1с не рассчитывает ндфл отпуск

Обновлено: 07.07.2024

В письме от 28.01.2021 № 03-04-05/5316 специалисты Минфина России рассказали, как исчислить и удержать НДФЛ за месяц в ситуации, когда в течение этого месяца работнику выплачивались отпускные. При этом работник имеет право на так называемый детский вычет.

Организации рассчитывают сумму НДФЛ по ставкам 13 % или 15 % на дату фактического получения дохода. Налоговая база определяется нарастающим итогом с начала календарного года в отношении всех доходов физического лица (облагаемых по ставке

13 % или 15 %) за этот период с учетом налоговых вычетов (в т. ч. детских). При расчете зачитывается удержанная в предыдущие месяцы сумма налога (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Вычеты на детей предоставляются за каждый месяц налогового периода путем уменьшения налоговой базы. При этом как база, так и вычеты определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Поэтому налоговые вычеты предоставляются на момент определения налоговой базы.

Далее специалисты Минфина напомнили, что датой фактического получения работником дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему была начислена зарплата (п. 2 ст. 223 НК РФ). Другими словами, именно в последний день месяца производится исчисление НДФЛ с суммы заработной платы за этот месяц. А удерживается этот налог при фактической выплате работнику зарплаты по окончании месяца (п. 4 ст. 226 НК РФ)

В комментируемом письме финансисты обратили внимание на то, что с сумм выплаченных работникам авансов НДФЛ не рассчитывается и не удерживается. Это связано с тем, что до окончания месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным. Отметим, что аналогичную позицию в отношении НДФЛ с авансов по зарплате Минфин России уже высказывал (см., например, письмо от 13.02.2019 № 03-04-06/8932).

А вот по отпускным порядок удержания НДФЛ иной. Датой фактического получения дохода в виде отпускных признается дата их выплаты, в том числе перечисления дохода на банковский счет работника (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Другими словами, с отпускных НДФЛ рассчитывается и удерживается при фактической выплате работнику такой суммы. Напомним, что НДФЛ с отпускных перечисляется в бюджет до последнего числа месяца (включительно), в котором они были выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, если работнику в течение месяца были выплачены отпускные, то организация уже удержала с этих сумм НДФЛ. Следовательно, налоговой базой по НДФЛ будет общая сумма доходов работника (заработная плата, включая аванс, плюс отпускные), уменьшенная на налоговые вычеты. С этой суммы рассчитывается НДФЛ с зачетом ранее удержанного налога (то есть с зачетом НДФЛ с отпускных, который уже удержан).

Проиллюстрируем выводы финансового ведомства на числовом примере.

Допустим, заработная плата работника за месяц составляет 50 000 руб. У работника есть один ребенок, на которого он получает вычет в размере 1400 руб. В феврале работнику были произведены следующие выплаты:

• 5 февраля он получил аванс в размере 20 000 руб.;
• 25 февраля ему были начислены отпускные в размере 25 000 руб. за две недели отпуска (с 1 по 14 марта).

При выплате аванса НДФЛ не исчисляется и не удерживается. Обратите внимание, что программы 1С позволяют настроить исчисление НДФЛ с аванса. При выплате отпускных налог рассчитывается с предоставлением детского вычета, так как на этот момент определяется налоговая база по НДФЛ. Сумма НДФЛ составит 3068 руб. ((25 000 руб. – 1400 руб.) × 13 %).

В последний день месяца определяется налоговая база по НДФЛ за этот месяц исходя из всех доходов работника. В нашем примере в доходы работника включается начисленная за февраль заработная плата в полном размере (50 000 руб.) и отпускные (25 000 руб.). Всего получается 75 000 руб. К этой сумме применяется детский вычет в размере 1400 руб.

Таким образом, НДФЛ за февраль составит 9 568 руб. ((75 000 руб. - 1400 руб.) × 13 %). Эта сумма уменьшается на налог, уплаченный с отпускных (3068 руб.). НДФЛ к уплате за февраль составляет 6500 руб. (9568 руб. – 3068 руб.).

Порядок расчета и выплаты отпускных, исчисления и уплаты НДФЛ и страховых взносов, учета расходов на оплату отпуска отличается от порядка, установленного для заработной платы. На расчет отпускных влияет, например, болезнь сотрудника, отмена отпуска в связи с производственной необходимостью, индексация заработка или выплаченная работнику премия. Эксперты 1С рассматривают особенности бухгалтерского и налогового учета отпускных и отражения в отчете 6-НДФЛ и в расчете по страховым взносам на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Отпуск: бухгалтерский и налоговый учет

На время ежегодного отпуска за сотрудником сохраняется рабочее место и средний заработок в соответствии со статьей 114 ТК РФ. Правила расчета среднего заработка закреплены в статье 139 ТК РФ, а отдельные особенности исчисления утверждены постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Вид оплаты - сохраняемый средний заработок на период отпуска или, иначе говоря, оплата отпуска, отпускные - имеет много особенностей:

1. Оплата отпуска отличается от заработной платы тем, что фактически в это время работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Соответственно, дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется по НК РФ не последним днем месяца (как для оплаты труда), а как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п.1 ст. 223 НК РФ).
2. Определение срока перечисления НДФЛ с суммы отпускных отличается от общего правила перечисления налога - не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). По доходам в виде оплаты отпуска обязанность по перечислению удержанного налога должна быть исполнена не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты.
3. При исчислении страховых взносов сумма отпускных включается в облагаемую базу в том месяце, в котором отпускные начисляются вне зависимости от периода отпуска и даты выплаты (п. 1 ст. 421 НК РФ).
4. Выплата сумм отпускных производится до фактического наступления отпуска. Отпускные нужно выплачивать не позднее 3 дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Нарушение этого требования влечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
5. Расходы на оплату отпуска относятся непосредственно к периоду отпуска. В бухгалтерском учете в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их начисления и фактической выплаты.
6. Аналогично и в налоговом учете согласно пункту 1 статьи 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Среди прочих особенностей отпускных следует учитывать, что их начисление может производиться до расчета зарплаты, за месяц, когда еще неизвестен полный доход сотрудника, входящий в расчетную базу среднего заработка. Не ясно, будет ли месяц отработан сотрудником полностью и сохранится ли у него право на налоговые вычеты по окончании месяца.

Вдобавок отпуск, будучи уже оплаченным, может не состояться (например, в связи с производственной необходимостью). На сроки уже наступившего отпуска может повлиять болезнь, а индексация заработка или начисленные премии приводят к перерасчету суммы отпускных.

Эти отличия обуславливают особенности отражения оплаты отпуска в отчетности.

Отпускные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Рассмотрим на примерах некоторые особенности отражения сумм начисленных отпускных, НДФЛ и страховых взносов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Пример 1

У сотрудника период отпуска с 01.04.2019 по 28.04.2019. Отпускные начислены и выплачены 26.03.2019.

В документе Отпуск начислена оплата отпускных по среднему в размере 9 556,40 руб. и НДФЛ 1 242 руб. При этом сумма начислений за март еще не учтена, и известно, что отпуск в дальнейшем подлежит перерасчету. При выплате отпускных 26.03.2019 НДФЛ удержан, срок его перечисления - 31.03.2019. Календарная особенность I квартала 2019 года состоит в том, что 31 марта приходится на воскресенье, следовательно, днем окончания срока перечисления налога считается ближайший следующий за ним рабочий день - 01.04.2019 (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Это означает, что в Раздел 2 отчета 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) за I квартал 2019 года сумма начисленных отпускных и НДФЛ не попадут, а отразятся в отчете за полугодие 2019 года. В базу расчета страховых взносов отпускные включатся при расчете зарплаты за март 2019 года в документе Начисление зарплаты и взносов.

Отпускные и начисленные страховые взносы отражаются в отчете Расчет по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@) за I квартал 2019 года.

Для соблюдения законодательных норм отражения отпускных в бухгалтерском и налоговом учете необходимо в марте учесть отпускные и взносы с них, исчисленные в составе расходов будущих периодов. Для этого в документе Отпуск, на закладке Дополнительно для отпускных предусмотрена возможность указания способа отражения в поле Счет, субконто (рис. 1).

Рис. 1. Способ отражения в учете оплаты отпуска

Указанный в документе способ отражения отпускных отображается в документе Отражение зарплаты в бухучете за март 2019 года (рис. 2).

Рис. 2. Отражение отпускных в бухучете

При этом Период принятия расходов для сумм Ежегодного отпуска и страховых взносов, начисленных на него, устанавливается 01.04.2019. Вид начисления для налогового учета (п. 7 ст. 255 НК РФ) устанавливается в соответствии с указанным в настройке вида начисления Отпуск основной на закладке Налоги, взносы, бухучет.

В результате синхронизации с программой «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 суммы отпускных и исчисленных взносов будут отражены соответствующими проводками в дебет счета 97.01 «Расходы на оплату труда будущих периодов».

Пример 2

В продолжение Примера 1 отпуск сотрудника с 01.04.2019 по 28.04.2019 был отменен 01.04.2019 в связи с производственной необходимостью. Соответственно, нет оснований для начисления и выплаты 26.03.2019 отпускных.

Так как выплата отпускных уже произведена, то редактировать и отменять проведение документа Отпуск нельзя. Для отмены отпуска предназначена команда Сторнировать в документе, начислившем отпуск (рис. 3).

Рис. 3. Отмена начисленного отпуска

В результате проведения документа Сторно в Регистре налогового учета по НДФЛ код дохода устанавливается «2012», и начисленная в марте сумма 9 556,40 руб. по этому коду отражается в апреле со знаком «минус» (рис. 4).

Рис. 4. Регистр налогового учета по НДФЛ

Однако совершенный факт выплаты отпускных уже нельзя отменить. А значит, блок, отражающий 26.03.2019 эту выплату в сумме 9 558,40 руб., удержание налога в сумме 1 242 руб. и срок его перечисления 01.04.2019 останутся неизменными в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ за полугодие 2019 года.

Пример 3

В продолжение Примера 1 сотруднику в марте 2019 года была выплачена премия, которая увеличила размер среднего заработка. Начисленные и выплаченные 26.03.2019 отпускные после расчета заработной платы за март следует пересчитать.

В отчете 6-НДФЛ за полугодие 2019 года начисленные и доначисленные отпускные будут представлены в Разделе 2 двумя блоками по строкам (см. таблицы 1, 2):

Налоговый вычет предоставлен ошибочно

Предположим, что сотруднику ошибочно предоставили вычеты. Причина ошибки не важна - то ли однофамильцу зарегистрировали вычеты в программе, то ли впоследствии выяснилось, что документы-основания не соответствуют требованиям.

Однако отпуск успели начислить и выплатить, при выплате НДФЛ был исчислен с учетом вычетов. Перед расчетом зарплаты ошибку обнаружили, вычет сторнировали.

Пример 1

Вычет на первого ребенка с кодом 126 в сумме 1 400 руб. предоставлялся с начала года сотруднику С.С. Гор­бункову. Вычет был учтен и при расчете отпуска с 10.07.2017 по 23.07.2017 (рис. 1). НДФЛ в сумме 1 512 руб. был исчислен с уче­том этого вычета. Отпускные были вы­плачены 07.07.2017. НДФЛ был перечислен в день выплаты отпускных.*

Примечание:
* Напомним, что c 01.01.2016 согласно пункту 6 статьи 226 НК РФ суммы исчисленного и удержанного налога с дохода в виде отпускных могут перечисляться раз в месяц - не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Рис. 2. Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Обратите внимание, что весь перерасчет происходит текущим месяцем, следовательно, отчет 6-НДФЛ за предыдущие периоды не требует корректировок. В Разделе 2 отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев формируются блоки (рис. 3), демонстрирующие перерасчет налога и необходимость доперечислить суммы НДФЛ.

Рис. 3. Фрагмент Раздела 2 отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев

Информация об отпуске в отчете 6-НДФЛ формируется двумя блоками с датой получения дохода (строка 100) 07.07.2017:

• в первом блоке отражается сумма налога (строка 140) по результатам расчета отпуска с применением вычетов - 1 512 руб., - подлежащая перечислению в период между датами, обозначенными в строках 110-120 соответствующего блока (07.07.2017 - 31.07.2017);
• во втором блоке - сумма дохода (строка 130) равна 0, но строка 140 отображает сумму налога - 182 руб., - которую необходимо перечислить в результате перерасчета. Срок доперечисления указан в строках 110-120 (с 03.08.2017 по 04.08.2017).

Из Примера 1 видно, что отражая в программе события своевременно и последовательно, пользователь формирует корректные сведения об удержании налога.

Вычет не предоставлен - превышение расчетной базы

Пример2

Сотруднику предоставлен налоговый вычет с кодом 126 на первого ребенка. Отпуск начинается с 01.07.2017 и выплачивается в соответствии с требованиями части 9 статьи 136 ТК РФ не позднее, чем за три дня до его начала, т. е. еще в июне. Сумма начисленных отпускных - 40 000 руб.

Может сложиться такая ситуация, что расчетная база НДФЛ после выполнения всех начислений июня составляет 320 000 руб. - т. е. не превышает 350 000 руб. И в соответствии со статьей 218 НК РФ (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ) положенные сотруднику вычеты должны быть предоставлены. Но если к этой расчетной базе прибавить июльские отпускные в размере 40 000 руб., то расчетная база превысит 350 000 руб. Вычеты не полагаются начиная с того месяца, в котором достигнута сумма налогооблагаемого дохода 350 000 руб. То есть уже в июне вычеты предоставить будет неправомерно.

Напомним, что удержать налог следует одновременно с перечислением сотруднику дохода. А чтобы удержать налог, необходимо исчислить налоговую базу. Именно в этот момент НК РФ и предусматривает предоставление вычетов (п. 1 ст. 218 НК РФ). Таким образом, если деньги на отпуск, который состоится в июле, сотрудник получит в июне, то они будут учитываться при расчете налоговой базы июня. Если отпускные будут перечислены в июле, то, соответственно, отпускные не окажут влияния на июньские вычеты. Причем в предложенном Примере возможна разная комбинация событий:

1. Когда исчислялся и выплачивался отпуск, зарплата еще не была рассчитана, и расчетная база не превысила 350 000 руб. Вычеты были предоставлены. Но в дальнейшем, при расчете зарплаты обнаружилось, что в сумме налоговая база превышает установленный предел. В этом случае доначисление налога в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 произойдет аналогично случаю 1.

2. Сумма отпускных следующего месяца сразу же увеличила расчетную базу сверх предела, и вычеты не были предоставлены.

Единственная возможность сохранить вычеты на июнь месяц, не нарушая Налогового Кодекса - это выплатить отпускные в июле. Чтобы при этом не нарушить Трудовой Кодекс - отпуск должен начинаться не ранее 4 июля.

Разобраться с особенностями применения вычетов при расчете отпуска помогает расшифровка, которая открывается иконкой Подробнее о расчете НДФЛ (см. рис. 4) на закладке Основной отпуск документа Отпуск.

Рис. 4. Подробная расшифровка расчета НДФЛ

Двойной вычет в отпуске

Пример 3

Отпуск предоставляется на период с 07.07.2017 по 20.08.2017. Дата выплаты отпускных назначена на 01.08.2017 (см. рис. 5). При исчислении НДФЛ вычет с кодом 126 учтен дважды.

Рис. 5. Приказ на отпуск в июле, выплачиваемый в августе

Сотруднику с начала года положен вычет на первого ребенка с кодом 126 в сумме 1 400 руб. Вычет предоставляется ежемесячно, пока сумма дохода, облагаемого НДФЛ, не превысит 350 000 руб.

В соответствии с условием Примера, в тот момент, когда в июле рассчитывался налог на сумму отпускных августа, никаких других начислений в июле еще не производилось.

В это время еще не известно, будут ли у сотрудника какие-либо другие начисления. Соответственно, вычеты применяются по отношению к тому доходу, о котором есть информация. Это и есть отпускные. Но выплатить отпускные работодатель намерен 01.08.2017. Напомним, что вычеты применяются при исчислении налоговой базы. Налоговая база должна быть рассчитана на день перечисления денег сотруднику, т. е. на 01.08.2017. Следовательно, августовский вычет также применяется.

Сформированный отчет Регистр налогового учета по НДФЛ (см. рис. 6) наглядно демонстрирует, что в июле дохода не было, и поэтому вычеты применены к доходу, выплачиваемому в августе.

Рис. 6. Фрагмент «Регистра налогового учета по НДФЛ» сотрудника после расчета отпуска до расчета июльской зарплаты

Если сотрудник в июле работал, то при расчете зарплаты за июль у него появится информация о доходе - его июльской зарплате. При расчете НДФЛ в документе Начисление зарплаты и взносов вычет уже применяться не будет, так как он оказался использован при исчислении отпуска. Вид отчета Регистр налогового учета по НДФЛ (см. рис. 7) при этом изменится: вычет в июле будет соотноситься с доходом июля.

Рис. 7. Фрагмент «Регистра налогового учета по НДФЛ» сотрудника после расчета зарплаты за июль

Таким образом, если дата начисления отпуска - текущий месяц, а дата выплаты относится к следующему месяцу, то вычеты будут предоставлены и за текущий, и за последующий месяц в случае, если этим событиям не предшествовали другие начисления в этих двух месяцах. Это полностью соответствует законодательству и корректно отражается во всей отчетности. Но если пользователь для повышения прозрачности учета НДФЛ хочет избежать предоставления двойных вычетов при регистрации отпуска, ему достаточно не допускать регистрации отпуска в месяце, предшествующем месяцу выплаты отпускных.

Подробнее см. видеозапись лекции в 1С:Лектории от 27.07.2017 «Практические рекомендации по оформлению отпусков, примеры в программе „1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3)».

Примечание
В статье, как и в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3, говоря о выплате заработной платы за первую половину месяца, мы называем ее «аванс».

Дата выдачи аванса

Законодательство не регламентирует правила расчета аванса, точные даты выплат, исключения для некоторых категорий сотрудников. Статья 136 ТК РФ лишь требует от работодателя:

• выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца;
• установить конкретные даты выплаты заработной платы правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором;
• производить выплату заработной платы не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена зарплата.

Строгого значения для понятия «полмесяца» в законодательстве нет. В локальных нормативных актах следует определить дату, на которую будет производиться расчет зарплаты за первую половину месяца. Например, 14-е число месяца. Исходя из того, что выплата окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц должна быть произведена до 15-го числа следующего месяца (ст. 136 ТК РФ), можно принять решение о выплате аванса за текущий месяц в период с 15-го числа до конца месяца.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 Дата выплаты аванса устанавливается в карточке Организации на закладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Бухучет и выплата зарплаты на закладке Выплата зарплаты (см. рис. 1).

Рис. 1. Установка «Даты выплаты аванса»

Дата устанавливается конкретным числом расчетного месяца (по умолчанию - 20). На основании этого числа в программе автоматически ежемесячно формируется Дата выплаты аванса, которая по умолчанию устанавливается в документах, предусматривающих вариант Выплаты денежных средств С авансом. К таким документам относятся, например, Больничный лист, Отпуск, Командировка, Премии, Материальная помощь и др.

Для сотрудников, принятых на работу после срока общей выплаты аванса, нет необходимости начислять аванс отдельно, поскольку правило выплаты зарплаты не реже раза в полмесяца для них соблюдается - уже в ближайшие полмесяца будет расчет за месяц. Законодательство не требует двукратной выплаты зарплаты в календарном месяце.

Рабочий месяц у каждого сотрудника может быть исчислен индивидуально по аналогии с расчетом права на отпуск. Однако если положение о заработной плате предусматривает выплату аванса вне зависимости от даты приема на работу, то в программе всегда можно создать документ на выплату аванса и заполнить его вручную.

Порядок и способы расчета аванса

Минтруд России в письме от 18.09.2018 № 14-1/В-765 разъясняет, что определение конкретных сроков выплаты заработной платы, а также ее размера за полмесяца «отнесены к правовому (коллективно-договорному) регулированию на уровне учреждения». В письме предлагается при расчете аванса опираться на статью 129 ТК РФ, определяющую состав заработной платы. Минтруд предупреждает, что уменьшение размера аванса может трактоваться как дискриминация в сфере труда. Однако одновременно в письме не рекомендуется учитывать при расчете аванса стимулирующие, компенсационные и некоторые другие виды выплат во избежание переплаты.

Исходя из разъяснений, можно сделать следующий вывод: поскольку законодательство не содержит ограничений на величину аванса, четкие условия расчета должны быть закреплены в локальных нормативных актах. И для соблюдений рекомендаций, приведенных в этом и других письмах Минтруда России (например, от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549), аванс не следует уменьшать относительно сформулированных условий.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 аванс сотруднику может быть назначен одним из трех способов (рис. 2):

• Фиксированной суммой;
• Процентом от тарифа;
• Расчетом за первую половину месяца.

Рис. 2. Выбор способа начисления «Аванса»

Способ расчета аванса устанавливается и изменяется в кадровых документах Прием на работу, Кадровый перевод, Кадровый перевод списком, Перевод к другому работодателю, Восстановление в должности и др. и в документах, изменяющих оплату сотрудников: Изменение оплаты труда, Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком и др.

Назначение аванса «Фиксированной суммой»

Способ Фиксированной суммой может быть оправдан для организаций с небольшой численностью работников и с постоянным окладом. Он представляет собой, по сути, приблизительный предварительно произведенный вручную расчет зарплаты за половину месяца для каждого сотрудника. Этот способ не требует дополнительного расчета в программе. Аванс формируется в платежной ведомости и выплачивается ровно в указанном размере.

Назначение аванса «Процентом от тарифа»

Способ Процентом от тарифа исторически предполагает величину 40%. Этот процент устанавливается в программе по умолчанию и представляет собой усредненную половину месячного тарифа работника за вычетом 13% (НДФЛ, предполагаемого впоследствии к удержанию). Установить можно любой обоснованный процент расчета. Аванс исчисляется процентом от всего фонда оплаты труда (ФОТ) сотрудника, т. е. в расчет берутся все плановые начисления сотрудника, составляющие ФОТ. Способ допускает настройку расчетной базы для вычисления процента только одновременно с изменением состава ФОТ. Устанавливается включение начисления в ФОТ при настройке вида Начисления (см. рис. 3) флагом Включать в ФОТ. При выборе этого варианта расчет конкретной суммы аванса происходит при заполнении платежной ведомости.

Рис. 3. Настройка вида начисления

Назначение аванса «Расчетом за первую половину месяца»

Способ Расчетом за первую половину месяца обеспечивает точный расчет зарплаты за указанный период с учетом отработанного времени и предполагаемого к последующему удержанию НДФЛ (при соответствующей настройке). Можно настроить расчет аванса исходя только из оклада или из оклада, премий и доплат в соответствии с принятым в организации положением о заработной плате. Чтобы указать, что вид оплаты используется для начисления аванса, нужно при настройке вида Начисления (рис. 3) установить флаг Начисляется при расчете первой половины месяца.

Расчет аванса с учетом НДФЛ

Способ Расчетом за первую половину месяца позволяет учесть при расчете предполагаемый НДФЛ. Обратите внимание, при указании способа расчета речь идет не об удержании налога из зарплаты сотрудника, а о правиле, по которому производится расчет. Так, к примеру, в коллективном договоре можно предусмотреть начисление аванса в размере 87 % от исчисленной фактической зарплаты за половину месяца. Это оправдано во избежание переплаты на случай, если после окончательного расчета зарплаты выяснится, что у сотрудника недостаточно начислений для уплаты налога.

В программе при выборе способа Расчетом за первую половину месяца можно уточнить, рассчитывать ли аванс с учетом налога, удержание которого предполагается в дальнейшем. Предусмотрено, что можно либо всегда рассчитывать аванс в полном объеме, либо всегда за вычетом предполагаемого НДФЛ, либо уточнять вариант учета налога всякий раз в документе Начисление за первую половину месяца при расчете аванса. Эту настройку следует установить в карточке Организации на закладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Учетная политика на закладке НДФЛ (рис. 4).

Рис. 4. Настройка учетной политики организации по НДФЛ

В блоке Исчисление НДФЛ с аванса переключатель следует установить в одно из трех положений в соответствии с локальными нормативными документами:

• Исчислять в момент начисления аванса (рекомендуется);
• Не исчислять;
• Необходимость исчисления налога указывается в документе начисления аванса.

Если выбран способ Расчетом за первую половину месяца, то перед выплатой сумму аванса следует начислить документом Начисление за первую половину месяца (рис. 5) (меню Зарплата - Все начисления).

Рис. 5. Документ «Начисление за первую половину месяца»

Начисление аванса производится за период от начала месяца или даты приема в текущем месяце сотрудника по дату, указанную в поле Расчет первой половины месяца до:.

Если выбрана рекомендуемая настройка НДФЛ Исчислять в момент начисления аванса (рекомендуется), то документ содержит закладку НДФЛ, и при формировании платежной ведомости сумма выплаты формируется как разница между начисленными суммами и НДФЛ.

Если выбрана настройка НДФЛ Не исчислять, то в документе Начисление за первую половину месяца закладка НДФЛ недоступна, и при формировании платежной ведомости сумма выплаты не может быть уменьшена, так как НДФЛ не рассчитан.

При выборе настройки Необходимость исчисления налога указывается в документе начисления аванса, в документе Начисление за первую половину месяца появляется флаг Отложить расчет налога до расчета зарплаты в конце месяца.

Установка этого флага соответствует выбору настройки НДФЛ Не исчислять, а снятие флага означает выбор настройки НДФЛ Исчислять в момент начисления аванса (рекомендуется).

Удержание НДФЛ с аванса при выплате

Выплата аванса не признается получением дохода для целей исчисления НДФЛ, так как датой фактического получения дохода при выплате зарплаты в соответствии со статьей 223 НК РФ признается последний день месяца, за который сотруднику начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором. Разъяснения по этому вопросу есть в письме ФНС России от 15.01.2016 № БС-4-11/320. Точка зрения о том, что НДФЛ с аванса перечислять не нужно, подтверждается письмом Минфина России от 15.12.2017 № 03-04-06/84250. При этом законодательство не содержит прямого запрета на удержание НДФЛ при выплате зарплаты за первую половину месяца.

По многочисленным просьбам пользователей в программу добавлена возможность удерживать НДФЛ при выплате зарплаты за первую половину месяца. Удержать НДФЛ при выплате аванса в программе можно, только если он был предварительно рассчитан. Это означает, что при желании удерживать НДФЛ при выплате аванса должен быть в настройках выбран способ расчета аванса Расчетом за первую половину месяца, а в настройках учетной политики организации по НДФЛ следует установить либо Исчислять в момент начисления аванса (рекомендуется), либо Необходимость исчисления налога указывается в документе начисления аванса, причем флаг Отложить расчет налога до расчета зарплаты в конце месяца не устанавливать. Удержать неисчисленный НДФЛ в программе невозможно.

Удерживать или нет рассчитанный налог, определяют настройки учетной политики в карточке Организации на закладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Учетная политика на закладке НДФЛ (см. рис. 4). В блоке Удержание исчисленного НДФЛ с аванса переключатель следует установить в одно из трех положений в соответствии с локальными нормативными документами:

• Не удерживать (рекомендуется);
• Удерживать при выплате аванса;
• Необходимость удержания указывается в документе начисления.

Выплата аванса производится платежной ведомостью (документы Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость перечислений на счета, Ведомость выплаты через раздатчика). В поле Выплачивать следует указать вид выплаты Аванс.

Рассмотрим особенности вариантов удержания НДФЛ:

• При выплате зарплаты после окончательного расчета;
• При выплате аванса.

Вариант При выплате зарплаты после окончательного расчета в документе в точности соответствует общей настройке Не удерживать (рекомендуется), а вариант При выплате аванса - общей настройке Удерживать при выплате аванса.

Перечисление удержанного с аванса НДФЛ и отражение в отчете 6-НДФЛ

Несмотря на то, что удерживать НДФЛ при выплате аванса законодательство не требует, важно учитывать, что если удержание произведено, то в соответствии с пунктом 6 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Соответственно в отчете 6-НДФЛ в строке 100 (дата фактического получения дохода) будет указан последний день месяца, в строке 110 (дата удержания налога) - день выплаты аванса, а в строке 120 (срок перечисления налога) - день, следующий за днем, указанным в строке 110.

НДФЛ при выплате аванса в последний день месяца

Особой ситуацией является выплата аванса в последний день месяца. День выплаты аванса совпадает с датой фактического получения дохода за этот месяц. Налоговые органы полагают: с такого аванса необходимо удерживать НДФЛ. Такая позиция поддерживается судебными инстанциями (Определение ВС от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804).

Для отслеживания такого исключения из правил в документ Начисление за первую половину месяца добавлено поле Планируемая дата выплаты. При Планируемой дате выплаты в последний календарный день месяца или позже документ автоматически начинает исполнять всю функциональность (по учету НДФЛ) документа Начисление зарплаты и взносов. Независимо от настроек удержания НДФЛ при выплате аванса, запланированного на последний календарный день месяца, будет произведено удержание исчисленного в документе налога (если расчет НДФЛ был настроен рекомендованным образом).

Обратите внимание, если в документе Начисление за первую половину месяца в поле Планируемая дата выплаты указан последний календарный день месяца, а аванс фактически выплачивается раньше (следовательно, необходимости удержания НДФЛ не возникает), то, чтобы избежать автоматического удержания налога, нужно скорректировать Планируемую дату выплаты в документе, в котором начислен аванс.

В заключение отметим, что все начисленные и выплаченные суммы авансов и удержанного НДФЛ учитываются при расчете зарплаты за месяц и формировании платежных ведомостей на выплату зарплаты.

От редакции. С примерами исчисления аванса и НДФЛ можно ознакомиться в видеозаписи лекции от 05.09.2019. Подробнее см. в 1С:ИТС .

Для регистрации в 1С ЗУП 3.1 периода нахождения сотрудника в оплачиваемом ежегодном отпуске может использоваться либо только документ Отпуск , либо документ Отпуск сотрудников , на основании которого вводятся документы Отпуск . Второй вариант используется, если отпуск оформляется сразу группе сотрудников.

Однако стоит учитывать, что расчет самого отпуска происходит именно в документе Отпуск , и он должен быть обязательно введен по всем сотрудникам, которые перечислены в документе Отпуск сотрудников .

Рассмотрим более подробно использование документа Отпуск сотрудников и выполнение расчета в документе Отпуск .

Использование документа «Отпуск сотрудников»

Документ Отпуск сотрудников в 1С 8.3 ЗУП используется для оформления отпуска сразу для группы сотрудников. Он позволяет ввести перечень сотрудников, период их отпусков, выполнить печать приказа по форме Т-6а, но фактическая регистрация и расчет отпуска здесь не выполняется. По сути это необязательный документ и необходим только если требуется печать приказа по форме Т-6а.

Для выполнения фактической регистрации и расчета отпуска в 1С требуется ввести документы Отпуск по каждому из сотрудников, которые присутствуют в документе Отпуск сотрудников . Это можно сделать по ссылке Оформить отпуск напротив каждого сотрудника, либо по ссылке Оформить отпуска сразу по всем сотрудникам:




Документ «Отпуск»

Период ежегодного оплачиваемого отпуска в программе 1С ЗУП 3.1 регистрируется с помощью документа Отпуск ( Кадры – Все отсутствия сотрудников ):




Ввод данных в документе «Отпуск»

Месяц и дата документа

В документе Отпуск , следует корректно заполнить реквизиты Месяц и Дата . Дата – это дата регистрации отпуска в программе, а Месяц – месяц начисления, в котором сотруднику будет начислен отпуск.

При этом стоит учитывать, если происходит начисление переходящего отпуска, то в 1С 8.3 ЗУП вводится один документ на весь период отпуска, а не отдельные документы на каждый из месяцев.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в период с 25.02 по 11.03. Расчет отпуска выполняется за три дня до начала отпуска – 21.02. В качестве Даты документа указывается дата регистрации отпуска, т.е. 21.02. В этом случае отпуск будет начислен сотруднику в февральскую зарплату, поэтому в реквизите Месяц следует указать месяц Февраль.




Период отпуска

Если документом Отпуск предоставляется отпуск, а не просто выплачивается компенсация, то на вкладке Основной отпуск устанавливается флажок около надписи Отпуск и указывается период отпуска. Также необходимо учитывать, что для отпусков, предоставляемых в календарных днях, из периода исключаются праздничные дни. В программе это происходит автоматически, однако для этого должен быть корректно заполнен производственный календарь со всеми праздничными днями.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в период с 25.02 по 11.03. В этом периоде 15 календарных дней, однако после ввода периода в документе Отпуск отражается 14 календарных дней, поскольку он приходится на 1 праздничный день (08.­03) и он выпадает из количества оплаченных календарных дней отпуска.





Компенсация отпуска

Флажок Компенсация отпуска устанавливается, если сотруднику выполняется полная или частичная денежная компенсация накопленного права на отпуск вместо предоставления этих дней в виде фактического отпуска. В этом случае также необходимо указать количество дней, которое компенсируется.

Освободить ставку на период отсутствия

Флажок Освободить ставку на период отсутствия устанавливается, если требуется освободить ставку, занимаемую этим сотрудником на период отпуска.

Расчет зарплаты в документе «Отпуск»

Если вместе с отпуском требуется выплатить сотруднику зарплату за отработанные до отпуска дни, то необходимо установить флажок Рассчитать зарплаты за… В этом случае на вкладке Начислено (подробно) произойдет не только расчет отпуска, но и плановых начислений сотрудника за месяц, в котором происходит начисление отпуска.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02 по 11.03. Вместе с отпуском необходимо рассчитать и выплатить зарплату сотрудника за февраль. Для этого устанавливается флажок Рассчитать зарплату за Февраль и на вкладке Начислено (подробно) происходит расчет оклада сотрудника за период до начала отпуска.





Период работы, за который предоставляется отпуск

Рабочий год (или годы), за который предоставляется отпуск сотруднику, заполняется программой автоматически на основании данных о накопившемся остатке отпуска по сотруднику на дату начала отпуска. Эти сведения в 1С ЗУП 3.1 учитываются в разрезе рабочих лет сотрудника, поэтому для корректного заполнения рабочего года (или рабочих лет) важно, чтобы в информационной базе были достоверные сведения об остатке отпусков сотрудника в разрезе рабочих лет.

Как рассчитать отпускные в 1С 8.3 ЗУП рассмотрим на примере.

Сотруднику Геранькину Г.Г. предоставляется отпуск в феврале за период с 25.02.19 по 11.03.19. К дате начала отпуска сотрудник не израсходовал отпуск за рабочий год 14.­01.18 – 13.01.19 (остаток за этот период 28 дней), также к 25.02.19 накопилось 2,33 дня за рабочий год 14.­01.19 – 13.01.20. Это можно увидеть по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? непосредственно из документа Отпуск .

Поскольку сотрудник в этом отпуске использует 14 дней и все эти 14 дней могут быть списаны из рабочего года 14.­01.18 – 13.01.19, заполняется именно этот период в рассматриваемом реквизите.





Расчет среднего заработка в документе «Отпуск»







Рассмотрим на примере расчет среднего заработка в 1С 8.3 ЗУП.

• 29,3 (учтено дней за каждый месяц) * 12 (месяцев) = 351,6 дня
• 575 000 руб. (сумма дохода для расчета отпуска) / 351,6 дней = 1 635,38 руб.







Начисление отпуска

Начисление отпуска в документе выполняется автоматически на основании введенных сведений о периоде отпуска и на основании рассчитанного среднего заработка. Детали расчета можно посмотреть на вкладке Начислено (подробно) . При этом в случае переходящего отпуска в 1С 8.3 ЗУП в документе Отпуск на этой вкладке происходит разбиение расчета по каждому из месяцев, на которые приходится отпуск.

• За февраль: 1 635,38 * 4 = 6 541,5­2 руб.
• За март: 1 635,38 * 10 = 16 353,80 руб.

Расчет НДФЛ в документе «Отпуск»

В документе Отпуск выполняется исчисление НДФЛ. НДФЛ исчисляется со всех начислений, рассчитанных в документе (вместе с отпуском может начисляться и зарплата). Исчисленный НДФЛ выводится на вкладке Основное и по кнопке с «зеленым карандашом» можно посмотреть расшифровку исчисленного НДФЛ:




Исчисленный НДФЛ с отпускных при этом учитывается на дату получения дохода, которая равна дате, указанной в реквизите Дата выплаты . Однако даже если реальная выплата произойдет в другой день, то непосредственно в документе Ведомость… дата получения дохода будет уточнена в соответствии с реальной датой выплаты. Рассмотрим на примере.

Отпуск сотруднику Геранькину в 1С 8.3 ЗУП регистрировался 20.02 и предполагалось, что выплата произойдет на следующий день – 21.02. В документе Отпуск установлена Дата выплаты 21.02. На эту дату зарегистрировался исчисленный НДФЛ:

Однако выплату произвели в тот же день – 20.02. Введен документ Ведомость… датой 20.02 и на эту дату была уточнена дата получения дохода у НДФЛ с отпускных:

Выплата отпуска

Если в 1С 8.3 ЗУП выплачивается отпуск только по одному сотруднику, то ведомость проще всего зарегистрировать непосредственно из документа Отпуск , используя команду Выплатить (эта команда доступна только если установлен вариант выплаты В межрасчетный период ). Откроется окно, в котором необходимо указать дату выплаты и выполнить проведение.




В результате будет создана Ведомость… на выплату сумм, рассчитанных в документе Отпуск по этому сотруднику.

Также ведомость можно создать вручную непосредственно из журнала документов Ведомости… Это может потребоваться, если в одной ведомости выплачивается расчет за отпуск сразу по двум и более сотрудникам. В этом случае в Ведомости… необходимо указать вариант выплаты Отпуска и выбрать перечень документов, по которым будет выполняться выплата:




Отличие варианта выплаты «Отпуска» от «Отпуска (под расчет)»

В документе Ведомость… присутствует возможность выбрать два похожих варианта выплаты Отпуска и Отпуска (под расчет) . При выборе первого варианта в ведомость заполняется полностью вся сумма, которая начислена в выбранных для заполнения отпусках.

Вариант выплаты Отпуска (под расчет) используется, если вместе с отпуском выплачивается зарплата и к этому моменту уже был выплачен аванс, который требуется учесть. Выбирается данный вариант выплаты и в ведомость заполняется сумма, рассчитанная в выбранных документах за вычетом аванса. Рассмотрим на примере.

Сотруднику Кирсанову был выплачен аванс за февраль 20.02 в размере 5 000 руб.:

Далее начислен отпуск за период с 04.03 по 18.03. Выплата отпуска должна быть произведена за три дня до начала, т.е. в данном случае 28.02. Поэтому отпуск относится к месяцу начисления Февраль. Также в этом документе устанавливается флажок для расчета февральской зарплаты, которая должна войти в расчетный период отпуска (поскольку отпуск начинается 04.03).

При выплате отпуска также выплачивается зарплата и за февраль. При заполнении такой ведомости необходимо учесть ранее выплаченный аванс, поэтому в документе Ведомость… указывается вариант выплаты Отпуска (под расчет) :

Влияние даты документа «Отпуск» на заполнение ведомости

Также очень важно, чтобы дата документа Ведомость… (реальная дата выплаты) оказалась не меньше, чем дата, указанная в документе Отпуск , иначе в документе Ведомость… не произойдет автоматической загрузки НДФЛ к удержанию, который исчислен в документе Отпуск . Рассмотрим на примере.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

.Рассмотрим, в виде пошаговой инструкции как принять на работу сотрудника.Рассмотрим, как оформить отпуск по уходу за ребенком до 1.5.В данной статье рассмотрим различные способы изменения оклада, а также.

Карточка публикации

(9 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Все комментарии (2)

Здравствуйте! При начислении отпуска, который приходится на начало месяца (1/2 число месяца), какой выбрать месяц начисления, учитывая, что выплата производиться в соответствии со ст.136 ТК РФ. Месяц начисления, или месяц на который приходится отпуск?

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Читайте также:

  
• Как поменять пароль в outlook на макбуке
  
• 1с реальная автоматизация как получить статус
  
• Как подписать документ ворд электронной подписью
  
• Как сохранить группу контактов в outlook из письма
  
• Программа для прошивки бош 797