Что такое смарт теги в ворде

Обновлено: 04.07.2024

Теги Microsoft Word упрощают поиск и организацию документов

Вы можете добавить теги или ключевые слова в документы Microsoft Word, чтобы их было легче найти позже. По умолчанию, когда вы сохраняете документ Word, вместе с ним не сохраняются теги, но вы можете добавить свои собственные теги до или после создания документа.

Теги полезны в документах Microsoft Word, поэтому, когда вы ищете документ на своем компьютере, вам не нужно надеяться, что вы ищете те же слова, которые вы выбрали в качестве имени файла. Вместо этого, если вы выбрали соответствующие теги, найти один документ среди всех остальных так же просто, как поиск одного из слов тега.

Например, возможно, у вас есть два десятка исследовательских проектов на флэш-диске, каждый из которых имеет неописательные или почти идентичные имена файлов, такие как project.docx , otherdocument.docx , otherdocument1.docx и т. д. Если вам нужно быстро найти тот, который предназначен для вашего урока биологии, вы можете найти в этой папке биология , чтобы найти помеченные вами документы со словом «биология».

Как вставить теги в файлы Word

Вы можете пометить документ Microsoft Word, введя слова или фразы тега в области Теги диалогового окна «Сохранить как».

Эти шаги действительны для Word 2016, 2013 и 2010. Microsoft Word Online не поддерживает добавление тегов.

Перейдите в Файл > Сохранить как > Обзор .

Word 2010 должен перейти в Файл > Сохранить как .

Выберите, где сохранить документ и напишите его название.

Нажмите Добавить тег под именем файла и настройками формата.

Напишите тег в отведенном месте.

Чтобы написать несколько тегов для одного документа Word, поставьте точку с запятой в конце каждого тега. Например, биология; школа; проект .

MS Word может порекомендовать вам теги при вводе. Вы можете выбрать их и/или написать свои собственные теги.

Нажмите Сохранить .

Найдите документ Word.

Нажмите его правой кнопкой мыши и выберите Свойства .

Откройте вкладку Подробности .

Нажмите рядом с Тегами и введите ключевые слова.

Нажмите ОК .

Как редактировать тэги Word Document

Есть несколько способов отредактировать теги, которые вы добавили в документ Word. Вы можете повторить один из описанных выше способов или найти и отредактировать те же теги на панели Информация в Microsoft Word.

Эти шаги идентичны для Word 2016, 2013 и 2010.

Откройте документ Word.

Перейдите в Файл > Информация .

Нажмите один из тегов в области «Свойства» справа.

Нажмите Сохранить в боковом меню слева.

Вы также можете удалить все теги в файле Word, не выполняя вышеуказанные шаги. Просто откройте свойства файла и выберите удалить все теги.

Найдите документ в File/Windows Explorer.

Нажмите правой кнопкой мыши файл и выберите Свойства .

Нажмите Удалить свойства и личную информацию на вкладке Подробности .

Word старается контролировать все случаи появления в вашем документе новых имен. Когда в тексте встречается новое имя, Word подчеркивает его красной точечной линией. Таким образом программа получает сигнал, что, возможно, для данного имени имеется дополнительная информация. А подчеркивание красными точками означает, что к слову "прикреплен" смарт-тег.

Если поместить указатель мыши на смарт-тег (подчеркнутое красными точками слово), рядом с ним всплывет пиктограмма Действия для смарт-тегов. Щелкните на этой пиктограмме, и перед вами раскроется меню, с которым можно работать только при условии, что на компьютере установлено приложение Microsoft Outlook (заметьте, не Outlook Express) и все необходимые параметры для работы с базой данных ваших контактов.

Чтобы выключить функцию сопровождения текста смарт-тегами, выберите команду Сервис>Параметры автозамены и вызовите вкладку Смарт-теги, щелкнув на соответствующем ярлыке. Снимите флажок Добавить смарт-теги к тексту. Затем щелкните на кнопке ОК.

Упражнение. Добавление элемента

Автозамена

Команда Автозамена служит для исправления ошибок, которые часто возникают при наборе (опечаток). Словарь автозамены содержит правильные и ошибочные написания слов. При ошибочном написанииMicrosoft Word автоматически исправляет его на правильное. Это существенно ускоряет набор текста, так как пользователю не нужно отвлекаться на исправление опечаток.

Microsoft Word содержит список наиболее часто возникающих ошибок и вариантов их замены. Этот список можно дополнить вручную.

Для добавления нового элемента автозамены сделайте следующее.

Рис. 3.34. Кнопка Параметры автозамены

  1. В поле заменить области Заменять при вводе введите слово с ошибкой, которое часто встречается в тексте (например, слоово).
  2. В поле на области наберите правильный вариант написания этого слова (например, слово) (рис. 3.35).

Рис. 3.35. Диалоговое окно Автозамена

Функцию Автозамена можно использовать не только для устранения опечаток, но и для быстрого ввода каких-нибудь слов и предложений.Например, если вам часто приходится набирать фразу нелинейный видеомонтаж, то введите ее в поле на окна Автозамена, а в полезаменить наберите нели. Теперь после набора этих четырех букв появится вся фраза.

В диалоговом окне Автозамена также устанавливаются некоторые настройки, которые существенно облегчают работу. Обязательно проверьте, установлены ли у вас следующие флажки:

  • Исправлять ДВе ПРoпиcные бyквы в нaчaлe cлoвa;
  • Делать первые буквы предложений прописными;
  • Уcтpaнять пocледcтвия cлyчaйнoгo нaжaтия сAPS LOCK.

Смарт-теги также относятся к функциям автозамены. Они дают возможность распознавать разные типы данных и выполнять их преобразование. Одна из удобных функций смарт-тегов – преобразование единиц измерения, что может быть полезно, например, если вы переводите текст с английского языка на русский. Представьте себе, что в этом тексте идет речь о выловленной рыбе и приводится ее вес в фунтах. Мало какой русский читатель сможет сходу преобразовать фунты в килограммы, это лучше сделать переводчику.

Используя смарт-теги, вы сможете выполнить преобразование автоматически. Когда программа распознает данные, которые могут быть преобразованы, текст подчеркивается розовой пунктирной линией.Необходимо подвести курсор к таким данным, после чего щелкнуть по значку в виде буквы i и в появившемся меню выбрать предложенный вариант преобразования (рис. 3.36). Word автоматически переведет величины, и в тексте появятся привычные для российских читателей килограммы (рис. 3.37). Теперь они смогут искренне позавидовать английскому рыбаку.

Рис. 3.36. Преобразование фунтов в килограммы

Рис. 3.37. Автоматическое преобразование выполнено

Для того чтобы включить использование смарт-тегов, сделайте следующее.

Рис. 3.38. Выбор окна параметров смарт-тегов из контекстного меню

СОВЕТ. Получить быстрый доступ к параметрам смарт-тегов можно и из меню, которое появляется при распознавании данных. В нем следует выбрать команду Параметры смарт-тегов (рис. 3.39).

Рис. 3.39. Выбор окна параметров смарт-тегов из контекстного меню

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно

Смарт-теги

Смарт-тег (Smart Tag) позволяет выполнить действие, связанное с работой другого приложения. Он имеет вид небольшого значка, внутри которого виден кружок и буква I (рис. 5.8). Индикатор смарт-тега подчеркивается фиолетовой пунктирной линией. Переместите курсор по тексту, подчеркнутому фиолетовой линией, на экране отобразится кнопка, позволяющая увидеть список команд меню, перечень которых зависит от типа распознанных и отмеченных смарт-тегом данных. Например, команды меню позволяют добавить имя и адрес контактного лица из документа в папку контактов Microsoft Outlook без копирования этих сведений в Microsoft Word, запуска Microsoft Outlook и последующей вставки этих сведений в Microsoft Outlook.

Рис. 5.8. Смарт-тег даты

Окна смарт-тегов отличаются от подсказок помощника тем, что с их помощью можно изменить настройки и выполнить команду, не обращаясь к меню Элемент, распознаваемый смарт-тегом: имя, дата, время, называется распознавателем. В области Распознаватели (Recognizers) на вкладке Смарт-теги снимите флажки для тех типов смарт-тегов, которыми вы не хотите пользоваться.

Фиолетовые пунктирные линии, выделяющие смарт-теги, можно отобразить или скрыть. Для этого в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options), а затем откройте вкладку Вид (View). В области Показывать (Show) установите или снимите флажок смарт-теги (Smart tags).

Если вы не хотите использовать смарт-теги Word, вы можете отключить их

Microsoft Word 2003 или 2007 может идентифицировать определенные типы данных в документе, такие как адрес или номер телефона, и применять к ним смарт-тег. Смарт-тег обозначен фиолетовым подчеркиванием идентифицированного текста данных и позволяет использовать дополнительные функции, связанные с теговым текстом.

Если навести указатель мыши на текст, появится небольшое поле с надписью «i». Если щелкнуть это поле, откроется меню возможных действий со смарт-тегами, которые Word может выполнять на основе данных. Например, адрес с смарт-тегами дает вам возможность добавить адрес в ваши контакты Outlook. Это избавляет вас от необходимости выбирать и копировать адрес, открывать Outlook, а затем следовать процессу создания нового контакта.

Отключение смарт-тегов

Некоторые пользователи считают, что смарт-теги могут мешать работе. В качестве решения смарт-теги могут быть отключены выборочно, или они могут быть отключены полностью.

Чтобы отключить смарт-тег, выполните следующие действия.

Наведите указатель мыши на текст смарт-тега.

Когда появится кнопка Смарт-тег , нажмите ее.

Нажмите Удалить этот смарт-тег в меню. Если вы хотите удалить все экземпляры этого смарт-тега из документа, вместо этого переместите указатель мыши вниз к пункту меню Остановить распознавание… и выберите как смарт-тег из дополнительного меню. ,

Чтобы полностью отключить смарт-теги, выполните следующие действия.

Word 2003

Нажмите Инструменты .

Выберите Параметры автозамены .

Перейдите на вкладку Смарт-теги .

Снимите флажок Пометить текст смарт-тегами .

Снимите флажок Показать кнопки действий со смарт-тегами .

Нажмите ОК .

Word 2007

Перейдите на вкладку Проверка .

В диалоговом окне «Автозамена» перейдите на вкладку смарт-теги .

Снимите флажок Пометить текст смарт-тегами .

Снимите флажок Показать кнопки действий со смарт-тегами .

Нажмите OK .

Смарт-теги устарели в более поздних версиях Word

Смарт-теги не были включены в Word 2010 и более поздние версии программного обеспечения. Данные в более поздних версиях больше не распознаются автоматически и не выделяются фиолетовым пунктирным подчеркиванием.

Однако действия по распознаванию и смарт-тегам все еще могут быть активированы. Выберите данные в документе, такие как адрес или номер телефона, и щелкните по нему правой кнопкой мыши. В контекстном меню наведите курсор мыши на Дополнительные действия . Вторичное меню выдвинется, предлагая больше действий.

В Microsoft Office XP впервые реализована новая технология интеллектуальной обработки текста Smart Tags (в русской версии Office она так и называется - смарт-теги). Судя по всему, это одна из наиболее интересных новинок пакета, которая наверняка получит развитие и, скорее всего, в недалеком будущем станет доступной для приложений, создаваемых независимыми разработчиками.

Очевидно, что уже реализованный в версии 1.0 механизм представляет практический интерес для решения конкретных задач. Однако, несмотря на внешнюю простоту идей, заложенных в основу технологии, первое знакомство с внутренней ее реализацией позволяет увидеть некоторые "подводные камни" и узкие места. Но тут нужно подчеркнуть, что сегодня мы имеем дело по сути дела с опытным образцом, - как известно, промышленная работа с новой технологией обычно начинается с появлением версии 2.0, а то и 3.0.

Интеллектуальная обработка текста

Ранее Microsoft Word, Excel и Outlook позволяли автоматически распознавать адреса Web-сайтов и электронной почты, преобразуя их в соответствующие ссылки. Теперь эти же приложения версии 2002 (для Outlook 2002 - только в режиме ввода текста в формате HTML, когда применяется Word 2002), а также новый Internet Explorer 6.0 (но только если на компьютере установлен Office XP) могут существенно расширить возможности подключения разнообразных функций, обеспечивающих связь между документами и различными информационными и вычислительными ресурсами.

Идея технологии достаточно проста - пользователь может применять механизм распознавания, который связывает наборы терминов (лексем) с различными "присоединенными" к ним функциями. То есть каждой группе лексем будет соответствовать свое контекстное меню с набором самых произвольных команд, которые можно выполнять непосредственно при работе с данным документом.

Общая схема работы смарт-тегов выглядит следующим образом.

На уровне операционной системы регистрируется один или несколько специальных программных компонентов - "распознавателей" (recognizer). Каждый распознаватель включает список обрабатываемых им лексем, а также набор действий (команды контекстного меню), которые могут к ним применяться.

В процессе ввода текста (точнее, при завершении ввода ячейки в Excel или абзаца в Word) содержимое данного фрагмента анализируется на наличие заданных терминов. Найденные распознавателем термины помечаются как лексемы (одному термину могут соответствовать несколько распознавателей). На экране такие слова подчеркиваются фиолетовой пунктирной линией.

Рис. 1. Так работает технология смарт-тегов.

В состав Office XP входит несколько готовых англоязычных распознавателей. Но важнее всего, что пользователи могут создавать собственные "распознаватели", реализованные двумя способами. В простейшем случае они формируются в виде XML-файла - это может сделать человек с минимальной компьютерной подготовкой с помощью самого примитивного текстового редактора, такого как NotePad. Однако при применении XML-описаний дополнительная обработка ограничивается достаточно узким кругом операций, связанных в основном со ссылками на Web-ресурсы.

Следует также подчеркнуть, что технология смарт-тегов активно используется для реализации внутреннего механизма самого Office XP. Это можно проиллюстрировать на следующем примере. Заполните в Excel 2002 несколько ячеек, выделите диапазон и скопируйте его через буфер обмена в Word 2002. В среде Word рядом со вставленной таблицей появится кнопка смарт-тега, с помощью которой можно получить доступ к дополнительным операциям оформления таблицы (рис. 2).

Рис. 2. Смарт-теги применяются для программирования внутренних операций офисных приложений.

Подключение смарт-тегов к приложению

Набор распознавателей регистрируется на уровне ОС, но каждое из офисных приложений (в данном случае Word и Excel) может определять состав подключенных к нему модулей (по имеющейся информации, Internet Explorer 6.0 не позволяет делать такого выбора). Управляют смарт-тегами с помощью вкладки Tools | AutoCorrect options | Smart Tags (Сервис | Параметры автозамены | Смарт-теги), приведенной на рис. 3.

Рис. 3. Управление режимами в окне "Автозамена | Смарт-теги".

Следует обратить внимание на кнопки "Проверка документа" и "Удалить смарт-теги". Дело в том, что в документе сохраняются все лексемы, которые были ранее помечены распознавателями, даже если некоторые из этих модулей удалены с компьютера (или документ распознавался на другом компьютере). Кнопка "Удалить" убирает все смарт-теги документа, а "Проверка" восстанавливает их с учетом текущей конфигурации.

Все позиции окна "Распознаватели", кроме "Списки смарт-тегов", - это средства распознавания, реализованные в виде DLL. "Списки смарт-тегов" - это наборы распознавателей, представленные XML-описаниями (на рис. 3 видно, что таких описателей в данном случае нет).

Все остальные представленные распознаватели - это стандартные модули, поставляемые в виде DLL. Они реализованы пока только для английского языка. Получатели электронной почты также распознаются только в случае английских имен. К сожалению, в документации о работе стандартных распознавателей практически ничего не говорится. Конечно, довольно легко догадаться, что подразумевается под "Именами" и "Телефонами", но что понимается под "Местами" и сколько человек умещается в понятие "Последние" - не вполне очевидно.

Тем не менее действие готового набора смарт-тегов при наборе текста может выглядеть примерно следующим образом (рис. 4). Мое имя удостоилось чести попасть в число смарт-тегов вместе с главой Microsoft, но от этого механизм распознавания имен не становится понятнее. Например, если добавить в предложение еще одно имя (рис. 5), то нас с Биллом почему-то удалят из смарт-тегов.

Рис. 4. Использование встроенных распознавателей.

Рис. 5. Почему-то не все имена распознаются.

Обратим также внимание, что в первой фразе (рис. 4 и 5) выделен номер телефона, а во второй - нет. Судя по всему, в последнем случае роль сыграло то, что предложение набрано на русском языке. Дата также распознается только в американском формате, даже если она введена неверно (20/09/2001 - тут перепутаны месяц и день).

При работе со смарт-тегами следует иметь в виду и такие моменты:

1. При сохранении документа (но только в родных форматах приложений Word и Excel, а также HTML) смарт-теги сохраняются. Если размер файла критичен, отключите параметр для сохранения смарт-тегов. Для этого нужно очистить флажок "Внедрять смарт-теги" на вкладке "Сервис | Параметры | Сохранение".

3. При отключении проверки орфографии и грамматики средство проверки правописания продолжает работать для распознавания смарт-тегов. Если требуется полностью отключить средство проверки правописания, следует также отключить смарт-теги. Отметим, что выделение ошибок правописания и выделение смарт-тегов довольно часто накладываются друг на друга.

4. Отключение или подключение распознавателей в окне "Автозамена | Смарт-теги" не влияет на состав выделенных в тексте смарт-тегов. Для того, чтобы обновить документ с применением указанного списка распознавателей, нужно нажать кнопку "Проверка документа".

Программное управление смарт-тегами

  • ActiveDocument.RemoveSmartTags - "Удалить смарт-теги";
  • ActiveDocument.EmbedSmartTags - "Внедрять смарт-теги" (оставить при сохранении документа);
  • ActiveDocument.RecheckSmartTags - "Повторная проверка;
  • Application.Options.LabelSmartTags - "Показывать смарт-теги";
  • ActiveWindow.View.DisplaySmartTags - "Показывать выделение смарт-тегов";
  • Application.EmailOptions.EmbedSmartTag - Сохранять информацию о смарт-тегах в электронных письмах в формате HTML при работе в Outlook 2002.

Кроме того, имеется объект SmartTag и коллекция SmartTags, которые позволяют работать собственно со смарт-тегами. Например, следующий код позволяет получить информацию об именах используемых в документе смарт-тегов (точнее, именах распознавателей, к которым относятся этим смарт-теги; получить имя самого термина, к сожалению, нельзя):

С помощью свойства XML можно получить соответствующее описание смарт-тега:

В окне мы увидим такой XML-текст:

Можно также добавить пользовательские свойства смарт-тегу:

и получить информацию обо всех свойствах всех смарт-тегов документов (см. листинг 1):

Сейчас трудно оценить практическую пользу от применения объекта SmartTag в его нынешнем виде. Отметим, что у него почему-то нет возможности получить напрямую информацию об имени самого смарт-тега (правда, это можно сделать через XML-свойство). Наверное, пригодились бы в работе и события, обрабатывающие операции со смарт-тегами на уровне VBA-кода.

Создание простейшего XML-распознавателя

  1. Закроем Word 2002.
  2. В простейшем редакторе Notepad введем XML-код с описанием медицинских терминов, приведенный в Smart Tag SDK 1.1 (листинг 2).
  3. Сохраним файл с именем Medical.xml в каталоге C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Smart Tag\Lists.
  4. Запустим Word 2002 и откроем окно "Автозамена | Смарт-теги" (рис. 6). Здесь мы увидим, что строка "Списки смарт-тегов" пополнилась описанием нашего файла - Medical Condition Terms. Установим флажок для этой строки.
  5. Введем текст, которые содержит термины, перечисленные в XML-теге , например cough (кашель), и убедимся, что наш обработчик смарт-тегов исправно работает (рис. 7).

Рис. 6. В окне "Автозамена | Смарт-теги" появилось имя XML-описания в строке "Списки смарт-тегов".

Рис. 7. Работа XML-обработчика смарт-тегов.

Мы сейчас не будем детально рассматривать все элементы синтаксиса XML-описания обработчика смарт-тегов - во многом их смысл понятен из имен, а более подробная информация имеется в Smart Tag SDK. Обратим внимание только на некоторые ключевые моменты.

Корневой элемент файла – а общая структура файла имеет следующий вид:

"Набор вспомогательных элементов" в общем случае необязателен. Однако следует иметь в виду, что большая группа этих элементов обеспечивает автоматическое обновление списка элементов, а также возможность ссылки на XML-описание, хранящееся на удаленном сервере (в том числе на Web-сервере).

Список терминов описывается в элементе (единственном в файле). Набор терминов можно также считывать из двоичного файла с помощью элемента . Обратите внимание, что все термины записаны с помощью строчных букв; в этом случае в документе будут выделяться термины, набранные в любом регистре. Если же определить термин, например Allergy, то будет выделяться только слово точно такого написания.

Элементы описывают пользовательские операции по обработке смарт-тега: имя позиции меню (caption) и URL-ссылку для выполнения действий. Обратите внимание, что с помощью параметра можно передать конкретный выделенный термин.

Все изменения XML-описания вступают в силу только в момент перезагрузки офисного приложения. Более того, если вы модифицировали имя смарт-тега в элементе , то необходимо инициировать его работу, нажав кнопку "Проверка документа" в окне "Автозамена | Смарт-теги".

Для регистрации XML-описаний смарт-тегов достаточно простой записи файлов в предопределенный каталог C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Smart Tag\Lists. Можно изменить этот каталог, откорректировав системный Реестр.

Еще один XML-описатель, русскоязычный

Чтобы лучше разобраться с работой XML-описателей, создадим еще один файл - Andy.xml (листинг 3) с использованием русских букв. Сразу обратим внимание на появление заглавной строки XML-кода с описанием русской кодировки:

В этом случае файл после создания в NotePad нужно сохранить как текст. В среде Windows XP программа NotePad может сохранять текстовый файл как в однобайтном (ANSI), так и двухбайтном (Unicode) коде. Для ANSI следует применять Windows-1251, а для Unicode - UTF-16.

Действие нового описателя при распознавании текста показано на рис. 8. Здесь следует отметить два момента. Во-первых, английские термины выделены без различия строчных и прописных букв. С русским словом "бейсик" видны проблемы - выделена только точная его копия. Слово "Бейсик", не говоря уже о "Бейсиком" и "бейсиком", осталось нераспознанным.

Второе - на примере слова QuickBASIC хорошо виден конфликт (наложение подчеркивания) между выделением смарт-тегов и грамматических ошибок.

Рис. 8. Обработка русских терминов с помощью XML-описателя.

Обратим также внимание, что в новом описателе используется и слово cough, которое уже задействовано в файле Medical.xml. В данном случае никакого конфликта не происходит - при обращении к кнопке "Действия для смарт-тегов" выдается комбинированное меню с возможностью выбора нужного обработчика (рис. 9).

Рис. 9. При использовании одного термина в двух обработчиках выдается комбинированное меню.

Что же дальше

Более широкие возможности обработки смарт-тегов дает использование программных DLL-компонентов, технологию разработки которых мы рассмотрим в следующей статье. А пока хотелось бы сделать несколько предварительных выводов и замечаний.

Судя по всему, Smart Tags - это очень перспективная технология, но для оценки ее реальных достоинств требуется время и изучение практических примеров. К тому же некоторые элементы технологии кажутся пока сыроватыми. Например, только в этом обзоре мы столкнулись с неоднозначным распознаванием имен (Билла Гейтса то узнают, то нет), с проблемой распознавания русских терминов, набранных в разных регистрах. Довольно запутанно выглядит ситуация с сохранением смарт-тегов при удалении ранее использованных распознавателей.

Лично для меня самое непонятное - насколько актуальна идея автоматического распознавания терминов для практической работы? Не запутается ли пользователь во всех этих распознавателях и выделенных терминах в тексте?

Никто не спорит, возможность интеллектуальной обработки текста очень полезна. Но ведь все то, о чем говорилось выше, достаточно просто и более эффективно реализовать с помощью давно известных средств программирования офисных приложений! Делается это несложно - подводите курсор к нужному слову, открываете нажатием "горячей клавиши" макрокоманду в контекстном меню и делаете все, что нужно. Ведь пользователь сам, без проблем (и гораздо лучше программы), поймет, где записан телефон, где название организации, а где имя клиента.

Впрочем, возможно, я просто пока не вижу новых потенциальных возможностей технологии смарт-тегов. Что же, поживем - увидим.

Читайте также: