3 ндфл как выгрузить из 1с

Обновлено: 08.07.2024

Есть.
Каков вопрос, таков и ответ.
В какой программе мы ожидаем 3-НДФЛ?

В 1С 7.7, ред. 4.5 (7.70.474). Я не нашла. А в какой есть?

да,возможно на сайте налоговой она и есть, но тогда прийдется заполнять ее вручную. А там столько всего! нужно разбираться, высчитывать, нет времени на это. Ведь так хотелось бы, чтобы данные автоматически сформировались в нашей 1С.

Пользователи программ 1С, таких как 1С:Бухгалтерия 8 или таких ее вариантов поставки как 1С:Упрощенка 8 и 1С:Предприниматель 8, могут заполнить декларацию 3-НДФЛ непосредственно в своей программе в 1С.

Где найти 3-НДФЛ в 1С
Декларация по налогу на доходы физических лиц 3-НДФЛ включена в комплект годовой регламентированной отчетности. В программе 1С:Бухгалтерия это меню "Отчеты" - "Регламентированная отчетность" - раздел "Отчетность по физлицам".

Следует обратить внимание, что форма декларации 3-НДФЛ относится к годовой отчетности.

Поэтому переключатель периода отчетности в программе должен быть установлен в положение IV квартал, иначе эта форма может быть не видна. Например, для того что бы заполнить декларацию 3-НДФЛ за 2010 год или 2009 год в 1С, форма выбора периода приведена на рисунке справа.

Поскольку учет в программе 1С:Бухгалтерия 8 ведется по организациям, то следует обратить внимание, что форма 3-НДФЛ может быть заполнена только индивидуального предпринимателя (в программе в свойствах организации указано "Физ.лицо", а не "Юр.лицо").

Переход между листами декларации 3-НДФЛ осуществляется при помощи закладок, каждая из которых соответствует своему листу. Ячейки желтого цвета предназначены для внесения данных. Данные в ячейках зеленого цвета рассчитываются автоматически. По кнопке "F1" или пиктограмме в виде синего знака вопроса на желтом фоне в системе доступна справочная информация, в том числе непосредственно в программе 1С можно ознакомиться с текстом Приложения №2 к приказу № 153н о Порядке заполнения формы налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц (форма 3-НДФЛ). В отчете 3-НДФЛ присутствует кнопка "Выгрузить" - это значит, что отчет имеет возможность выгрузки данных в файл установленного формата.

В большинстве своем физические лица являются наемными работниками, и об исчислении и уплате НДФЛ со своих доходов имеют весьма приблизительное представление: вся нагрузка по исполнению указанных функций ложится на их работодателей как на налоговых агентов по НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Однако есть категории физических лиц - плательщиков НДФЛ, которые обязаны самостоятельно оформить соответствующую налоговую декларацию, представить ее в налоговый орган (лично, по почте или в электронном виде) по месту учета и уплатить исчисленный по декларации НДФЛ в бюджет. Это:

индивидуальные предприниматели (подп. 1 п. 1 ст. 227 НК РФ);
нотариусы и другие лица, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, прочие лица, занимающиеся частной практикой (подп. 2 п. 1 ст. 227 НК РФ);
физические лица-налогоплательщики, в случаях, предусмотренных пунктом 1 статьи 228 НК РФ (в частности, при получении в течении налогового периода вознаграждений от физических лиц и организаций по договорам гражданско-правового характера, доходов от продажи собственного имущества и имущественных прав, любых доходов, по которым налоговый агент не удержал НДФЛ и пр.).

В общем случае в соответствии с пунктом 1 статьи 229 НК РФ на таких налогоплательщиков возложена обязанность представлять в налоговый орган по месту учета налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ по итогам налогового периода - календарного года (ст. 216 НК РФ). Крайним сроком представления декларации является 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (по итогам 2008 года 3-НДФЛ должна быть представлена не позднее 30.04.2009).

Для пользователей "1С:Бухгалтерии 8" и специальной поставки "1С:Предприниматель 8" новая форма декларации 3-НДФЛ доступна в виде внешнего отчета (порядок подключения внешнего отчета и включения его в комплект регламентированной отчетности описан в файле ReadMe, входящем в поставку отчета).

Отчет состоит из стартовой формы, в которой устанавливаются основные параметры декларации, и собственно формы для составления регламентированной отчетности.

3-НДФЛ - для кого она

индивидуальные предприниматели (подп. 1 п. 1 ст. 227 НК РФ);
нотариусы и другие лица, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, прочие лица, занимающиеся частной практикой (подп. 2 п. 1 ст. 227 НК РФ);
физические лица-налогоплательщики, в случаях, предусмотренных пунктом 1 статьи 228 НК РФ (в частности, при получении в течении налогового периода вознаграждений от физических лиц и организаций по договорам гражданско-правового характера, доходов от продажи собственного имущества и имущественных прав, любых доходов, по которым налоговый агент не удержал НДФЛ и пр.).

Стартовая форма при заполнении 3-НДФЛ

В стартовой форме отчета указывается индивидуальный предприниматель - физическое лицо, в отношении доходов которого составляется декларация. Напомним, что "1С:Бухгалтерия 8" позволяет вести так называемый многофирменный учет, когда в единой информационной базе и в едином плане счетов ведется бухгалтерский и налоговый учет для группы взаимосвязанных лиц, в состав которой входят не только организации, но и индивидуальные предприниматели. Индивидуальный предприниматель выбирается в справочнике Организации из списка входящих в состав предприятия хозяйствующих субъектов (см. рис. 1).

Также в стартовой форме указывается период, за который необходимо сформировать отчет. Поскольку декларация может быть сформирована только за налоговый период, то есть за год, в стартовой форме необходимо с помощью кнопок со стрелками "вперед-назад" выбрать нужный год (см. рис. 2).

Форма для составления декларации открывается после указания параметров отчета и нажатия кнопки ОК.

На отчет Декларация 3-НДФЛ распространяются все правила работы с регламентированными отчетами. В открытой форме для составления декларации будет установлен отчетный период, указанный в стартовой форме. Обращаем внимание: изменить отчетный период в уже открытой форме декларации нельзя! Но если отчет не записан, то можно отказаться от его ввода и, вновь через стартовую форму открыть отчет за другой период.

Форма для составления регламентированного отчета

Форма для составления регламентированного отчета содержит бланк отчета, то есть табличный документ программы, работающий в режиме ввода данных, а также диалог управления заполнением и печатью данного отчета.

Табличный документ, представляющий собой бланк декларации, является многостраничным: каждый лист декларации представлен на отдельной закладке табличного документа. Таким образом, в каждый момент работы пользователя с отчетом активным является только один лист декларации.

Ячейки бланка отчета окрашены в разные цвета:

ячейки желтого цвета можно заполнять вручную, однако в некоторых случаях они автоматически заполняются по данным информационной базы;
ячейки зеленого цвета вычисляются автоматически, на основе введенных данных в других ячейках;
ячейки белого цвета заполняются автоматически по данным информационной базы и не могут редактироваться вручную.

Диалог управления содержит набор кнопок, позволяющих управлять работой с отчетом, а также некоторые дополнительные параметры декларации (см. рис. 3).

Кнопка Очистить позволяет очистить как данные всей декларации, так и только активного листа декларации.

Кнопка Обновить позволяет перезаполнить сведения об индивидуальном предпринимателе в декларации по данным информационной базы. Такая кнопка может пригодиться в случае, когда данные об индивидуальном предпринимателе (или Ответственных лицах организации*) в соответствующих справочниках и регистрах программы были изменены в процессе заполнения декларации.

Примечание:
* Ответственные лица организации - входит в состав стандартных реквизитов справочника Организации, содержащих сведения о внесенных в справочник хозяйствующих субъектах (как организациях, так и индивидуальных предпринимателях).

По стандартной кнопке Справка можно как получить информацию об основных принципах работы регламентированных отчетов, так и ознакомиться с выдержкой из Порядка заполнения формы налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц (формы 3-НДФЛ), утвержденного приказом Минфина России от 30.12.2008 № 153н (далее - Порядок заполнения).

Кнопка Настройка вызывает диалоговое окно, в котором можно управлять некоторыми особенностями заполнения отчета.

Отключить счетчик страниц. Данная опция позволять отключать включенный по умолчанию автоматический счетчик страниц декларации. Если данный флаг не взведен, поля декларации, в которых проставляются номера листов, заполнять не нужно - при печати номера листов будут проставлены автоматически. При установленном флаге нумеровать листы декларации необходимо будет вручную.

Отключить выбор значений из списка. Данная опция позволяет отключать механизм выбора значений показателей декларации из заранее определенного списка.

Например, для указания кода категории налогоплательщика на титульном листе декларации система предлагает на выбор несколько вариантов. Список вариантов показывается пользователю в тот момент, когда он дважды кликает мышкой (или нажимает Enter) на любом из трех полей вышеуказанного кода. После выбора любого из предложенных вариантов окно выбора закрывается, а поле формы заполняется значением, указанным в колонке Код выбранной строки списка (коды и их значения приведены на рис. 4).

Если же механизм выбора значений из списка отключен, пользователь должен будет вводить значения всех подобных ячеек вручную.

Автосохранение каждые … минут. Если флажок в данной опции установлен, при редактировании декларации она будет автоматически сохраняться с указанным интервалом времени. Автоматическое сохранение включается после того, как отчет будет записан в журнале отчетов.

Все параметры формы настройки являются типичными для регламентированных отчетов. Дополнительную информацию о настройках можно получить, прочитав справочную информацию к форме настроек.

Также на диалоге управления расположены дополнительные параметры декларации:

Дата подписи - это дата, которая будет указана в декларации в качестве даты подписи;
Отключить авторасчет вычисляемых ячеек. Установленный флаг означает, что вычисляемые ("зеленые") ячейки листов декларации перестанут быть таковыми (станут "желтыми") и значения в этих ячейках не будут зависеть от значений других ячеек отчета и пользователь должен будет задавать их вручную;
Вариант заполнения декларации и номер корректировки. Этот параметр определяет то, является ли данный экземпляр декларации первичным или корректирующим и, если это корректирующий экземпляр, каков номер корректировки.

Вот и все элементы диалога управления. Следует отметить, что в их перечне нет кнопки Заполнить. Дело в том, что на основании данных информационной базы могут быть заполнены только два первых листа декларации, содержащие данные о предпринимателе и заполняемые автоматически при открытии отчета или с помощью кнопки Обновить. Все остальные листы декларации (за исключением листов, содержащих только вычисляемые ячейки) заполняются пользователем вручную в соответствии с Порядком заполнения.

Заполнение листов декларации 3-НДФЛ

ИНН индивидуального предпринимателя, указываемый на каждом листе декларации 3-НДФЛ, заполняется по данным индивидуального предпринимателя из справочника Организации, а тот, в свою очередь - по данным соответствующего элемента справочника Физлица. Данные об ИНН в декларации могут быть изменены только в том случае, если в справочнике Физлица произведены соответствующие изменения, а отчет затем переформирован заново или обновлен. Это касается всех сведений, выведенных в белые ячейки отчета.

Код налогового органа и код организации по ОКАТО подставляются по умолчанию в соответствии с данными справочника Организации.

При этом, однако, они могут быть изменены пользователем непосредственно в отчете. Следует только отметить, что данные, внесенные в отчет таким способом, сохраняются только для этого отчета и никакого влияния на данные справочников не оказывают.

В левой части титульного листа в качестве налогоплательщика указывается фамилия, имя и отчество лица, выбранного в регистре сведений Ответственные лица организации. в качестве руководителя организации. Если же в регистре данных о руководителе нет, в декларации указываются сведения о физическом лице, указанном в элементе справочника Организации, соответствующем индивидуальному предпринимателю.

Все поля листа Физ. лицо заполняются на основании данных физического лица - индивидуального предпринимателя, указанного в справочнике Организации или соответствующих данных, указанных для самого физического лица (например, место жительства).

Дополнительные строки и страницы 3-НДФЛ

В некоторых листах декларации количество строк не оговорено. В этом случае пользователь при необходимости может вручную добавить дополнительные строки или группы строк.

Управление такими многострочными частями выполняется при помощи управляющих элементов, расположенных под бланком отчета (см. рис. 5).

Некоторые листы декларации должны составляться в нескольких экземплярах, например, Лист А может быть составлен сразу в 3-х экземплярах для каждой из возможных ставок налога (п. 10.2 Порядка заполнения). Создать дополнительные экземпляры листов можно, используя находящиеся в нижней части листа декларации управляющие элементы группы Дополнительные страницы.

Описание работы этих и других управляющих элементов формы отчета приведено в справочной информации Декларация 3-НДФЛ, которую можно вызвать с помощью стандартной кнопки Справка в форме отчета.

Печать декларации 3-НДФЛ

После заполнения декларация может быть распечатана. Как и для других регламентированных отчетов, для декларации 3-НДФЛ предусмотрено два варианта печати: сразу на принтер (Печатать сразу) или с предварительным просмотром (Показать бланк).

Если пользователь выбирает команду Показать бланк, на экран выводится окно предварительного просмотра, в котором можно отметить печатаемые листы, проверить настройки печати, установить параметры печати.

Из окна предварительного просмотра листы декларации могут быть отправлены на принтер, а также сохранены на диске в формате Microsoft Excel (XLS) или в формате табличных документов (MXL).

Порядок представления физлицам справки о доходах и суммах НДФЛ

Налоговые агенты по НДФЛ должны выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 3 ст. 230 НК РФ).

С 01.01.2019 работодатель обязан выдавать сотруднику справку о доходах и суммах налога по новой форме согласно приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Сведения о доходах и суммах налога за налоговый период 2018 года предоставляются по новой форме справки.

Налоговое ведомство утвердило две новые формы регламентированного отчета:

справка для выдачи сотруднику «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (Приложение № 5 к Приказу)
машиноориентированная форма - сведения для налоговой инспекции «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (форма 2-НДФЛ) (Приложение № 1 к Приказу).

О сроках поддержки изменений в форме 2-НДФЛ в «1С:Предприятии 8» в соответствии с приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ можно узнать в «Мониторинге изменений законодательства» .

По сути, показатели в новой справке остались прежними, как в форме 2-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ и действовавшей ранее. Изменения незначительные: в справке для сотрудника по новой форме теперь отсутствуют штрихкод; признак (возможности удержания налога); код налогового органа; дата выдачи и номер уведомлений о вычетах и уведомлений, подтверждающих право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

Справка о доходах и НДФЛ физлица в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Для составления справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемой сотрудникам (и другим физическим лицам, получавшим доходы от организации), в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предназначен документ 2-НДФЛ для сотрудников.

Для составления справки каждому сотруднику и по каждому основанию выдачи по кнопке Создать вводится отдельный экземпляр документа: раздел Налоги и взносы - Все документы по НДФЛ или раздел Налоги и взносы - 2-НДФЛ для сотрудников (рис. 1).

Сотрудник (физическое лицо), которому необходимо сформировать справку о его доходах и суммах налога, выбирается в поле Сотрудник из справочника Физические лица (раздел Кадры - Физические лица).

В поле Формировать выбирается:

Сводно - если необходимо составить единую справку по всем доходам сотрудника (безотносительно ОКТМО и КПП) для представления, например, в банк или в другие организации и учреждения;
В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога - если необходимо составить справку в разрезе кодов ОКТМО/КПП, указанных в поле ОКТМО/КПП (которое становится активным) и ставок налога.

Дата составления справки указывается в поле Дата. По умолчанию в документе будет указана текущая рабочая дата компьютера.

На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% в табличной части помесячно отображаются начисленные физическому лицу доходы, облагаемые соответственно по ставкам налога 13 %, 30 %, 35 %, 15 %, 9 %, 10 %, 5 % и предоставленные налоговые вычеты.

В другой табличной части (справа) отображаются предоставленные налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные).

1С:ИТС

Смотрите подробнее в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах "1С"» раздела «Кадры и оплата труда», каким образом отразить в 1С стандартные вычеты , имущественные вычеты , социальные вычеты .

Если физическому лицу предоставлялся имущественный или (и) социальный вычет, то раздел Уведомления на предоставление вычетов (см. рис. 1) заполняется автоматически данными (номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление), указанными в документах регистрации этих вычетов Уведомление НО о праве на вычеты.

В разделах Суммы дохода и Суммы налога документа отображаются суммы дохода (общая и облагаемая) и налога (исчисленного, удержанного и неудержанного налога, суммы излишне удержанного и перечисленного налога, авансовые платежи по налогу) по каждой закладке. Указанные данные в печатной форме справки приводятся в Разделе 3 «Доходы, облагаемые по ставке _%», 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» и 5 «Общие суммы дохода и налога» (см. рис. 3). Если физическому лицу в течение налогового периода начислялись доходы, облагаемые по разным ставкам налога, Разделы 3-5 справки заполняются для каждой из ставок. Если после формирования документа произошли изменения в части доходов или сумм налога физического лица, можно учесть эти изменения, нажав на кнопку Заполнить.

На закладке Личные данные (рис. 2) отображаются данные о физическом лице, для которого составляется справка о его доходах, и сумма налога. Эти данные в печатной форме справки приводятся в Разделе 2 «Данные о физическом лице - получателе дохода» (рис. 3).

Обратите внимание, в справку о доходах, которая выдается сотруднику, включаются все доходы работника, в том числе дивиденды, которые не всегда отражаются в справке для ИФНС по форме 2-НДФЛ. Дивиденды по акциям российских организаций отражаются в Приложении № 2 к декларации по налогу на прибыль (утв. приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@), представляемой за год. Поэтому акционерные общества не включают дивиденды в справку для ИФНС по форме 2-НДФЛ.

Дивиденды, полученные физическим лицом - участником общества с ограниченной ответственностью (ООО), отражаются в справке для ИФНС по форме 2-НДФЛ.

Если какие-либо личные данные сотрудника окажутся некорректны или не заполнены, следует внести и сохранить недостающие данные в справочник Физические лица по ссылке Редактировать. Сделанные изменения автоматически отразятся в разделе Личные данные. Также на данной закладке автоматически заполняются реквизиты уведомления на право зачета авансовых платежей налога, которые были указаны в документе Авансовый платеж по НДФЛ.

В нижней части формы документа по ссылке Подписи в полях Подписал, Должность, Телефон указывается Ф.И.О., должность лица, которое подписывает данную справку, и телефон. Затем следует нажать кнопку Провести.

Для формирования и печати справки о доходах и суммах налога физического лица используется кнопка Справка о доходах (2-НДФЛ), см. рис. 1, 2.

1С:ИТС

Подробнее о формировании справки о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника в других программах 1С см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах "1С"» раздела «Кадры и оплата труда». Как сформировать в 1С справку 2-НДФЛ для передачи в налоговую инспекцию, передать в ИФНС, см. в справочнике «Отчетность по налогу на доходы физических лиц» раздела «Отчетность».

От редакции. Об особенностях формирования отчетов по НДФЛ в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 см. видеозапись лекции от 07.02.2019 «Подготовка отчетов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2018 год, особенности формирования в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" редакции 3» с участием В.Д. Волкова (ФНС России) и экспертов 1С. Подробнее - в 1С:ИТС на странице 1С:Лектория .

Справка 2-НДФЛ считается многофункциональной. Ее требуют банки для подтверждения дохода, сотрудник представляет ее на новом месте работы для введения первичных данных. Работодатель должен обязательно предоставлять справки 2-НДФЛ по сотрудникам в ФНС.

Формирование 2-НДФЛ в 1С

Расскажем, как формируется справка в 1С:ЗУП 8. В Бухгалтерии процесс происходит аналогично.

Сразу отметим, что программа предложит два вида справок:

«2-НДФЛ для сотрудников»;
«2-НДФЛ для передачи в ИФНС».

Как создать справку для сотрудников

Заходим в меню «Налоги и взносы». («Зарплата и кадры» в 1С:Бухгалтерия).

Необходимо отрыть список документов и нажать «2-НДФЛ для сотрудников».

Важно! Для каждого отдельного сотрудника справка создается отдельно за каждый год. Нажмите на кнопку «Создать».

Откроется окно, где сначала нужно заполнить шапку. Обязательно указывается период (нужный год), сотрудник и организация (если вы ведете несколько, то придется выбрать необходимую).

Как только вы внесете эти основные данные, остальные подтянутся автоматически. Чтобы их обновить, нажмите «Заполнить».

Если перед вами стоит задача сформировать справку 2-НДФЛ в разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога, то обязательно укажите эти значения в реквизите «Формировать».

Далее, когда вы сами проверили все заполненные данные, запустите программную проверку и проведите документ.

Остается только распечатать справку для сотрудника по нужной кнопке.

В шапке готовой распечатанной справки 2-НДФЛ вы увидите пометку, что эта форма не предназначена для передачи в ИФНС.

Как создать справку для передачи в налоговую

Следующие операции нужно выполнить, если вы готовите справку 2-НДФЛ для последующей передачи ее в ФНС.

Снова зайдите в меню «Налоги и взносы». Чтобы продолжить, создайте здесь новый документ.

Как и в предыдущем варианте первым делом нужно заполнить шапку. Отметьте здесь необходимый год и организацию, для которой вы готовите данную отчетность.

Следующим шагом указывается ОКТМО и КПП при выплате доходов.

Также откроются поля, где следует заполнить КПП и код ИФНС, куда вы отправите потом отчет.

В поле «вид справки» необходимо указать «Ежегодная отчетность».

И последний штрих, который необходимо заполнить в шапке, это уточнить вид. Справка может быть: исходная, корректирующая или аннулирующая с указанием номера корректировки.

Далее переходим к заполнению табличной части, где отражены все сотрудники компании.

Сделать это можно автоматически по кнопке «Заполнить». Или вбить необходимые данные в ручном режиме.

Обратите внимание, что для каждого отдельного сотрудника откроется своя собственная справка 2-НДФЛ.

В целом этот документ и выступает реестром справок по всем сотрудникам.

Данные внесены, вам необходимо их проверить и провести документ.

Если вам нужен бумажный вариант справки, распечатайте его по соответствующей кнопке. В одном отчете справки по всем выбранным сотрудникам.

Законодатели периодически меняют формы справок и других документов. Чтобы использовать актуальные формы, позаботьтесь о том, чтобы ваша программа 1С вовремя проходила обновления, а договор 1С:ИТС был действующим.

Читайте также: