

Удаление выделенного фрагмента выполняется командой Правка / Очистить / Содержимое или нажатием клавиши Delete .

Эти же команды (копирование, вставка, удаление) можно выполнить с помощью кнопок панели инструментов Стандартная .

Операции редактирования могут быть выполнены и при помощи мыши. Если установить указатель мыши на выделенный фрагмент, то, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно перетащить его на другой место. Копирование выполняется аналогично при нажатой клавише Ctrl .

Любое выполненное действие может быть отменено командой Правка / Отменить ввод или с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов Стандартная .

Word содержит средства автоматической проверки правописания, включающие средства проверки орфографии и грамматики. Для этого используется большой встроенный словарь слов. Слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а имеющие грамматические ошибки – зеленым. При этом автоматически выдаются варианты исправления, с которыми пользователь может согласиться или не согласиться. Пользователь может создавать свои специализированные словари, ориентированные на различные области знания.

Под рецензированием понимается редактирование текста с регистрацией изменений и его комментирование. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно – новый вариант и старый существуют в рамках одного документа на правах различных версий.

Средства рецензирования позволяют:

создавать, просматривать и удалять примечания;

регистрировать, просматривать, принимать и отменять изменения;

сохранять версии документа.

Настройка параметров режима рецензирования выполняется командой Сервис / Параметры . В открывшемся окне Параметры необходимо выбрать вкладку Исправления .

Под форматированием документа понимается его оформление с использованием методов выравнивания текста, применением различных шрифтов, встраиванием в текстовый документ рисунков и других объектов.

Форматирование документа выполняется средствами меню Формат или с помощью панели форматирования. Основные приемы форматирования включают:

выбор и изменение типа шрифта;

управление размером шрифта;

управление начертанием шрифта;

управление методом выравнивания;

создание маркированных и нумерованных списков;

управление параметрами абзаца.

Текст документа состоит из абзацев. Абзац – это фрагмент текста, заканчивающийся нажатием клавиши Enter . При этом в текст вставляется специальный символ конца абзаца. Удаление этого символа приводит к слиянию абзацев, причем объединенный абзац получает все форматные установки нижнего присоединенного абзаца. При наборе текста переход на новую строку выполняется автоматически. Для перехода на новую строку внутри абзаца нужно нажать клавиши Shift + Enter .

Параметры форматирования абзаца устанавливаются командой Формат / Абзац , которая открывает диалоговое окно Абзац . Параметры абзаца задаются на вкладке Отступы и интервалы .

Абзац имеет следующие параметры.

Отступы (границы) абзаца слева и справа от края печатного листа. Допускаются отрицательные значения отступа. В этом случае текст расположен на полях.

Вид первой строки абзаца: отступ или выступ.

Межабзацный интервал – величина интервала перед абзацем и после него.

Выравнивание – смещение текста абзаца относительно его ширины: влево, вправо, по центру, по ширине.

На вкладке Положение на странице задаются правила разбиения строк абзаца на страницы.

Форматирование абзацев может выполняться и с помощью панели форматирования, которая содержит кнопки форматирования для выравнивания абзацев по центру, вправо, влево и по ширине.

Совокупность абзацев, для которых сохраняется одинаковая специфика оформления в части размера и ориентации страницы, размера полей, нумерации страниц, оформления колонтитулов, количества колонок текста, называется разделом.

Новый раздел создается командой Вставка / Разрыв / Начать новый раздел . В этом случае в текст вставляется маркер конца раздела. Существуют следующие виды разрывов «конец раздела»:

со следующей страницы;

на текущей странице;

с четной страницы;

с нечетной страницы.

В разделе могут быть определены колонтитулы – постоянная информация, размещаемая на верхнем или нижнем поле страницы. Формат колонтитулов задается командой Вид / Колонтитулы .

Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзаца, таких как рамки и линии. Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках всего документа.

Текстовый процессор Word поддерживает два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили. С помощью стилей абзаца выполняется форматирование абзацев, с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца. Это позволяет создавать внутри абзаца, оформленного одним шрифтом, фрагменты текста, выполненные другим шрифтом. Работа со стилями состоит в их создании, настройке и использовании.

Совокупность стилевых настроек сохраняется вместе с документом, однако Word имеет средство сохранения их вне документа, позволяющее использовать их для создания новых документов. Это средство называется шаблон . Некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором.

Шаблоны – это тоже документы, являющиеся заготовками для новых документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения. Открывая шаблон, мы начинаем создавать новый документ и вносим изменения в содержание шаблона. При сохранении записывается новый документ, а шаблон остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования.

Специальные средства редактирования, характерные для текстового процессора Microsoft Word, на примере последней версии Microsoft Word 2000.

Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет воз­можность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом вставки и режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Режим вставки применяют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов, а режим замены - при редактировании стандартных форм и стандартных элементов (колонтитулов, рекви­зитных элементов в письмах, служебных записках, бланках).

Текущий режим правки текста индицируется на экране индикатором Замена. В режиме замены включен индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы, в противном случае он выключен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на вкладке Правка диалогового окна Параметры (Сервис Параметры Правка).

Если установлены флажки Режим замены и Использовать клавишу INS для вставки, правка осуществляется в режиме замены символов. Если оба эти флажка сброшены, то режим можно выбирать с помощью клавиши INSERT. Если флажок Режим замены сброшен, а флажок Использовать клавишу INS для вставки установлен, то правка осуществляется в режиме вставки.

Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых сино­нимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловые синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызы­вать через пункт Синонимы контекстного меню. Однако этот прием срабатывает далеко не для всех слов (преимущественно для глаголов в неопределенной форме). Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки меню Сервис Язык Тезаурус.

Окно Тезаурус имеет две панели. Его интересная особенность состоит в том, что в то время как на левой панели отображаются синонимы выделенного слова, на правой панели могут отображаться синонимы к выбранному синониму, то есть поиск сино­нима является как бы двухуровневым. Заменяющий синоним можно выбирать как на левой панели, так и на правой. Замена производится щелчком на командной кнопке Заменить. Кроме синонимов в некоторых случаях тезаурус позволяет нахо­дить антонимы слов и связанные (как правило, однокоренные) слова.

Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации про­верки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания - автоматический и командный.

В автоматичес­ком режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, - зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика. С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки.

Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекомендации экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить (обычно такое бывает при проверке грамматики). Если же слово отме­чено как орфографическая ошибка только потому, что оно отсутствует в словаре системы автоматической проверки (например, слово броузер), то его можно добавить в словарь.

Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (авто­мобильное дело, машиностроение, вычислительная техника и т. п.). Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбором сло­варного файла в раскрывающемся списке Вспомогательные словари на вкладке СервисПараметрыПравописание. Постепенно наполняясь конкретным содер­жанием, вспомогательные словари пользователя становятся мощным средством повышения производительности его труда.




В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки элементов управления на вкладке Сервис Параметры Правописание. Запуск сред­ства проверки выполняют командой Сервис Правописание. Проверка начинается от начала документа и продолжается до появления первой ошибки. В тех случаях, когда пользователь отказывается от предлагаемых исправлений и дает команду Пропустить, в документе накапливается список пропускаемых слов, то есть слов и выражений, не подлежащих проверке. Для того чтобы очистить этот список и начать проверку заново, используют командную кнопку Сервис > Параметры > Правописа­ние > Повторная проверка.

Средства рецензирования текста. Под рецензированием можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редак­тирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно - новый вариант и старый «сосуществуют» в рамках одного документа на правах различных версий.

Основным средством рецензирования является панель Рецензирование(Вид Панели управления Рецензирование). На ней представлены четыре группы элементов управления, предназначенных для:

• создания, просмотра и удаления примечаний;

• регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;

• выбора цвета выделения примечаний;

• сохранения версий документа.

Для создания примечания служит кнопка Добавить примечание. При ее использо­вании последнее слово текста выделяется заданным цветом и открывается допол­нительная панель для ввода текста примечания. Когда примечание создано, его можно просмотреть в форме всплывающей подсказки, если навести указатель мыши на выделенное слово. Вместе с текстом примечания отображаются сведения о том, кто его внес.

Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Все редактиро­вание текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выде­ляется особым методом (метод выделения можно задать на вкладке Исправления диалогового окна Сервис Параметры). Прочие элементы управления данной панели позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать.

Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необхо­димость хранить его промежуточные версии. Microsoft Word 2000 позволяет хранить несколько версий документа в одном файле. Это средство отличается тем, что при сохранении нескольких версий (в отличии от нескольких копий) эффек­тивно используется рабочее место на диске. Дело в том, что при сохранении очеред­ной версии не происходит повторного сохранения всего документа - сохраняются только отличия текущей версии от предшествующей. Для сохранения текущей версии используют соответствующую кнопку панели Рецензирование, а для загрузки одной из промежуточных версий - команду Файл Версии.

Режимы вставки и замены символов.Текстовый процессор предоставляет воз­можность выбора между двумя режимами редактирования текста:режимом вставки, и режимом замены. Врежиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Режим вставки применяют при разработке основных содержательных блоков текстовых документов, а режим замены — при редактировании стандартных форм и стандартных элементов (колонтитулов, рек­визитных элементов в письмах, служебных записках, бланках).

Текущий режим правки текста индицируется в строке состояния. В режиме замены индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы включен, в противном случае он выключен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы. Настройка режима правки выполняется на вкладке Правкадиалогового окнаПара­метры (Сервис > Параметры > Правка).

если установлены флажкиРежим заменыиИспользовать клавишу INSдля вставки, правка осуществляется в режиме замены символов. Если оба эти флажка сброшены, то режим можно выбирать с помощью клавишиINSERT. Если флажокРежим заменысброшен, а флажокИспользовать клавишу INSдля вставки установлен, то правка осуществляется в режиме вставки. Возможность изменять режим путем двойного щелчка на индикаторе в строке состояния сохраняется в любом случае.

Использование Тезауруса.Тезаурус представляет собой словарь смысловых сино­нимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловые синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызы­вать через пунктСинонимыконтекстного меню. Однако этот прием срабатывает далеко не для всех слов (преимущественно для глаголов в неопределенной форме). Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки менюСервис > Язык > Тезаурус.

Окно Тезаурусимеет две панели. Его интересная особенность состоит в том, что в то время, как на левой панели отображаются синонимы выделенного слова, на правой панели могут отображаться синонимы к выбранному синониму, то есть поиск синонима является как бы двухуровневым. Заменяющий синоним можно выбирать как на левой панели, так и на правой. Замена производится щелчком на командной кнопкеЗаменить. Кроме синонимов в некоторых случаях тезаурус позволяет находитьантонимыслов исвязанные(как правило, однокоренные) слова.

Средства автоматизации проверки правописания.Средства автоматизации про­верки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Тек­стовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания —автоматическийикомандный.

Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически про­верять орфографиюиАвтоматически проверять грамматикуна вкладкеПравописа­ниедиалогового окнаПараметры (Сервис > Параметры > Правописание). В автома­тическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, — зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пунктОрфографияилиГрамматика. С их помощью открывается диалого­вое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки.

Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по суще­ству, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекоменда­ции экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить(обычно такое бывает при проверке грамматики). Если же слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что оно отсутствует в словаре системы автоматической проверки (например, слово браузер), то его можно добавить в словарь.

Встроенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь.Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (автомобильное дело, машиностроение, вычислительная техника и т. п.). Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбором словарного файла в диалоговом окнеВспомогательные словари. Чтобы открыть его, надо щелкнуть на кнопкеСловарина вкладкеСервис > Параметры > Правописание. Посте­пенно наполняясь конкретным содержанием, вспомогательные словари пользова­теля становятся мощным средством повышения производительности его труда.

В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки элементов управления на вкладке Сервис > Параметры > Правописание. Запуск средства проверки выполняют командойСервис > Правописание. Провер­ка начинается от местоположения курсора и продолжается до появления первой ошибки. После исправления ошибки проверка продолжается дальше, а по достижении конца документа проверка может быть продолжена с его начала. Естественное завершение проверки происходит, когда документ просмотрен целиком.

В тех случаях, когда пользователь отказывается от предлагаемых исправлений и дает команду Пропустить, в документе накапливаетсясписок пропускаемых слов,то есть слов и выражений, не подлежащих проверке. Для того чтобы очистить этот список и начать проверку заново, используют командную кнопкуСервис > Пара метры > Правописание > Повторная проверка.

Средства рецензирования текста

Под рецензированием можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией измененийикомментированиетекста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текст документа изменяется не окончательно — новый вариант и старый «сосуществуют» в рамках одного документа на правах различныхверсий.

Основным средством рецензирования является панель Рецензирование (Вид > Панели управления > Рецензирование). На ней представлены несколько групп элементов управления, предназначенных для:

создания, просмотра и удаления примечаний;

регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;

выбора цвета выделения примечаний;

сохранения версий документа.

Для создания примечания служит кнопка Создать примечание. При ее использовании местоположение курсора выделяется заданным цветом, а на правом полеcтраницы открывается область ввода текста примечания. Созданное примечание отображается только при просмотре документа, но не при его печати.

Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Все редактиро­вание текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделя­ется особым методом (метод выделения можно задать на вкладке Исправления диа­логового окна Сервис > Параметры). Прочие элементы управления данной панели позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать.

Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необхо­димость хранить его промежуточные версии. Текстовый процессор Microsoft Word XP позволяет хранить несколько версий документа в одном файле. Это удобное сред­ство отличается тем, что при сохранении нескольких версий (в отличие от несколь­ких копий) эффективно используется рабочее место на диске. Дело в том, что при сохранении очередной версии не происходит повторного сохранения всего доку­мента — сохраняются только отличия текущей версии от предшествующей. Для сохранения текущей версии и для загрузки одной из промежуточных версий при­меняют команду Файл > Версии.

Форматирование текста

Форматирование текста осуществляется средствами меню Форматили панелиФорматирование. Основные приемы форматирования включают:

выбор и изменение гарнитуры шрифта;

управление размером шрифта;

управление начертанием и цветом шрифта;

управление методом выравнивания;

создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

управление параметрами абзаца.

Настройка шрифта.При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду следую­щие обстоятельства:

Выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры.

Напомним, что как операционная система WindowsXP, так и сам текстовый процессорMicrosoftWordпоставляются с наборами шрифтовUNICODE, то есть использование шрифтов, входящих в стандартную поставку, является гарантией от непредвиденных осложнений.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат > Шрифт). В вер­сииMicrosoft Word XPданное диалоговое окно имеет три вкладки:Шрифт, Интер­вал и Анимация.

На вкладке Шрифтвыбирают:

его размер (измеряется в полиграфических пунктах);

При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые).Характерными представителями первой категории являются шрифты семействаTimes, авторой категории — шрифты семействаArial.Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках — их рекомендуется применять для оформления основного текста.

Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется использовать для заголовков в тех­нических текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего).

Кроме того, считается, что шрифты с засечками лучше воспринимаются в доку­ментах, напечатанных на бумаге. Для электронных документов, которые предпо­лагается читать с экрана, многие предпочитают применять рубленые шрифты.

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными.Это означает, что и ширина отдельных символов, и расстояние между соседними символами не явля­ются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

Особую группу представляют так называемые моноширинныешрифты. В них каж­дый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки, а также при вводе текстов, представляющих листинги про­грамм. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семей­стваCourier.

При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат типовой книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для доку­ментов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210х297 мм), выбирают размер 12 пунктов. При подготовке документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют увеличенный размер — 14 пунктов и больше (факсимильные документы часто воспроизводятся с искаже­ниями, и увеличенный размер шрифта улучшает удобство их чтения).

При подготовке электронных документов, распространяемых в формате Microsoft Word,размер шрифта выбирают, исходя из разрешения экрана. В настоящее время наиболее распространены компьютеры, видеоподсистема которых настроена на экранное разрешение 800х600 точек или 1024х768 точек. Для этих параметров целе­сообразно готовить электронные документы с размером шрифта 12 пунктов. На этот размер по умолчанию настроены последние версии процессораMicrosoft Word XP. (ВерсияMicrosoft Word97 была настроена по умолчанию на размер экранного шрифта 10 пунктов, но практика показала, что он неудобен.)

Использование прочих средств управления шрифтом (выбор начертания, подчер­кивания и других видоизменений) определяется стилевым решением документа, которое задает заказчик или работодатель. Приступая к первому заданию, следует выяснить, какие стилевые решения уже существуют в данной организации, каковы ограничения на использование средств оформления и форматирования. По возмож­ности, надо получить от заказчика готовые шаблоны документов или хотя бы печат­ные образцы.

Из прочих, не рассмотренных здесь средств управления шрифтами надо отметить управление интервалом между символами и возможность использования эффектов анимации. Интервал задается путем выбора одного из трех значений (Обычный, Разреженный, Уплотненный) на вкладкеФормат > Шрифт > Интервал.

Эффекты анимации используют очень редко и только при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора. В печатных доку­ментах эти эффекты невоспроизводимы по очевидным причинам, а в Web-документах их нет смысла применять, так как они пока не поддерживаютсяWeb-браузерами.

Настройка метода выравнивания.Все последние версии текстового процессораMicrosoft Wordподдерживают четыре типа выравнивания:

по правому краю;

Выбор метода выполняют cоответствующими кнопками панели инструментовФорматированиеили из раскрывающегося спискаФормат > Абзац > Отступы и интер­валы > Выравнивание. Избранный метод действует на текущий и последующие вво­димые абзацы. Выбор метода выравнивания определяется назначением документа. Так, например, дляWeb-страниц нет смысла выполнять выравнивание по ширине, поскольку все равно неизвестна ширина окна браузера, в котором документ будет просматриваться, однако выравнивание по центру использовать можно.

Для документов, передаваемых на последующую обработку, все методы выравнивания, кроме тривиального выравнивания по левому краю, являются излишними. Для печатных документов, выполненных на русском или немецком языках, рекомендуется в основном тексте использовать выравнивание по ширине с одновременным включением функции переноса, а для документов на английском языке основ­ной метод выравнивания — по левому полю.

Настройка параметров абзаца.Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

величина отступа слева (от левого поля);

величина отступа справа (от правого поля);

величина отступа первой строки абзаца («красная строка»);

величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

Для печатных документов величину отступа для основного текста, как правило, не задают (необходимое положение текста определяется шириной полей), но ее задают для дополнительных материалов и заголовков, если они не выравниваются по центру. В то же время, для Web-страниц величина отступа для абзацев имеет большое значение. Это один из весьма немногих параметров форматирования, допус­каемых для Web-документов, поэтому его используют очень широко.

Роль отбивок между абзацами, как и роль отступа первой строки абзаца, состоит в том, чтобы визуально выделить абзацы. При этом следует помнить, что эти средства несовместимы. То есть, применяя отступ первой строки абзаца, не следует применять отбивки между абзацами, и наоборот. Комбинация этих стилей допускается только для маркированных и нумерованных списков (основной текст оформляется с отступом первой строки, а списки — без него, но с отбивкой между абзацами).

Обычная практика назначения формата состоит в том, что для документов простой структуры (художественных) используют отступ первой строки (это особенно важно для текстов на русском и немецком языках), а для документов сложной структуры (технических) и документов на английском языке используют отбивки между абзацами. Промежуточное положение занимают документы, относящиеся к естественнонаучным и гуманитарным дисциплинам, — при их подготовке кроме точки зрения автора руководствуются сложившейся практикой и устоявшимися традициями.

В Web-докуметах применяют только отбивки между абзацами. Отступ первой строки в них обычно не используют в связи с повышенными трудностями его создания.

Средства создания маркированных и нумерованных списков. Специальное оформление маркированных и нумерованных списков редко применяют в художе­ственных документах и персональной переписке, но в служебных документах и особенно вWeb-документах оно используется очень широко. ВWeb-документах оформление маркированных списков особо усиливают за счет применения специальных графических маркеров, стиль которых должен тематически сочетаться с со­держанием и оформлением документов.

Для создания нумерованных и маркированных списков нужно сначала выполнить настройку,затемвходв список и, наконец,выходиз него. Настройку выполняют в диалоговом окнеСписок, открываемом командойФормат > Список. Данное окно имеет четыре вкладки:Маркированный список, Нумерованный список, Многоуров­невый список и Список стилей. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужного достаточно щелкнуть на избранном образце.

Для создания списка по команде служат кнопки НумерацияиМаркеры, представ­ленные на панелиФорматирование. Какмаркированный, так и нумерованный спи­сок легко превратить в многоуровневый. Для перехода на новые (или возврата на предшествующие уровни) служат кнопки Увеличить отступ и Уменьшить отступ на панели Форматирование.

Для списков с очень глубоким вложением уровней (более трех) можно настроить стиль оформления каждого из уровней. Для этого служит командная кнопка Изме­нитьна вкладкеМногоуровневыйдиалогового окнаСписок (Формат > Список).

Вкладка Список стилейтакже предназначена для оформления многоуровневых списков. Она позволяет выбрать или определить для каждого уровня списка особый стиль. О работе со стилями позже.

Характерной особенностью процессора Microsoft Word XP,связанной с его ориента­цией на создание Web-документов, является возможность использования графиче­ских маркеров. Для выбора такого маркера на вкладкеМаркированныйдиалогового окнаСписок (Формат > Список)выберите один из образцов списка и щелкните на кнопкеИзменить. Откроется диалоговое окноИзменение маркированного списка, в котором надо щелкнуть на кнопкеРисунок. Эта кнопка открывает диалоговое окноРисованный маркер, в котором можно выбрать подходящее изображение.

Для завершения маркированного или нумерованного списка и выхода из режима его создания достаточно по завершении ввода последней строки дважды нажать клавишу ENTER.

Читайте также: