Бухгалтер не отдает базу 1с что делать
Обновлено: 04.07.2024
Случается так, что при расставании с приходящим бухгалтером или аутсорсером они не отдают базу 1С, если имеется задолженность по выполненным работам перед ними.
Имеют ли право аутсорсеры или приходящие бухгалтера не отдавать выгрузку из 1С?
Согласно ст. 712 ГК РФ "при неисполнении заказчиком обязанности уплатить установленную цену либо иную сумму, причитающуюся подрядчику в связи с выполнением договора подряда, подрядчик имеет право на удержание в соответствии со статьями 359 и 360 настоящего Кодекса результата работ, а также принадлежащих заказчику оборудования, переданной для переработки (обработки) вещи, остатка неиспользованного материала и другого оказавшегося у него имущества заказчика до уплаты заказчиком соответствующих сумм."
Как быть, если удерживается не только неоплаченный кусок 1С, но вся база данных 1С компании (Вы не просили выгрузку из 1С ежемесячно)?
1. необходимо изучить договор, особенно пункт порядка приема выполненных работ
2. если Вы не подписывали акты выполненных работ ежемесячно, а также в договоре порядок не прописан, то можно рассматривать оплату, как аванс, который можно требовать вернуть, если Вам не докажут обратное, то есть не предоставят базу и отчеты, которые свидетельствовали бы, что бухгалтер работал.
3. сделать для себя вывод на будущее: архив базы должен быть всегда. Если с Вами работают аутсорсеры или приходящий бухгалтер - это ежемесячная выгрузка данных, причем желательно, чтобы эту выгрузки хоть одним глазом просмотрел специалист и подтвердил, что работа велась. Отчеты сданы в полном объеме и своевременно. Так же обращаем внимание, что с аутсорсерами и с приходящим бухгалтером должны быть гражданско-правовые договора на выполнение работ. Именно договора в такой сложной ситуации будут основным Вашим помощником, для того, чтобы договорится по спорным вопросам в дальнейшем и иметь рычаг воздействия.
Если мы говорим о штатном бухгалтере, то с ним должен быть заключен трудовой договор, а на 3 и 6 месяц испытательного срока желательно пригласить специалиста, чтобы он оценил качество работы. При этом Вашим сисадмином должно быть сорганизовано сохранение резервных копий всего того, с чем работает бухгалтер и желательно на диск, к которому бухгалтер не имеет доступа.
Экспресс-аудит стоит не таких больших денег, чтобы их жалеть. Цена начинается от 1800р. (устная форма) и заканчивается 25 тыс. рублями (письменная форма сделанных выводов по работе штатного бухгалтера).
Если на текущий момент Вы столкнулись с данной проблемой, аутсорсер (приходящий бухгалтер) не отдает Вам базу, мы готовы подключиться и помочь Вам, чем сможем, предоставив в помощь юриста.
Бухгалтер в бизнесе незаменимый человек, расставаться с ним сложно и рискованно. Он про вас знает больше, чем ваша любимая половинка. И если назрела необходимость прощаться, то делать это надо грамотно.
Безопасность
Прежде чем уволить бухгалтера , обезопасьте свой бизнес. Убедитесь в элементарном: у вас есть доступ к вашей бухгалтерской базе и есть ее архивная копия. Это очень важно, так как бухгалтерская база — главное хранилище ваших данных.
Бухгалтер в случае разногласий может забрать базу, а восстанавливать ее проблематично.
Если доступа у вас нет и копии нет тоже, то запросите ее. Вообще этот вопрос должен быть продуман изначально. Например, вы забираете базу раз в месяц или квартал или она вообще хранится в облаке вашего аккаунта. Лучше договариваться об этом не на словах, а прописывать в договоре с бухгалтером. Надеюсь, что о необходимости такого договора даже при аутсорсе все понимают.
Решение проблем на берегу
При увольнении бухгалтера, как и любого иного специалиста, соблюдайте все требования ТК и ваши договоренности. Часто бухгалтер не отдает базу по причине того, что работодатель не выполнил свои обещания. Да, это форма давления на вас, но к ней прибегают в безвыходных ситуациях.
При увольнении спокойно обсудите передачу дел новому сотруднику и сроки этого процесса. Ведите себя корректно, помните, что ваша задача расстаться быстро, мирно и с минимальными экономическими потерями.
Имейте замену
С бухгалтерами не расстаются сгоряча. Если вы решили менять специалиста, то сперва найдите замену. У вас должен быть человек, который примет от прежнего сотрудника дела. Да, какой-то период вам придется платить двум сотрудникам, но на бухгалтерии в таком вопросе не стоит экономить. Тем более, что период этот будет непродолжительным.
Передача дел
Прием-передача — важный процесс. Затягивать его не стоит. Обычно он не превышает двух недель.
Полезно бухгалтерский и налоговый учет проверить с привлечением сторонней организации. Но в любом случае, порядок должен быть наведен до ухода сотрудника.
Если базу не отдали
Бывают ситуации, когда расставание мирно не прошло, и бухгалтерскую базу вам не отдали.
Решить проблему можно через суд. Если этот путь для вас недоступен, то придется проводить инвентаризацию.
В статье показаны способы восстановления базы 1С с помощью встроенных в программу инструментов или сторонних приложений . Как создать и восстановить резервную копию базы данных. Для большинства пользователей продуктов компании 1С , повреждение или утеря базы «1С: Предприятие» есть тем, о чём даже боятся говорить. Для них, задача по восстановлению базы данных кажется просто нереальной, а её утеря страшной трагедией.
На самом деле, продукты компании 1С являются таким же программным обеспечением, как и любое другое. Информация, которую пользователи вносят в свои базы данных сохраняется в файлах, из которых можно создавать резервные копии или восстанавливать в случае повреждения или удаления. Часто для этого достаточно встроенных в «1С: Предприятие» инструментов, но и о стороннем программном обеспечении также забывать не стоит.
Файлы базы данных 1С
Для лучшего понимания того, каким образом происходит восстановление повреждённых или утерянных баз 1С, давайте ознакомимся с файлами, в которых они сохраняются.
По умолчанию, каталогом информационной базы, в котором кроме файла самой базы 1С сохраняются все файлы, которые имеют к ней отношение, является папка в Документах пользователя:
C:\Users\Имя Пользователя\Documents\InfoBase
В этой папке хранятся все файлы, которые имеют отношение к данной базе данных.
К таким файлам относятся:
- *.1CD – файл самой базы данных, который по умолчанию имеет название 1Cv8.1CD. Данный файл включает в себя все данные, которые внесены в базу данных, а также их конфигурацию;
- *.cf, *.cfu (*.cfl), *.dt, *.epf (*.erf) – конфигурационные файлы базы данных;
- *.log, *.lgf, *.lgp, *.elf – лог файлы;
- *.cdn – файл блокировки базы данных 1С;
- *.efd – архивный файл 1С;
- *.mft – вспомогательный файл конфигурации шаблона;
- *.st – файл шаблонов текстов
- *.mxl – файл печатных форм базы данных 1С;
- *.grs – файл графических схем базы данных 1С;
- *.geo – файл географических схем базы данных 1С.
Признаки и причины повреждения базы 1С
Причины повреждения базы 1С могут быть физического или логического происхождения.
Последствия физических причин повреждения баз банных самые тяжелые, так как связаны с повреждением носителя информации, на котором хранятся данные. Это может быть повреждение внешнего или встроенного жесткого диска, оптического носителя информации, флешки или карты памяти. В данном случае, чтобы иметь возможность восстановить базу 1С, необходимо вернуть работоспособность носителю информации.
Логические повреждения баз происходят в результате сбоев в работе программного обеспечения, неправильного или внезапного отключения компьютера или носителя информации, неправильная работа сетевого оборудования, а также вирусы и деятельность вредоносных программ.
К нам в компанию поступил вопрос о том, что делать, если бухгалтер, который три года вел учет, не отдает документы и базу 1С.
Поэтому, если вы попали в похожую ситуацию, попробуйте сначала договориться.
Причины конфликта
Перечень услуг, которые должен оказывать бухгалтер, и порядок оплаты закрепляются в договоре:
— гражданско-правового характера с физическим лицом.
Проблемы возникают в тех случаях, когда договор с бухгалтером был шаблонным, не предусматривал порядок передачи документов и ответственность. Акты на оказание услуг подписывались без понимания того, было что-то сделано или нет.
Еще встречаются случаи, когда обязанности бухгалтера и заказчика никак не регламентированы, договора нет. Бухгалтер работает «на честном слове».
Есть две основные причины, по которым бухгалтер не хочет (или не может) отдать документы:
— вы что-то должны бухгалтеру, например, оплату;
2) бухгалтер не вел учет должным образом, поэтому ему нечего предоставить.
Документы или база данных в 1С: что требовать в первую очередь
Порядок возврата документов и базы
Шаг 1 «Официальное уведомление»
Шаг 2 «Переговоры»
У бухгалтера нет части документов: не сделаны или утеряны? Забирайте то, что есть. Они послужат отправной точкой для восстановления учета.
Шаг 3 «Аудит»
После того как документы и база 1С будут у вас на руках, пригласите аудиторов. Они оценят вашу отчетность, и определят есть ли задолженность по налогам. Это может быть и экспресс-аудит.
На этом этапе вам важно понять необходимость в восстановлении учета.
Если аудиторы подтвердят, что все документы на месте, отчетность соответствует законодательству, все налоги уплачены вовремя и в полном объеме, то можете выдохнуть и спокойно работать дальше.
А если не все так радужно, то переходите к следующему шагу.
Шаг 4 «Восстановление учета»
Для чего нужно восстанавливать учет?
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в п.3 ст.6 установил требование о непрерывности учета с даты регистрации до даты прекращения деятельности.
Привлечение к ответственности
Бухгалтера, с которым был заключен договор, можно через суд привлечь к ответственности за некачественное исполнение договора, потребовать возместить убытки на проведение аудита, восстановление учета, доплату налогов, штрафов, пени. Для этого обратите внимание на ст. 15 и 401 Гражданского кодекса.
В некоторых случаях можно обратиться и в полицию: ст. 325 Уголовного кодекса устанавливает ответственность за «похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов…».
Каждая ситуация между бухгалтером, нарушившим условия договора, и организацией индивидуальна. Куда вам лучше обращаться: в полицию или арбитражный суд, и на что вы можете рассчитывать, подскажет юрист.
Но, идти в суд можно только в том случае, если у вас был договор и вы исполняли все свои обязанности по нему.
Что делать, чтобы ваши документы не стали «заложниками»
2) Обязательно заключайте договор. В нем должны быть условия по передаче документов, экспорту базы данных из учетной системы, срокам предоставления отчетности, ответственности.
3) Внимательно относитесь к подписанию актов на оказание услуг.
4) Своевременно выполняйте свои обязанности по договору.
Наша компания «Финезис» оказывает услуги по абонентскому бухгалтерскому обслуживанию. Вопросы документооборота мы решаем так:
— прием и передача документов только по описи;
— ежеквартальный (или по требованию) экспорт базы из 1С;
— постоянный доступ заказчика к учетной базе;
— регулярная архивация документов и их передача заказчику раз в год, после сдачи отчетности или по требованию;
— к акту на оказание услуг прилагается отчет по результатам работы за период.
Сравнивайте предложения не только по стоимости, но и по перечню услуг. И обязательно уточняйте порядок работы с документами.
Читайте также: