1с смартвей как подключить

Обновлено: 08.07.2024

Интеграция сервиса с "1С:Зарплатой и управлением персоналом 8 КОРП" начиная с версии 3.1.8.155 позволяет непосредственно в программе сформировать и согласовать заявку на командировку, оформить приказ о направлении в командировку, приобрести и распечатать билеты, забронировать отель. Эксперты 1С рассказывают, как новые возможности программы помогают упростить подготовку командировок.

Об интеграции с сервисом Smartway, предназначенным для планирования и организации деловых поездок в режиме онлайн, и простом учете расходов по командировкам в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3) читайте в статье "Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway".

Возможности сервиса Smartway

Smartway - это онлайн-сервис для планирования и организации деловых поездок, который включает следующие возможности:

  • поиск и сравнение цен на авиа- и железнодорожные билеты, отели и апартаменты;
  • мгновенное бронирование и управление бронью в режиме онлайн;
  • удобные инструменты для согласования маршрута и бюджета командировок внутри предприятия;
  • онлайн-доступ к подтверждающим документам для бухгалтерии;
  • историю и статистику поездок по всем сотрудникам организации.

Учесть при подготовке к командировке особенности поставленной задачи, ранг сотрудника, вопросы логистики и соблюсти финансовые ограничения, предусмотренные локальным положением организации о командировках, - задача не из легких. Если процесс согласования командировки затягивается, то возможно удорожание билетов или отсутствие вакантных гостиничных номеров. Сервис Smartway позволяет оперативно все учесть, выбрать лучшие варианты и произвести электронное бронирование.

Сотрудник организации, назначенный администратором аккаунта в сервисе Smartway, настраивает Travel-политики (рис. 1). Тravel-политики настраиваются для сотрудников организации, в обязанности которых входят служебные командировки, и определяют:

  • права сотрудников, использующих сервис Smartway, на бронирование для себя или других сотрудников;
  • ограничения по направлениям, срокам, цене;
  • необходимость дополнительных согласований при отсутствии вариантов, в точности отвечающих требованиям.

023-1.jpg

Рис. 1. Настройка "Тravel-политики" в сервисе Smartway

Тravel-политики регламентируют, кому из сотрудников позволено производить оплату в сервисе Smartway.

Сервис позволяет создать любое количество Тravel-политик: единую политику для всей компании, набор политик для выделенных групп сотрудников и даже отдельные политики для каждого сотрудника. Сотрудник может самостоятельно приобретать услуги только в рамках указанных в Тravel-политике ограничений. Сервис не позволит сотруднику произвести действия, выходящие за пределы политик, без согласования с ответственным лицом.

Подбор билетов и отелей осуществляется в соответствии с политиками, установленными для тех, кому оформляются командировки.

Интеграция "1С:Зарплаты и управления персоналом 8 КОРП" редакции 3 с сервисом Smartway

Интеграция сервиса Smartway с "1С:Зарплатой и управлением персоналом 8 КОРП" редакции 3 позволяет в одной программе заявить о необходимости командировки, согласовать ее, оформить приказ о направлении в командировку, купить проездные документы и забронировать отели. При этом информация о предстоящей командировке доступна всем заинтересованным сотрудникам.

  • отправлять из программы в сервис Smartway сведения о бронировании для новых поездок (командировок);
  • выгружать из сервиса в программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" сведения об уже оформленных поездках и создавать на их основании кадровые приказы (документы Командировка и Командировка группы).

Так, непосредственно в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 начальник отдела может сформировать и согласовать заявку на командировку, в отделе кадров будет издан приказ о направлении в командировку, сотрудник, отвечающий за организацию командировок, приобретет билеты и забронирует отель, а откомандированный сотрудник самостоятельно напечатает себе все необходимые билеты (меню Самообслуживание).

Для обеспечения интеграции следует установить флаг Использовать интеграцию с сервисами бронирования билетов и гостиниц (меню Настройка - Управление персоналом).

Далее по ссылке Настроить подключение следует перейти к подключению аккаунта Smartway, где необходимо указать Логин и Пароль (рис. 2).

023-2.jpg

Рис. 2. Подключение и настройка интеграции с сервисом Smartway

При подключенной настройке сервиса Smartway в документе Заявка на командировку (меню Кадры - Заявки сотрудников) становятся доступными закладки Бронирование и Личные данные (рис. 3).

024-3.jpg

Рис. 3. Заявка на командировку

На закладке Бронирование следует уточнить требуемые условия: билет на самолет или поезд, где забронировать проживание и др. По мере набора с клавиатуры автоматически подбирается место отправления и прибытия. Место прибытия можно заполнить автоматически по месту назначения иконкой "синяя стрелка".

Сведения о командируемом сотруднике заполняются на закладке Личные данные, запоминаются и в последующих заявках заполняются по данным предыдущей.

Документ Заявка на командировку может иметь один из следующих статусов: подготовлено, рассматривается, согласовано, отклонено, отозвано. Статусы устанавливаются соответствующими кнопками пользователями программы, у которых настроены соответствующие права и роли. После согласования или отклонения заявки в документе отображается, кем и когда произведено изменение статуса. Отменить заявку в программе или изменить данные бронирования в ней можно, только пока она не принята к обработке в сервисе Smartway.

После установки статуса Согласовано заявка автоматически поступает в сервис Smartway. При этом в верхней части заявки отображаются статусы согласования, отправки и бронирования.

Бронирования производятся в соответствии с Тravel-политикой, настроенной для командированного сотрудника. Если недоступны билеты, удовлетворяющие Тravel-политике, заявка возвращается на согласование. На этом этапе Заявка на командировку может быть отклонена или согласована с учетом отклонений от настроенных Тravel-политик.

Оплата своих билетов или билетов других сотрудников в сервисе Smartway производится сотрудниками, которым установлено соответствующее право в Тravel-политике.

Командированный сотрудник в меню Самообслуживание отслеживает статус Заявки на командировку. После бронирования и оплаты билетов в системе Smartway командированный сотрудник получает возможность скачать билеты и ваучер на проживание. Команды на скачивание располагаются в виде информационных надписей с гиперссылками в области бронирования документа Заявка на командировку.

Кроме личного кабинета сотрудника получить доступ к бронированиям можно в журнале Командировки. В специализированном рабочем месте Загрузка командировок (рис. 4), которое открывается из журнала Командировки по кнопке Загрузить из системы бронирования, можно кнопками Загрузить поездки, По всем организациям, Только по организации управлять списком бронирований и правами в сервисе бронирования по ссылке Настроить доступ.

По кнопке Загрузить поездки в список из сервиса загружаются новые поездки и последние изменения. Новыми считаются поездки, появившиеся в сервисе с момента последней успешной загрузки поездок. Загрузить поездки за любой произвольный период можно по кнопке Еще командой Загрузить прошлые поездки.

025-4.jpg

Рис. 4. Рабочее место "Загрузка командировок"

В рабочем месте Загрузка командировок можно выделять поездки левой кнопкой мыши. По данным отмеченных поездок можно сформировать документы Командировка или Командировка сотрудников в зависимости от состава сотрудников поездки. По кнопке Сформировать командировки создается документ Командировка, если выбраны поездки одного сотрудника, а если нескольких - Командировка группы.

Документы Командировка или Командировка сотрудников могут быть созданы в программе на основании документов Заявка на командировку или просто по кнопке Создать. Можно установить соответствие ранее созданных документов и загруженных поездок и при необходимости перезаполнить в них даты по данным бронирований.

Интеграция системы Smartway c программой "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 обеспечивает удобное согласование командировок, экономию командировочного бюджета и возможность подготовки командировочных документов и отчетов.

Расширенные возможности "1С:Зарплаты и управления персоналом 8 КОРП" (ред. 3)

Рассмотренный выше инструментарий подготовки командировок - это лишь пример расширенной функциональности программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3.

Программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 в полном объеме содержит все возможности регламентированного кадрового учета, расчета и учета заработной платы, исчисления НДФЛ и страховых взносов, подготовки регламентированной и аналитической отчетности, реализованные в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" редакции 3. В дополнение к этому в программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 включены модули охраны труда, учета добровольного медицинского страхования (ДМС) и медосмотров, подбора, оценки, обучения персонала, настройки сложных схем мотивации сотрудников на основе ключевого коэффициента эффективности (КPI) и балльности льгот, как монетизируемых, так и социальных. Программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 содержит инструменты для интеграции с рекрутинговыми сайтами, осуществления электронного интервью по методике Светланы Ивановой, проведения курсов с использованием системы электронного обучения, настройки чат-бота и многое другое.

Выбирая программу "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 при переходе с предыдущих редакций, пользователь получает комплексное готовое решение по учету кадров, расчету заработной платы и управлению персоналом, позволяющее эффективно реализовывать кадровую политику организации.

1С:ИТС

Обо всех возможностях программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" редакции 3 см. в видеозаписи 1С:Лектория от 14.06.2018 "Все HR-процессы в одной программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" (ред. 3)". Подробнее - см. в 1С:ИТС на странице 1С:Лектория .

Как подключить сервис Smartway в программе 1С?

Сервис Smartway подключается из раздела Администрирование – Настройки программы – Получение данных Smartway .



Перейти на сайт можно прямо из формы настройки программы.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

    В программе Бухгалтерия ред. 3.0 разработчиками предусмотрен типовой набор отчетов.Подключение настроек отчета рассмотрим на примере отчета Анализ взносов в.Перед сдачей декларации по НДС каждый бухгалтер должен убедиться в.В данной публикации будет рассмотрен отчет Досье контрагента, который поможет.

Карточка публикации

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

[17.11.2021 запись] Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[11.10.2021 запись] Учет ОС по-новому: ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 25/2018

[29.10.2021 запись] Пообъектный учет ОС и подходы к определению и пересмотру СПИ

Считаю, что этот вебинар надо просто выучить наизусть как стихотворение. Столько информации, самостоятельно не смогла бы все это осмыслить. Спасибо большое Марине Аркадьевне.

В программе у документа Авансовый отчет есть два вида операций:

  • Авансовый отчет — универсальный вариант, который подходит всем;
  • Авансовый отчет по командировке — вариант для отражения только командировочных расходов. Использовать его рекомендуется при подключенном сервисе Smartway.


Рассмотрим, как отражаются операции по покупке электронных билетов организацией и отчету за них сотрудником.

При таком варианте учета билетов отражать их как денежные документы в программе не нужно.

Покупка билетов

Покупка билетов отражается одинаково независимо от того, какой вид операции для АО применяется Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке. Но есть некоторые особенности.

Покажите поступление билета документом Поступление билетов вид операции Покупка в разделе Покупки — Поступление билетов .


  • Билет — создайте элемент справочника Билеты , заполните его данные на основании оригинала. PDF
  • Контрагент — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты;
  • Договор — выберите договор с контрагентом при наличии из справочника Договоры;
  • Сумма и НДС (в т.ч.) — заполните на основании билета.

Проводки по документу


Документ формирует проводки:

  • Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса перевозчику;
  • Дт 76.14 Кт 60.01 — принятие к учету билета.

В журнале Покупка билетов по кнопке Создать можно оформить другие действия с приобретенными билетами:


При использовании сервиса Smartway билеты автоматически загружаются в справочник Билеты .

Расходы по командировке проводятся документом Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке .

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет

  • авиабилет (Москва-Тюмень) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
  • авиабилет (Тюмень-Москва) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
  • БСО за проживание в гостинице на сумму 6 000 руб. (без НДС).

В документе Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет доступна вкладка Билеты (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).


По кнопке Добавить или Заполнить табличная часть документа автоматически заполнится данными приобретенных для указанного сотрудника билетов на текущую дату:

  • Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
  • Сумма — стоимость билета.
  • %НДС — ставка НДС, обозначенная в билете.
  • НДС (в т.ч.) — сумма НДС, указанная в билете.
  • Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
  • Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
  • Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то, которому присвоен признак Использовать как основное .
  • Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
    • Вид расхода — Командировочные расходы.

    В сумму расхода по Авансовому отчету стоимость билетов не включается, но при проведении документа происходит списание расходов.

    Проводки по документу


    Документ формирует проводки:

    • Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на командировку;
    • Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
    • Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по билету.

    Приобретенные билеты автоматически отражаются на счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

    При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .

    При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

    Проводки по документу


    Документ формирует проводку:

    • принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
    • не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).

    Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет по командировке

    Создайте документ Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).


    Укажите сотрудника и период командировки, после этого в документ автоматически подтягиваются приобретенные на этот период билеты.


    По соответствующей ссылке проверьте указанные билеты и аналитику:

    • Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
    • Сумма — стоимость билета.
    • %НДС — указывается ставка НДС, указанная в билете.
    • НДС (в т.ч.) — отражается сумма НДС, указанная в билете.
    • Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
    • Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
    • Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное .
    • Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
      • Вид расхода — Командировочные расходы.

      Проводки по документу


      Документ формирует проводки:

      • Дт 26 Кт 71.01 — принятие к учету расходов на командировку;
      • Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
      • Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.

      При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .


      При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

      Проводки по документу


      Документ формирует проводки:

      • принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
      • не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).

      См. также:

      Помогла статья?

      Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

      Похожие публикации

        Не за горами 2020 год, а это значит, что совсем.Прямой эфир прошёл 26 мая 2020 г. Лектор: Климова М.А.Работодателям в 2020 г. предстоит выполнить ряд мероприятий для перехода..

      Карточка публикации

      (8 оценок, среднее: 5,00 из 5)

      Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
      Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
      Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

      Все комментарии (4)

      Спасибо за очень подробную статью! Было бы интересно попробовать сервис Smartway.

      Спасибо за обратную связь. Если сервис интересует, то можно заказать на их сайте демо. Там подробно все расскажут и покажут.
      Если много командировок, а следовательно заказов билетов, гостиниц и т.д., то точно имеет смысл ознакомиться с этим сервисом.


      В корпоративных версиях «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерия» появилась интеграция с сервисом Smartway, где можно бронировать гостиницы и приобретать билеты для деловых поездок.

      Как будет работать Smartway в 1С?

      В январе 2018 года было объявлено о том, что фирма «1С» приобрела контрольный пакет акций (51%) в российском стартапе Smartway. Газета «КоммерсантЪ» оценила сделку примерно в 150 миллионов рублей. Спустя десять месяцев после покупки функциональные возможности сервиса добавлены в корпоративные версии наиболее популярных типовых конфигураций. Купить билеты и забронировать гостиницу теперь можно, не выходя из документа заявки на командировку в конфигурации «1С:ЗУП».


      Внутри фирмы «1С» процесс управления командировками организован с помощью сервиса Smartway, качество которого оценивается достаточно высоко. Таким образом, можно предположить, что даже для достаточно крупных предприятий рассматривать это решение вполне допустимо.

      Предполагается, что создавать и согласовывать заявки на деловые поездки пользователи смогут в среде «1С:Предприятие», после согласования данные будут передаваться в on-line сервис, в котором для них будут доступны все штатные возможности. В завершении сведения о приобретенных билетах и забронированной гостинице можно будет посмотреть прямо из программы.

      На данный момент интеграция со Smartway реализована в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», а также в «1С:Бухгалтерия КОРП». О расширении перечня конфигураций, в которых будут доступен данный сервис, пока не сообщается. Неким естественным ограничением, на наш взгляд, тут является доступ к функциональному блоку Рабочее место сотрудника (есть только в версии КОРП). Именно там присутствует масса возможностей, которые позволяют сотрудникам формировать заявки на командировки самостоятельно.

      Что же касается «бесшовной интеграции», то само по себе определение «бесшовная» содержит в себе, скорее, маркетинговое, чем технологическое, наполнение, но зато вполне понятно для пользователей, и наглядно иллюстрирует результат процесса. Впервые этот термин возник, когда речь зашла об интеграции конфигурации «1С:Документооборот» с другими учетными системами, и довольно быстро распространился в среде пользователей «1С:Предприятие». Профессиональное техническое описание интеграционных возможностей платформы можно посмотреть в соответствующем разделе на сайте «1С».

      Что может Smartway?

      До вхождения Smartway в группу компаний «1С» ключевым преимуществом сервиса был комплексный подход к организации командировок. Согласование поездки, бронирование, оплата, отчетные документы – все в одном окне. После того, как Smartway стал частью «1С», главным, на наш взгляд, стало то, что сервис «бесшовно» интегрирован с типовыми конфигурациями 1С, из документов которых можно легко переходить к покупке билетов и бронированию гостиницы. А затем, непосредственно в Заявке, посмотреть результаты этих действий.


      Доступные фильтры при поиске билетов

      Сервис может запоминать данные документов пользователя, чтобы избежать повторного ввода, а также позволяет вести раздел «Избранное», где можно хранить данные документов для покупки билетов и бронирования гостиничных номеров.


      Все, что касается согласования заявок на командировки, хранения первичной документации выполняется на стороне 1С.

      Читайте также: