Что такое категории в 1с документооборот

Обновлено: 07.07.2024

Используя систему электронного документооборота несколько месяцев, подключая к работе все большее количество пользователей, вы можете столкнуться с ситуацией, когда каждый отдел будет требовать изменить структуру видов документов и папок под собственные нужды. Например, структура, разработанная изначально согласно требованиям отдела по работе с документами, неудобна юристам и экономистам. Есть ли выход из этой ситуации или придется переделывать изначальную структуру?

Действительно, очень часто при внедрении систем электронного документооборота через какое-то время, когда пользователи «входят во вкус» при работе с программой, у них формируется более четкое понимание того, с какой же структурой данных им было бы удобно работать. Для того, чтобы не перенастраивать изначальную схему, которая, вероятнее всего, обусловлена важными требованиями (разграничение прав доступа, настройка маршрутов обработки документов и т.д.), в системе 1С:Документооборот КОРП существует механизм «Категории».

Категории предназначены для дополнительной классификации документов. Каждому документу в системе может быть присвоено несколько категорий. Похожий механизм реализован на многих сайтах в интернете. Какой-то определенной статье присваиваются, так называемые, теги, объясняющие смысл статьи. Например, статью на кулинарном сайте о приготовлении «Супа из баранины с чечевицей» можно охарактеризовать следующими тегами: первые блюда, блюда из баранины, блюда с чечевицей. При обращении к каждому из этих тегов мы попадем на эту статью.

Этот механизм аналогичен механизму, реализованному в программе 1С: Документооборот КОРП. Например, мы зарегистрировали документ «Договор аренды техники № 15 от 13.09.2013» и знаем, что по этому договору арендован грузовой самосвал для работы на объекте «Раскольники». Какие категории можно присвоить этому документу? Зависит от того, с какой информацией нам нужно будет работать. Нам нужно видеть отдельно все договоры - выделим отдельную категорию «Договоры»; есть отдельные сотрудники, которые работают только с договорами аренды, - добавим еще одну категорию «Аренда»; для поиска документов, относящихся к какому-то конкретному объекту, также можно создать отдельную категорию «Раскольники». Таким образом, мы можем отобрать нужные нам документы как по одной определенной категории, так и по пересечению нескольких. Все это можно осуществить в специальной удобной форме работы с документами по категориям:

Кроме этого, в системе у каждого пользователя есть возможность создать свои категории, которыми будет пользоваться только он для классификации тех документов, с которыми он работает. Причем другие пользователи эту классификацию видеть не будут. Это позволит каждому сотруднику организовать собственное пространство работы с документами, удобное только ему.

Также стоит упомянуть о такой возможности, как автоматическое присвоение категорий. Например, можно создать правило, по которому документам, у которых в наименовании есть слово «аренда», будет автоматически присваиваться соответствующая категория. Это позволит сделать присвоение категорий независимым от пользователя и избежать ошибок.

Механизм категорий призван сделать работу с документами еще более удобной, у каждого пользователя будет собственный мощный механизм классификации документов и возможность применять его по собственному усмотрению.

Система позволяет реализовывать произвольную категоризацию объектов, но этот механизм становится действительно удобным, если настроено автоматическое проставление категорий объектам в типичных случаях.

Для использования в системе механизма автоматической категоризации данных необходимо указать настройку программы «Автоматическая категоризация» в разделе «Делопроизводство».

После этого в разделе «Нормативно-справочная информация» по команде «Правила категоризации» откроется список правил для автоматической категоризации, где и перечисляются все используемые в работе правила.

Наименование правила;
Флаг «Используется», показывающий, что сейчас данное правило необходимо использовать при автоматической категоризации;
«Какую категорию установить» — какая категория будет добавлена объектам, для которых применимо данное правило;
«Для каких данных» — в списке отмечаются те объекты, к которым будет применяться данное правило;
«По каким условиям» — список условий, определяющих данное правило. Правило считается применимым к объекту, если применимо хотя бы одно условие из списка.
Условия могут быть двух типов:
Ключевые слова. В этом случае перечисляются строки, разделенные переводом строки (клавиша Enter). Условие считается применимым к файлу, если хотя бы одна из строк условия находится внутри содержимого файла или среди значений реквизитов файла. Условие считается применимым к документу, если хотя бы одна из строк условия находится внутри содержимого одного из файлов документа или среди значений реквизитов документа.
Выражение на встроенном языке. Необходимо написать выражение на встроенном языке 1С:Предприятия. Выражение может оперировать переменной Источник, содержащей ссылку на проверяемый объект, в процессе выполнения обязательно должно присваиваться значение булевой переменной Результат. Правило считается применимым, если в результате выполнения выражения переменная Результат получила значение «Истина».

В ней отражается список с объектами, к которым можно применять данное правило в соответствии с указанными типами в настройке «Для каких данных правила».

В верхней части формы есть флаг «Проверять правило автоматически при выделении в списке». Если флаг не указан, то для выполнения проверки к текущему объекту в списке нужно нажать кнопку «Проверить правило на объекте» или использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + П.

Существуют способы проставления категорий вручную. Система поддерживает возможность проверки правильности присвоения категорий при указании настройки программы «Проверка категорий документов и файлов».

Учет в программе «1С:Документооборот, ред. 2.1» невозможен без выбора вида документа.

Первоначальные настройки

Для включения работы с документами перейдите в раздел «Настройка и администрирование → Делопроизводство», и в форме «Настройка работы с документами» установите соответствующие галки напротив видов документов.

Установите флажок на пункте «Учет по организации», если документооборот ведется по нескольким организациям. В документах станет доступен реквизит «Организация» для выбора конкретной организации. Если в документах планируется вести учет в разрезе деятельности организации, установим флажок «Вопросы деятельности».

Сформировать вид документа можно из справочника «Виды документов» –Раздел «НСИ → Виды документов». Справочник включает три вида документов: внутренние, входящие и исходящие.

В поставку программы входят типовые документы. Можно завести свои документы, которые используются в текущей деятельности, без изменения программы. Для этого в персональных настройках пользователя раздел «Настройка→Документы→Персональные настройки работы с документами» можно установить виды документов, способы отправки и получения, а также организацию по умолчанию. Будут открываться документы по организации, которую установил пользователь в своих настройках.

Виды документов

В конфигурации есть три вида списков документов. Эти списки находятся в разделе «Документы и файлы». Со списками документов очень удобно работать. Каждый пользователь может создать список под себя, настроив вывод нужной ему информации. Установите флажок, документы будут сгруппированы в форме списка.

Кроме этого, есть отборы по периоду, по виду документа, по организации и по контрагенту. Для этого нажмите «Еще→ Настройки →Настроить список» - здесь можно установить дополнительные отборы в списках.

Любой документ, который создал пользователь, автоматически помещается в регистр «Мои документы». Для этого необходимо выбрать в контекстном меню строку «Добавить в «Мои документы». Пользователь всегда может открыть эту форму и найти нужный ему документ.

Сквозной пример создания документа

Рассмотрим пример создания и регистрации внутреннего документа – «Договора на поставку услуг».
Заказчик «Управляющая компания» заключила договор на поставку услуг с Исполнителем контрагентом ООО «Юпитер». Со стороны заказчика договор подписывает Генеральный директор компании Иванов Иван Иванович. Со стороны исполнителя – Директор Федоров Игорь Георгиевич. Подготовил документ Юрист управляющей компании Козлов Юрий Юрьевич, зарегистрировал договор Секретарь компании Фролова Алена Петровна. Согласует документ Главный бухгалтер Петрова Анна Владимировна.
Создадим шаблон документа «Договор на поставку услуг» из раздела «Документы и файлы → Шаблоны документов». Заполним наш договор на основании шаблона.

В шаблоне введем его наименование и краткое описание. Установим флажки в пунктах «Запрещать изменять реквизиты из шаблона» и «Запрещать удалять файлы». Выберем, какие реквизиты будут заполняться из шаблона на вкладке «Реквизиты документа».

Настроим заполнение файла договора, используя «Настройку заполнения файла». Для того, чтобы заполнить файлы doc и docx, отметим необходимые поля на закладке «Реквизиты». Программа создаст их автоматически.

Чтобы заменить поле файла, необходимо указать выражение на встроенном языке на закладке «Скрипты».

Можно создать свою настройку или настроить замену реквизита или строки в файле на указанное выражение.

Подсвеченные поля заполнились автоматически, на основании реквизитов документа.
На основании готового шаблона можно создать новый документ. Для этого откроем карточку файла и нажатием на кнопку «Создать на основании» сформируем документ.

На закладке документа «Категории» укажем категорию документа. По категориям очень удобно отслеживать документы в журналах.

Также можно настроить автоматическую категоризацию в документе, исходя из заданных условий.
Например, у контрагента указан реквизит «ВИП». Если мы выбираем этого контрагента в документ, категория документа заполняется автоматически. Для этого необходимо лишь заполнить необходимое условие или выражение на встроенном языке.

Документ мы ввели в программу. Перейдем к маршрутизации документа.

Маршрутизация внутреннего документа

В карточке бизнес-процесса мы выбираем пользователя, в данном случае секретаря. Проставляем срок регистрации и срок обработки результата. Предмет процесса – договор прикрепляется к процессу автоматически. В комментарии мы можем написать, что нужно сделать с договором.
Обратите внимание: справа от карточки бизнес-процесса находится инструкция по созданию процесса.

Нажимаем кнопку «Стартовать и закрыть» и на рабочий стол секретаря приходит задача зарегистрировать документ.

Секретарь оставляет комментарий о проделанной работе и нажимает кнопку «Зарегистрировать». В появившейся форме проставляете регистрационный номер документа.

Документ отправляется на ознакомление с результатом регистрации автору бизнес-процесса. Документу присваивается регистрационный номер. Автор запуска процесса, в данном случае юрист, нажимает кнопку «Ознакомился». Процесс регистрации документа считается законченным.

Маршрут прохождения документа можно просмотреть в форме списка документов по кнопке .
В документе просмотреть маршрут документа можно при помощи кнопки «Процессы и задачи».

В карточке бизнес-процесса по кнопке «Еще→ Печать → Карта маршрута» можно распечатать карту маршрута документа. У нас процесс регистрации получился простой, карта маршрута представлена на рисунке.

Для того чтобы реализовать регламентированную маршрутизацию документов, можно использовать список заранее настроенных шаблонов с указанием сроков исполнения, исполнителей и прочих параметров, характерных для данного вида процесса. Перейти к справочнику «Шаблоны процессов» возможно из раздела «Управление процессами». Документ можно согласовать только в строго определенной последовательности. Сначала Генеральный директор, затем Главный бухгалтер, далее Юрист. Каждому согласующему задан срок согласования – 1 день. Добавлено условие для запуска.
Условие – процесс запускается, если прикреплен предмет согласования. Можно задать другие условия, используя конструктор или написав условие на программном языке.

Настройка прав доступа

Все пользователи, работающие с программой, включаются в группу «Пользователи». Чтобы назначить права пользователя, воспользуйтесь кнопкой «Группы и полномочия».

Например, главный бухгалтер Петрова А.В. должна работать с внутренними документами. Главному бухгалтеру нужны права, чтобы можно было работать с входящими и исходящими документами и наблюдать за бизнес–процессами, происходящими на предприятии.

Секретарю нужно назначить права «Делопроизводители», т.к. он должен иметь возможность регистрировать документы. Руководителю организации необходимо добавить права «Контроль задач и бизнес-процессов» и «Руководители подразделений», чтобы он мог контролировать работу подчиненных. Юристу необходимо добавить право «Ответственный за НСИ».

Права доступа можно назначать и в списках документов. Рассмотрим назначение прав на примере внутренних документов. Выберем папку «Договора» и вызовем контекстное меню. Найдем кнопку «Настройка прав».

Права для каждого пользователя настраиваются в форме настройки доступа. Права на доступ к папкам и документам настраиваются по группе пользователей, по подразделениям и по другим условиям.

В разделе «Настройка и администрирование → Настройка программы → Делопроизводство» включим настройку - «Состояние документов». При помощи справочника «Настройки доступности по состоянию» настраивается ограничение прав доступа пользователя к реквизитам документа.

На вкладке «Доступность полей» указываются названия состояний документа. Значение в поле определяет наличие соответствующего права пользователя:
 Да – доступ к полю разрешен.
 Нет – доступ к полю запрещен.
 Пусто – доступ к полю не разрешен, не запрещен.

На закладке «Пользователи» настраивается список пользователей, на которых распространяется данная настройка.
Привяжем настройку к конкретному типу документа на закладке «Виды документов».

Рекомендации

Зная несложные правила настройки соответствующих шаблонов, можно настроить программу так, что работать в ней будет достаточно удобно и просто.
В следующей статье рассмотрим пример коллективной работы пользователей с документом, а именно «Согласование, утверждение, контроль исполнения документа в программе».