1с 7 экспортировать базу контрагентов в эксель

Обновлено: 06.07.2024

Позволяет выгружать данные справочников, документов, сальдо по счетам из 1С 7.7 (компонента «Бухгалтерский учет» в файлы формата MXL, XLS, DBF.

Полученные файлы удобно использовать для переноса в другие программы.

В разработке применено несколько оригинальных решений:

  • выгружается информация из всех реквизитов, в т.ч. и справочников. Т.е. происходит разыменование через точку. Количество уровней разыменования можно настраивать.
  • все данные выгружаются в ОДИН файл
  • подчиненные справочники могут выгружаться совместно с справочником-владельцем в ОДИН файл
  • возможна выгрузка только подчиненного справочника
  • в файле Эксель все ячейки форматируются по типу значений, в них содержащихся
  • можно ограничить число субконто для анализа при выгрузке
  • выгружаются периодические реквизиты
  • учитываются разделители учета
  • универсальность работы – не зависит от применяемой конфигурации, требуется только компонента «Бухгалтерский учет»
  • не подходит для выгрузки регистров из компонент «Оперативный учет» и «Расчет»
  • долго формирует файлы Эксель при большом объеме выгрузки. Это связано с тем, что для каждой ячейки форматирование настраивается отдельно. Можно оптимизировать, но пока не было такой необходимости.
  • при формировании выгрузки в файл ДБФ поля именуются по-порядку – F1, F2, F3,…Fn. Это связано с ограничением ДБФ на длину имени поля.
  • также в ДБФ и MXL файлах не сохраняются поля длиннее 256 символов в связи с ограничениями этих форматов
  • имена полей в файле Эксель формируются последовательно, начиная с имени исходного справочника
  • ограничение числа субконто работает по порядку. Если на счете используется учет по трем субконто – ОС, МОЛ, Подразделение при установке ограничения в 2 будут выгружены только ОС, МОЛ. При установке ограничения в 1 будут выгружены только ОС. Это полезно применять, когда в новой программе не будет вестись учет в каких-то разрезах. Или когда учет по последнему субконто велся некорректно (есть минусовые остатки, пересортица). Пример некорректного учета по ЭКР:
  • при выгрузке справочника и его подчиненных выгрузка идет следующим образом: в каждой строке файла будут содержаться все поля справочника-владельца и поля одного из подчиненных справочников. При загрузке удобно свернуть данную таблицу по справочнику-владельцу и одному из подчиненных – таким образом останутся записи только подчиненного справочника

Выгрузка данных из 1С в Microsoft Excel

Не секрет, что среди офисных работников, в частности тех, которые заняты в расчетной и финансовой сфере, особенно популярны программы Excel и 1С. Поэтому довольно часто приходится производить обмен данными между этими приложениями. Но, к сожалению, далеко не все пользователи знают, как быстро это сделать. Давайте выясним, как выгрузить данные из 1С в документ Excel.

Выгрузка информации из 1C в Excel

Если загрузка данных из Excel в 1С – это довольно сложная процедура, автоматизировать которую можно только с помощью сторонних решений, то обратный процесс, а именно выгрузка из 1С в Эксель – это сравнительно простой набор действий. Его можно легко выполнить с помощью встроенных инструментов вышеуказанных программ, причем сделать это можно несколькими способами, в зависимости от того, что именно пользователю нужно перенести. Рассмотрим, как это выполнить на конкретных примерах в 1С версии 8.3.

Способ 1: копирование содержимого ячейки

Одна единица данных содержится в ячейке 1С. Её можно перенести в Эксель обычным методом копирования.

  1. Выделяем ячейку в 1С, содержимое которой нужно скопировать. Кликаем по ней правой кнопкой мыши. В контекстном меню выбираем пункт «Копировать». Можно воспользоваться также универсальным способом, который действует в большинстве программ, работающих на ОС Windows: просто выделяем содержимое ячейки и набираем комбинацию клавиш на клавиатуре Ctrl+C.

Копирование в 1С

Вставка через контекстное меню в Microsoft Excel

Вместо этого действия можно после выделения ячейки, находясь во вкладке «Главная», щелкнуть по значку «Вставить», который расположен на ленте в блоке «Буфер обмена».

Вставка через кнопку на ленте в Microsoft Excel

Содержимое ячейки 1С будет вставлено в Excel.

Данные в ячейку вставлены в Microsoft Excel

Способ 2: вставка списка в существующую книгу Excel

Но вышеуказанный способ подойдет лишь в том случае, если нужно перенести данные из одной ячейки. Когда же нужно совершить перенос целого списка, то следует воспользоваться другим способом, ведь копирование по одному элементу отберет очень много времени.

  1. Открываем любой список, журнал или справочник в 1С. Кликаем на кнопку «Все действия», которая должна располагаться вверху от обрабатываемого массива данных. Запускается меню. Выбираем в нем пункт «Вывести список».

Переход к выводу списка в Microsoft Excel

Поле «Выводить в» имеет два значения:

По умолчанию установлен первый вариант. Для переноса данных в Эксель он как раз и подходит, так что тут мы ничего не меняем.

В блоке «Выводить колонки» можно указать, какие колонки из списка вы хотите перевести в Excel. Если вы собираетесь производить перенос всех данных, то эту настройку тоже не трогаем. Если же вы хотите произвести конвертацию без какого-то столбца или нескольких столбцов, то снимаем галочку с соответствующих элементов.

Окно вывода списка в Microsoft Excel

Копирование списка в 1С

Вставка списка в Microsoft Excel

Список вставлен в документ.

Список вставлен в документ в Microsoft Excel

Способ 3: создание новой книги Excel со списком

Также список из программы 1С можно сразу вывести в новый файл Эксель.

    Выполняем все те шаги, которые были указаны в предыдущем способе до формирования списка в 1С в табличном варианте включительно. После этого жмем на кнопку вызова меню, которая расположена в верхней части окна в виде треугольника, вписанного в оранжевый круг. В запустившемся меню последовательно переходим по пунктам «Файл» и «Сохранить как…».

Сохранение списка в 1С

Ещё проще сделать переход, нажав на кнопку «Сохранить», которая имеет вид дискеты и расположена в блоке инструментов 1С в самом верху окна. Но такая возможность доступна только пользователям, которые применяют программу версии 8.3. В ранних версиях можно использовать только предыдущий вариант.

Переход к сохранению списка в 1С

Сохранение таблицы из 1С в Microsoft Excel

Весь список будет сохранен отдельной книгой.

Способ 4: копирование диапазона из списка 1С в Excel

Бывают случаи, когда нужно перенести не весь список, а только отдельные строки или диапазон данных. Этот вариант тоже вполне воплотим с помощью встроенных инструментов.

    Выделяем строки или диапазон данных в списке. Для этого зажимаем кнопку Shift и кликаем левой кнопкой мыши по тем строкам, которые нужно перенести. Жмем на кнопку «Все действия». В появившемся меню выбираем пункт «Вывести список…».

Переход к выводу диапазона данных в 1С

Окно вывода списка выделенных строк в Microsoft Excel

Список выведен в 1С

Способ 5: Сохранение документов в формате Excel

В Excel иногда нужно сохранять не только списки, но и созданные в 1С документы (счета, накладные платежные поручения и т.д.). Это связано с тем, что для многих пользователей редактировать документ проще в Экселе. К тому же в Excel можно удалить заполненные данные и, распечатав документ, использовать его при необходимости как бланк для ручного заполнения.

    В 1С в форме создания любого документа имеется кнопка печати. На ней расположена пиктограмма в виде изображения принтера. После того, как в документ введены необходимые данные и он сохранен, жмем на этот значок.

Вывод на печать документа в 1С

Переход к сохранению документа в Microsoft Excel

Переход к сохранению документа в программе 1С

Сохранение документа в формате Microsoft Excel

Документ будет сохранен в формате Эксель. Этот файл теперь можно открывать в данной программе, и проводить дальнейшую его обработку уже в ней.

Как видим, выгрузка информации из 1С в формат Excel не составляет никаких сложностей. Нужно знать только алгоритм действий, так как, к сожалению, не для всех пользователей он интуитивно понятен. С помощью встроенных инструментов 1С и Эксель можно копировать содержимое ячеек, списков и диапазонов из первого приложения во второе, а также сохранять списки и документы в отдельные книги. Вариантов сохранения достаточно много и для того, чтобы пользователь мог найти подходящий именно для его ситуации, совсем не нужно прибегать к использованию стороннего программного обеспечения или применять сложные комбинации действий.

Закрыть

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Закрыть

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Выгрузка данных из 1С в Excel - задача, которая встречается довольно часто, но, к сожалению, не все пользователи знают как ее правильно решить.

Хорошая новость заключается в том, что сделать это очень просто, буквально в 2 клика мышкой.

Выгрузка данных из отчетов 1С в Excel

Для начала откроем отчет. Любой. В нашем примере мы рассмотрим два отчета: один из УНФ, другой из УТ.

✅ Способ №1 (Подходит для всех конфигураций)

Нажмите на клавиатуре Ctrl+S. Самый универсальный способ.

✅ Способ №2 (Конфигурации на управляемых формах)

Нажать на иконку с дискетой в правом верхнем углу

✅ Способ №3 (Конфигурации на обычных формах)

Нажать файл, затем "сохранить" или "сохранить как". Или нажать на на иконку с дискетой.

✅ Способ №4 (Сохранение данных по нажатию кнопки из формы отчета)

Во многих типовых конфигурациях на форму отчета выведены кнопки, при нажатии на которые, можно сохранить данные.

Вне зависимости от способа, которым вы воспользуетесь, откроется окно сохранения файла.

В этом окне нужно указать адрес папки, в которую вы хотите сохранить файл:

Затем необходимо указать имя файла:

Обязательно указываем тип файла (выбираем старый или новый формат Excel).

Кстати, не обязательно выбирать именно Excel, если вам нужно сохранить данные в Word или PDF - просто выберите интересующий вас формат в списке.

После этого нажимаем на кнопку "Сохранить":

Файл с данными из отчета в формате Excel появится в указанной вами папке :)

Сохранение данных из списков и табличных частей в Excel

Еще одна полезная фишка, о которой стоит рассказать.

А вы знали, что практически любой список или табличную часть документа из 1С можно запросто сохранить в Excel? Теперь знаете.

Управляемые формы

Для примера откроем список заказов клиентов в УНФ:

Перед тем, как вывести его на печать, возможно? вы захотите установить период, а также нужные вам отборы.

В справочник Контрагенты можно загружать данные из таблиц. Это особенно удобно пользователям, которые вели учет в других программах и заполняют базу с нуля. Самый большой справочник Контрагенты теперь можно загрузить быстро и без ошибок из подготовленного списка.

В этой статье мы дадим подробную пошаговую инструкцию по загрузке контрагентов и банковских счетов из файла Excel.

Как это работает?

При загрузке контрагентов из файла автоматически:

  • создаются новые элементы справочника Контрагенты , если их нет в справочнике;
  • реквизиты уже введенных контрагентов в соответствии с данными файла не корректируются.

Если в справочнике уже есть элемент с тем же ИНН и КПП, то новый контрагент не создается и дублирования информации не происходит. Если ИНН и КПП не заполнены, то поиск контрагента в базе происходит по наименованию.

Подготовка таблицы данных

Рассмотрим порядок загрузки сведений о контрагентах и их банковского счета в 1С из файла в виде пошаговой инструкции.

Подготовка файла включает:

  • создание таблицы данных;
  • настройку загрузки контрагентов.

Создание таблицы данных

Для загрузки можно использовать файлы, содержащие данные в табличном виде:

  • файл Excel (xls, xlsx);
  • файл 1С (mxl);
  • файл таблицы в формате OpenOfficeСalc (ods).

Самым распространенным является вариант загрузки из файла Excel, который мы и рассмотрим в нашей статье.

Файл может содержать таблицу со следующими сведениями:


Организация переходит с бухгалтерской программы Парус на 1С:Бухгалтерия 3.0. Для заполнения справочника Контрагенты подготовлен файл Excel со списком основных реквизитов по контрагентам. Необходимо загрузить данные в 1С, используя штатный механизм загрузки контрагентов из Excel.

Проверка загружаемых полей

Перед загрузкой данных, содержащих адреса, обязательно проверьте загружены ли в 1С все указанные регионы из Адресного классификатора: раздел Администрирование — Настройки программы — Интернет поддержка и сервисы — Адресный классификатор — ссылка Загрузить классификатор .


Загрузка контрагентов и банковских счетов из таблицы Excel


Для загрузки выбирается подготовленный и проверенный файл, содержащий данные по контрагентам и банковским счетам.


Подготовка данных к загрузке — это наиболее важная часть работы, поэтому мы пройдем ее подробно, шаг за шагом.

Шаг 1. Сопоставление заголовков таблицы названиям реквизитов контрагентов

При выборе файла программа открывает специальную форму настройки для загрузки данных в программу.


Каждой колонке должен соответствовать определенный реквизит справочника Контрагенты .

Если названия колонок таблицы совпадает с названиями реквизитов карточки контрагента, то они определяются программой автоматически.


Шаг 2. Удаление не нужной информации из таблицы загрузки

В таблице данных удалите ненужную информацию — как правило, это заголовки таблицы и подписи. Используйте кнопки:

  • Удалить все лишнее — программа сама определяет информацию, которую нужно удалить:
    • пустые строки;
    • заголовки таблицы;
    • дополнительную информацию вне таблицы.

    Автоматическое удаление часто не дает нужного эффекта, поскольку программа не может точно определить относится информация к загружаемой или нет. Вследствие этого используются для удаления следующие кнопки:

    • Удалить строку — строка удаляется пользователем вручную. Для этого курсор устанавливают на нужной строке и нажимают кнопку Удалить строку .
    • Удалить колонку — колонка таблицы удаляется целиком, если информация по ней не будет загружаться.

    В таблице должна остаться только загрузочная информация по контрагентам. В нашем примере строка с названием колонок не нужна, поэтому требуется ее удалить, как лишнюю информацию.

    Для перехода на следующий шаг нажмите кнопку Далее .


    Шаг 3. Указание группы для новых контрагентов

    Определите группу справочника, в которую будут загружаться новые контрагенты. Например, группу — Поставщики. Если группу для новых контрагентов не выбирать, то контрагенты загрузятся списком в корневой каталог справочника Контрагенты .


    Таблица подготовлена для загрузки данных.

    Шаг 4. Анализ данных перед загрузкой

    Перед загрузкой данных программа проинформирует, что есть новые контрагенты, которые будут созданы в справочнике Контрагенты автоматически.

    На вкладке Все новые контрагенты идут со значком + . Также новых контрагентов можно посмотреть на вкладке Новые . Они отображаются в списке серым цветом — их еще нет в базе. Контрагенты, которые есть в базе, отображается черным цветом.


    Нажмите на кнопку Загрузить . Будет добавлена информация только по новым контрагентам.


    Найденные контрагенты не участвуют в загрузке и сведения в них не меняются.

    Шаг 5. Проверка загрузки реквизитов контрагентов

    Проверьте создание новых элементов справочника Контрагенты в указанной вами группе.

    В нашем примере для проверки откроем папку Поставщики в справочнике Контрагенты и проконтролируем, что все новые позиции с контрагентами из файла, которых не было в справочнике, в т. ч. данные по их банковским счетам и контактным лицам, теперь там присутствуют.


    Желательно тщательно проверить загруженные реквизиты по каждому из контрагентов, т. е. заполнение полей карточки:

    • основные сведения по контрагенту;
    • банковский счет;
    • адрес;
    • контактное лицо.



    Функционал загрузки контрагентов и банковских счетов из таблиц позволяет ввести все нужные позиции справочника быстро и без ошибок!

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Похожие публикации

      .Эта статья покажет, как работать со сканером в 1С для.У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.Очень часто бухгалтер устает вбивать реквизиты контрагентов и не может.

    Карточка публикации

    (3 оценок, среднее: 5,00 из 5)

    Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
    Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
    Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

    Все комментарии (1)

    Благодарю за актуальную информацию

    Добавить комментарий Отменить ответ

    Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

    Вы можете задать еще вопросов

    Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

    Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

    Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
    регламентом БухЭксперт8.ру >>

    Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

    [17.11.2021 запись] Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

    Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

    [29.10.2021 запись] Пообъектный учет ОС и подходы к определению и пересмотру СПИ

    Алгоритм альтернативного перехода на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С

    [11.10.2021 запись] Учет ОС по-новому: ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 25/2018

    Читайте также: