Что такое заявка на расходование денежных средств в 1с
Обновлено: 04.07.2024
Контроль за расходованием денежных средств (ДС), движение денежных средств на расчетном счете компании – это «головная боль» любого руководителя компании и важнейший компонент безопасности бизнеса.
Серьезные проблемы могут возникнуть не только в случае прямого «увода» денег со счета, но и в случае их нерационального использования, неправильной расстановки приоритетов в платежах. Прикладное решение 1С:ERP Управление предприятием 2 позволяет перенести контроль за расходом этого важнейшего ресурса в систему, дает возможность связать платежи с конкретными хозяйственными операциями, позволяет проконтролировать процесс дистанционно.
Заявки на расходование денежных средств можно сформировать как в ручном режиме, так и на основании иных документов в системе.
Заявка в свою очередь становится основанием для оформления Списания безналичных ДС, РКО и других платежных документов.
1. Настройка подсистемы 1С Казначейство
Настройка подсистемы 1С Казначейство выполняется в форме Настройки Казначейство и взаиморасчеты раздела НСИ и администрирование.
Если в настройках системы «1С: ERP Управление предприятием 2» установлен флаг "Заявки на расходование денежных средств", то использование документа становится обязательным.
Установив соответствующий флажок, пользователь может отключить обязательное оформление заявки для отдельного банковского счета или для отдельной кассы.
2. Создание Заявки на расходование денежных средств
Журнал Заявок на расходование денежных средств находится в разделе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – Заявки
на расходование ДС».
Регистрируя новый документ, указать вид расходной операции:
· Выдача денежных средств подотчетному лицу;
· Перечисление денежных средств поставщикам;
· Перечисление налогов и взносов;
· Оплата другой организации;
· Остальные расходы денежных средств.
От выбранной расходной операции будет зависеть перечень реквизитов, которые надо будет заполнить в Заявке и в платежном документе.
В заявке также можно указать желаемый тип оплаты: (наличная, безналичная, любая). Окончательное решение о форме оплаты примет руководитель при согласовании Заявки.
Для регистрации новой Заявки на расходование ДС, нажмите кнопку "Создать" и выберите нужную операцию (в примере мы использовали "Оплату поставщику").
В поле «Сумма» необходимо указать сумму к оплате.
Также необходимо указать статью ДДС на закладке "Расшифровка платежа". При создании данного документа это необязательно к заполнению. Но программа потребует заполнить указанное поле в ходе дальнейшей работы при изменении статуса Заявки.
Руководство компании сможет решить, как распределить деньги по нескольким Банковским счетам или Кассам. Для этого следует перейти на закладку "Распределение по счетам".
При помощи кнопки "Добавить" в табличную часть можно внести несколько строк, в каждой из которых указать Банковский счет (Кассу), Сумму и Дату платежа.
Нажимая кнопку "Провести и закрыть", завершаем регистрацию Заявки.
Формируя заявки на расходование ДС, система помогает решить следующие задачи и цели:
· Показать потребность в денежных средствах, в которых нуждаются подразделения организации;
· спланировать расходы денежных средств, оформить платежный календарь в 1С;
· контролировать несогласованные выплаты денежных средств;
· проконтролировать величину свободных денежных средств.
Заявка на расходование ДС контролируется при помощи статусов документа.
· Не согласована – Заявка формируется.
· Согласована – Заявка включена в план платежей.
· К оплате – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки.
· Отклонена – руководство компании не согласилось с заявленным платежом.
Обратите также внимание на то, что при создании Заявки на расходование
ДС, программа не требует заполнения поля "Статья движения денежных средств" на закладке "Расшифровка платежа". Однако, любой другой статус (кроме "Не согласована") требует указания статьи ДДС.
При согласовании заявки используются данные о доступном остатке денежных средств с помощью финансового инструмента «Платежный календарь» из которого осуществляется согласование заявки. Согласовывая заявку, уточняется дата и форма оплаты заявки. Для нее устанавливается соответствующий статус: «Согласована» или «Отклонена». Если заявка согласована, далее она направляется к ответственному сотруднику на утверждение (например, руководитель организации), который устанавливает для заявки статус «К оплате».
Заявки согласовываются в системе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – «Заявки к согласованию».
После того, как будет сформирована заявка, окончательная сумма в платежном документе заполняется автоматически.
3. Связь с системой лимитирования
Система лимитирования расходования ДС выполняет функции предупреждения либо ограничения выплат денежных средств, если они выходят за ранее установленные границы.
В разделе «НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты».
Разрешая использование лимитов, программа обрабатывает все заявки при проведении в системе на доступность оборотных средств по выбранной статье ДДС в этом месяце (лимиты заносятся ежемесячно).
Лимиты контролируются в разрезе Статей ДДС. Кроме того, пользователь также может установить в настройках дополнительные разрезы контроля – Подразделение и Организацию.
При превышении лимита (либо его отсутствии) программа не даст провести Заявку:
Если необходимо создать заявку сверх бюджета по лимиту, устанавливаем флажок «Сверх лимита».
Лимиты в систему вводятся в разделе Казначейство:
Вновь созданный документ можно создать по аналогии с прошлым месяцем или подбирая нужную из статей ДДС, заведенных в систему (для любой статьи можно создать свой лимит либо сделать безлимитную).
Обратите внимание, что документы лимитирования доступны только в том случае, если в системе отключена подсистема ERP Бюджетирование. Если это не так, то задание лимитов осуществляется с помощью механизма Бюджетирования. Это делает систему лимитов сложнее, но при этом у пользователя появляется ряд дополнительных возможностей.
Контроль за расходованием денежных средств (ДС), движение денежных средств на расчетном счете компании – это «головная боль» любого руководителя компании и важнейший компонент безопасности бизнеса.
Серьезные проблемы могут возникнуть не только в случае прямого «увода» денег со счета, но и в случае их нерационального использования, неправильной расстановки приоритетов в платежах. Прикладное решение 1С:ERP Управление предприятием 2 позволяет перенести контроль за расходом этого важнейшего ресурса в систему, дает возможность связать платежи с конкретными хозяйственными операциями, позволяет проконтролировать процесс дистанционно.
Заявки на расходование денежных средств можно сформировать как в ручном режиме, так и на основании иных документов в системе.
Заявка в свою очередь становится основанием для оформления Списания безналичных ДС, РКО и других платежных документов.
1. Настройка подсистемы 1С Казначейство
Настройка подсистемы 1С Казначейство выполняется в форме Настройки Казначейство и взаиморасчеты раздела НСИ и администрирование.
Если в настройках системы «1С: ERP Управление предприятием 2» установлен флаг "Заявки на расходование денежных средств", то использование документа становится обязательным.
Установив соответствующий флажок, пользователь может отключить обязательное оформление заявки для отдельного банковского счета или для отдельной кассы.
2. Создание Заявки на расходование денежных средств
Журнал Заявок на расходование денежных средств находится в разделе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – Заявки
на расходование ДС».
Регистрируя новый документ, указать вид расходной операции:
· Выдача денежных средств подотчетному лицу;
· Перечисление денежных средств поставщикам;
· Перечисление налогов и взносов;
· Оплата другой организации;
· Остальные расходы денежных средств.
От выбранной расходной операции будет зависеть перечень реквизитов, которые надо будет заполнить в Заявке и в платежном документе.
В заявке также можно указать желаемый тип оплаты: (наличная, безналичная, любая). Окончательное решение о форме оплаты примет руководитель при согласовании Заявки.
Для регистрации новой Заявки на расходование ДС, нажмите кнопку "Создать" и выберите нужную операцию (в примере мы использовали "Оплату поставщику").
В поле «Сумма» необходимо указать сумму к оплате.
Также необходимо указать статью ДДС на закладке "Расшифровка платежа". При создании данного документа это необязательно к заполнению. Но программа потребует заполнить указанное поле в ходе дальнейшей работы при изменении статуса Заявки.
Руководство компании сможет решить, как распределить деньги по нескольким Банковским счетам или Кассам. Для этого следует перейти на закладку "Распределение по счетам".
При помощи кнопки "Добавить" в табличную часть можно внести несколько строк, в каждой из которых указать Банковский счет (Кассу), Сумму и Дату платежа.
Нажимая кнопку "Провести и закрыть", завершаем регистрацию Заявки.
Формируя заявки на расходование ДС, система помогает решить следующие задачи и цели:
· Показать потребность в денежных средствах, в которых нуждаются подразделения организации;
· спланировать расходы денежных средств, оформить платежный календарь в 1С;
· контролировать несогласованные выплаты денежных средств;
· проконтролировать величину свободных денежных средств.
Заявка на расходование ДС контролируется при помощи статусов документа.
· Не согласована – Заявка формируется.
· Согласована – Заявка включена в план платежей.
· К оплате – разрешено оформление платежных документов на основании Заявки.
· Отклонена – руководство компании не согласилось с заявленным платежом.
Обратите также внимание на то, что при создании Заявки на расходование
ДС, программа не требует заполнения поля "Статья движения денежных средств" на закладке "Расшифровка платежа". Однако, любой другой статус (кроме "Не согласована") требует указания статьи ДДС.
При согласовании заявки используются данные о доступном остатке денежных средств с помощью финансового инструмента «Платежный календарь» из которого осуществляется согласование заявки. Согласовывая заявку, уточняется дата и форма оплаты заявки. Для нее устанавливается соответствующий статус: «Согласована» или «Отклонена». Если заявка согласована, далее она направляется к ответственному сотруднику на утверждение (например, руководитель организации), который устанавливает для заявки статус «К оплате».
Заявки согласовываются в системе «Казначейство – Планирование и Контроль денежных средств – «Заявки к согласованию».
После того, как будет сформирована заявка, окончательная сумма в платежном документе заполняется автоматически.
3. Связь с системой лимитирования
Система лимитирования расходования ДС выполняет функции предупреждения либо ограничения выплат денежных средств, если они выходят за ранее установленные границы.
В разделе «НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты».
Разрешая использование лимитов, программа обрабатывает все заявки при проведении в системе на доступность оборотных средств по выбранной статье ДДС в этом месяце (лимиты заносятся ежемесячно).
Лимиты контролируются в разрезе Статей ДДС. Кроме того, пользователь также может установить в настройках дополнительные разрезы контроля – Подразделение и Организацию.
При превышении лимита (либо его отсутствии) программа не даст провести Заявку:
Если необходимо создать заявку сверх бюджета по лимиту, устанавливаем флажок «Сверх лимита».
Лимиты в систему вводятся в разделе Казначейство:
Вновь созданный документ можно создать по аналогии с прошлым месяцем или подбирая нужную из статей ДДС, заведенных в систему (для любой статьи можно создать свой лимит либо сделать безлимитную).
Обратите внимание, что документы лимитирования доступны только в том случае, если в системе отключена подсистема ERP Бюджетирование. Если это не так, то задание лимитов осуществляется с помощью механизма Бюджетирования. Это делает систему лимитов сложнее, но при этом у пользователя появляется ряд дополнительных возможностей.
Казначейство – система, позволяющая эффективно управлять денежными средствами, находящимися в кассах, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, и осуществлять контроль платежей компании.
В «1С:ERP Управление предприятием 2» создана функциональность управления заявками на расходование денежных средств, поддерживаются этапы формирования и утверждения заявок, контролируется исполнение платежей по заявкам.
В учете безналичных денежных средств разделены операции регистрации оперативной информации о входящих и исходящих платежах (по первичным платежным документам) и отражение банковских выписок (реализованных отдельным документом). Это позволило повысить оперативность учета (например, взаиморасчетов), не нарушая при этом учет денежных средств на расчетных счетах, ускорить обработку выписок и платежек, установить полный контроль за денежными средствами, находящимися в процессе зачисления, списания или перемещения.
Реализован функционал проведения расчетов с банком по эквайринговым операциям. Кроме собственно регистрации операций платежа и возврата по платежным картам, добавлен механизм регистрации отчетов от банков по зачисленным платежам, списанию возвратов, удержанной комиссии. Это позволило отслеживать каждую операцию от момента совершения платежа до зачисления средств на расчетный счет.
Учет финансового результата (прибыли, убытки) ведется по направлениям деятельности компании. Состав направлений деятельности может настраиваться очень гибко - например, направления могут соответствовать ассортименту (для дистрибуторов), точкам продаж (для розничных предприятий), проектам и т. д. Поддерживается настройка произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж по направлениям деятельности, основанных на аналитике продаж.
Это все позволяет подробно анализировать эффективность деятельности компании и развивать бизнес, оптимизируя состав направлений деятельности.
Основные новшества решения и развитие функционала:
Платежный календарь
Для оперативного управления денежными средствами компании, формирования графиков платежей и контроля его своевременного исполнения используется платежный календарь.
Платежный календарь заполняется автоматически на основании данных о планируемых оплатах от клиентов и выплатах поставщикам, планируемых прочих поступлениях и расходах денежных средств.
При подготовке платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость – наличие денежных средств в местах их учета.
Оформление заявок на расходование денежных средств
Для регистрации намерений по расходованию денежных средств используется документ Заявка на расходование денежных средств. Характер и назначение планируемого списания денежных средств устанавливаются предопределенными видами операций документа.
В заявке можно установить планируемый способ оплаты расхода денежных средств (наличная, безналичная).
Управление заявкой производится с использованием соответствующих статусов документа.
Контроль целевого использования денежных средств
Существует возможность контролировать лимиты расходования денежных средств.
Контроль лимита расходования денежных средств может проводиться как по компании в целом, так и по подразделениям и организациям.
Превышение лимитов контролируется при согласовании заявки на расходование денежных средств.
Если необходимо осуществить расходование денежных средств сверх установленного для статьи ДДС лимита, данная потребность указывается при оформлении заявки на расходование денежных средств (в заявке устанавливается признак Сверх лимита).
Для контроля расхода денежных средств в соответствии с заданными лимитами используется отчет Лимиты расхода денежных средств, который включает лимиты расходов, фактический расход и помогает определить, по каким статьям движения денежных средств есть превышение или лимит израсходован не полностью.
Упрощенное планирование и контроль денежных средств
Информацию о планируемых и фактических поступлениях и расходах денежных средств можно получить в упрощенном виде в журнале платежей. При работе с журналом платежей не используются заявки на расходование денежных средств.
Учет наличных денежных средств
Поддерживается возможность учета различных операций поступления наличных денежных средств в рамках рабочего места Приходные кассовые ордера.
В качестве распоряжений на поступление денежных средств можно использовать различные распоряжения на поступления.
Основаниями на выдачу денежных средств являются заявки на расходование денежных средств.
Инвентаризация наличных денежных средств
По результатам проведения инвентаризации можно составить акт по форме ИНВ-15.
Учет безналичных денежных средств
Для работы с безналичными платежами используется универсальное рабочее место Безналичные платежи. В данном рабочем месте происходит отражение различных операций поступления и списания денежных средств с расчетных счетов организации. Также данное рабочее место позволяет подтвердить факт регистрации платежей в банковской выписке по расчетному счету (признак Проведено банком).
Обмен с банком
Выгрузка платежных документов в банк и загрузка выписок из банка производится в рамках рабочего места Безналичные платежи.
Расчеты с подотчетными лицами
В прикладном решении возможно вести учет денежных средств, выданных подотчетным лицам.
Общая схема работы с подотчетными лицами представлена на схеме:
Поддерживаются варианты расчетов с подотчетными лицами с использованием как наличных, так и безналичных денежных средств.
Обоснованность расходов подотчетных лиц подтверждается оформлением документов Авансовый отчет, которые также позволяют проконтролировать сумму перерасхода и расхода выданных в подотчет денежных средств.
Контроль выданных подотчетному лицу авансов
Управление взаиморасчетами
Независимый учет ведется по партнерам (управленческий учет) и контрагентам (регламентированный учет).
Контроль задолженности клиентов/поставщикам по срокам
Получить отчеты по дебиторской и кредиторской задолженности можно в разрезе различных интервалов задолженности.
Реализована возможность получения данных по задолженности поставщикам по срокам, задолженности клиентов по срокам в виде диаграмм или таблиц.
Проведение взаимозачетов и списание задолженности
Реализована возможность отражения операций взаимного погашения дебиторской и кредиторской задолженности по нескольким партнерам.
Реализована возможность учета операций списания задолженности, возникшей в процессе оформления хозяйственных операций между организациями предприятия и ее клиентами или поставщиками.
Для фиксации состояния взаиморасчетов между конкретной организацией и юридическим лицом партнера за определенный период времени можно использовать документ Сверка взаиморасчетов. Сверку взаиморасчетов можно произвести с детализацией по партнерам и объектам расчетов.
Текущее состояние сверки взаиморасчетов определяется соответствующими статусами документа.
Для анализа задокументированных сверок расчетов с клиентами и получения информации о том, есть ли расхождения между данными от клиента и «нашими» можно использовать отчет Сверка расчетов.
Учет кредитов, депозитов и займов
Для получения прогноза движения денежных средств используется возможность вести учет по вариантам графиков.
Варианты графиков можно заполнять как вручную, так и загрузкой из внешнего файла в информационную базу.
Данные по графикам являются источником для формирования заявок на расходование денежных средств, начислений доходов и расходов по процентам и комиссии.
В конфигурации будет доступна работа по технологии «1С:Фреш», появится функциональность по утверждению заявок на расходование денежных средств, расширены возможности в управлении проектами.
«1С:Облачная подсистема Фреш» в 1С:ДО 2.1.21
В новом релизе «1С:Документооборот 2.1.21» (версий КОРП и ДГУ) реализована возможность работы в модели сервиса по технологии «1С:Облачная подсистема Фреш». Это позволит любой компании развернуть собственное облако для своих подразделений с использованием 1С:ДО версий КОРП и ДГУ, начиная с 2.1.21.
Что касается доступности к «1С:Документооборота» в сервисе «1С:Фреш», то пока такая возможность не предусмотрена. Но поскольку поддержка технологии 1cFresh в конфигурации уже реализована, это означает, что шаг в направлении к облачной версии 1С:ДО сделан.
Автоматизация работы с заявками на расходование денежных средств
Новый релиз содержит функциональность для работы с заявками на ДС (также доступен для «1С:Документооборота» версий КОРП и ДГУ). Предполагается, что в 1С:ДО будет существовать специальный вид документа, содержимое которого может синхронизироваться с данными учетной системы, например, через механизм бесшовной интеграции.
Сложно сказать, как может выглядеть базовый сценарий работы с заявками в 1С:ДО. Например, на стороне «1С:Документооборота» нет возможности сопоставить данные заявки с лимитами расходов, с состоянием расчетных счетов, также, судя по всему, непросто будет организовать частичное согласование заявки. Однако, по данным недавнего обсуждения в официальной группе 1С:ДО в Facebook, подавляющее большинство пользователей отметили, что используют 1С:ДО для согласования заявок, и функциональные ограничения работе никак не мешают.
Каналы в Обсуждениях: новые возможности для автоматизации групповой работы
Состав участников канала можно будет формировать через добавление пользователей вручную, а также создавать канал для какой-либо роли или подразделения.
Автоматизация в управлении проектами
Разработчики добавили несколько новых возможностей для ведения проектов (доступно для «1С:Документооборот» версий КОРП и ДГУ). Так, проектные задачи теперь могут автоматически уходить на исполнение в последовательности, заданной в плане проекта.
Для этого первая задача должна быть отправлена исполнение вручную, а со всеми последующими это будет происходить автоматически после смены статуса предыдущей задачи на «Выполнена».
Еще в новом релизе будет реализована возможность вести все документы в разрезе проектов: можно будет запретить создавать документы без привязки к проекту, а также контролировать уникальность документов в рамках проекта – запрещает создавать больше одного документа определенного вида по одному проекту.
Мобильный клиент «1С:Документооборота» (ранний доступ)
В маркетах для iOS и Android-устройств помимо мобильного приложения для 1С:Документооборота опубликовано приложение мобильного клиента. Мобильный клиент работает по новой технологии мобильной платформы 1С:Предприятие и взаимодействует с информационной базой в режиме онлайн-работы (не требуя механизмов синхронизации). В ознакомительной версии мобильного клиента для «1С:Документооборота» реализованы следующие возможности:
- рабочий стол (на него выводятся только адаптированные к работе разделы);
- мои задачи;
- мои отчеты;
- контроль;
- отсутствия;
- календарь.
К бета-тестированию мобильного клиента «1С:Документооборота» на iOS можно присоединиться по ссылке , для этого необходимо предварительно установить на телефон приложение Test Flight от Apple. А установить мобильный клиент «1С:Документооборота» на Android-устройство можно на странице Google play.
Читайте также: