Что дает знание excel
Обновлено: 14.05.2024
Как уверенное использование табличного редактора Excel помогает оптимизировать работу компании.
Часто руководители обращаются ко мне с вопросами, есть ли универсальный инструмент, который поможет эффективно организовать и оптимизировать работу с данными, чтобы быстрее получать отчетность, и наглядно видеть результаты работы в графиках и диаграммах. Я рекомендую использовать Excel, как универсальное программное средство из пакета MS Office, с которым работаю уже много лет.
Если вам нужно увеличить прибыль, оптимизировать издержки, держать под контролем затраты, то без Excel не обойтись. Excel позволяет быстро и эффективно анализировать данные, визуально представлять свою работу, создавать отчеты, на их основе оптимизировать затраты и увеличивать прибыль. Таким образом, время и ресурсы, потраченные на изучение Excel, могут стать самым ценным вложением в сотрудников компании.
Давайте рассмотрим, что может дать уверенное использование программы Excel.
1. Экономите средства
Держать руку на пульсе, анализировать бизнес безусловно необходимо, и рынок предлагает нам множество программ для автоматизации бизнес-процессов. Но для их использования нужно потратить ресурсы — денежные и временные:
- предпроектная подготовка;
- покупка ПО;
- внедрение;
- техническая поддержка;
- обновление релизов.
А результат возможно будет не совсем таким, как вы себе представляете.
Excel, в первую очередь, широко распространенная программа, она входит в состав пакета Microsoft Office, и все что нужно – это научится эффективно ее использовать.
Я проводила анализ затрат, необходимых для внедрения автоматизации управленческого учета, и стоимость комплекса услуг по нашему запросу варьировалась от 900 тыс. рублей до 2,5 млн рублей (без учета стоимости ПО). Обучение сотрудников Excel выйдет намного экономичнее, и применять полученные знания они начнут быстрее, чем была бы внедрена автоматизация.
2. Применяете одну программу во многих бизнес-процессах
Excel — универсальный продукт. Программа подходит администраторам баз данных, бухгалтерам, экономистам и финансовым работникам, банковским служащим, менеджерам по продажам/закупкам, маркетологам, логистам, руководителям. Можно создавать и быстро заполнять базы данных; проводить сложные расчеты с применением встроенных функций; проводить анализ данных любой сложности: ABC и XYZ, факторный и дисперсионный анализ, анализ чувствительности инвестиционных проектов; таблицы Excel часто используются в качестве CRM для ведения клиентской базы или базы поставщиков.
- Бухгалтерам советую использовать в своей работе сводные таблицы, тем более, что используя возможности Excel в комплексе с 1C, можно получить более весомый результат, сократить время на обработку бухгалтерской информации для ввода ее программу, а также при последующем ее анализе.
- Для экономистов и управленческого учета Excel вообще незаменим: любые виды анализа финансовых аспектов деятельности и подсчет прибыли и расходов с учетом процентных ставок и инфляции возможны в Excel.
- Менеджеры по продажам могут создавать и хранить в Excel свои клиентские базы со всеми контактными данными и историей покупок, для них также незаменимым инструментом станут сводные таблицы.
- Логистам Excel пригодится благодаря возможности быстро систематизировать погрузку/выгрузку, объемы поставок, затраты и другие важные аспекты работы.
Маркетинг неразрывно связан с планированием бюджета, отслеживанием контент-стратегий, анализом конверсий и контролем задач, с чем великолепно справляется Excel.
Поэтому я считаю, что обучение программе нельзя недооценивать.
3. Принимаете решения быстрее
Изображения обрабатываются человеческим мозгом в 60 000 раз быстрее, чем текстовый материал.
Изучив возможности Excel, ваши сотрудники научатся наглядно представлять результаты своей работы по поставленным перед ними задачам, а наглядное представление информации существенно увеличивает скорость ее понимания и усвоения. Как известно, деньги заработать можно всегда, а потраченное неэффективно время невосполнимо, и вернуть его невозможно. Визуализация сразу фиксирует внимание на главном, и благодаря своей наглядности может быстро донести основные мысли и идеи.
Умение использовать графики и диаграммы позволяет дополнять аналитические таблицы Excel, отслеживать динамику изменений, оценивать факторы отклонений и значения важных показателей. Выбор типа диаграммы или графика, различные приемы, используемые в Excel для подготовки диаграмм, навыки создания нестандартных диаграмм и интерактивных диаграмм – все это больше не будет проблемой для ваших сотрудников, а результаты работы предприятия перестанут быть просто безликими столбиками цифр.
4. Помогаете сотрудникам работать эффективнее
Обычно в таких ситуациях оптимальное решение остается для человека неизвестным, потому что он даже не предполагает, что в Excel существуют инструменты решения его проблемы. Удивительно, но часто на занятиях Excel, ученики удивляются, что есть волшебная клавиша F4, которая закрепляет ссылки на ячейки, и решает сразу много проблем с укрощением формул. И ведь это только самое начало, изучение Excel вместе со специалистом, поможет быстро и точечно залечить «набитые шишки».
Сотрудник, обученный эффективной работе в Excel, больше не будет отвлекаться в процессе работы на рутинные задачи, а также на поиск решения своих проблем, не будет отвлекать более подготовленных коллег, а направит всю свою энергию на рабочий процесс. Перед ним можно будет ставить более сложные и амбициозные задачи в работе.
5. Получаете конкурентное преимущество
Высокая отдача от квалифицированных сотрудников организации безусловно даст вам конкурентное преимущество, ведь сократится время на рутинную работу. То, что раньше делали в течение нескольких часов, а то и дней, можно будет сделать практически за пару кликов мыши. Новые направления деятельности и задачи не будут вызывать у ваших сотрудников страха и затруднения, ведь эффективная работа в среде программы Excel может успешно решать множество задач, возникающих в бизнес-процессах компаний.
Обучение сотрудников — это и возможность позитивно влиять на формирование внутреннего микроклимата и комфорта работы. Всегда нужно учитывать, что успешная деятельность компании основывается прежде всего на эффективной работе на всех уровнях компании.
Таким образом, обучение сотрудников Excel позволит вашей организации не только более успешно решать текущие задачи, но и поможет в решении задач, связанных с новыми направлениями деятельности и поддержании необходимого уровня конкурентоспособности.
6. Развиваете свой бизнес
Бизнес не стоит на месте и, конечно же, вы планируете расти и развиваться. Тогда скорее всего, вам захочется чего-то большего, чем Excel. Вы уже более решительно и серьезно станете рассматривать внедрение автоматизации на своем предприятии. И, в этом случае, вы также сможете опереться на данные, подготовленные в Excel. Правильно настроенные отчеты станут отличной базой для внедрения проекта автоматизации любого бизнес-процесса, а это поможет снизить затраты на предпроектную подготовку, у вас фактически будет все готово.
Вы будете знать, что конкретно вам нужно получить в результате автоматизации, так как уже существует работающая модель в Excel. И с большей вероятностью вы получите от автоматизации то, что хотите.
Кто должен уметь работать с Excel – от логистов до бухгалтеров
Microsoft Excel – функциональная и полезная программа, представляющая собой готовую таблицу с опциями автоматического заполнения, быстрого расчета и вычисления, построения графиков и т.д.
Возможности «Эксель»
Программа помогает решать разные задачи:
- автоматизировать вычисления;
- строить диаграммы и графики по введенным данным;
- обрабатывать результаты;
- визуализировать данные и создавать отчеты;
- подготавливать документы и т.д.
Для уверенной работы с программой нужно обладать хотя бы минимальными навыками и умениями: фильтры, ручное заполнение таблиц, составление отчетов.
Кому пригодится Microsoft Excel
Часто такие навыки обязательны, в том числе для следующих профессий:
- бухгалтеры – отчеты, сводные таблицы, использование в комплексе с 1C;
- экономисты – финансовые расчеты, перерасчет цен, анализ данных;
- логисты – работа с базами данных;
- менеджеры по продажам – ведение клиентской базы, группировка информации и пр.
Программа универсальна, она помогает работать с базами данных, вести учеты, делать анализы, создавать отчеты и т.д. Пройдя курсы Excel онлайн, вы сможете в короткие сроки освоить работу с продуктом Microsoft и успешно применять полученные навыки на практике. Это полезно как для действующих сотрудников, так и для молодых специалистов, которым трудоустройство только предстоит.
Виды курсов по обучению работы с программой Excel
Освоить программу несложно, особенно если с вами работает опытный преподаватель. Нужно определиться с целями применения Microsoft Excel – одно дело просто составлять таблицы и рисовать схемы, и другое – создавать макросы. Поэтому курсы обычно разбивают на несколько категорий, предлагая программы для:
- финансистов (подготовка отчетов, расчет зарплаты и решение других базовых задач);
- бизнеса (анализ данных, планирование бюджета, подготовка диаграмм для отчетов и пр.);
- продвинутый уровень – Advanced (умение прописывать макросы, внедрение надстроек и т.д.).
Определяйтесь с целью и выбирайте подходящий курс.
Еще раз подчеркнем, что Excel – это одна из самых многофункциональных и полезных программ, которую активно используют в разных профессиях. Время, потраченное на освоение работы с данным инструментом, станет перспективным вложением в вашу карьеру.
Одна знакомая HR рассказала, что в их компанию часто приходят резюме, где указан навык владения электронными таблицами Excel и Google. При этом не каждый соискатель, почему-то, способен подтвердить умения на собеседовании. Она объяснила этот феномен тем, что почти каждый, кто владеет компьютером, хоть раз пользовался таблицами и поэтому думает, что знает их. Но на деле мало кто вникал даже в чуть более сложные формулы и функции.
Как по мне, электронные таблицы – один из самых удобных инструментов для ручного анализа данных. И от знания Excel и Google Таблиц зависит ваша зарплата в дальнейшем. Почему?
Потому что растет потребность собственно в анализе данных. Информации в мире все больше. Ежесекундно она производится в нереальных количествах.
Даже в масштабах документооборота маленькой фирмы бизнес хочет получать уже переработанную информацию. Уже готовые отчеты и прогнозы. Решения, которые помогут увеличить прибыль. Все это можно сделать вручную, не прибегая к сложным платным программам.
Плюс Google Таблиц – они бесплатны и автоматически предоставляются с регистрацией аккаунта.
Крепкое владение электронными таблицами – такое же правило хорошего тона для современного человека, как английский язык, спортивные тренировки пару раз в неделю и основы финансовой грамотности. В Excel, кстати, весьма удобно вести домашний бюджет .
Умение работать в Excel и Google таблицах , структурировать и анализировать с их помощью информацию – это навык соискателей на более ответственные, а значит, денежные должности . Повышаете свою компетентность – зарабатываете лучше, все просто.
Обычно там предлагают освоение сразу двух программ в одном курсе . Это имеет смысл, потому что владение двумя инструментами дает больше возможностей для выбора работодателя, делая вас более гибким и конкурентоспособным.
Excel и Google Таблицы немного отличаются возможностями и функционалом . Поэтому подходят для разных задачи и пользователей. Например, я нежно люблю Гугл Таблицы за возможность одновременного редактирования и историю изменений. Кто-то по привычке работает в старом добром Экселе. Большинство компаний используют преимущества двух инструментов сразу.
Онлайн школы дают хорошие программы обучения и масштабируемые знания на разные Digital профессии, советую посмотреть обучение на курсах :
Сейчас отличное время, чтобы учиться новому, а не хандрить. Осваивайте полезные программы, прокачивайте себя. И выходите из самоизоляции крутым специалистом.
Понравилась статья и возникло резкое желание постоянно получать полезный материал по образовательной тематике - подписывайтесь на наш Яндекс.Дзен , ставьте лайки новым статьям и будьте востребованным специалистом. Дерзайте 👍
Смена одних компьютерных программ другими — дело вполне привычное и естественное. Впрочем, в каждом правиле есть исключение, и одно из них — программа для управления электронными таблицами Excel. Она была создана компанией Microsoft в 1985 году и с тех пор не теряет популярности. Экономисты пользуются ей в течение 36 лет — да что там, о ней знает практически каждый, кто работал в финансовой сфере или предоставлял консалтинговые услуги. Её используют практически все компании, обеспечивающие деятельность других бизнес-структур. В этом нет ничего удивительно, поскольку составление сложных финансовых моделей через Excel стало общедоступным.
Excel стал первой программой для программирования без кода ещё до того, как родилось это понятие. Его пользователи, по сути, являются непрофессиональными разработчиками, даже не задумываясь об этом. В Excel настолько много возможностей, что стартапы вполне могут создавать новые узкоспециализированные инструменты на базе лишь каких-то из них.
При этом на волне популярности электронных таблиц от Microsoft другие крупные разработчики стали им подражать, что в конечном итоге сформировало у пользователей устойчивые привычки и стереотипы, которые также способствуют его дальнейшей жизни. Да, именно Excel и посвящена эта статья.
Табличные войны: краткая история становления Microsoft Excel
Excel родился в результате конкуренции и был не первым продуктом такого типа. Студенту Дэну Бриклину (Dan Bricklin) понадобилась таблица для тематического исследования. Тогда выбор был невелик — составлять её вручную на листе бумаги или на стационарном компьютере учебного заведения. Оба варианта не были особенно привлекательными, и это натолкнуло молодого человека на мысль создать более удобный инструмент. В 1978 году он презентовал VisiCalc («видимый калькулятор») — первую в мире электронную таблицу. Инновационный продукт оказался востребованным и быстро завоевал популярность.
Двумя годами позже у него появился конкурент — SuperCalc. Тем не менее, VisiCalc устоял, потому что в его продвижении начал участвовать талантливый программист Митч Капор (Mitch Kapor). В 1982-м он стал самостоятельным, основал компанию Lotus и создал свой собственный вариант электронных таблиц под названием «1-2-3». Его продажи быстро стали приносить прибыль в десятки, а потом и сотни миллионов долларов. В том же году компания Microsoft с Биллом Гейтсом во главе выпустила свою первую программу для работы с электронными таблицами Multiplan. Впрочем, конкуренции с детищем Капора она не выдержала.
После поражения команда Гейтса принялась за новый проект по имени Odyssey. Участвовавший в его разработке Дуг Клундер (Doug Klunder) придумал, как выполнять алгоритм вычислений сразу в двух измерениях, что позволило добиться более высокого быстродействия, чем у конкурентов. Этот принцип лёг в основу таблиц Excel, которые мир впервые увидел в 1985 году. Приложение получило несколько отличительных черт. Одна из них — удобная обработка входных данных с моментальным результатом на выходе. Понятное управление позволяет работать с продуктом широкому кругу пользователей.
Ещё одним фактором успеха Excel стало решения Билла наладить сотрудничество со своим конкурентом Стивом Джобсом и выпускать новую разработку исключительно на его компьютерах Macintosh. Благодаря этому она обрела первоначальную известность и стала самой востребованной для работы с таблицами на Мас.
Сейчас Excel заняла практически монопольное положение среди программ, используемых в сфере финансового моделирования, и популярна во многих других отраслях и в рамках Windows — первой операционной системы Microsoft. Всё могло сложиться абсолютно иначе, но карты в отношении Excel легли именно так.
Microsoft Excel можно даже назвать языком программирования
Сейчас трудно подсчитать, сколько именно человек используют Excel, но, по некоторым оценкам, это порядка 750 миллионов человек. Многие из них не являются разработчиками и даже мысленно себя к ним не относят, хотя, по сути, программируют. Размещая формулы в ячейках, они фактически пользуются функциональным языком. Функциональность заключается в том, что при вводе новых входных данных получаются абсолютно точные выходные в независимости от того, что происходит в других разделах. Кроме того, полученные результаты можно использовать как вводные для других функций.
Благодаря возможности связей между функциями программа обрела мощность и гибкость. Да, её нельзя использовать для решения абсолютно любых задач. В то же время обычный пользователь может получить блестящие результаты во многих сферах, не задумываясь о пошаговых вычислениях и других мелочах, поскольку это за него уже сделали разработчики. Например, можно рассчитать внутреннюю норму доходности на инвестиции, не зная конкретной формулы. С каждым обновлением механизм работы таблиц становится быстрее и проще, но простота не означает отсутствие самого факта программирования со стороны обывателя.
Более того, тех, кто используют Excel, можно причислить к программистам полного стека, то есть к тем, кто выполняет всю работу сам. Это вполне объяснимо, поскольку нередко только один сотрудник в компании обладает полным объёмом информации для построения конкретной финансовой модели — у других свои задачи.
Кроме того, можно создавать базы данных, списки дел, счета-фактуры, управлять проектами, эффективно вести бухгалтерский учёт, отслеживать ошибки, выстраивать стратегии взаимоотношений с клиентами и многое другое. Да, Microsoft Excel — это действительно нечто во многих отношениях.
Многие не видят будущего без существования Microsoft Excel
Программе пророчат долгое будущее, и дело не только в её функциональности. В данном случае важно также учитывать особенности человеческой психики и формирование ментальной модели. То есть многим пользователям удобно работать с тем, что уже есть под рукой, даже если появляются более удобные инструменты. В таких вопросах наблюдается инерция мышления — людям свойственно отдавать предпочтение тому, что они хорошо знают. Если поставить на полку «Никомахову этику» Аристотеля, а рядом расположить философские размышления современников, большинство выберут признанного классика.
Так продолжается из поколения в поколение. Если вернуться к аналогии с философскими трудами, все больше новых авторов пишут свои произведения на основе давно признанных, надеясь, что их творения проживут так же долго, но Аристотель в итоге не придаётся забвению. Так же и с Microsoft Excel.
Не стоит сбрасывать со счетов и так называемый эффект Линди. Согласно данной теории, если какая-то разработка или технология существует достаточно долго, то она может просуществовать как минимум ещё столько же. В данном случае речь идёт про ещё 36 лет жизни Excel, и с каждым годом этот срок будет пропорционально увеличиваться. Продукт продолжает создавать сетевой эффект: одни пишут под него плагины, другие берут его за основу в своих разработках. Да, именно так и создаются традиции. Microsoft Excel остаётся одной из них, и предпосылок для изменения данного факта попросту нет.
Microsoft Excel — не всесильный инструмент, но это временно
Microsoft Excel используется для построения финансовых моделей и других подобных вычислений. Приложение хорошо зарекомендовало себя в бизнес-кругах и задействовано, большей частью, именно там. Но, несмотря на то, что возможности для маневров и создания сложных структур у пользователей довольно велики, до полноценного языка программирования продукт, конечно же, не дотягивает. Он не может решить абсолютно все задачи, как это делают наиболее популярные сейчас языки Python и Javascript. Тем не менее, в скором времени программа может сравняться по возможностям даже с ними.
Генеральный директор Microsoft, Сатья Наделла (Satya Nadella), недавно недвусмысленно намекнул именно на это. Он сообщил, что Excel теперь полный по Тьюрингу — то есть ограничений впредь не будет. Повышение функциональности приложения и его гибкости могут стать возможными благодаря использованию платформы бессерверных вычислений LAMBDA. Не исключено, что в будущем пользователи начнут всё активней задействовать новые возможности и реализовывать ранее недоступные задачи. Если у Microsoft получится сделать все это ещё и достаточно простым, ценность Excel заметно вырастет.
Как Microsoft Excel повлиял на современную ИТ-индустрию
Продукт, просуществовавший 36 лет, не мог не оказать влияние на индустрию создания программ для управления электронными таблицами и стал вдохновителем для многих разработчиков. Периодически конкуренты выпускают нечто подобное, стараясь отбить у лидера часть рынка. Наиболее яркий пример — «Google Таблицы», однако пальму первенства у Microsoft не удалось отобрать даже поисковому гиганту. Из-за своей гибкости Excel остаётся фаворитом для большинства финансистов. Предприниматели продолжают с его помощью выстраивать и оптимизировать сложные рабочие процессы
Тем не менее, имеющиеся в Microsoft Excel ограничения привели к тому, что некоторые предприимчивые программисты начали разделять функции программы на отдельные элементы. Проще говоря, они наблюдали за тем, как применяют функционал приложения пользователи, подмечали, чего не хватает, и думали, как это можно реализовать в узконаправленном софте. Так и стали появляться специализированные инструменты, направленные на решение определённых задач. Они не обладали гибкостью и функциональностью вдохновителя, но для конкретной цели подходили куда лучше.
В результате появилась целая отрасль, черпающая идеи из популярного продукта Microsoft. На этом смогли заработать сотни стартапов, разработавших программное обеспечение для корпоративной среды. Тенденция сохраняется и сейчас, специализированные компании фактически выслеживают своих потенциальных клиентов в таблицах Excel, обращая внимание на возникающие у них затруднения. В этой индустрии вращается порядка полутриллиона долларов, поэтому многие хотят получить свой кусок от этого практически безразмерного пирога. В дальнейшем желающих будет становиться только больше.
Подводя итоги: про Microsoft Excel вряд ли все скоро забудут
Вдохновитель целой индустрии продолжает держаться на плаву, несмотря на все потуги распилить его и утопить. Microsoft отвечает молодым компаниям, пытающимся превзойти её зрелое детище, новыми обновлениями, в которых учитываются прежние недостатки. По мнению некоторых аналитиков, именно то, что многие пытаются разделить Excel на обособленные функции, помогает его выживанию. Разработчики видят, что можно улучшить и отсекают то, что мешает. С каждым годом растёт функционал и повышается гибкость.
Программа позволяет своим пользователям творить самостоятельно и почти без ограничений, а они, в свою очередь, платят ей симпатией и способствуют формированию положительного мнения у сообщества. Появляются очередные подражатели, рождаются все новые волны сетевых эффектов, круг замыкается, и Excel продолжает жить. Кроме того, не стоит забывать, что настолько укрепившийся на рынке разработчик как Microsoft не дремлет и попросту не допустит появления действительно опасного нового конкурента.
Читайте также: