20 секретных функций microsoft word о которых вы не знали

Обновлено: 07.07.2024

Подозреваю, что большая часть студентов набирает тексты в Word. Для вас — список секретов, которые сокращают время работы с текстом (вдруг кто не знает этих комбинаций). Сохраняем себе на стенку, чтобы не потерять!

1. Быстро вставить дату можно с помощью комбинации клавиш Shift Alt D. Дата вставится в формате ДД.ММ.ГГ. Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи комбинации Shift Alt T.

2. Если вы ещё не владеете слепым методом набора, то CAPS LOCK может сыграть с вами злую шутку. Случайно включив его и не посмотрев на экран, можно набрать гору текста, который придётся удалить и переписать с нуля из-за одной нажатой кнопки. Но выделив нужный текст и нажав Shift F3, вы измените регистр с заглавного на строчный.

3. Ускорение курсора
Обычно, если вы перемещаете курсор с помощью стрелок, он движется по одной букве. Чтобы ускорить его передвижение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl.

4. Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl и выделяйте нужные вам куски текста.

5. Если вы пользуетесь копированием и вставкой (а вы наверняка ими пользуетесь), то, скорее всего, знаете о расширенном буфере обмена в Word. Если нет, то он вызывается нажатием на одноимённую кнопку и показывает всё, что вы копировали в буфер за время работы.

6. Если вы делаете мануал, обзор сервиса или вам просто нужно вставить скриншот в Word, сделать это можно очень просто с помощью соответствующего инструмента. Нажмите на кнопку «Снимок», и Word покажет все активные окна. Кликнув на любое из них, вы получите скриншот этого окна.

7. Включение переносов может улучшить читаемость текста, а также избавит вас от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или доверить это компьютеру. Кнопка находится в меню «Разметка страницы» — «Расстановка переносов».

8. Вы можете добавить водяной знак (watermark) на свой документ для дополнительной защиты. Для этого перейдите в меню «Дизайн» и выберите пункт «Подложка». В Word есть четыре стандартных шаблона, также можно создать свой.

9. Очень полезная функция, которая позволяет продублировать последнюю команду. Если вы нажмёте F4, то Word повторит последнюю команду, которую вы сделали. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных отрезков текста и многое другое.

10. Ставить ударение в Word проще простого. Для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и зажмите комбинацию клавиш Alt 769. Важно: цифры нужно нажимать на цифровой клавиатуре справа.

11. Верхнюю ленту с кнопками можно очень гибко настроить. Для этого перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Настроить ленту». Здесь можно добавить функции, которых раньше не было, и удалить те, которые не нужны. Более того, вы можете удалять или создавать свои вкладки с функциями.

12. Быстрое выделение большого куска текста
Чтобы быстро выделить большой кусок текста, установите курсор в его начало и кликните мышкой с зажатым Shift в конце фрагмента. Сохранит время и нервы в ситуациях, когда приходится выделять несколько листов сразу.

13. Быстрое перемещение по документу
Существует несколько комбинаций, которые сильно ускоряют навигацию по документу:

Ctrl Alt Page Down — следующая страница;
Ctrl Alt Page Up — предыдущая страница;
Ctrl Home — переместиться вверх документа;
Ctrl End — догадайтесь сами. :)
Вставка новой страницы

14. Как же я ненавижу себя за то, что не знал этой комбинации раньше. Ctrl Enter позволяет мгновенно создать новый лист, а не удерживать Enter одной рукой, а другой в это время заваривать чай.

15. По умолчанию Word сохраняет все файлы в папку «Документы». Для того, чтобы изменить это, перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Сохранение». В строке «Расположение локальных файлов по умолчанию» выберите нужную вам папку. В этом же меню вы можете настроить формат документов по умолчанию, автосохранение и многое другое.

16. Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl Spacebar.

17. Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то даже можете использовать его как менеджер задач. Правда, для начала придётся немного постараться. Нажмите правой кнопкой на ленте функций сверху и выберите «Настройка ленты». В правом столбце включите единственную отключённую вкладку «Разработчик».

Перейдите в появившуюся вкладку «Разработчик» и найдите элемент «Флажок», на котором изображена галочка (почему бы и нет). Теперь, нажимая на флажок, вы можете создавать списки задач и помечать их, как выполненные.

18. Если вы случайно испортили свой список, то можете выделить текст вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выделения.

19. Не стоит даже говорить, зачем это нужно. В наш век, когда информация стала главным оружием, иметь дополнительную защиту никогда не помешает. Чтобы защитить документ паролем, перейдите во вкладку «Файл» и выберите опцию «Защита документа». Теперь смело создавайте пароль, однако помните, что если вы его забудете, восстановить его не получится.

20. Завершает наш список невероятный хакерский трюк. Если раньше для того, чтобы открыть Word, вы создавали новый документ или искали его в меню «Пуск», то теперь это в прошлом. Нажмите комбинацию клавиш Windows R и введите в появившемся окне winword. Если вы не пользуетесь командной строкой для других команд, то в следующий раз, когда вы нажмёте Windows R, команда для запуска Word автоматически загрузится и вам останется лишь нажать Enter

Microsoft Word – один из самых используемых редакторов для набора текстов. Он достаточно удобен, функционален и гибок. Но, по непонятной причине, функции этой программы едва ли на половину используются. Что неудивительно, учитывая нежелание многих знакомиться с инструкцией по работе с MS Office.

В этой статье подобраны некоторые особенности программы, задействуя которые можно сократить время работы в редакторе. Их значительно больше 20, но остановиться решили на этих.

1. Случайно нажали Caps Lock

Любой человек хотя бы раз да задевал эту клавишу. Как итог, если рано не заметить, довольно большой кусок текста может быть набран не тем регистром. Закатив глаза, фрагмент удаляется и набирается заново. Есть безболезненный метод изменения регистра: Shift+F3. Этим способом можно менять регистр в обе стороны: со строчного на заглавный и наоборот.

2. Выбираем слова или фрагменты текста, расположенных непоследовательно

Достаточно часто нужно отредактировать куски текста, которые находятся в разных местах документа. Для этого зажимаете Ctrl и курсором мышки выделяете нужное. Работает и с отдельными словами, и со строками.

3. Буфер обмена

Большинство пользователей редактора применяло копирование и вставку текста в определенном месте документа. И не очень многие знают, что MS Word запоминает все скопированные участки текста в расширенный буфер обмена. Перейдя в раздел "Главная", выбираете пункт "Буфер обмена". Теперь вы увидите все, что копировали в течение работы в Офисе.

4. Улучшаем читаемость набранного материала

Для этого в разделе "Разметка страниц" выбираем "Расстановка переносов". Функция может выполняться вручную и автоматически. Текст будет выглядеть более органично и удобнее для восприятия, будут удалены длинные пустые пробелы.

5. Управляем набранным текстом

Улучшить вид поможет кернинг. Этот инструмент может менять шрифты и размеры, расстояния между буквами и т.д. Попасть в меню кернинга поможет комбинация клавиш Ctrl+D. В появившемся окне перейдите в "Дополнительно". Вы готовы повелевать текстом.

6. Повтор предыдущей команды

Нажатием клавиши F4, MS Office продублирует предыдущую команду. Это может быть ввод текста, удаление определенного количества строк, использование шаблонов и стилей и т.д.

7. Ставим ударение в словах

Иногда бывает нужным поставить ударение на то или другое слово, но искать в символах – долго и нудно, а зачастую это надо немедленно. Есть быстрая команда: курсор устанавливается после буквы, на которую ставится ударение, и при зажатой клавише Alt на цифровой клавиатуре (справа!) набираете 769.

8. Возвращаем документу первоначальный вид

Полезная вещь, если в документе ничего менять не нужно. Перед завершением работы с текстом нажимаете комбинацию Ctrl+Пробел. Ваш файл сохранит тот вид, который был изначально.

9. Защищаем плоды своего труда

Если вам необходимо защитить документ, нужно выполнить последовательность: "Файл-> Сведения-> Защитить документ". Попав в последнюю вкладку, можно установить цифровую подпись, ограничить или запретить редактирование файла, установить пароль. Но если пароль вы забудете, вернуть доступ не получится.

10. Добавляем водяной знак

Если радикальные способы защиты документа не нужны, попробуйте ограничиться добавлением водяного знака: "Разметка страницы-> Подложка". В стандартный пакет Word входят 4 шаблона, но никто не запрещает создать свой.

11. Переводим без браузера

Сейчас многие используют перевод текстов на/с иностранный языка: кто-то для общения на начальном этапе, кому-то по учебе нужно и т.д. Для этого применяют Promt, Google Translate и т.д. И многие совершенно не знают о переводчике от Bing внутри Ворда. Его возможностей с головой хватит для такого рода перевода. Во вкладке "Рецензирование" вы найдете все, что надо.

12. Настройка интерфейса под себя

Ленту вверху можно настроить и подогнать под себя, вынеся под руку те функции, которыми пользуетесь чаще остальных. Для этого нужно перейти во вкладку "Файл", выбрать пункт "Параметры", а затем "Настроить ленту". Теперь изменяйте интерфейс по своим надобностям.

13. Составляем план работы

В Word есть возможность создавать списки задач с дальнейшей отметкой их выполнения. Это будет оправданно, если у вас огромные задания по написанию и форматированию текстов. Для активации менеджера задач найдите пункт "Настройка ленты", перейдите в "Разработчик". Тут вы обнаружите "Флажок". Активируя его, можно создавать перечень задач и отмечать их выполнение.

14. Пользуемся "Инспектором документов"

Эта опция даст информацию о совместимости вашего документа с установленной версией ПО. В основном, этот инструмент будет полезен, если на ПК установлена старая версия Word. Также она даст сведения о скрытых свойствах и данных в документе.

15. Скрывать можно не только файлы или папки

Внутри своего документа вы можете скрывать целые фрагменты набранного текста. Для этого выделяем нужную часть материала, нажимаем Ctrl+D, в выпавшем меню ставим отметку напротив "Скрытый". Теперь, чтобы увидеть скрытый текст, нужно перейти в режим отображения непечатаемых символов.

16. Работаем с PDF

PDF – формат документа, который не уступит в популярности .docx. Редакторов PDF много, и пользователям сложно определиться, с чем работать, и какие отличия, например, Adobe Reader от Foxit. Это не беря в расчет онлайн-версии программ. Оказывается, Word тоже умеет работать с этим форматом: преобразует и изменяет содержимое файла в .docx с точным форматированием текста исходника. Не всегда получается качественно, но это скорее проблема качества исходного файла.

17. Работаем по вертикали

Иногда бывает, что нужно поработать не только со строкой, но и с элементами по вертикали. Для этого нужно всего лишь зажать Alt и мышкой выделить вертикальные элементы для редактирования.

18. Делаем и вставляем скриншоты

Интересная вещь для тех, кому нужно много изображений вставлять в документ. Переходите во вкладку "Вставка", выбираете "Снимок" и Ворд предложит сделать скриншот одного из открытых окон программ. Хотя, кому-то больше понравится использовать сочетание Alt+Prnt Scr и Ctrl+V в документе.

19. Совместная работа над документом

Если вы собираетесь работать с кем-то над одним общим файлом, изучите раздел "Рецензирование". Это очень полезная вещь, которая выведет в правое окно этакий миничат с комментариями относительно правок и изменений в документе со ссылкой на конкретное место. Не надо ничего выделять, менять цвета, шрифт, дописывать в скобки, что очень радует.

20. Разноуровневые заголовки как средство сворачивания документа

Во вкладке "Главная" есть блок с заголовками. Применяя это форматирование к своим разделам в документе, вы сможете перемещаться внутри файла по оглавлению. Вещь удобная, если текста больше 20-30 страниц. Кроме этого, наведя курсор на заголовок слева, вы увидите черную метку. Щелчком по ней будет свернут весь раздел до следующего заголовка того же уровня.

Microsoft Word — самый важный и необходимый инструмент для любой офисной работы. А количество функций, которыми он обладает, повергнет в шок любого человека. Мы выбрали 20 советов, которые помогут упростить работу с Word и автоматизировать некоторые рутинные дела. Здесь вы можете ознакомиться с подобным материалом для Excel.

Вставка даты и времени

Быстро вставить дату можно с помощью комбинации клавиш Shift + Alt + D. Дата вставится в формате ДД.ММ.ГГ. Такую же операцию можно проделать и со временем при помощи комбинации Shift + Alt + T.

Быстрая смена регистра

Если вы ещё не владеете слепым методом набора, то CAPS LOCK может сыграть с вами злую шутку. Случайно включив его и не посмотрев на экран, можно набрать гору текста, который придётся удалить и переписать с нуля из-за одной нажатой кнопки. Но выделив нужный текст и нажав Shift + F3, вы измените регистр с заглавного на строчный.

Ускорение курсора

Обычно, если вы перемещаете курсор с помощью стрелок, он движется по одной букве. Чтобы ускорить его передвижение, зажмите вместе со стрелкой клавишу Сtrl.

Выделение фрагментов текста, расположенных в разных местах

Очень полезная функция, которая позволяет выделять непоследовательные фрагменты текста. Удерживайте Ctrl и выделяйте нужные вам куски текста.

Буфер обмена

Если вы пользуетесь копированием и вставкой (а вы наверняка ими пользуетесь), то, скорее всего, знаете о расширенном буфере обмена в Word. Если нет, то он вызывается нажатием на одноимённую кнопку и показывает всё, что вы копировали в буфер за время работы.

Быстрое создание скриншотов

Если вы делаете мануал, обзор сервиса или вам просто нужно вставить скриншот в Word, сделать это можно очень просто с помощью соответствующего инструмента. Нажмите на кнопку «Снимок», и Word покажет все активные окна. Кликнув на любое из них, вы получите скриншот этого окна.

Расстановка переносов

Включение переносов может улучшить читаемость текста, а также избавит вас от длинных пустых интервалов между словами. Вы можете расставить их сами или доверить это компьютеру. Кнопка находится в меню «Разметка страницы» — «Расстановка переносов».

Водяной знак

Вы можете добавить водяной знак (watermark) на свой документ для дополнительной защиты. Для этого перейдите в меню «Дизайн» и выберите пункт «Подложка». В Word есть четыре стандартных шаблона, также можно создать свой.

Повтор предыдущей команды

Очень полезная функция, которая позволяет продублировать последнюю команду. Если вы нажмёте F4, то Word повторит последнюю команду, которую вы сделали. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных отрезков текста и многое другое.

Постановка ударения

Ставить ударение в Word проще простого. Для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и зажмите комбинацию клавиш Alt + 769. Важно: цифры нужно нажимать на цифровой клавиатуре справа.

Настройка ленты

Верхнюю ленту с кнопками можно очень гибко настроить. Для этого перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Настроить ленту». Здесь можно добавить функции, которых раньше не было, и удалить те, которые не нужны. Более того, вы можете удалять или создавать свои вкладки с функциями.

Быстрое выделение большого куска текста

Чтобы быстро выделить большой кусок текста, установите курсор в его начало и кликните мышкой с зажатым Shift в конце фрагмента. Сохранит время и нервы в ситуациях, когда приходится выделять несколько листов сразу.

Быстрое перемещение по документу

Существует несколько комбинаций, которые сильно ускоряют навигацию по документу:

Ctrl + Alt + Page Down — следующая страница;
Ctrl + Alt + Page Up — предыдущая страница;
Ctrl + Home — переместиться вверх документа;
Ctrl + End — догадайтесь сами. :)

Вставка новой страницы

Как же я ненавижу себя за то, что не знал этой комбинации раньше. Ctrl + Enter позволяет мгновенно создать новый лист, а не удерживать Enter одной рукой, а другой в это время заваривать чай.

Изменение папки для сохранения по умолчанию

По умолчанию Word сохраняет все файлы в папку «Документы». Для того, чтобы изменить это, перейдите в меню «Файл» — «Параметры» — «Сохранение». В строке «Расположение локальных файлов по умолчанию» выберите нужную вам папку. В этом же меню вы можете настроить формат документов по умолчанию, автосохранение и многое другое.

Исходное форматирование

Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Spacebar.

Word в качестве менеджера задач

Если вы большой поклонник Microsoft и Word в частности, то даже можете использовать его как менеджер задач. Правда, для начала придётся немного постараться. Нажмите правой кнопкой на ленте функций сверху и выберите «Настройка ленты». В правом столбце включите единственную отключённую вкладку «Разработчик».

Вертикальное выделение текста

Если вы случайно испортили свой список, то можете выделить текст вертикально. Для этого удерживайте Alt и используйте курсор мышки для выделения.

Защита документа паролем

Не стоит даже говорить, зачем это нужно. В наш век, когда информация стала главным оружием, иметь дополнительную защиту никогда не помешает. Чтобы защитить документ паролем, перейдите во вкладку «Файл» и выберите опцию «Защита документа». Теперь смело создавайте пароль, однако помните, что если вы его забудете, восстановить его не получится.

Самый быстрый способ открыть Word

Завершает наш список невероятный хакерский трюк. Если раньше для того, чтобы открыть Word, вы создавали новый документ или искали его в меню «Пуск», то теперь это в прошлом. Нажмите комбинацию клавиш Windows + R и введите в появившемся окне winword. Если вы не пользуетесь командной строкой для других команд, то в следующий раз, когда вы нажмёте Windows + R, команда для запуска Word автоматически загрузится и вам останется лишь нажать Enter.

Есть ли у вас способы упростить работу с Word? Уверен, что есть. Делитесь ими в комментариях!

16. Для того, чтобы вернуть тексту исходное форматирование, нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl Spacebar.

Читайте также: