Чем отличается 1с документооборот проф от корп

Обновлено: 07.07.2024

Чем отличаются версии 1С:Документооборот ПРОФ, КОРП и ДГУ?

Компания 1С предлагает несколько версий программы 1С:Документооборот — ПРОФ, КОРП и ДГУ. Все они отличаются масштабом использования в организации и ограничением функционала.

1С:Документооборот КОРП — наиболее полная и функциональная версия документооборота от 1С. Она подходит крупным компаниям от 500 пользователей и имеющим сложный документооборот

1С:Документооборот ПРОФ — более простая версия системы. Она подходит для небольших компаний и имеет некоторые ограничения в функционале.

1С:ДГУ — система документооборота для государственных учреждений. По функционалу она абсолютно похожа на 1С:Документооборот КОРП, но вместо термин «организации» используется термин «Учреждения». Распространяется данная конфигурация только для государственных учреждений.

Также отдельно отметим версию 1С:Document Management — это двуязычная (русский и английский) версия 1С:Документооборот КОРП.

Основными версиями являются КОРП и ПРОФ, а потому более подробно расскажем об их отличиях.

Работа с файлами и документами

В версии ПРОФ отсутствует возможность работы с многосторонними договорами, учёта данных в разрезе проектов, штрихкодирования, печати регистрационного штампа.

Работа с процессами и задачами

В 1С:Документооборот КОРП, в отличии от ПРОФ имеется возможность выполнения задачи по почте, перевести задачу на другого сотрудника, перенести срок старта и выполнения, а также установить условия согласования документов и маршрутизации процессов.

Работа с нормативно-правовой информацией

Версия ПРОФ не имеет функционала для проверки контрагента по ИНН и автоматического заполнения карточки контрагента по данным ЕГРЮЛ.

Отдельно стоит отметить, что в версии 1С:Документооборот ПРОФ отсутствует функционал для проектного учёта, встроенная почта, форум, личный календарь сотрудника, возможность звонков по Skype и работы с мероприятиями.

При выборе немаловажно определится, какая именно версия документооборота наиболее подходит вашей компании. Более подробно обо всех отличиях версий КОРП, ПРОФ и ДГУ смотрите в таблице, находящейся по ссылке.

Также вы можете бесплатно протестировать 1С:Документооборот. Для этого заполните форму, нажав по кнопке ниже.

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Подходит для малых и средних организаций с несложной организационной структурой и документооборотом.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С:Документооборот 8», но холдингу придется купить 1С Документооборот 8 КОРП, а предприятие может рассмотреть другую версию.

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота (также часто используют - 1С СЭД) на предприятиях любого масштаба – программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management). То есть автоматизация документооборота на базе 1С, помимо работы непосредственно с документами, помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:

Централизовано и безопасно хранить документы;
Регистрировать входящие и исходящие документы;
Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8

1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
1С:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.15.4).

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

Внутренний документооборот

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

Рис.1 Рубрикатор для группировки внутренних документов

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

Поиск по реквизитам;
Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
Полнотекстовый поиск;
Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

Электронные подписи

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано

Согласование договоров;
Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
Контроль жизненного цикла договора;
Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Работа с файлами

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Встроенная почта

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и 1С:Документооборот ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами

Данный блок 1С:Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Комплексный расширенный функционал для управления персоналом, кадрового учета и расчета зарплаты.

Нужна 1С:ЗУП ПРОФ? Время получать подарки: дорожная карта автоматизации, установка, сопровождение!

С нами это больше, чем просто переход: реальный опыт внедрений, анализ HR-процессов и формирование требований к системе в подарок.

1С:Зарплата и управление персоналом версия 3.1 выпускается в трех версиях – базовая, ПРОФ и КОРП.

Базовая версия предназначена для ведения кадрового учета и расчета заработной платы для одного пользователя по одной организации и не позволяет вносить изменения в конфигурацию. Ее функционал подходит для малых предприятий.

Версии 1С:ЗУП ПРОФ и КОРП отличаются от базовой тем, что данные системы поддерживают многопользовательский режим, ведение учета нескольких юридических лиц и могут использоваться на предприятиях с различной численностью сотрудников

Ниже мы рассмотрим отличия функционала этих версий и определим критерии выбора версии программы наиболее подходящей вашей компании.

Сравнение 1С ЗУП КОРП и ПРОФ

Сначала рассмотрим отличия двух версий программы в части регламентированного учета. Обе версии программы – ПРОФ и КОРП позволяют автоматизировать кадровое производство на предприятии и расчет заработной платы сотрудников. Однако функционал версии КОРП все же шире, чем функционал версии ПРОФ.

Для предприятий с большой текучкой персонала, особенно если большая часть персонала женщины, в ЗУП 3.1 КОРП реализован функционал для приема или перевода нового работника на время отсутствия основного работника (например, когда основной работник в декрете или на длительном больничном). Если на место отсутствующего работника будет принят новый работник по бессрочному трудовому договору, при возвращении на работу отсутствующего работника работодатель вынужден будет оплачивать работу обоих работников или сократить одного из них. В обоих случаях такая процедура для работодателя весьма затратна, т.к. ведет либо к увеличению фонда оплаты труда подразделения, либо к выплате пособия по сокращению работника.

В случае оформления приема работника временно, на время отсутствия основного работника, при выходе основного работника на работу программа предупредит о необходимости уволить или перевести обратно замещающего сотрудника. Ранее данный вопрос отслеживался специалистами по ведению кадрового учета вручную, что приводило к ошибкам и, как следствие, к дорогостоящим последствиям.

В ЗУП 3.1 КОРП появились произвольные кадровые приказы, которые сотрудники отдела кадров могут настроить и вести непосредственно в программе. «Шаблоны производственных кадровых приказов» настраиваются в разделе «Настройка».

В шаблоне можно указать:

Поля документа – они появятся в шапке приказа;
Поля списка сотрудника – они появятся в форме списка;
Указать, предназначен ли документ для одного сотрудника или для нескольких;
Выбрать подписанта.

В ЗУП 3.1 страховые взносы рассчитываются сразу же в документе «Начисление зарплаты и взносов», а любые изменения ведут за собой автоматический перерасчет. Однако в версии КОРП можно по-прежнему рассчитывать взносы в отдельном документе, как и в более ранней версии ЗУП – 2.5. Данный способ, хотя и привычен для пользователей предыдущей версии, не рекомендуется, так как пользователь может забыть перерассчитать взносы при перерасчете начислений.

Функциональные блоки, которые присутствуют только в ЗУП КОРП

Версия КОРП, помимо традиционного функционала по автоматизации кадрового делопроизводства и расчета заработной платы, автоматизирует еще и процессы управления персоналом на предприятии:

Все процессы работы с персоналом собраны в одной программе и при этом нет необходимости тратить ресурсы на интеграцию и консолидацию данных.

Какую версию 1С ЗУП выбрать?

Для выбора наиболее подходящей версии программы следует проанализировать потребности предприятия в вышеуказанных блоках и функционале.

Если у вас уже установлена 1С ЗУП ПРОФ, однако вы ощущаете потребность в дополнительном функционале, который есть в 1С ЗУП КОРП, вы можете купить 1С ЗУП КОРП, оплатив разницу в стоимости версий, и осуществить переход с 1С:ЗУП ПРОФ на КОРП.

Если ваша программа не дорабатывалась, процесс перехода произойдет в течение одного дня.
Если ваша конфигурация была изменена, то потребуется помощь специалиста.
Если Вы не знаете свою версию программы, то нажмите на значок помощи в верхней правой части экрана в виде латинской i, это откроет табличку, где будет указана версия программы.

Рис.6 О программе 1С Зарплата и управления персоналом КОРП, редакция 3.1

Текущая версия 1С Зарплата и управления персоналом имеет гибкие настройки, поэтому, чтобы начать пользоваться функционалом определенных блоков, следует просто включить его в настройках и/или выбрать соответствующие параметры. Наша компания готова оказать помощь в настройке 1С ЗУП

При наличии потребности в функционале 1С:ЗУП, которого пока еще нет в программе, наши специалисты всегда готовы доработать 1С ЗУП под ваши пожелания и сделать программу 1С ЗУП еще более удобной и гибкой в использовании.

«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

«1C:Документооборот 8»: что это такое?

«1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.

Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

«1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.

Рис.1 Коробочное решение «1C:Документооборот 8»

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:

систематизировать поток деловой документации;
обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
существенно ускорить процесс согласования договоров;
ускорить время принятия управленческих решений;
организовать качественную работу сотрудников с документами;
снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
создать единую базу документов с быстрым поиском;
контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?

Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.

Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:

Преимущества СЭД «1С:Документооборот»

Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Возможности программы «1С:Документооборот 8»

В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

Управление проектами

Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).

Рис.2 Ведение проекта в «1С» 8 документооборот

Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

Рис.3. Формирование рабочей группы проекта в «1С» 8 документооборот

Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Совместная работа сотрудников

«1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.

Рис.4 Раздел обсуждения в программе «1С:Документооборот»

Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

Рис.5. Видеозвонки в «1С:Документооборот 8»

Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

Контроль задач

Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.

Рис.6 Контроль задач в «1С» 8 документооборот

В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

Рис.7. Задачи отдела в программе «1С:Документооборот»

Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.

Рис.9. Окно «Мой календарь» в программе «1С:Документооборот»

Рис.10. Учет отсутствий в программе «1С:Документооборот»

Рис.11. Отчеты подчиненных в «1С» СЭД

Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.

Управление правами доступа

В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Поиск документов и штрихкодирование

В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

Учет входящей и исходящей корреспонденции

Электронная подпись

Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

Рис.12. Электронная цифровая подпись в программе «1С:Документооборот»

Договорные документы

В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.

Встроенная почта

С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).

Рис.13. Почтовый клиент в «1С» СЭД

Мобильное приложение

Рис.14. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»

Версии программы «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:

«1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
«1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
« 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
«1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.

На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:

Учет данных в разрезе проекта
Многосторонние договора
Множественные состояния документов
Штрихкодирование документов и файлов
Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
Печать регистрационного штампа
Учет этапа обработки документов
Принятие задач к исполнению
Настройка и использование условий маршрутизации
Периодические бизнес-процессы
Учет и использование графиков работы
Иерархия и остановка бизнес-процессов
Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
Категоризация данных
Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.

Подведем итоги

«1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Автор: Михаил Виноградов Благодарим за проявленный интерес. Ссылка на статью будет отправлена на указанную почту.

Мы собрали 10 фишек программы «1С:Документооборот 8», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. Надеемся, что понимание того, как программа справляется с распространенными задачами наших клиентов, поможет вам составить собственное мнение о ее возможностях и плюсах.

Итак, 10 полезных функций «1С:Документооборота 8», о которых вы узнаете из статьи:

Мы внедряем «1С:Документооборот 8» в средних и крупных компаниях уже много лет. За это время накопилась внушительная статистика по проектам. Она демонстрирует, насколько сильно ускоряются темпы бизнеса после того, как компания освобождается от бумажной рутины.

Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Мы решили поделиться с вами нашими наблюдениями и составили список 10 возможностей программы «1С:Документооборот», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. На наш взгляд, это интересная информация для всех, кто подбирает программу для своей организации. А те, кто уже пользуются «1С:Документообортом», откроют для себя новые фишки и возможности системы.

1. Сокращение сроков согласования документов

Представьте себе типичную ситуацию в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.

Как процесс согласования будет выглядеть в «1С 8 Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Запустив задачу, сотрудник может заняться более важными делами, периодически проверяя в системе результаты или ожидая уведомления по почте. Основываясь на опыте наших клиентов, такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.

Рис. 1. Запуск процесса согласования

2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация

Относительно новая функция программы, сразу же ставшая популярной в компаниях наших клиентов. К примеру, какой-то договор постоянно пересогласовывается, срываются сроки. Проблема может быть в загруженности исполнителя или в неправильном шаблоне документа.

Рис. 2. Аналитические отчеты и статистика

3. Контроль входящей корреспонденции

Для многих наших клиентов из крупных компаний и госучреждений основная причина для внедрения «1С:Документооборота 8» – контроль входящей корреспонденции. Ежедневно им приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней переписки с клиентами, ведомствами, подразделениями. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

4. Настройка прав пользователей в 1С:Документообороте

По нашему опыту, все без исключения компании пользуются этой функцией. К примеру, в организацию приняли на работу стажера, требуется ограничить его доступ к ряду документов. В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.

Рис. 4. Права доступа к документу

5. Управление мероприятиями и совещаниями

Для директоров крупных компаний, топ-менеджеров и руководителей подразделений очень важна эта функция, так как около 50% рабочего времени они проводят на многочисленных совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.

Рис. 5. Протокол мероприятия со списком поручений в «1С:Документообороте»

6. Отчет об исполнительской дисциплине

Зачастую к нам обращаются клиенты с такой проблемой: сотруднику ставится большое количество задач из разных источников. Собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно, особенно в крупных компаниях. А руководителю требуется достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач.

Как «1С:Документооборот» поможет решить эту проблему? Все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку, сохраняются в системе. Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования. С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.

Рис. 6. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот 8»

7. Синхронизация 1С:Документооборота с «1С:ERP»

Рис. 7. Список задач пользователя при синхронизации «1С:Документооборота» и «1С:ERP»

8. Управление проектами

Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Рис. 8. Управление проектами в программе «1С:Документообороте»

9. Электронная подпись в 1С 8 Документообороте

Всех клиентов, планирующих перейти на электронный документооборот, неизменно волнует вопрос безопасности данных. Эту проблему решает электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.

Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.

Рис. 9. Электронная подпись в «1С:Документообороте»

10. Бесплатное мобильное приложение в 1С 8 Документообороте

Рис. 10. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»

С развитием технологий работа в офисе, заваленном бумагами и громоздкими архивами, уходит в прошлое. Переход на электронный документооборот — это естественный процесс развития любого бизнеса. За много лет внедрения программы мы не сталкивались с клиентами, которые попробовав «1С:Документооборот», передумали бы и вернулись к бумажной волоките. Сотрудники достаточно быстро привыкают к новому функционалу, и в итоге организация переходит на более высокий уровень управления и взаимодействия.

Вы можете подобрать и купить программы «1С» в нашей компании. Мы предоставляем клиентам только лицензионные программные продукты «1С» по выгодным ценам, а также оказываем полный спектр услуг по сопровождению. Специалисты проконсультируют вас по всем интересующим вопросам и помогут выбрать оптимальное решение для вашей компании.»

системный аналитик Центра комплексного развития бизнеса компании «1С-Архитектор бизнеса», специалист по работе с программным продуктом «1С:Документооборот».

Читайте также: