Для каких целей нужны функции автозамены и автотекста ms word
Обновлено: 05.07.2024
§ Выберите команду Сервис | Автозамена
§ В окне диалога “Автозамена” перейдите на вкладку “Автоформат”.
§ Установите переключатель При вводе.
§ Выберите нужные вам опции из раздела “Применять при вводе”, установите флажки соответствующие нужным опциям.
Если вы решили использовать все предлагаемые средства автоформата, целиком положившись на автоматического помощника, все же следует выполнять ряд правил. Чтобы установить:
§ Заголовок 1. Введите текст без отступов и табуляций, начиная с левого края строки, с прописной буквы, не используя знаков препинания. В конце быстро дважды нажмите клавишу Enter.
§ Заголовок 2. Выполните действия, аналогичные установке Заголовка 1 и, кроме того, установите табуляцию (с помощью клавиши Tab или кнопки Увеличить отступ на панели инструментов “Форматирование”).
§ Заголовок 3. В этом случае необходимо дважды нажать клавишу Tab или кнопку Увеличить отступ. Остальные действия аналогичны установке Заголовка 1.
§ Для каждого следующего уровня заголовка меняется только количество нажатий клавиши Tab или кнопки Увеличить отступ (на один раз меньше порядкового номера уровня заголовка). Заголовки не могут следовать подряд, между ними должна располагаться хотя бы одна строка текста.
§ Нумерованный список получается, если ввести 1. и пробел перед первым абзацем списка. Каждый абзац заканчивайте нажатием клавиши Enter. Для отключения нумерации нажмите Enter дважды.
§ Маркированный список получается, если ввести * и пробел в начале строки первого абзаца. Каждый абзац заканчивайте нажатием клавиши Enter. Для выключения списка нажмите Enter дважды.§ Сплошная линия. Введите подряд три дефиса, нажмите Enter.
Авто форматирование уже введенного текста.
Для автоматического форматирования существующего текста необходимо на вкладке “Автоформат” окна диалога “Параметры” установить переключатель При выборе команды. Далее можно запустить процесс автоформатирования с помощью кнопки Автоформат стандартной панели инструментов или команды Формат | Автоформат.
При автоматическом форматировании документа, в зависимости от установок, сделанных на вкладке “Автоформат” (команда Сервис | Параметры), MS Word производит следующие изменения:
§ К каждому абзацу применяется стиль
§ Удаляются лишние маркеры абзацев
§ Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев.
§ Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня.
С помощью кнопки Автоформат можно быстро отформатировать текст, и если вы не удовлетворены полученными результатами, можно отменить автоформатирование нажатием кнопки Отменить. В любом случае, вышеописанные замены, производимые с помощью кнопки Автоформат могут быть полезными.
Статьи к прочтению:
Улучшения Автотекста в Выносных Надписях
Похожие статьи:
В поле Заменить введите слово для удаления из списка.
Выберите запись из списка.
Выберите Удалить.
Добавить запись в список автозамены
В поле Заменить введите слово или фразу, которые вы часто ошибаетесь.
В поле Вместе с введите правильное написание слова.
Выберите Добавить.
Для получения дополнительной информации на вкладке Автозамена см. Параметры автозамены.
Примечание: Вы можете добавить несколько записей, которые указывают на один и тот же текст «Вместе с». Просто добавьте отдельную запись для каждого изменения.
Список автозамены является общим для всех приложений Microsoft Office, поддерживающих эту функцию. Это означает, что добавление или удаление слова в списке одного приложения Office отражается и на всех остальных приложениях набора.
Удалить запись из списка автозамены
Нажмите или коснитесь в списке и введите первые несколько букв слова или фразы для удаления.
Прокрутите, чтобы найти и выбрать запись.
Выберите знак -.
Добавить запись в список автозамены
Выберите знак + в левом нижнем углу диалогового окна и введите слово или фразу, которые вы часто пишете с ошибками, в столбце Заменить.
В столбце Вместе с введите правильное написание слова.
Нажмите клавишу ВВОД.
Примечание: Вы можете добавить несколько записей, которые указывают на один и тот же текст «Вместе с». Просто добавьте отдельную запись для каждого изменения.
Список автозамены является общим для всех приложений Microsoft Office, поддерживающих эту функцию. Это означает, что добавление или удаление слова в списке одного приложения Office отражается и на всех остальных приложениях набора.
Word для Интернета поддерживает автозамену, но вы не можете добавлять или удалять слова из списка автозамены. Если у вас есть классическая версия Word, выберите Редактирование > Открыть в классическом приложении и следуйте инструкциям на вкладках Windows или macOS.
Иногда для корректного отображения печатного текста бывает недостаточно тех символов, которые мы видим на клавиатуре. Но если вы набираете текст в программе Microsoft Word, у вас не возникнет трудностей. Все, что не является буквой алфавита или цифрой (например, знаки пунктуации), называется символом. В текстовом редакторе Word таких символов множество, их использование поможет решить проблемы, возникающие при подготовке и оформлении документов.
Для вызова диалогового окна выберите команду Вставка - Символ
Чтобы добавить символ в документ, выделите его подсветкой в таблице, затем нажмите кнопку Вставить (или просто дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши). Если захотите, вы можете добавить последовательно несколько символов. После ввода символа кнопка Отмена превратится в кнопку Закрыть. Щелкните на ней кнопкой мыши, чтобы окно исчезло, либо закройте его, щелкнув на кнопке [х] (закрыть) в строке заголовка.
Знак авторского права должен вставляться в текст проще!
Некоторые специальные символы можно вводить в текст прямо с клавиатуры благодаря опции Автозамена. Разработчики Word были настолько любезны, что обеспечили более удобный (чем использование диалогового окна Символ) доступ к часто применяемым символам. Например, так можно вставить знаки авторского права и торговой марки, смеющуюся, нахмуренную и озабоченную рожицы, а также некоторые стрелки — в фиксируемое курсором место текста достаточно ввести сочетания символов, приведенные в таблице.
Вставка символов иностранного языка
Иногда в текст на русском (украинском) языке необходимо вставить слово на греческом, однако соответствующих литер на клавиатуре нет. Что делать? Откройте диалоговое окно Символ, выберите шрифт (например, содержащий греческие литеры Symbol) и найдите требуемый знак. Аналогично решается проблема ввода символов французского (Super-French) или немецкого языков с диакритическими знаками.
Совет. В Word существует очень простой способ вставки знаков ударения. Достаточно нажать Ctrl и знак ударения, а затем — букву, над которой ставится этот знак. Чтобы ввести букву "а" с каким-либо диакритическим знаком (например, а'), нажмите Ctrl+', а затем — клавишу А. Следует помнить, что все символы с диакритическими знаками будут видны на экране, только если используемый шрифт содержит их!
Добавляйте необычные графические символы
Если вам нравятся веселые вычурные картинки, вы полюбите шрифт Wingdings и будете часто обращаться к нему в окне Символ
Эти кавычки какие-то не такие!
Существует два вида кавычек. Нормальные прямые кавычки выглядят одинаково как в начале, так и в конце цитаты. Но в профессионально оформленной печатной продукции используются парные кавычки. Вы также можете их использовать. По умолчанию Word преобразует обычные кавычки в парные уже при вводе. Если вы хотите отключить эту опцию, выберите Сервис - Автозамена, щелкните на вкладке Автоформат при вводе и отключите режим Заменять при вводе "прямые" кавычки на «парные»
Позвольте Word вводить текст за вас Программа Word благодаря двум специальным средствам — Автотексту и Автозамене — как грамотный фармацевт, расшифровывающий каракули, написанные доктором в рецепте, помогает перевести на понятный язык сокращения, которые вы ввели заранее. Почему следует использовать Автотекст и Автозамену? Потому что это сбережет ваше время и энергию при вводе порций текста и графики, используемых постоянно. Вы, например, сможете:
• расширять вводимые инициалы до собственноручной подписи со словами "Целую, навеки Ваша";
• создавать сокращения для списков имен, которые вы используете в служебных записках и отчетах;
• вставлять в документ стереотипные тексты-заготовки, например, те длинные витиеватые фразы, которые, по словам юристов, должны иметь определенную форму;
• расшифровывать технические термины и автоматически добавлять характерные знаки к символам иностранных слов, например, тильды, умлауты и пр.;
• автоматически исправлять слова, в которых часто делаете ошибки.
Автотекст и Автозамена решают одни и те же проблемы, но несколько различными способами.
Автозамена: достаточно начать ввод текста
Как следует из названия функции (Автозамена), программа Word автоматически исправляет ошибки в процессе ввода текста. После первоначальной установки Word содержит список слов, при вводе которых делается наибольшее количество ошибок.
Например, если вы введете для и затем нажмете клавишу пробела (или точку, или запятую), Word, проверив свой список, поймет, что вы имели в виду для, и соответственно изменит ваш текст. Автозамена работает с "именами" длиной до 31 символа (они не должны содержать пробелов). Правда, предельная величина достигается крайне редко, ведь короткие записи для списка замен вам будет проще подготовить и запомнить.
Существует ли такое слово, при вводе которого вы всегда делаете ошибку? Для меня таким словом является организация, почему-то я всегда ввожу его как огранизация. Чтобы больше не допускать этой ошибки, я с помощью Автозамены научила Word заменять огранизация на организация в процессе ввода. Мне больше не нужно беспокоиться из-за этой ошибки.
Автозамена также хорошо зарекомендовала себя при работе с краткими формами слов и фраз, которые вы вынуждены вводить регулярно. Например, вы устали вводить название вашей организации — "Институт научно-экспериментальных исследований". Предложите Автозамене каждый раз заменять ИНЭИ на "Институт научно-экспериментальных исследований" в момент ввода (или, как говорят, на ходу).
Подобным образом вы можете добавить сразу несколько записей, но при этом вам не удастся задать их форматирование.
Для вставки автозамены в документ достаточно ввести соответствующую сокращенную комбинацию символов. Программа Word заменит сокращение требуемым текстом, как только вы завершите ввод и нажмете клавишу пробела или знака пунктуации, например, точки или запятой.
Чтобы удалить элемент автозамены, необходимо открыть диалоговое окно Автозамена, выбрать требуемую запись из списка и щелкнуть на кнопке Удалить.
Внимание! Не используйте при Автозамене в качестве заменяемого объекта сокращения, которые могут быть прочитаны как отдельные слова. Вы будете неприятно удивлены результатом. Например, если вы устали вводить подпись в официальных письмах и осуществляете автозамену иск на Искренне Ваш, то рискуете после ввода: "В каком состоянии находится мой иск?" получить: "В каком состоянии находится мой Искренне Ваш?".
Однако если вы не желаете отказываться от использования этой автозамены, можно вводить и сохранять иск в тексте путем нажатия кнопки . Отменить сразу же после того, как Word заменит это слово с помощью Автозамены.
Совет. Прежде чем пробовать "учить" Word новым словам с помощью функции Автозамена, убедитесь, что включен режим "Заменять при вводе" (в окне команды Сервис - Автозамена).
Автотекст: нажмите F3 и получите результат
Чем отличается Автотекст от Автозамены? Автозамена заменяет текст автоматически, как только вы нажмете клавишу пробела. Автотекст, напротив, не начинает работу, пока вы специально не обратитесь к нему посредством нажатия клавиши F3. Имена записей Автотекста могут содержать до 32 символов, включая пробелы. И еще одно не менее важное различие: Автозамена находится в меню Сервис, а Автотекст — в меню Вставка.
Если вы хотите записать абзац, убедитесь, что полностью выделили весь требуемый текст!
Вставить элемент из Автотекста в документ можно таким образом:
1. Щелкните левой Кнопкой мыши на том месте, куда вы хотите добавить текст.
2. Введите имя соответствующего элемента (убедитесь, что оно находится в конце абзаца или сопровождается пробелом).
3. Нажмите клавишу F3.
Редактор Word будет просматривать список имен элементов Автотекста, пока не найдет требуемое и не вставит соответствующую запись в текст.
В программе Microsoft Word в меню Автотекст уже предложены готовые варианты. Для использования этих заготовок достаточно последовательно выбирать, к примеру, такие команды: Вставка, Автотекст, Прощание, Целую.
Вызываем Автотекст кнопкой
Для более быстрого доступа к Автотексту можно использовать кнопки панели инструментов. Но для начала выполните команду Вид - Панели инструментов - Автотекст. Панель инструментов Автотекст содержит три кнопки:
• вызов диалогового окна Автотекст ? ;
• выбор уже имеющихся заготовок автотекста Все элементы - ;
• создание нового элемента автотекста создать . ,
Отключить панель инструментов Автотекст можно с помощью той же команды: Вид - Панели инструментов - Автотекст.
Однако лишние кнопки только отвлекают внимание. Считается, что Автотекст должен экономить время, так что если хотите получить от него максимальную пользу, запомните клавишу F3, и больше не отвлекайтесь от клавиатуры.
Определение исключений при Автозамене
Вот мы и познакомились с некоторыми возможностями мощнейшего тектового редактора Word. Кстати, уметь работать с программой и уметь ее установить, активировать и настроить - это разные вещи. Установка Word и настройка программы - это лучше доверить профессионалам, это отградит нас от возможных глюков и сбоев при неправильной установке.
Текстовые процессоры прошли долгий путь с начала 1980-х годов, когда Microsoft впервые выпустила Microsoft Word для MS-DOS. Его новаторская особенность заключалась в том, что он был разработан для использования с мышью. Сегодняшние версии Microsoft Word включают в себя функции, о которых пользователи даже не догадывались тогда, в том числе использование возможности AutoText Microsoft Word, чтобы создавать контент быстрее и с меньшим количеством ошибок.
Если вы часто используете Word, скорее всего, вы часто используете фразы, блоки текста или изображения. Функции автозамены и автотекста Word созданы, чтобы помочь вам быстро вставлять эти повторяющиеся записи, экономя ваше время. Примерами могут быть добавление вашей подписи в конце письма или вставка шаблонных формулировок в такие документы, как контракты или запросы предложений.
Разница между автозаменой и автотекстом
С другой стороны, автотекст намного надежнее. Он предназначен для управления гораздо большими блоками текста. Записи автотекста, которые вы создаете, сохраняются с вашим шаблоном Word и нет доступны в других приложениях Office, которые вы используете. Как автозамена, так и автотекст доступны в настольной и онлайн-версиях Microsoft Word.
Как создать и использовать автозамену
Чтобы настроить и использовать запись автозамены, откройте документ с текстом, который нужно преобразовать в фрагмент многократного использования. В приведенном ниже примере мы настраиваем автозамену для вставки короткого блока текста при вводе -123.
- Выберите до 255 символов текста, который вы хотите использовать повторно, набрав короткую серию символов.
- Перейдите в Файл> Параметры> Проверка и нажмите кнопку Параметры автозамены.
- Убедитесь, что установлен флажок Заменять текст при вводе.
- Наконец, выберите «Добавить», затем «ОК», а затем снова «ОК».
Использование записи автозамены
Теперь, чтобы использовать запись автозамены, которую вы создали, выполнив описанные выше действия, просто введите -123 в свой документ Word, и эти символы будут заменены блоком текста, выбранным на шаге 1.
Как создать и использовать автотекст
Если вы хотите автоматически вставлять блоки текста длиной более 255 символов или содержащие изображения, используйте автотекст вместо автозамены.
Создание новой записи автотекста
Опять же, начните с открытия документа, в котором есть текст, который вы хотите преобразовать в фрагмент многократного использования.
- Выделите блок текста, включая изображения, который вы хотите преобразовать в запись автотекста.
- Нажмите Alt + F3. Откроется диалоговое окно Create New Building Block, в котором у вас будет несколько вариантов.
- Заполните информацию, обязательно включив уникальное имя и описание.
Использование записи автотекста Microsoft Word
Теперь, чтобы использовать только что созданную запись автотекста, выполните следующие действия.
- Выберите вкладку Вставка на панели инструментов.
- Выберите «Быстрые части», а затем «Автотекст».
- Выберите нужную запись автотекста, и она будет вставлена в ваш документ Word.
Использование записи автотекста через автозамену
Кроме того, вы можете вставить созданную вами запись автотекста, введя имя записи. Этот метод в основном использует функцию автозамены. Например, используя запись Автотекста выше, вы можете начать вводить «Использовать гибкие платформы», и вы увидите всплывающую подсказку, которая гласит: «(Нажмите ENTER, чтобы вставить)».
Когда вы нажимаете Enter, в ваш документ будет вставлен полный блок автотекста.
Если вы не видите всплывающую подсказку «(Нажмите ENTER, чтобы вставить)», вам необходимо включить «Показать предложения автозаполнения». Вы можете сделать это, выбрав «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» и установив флажок «Показать предложения автозаполнения».
Добавление записи автотекста на панель быстрого доступа
Если вы хотите сократить количество действий, которые необходимо предпринять для вставки автотекста Microsoft Word, вы можете добавить запись на панель быстрого доступа.
- Щелкните стрелку раскрывающегося списка на панели инструментов быстрого доступа и выберите Дополнительные команды.
- В раскрывающемся списке «Выбрать команды из» выберите «Все команды».
- Найдите автотекст в списке слева и нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить его в список справа.
- Выберите ОК.
- Теперь вы увидите, что на панель быстрого доступа добавлена кнопка автотекста.
- Чтобы вставить запись автотекста, нажмите кнопку автотекста, а затем выберите запись автотекста, которую вы хотите вставить в документ.
Использование записи автотекста с помощью ярлыка
- Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте на ленте панели инструментов и выберите «Настроить ленту…».
Будьте умнее и быстрее с помощью освоенных вами приемов
Даже если вы не особо разбираетесь в деталях, из приведенных выше советов будет казаться, что вы такие! Вы сэкономите время и сделаете меньше ошибок при создании документа Word, если воспользуетесь этими функциями. Если хотите, сделайте еще один шаг и создать несколько макросов в Word за любую серию действий, которые вы совершаете неоднократно.
Читайте также: