1с зуп получить почту сотрудника
Обновлено: 30.06.2024
Статьей 136 ТК РФ регламентируется порядок, место и сроки выплаты зарплаты. Законодательством установлено, что работодатель обязан выдавать сотруднику расчетный листок, который содержит всю информацию о всех его начислениях и удержаниях. Но в законе не указан конкретный способ выдачи расчетного листка. Организация может выдавать расчетный листок на руки, а может и осуществлять рассылку этого отчета сотрудникам по электронной почте. Но данное положение должно быть закреплено приказом организации. О том, как это настроить в программных продуктах 1С расскажем в этой статье.
Такая возможность имеется как в программе 1С: ЗУП ред. 3.1, так и в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0. Для рассылки расчетных листков сотрудников необходимо выполнить предварительную настройку учетной записи в программе.
Рассылка расчетных листков из программы 1С: ЗУП ред. 3.1
Для начала необходимо выполнить настройку учетной записи для рассылки отчетов.
Шаг. 1. Откройте раздел «Администрирование» - «Органайзер».
Шаг 2. Разверните пункт меню «Почта» и перейдите по ссылке «Настройка системной учетной записи».
Шаг 3. В открывшемся окне настройки укажите:
• электронную почту и пароль от нее;
• имя отправителя – это может быть название организации или имя ответственного лица;
• остальные параметры оставьте по умолчанию.
Шаг 4. Система выполнит проверку настроек учетной записи.
Шаг 5. По окончании этой процедуры, вы можете закрыть окно или нажать «Перейти к учетной записи» и проверить еще раз ее настройки.
В карточке учетной записи указано, что она предназначена для отправки писем. Нажав кнопку «Проверить настройки», система отправит на указанную электронную почту тестовое письмо.
В разделе «Учетные записи электронной почты» появится системная учетная запись программы 1С: ЗУП. Название «Системная учетная запись» мы не меняли, но вы можете назвать ее по своему усмотрению.
Для осуществления рассылки сотрудникам в их карточке в разделе «Личные данные» укажите их электронные адреса (E-mail).
Шаг 6. Перейдите в раздел «Кадры» - «Сотрудники». Откройте нужного сотрудника и в верхней части окна нажмите на гиперссылку «Личные данные».
Шаг 7. В поле «Email:» укажите электронную почту сотрудника. Сохраните внесенные сведения – «Ок».
Предварительная настройка выполнена. Перейдем к рассмотрению настройки самой рассылки отчета «Расчетный листок».
Варианты создания рассылки расчетного листка.
Рассылку «Расчетного листка» можно настроить двумя способами.
• из отчета «Расчетный листок»;
• в разделе «Администрирование».
1 Вариант.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» - «Отчеты по зарплате» и выберите пункт «Расчетный листок».
Шаг 3. Откроется окно создания рассылки с уже подобранным отчетом «Расчетный листок» и остается ее донастроить.
2 вариант.
Рассмотрим еще один вариант создания рассылки отчетов. Отметим, что он подходит не только для расчетного листка, но и для рассылки других отчетов.
Шаг 1. В разделе «Администрирование» перейдите в пункт «Печатные формы, отчеты и обработки».
Шаг 2. По гиперссылке «Рассылки отчетов» откроется настройка рассылки.
Шаг 4. В открывшемся окне создания настройки рассылки внесем необходимые нам данные.
• укажите название рассылки – «Рассылка расчетных листков»;
• в поле «Отправлять» выберите «Свой отчет для каждого получателя»;
• поле «Получатели» укажите – «Физические лица»;
• Нажмите «Подбор» и выберите вид отправляемого отчета – «Расчетный листок».
Отчет «Расчетный листок» находится в разделе «Зарплата».
Обратимся к нижней части документа – «Настройки отчета».
Шаг 5. Отметьте галочкой строку «Сотрудники» и установите значение «Получатель», нажав кнопку «Установить получателя».
Период настройки автоматически установлен – «Прошлый месяц». Нас этот вариант устраивает.
Шаг 6. На закладке «Расписание» задайте расписание рассылки. Например, «Ежемесячно», каждые 5 день начала месяца, с 9-30 ч.
Данная закладка не обязательна к заполнению. Можно рассылку выполнять самостоятельно, например, по мере готовности отчетов.
Шаг 7. На закладке «Доставка (эл. почта)», нажав на гиперссылку «Укажите получателей», подберите список сотрудников для рассылки» по кнопке «Подобрать».
Обратите внимание, что у сотрудников, у которых внесен адрес электронной почты, он прописан рядом с их фамилией. У кого адрес не отображен, необходимо внести информацию в его карточку – «Сотрудники» - «Личные данные».
Шаг 8. Нажмите «Записать и закрыть» - настройка рассылки сохранена.
Если рассылка настроена на выполнение действий по расписанию, то программа автоматически в обозначенное время осуществит рассылку отчетов.
Пользователь при необходимости может задать команду рассылки самостоятельно по кнопке «Выполнить сейчас».
По окончании процесса программа сообщит, что рассылка расчетных листков выполнена.
1С: ЗУП автоматически отправит расчетные листки адресатам. Проверим почту, указанную у сотрудника, убедимся, что письмо с расчетным листком от ООО «Петровские зори» доставлено.
Файл заархивирован. Скачаем и откроем его.
Перед нами расчетный листок сотрудника Виноградова Г.И.
Немного потраченного времени и «выдача» расчетных листков сотрудникам автоматизирована. Налицо оптимизация работы бухгалтера и экономия средств на бумаге и заправке картриджа для печати.
Рассылка расчетных листков в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0
Настройка учетной записи в программе 1С: Бухгалтерия предприятия выполняется аналогично программе 1С: ЗУП. Пример настройки электронной почты в этой программе мы уже рассматривали ранее.
Создание рассылки можно также выполнить двумя способами.
1 Вариант.
Из самого отчета «Расчетный листок», который можно найти в разделе «Зарплата и кадры» - «Отчеты по зарплате».
2 вариант.
В разделе «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» гиперссылка «Рассылки отчетов».
Как видите, в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, варианты настройки рассылки отправки расчетных листков такие же, как и в 1С: Зарплата и управление персоналом, т.к. применяется единый механизм БСП (Библиотека стандартных подсистем).
Вы не можете принимать на работу того же самого сотрудника, который у вас уже работает, либо уже был уволен. Здесь надо пояснить. что для программы есть разница между объектами Физическое лицо и Сотрудник. Физическое лицо у вас уже есть в справочнике Зарплата – Физические лица. Но если вы хотите принять уже работающего или заново принять уволенного, вы можете создать нового сотрудника, основываясь на данных для этого физического лица. Просто начните вводить фамилию и либо нажмите после этого Enter, либо переместите курсор в другое поле. Программа выдаст окно предупреждения, уведомляя вас, что имеется сотрудник с похожим ФИО. Вы должны будете подтвердить: Да, это тот, кто мне нужен. Из имеющегося физического лица все данные по сотруднику подтянутся в форму. Таким образом, вы создадите еще одного сотрудника для того же физического лица.
Аналогично сотрудника можно принять на новое место работы и из Справочники - Физические лица. Заходим в нужное физическое лицо - Работа - Новое место работы.
В результате в организации будут приняты два сотрудника: каждый со своим табельным номером, окладом, со своим расчетом среднего для отпуска.
И это будет одно и то же физическое лицо. Справка НДФЛ в программе будет формироваться одна, в отчетах Расчет по страховым взносам, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ будет одно физическое лицо.
Для удобства работы в дальнейшем
Сразу после оформления для подобного сотрудника документа Прием советуем вам сделать несколько полезных настроек.
В личной карточке сотрудника нажмите Еще - Изменить форму и нажмите на пиктограмму Отображать все.
Это добавит в самый низ в карточку сотрудника дополнительный реквизит для пометки сотрудника - чтобы отличать уже уволенных или совместителей.
В самом справочнике Сотрудники нажать Еще - Изменить форму и добавить поле Дата увольнения, чтобы она отображалась в списке сотрудников сразу после даты приема. По ней вы сможете отсортировать список сотрудников, переместив всех уволенных в конец этого списка.
Ранее мы уже рассказывали о новом сервисе от фирмы 1С: «Кабинет сотрудника», который предназначен для более комфортного взаимодействия сотрудника и бухгалтера. Но потом подумали, что у наших читателей могут возникнуть сложности с подключением кабинета и решили углубиться в данный вопрос.
Как говорилось ранее данный сервис работает с двумя программными продуктами: 1С: ЗУП и 1С: ЗКГУ. При входе в эти программы на начальной странице появляется приглашение от фирмы «1С» попробовать новый сервис.
При нажатии на кнопку «Подключить» запустится помощник подключения.
Если это приглашение было вами скрыто, но теперь вы хотите перейти к подключению, то это можно осуществить с раздела «Кадры» или раздела «Зарплата» в пункте «Сервис 1С: Кабинет сотрудника».
В графе «Название» следует написать наименование вашего предприятия. Указание организационно-правовой формы или кавычек не обязательно, так как это то название, которое будет видно только вашим сотрудникам.
В графе «Ответственный» выберите из списка того человека, который в дальнейшем будет заниматься администрированием кабинетов, то есть будет регистрировать работников, рассылать приглашения новым сотрудникам и прочее. Важным условием является то, что у данного работника должны быть верно указаны номер мобильного телефона и адрес электронной почты, так как в дальнейшем их надо будет подтверждать.
В третьем пункте настройки есть возможность сразу отметить тех сотрудников, которым будут открываться кабинеты, или это можно будет сделать позднее. После ввода всех данных нажмите на кнопку «Подключить».
Результатом успешного подключения будет предоставление ссылки для входа в кабинет администратора.
При переходе по ссылке сервис отправит указанному выше ответственному четырёхзначный код на номер мобильного телефона. После его указания в окне браузера будет предложено придумать и ввести пароль. Всё, регистрация пройдена. Теперь можно приглашать сотрудников и продолжать работу в сервисе.
Добавление кабинетов сотрудников происходит в два этапа.
Сначала в программе нужно отметить флажками тех работников, которым нужно открыть кабинеты. Для этого нужно перейти в раздел «Кадры» или раздел «Зарплата» и выбрать пункт «Сервис 1С: Кабинет сотрудника». В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Изменить настройку публикации».
А затем отметить должности или подразделения, работники которых будут пользователями нового сервиса и нажать на кнопку «Обновить публикацию».
По кнопке «Публикуемые сотрудники» можно проверить кто из сотрудников будет получать данные через кабинет.
Важным моментом опять же является обязательное указание номеров мобильных телефонов и адресов электронных почт в справочнике «Сотрудники» в разделе «Кадры».
Вторым этапом добавления кабинетов сотрудникам является оформление их приглашения в данный сервис через кабинет администратора.
Зайдём в сервис через мобильное приложение или браузер и перейдём на вкладку «Администрирование».
Вам откроется список сотрудников, которые были добавлены в публикацию в зарплатной программе.
Рядом с каждой фамилией будет стоять пиктограмма.
Сотрудники, отмеченные значком - , уже имеют личный кабинет сотрудника и приглашение им отправлялось ранее. С ними нет нужды производить какие-то действия.
Работникам с картинкой - кабинет ещё не создавался.
Рисунок означает, что приглашение уже было отправлено, но работник ещё не заходил в свой кабинет.
Такие же картинки в жёлтом цвете говорят нам о том, что кабинет для данных сотрудников создан, и можно отправлять приглашение.
Но это не всегда удобно, поэтому в программе есть возможность сразу указать ответственных лиц за тот, или иной вид документа. Перейдём в раздел «Администрирование» в зарплатной программе и выберем пункт «Органайзер».
В открывшемся окне выберем зелёный заголовок «Бизнес-процессы и задачи» и перейдём по ссылке «Роли и исполнители задач».
В столбце «Исполнители» исправим администратора на кадровика или расчётчика. Хочется отметить, что на выполнение данной настройки у вас, как у пользователя программы, должны быть определённые права.
Если заявление от сотрудника сначала должно переходить на согласование его руководителя, а только потом в бухгалтерию или кадры, то, во-первых, в программе должны быть указаны руководители подразделений, а во-вторых, у руководителя подразделения тоже должен быть открыт его личный кабинет. Указать руководителей подразделений можно перейдя в раздел «Настройка» и выбрав пункт «Подразделения». (Внимание! Данный функционал доступен только в версии КОРП).
И последнее, на чём хочется остановится, это настройка расписания синхронизации программного продукта и сервиса. В программе по учёту зарплаты перейдите в раздел «Администрирование» и выберите пункт «Обслуживание».
В открывшемся окне необходимо развернуть раздел «Регламентные операции» и перейти по ссылке «Регламентные и фоновые задания».
В списке найти «Обмен с сервисом «1С: Кабинет сотрудника» и нажать либо на кнопку «Настроить расписание», чтобы выбрать периодичность обмена, или «Выполнить сейчас», чтобы информация в программе и сервисе прошла незамедлительную синхронизацию.
Общее описание нового сервиса "1С:Кабинет сотрудника" и условия использования приведены на портале ИТС, а также по ссылкам в самой программе.
Сервис пока недоступен пользователям базовой версии.
В версии КОРП ранее уже была предусмотрена аналогичная функциональность "Самообслуживание". Теперь есть и альтернативная возможность. При выборе того или иного варианта следует учитывать ключевые различия (помимо стоимости):
Подключение и настройка
Подключение к сервису
Подключение настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице, либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для работы с сервисом в базе должна быть подключена Интернет-поддержка. Если она еще не была подключена, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.
Далее необходимо пройти все этапы, предлагаемые помощником подключения (о настройке на этапе 3 написано в следующем разделе), после чего опять же нажать кнопку Подключить.
В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).
После чего будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис. Сложность пароля пока не контролируется, поэтому следует самостоятельно подходить ответственно к его выбору.
Теперь можно продолжить работу в сервисе – ознакомиться с его возможностями и создать кабинеты для сотрудников, если они были выбраны на этапе 3 помощника подключения.
Публикация кабинетов
Если на этапе 3 сотрудники выбраны не были, то после подключения их можно указать в форме, открывающейся по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата.
Для этого в открывшейся форме нужно перейти по ссылке Изменить настройку публикации.
Для выбора публикуемых позиций нужно проставить флажки в колонке Публиковать. По кнопке Публикуемые сотрудники можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон. Если это условие не выполнено, строка будет выделена красным.
По кнопке Обновить публикацию информация по выбранным сотрудникам передается в сервис.
Обращаем внимание, что для публикации в сервисе ответственного, подключившего сервис, в числе сотрудников, его позиция также должна быть выбрана здесь для публикации.
В сервисе имеется возможность согласования заявлений сотрудников их руководителями. Чтобы ей можно было воспользоваться, укажите руководителей подразделений.
Если руководитель подразделения не задан, либо это лицо не выбрано для публикации в сервисе, тогда в качестве руководителя подразделения публикуется руководитель самой организации (если он задан в ответственных лицах организации и публикуется).
Адресация заявок
Для корректной адресации заявок сотрудников из сервиса необходимо указать исполнителей задач в разделе Администрирование – Органайзер – Бизнес-процессы и задачи – Роли и исполнители задач.
По умолчанию все заявки приходят на пользователя, подключавшего сервис (и он может перенаправлять их другим сотрудникам), но гораздо удобней эту информацию указать сразу.
Обработка заявок возможна кадровиком, расчетчиком или пользователем с профилем, которым предусмотрена роль Обработка заявок кабинет сотрудника.
Расписание обмена
По умолчанию автоматический обмен информацией между приложением и сервисом выполняется каждые 10 минут. Изменить расписание или запустить обмен вручную можно из раздела Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания – регламентное задание Обмен с сервисом "1С:Кабинет сотрудника".
Создание кабинетов в сервисе
В списке слева отображаются опубликованные в сервисе сотрудники. Состояние дел обозначается пиктограммой:
После создания кабинетов сотрудникам необходимо отсюда же разослать приглашения на почту и/или по СМС. Сотрудники получат инструкцию по подключению, текст которой задан в форме по кнопке с шестеренкой (при необходимости его можно изменить). После подключения сотрудник получит доступ к своему кабинету, что отобразится соответствующей пиктограммой – зеленым человечком.
По кнопке с шестеренкой можно включить автоматическое создание кабинетов и/или рассылку приглашений. Тогда после публикации сотрудников в сервисе кабинеты для них будут созданы автоматически. А после создания кабинетов автоматически будут отправлены приглашения.
Возможности кабинета
Просмотр расчетных листков
В кабинетах сотрудников можно опубликовать их расчетные листки. Каждый сотрудник увидит только свои листки. Администратор сервиса листки других сотрудников не увидит.
Публикация листков производится расчетчиком или любым другим пользователем, профилем которого предусмотрена роль Публикация расчетных листков.
Пользователю с полным правами для этого достаточно перейти по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата, в открывшейся форме выбрать месяц и нажать Опубликовать.
Здесь же по ссылке Расширенные возможности публикации расчетных листков (или Публикация расчетных листков в разделе Зарплата – эта ссылка доступна пользователю без полных прав) можно выполнить более точечную публикацию листков.
После публикации сотрудник увидит в кабинете свои расчетные листки. В целях безопасности при работе с компьютера по умолчанию суммы частично скрываются. Убедившись, что за спиной никого нет, сотрудник может включить полное отображение сумм, нажав на кнопку с изображением глаза в правом верхнем углу.
Каждый сотрудник может настроить удобный для себя режим отображения информации в настройках своего профиля.
Администратор сервиса в разделе Администрирование может установить настройки, связанные с расчетными листками.
Сотрудник может заявить о своем отсутствии, чтобы согласовать его со своим руководителем и/или кадровой службой, а также чтобы информировать об этом остальных сотрудников.
Если руководитель согласовывает отсутствие, то пользователю, назначенному ответственным за согласование отсутствий или за заявления на отпуск (см. рис. 1.13 выше), будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
На основании этой информации пользователь может ввести в программу соответствующий документ, регистрирующий отсутствие. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
По некоторым видам отсутствий доступа кнопка Отказать – по ней можно отказаться согласовать заявление сотрудника. Тогда сотрудник увидит отказ в своём кабинете.
Если по какому-то заявлению не предусмотрен отказ, то задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о согласованных отсутствиях других сотрудников доступна для просмотра в области Все отсутствия. В ней предусмотрен отбор по периоду.
Информация по отпускам
В разделе Отпуск сотрудник может просматривать информацию по остатку отпуска, а также запросить более подробную справку об отпусках. Также он может подать заявление на отпуск – точно так же, как и из рассмотренного выше раздела Отсутствия.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки об остатках отпусков (см. рис. 1.13 выше), будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. К задаче автоматически прикрепляется запрошенная сотрудником справка. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника. Если по какой-то причине справка сформировалась неправильно, то по пиктограмме слева от неё её можно удалить и приложить новую взамен.
Сотрудник увидит запрошенную справку в разделах Отпуск и Справки своего кабинета.
Заказ справок
В разделе Справки сотрудник может запросить и другие справки.
При заказе сотрудником справки, пользователю, назначенному ответственным за справки соответствующего вида (см. рис. 1.13 выше), будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи.
При заказе справки с места работы к задаче автоматически прикрепляется справка по реализованной в программе форме. Достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Если требуется передать справку по другой форме (например, по приложенному сотрудником образцу), то по пиктограмме слева от неё её нужно удалить и приложить требуемую взамен.
При заказе 2-НДФЛ к задаче автоматически создается и прикрепляется соответствующий документ программы. Необходимо его открыть, заполнить и провести. После этого достаточно нажать Выполнено, и справка уйдёт в кабинет сотрудника.
Подача заявлений на вычеты
Пользователю, назначенному ответственным за налоговые вычеты (см. рис. 1.13 выше), будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит приложенные сотрудником файлы, и на их основании должен ввести в программу соответствующий документ (заявление на вычет, уведомление о праве на вычеты).
После регистрации в программе такого документа задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Если какой-то необходимой для регистрации вычета информации в отправленных сотрудником файлах не окажется, задачу можно отменить по кнопке Отменено и сообщить об этом сотруднику.
Информация о структуре компании
В разделе "Компания" сотрудники могут ознакомиться со структурой компании, со списком её сотрудников.
Изменение личных данных
Пользователю, назначенному ответственным за изменение личных данных (см. рис. 1.13 выше), будет создана соответствующая задача в программе в разделе Главное – Сервис – Мои задачи. При этой задаче пользователь увидит измененную сотрудником информацию, и может ввести соответствующие изменения в программу. После этого задачу нужно отметить как выполненную, чтобы сотрудник увидел это в своём кабинете.
Для руководителей
Сотрудникам, назначенным руководителям подразделений или организаций, доступен раздел Руководителю, в котором он может согласовывать отсутствия сотрудников, а также просматривать сотрудников, которые еще не ознакомились с расчетными листками (если включена такая настройка – см. рис. 3.5 выше).
Читайте также: