1с документооборот настройка смдо

Обновлено: 06.07.2024

Электронный документооборот позволяет оформить внутренние документы организации в электронном виде с использованием простой или усиленной квалифицированной подписи.

Функционал внутреннего ЭДО включен в следующие релизы:

Конфигурация	Начиная с версии	Дата выпуска
Бухгалтерия государственного учреждения, ред.2	2.0.71.12	28.05.20
1С:ERP Управление предприятием 2	2.4.13.46	30.09.20
Бухгалтерия предприятия КОРП, ред. 3.0	3.0.92.51	08.05.21

В дальнейшем состав прикладных решений с поддержкой внутреннего ЭДО будет расширяться.

Для возможности обмена электронными документами с электронной подписью необходимо перейти в Администрирование – Обмен электронными документами и установить флаг в поле Электронные подписи.

Затем необходимо развернуть группу обмен с контрагентами и установить флаг в поле Сервисы ЭДО, после этого установить флаг Использовать внутренние электронные документы.

В журналах документов учётной системы появился столбец Состояние ЭДО.

Для формирования внутреннего электронного документа необходимо выбрать соответствующий документ учётной системы, нажать ЭДО – Просмотреть электронный документ или перейти по ссылке Состояние ЭДО.

В открывшемся мастере настройки электронного документооборота необходимо пройти несколько шагов (количество шагов зависит от типа электронной подписи).

На первом шаге необходимо выбрать вид электронной подписи.

Чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать электронной подписью. Ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 "Об электронной подписи" определяет следующие виды электронной подписи – простую и усиленную. Для подписания внутренних документов информационной базы с помощью сервиса 1С-ЭДО можно использовать как простую, так и усиленную квалифицированную подпись.

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо наличие программы криптографии, а также соответствующего сертификата.

При использовании усиленной квалифицированной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, а также вариант настройки.

При выборе я буду подписывать документы, на следующих шагах мастера будет произведен поиск установленной на рабочем месте программы криптографии, а также сертификата усиленной квалифицированной подписи.

Если программа криптографии отсутствует, мастер предложит выполнить её установку.

Примечание. Обращаем Ваше внимание, что на одном рабочем месте не рекомендуется одновременная установка двух криптопровайдеров (КриптоПро и VIPNet). Также дополнительно сообщаем, что сертификаты, выпущенные под КриптоПро, не будут работать с VIPNet, так же как и сертификаты, выпущенные под VIPNet, не будут работать с КриптоПро. Также информируем, что программа КриптоПро CSP предоставляется на платной основе, необходимо приобретение лицензии.

Если программа криптографии установлена, на следующем шаге произойдёт поиск доступных сертификатов. Если сертификат не определился, мастер предложит Заказать сертификат через сервис 1С-Подпись или Добавить сертификат из установленных на компьютере.

Если сертификат установлен в хранилище, но при нажатии Добавить сертификат отсутствует в списке, то пользователь указанный в сертификате, отличен от пользователя, под которым произошла авторизация в программном продукте 1С. Необходимо установить флаг в поле Показывать все сертификаты.

Затем выбрать необходимый сертификат и нажать Далее.

В открывшемся окне необходимо сверить пользователя, указанного в сертификате с пользователем, под которым произошла авторизация в 1С.

Если пользователь отличен, необходимо вернуться на шаг 2 и выбрать Я настраиваю подписание для других сотрудников. При данном варианте мастер не будет производить поиск программы криптографии и доступных сертификатов.

2. Простая электронная подпись

В качестве простой электронной подписи применяется логин и пароль, с которыми пользователь входит в информационную базу 1С. Для её применения потребуется утвердить Положение об использовании простой электронной подписи, а также распечатать и подписать Уведомление у соответствующих сотрудников.

При использовании простой электронной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, которая будет применяться для формирования электронного документа.

На следующем шаге мастера необходимо указать, кто будет подписывать документ.

Вариант Укажу список подписантов применим, когда не определён постоянный перечень сотрудников, участвующих в подписании и их необходимо будет заполнить вручную при создании документа.

В созданной настройке для печатной формы будет выбран маршрут Указывать при создании документа, то есть при каждом формировании электронного документа необходимо будет заполнить список подписантов.

Маршрут подписания применяется, когда список подписантов неизменен, для гибкой настройки правил подписания, и последующего их использования.

При создании маршрута подписания необходимо указать наименование, вид подписи: простая или квалифицированная. После чего необходимо добавить логическое условие, нажав Добавить группу: поставить все подписи по порядку, поставить любую из подписей, поставить все подписи (условия можно чередовать для более гибкой настройки правил подписания). Затем необходимо добавить подписантов (пользователей информационной базы).

В мастере настройки необходимо выбрать созданный маршрут, при необходимости установить флаг в поле Использовать для последующих документов.

При использовании простой электронной подписи мастер настройки предложит сформировать Положение об использовании простой электронной подписи.

Перейдя по ссылке, откроется окно формирования необходимых для использования простой электронной подписи внутренних документов организации. Необходимо заполнить обязательные поля и нажать Сформировать положение.

Автоматически будет сформирован необходимый комплект документов, который необходимо распечатать и заверить у руководителя организации.

После чего необходимо перейти по ссылке Уведомление. Автоматически будут сформированы уведомления для сотрудников, указанных на предыдущих шагах настроек.

Данные уведомления необходимо распечатать, а затем ознакомить ответственных сотрудников.

После завершения настроек откроется форма просмотра электронного документа. Для установки подписи необходимо нажать кнопку Подписать.

После подписания штамп визуализации электронной подписи появится в форме просмотра электронного документа.

На вкладке Подписи можно просмотреть установленные, а также требуемые электронные подписи.

Для получения ответственными лицами уведомлений, о необходимости выполнить действие с внутренним электронным документом, необходимо подключить систему взаимодействия - Сервис 1С-Диалог. Для этого необходимо перейти в Администрирование - Интернет-поддержка и сервисы, затем развернуть группу Обсуждения и нажать кнопку «Подключить».

В соответствующее поле необходимо ввести электронный адрес Вашей организации и нажать «Зарегистрироваться». Информационная база будет связана с данным адресом.

Затем ввести код регистрации, отправленный на e-mail и нажать «Зарегистрироваться».

Нажав на уведомление можно увидеть пояснение и ссылку на документ, который требует действий от пользователя.

Если документ содержит ошибку его можно отклонить или аннулировать. Для этого необходимо нажать «Другие действия».

Также подписать внутренний электронный документ можно из рабочего места Текущие дела ЭДО, перейдя в папку Подписать раздела Исходящие.

Документы, обмен по которым завершён, доступны для просмотра в архиве ЭДО, а также перейдя по соответствующей ссылке из журнала документов учётной системы.

Для изменения настроек внутреннего документооборота необходимо перейти в карточку организации, нажать ЭДО – Настройки внутреннего ЭДО.

В открывшемся окне перечислены документы учётной системы, по которым можно создать внутренний электронный документ.

В настройках можно изменить печатную форму документа и маршрут его подписания, а также возможно смена варианта подписания с простой на усиленную квалифицированную подпись.

Более подробно о том, как настроить внутренний электронный документооборот, можно ознакомиться на сайте ИТС.

что конкретно вас интересует?
СМДО это переписка гос организаций по всей республике, организованная на базе серверов НЦЭУ.
Существует на сегодня 30 орг., чье программное обеспечение сертицифированно в НЦЭУ.
Список организаций с серт. ПО

На пальцах выглядит так. Есть Указ - его нужно выполнить. Мона всё за большие деньги купить в НЦЭУ. Мона у них купить лишь само подключение. Доработать существующий документооборот(если он есть) до их стандартов и пройти у них сертификацию. Мона купить любое ПО из списка постом выше. А у НЦЭУ купить лишь подключение. Я могу расписать этапы последнего пути.
1. Звоним в НЦЭУ nces.by - и оставляем им заявку на проведение канала связи(в витебской области это VPN канал mailgov), но это не единственный вариант. Всё работает НЕ через Интернет. Сам канал связи организует Белтелеком, но за тем что бы он пришёл нужно обращаться в НЦЭУ.
2 . Звоним в НЦЭУ получаем у них ЭЦП - электронно-цифровую подпись. Существующие в организации(налоговые, статистика) не "катят" обычно.
3. Отправляем заявку в НЦЭУ на "подключение к СМДО с использованием ведомственной СЭД"
4. Обращаемся за сертифицированной программой из списка выше. (Так совпало, что я работаю в 9ой организации из этого списка. Если есть вопросы и интерес купить у нас - +375(три_три)3725485))))
5. Далее у нас следует этап установки настройки - отправки тестовых писем.
6. Указ по подключению считается выполненным если у вас есть Акт от НЦЭУ о прохождении регистрации в системе СМДО, который будет после успешного обмена письмами в предыдущем пункте.

Valmondya:
что конкретно вас интересует?
СМДО это переписка гос организаций по всей республике, организованная на базе серверов НЦЭУ.
Существует на сегодня 30 орг., чье программное обеспечение сертицифированно в НЦЭУ.
Список организаций с серт. ПО

Откровенно говоря интересует каким боком это нужно для средней общеобразовательной школы. Потому как правило сначала придумывают Указ а уже потом дорабатывают, так как думали одно, а под общую гребенку попали другие коим это НЕ нужно.
Что есть переписка гос организаций? Нас прекрасно устраивает электронная почта.

matahary:
На пальцах выглядит так. Есть Указ - его нужно выполнить.

И подытоживая все написанное, представьте что я глухой колхозник, у меня ограниченный бюджет и куча сомнений, и я прошу пожалуйста обоснуйте и объясните ЗАЧЕМ?)))

matahary, вы так все красиво расписали, осталось только цены озвучить.

задумка хорошая,
а реализация как всегда белорусская.
работает в лучшем случае до канцелярии учреждения.

АВАЛОКИТЕШВАРА:
matahary, вы так все красиво расписали, осталось только цены озвучить.

Цены на наше ПО - в районе 3,5 млн за 1 рабочее место. Но одно рабочее место как раз означает

Джексон:
работает в лучшем случае до канцелярии учреждения.

Потому нужно грамотно планировать количество рабочих мест. Цены на подключение к СМДО уточняйте в НЦЭУ, но насколько я знаю около 800 тыс один ключ, + в районе 4,5 млн за подключение + за канал (там копейки). Но это всё не точно, так как это всё ИМ))). Ну и им опять же какая-то абонентская.
Для чего это нужно? Для того что бы в перспективе вообще уйти от бумаг. Где-то тут я рисовал картинки для местного семинарчика, приметив конечно - но может поможет вам понять что и для чего(то что в оранжевой рамочке это как раз рабочее место, чем больше тем правильнее):

tregtar:
Это альтернатива ухода от эл почты? Тобишь указания СВЕРХУ будут приходить и регистрироваться исключая вариант "НЕ ЗНАЕМ НЕ ПРИХОДИЛО НЕ ВЫПОЛНИЛИ"

matahary:
Цены на наше ПО - в районе 3,5 млн за 1 рабочее место. Что как раз означает

забавно конечно, но вот у меня есть цены из НЦЭУ:
Внедрение СЭД "SMBusiness" конфигурации "Смарт+" до 5 АРМ -- 53 700 000 руб.
+
1 ключ -- 800 000 руб.
+
организация 1-го VPN канала -- 254 000 без НДС
+ ежемесячно
Сопровождение электронного документооборота на базе СЭД "SMBusiness" -- 1 422 000
+
абонплата 1-го VPN канала -- 30 000 без НДС

Ну я выше писал что

Мона всё за большие деньги купить в НЦЭУ

Кстати у вас пропущена плата за подключение к СМДО и абон. плата за подключение к нему же. Хотя может это включено в

Сопровождение электронного документооборота на базе СЭД "SMBusiness" -- 1 422 000

matahary:
Сам канал связи организует Белтелеком, но за тем что бы он пришёл нужно обращаться в НЦЭУ.

необязательно белтелеком, др провайдеры тоже могут организовать канал.
IPtel, управделами и др.

Думаю такое как "НЕ ЗНАЕМ НЕ ПРИХОДИЛО НЕ ВЫПОЛНИЛИ" делается административными мерами.

matahary:
Кстати у вас пропущена плата за подключение к СМДО и абон. плата за подключение к нему же.

Джексон:
необязательно белтелеком, др провайдеры тоже могут организовать канал.
IPtel, управделами и др.

Я об этом писал

но это не единственный вариант

В целом я расписывал путь для Витебской области, в других могут быть и будут свои нюансы)
Ещё раз путей есть 3 штуки.
1. Всё купить в НЦЭУ по ценам озвученным АВАЛОКИТЕШВАРА
2. Если есть своё ПО то его доработать пройти сертификацию в НЦЭУ(естественно за деньги) и оформить только подключение (Канал, ключи, настроечные реквизиты)
3. Купить стороннее ПО из списка выше, прошедшее тестирование. И опять же оформить только подключение (канал, ключи, настоечные реквизиты).
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко "гемморойный"))) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

Джексон:
matahary:
Сам канал связи организует Белтелеком, но за тем что бы он пришёл нужно обращаться в НЦЭУ.

необязательно белтелеком, др провайдеры тоже могут организовать канал.
IPtel, управделами и др.

Такую возможность уточняйте у своих провайдеров (местных), если да, то да. И немаловажна цена вопроса за канал, и его пропускную способность.
Белтелеком по технологии ADSL предлагает как правило 1 мегабит. Если есть оптика, то проще.

matahary
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко "гемморойный")) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

Распишите, если не сложно. Очень интересно будет понять с чем можно столкнуться в процессе внедрения, чтобы была возможность как-то скорректировать нежелательные явления.

TAKUMO:
matahary
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко "гемморойный")) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

Спасибо за ответ. Порядок подключения я в основном изучил. Меня больше интересовал вот этот пункт

matahary
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко "гемморойный")) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

Все это пустая трата бюджетных средств. Пока вышестоящие инстанции будут запрашивать ответы (отчеты) в электронном и обязательно в бумажном виде с подписью руководителя и синей печатью - СМДО бесполезно!
Организация, где я работаю, уже с лета 2015 года подключена к СМДО. Сам лично занимался этим вопросом. Торопили! Мол, давай быстрее! И что в итоге. Никто не пользуется. Только написали бумагу, что с 2017 года планируют. Угу, планируют они. Сказочники. Ну, допустим, заработаем мы через СМДО. Но вышестоящие инстанции будут требовать бумажный оригинал с синей печатью. В этом я нисколечко не сомневаюсь. Так, какого этого, спрашивается это все делается?!

Спасибо за ответ. Порядок подключения я в основном изучил. Меня больше интересовал вот этот пункт

matahary
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко "гемморойный")) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

Ну это больше касалось нашего ПО "Делопроизводство". Оно сложное и если честно избыточной мощности для организаций с 2-3мя рабочими местами. В связи с этим его установкой могли заниматься только наши специалисты(там было кучу нюансов по этой части). Потому мы работали только по факту выполненных работ. Установка серверной части с разворотом всех модулей и настройкой пользователей занимала около полудня, если всё было нормально на стороне клиента(а это было соблюдено далеко не всегда). Соответственно к нашему приезду на стороне клиента должны были быть:
- правильно настроенное VPN-соедниение(в Витебской области от Белтелекома, доступность ЧЕРЕЗ БРАУЗЕР. сайта по адресу 10.30.254.20(должен открываться сайт mailgov))
- наличие полученных от НЦЭУ ЭЦП с ПО и дисками к ним - с людьми которые помнят пароли(что было далеко не всегда)
- наличие файла с настроечными реквизитами организации от НЦЭУ - что представляло определенные трудности, так как НЦЭУ по регламенту своему выдает реквизиты только, если у организации помимо предыдущих 2х пунктов было в наличии ПО которое может работать с СМДО (в этом месте в нашем случае был замкнутый круг, но мы его разорвали прямыми договоренностями с НЦЭУ).

П.С. ну про всякие косяки с кривыми сборками винды, наличие других Авестов которые по умолчанию не совместимы с тем что был от НЦЭУ, завирусованность компутеров, старые сервис-паки не поддерживаемые ни Авестом не IBM Notus-ом, про это я тоже могу упомянуть))))

После создания новой базы в «1С:Документооборот», необходимо выполнить ее настройки. Установка общих настроек выполняется по команде Настройка программы в меню раздела Настройка и администрирование.

Все настройки программы распределены по закладкам:

Рисунок 1 - Форма окна настроек

1. Настройки на вкладке «Общие настройки»

Рисунок 2 - Форма общих настроек

1.1 Поле Заголовок программы - необходимо указать заголовок программы.

1.2 Настройка Версионирование объектов - если настройка включена, то в программе появится возможность автоматически сохранять историю изменения реквизитов объектов.

1.3 Настройка Дополнительные реквизиты и сведения - если настройка включена, то администратор получает возможность настраивать дополнительные реквизиты и сведения, а пользователи смогут размещать дополнительные реквизиты в карточках документов, настраивать обязательные для заполнения дополнительные реквизиты.

1.4 Настройка Инструкции - настройка делает доступными специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с программой.

1.5 Настройка Электронные подписи - если настройка включена, то документы можно будет удостоверять электронной подписью.

1.6 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

2. Настройки на вкладке «Права доступа»

Рисунок 3 - Форма настроек прав доступа

2.1 Настройка Ограничивать права доступа - если настройка включена, то права пользователей «1С:Документооборота» можно ограничивать. Если настройка не установлена, все пользователи по умолчанию получают неограниченный доступ ко всем данным программы.

2.2 Настройка Отложенное обновление прав доступа - если настройка включена, то все задания на обновление прав попадают в специальную очередь, которая автоматически обрабатывается на сервере регламентными заданиями в фоновом режиме, не мешая работе пользователей.

2.3 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

3. Настройки на вкладке «Делопроизводство»

Рисунок 4 - Форма настройки работы с документами

3.1 Настройка Виды внутренних документов - если настройка включена, то в карточке внутреннего документа появляется обязательное для заполнения поле Вид. Также при установке этого флажка ответственному за ведение нормативно-справочной информации становятся доступны возможности создания и изменения видов внутренних документов.

3.2 Настройка Категории для документов и файлов - настройка определяет видимость всех отчетов, карточек и элементов управления, связанных с категориями данных.

3.3 Настройка Связи документов - если настройка включена, то в карточках документов появляется возможность настройки перекрестных ссылок документов друг на друга.

3.4 Настройка Учет по организациям - если настройка включена, то программа будет вести учет всех ключевых данных в разрезе нескольких организаций.

3.5 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

4. Настройки на вкладке «Работа с файлами»

Рисунок 5 - Форма настройки работы с файлами

4.1 Настройка Хранить файлы в томах на диске - если настройка включена, то файлы, прикрепленные к карточкам документов, будут сохраняться не в информационной базе, а в файловом хранилище на выделенном для этих целей сервере. По ссылке Тома хранения файлов настраиваются тома.

Рисунок 6 - Форма списка томов хранения файлов

Для создания нового тома хранения файлов необходимо в форме списка томов нажать кнопку «Создать» и в открывшемся окне заполнить следующие данные:

4.1.1 Поле Наименование тома - необходимо указать наименование тома хранения данных.

4.1.2 Поле Полный путь - необходимо указать путь к файловому ресурсу, куда будут сохраняться файлы.

Рисунок 7 - Форма элемента

4.2 Настройка Настройка автоматической загрузки файлов - выполняется настройки для выполнения автоматической загрузки файлов из указанного каталога в локальной сети. По настроенному расписанию файлы или папки файлов переносятся из каталога в нужную папку ЭА с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок.

Рисунок 8 - Форма настройки загрузки файлов

Для настройки автоматической загрузки файлов необходимо нажать кнопку Добавить и указать следующие данные:

4.2.1 Каталог для загрузки можно указать как в формате Microsoft Windows (UNC путь вида \\server\resource), так и для Linux (путь вида \home\shared). У учетной записи, под которой запускается сервер «1С:Предприятия», должны быть права на чтение файлов в загружаемом каталоге.

Далее необходимо указать папку информационной базы для загрузки и ввести имя пользователя, который будет подставлен в качестве автора новых файлов.

Настроить расписание. В окне перейти по гиперссылке Расписание не задано и в открывшемся окне Расписание задать расписание выполнения загрузки файлов.

Рисунок 9 - Форма настройки расписания выполнения регламентного задания

4.3 Настройка Использовать папки файлов - если настройка включена, то пользователям будет разрешена работа не только с файлами входящих, исходящих и внутренних документов, но и с обычными файлами, доступными при помощи команды Файл на панели навигации раздела Документы и файлы. Права отдельных пользователей на те или иные папки файлов настраиваются непосредственно в папках.

4.4 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

5. Настройки на вкладке «Обмен данными»

Рисунок 10 - Форма настройки обмена данными

5.1 Настройка Использовать синхронизацию данных - если настройка включена, то подразумевается использование синхронизации данных с другими конфигурациями или между узлами распределенной информационной базы.

5.2 Настройка Префикс информационной базы - указывается префикс узла текущей информационной базы.

5.3 Настройка Использовать обмен электронными документами - при включении этой настройки у пользователя появляется возможность обмениваться электронными документами через 1С-ЭДО.

Интерфейс 1С:Документооборот реализован посредством разделов, которые группируют различные команды в соответствии с их назначением. Каждый из разделов включает панель навигации, при помощи которой можно перейти к нужной области системы.

Разделы представляют собой самый верхний уровень навигации и служат для перехода ко всем функциям программы. Предусмотрены следующие разделы:

Home page - рабочий стол сотрудника. Это основной раздел программы, где сотрудник ведет свою повседневную работу, откуда получает быстрый и удобный доступ к редактируемым документам, незавершенным задачам, настройкам и файлам, которыми пользуется чаще всего. Реализован в форме виджетов.
Первый основной виджет - это задачи, которые поступают сотруднику. Нажимаем на виджет “Задачи мне” и открывается список задач. В этом списке можно просмотреть приоритет задач. Красным подсвечиваются задачи, которые не выполнены в срок.
Второй виджет - мои документы, здесь отображается список документов, с которыми работает пользователь. Начальная страница может настраиваться индивидуально под каждого пользователя.

1. Рабочий стол пользователя

Первое, что видит каждый пользователь, осуществивший вход в программу 1С:Document Management - это раздел меню Рабочий стол.

Рисунок 1 - Рабочий стол с виджетами

Рисунок 2 - Список текущих задач пользователя

2. Основные панели навигации

Рабочий стол является основным рабочим экраном сотрудников. Он состоит из блоков:

Quick menu – размещены основные объекты, используемые пользователем.
Documents and files – раздел предназначен для работы с документами и файлами.
Teamwork – раздел предназначен для работы с задачами и процессами.
Reference information – раздел предназначен для ведения нормативно-справочной информации.
Settings - раздел предназначен для выполнения персональных настройки и администрирования системы.

Рисунок 3 - Основные панели навигации

Основной функционал работы пользователей размещен в разделе Home page, а также в разделах Quick menu и Documents and files.

3. Запуск процесса создания договора на согласование

Согласование используется любым сотрудником для обхода документом всех участников согласования (рецензентов) по заранее составленному списку, после чего документ возвращается к автору (инициатору бизнес-процесса).

Для создания бизнес-процесса пользователь заходит в раздел Documents and files и на панели навигации выбирает меню Documents internal.

Рисунок 4 - Список внутренних документов на согласование

Открывается список внутренних документов доступных в соответствии с правами пользователя. Для создания новой карточки документа нажимает кнопку Create и в открывшемся списке Виды документов выбирает требуемый вид документа.

Нажимает кнопку Create.

Рисунок 5 - Создание нового документа

Рисунок 6 - Карточка нового договора

Открывается карточка создания нового договора, где пользователь заполняет основные реквизиты: Наименование документа, дополнительное описание по документу, организацию, контрагента, сумму по документу, срок действия договора и условия пролонгации.

Рисунок 7 - Заполнение полей документа

При создании карточки документа автоматически подтягивается статус Проект.

3.1 Как добавить файлы к документу

После заполнения всех реквизитов переходим на вкладку Files для добавления файла. Добавление осуществляем по кнопке Add.

Рисунок 8 - Добавление файла к документу

Выбираем один из вариантов добавление файлов:

Create from template - создание файла на основании шаблона документа, который сохранен в системе. После добавления файла пользователь корректирует его текст и сохраняет изменения.
Import from disk - добавление файла вручную с диска. В открывшемся окне выбираем файл договора (нажимаем кнопку Открыть).

Рисунок 9 - Выбор документа на диске

Далее сохраняем карточку, нажимая кнопку Save.

Рисунок 10 - Сохранение документа

3.2 Как запустить процесс согласования

Запуск процесса согласования может выполняться автоматически по событиям (создание или регистрация карточки документа) или вручную.

Для ручного запуска процесса нажимаем кнопку Submit и в открывшемся списке выбираем More options….

Рисунок 11 - Ручной запуск на согласование

Далее в открывшемся списке выбираем требуемый процесс и нажимаем кнопку Creat process.

Рисунок 12 - Перечень процессов

Открывается окно запуска процесса.

Рисунок 13 - Окно запуска процесса

Процесс запуска состоит из двух этапов:

Согласование – его мы и рассмотрим.
Исполнение – действия, которые необходимо выполнить пользователю после согласования.

Перед началом процесса в случае необходимости мы можем откорректировать состав этапов, кол-во согласующих и последовательность выполнения.

Для старта процесса нажимаем кнопку Start and close.

Запустился процесс согласования, мы можем посмотреть на каком этапе документ перейдя на вкладку Processes and tasks.

Рисунок 14 - Этапы документа

Видим бизнес-процесс и у какого сотрудника сейчас документ на согласовании. Пользователи могут выполнять согласование документов как в самом Документообороте, так и по электронной почте.

Открываем систему под ответственным пользователем, который участвует в процессе согласования. Появилась новая задача в окне виджета.

Рисунок 15 - Рабочий стол пользователя, участвующего в процессе согласования

Просмотреть задачу можно в предварительном окне, видим организацию, сумму, срок заключения договора и можем сразу открыть карточку и файл договора.

Рисунок 16 - Предварительное окно согласования

В данном окне можно сразу выполнить согласование документа не открывая задачу: согласовать/не согласовать/согласовать с замечаниями. В последнем случае нужно указать комментарии к согласованию. Или открыть задачу и выполнить ее.

Рисунок 17 - Открытое окно задачи

3.3 Как согласовать договор по электронной почте

Выполнение согласования по почте. Пользователю поступит письмо с содержанием задачи:

Рисунок 18 - Содержание задачи на электронной почте

Пользователь выбирает один из вариантов согласования и в открывшемся письме вносит комментарий (при необходимости) и нажимает Send.

Рисунок 19 - Согласование по электронной почте

Если у пользователя установлена локация Россия, письмо поступит с описанием названий полей на русском языке.

Далее документ переходит к следующему пользователю на согласование. После всех этапов согласования, ответственный получает задачу с результатом согласования на ознакомление. Если документ согласован, инициатор ознакамливается с результатом согласования и завершает процесс, нажимает кнопку Examined.

Рисунок 20 - Окно инициатора задачи

Рисунок 21 - Статус согласования

Если документ не согласован, ответственный выполняет одно из следующих действий:

Ознакамливается с результатом согласования и завершает процесс, нажимает кнопку Finish approval (если необходимо завершить процесс).
Вносит правки в текст договора согласно полученным замечаниям и отправляет на повторное согласование. Нажимает кнопку Repeat the approval.

Рисунок 22 - Завершение согласования

Далее в открывшемся окне вносит комментарий к правкам и нажимает кнопку Submit for repeat approval. При повторном согласовании пользователь может откорректировать состав согласующих.

Читайте также: