Что такое экземпляр бюджета 1с erp
Обновлено: 05.07.2024
«1C:ERP» – многофункциональная система, которая позволяет автоматизировать деятельность предприятий из различных отраслей. С ее помощью можно контролировать и анализировать работу отдельного сотрудника, отдела и всей компании сразу, чтобы принимать правильные управленческие решения.
Их эффективность во многом зависит от планирования и учета доходов и расходов, план-фактного анализа исполнения бюджета. Иными словами, от бюджетирования – одной из подсистем «1C:ERP».
Она позволяет комплексно подойти к анализу финансовых результатов предприятия, контролировать расходы и отклонения фактических данных от плановых. С ее помощью можно создавать модели бюджетирования, благодаря которым возможно улучшить финансовые показатели компании.
Формирование структуры бюджетов
В подсистем «1C:ERP» можно создавать структуру бюджетов. Она состоит из статей и показателей. Статьи – это виды деятельности, которые влияют на показатели. Их можно выбрать в подсистеме «1C:ERP».
Таким образом, в структуре бюджета можно указать виды аналитик, единицу измерения и валюту.
Влияние статей на показатели
В «1C:ERP» возможно проследить влияние статей на показатели бюджетов. Для этого следует выбрать вид и коэффициент влияния.
Вид бюджета
«1C:ERP» позволяет создавать вид бюджета. Он может быть представлен в различных типах таблиц.
В таблицах следует указывать статьи бюджетов, финансовые показатели и нефинансовые – это доля на рынке, количество магазинов, степень удовлетворенности клиентов и т. д.
Создание экземпляра бюджета
Из вида бюджета можно сформировать его экземпляр.
В экземпляре возможно выбрать вид бюджета, сценарий, период, указать вид аналитик.
Плановые данные
Они вводятся в ячейки экземпляра бюджета. Там же их можно корректировать. Плановые данные могут вводиться с учетом любой валюты.
Фактические данные
По каждому показателю бюджета возможно настроить несколько правил получения фактических данных. В таких случаях полученная информация по ним будет суммироваться в отчетах.
Моделирование бюджетирования
В «1C:ERP» можно создавать модели бюджетирования, то есть формировать бюджеты как по отделам, так и по компании в целом. Такие модели нужны, чтобы составлять план подготовки бюджетов и настраивать периодичность этапов этого процесса.
План подготовки бюджетов
Он состоит из этапов и шагов. На этапе следует настроить расписание выполнение задач. Шаги – это и есть задачи.
В шагах бюджетных процессов нужно указывать задачи и их исполнителей. В шагах также находится информация по длительности выполнения задач, виду бюджета, указывается сценарий.
Контролирование бюджетного процесса
Подсистема «1C:ERP» помогает контролировать выполнение бюджетного процесса. Она показывает время, которое было потрачено на выполнение задач. Это позволяет сравнить реально потраченное время на реализацию задач с плановым. Кроме того, «1C:ERP» отображает прогнозируемые сроки окончания процесса бюджетирования.
Есть возможность сформировать диаграмму по обзору бюджетного процесса, чтобы провести анализ всех его этапов. Задачи по периодам – эта диаграмма, благодаря которой можно проанализировать выполненные сотрудником поручения. Третья диаграмма позволяет анализировать те задачи, которые должны быть выполнены. Таким образом, с помощью последней диаграммы есть возможность оценивать загрузку каждого сотрудника, который принимает участие в реализации бюджетного процесса.
Регламент исполнения бюджетного процесса
Если требуется ускорить выполнение бюджетного процесса, возможно установить регламент его исполнения. Он предусматривает два варианта реализации сотрудником поставленных перед ним задач: последовательно и параллельно.
Связанные задачи
В подсистеме можно также создавать цепочку задач, которые связаны с реализацией бюджетного процесса. Это еще один вариант контроля, который подразумевает последовательное выполнение сотрудником задач. Если из этой связки какое-либо поручение им не будет выполнено, он не сможет решить основную задачу, которая поставлена перед ним.
Планы по торгово-закупочной деятельности
При формировании модели бюджетирования можно также использовать данные по закупкам, планам продаж и т. д. Кроме того, «1C:ERP» позволяет на основании созданных контрактов с партнерами, с контрагентами и их заказами, автоматически заполнять данными виды аналитик по партнерам, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств.
С помощью «1C:ERP» возможно проводить планирование оплат по выбранной статье бюджета. Составлять планы оплат на аванс и после отгрузки.
Контроль за расходами
В «1C:ERP» есть возможность контролировать денежные расходы благодаря типом лимитов, которые можно настроить в подсистеме: разрешающий, информационный и дополнительно ограничивающий.
Разрешающий – блокирует заявку на расходы, если сумма по ней больше остатка по лимиту. Информационный – когда «1C:ERP» только информирует о том, что лимит превышен. Дополнительно ограничивающий – выступает в качестве дополнения к основному лимиту, который уже действует на предприятии.
Период контроля за денежными расходами можно настроить. Этот срок настраивается для видов аналитик, которые связаны с заявкой на расходование денежных средств (партнеры, подразделения и т. д.).
Создание сценариев
Для сравнения фактических и плановых финансовых показателей возможно создавать сценарии. В них нужно обозначить валюту и период исполнения.
Например, для упрощенного сравнения следует использовать сценарий «Фактические данные». Он может содержать информацию из оперативного (данные по хозяйственным операциям), регламентированного и международного учета (остатки и обороты по счетам). Или включать в себя произвольную информацию (любые доступные в учетной системе фактические данные).
Анализ модели бюджетирования
Провести анализ модели можно с помощью отчета по бюджету. В этом случае анализ будет проведен по плановым значениям. Если анализировать модель бюджетирования по отчету сравнения сценариев, будут учтены разные планы и станет возможно вести контроль отклонений по бюджетным статьям.
Детально проанализировать причины отклонения от запланированных результатов по доходам и расходам возможно, с помощью план-фактного анализа.
Практический опыт внедрения 1С:ERP Управление предприятием 2 для автоматизации бюджетирования
«Челябинский завод мобильных энергоустановок и конструкций» ведет свою деятельность с 2008 года. Завод производит оборудование в блочно-модульном исполнении для промышленных предприятий.
Для автоматизации структурных подразделений руководство завода приняло решение внедрить систему «1С:ERP Управление предприятием 2».
Исполнителем проекта стал «Первый БИТ». Одна из задач проекта была связана с автоматизацией блоков финансового учета, казначейства и бюджетирования.
Специалисты Первого БИТа автоматизировали расчет стоимости по проектам. Это позволило заводу сократить сроки предоставления оценки бюджета проекта на запрос потенциального клиента.
При формировании коммерческого предложения осуществляется подбор оборудования и производится расчет стоимости проекта – специалист заполняет соответствующую форму в «1С:ERP», которая по факту представляет собой БДР проекта.
При этом менеджер по снабжению уже не сможет провести заявку на оплату сверх лимита, установленного бюджетом проекта – требуется либо сделать замену номенклатуры, либо поставщика, либо осуществить платеж в счет другой статьи (при наличии такой возможности).
«1С:ERP» позволила заводу сократить трудозатраты на реализацию процессов бюджетирования и минимизировать риск возникновения ошибок при передачи данных между сотрудниками предприятия.
Юлия Викторовна Решетина, финансовый директор ООО ЧЗМЭК
Если у вас есть вопросы или задачи по работе подсистемы бюджетирования в «1С:ERP», напишите нам! Давайте обсудим, подумаем и сделаем.
В этой статье рассмотрим создание экземпляров бюджета в 1С:ERP.
Для создания экземпляра бюджета переходим по вкладке бюджетирование и планирование, далее экземпляры бюджетов.
При нажатии кнопки «Создать» откроется карточка экземпляра бюджета (форма для заполнения, в которой необходимо указать ключевую информацию по экземпляру бюджета.).
На вкладке «Основное» необходимо заполнить следующую информацию
Сценарий (вводим ПЛАН)
Далее записать документ.
После заполнения вкладки «Основное», переходим во вкладку бюджет и кликаем на кнопку Excel, загрузить из Excel.
В открывшейся вкладке кликаем кнопку Добавить, далее по шаблону.
Далее выбираем нужный нам шаблон и кликаем на кнопку Выбрать.
В открывшемся окне кликаем по кнопке «Записать», после чего по кнопке «Редактировать».
Открывается шаблон в Excel файле, далее из сводного бюджета копируем все данные колонки «ПЛАН».
Далее данные вставляем в наш шаблон
Группировки и поля Итог должны быть пустые, для это мы в шаблоне выделяем первую колонку и кликаем на фильтр.
В фильтре выбираем отбор по пустым строкам
Далее удаляем в колонке все значения. Сохраняем и закрываем документ.
Далее в программе 1С кликаем на кнопки «Закончить редактирование» и «Записать и закрыть».
Далее выбираем созданный шаблон, и кликаем на кнопку «Выбрать».
Кликаем на кнопку «Загрузить в документ и закрыть».
Данные загружены, экземпляр бюджета создан. Кликаем на кнопку «Записать и закрыть»
Надеемся, данная статья была вам полезна! Остались вопросы? Задайте их нашим квалифицированным специалистам с опытом работы в 1С более 10 лет.
Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия на базе 1С. Оценка стоимости и сроков проекта бесплатно!
Широкий выбор технических решений и готовых методик. Бесплатный подбор подходящего ПО
Помимо прочих возможностей подсистема Бюджетирование 1С:ERP позволяет настроить План подготовки бюджетов для каждой Модели бюджетирования. А, в свою очередь, для каждой такой модели можно установить лимиты расхода денежных средств.
Основными задачами процесса бюджетирования являются:
- Планирование деятельности;
- Контроль исполнения планов;
- Анализ деятельности.
Именно эти задачи можно решить при помощи автоматизации процесса бюджетирования и внедрения подсистемы Бюджетирование в 1С:ERP Управление предприятием 2.
Настройки подсистемы
Внедрение бюджетирования в 1С:ERP, как и автоматизация производства на базе системы 1С:ERP, начинается с основных настроек и заполнения справочников и, само собой, предварительной активации самой подсистемы.
Итак, обращаемся к настройкам подсистемы Бюджетирование (НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Бюджетирование и планирование) и включаем ее. Если соответствующая галочка не проставлена, вы не увидите ни одного элемента подсистемы бюджетирования. Возможность отключения раздела позволяет облегчить интерфейс системы, если формирование бюджетов в 1С:ERP не планируется, а также позволяет использовать механизм лимитирования подсистемы Казначейство, который отключается при использовании подсистемы Бюджетирование.
В зависимости от ваших потребностей в этом же окне можно настроить использование бюджетного процесса, оповещения для задач бюджетирования и правило расчета хранимых данных. Когда настройки сделаны, определимся с порядком заполнения справочников (в данной статье по умолчанию считается, что все справочники, не относящиеся к подсистеме Бюджетирование, но используемые для достижения целей бюджетирования заполнены). Практически вся информация для заполнения справочников должна быть определена в Положении по бюджетированию, разработанном на предприятии.
Перечень основных справочников подсистемы бюджетирования:
- Модели бюджетирования;
- Сценарий бюджетирования;
- Статьи бюджетов;
- Показатели бюджетов;
- Нефинансовые показатели;
- Вид бюджетов.
Справочники подсистемы Бюджетирование и дополнительные настройки находятся в разделе Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники.
Разберем каждый справочник.
Модели бюджетирования – справочник, элементы которого определяют совокупность видов бюджетов, показателей бюджетов, задач бюджетного процесса и лимитов на расходование денежных средств.
При заполнении модели бюджетирования необходимо заполнить основные настройки и настройки бюджетного процесса.
Основные настройки определяют срок действия модели бюджетирования, возможность использования основных аналитик бюджетов (Организации, Подразделения), необходимость использования процесса утверждения бюджетов.
Настройка бюджетного процесса для модели бюджетирования позволяет определить базовую периодичность подготовки бюджетов и выбрать способ запуска бюджетного процесса: вручную или автоматически.
При выборе автоматического формирования задач бюджетного процесса система предлагает настроить расписание формирования задач (ссылка «Настроить расписание»).
При создании модели бюджетирования очень важно не забыть про выбор статуса элемента справочника (в шапке элемента). При статусе отличном от «Действует» сформировать бюджет не получится!
Сценарий бюджетирования – дополнительный разделитель бюджета, позволяющий хранить несколько версий плановых показателей (например, Целевой, Пессимистичный). Сценарий бюджетирования является элементом, в котором определяется валюта бюджета и, при необходимости, Прогнозные курсы.
Прогнозные курсы могут быть «позаимствованы» из другого сценария бюджетирования.
Для получения фактических данных необходимо использовать предопределенный сценарий – Фактические данные. Для целей контроля лимитов расхода денежных средств, также используется предопределенный элемент справочника – Исполнение бюджета.
Статьи бюджетов – основная составляющая бюджетов. Данные статей формируются из оборотов за период. Статья бюджета может оказывать влияние как на другие статьи, так и на показатели бюджета.
Элемент справочника Статья бюджетов позволяет выбрать до шести видов аналитик для детализации статьи. По умолчанию в 1С:ERP фигурируют более тридцати видов аналитик, при этом существует возможность расширить перечень аналитик в пользовательском режиме.
По умолчанию данные бюджетов выводятся в суммовом выражении в валюте Сценария, но настройки Статьи бюджетов позволяют добавить количественные показатели в отчеты и данные в валюте, отличной от валюты сценария (например, для расшифровки оборотов по дебиторской задолженности в у.е.).
Имеет смысл настроить для статьи бюджетов правила получения фактических данных и зависимые показатели. Правила получения фактических данных позволяют проводить план-фактный анализ в разрезе заполняемой статьи, а также осуществлять контроль за фактически израсходованными денежными средствами.
Зависимые показатели определяют влияние статей бюджетов на показатели бюджетов. Данная связь объектов подсистемы используется для формирования Прогнозного баланса на основании оборотов по статьям бюджетов.
Настройка правил получения фактических данных
Для формирования план-фактного анализа по статье необходимо создать правило с типом «Фактические данные». Для начала определим источник данных для правила:
- Оперативный учет;
- Регламентированный учет;
- Международный учет;
- Произвольные данные.
Выбирая разделом источника данных Оперативный учет, вы получаете возможность выбора хозяйственной операции, данные которой будут учтены при формировании фактических данных.
Открыв хозяйственную операцию, можно получить некоторые подсказки о получаемых данных, например: регистр, из которого будут получены данные, и аналитика данного регистра; Документы, формирующие движения по указанному регистру, и возможные для выбора показатели.
Показатели для выбора можно также увидеть и в самих правилах получения фактических данных.
При выборе раздела источника данных – Регламентированный учет или Международный учет, за основу будет выбран тот или иной план счетов. В отчет по фактическим данным попадет сальдо или обороты по выбранному счету. Существует возможность установки ограничения по корреспондирующему счету.
Использование в качестве источника произвольных данных возможно только при работе через толстый клиент. При выборе данного раздела откроется возможность самостоятельного написания запроса (конструктор запросов). При этом надо учитывать ряд нюансов в написании запросов, обозначенных фирмой 1С.
На закладке «Дополнительный отбор» при любом выборе источника данных можно установить отбор по аналитике, определенной для данной хозяйственной операции.
Закладка «Заполнение аналитик статьи» предназначена для уточнения способа заполнения аналитики в отчетах при установке использования расширенной настройки заполнения статьи, в противном случае заполнение аналитик статьи осуществляется автоматически, с учетом выбранных ранее настроек статьи бюджета.
Автоматизация на базе 1С:ERP 2.5
Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия. Бесплатный аудит от ведущего партнера 1С!
Закажите бесплатный аудит и получите план проекта внедрения ERP.
Широкий выбор технических решений и готовых методик. Бесплатный подбор подходящего ПО
Бесплатная консультация эксперта по настройке бюджета доходов и расходов в 1С. Сокращение рутинных операций.
Настройка подсистемы бюджетирования в 1С под ваши бизнес-процессы.
В методологии реализации бюджетирования на предприятии из общего перечня обычно используемых бюджетов всегда выделены три основных мастер-бюджета: Бюджет движения денежных средств (в англоязычной транскрипции CF – cash flow), Бюджет доходов и расходов (P&L – Profit and Loss Statement) и Прогнозный баланс (BS – Balance Sheet), который еще часто называют Бюджетом по балансовому листу (ББЛ).
В этой статье мы поговорим об автоматизации бюджетирования в 1С и о том, как сформировать прогнозный баланс в 1С:ERP на платформе 8.3 (далее: 1С ERP).
Особенностью 1С:ERP для автоматизации бизнеса является возможность ведения управленческого учета, включая оперативный учет. Тогда как многие другие системы автоматизации бюджетирования на платформе 1С 8.3 выступают как специализированные финансовые системы, консолидирующие данные об оперативной деятельности из внешних источников.
Хотя возможность ведения бюджетирования в 1С ERP заложена в архитектурной модели решения, использование этой функции не является обязательным. Вполне допустимо внедрить 1С ERP никак не затрагивая механизмы бюджетирования прикладного решения и начать использовать возможности финансового планирования хозяйственной деятельности предприятия в системе через некоторое время после успешного перехода на 1С ERP.
Принцип формирования прогнозного баланса в 1С ERP
Прогнозный баланс предназначен для планирования остатков по статьям активов и пассивов (денежные средства и остатки ТМЦ, внеоборотные активы, дебиторская и кредиторская задолженность и т.д.) и позволяет оценить прогнозируемую стоимости имущества (активов) и источников их возникновения (пассивов).
Общая методика формирования мастер-бюджетов (это касается не только 1С EPR), к которым относится и прогнозный баланс, заключается в том, что эти бюджеты являются агрегирующими и по возможности должны формироваться полностью автоматически на основании оперативных бюджетов (например, бюджетов продаж, закупок) и дополнительных бюджетов (например, бюджетов проектов).
Общие принципы организации бюджетирования в 1С ERP
Прежде чем приступить к описанию процедуры построения прогнозного баланса надо сказать пару слов о том, как устроено бюджетирование в 1С ERP.
Ключевыми объектами системы, на основе которых строится бюджетирование в прикладном решении, являются модель бюджетирования, сценарий, виды бюджетов (бюджетные формы), статьи (обороты) и показатели (остатки) бюджетов.
Плановые показатели вводятся в разрезе статей через документы «Экземпляр бюджета», причем сами документы могут быть заполнены как вручную (загружены из файлов Excel), так и заполнены автоматом на основании других бюджетов.
Что касается планирования в разрезе показателей бюджета (а прогнозный баланс в силу своей специфики строится на базе показателей, а не статей), то хорошим тоном является такая настройка отражения оборотов по статьям на показателях, при которой значения показателей являются полностью рассчитываемыми на основании ранее внесенных оборотов по статьям бюджета, а не требуют ручного заполнения. Пример такой настройки мы покажем чуть ниже.
Модель бюджетирования в 1С ERP
Вся система бюджетов и сам бюджетный процесс строятся в рамках определенной Модели бюджетирования.
На уровне модели задаются основные параметры использования бюджетных аналитик, организаций и подразделений, определяется порядок действий по формированию бюджетов (правила бюджетного процесса). В дальнейшем все бюджетные отчеты, формы, правила, позволяющие прогнозировать финансовые результаты деятельности, задаются в разрезе ранее созданной модели бюджетирования.
Возможность бюджетного контроля порядка расходования денежных средств также определяется в бюджетной модели: на закладке «Лимиты расходы ДС» можно определить виды бюджетов, по которым будет осуществляться контроль.
Статьи и показатели бюджетов в 1С ERP
В системе 1С ERP различают понятия статей и показателей бюджетов, это два разных справочника.
Как для статей бюджетов, так и для показателей, можно задавать до шести аналитик (не считая разреза Организации и Подразделения, использование которых определяется в модели бюджетирования).
Статьи бюджетов содержат обороты бюджета и оказывают влияние как на другие статьи бюджетов, так и на остаточные показатели. При этом обороты одной статьи могут одновременно изменять значения оборотов несколько других статей или остаточных показателей бюджетов.
Статьи бюджета не привязаны к определенному бюджету и могут использоваться не только в разных бюджетных формах (отчетах), но и в разрезе разных моделей бюджетирования.
Если статьи бюджета содержат обороты за период, то показатели бюджетов содержат остатки по бюджетной модели на начало периода, а остатки на конец формируются как остатки на начало + обороты по связанным статьям бюджета.
Построение прогнозного баланса
Как и писалось выше, прогнозный баланс – это обычный бюджетный отчет, чья специфика заключается только в том, что он в отличие от остальных мастер-бюджетов полностью строится на базе показателей бюджета и содержит остатки на конец периода в разрезе Активов и Пассивов. Здесь активами и пассивами выступают ранее созданные элементы справочника «Показатели бюджета», для которых корректно настроено отражение оборотов статей бюджета.
Таким образом, первым делом для настройки прогнозного баланса в 1С ERP требуется последовательно выполнить следующие действия:
- Создать статьи бюджета, в разрезе которых будут отражаться абсолютно все операции организации, влияющие на состояние активов и пассивов;
- Создать показатели бюджета, из которых и будет состоять прогнозный баланс;
- Добавить модель бюджетирования и сценарий, в разрезе которого будет осуществляться планирование;
- Настроить связь между статьями бюджета и показателями;
- Ввести плановые данные по статьям бюджета и построить прогнозный баланс.
Автоматизация на базе 1С:ERP 2.5
Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия. Бесплатный аудит от ведущего партнера 1С!
Эффективный учет и управление ДС с WA:Финансист на базе 1С 8.3
Собственная разработка от ведущего партнера 1С для автоматического расчета точки "безубыточности"
Пример расчета прогнозного баланса в 1С ERP
Создадим очень простой прогнозный баланс на примере организации, занимающейся оказанием услуг юридическим лицам. Для упрощения задачи представим, что 1С ERP уже установлен в нашей компании, а все базовые настройки выполнены. От нас требуется только настроить бюджетирование в этой системе.
Начнем с создания структуры статей и показателей. Как мы и писали выше, несмотря на то, что для прогнозного баланса нам понадобятся только показатели, статьи необходимы, чтобы автоматически формировать значения этих показателей:
- Создадим в справочнике статей бюджета новые статьи, укрупненно отражающие все хозяйственные операции нашей организации. В нашем случае компания занимается оказанием услуг, а значит нам понадобится статья для отражения этих операций, которую мы так и назовем: «Оказание услуг».
- Оплата от клиентов может происходить с опозданием (или наоборот – мы можем взимать предоплату), поэтому создадим еще одну статью: «Оплата от покупателей».
- Допустим, все наши расходы делятся на две группы: выплата заработной платы собственным сотрудникам (которые и оказывают услуги) и прочие расходы (общехозяйственные, коммерческие), как, например, аренда, реклама, оплата телефонии и т.д. Для этих целей создадим три статьи: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы». В принципе для нашего очень простого примера, призванного продемонстрировать основы настройки бюджетирования в 1С ERP, такого перечня хозяйственных операций вполне достаточно.
- Создадим показатели бюджета. В нашем примере в качестве актива будет выступать остаток денежных средств на счете и дебиторская задолженность покупателей. Сразу создадим две статьи: «Денежные средства на счетах» и «Дебиторская задолженность».
- В качестве пассива, создадим показатель «Заработная плата», где будут фиксироваться начисленная, но еще не выплаченная заработная плата и показатель для отражения нашей прибыли: показатель «Прибыль (убыток)».
Следующий шаг один из самых важных: нам надо настроить связь между статьями и показателями бюджета. Как мы и писали выше, для целей построения корректного прогнозного баланса, важно правильно настроить правила отражения оборотов (статей) на остатках (показателях) бюджетной модели.
Откроем ранее созданную статью, например, «Прочие расходы». В статье бюджета на закладке «Зависимые показатели» указываются показатели бюджета, на которых отражается оборот по статье и направление движения: приход или расход.
В целях упрощения мы не разделили момент начисления и выплаты поставщикам услуг, считаем, что эта операция происходит в пределах одного месяца. Поэтому мы можем сразу указать, что операция влияет на актив «Денежные средства на счетах» с видом «Расход», и на показатель пассива «Прибыли (убыток)» с видом «Приход». Здесь важно помнить, что вид влияние «Приход» для пассивов говорит о том, что значение пассива уменьшается.
Для анализа корректности настройки отражения оборотов по статьям на остаточных показателях бюджета в системе предусмотрен отчет «Связи статей и показателей бюджетов», в котором можно проверить соблюдение «принципов двойной» записи при настройке связей между статьями и показателями бюджетов.
Обратите внимание, как на картинке выше настроена связь показателей и статей бюджета: каждая статья оказывает влияние на два показателя – на один с типом приход, на второй с типом расход.
Таким образом, при помощи статей в 1С ERP реализован принцип «двойной записи», при котором движения по статье бюджета увеличивают и уменьшают значения остаточных показателей бюджета. Если проводить аналогии с планом счетов, на котором реализуются механизмы бюджетирования в некоторых программных продуктах, статьи бюджета здесь соответствует понятию «корреспондирующий оборот» для показателей бюджета, а вид движения «Приход» или «Расход» приводит к увеличению или уменьшению показателя в зависимости от его вида, по аналогии с активными или пассивными счетами плана счетов.
Теперь можно настроить модель бюджетирования.
В справочнике моделей создадим новую модель бюджета и назовем ее «WA модель». Поскольку в нашем примере у нас одна организация и нет необходимости вести бюджетирование в разрезе подразделений, оставим эти настройки пустыми.
Статус обязательно должен быть «Действует», иначе модель будет недоступна для выбора в документах.
Теперь на закладке «Виды бюджетов» мы можем создать, наконец, наши бюджеты. Остановимся на минимально возможном для нашего примера наборе бюджетов: создадим бюджет продаж, бюджет расходов (в него у нас войдет заработная плата и прочие расходы) и настроим бюджет «Прогнозный баланс».
Начнем с бюджета продаж.
На основной закладке зададим название и уточним модель. Обратите внимание, что галочка «Использовать для ввода плана» установлена, это позволит нам ввести данные в бюджет используя документ «Экземпляр бюджета».
На закладке «Структура бюджета» создадим максимально простую структуру для ввода данных, состоящую из 2 статей: «Оказание услуг» и «Оплата от покупателей».
В колонке выведем месяц. Сохраним бюджетную форму и сразу введем на ее основании документ «Экземпляр бюджета».
В документе «Экземпляр бюджета» на закладке «Основное» все основные реквизиты будут заполнены по умолчанию. Единственный незаполненный реквизит, который надо будет сейчас создать и заполнить – сценарий по которому будет выполняться планирование. В нашем примере нам не требуется задавать никакой вариативности при планировании, поэтому создадим сценарий «Реалистичный сценарий» и выберем его в документе.
Также убедимся, что поскольку мы осуществляем планирование на год, период планирования в документе указан с первого числа года по 31 декабря.
На закладке «Бюджет» заполним данные в разрезе месяцев по бюджету.
Предположим, мы ежемесячно оказываем услуг на сумму 1 500 000 рублей, причем наши клиенты оплачивают 50% от стоимости сразу по факту оказания услуги и еще 50% на следующий месяц. В этом случае обороты по статье «Оказание услуг» мы заполняем, начиная с января месяца по 1 500 000 рублей в месяц, а оплата в январе будет составлять 750 000 рублей.
После проведения документа, данные будут отражены в бюджетировании.
По аналогии создадим бюджет, включающий все наши затраты и расходы. Создадим новый вид бюджета «Бюджет расходов» с 3 статьями: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы» и в документе «Экземпляр бюджета» спланируем обороты по этим статьям в течение года в разрезе месяцев.
Как видно на картинке выше, расходы на заработную плату составляют 700 000 рублей в месяц, а прочие расходы – 300 000 рублей в месяц.
Теперь у нас есть достаточно информации, чтобы построить прогнозный баланс.
Создадим вид бюджета, который так и назовем «Прогнозный баланс». Единственное отличие от ранее созданных: мы не будем устанавливать галку «Использовать для ввода плана» на закладке «Основное», поскольку мы планируем, что баланс, как и положено любому мастер-бюджету, будет собираться автоматически на основании данных оперативных бюджетов.
На закладке «Структура бюджета» создадим внешний вид баланса, используя ранее созданные показатели и возможности оформления: объединения показателей в группы (для наглядного разделения активов и пассивов) и возможности вывода итогов по группе.
Теперь нажмем на кнопку «Посмотреть вид отчета» и посмотрим результат планирования.
Все хорошо, у нас сформирован прогнозный баланс, показатели сгруппированы по активам и пассивам, баланс «закрыт» и данные в балансе корректные. То есть с минимальными усилиями мы буквально за несколько минут смогли «с нуля» настроить в системе 1С ERP прогнозный баланс, используя данные оперативных балансов.
Итоги
В системе 1С ERP реализованы исчерпывающие функциональные возможности для автоматизации финансов на предприятии, то есть целей финансового управления, в том числе мощная подсистема для целей автоматизации бюджетирования. Одним из основных достоинств этой систем является возможность быстрого старта бюджетирования в системе сразу после внедрения, на основании данных оперативного контура учета.
Читайте также: