1с управляющий как работать

Обновлено: 04.07.2024

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» версии 3 предоставляет расширенные возможности по сравнению с версией ПРОФ.

Перечислим основные из них:

ведение учета мероприятий по охране труда и подготовки документации при наступлении несчастного случая. В соответствии с разъяснениями, приведенными в письме Минтруда России от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136, в организациях, где численность работников превышает 50 человек, необходимо создать службу охраны труда или вводить в штатное расписание должность специалиста по охране труда. Программа обеспечивает автоматизацию рабочего места специалиста по охране труда;
подготовка пакета документов для проведения специальной оценки условий труда (СОУТ). Эта возможность востребована в связи с необходимостью следить за датами проведения очередной спецоценки и учета аналогичных рабочих мест;
расширенное управление доступом и предоставление удаленного доступа к программе - позволяет сотрудникам формировать в ней заявления на отпуска и командировки, информировать о болезни, запрашивать справки и тому подобное. Для руководителей удаленный доступ открывает возможности принятия оперативных решений;
поиск кандидатов, в том числе в сети Интернет, а также проведение электронного собеседования - повышают эффектность работы с вакансиями;
контроль мероприятий по адаптации, обучению и развитию персонала и возможность подключения электронных обучающих курсов;
настройка взаимодействия с программой «1С:Документооборот 8»;
управление талантами и кадровым резервом - для снижения текучести кадров;
использование современных методов мотивации (грейдирование, расчет зарплаты с применением ключевого коэффициента эффективности, льгот и компенсаций) - для повышения эффективности управления персоналом;
ведение управленческой структуры предприятия и управленческих начислений - для создания дополнительных возможностей контроля и мотивирования сотрудников.

Остановимся подробнее на том, как организовать в программе ведение управленческого учета: управленческой структуры предприятия и управленческих начислений.

Управленческая структура предприятия

В холдингах структуру организации невозможно описать однозначно. С одной стороны, каждая из организаций, входящих в холдинг, имеет свое штатное расписание и структуру подразделений, как правило соответствующую бухгалтерскому учету затрат на заработную плату. Будем называть такую структуру организации регламентированной (штатным расписанием). С другой стороны, для управления холдингом требуется представление структуры подчинения, которая не обязательно будет соответствовать регламентированной.

Так, например, если в каждой из пяти организаций холдинга есть лаборатория, то с точки зрения холдинга - это одна лаборатория. И единое руководство всеми пятью лабораториями может осуществлять начальник лаборатории головного офиса. Например, в его функции может входить распределение работ по филиалам и владение информацией обо всех результатах испытаний, произведенных во всех лабораториях холдинга. С точки зрения регламентированного учета начальники лабораторий организаций подчиняются руководителям своих организаций. Но структура управления холдингом (управленческая структура) подразумевает подчинение начальников лабораторий филиалов начальнику головной лаборатории. Участвуя в работе филиальных лабораторий, анализируя результаты их испытаний, принимая ответственные решения по филиалам, руководитель головной лаборатории может получить премию за эффективную работу и руководство лабораториями филиалов организации, но формально, с регламентированной точки зрения, не числящийся в штатном расписании филиалов начальник головной лаборатории не может получать зарплату от этих источников.

Для эффективного управления и построения правильных схем мотивации сотрудников в холдинге следует учитывать именно управленческую структуру. Расширенная функциональность программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 (по отношению к версии ПРОФ) предоставляет возможность организовать управление структурой и мотивацией персонала холдинга в целом.

Настройки функциональности

Использование управленческой структуры предприятия включается в меню Настройки - Управления персоналом. Установка переключателя Организационная структура в положение не соответствует структуре юридических лиц открывает доступ к управленческому справочнику Структура предприятия. Отдельные подразделения управленческой структуры могут соответствовать структуре юридических лиц. Связь между управленческой и регламентированной структурой подразделений отображается в карточке Подразделения структуры предприятия флагом Соответствует структуре юридических лиц с указанием соответствующего регламентированного подразделения.

Штатное расписание

Штатное расписание формируется (см. рис. 1, 2) для регламентированных подразделений. В программе единицей штатного расписания служит Позиция штатного расписания. В карточке Позиции штатного расписания в поле Место в структуре предприятия устанавливается соответствие регламентированной и управленческой структуры. Например, можно в штатном расписании каждого из филиалов для лаборатории указать «Центральную лабораторию» как Место в структуре предприятия.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8 КОРП» предоставляется возможность просматривать и анализировать Штатное расписание в виде:

одноуровнего списка по организации - показывает перечень всех позиций штатного расписания по всем организациям;
иерархического списка по организации (см. рис. 1);
списка структуры предприятия (рис. 2).

Рис. 1. «Штатное расписание» в виде «иерархического списка» организации

Рис. 2. «Штатное расписание» в виде «структуры предприятия»

Переключение производится кнопкой Вид списка (см. рис. 1, 2). Для работы со Штатным расписанием организации в виде иерархического списка необходимо установить флаг Организация и выбрать ее. Вид структуры предприятия позволяет работать со Штатным расписанием с точки зрения управленческого учета, поле Организация при этом не заполняется.

Управленческие начисления предприятия

Рассмотрим управленческие начисления (рис. 3, 4). Многочисленные исследования по приведению в соответствие целей организации и схем мотиваций сотрудников говорят о важности четкого понимания персоналом состава оплаты труда. Регламентированная зарплата должна строго соответствовать локальным нормативным актам. Зарплата, регламентированная локальными нормативными актами, облагается НДФЛ и страховыми взносами, выплачивается в установленные сроки и отображается в регламентированных (законодательством) отчетах. Так, в положении о премировании можно предусмотреть регламентированное начисление - премию по результатам труда. Фактически же эта премия может состоять из различных бонусов.

Процесс формирования отдельных бонусов назовем управленческой зарплатой. Управленческие бонусы не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами и не входят в средний заработок, так как отображаются в регламентированной зарплате единой суммой. Предустановленное регламентированное начисление Доначисление до управленческого учета рассчитывается как разница между уже начисленными регламентированными начислениями и управленческими бонусами.

Возможность использования управленческих начислений включается в меню Настройки - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержания - закладка Управленческий учет - флаг Использовать управленческую зарплату. Начисления, используемые только для управленческого учета, создаются в плане видов расчета Начисления с назначением Управленческий учет (см. рис. 3).

Рис. 3. Начисление с назначением «Управленческий учет»

Необходимость учета управленческих начислений определяется в Позиции штатного расписания кнопкой Упр. и регл. начисления (рис. 4). При этом становится доступным дополнительный табличный блок Управленческие начисления. Установка флага Доначислять в регл. учете до управленческого автоматически добавляет в табличную часть Регламентированный учет предустановленный вид расчета Доначисление до управленческого учета (см. рис. 4).

Рис. 4. Настройка начислений в «Позиции штатного расписания»

В документах Прием на работу и Кадровое перемещение автоматически заполняются управленческие и регламентированные начисления в соответствии с выбранной позицией штатного расписания. Далее их всегда вручную можно отредактировать.

Начисление и расчет управленческих начислений происходит в документе Начисление зарплаты и взносов на отдельной соответствующей закладке. Расчет Доначисления до управленческого учета происходит на закладке Начисления (рис. 5).

Так, например, у заведующего центральной лаборатории (о котором говорилось выше) в управленческом учете начислены бонусы за успешное руководство двумя лабораториями филиалов в сумме 4 000 руб. и 5 000 руб. (см. рис. 5). При расчете регламентированной зарплаты ему начислено 9 000 руб. в виде Доначисления до управленческого учета.

Рис. 5. Начисление зарплаты в регламентированном и управленческом учете

По результатам начисления зарплаты можно формировать отчеты как по регламентированным расчетам, так и по управленческим.

От редакции. О применении механизмов управленческого учета и других расширенных возможностях программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3 - см. на сайте 1С:ИТС видеозапись лекции экспертов 1С, которая состоялась 14.09.2017 в 1С:Лектории.

Помимо функций, реализованных в конфигурациях программ "1С:Управляющий 8. Базовая версия" и "1С:Управляющий 8. Стандарт", версия "1С:Управляющий 8. ПРОФ" обладает следующими дополнительными возможностями, расширяющими сферу применения прикладного решения.

Версия "ПРОФ" ориентирована в первую очередь на предприятия, организационная структура которых включает в себя подразделения - центры финансовой ответственности (ЦФО). Для таких предприятий версия "ПРОФ" позволяет определять финансовые результаты не только по направлениям деятельности (видам бизнеса), но и по подразделениям.

В версии "ПРОФ" предусмотрено два вида подразделений: "Основные" и "Вспомогательные". Основные подразделения являются аналогами центров прибыли, а вспомогательные - аналогами центров затрат. По основным подразделениям в программе фиксируются как доходы, так и расходы, а по вспомогательным - только расходы. В конце каждого месяца расходы вспомогательных подразделений распределяются на основные подразделения. После этого определяются финансовые результаты (прибыли или убытки) по основным подразделениям.

План-фактный анализ доходов и расходов (а также поступлений и платежей денег) также может проводиться по подразделениям.

Особое внимание в версии "ПРОФ" уделено функционалу казначейства. В программе реализована возможность составления бюджета движения денег для каждого подразделения в отдельности и контроля его исполнения при помощи заявок на платежи. При составлении заявки, начальник подразделения всегда видит, сколько осталось запланированных в бюджете средств. Заявка согласовывается уполномоченными сотрудниками, после чего может быть утверждена директором.

Утвержденные заявки попадают в "Платежный календарь". В нем также отображаются все запланированные поступления и перемещения денег. А это значит, что с помощью "Платежного календаря" финансовый менеджер может наиболее оптимальным образом скоординировать порядок платежей и избежать кассовых разрывов. Использование казначейской системы в 1С:Управляющем позволяет сохранить платежеспособность бизнеса.

Расширенный функционал распределения общих расходов

По сравнению с версиями "Базовая" и "Стандарт", версия "ПРОФ" предлагает более широкий функционал для распределения общих (косвенных) расходов предприятия. В частности, в версии "ПРОФ" предусмотрено "постатейное" распределение общих расходов: для каждой статьи общих расходов можно выбрать свой способ распределения. Кроме того, общие расходы по каждой статье можно распределять таким образом, чтобы они уменьшали прибыль не по всем, а только по выбранным направлениям деятельности (видам бизнеса).

"1С:Управляющий" является прекрасной средой консолидации. Все необходимые данные могут импортироваться из ряда типовых конфигураций "1С" при помощи специализированных обработок, входящих в комплект поставки конфигурации. При необходимости любую информацию можно оперативно вводить в программу вручную, а операции по расчетным счетам загружать из системы "Клиент-банк".

Использование "1С:Управляющего" в качестве среды консолидации позволяет объединять данные по разным юридическим лицам, входящим в состав компании, и видеть общую картину деятельности всего предприятия в целом. При этом в программе сохранится аналитика как по направлениям деятельности предприятия (номенклатурным группам, проектам, видам бизнеса), так и по подразделениям.

Учет выпуска продукции при длительном производственном цикле

Версия "ПРОФ" позволяет отражать операции выпуска продукции не только при коротком, но и при более длительном производственном цикле. При коротком производственном цикле затраты списываются в производство одновременно с оприходованием готовой продукции. А при длительном производственном цикле списанные затраты числятся на балансе предприятия в качестве "незавершенного производства" до момента оприходования готовой продукции.

В отличие от версий "Базовая" и "Стандарт", в которых для ведения учета можно выбрать не более двух иностранных валют, версия "ПРОФ" позволяет использовать для отражения хозяйственных операций неограниченное количество иностранных валют. Выбранные иностранные валюты используются для ведения учета денег (наличных, безналичных и подотчетных), а также взаиморасчетов с контрагентами и сотрудниками.

С версии 3.1.14.166 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) реализован новый сервис «1С:Кабинет сотрудника». Этот сервис позволяет сотрудникам в любой момент в любом месте, где есть интернет, посмотреть сведения о зарплате, получить справку о заработке, получить расчетные листки, оформить заявление на отпуск, командировку и многое другое.

Бухгалтерии и кадрам сервис позволяет сократить время, которое уходит на предоставление расчетных листков, согласование отпусков, получение справок и других документов. Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию и кадры, а последним отвлекаться от своих дел.

Сервис пока недоступен пользователям базовой версии.

В версии КОРП ранее уже была предусмотрена аналогичная функциональность " Самообслуживание ". Теперь есть и альтернативная возможность. При выборе того или иного варианта следует учитывать ключевые различия (помимо стоимости):

Подключение и настройка сервиса 1C:Кабинет сотрудника

Подключение к сервису

Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.

Для работы с сервисом в базе должна быть подключена интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.

Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.

В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).

После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.

Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.

Публикация кабинетов

Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.

Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.

Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.

По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.

Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.

В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.

Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).

Адресация заявок

Для корректной адресации заявок сотрудников из сервиса необходимо указать исполнителей задач в разделе Администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи – Роли и исполнители задач.

По умолчанию все заявки приходят на пользователя, подключавшего сервис (и он может перенаправлять их другим сотрудникам), но гораздо удобней эту информацию указать сразу.

Обработка заявок возможна кадровиком, расчетчиком или пользователем с профилем, которым предусмотрена роль Обработка заявок кабинет сотрудника.

Расписание обмена

По умолчанию автоматический обмен информацией между приложением и сервисом выполняется каждые 10 минут. Изменить расписание или запустить обмен вручную можно из раздела Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – регламентное задание Обмен с сервисом "1С:Кабинет сотрудника".

Создание кабинетов в сервисе 1C:Кабинет сотрудника

В списке слева отображаются опубликованные в сервисе сотрудники. Состояние дел обозначается пиктограммой:

После создания кабинетов сотрудникам необходимо отсюда же разослать приглашения на почту и/или по СМС. Сотрудники получат инструкцию по подключению, текст которой задан в форме по кнопке с шестеренкой (при необходимости его можно изменить). После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком.

По кнопке с шестеренкой можно включить автоматическое создание кабинетов и/или рассылку приглашений. Тогда после публикации сотрудников в сервисе кабинеты для них будут созданы автоматически. А после создания кабинетов автоматически будут отправлены приглашения.

Возможности кабинета в сервисе 1C:Кабинет сотрудника

Просмотр расчетных листков

В кабинетах сотрудников можно опубликовать их расчетные листки. Каждый сотрудник увидит только свои листки. Администратор сервиса листки других сотрудников не увидит.

Публикация листков производится расчетчиком или любым другим пользователем, профилем которого предусмотрена роль Публикация расчетных листков.

Пользователю с полным правами для этого достаточно перейти по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата, в открывшейся форме выбрать месяц и нажать Опубликовать.

Здесь же по ссылке Расширенные возможности публикации расчетных листков (или Публикация расчетных листков в разделе Зарплата – эта ссылка доступна пользователю без полных прав) можно выполнить более точечную публикацию листков.

После публикации сотрудник увидит в кабинете свои расчетные листки. В целях безопасности при работе с компьютера по умолчанию суммы частично скрываются. Убедившись, что за спиной никого нет, сотрудник может включить полное отображение сумм, нажав на кнопку с изображением глаза в правом верхнем углу.

Каждый сотрудник может настроить удобный для себя режим отображения информации в настройках своего профиля.

Администратор сервиса в разделе Администрирование может установить настройки, связанные с расчетными листками.

Сотрудник может заявить о своем отсутствии, чтобы согласовать его со своим руководителем и/или кадровой службой, а также чтобы информировать об этом остальных сотрудников.

Если руководитель согласовывает отсутствие, то пользователю, назначенному ответственным за согласование отсутствий или за заявления на отпуск, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.

На основании этой информации пользователь может ввести в программу соответствующий документ, регистрирующий отсутствие. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.

По некоторым видам отсутствий доступа кнопка Отказать – по ней можно отказаться согласовать заявление сотрудника. Тогда сотрудник увидит отказ в своём кабинете.

Если по какому-то заявлению не предусмотрен отказ, то задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.

Информация о согласованных отсутствиях других сотрудников доступна для просмотра в области Все отсутствия. В ней предусмотрен отбор по периоду.

Информация по отпускам

В разделе Отпуск сотрудник может просматривать информацию по остатку отпуска, а также запросить более подробную справку об отпусках. Также он может подать заявление на отпуск – точно так же, как и из рассмотренного выше раздела Отсутствия.

При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.

Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.

Заказ справок

В разделе Справки сотрудник может запросить и другие справки.

При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.

При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.

Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.

При заказе 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.

Подача заявлений на вычеты

Пользователю, назначенному ответственным за налоговые вычеты, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит приложенные сотрудником файлы, и на их основании должен ввести в программу соответствующий документ (заявление на вычет, уведомление о праве на вычеты).

После регистрации в программе такого документа задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.

Если какой-то необходимой для регистрации вычета информации в отправленных сотрудником файлах не окажется, задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.

Информация о структуре компании

В разделе "Компания" сотрудники могут ознакомиться со структурой компании, со списком её сотрудников.

Изменение личных данных

Пользователю, назначенному ответственным за изменение личных данных, будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит измененную сотрудником информацию, и может ввести соответствующие изменения в программу. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.

Для руководителей

Сотрудникам, назначенным руководителям подразделений или организаций, доступен раздел Руководителю, в котором он может согласовывать отсутствия сотрудников, а также просматривать сотрудников, которые еще не ознакомились с расчетными листками (если включена такая настройка).

Читайте также: