Экспорт в ворд что значит
Обновлено: 06.07.2024
Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации.
В статье рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта в формат HTML.
При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft Office 2000:
- в текстовом редакторе Word наилучшим образом можно оформить таблицы для печати;
- в электронных таблицах Excel удобно проводить анализ данных и результатов расчетов как в табличной форме, так и с помощью диаграмм;
- наконец, в базах данных Access можно максимально эффективно обрабатывать большие объемы табличных данных.
Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.
Использование буфера обмена
Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую — воспользоваться буфером обмена.
Чтобы поместить информацию в буфер обмена, нужно выделить данные и выбрать в меню команду Правка а Копировать (или Правка а Вырезать). Все приложения Microsoft Office 2000 работают с общим буфером обмена, в который можно поместить до 12 различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать специальную панель «Буфер обмена» (меню Вид а Панели инструментов а Буфер обмена).
Для вставки произвольного фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в позицию вставки, а затем в панели «Буфер обмена» выбрать вставляемый фрагмент. Если же нужно вставить последний скопированный (или вырезанный) фрагмент, то можно использовать привычную команду меню Правка а Вставить или кнопку Вставить панели инструментов «Стандартная».
При вставке фрагмента из буфера обмена данные обычно помещаются в формате, позволяющем их редактировать. Так, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Microsoft Word, содержащий символы табуляции, будет вставлен в ячейки листа Microsoft Excel с распределением по строкам и столбцам (рис. 1). Записи из Microsoft Access вставляются на лист Microsoft Excel в виде строк, с отображением каждого поля в отдельном столбце.
Однако если программа не позволяет редактировать данные, то их нужно вставить в виде внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе, открыв объект двойным щелчком мыши. Например, таким образом ведет себя диаграмма, созданная в Excel, если вставить ее в документ Word. Наконец, если данные не могут быть вставлены в виде внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, не поддерживающей механизм ОLE 1 ), то они должны быть помещены в виде неизменяемого рисунка.
Для самостоятельного управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена, следует вместо команды меню Правка а Вставить использовать команду Правка а Специальная вставка… В этом случае в открывшемся окне «Специальная вставка» (рис. 2) можно выбрать из списка вариант конечного результата вставки.
Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или векторного рисунка.
Импорт текстового файла с разделителями
Если у вас все еще сохранились данные, созданные в «древних» текстовых редакторах под MS-DOS, то давно пора перенести их в Word, Excel или Access.
Файлы DOS’овских текстовых редакторов хранят только текстовую информацию, а в таблицах таких документов обычно для разделения используются символы пробелов, табуляции, символов «!», «:», «;» и др.
Чтобы произвести перенос данных, в Excel выбираем команду Файл а Открыть…, тип файла «Текстовые файлы» и нажимаем кнопку «Открыть». Запускается мастер импорта текстов (рис. 3).
На первом шаге мастера нужно указать, формат, в котором хранятся исходные данные, то есть используются ли разделители в исходном документе, а также кодировку, в которой хранится текст. Затем нужно указать символ-разделитель и дополнительную информацию о типе и формате исходных данных. В результате текст будет перекодирован и вставлен в виде таблицы в Excel.
Примерно так же работает мастер импорта текстовых файлов с разделителями в MS Access, только при его работе дополнительно можно указывать язык и кодировку исходного текста.
Кстати, для более корректного импорта текстового файла желательно заранее немного подкорректировать его содержимое, чтобы количество и местоположение разделителей в каждой строке совпадало.
Связь Excel c Access
В приложениях MS Office для обмена данными предусмотрены три типа действий: экспорт, импорт и связывание. При операциях экспорта и импорта полученный результат не связан с исходными данными, а является их копией. В свою очередь, при операции связывания данные продолжают храниться в исходном документе, а обращаться к ним можно из других связанных документов. Таким образом, связывание позволяет при работе с одним источником данных использовать возможности разных приложений.
Предположим, вы работаете с данными в Excel и хотите воспользоваться возможностями MS Access. Для этого вам потребуется установить связь с Access. В Excel в меню Сервис а Надстройки нужно включить надстройку AccessLinks (рис. 4) (возможно, для ее установки требуется дистрибутив MS Office 2000). Надстройка AccessLinks позволяет использовать формы и отчеты MS Access при работе с данными MS Excel. В меню Данные в Excel будут добавлены три команды:
- Форма MS Access…;
- Отчет MS Access…;
- Перенести в MS Access… .
При выборе команды Данные а Форма MS Access произойдет следующее:
- по выбору будет создана новая или открыта существующая БД;
- в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму;
- выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы с данными Excel.
Аналогично работает команда Данные а Отчет MS Access, только в результате будет создан стандартный отчет Access.
Команда Данные а Перенести в MS Access… запустит Access и выполнит экспорт данных из Excel в таблицу новой или существующей БД Access.
На рабочем листе Excel появляются кнопки для открытия формы (или отчета) в Access, а после переноса данных появляется надпись об успешном его окончании (рис. 5). С помощью этих кнопок можно повторно вызывать созданные в Access формы или отчеты, связанные с хранящимися на рабочем листе данными.
Можно достичь подобного результата, работая в MS Access с данными из электронных таблиц Excel.
Импорт и связывание данных в Access
Среди всех офисных приложений фирмы Microsoft система управления базами данных Access 2000 специально предназначена для работы с табличными данными.
В Access имеются возможности:
- сохранять большие объемы данных во взаимосвязанных таблицах;
- создавать сложные запросы для отбора записей (табличных строк) и выполнения вычислений по данным из нескольких таблиц;
- автоматически изменять множество записей с помощью запросов действия;
- и наконец, создавать собственные формы и отчеты для удобного ввода, редактирования и анализа данных.
Чтобы использовать все эти преимущества, необходимо будет перенести в Access данные из других офисных приложений.
Передать информацию в Access можно с помощью импорта или путем установки связи с источником данных.
Операция Импорт подразумевает получение извне и сохранение копии данных «приемлемого» формата. При этом связь с источником исходных данных поддерживаться не будет (то есть данные становятся «родными» для Access и «забывают» о своем предыдущем местонахождении).
Попробуем перенести данные из рабочей книги Excel в Access. Для этого в меню Файл выберем команду Внешние данные а Импорт.
В открывшемся диалоговом окне «Импорт» выберем тип файлов «Microsoft Excel», укажем исходный файл Excel и нажмем кнопку Импорт. После этого начнет работу мастер, который позволяет импортировать в Access содержимое выбранного рабочего листа или именованного диапазона ячеек (рис. 6).
Импорт именованного диапазона может потребоваться в случае, если на одном рабочем листе размещено несколько таблиц или наряду с табличными данными есть и другие объекты (надписи, рисунки или диаграммы). Каждому из таких диапазонов можно присвоить имя. Для это необходимо выделить диапазон ячеек, в котором размещены данные табличного вида, а затем в окошке «Имя» (в самом начале строки формул) ввести название диапазона и нажать Enter (рис. 7).
Из книги Excel можно импортировать в таблицу Access отобранные столбцы из указанного диапазона или рабочего листа. Тип данных, хранящихся в полях (столбцах) значений, распознается по содержимому нескольких первых записей (строк), поэтому после импорта часто требуется его корректировка.
Иногда бывает удобно работать с одними и теми же данными одновременно то из Excel, то из Access (то есть редактировать и добавлять данные в таблицу как при работе в Excel, так и при обработке информации в базе данных MS Access). В этом случае нужно в базе данных Access создать Связи с таблицами Excel.
Для установки связи базы данных с внешней таблицей необходимо выполнить команду меню Файл а Внешние данные а Связь с таблицами. Запустится мастер установки связи, шаги которого аналогичны действиям мастера импорта. В результате будет установлена динамическая связь с данными из Excel, а в списке таблиц в окне базы данных Access появится новая таблица, помеченная специальной пиктограммой в виде стрелочки, которая обозначает, что данная таблица является связанной (рис. 8).
После установки связи данные, хранящиеся в связанной таблице, можно обрабатывать как в Excel, так и в базе данных Access.
Если в дальнейшем файл — источник данных будет переименован или перемещен в другую папку, то связь будет нарушена. Для восстановления связи нужно будет указать новое местоположение исходного файла с помощью команды меню Сервис а Служебные программы а Диспетчер связанных таблиц.
Аналогичным образом производится импорт и связывание данных из одной базы данных MS Access в другую.
Экспорт данных из Access в Word и Excel
Как бы ни была удобна и производительна обработка данных в базах данных Access, все-таки его «выразительные» средства подчас беднее, чем у Excel или Word (Access сложнее и в нем меньше возможностей оформления). Например, в Excel можно более наглядно (главное — в привычной для пользователя форме) представить информацию в табличном виде и намного проще создавать и изменять диаграммы.
В меню Сервис а Связи с Office находятся три команды экспорта данных из Access в Word и Excel:
- Анализ в MS Excel;
- Публикации в MS Word;
- Слияние с MS Word.
Экспорт документов в HTML-формат
Сегодня для многих стало необходимым размещать данные в сети Internet.
Чтобы быстро подготовить информацию из офисных программ для публикации в Web, не нужно знать тэги языка HTML — достаточно просто сохранить ее в формате гипертекстового документа. Для этой цели в Word и Excel добавлена специальная команда меню Файл а Сохранить как Web-страницу.
После выполнения этой команды откроется окно «Сохранение документа», в котором можно изменить заголовок документа (кнопка «Изменить»), а также параметры HTML-документа (кнопка «Сервис» а Параметры Web-документа) (рис.10). Затем нажмите кнопку «Сохранить», и вы получите готовую Web-страничку.
При сохранении документа в формате HTML неизбежно утрачиваются некоторые элементы форматирования, поэтому, прежде чем выполнять экспорт, воспользуйтесь командой Файл а Предварительный просмотр Web-документа для оценки результата.
Полученный в результате Web-документ можно будет разместить в сети Internet и просматривать с помощью программ-браузеров. Результат, конечно, далек от совершенства (особенно громоздкий HTML-код), однако простота и скорость создания такой Web-странички налицо.
Резюме
Перенос информации из одного офисного приложения в другое позволяет наиболее эффективно работать с данными. Обмен данными можно организовать, используя буфер обмена, а также операции импорта и экспорта. А для работы с общими данными из разных приложений удобно организовать связь с источником данных. Надеемся, что необходимость переноса данных в MS Office 2000 не станет для вас большой проблемой.
Сведения из Publisher можно внести в документ Word. Например, если публикация содержит большой объем текста, который вы хотите повторно использовать, можно сохранить его из публикации как документ Word. Кроме того, если вы разработали страницу в Publisher, которую хотите использовать в качестве обложки книги в документе Word, ее можно вклеить в документ Word, а затем распечатать из Word.
Примечание: Хотя вы можете экспортировать публикацию целиком или частично, в документе Word за один шаг невозможно сохранить всю публикацию — весь текст, рисунки и макет.
В этой статье
Способы экспорта публикации в Word
Экспортировать часть публикации или всю ее публикацию в Word можно любым из следующих способов:
Сохранение текста в публикации в виде документа Word Используйте этот метод для бюллетеня или публикации с большим объемом текста, который вы хотите использовать в Word. Сохраните публикацию в формате текущей версии Word, чтобы открыть сохраненный файл в Word. Сохраните файл в формате Word 97–2003, чтобы открыть сохраненный файл в более ранних версиях Word.
Копирование и вкопка страницы или объектов на странице Используйте этот метод для буклета, страницы наконечники или публикации, которые вы хотите внести в Word. Скопируйте объект, его часть или страницу публикации и вкопируйте его в документ Word в формате HTML.
Сохранение страницы, двух разных страниц или объектов на странице в файле рисунка Используйте этот способ, чтобы создать файл рисунка, который можно вставить в документ Word. Возможные применения: календарь, обложка книги или публикация, которая содержит таблицу или в которую не нужно вносить изменения в Word.
Сохранение текста в публикации в виде документа Word
Советы по наилучшему результату при сохранение текста в публикации в виде документа Word
Убедитесь, что границы текстовых полей в публикации не перекрываются.
При сохранении публикации сохраняются как header, так и footers, а также номера страниц, но это не так. Если вы хотите изменить их, сохраните документ и добавьте их в документ Word.
Разрывы страниц в публикации игнорируются. В документ Word можно вставлять разрывы страниц после сохранения.
Рисунки в публикации не сохраняются. Если вы хотите добавить рисунки из публикации, их можно скопировать и вложить в документ Word отдельно.
Сохранение публикации в документе Word
Откройте публикацию Publisher, которую вы хотите сохранить как документ Word.
В поле "Имя файла" введите имя документа Word.
В списке "Тип сохранения" выберите версию Word, для нее нужно сохранить. В более старых версиях Word будет включен номер версии; В Word 2016 выберите "Документ Word" для текущей версии Word.
Копирование и вкопка страницы или объектов на странице
Вы можете скопировать один объект, его часть или все объекты на странице публикации и вкопировать их в документ Word в формате HTML. При этом форматирование и стили текста сохраняются, а также можно вносить изменения во все объекты или текст, внося в документ Word.
Советы по наилучшему результату при вклеии объектов в документ Word в формате HTML
При копировании страницы публикации с текстом, который перетекает в текстовое поле на другой странице, ни один из текста не впадает в документ Word. Для лучших результатов скопируйте только страницы с текстом, который не перетекает на другую страницу.
При копировании из публикации всей страницы может потребоваться изменить поля и ориентацию страницы в документе Word. Это можно сделать до или после вклеить страницу в документ Word.
Если публикация содержит таблицу, например календарь, сохраните ее объекты в формате файла рисунка, чтобы сохранить макет таблицы на странице.
Примечание: Этот способ сохраняет макет, но вы не сможете вносить изменения в таблицу в документе Word.
Если вы хотите скопировать несколько объектов, может оказаться, что проще всего сгруппируйте их перед копированием.
Щелкните и перетащите поле выделения вокруг нужных объектов в группе.
На вкладке "Средства рисования " Формат" или "Формат" вкладки "Средства рисования" нажмите кнопку "Группирование".
Если публикация имеет несколько страниц, вы можете скопировать всю страницу, но не всю публикацию одновременно. Если вы просматриваете двух страницу публикации (в меню "Вид" выберите пункт "Две страницы"), вы можете скопировать две страницы одновременно.
Текст, который отображается в публикации сверху вниз или сверху вниз, будет отображаться в документе Word с горизонтальной ориентацией. Вы можете изменить ориентацию текста в документе Word после в документе.
В Word щелкните текстовое поле, которое вы хотите изменить.
На вкладке "Формат" вгруппе "Текст" на вкладке "Инструменты для текстовых полей" нажимайте кнопку "Направление текста", пока не получите нужное направление.
Копирование страницы или объектов в Word
Вы выберите объекты Publisher, которые нужно скопировать.
Примечание: Чтобы выбрать всю страницу, щелкните пустую область в публикации или щелкните вспомогательная область, а затем нажмите CTRL+A.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Копировать".
Откройте документ Word.
Щелкните правой кнопкой мыши страницу, на которой нужно вжать объекты, и выберите "Вировать".
Повторяйте действия 1-4, пока не будут вклеыты все необходимые объекты или страницы.
Сохранение страницы, двух разных страниц или объектов на странице в файле рисунка
Вы можете сохранить один объект, выбор объектов, всю страницу или двух страниц публикации в файле рисунка, а затем вставить его в документ Word.
Примечание: При использовании этого метода нельзя внести изменения в текст публикации или объекты, вставленные в документ Word.
Советы по выбору наилучших результатов при вклеии объектов или страниц в файлы рисунков
При этом может потребоваться изменить поля и ориентацию страницы в документе Word. Это можно сделать до или после вставки файла рисунка в документ Word.
Если в публикации несколько страниц, можно сохранить всю страницу, но не всю публикацию одновременно. Если в много страницу публикации просматривается двух страниц (в меню "Вид" выберите пункт "Две страницы"), можно сохранить две страницы одновременно.
Для лучших результатов при просмотре и печати объектов или страницы публикации в Word сохраните объекты, выбрав PNG Portable Network Graphics Format,JPEG File Interchange Formatили Enhanced Metafile с высоким разрешением, выбрав высококачественную или коммерческую печать (300тол. точек), а затем встраив объекты или страницу в документ Word.
Некоторые рисунки PNG или JPEG уже могут быть сжаты, поэтому их разрешение может быть меньше 600 точек на дюйм.
Расширенные метаданные можно сохранить только на 96 точек на заданный момент.
Вставка страницы, двух разных страниц или объектов из публикации в Word в качестве рисунка
Выберите элементы, которые нужно сохранить, вы можете сделать следующее:
Щелкните правой кнопкой мыши рисунок, объект WordArt, фигуру или группу объектов, которые вы хотите сохранить, и выберите в shortcut-меню пункт "Сохранить как рисунок".
В списке "Тип файла" выберите формат рисунка, например PNG или JPEG.
Если формат рисунка поддерживает несколько разрешений (кнопка "Изменить" доступна в диалоговом окне "Сохранить как"), нажмите кнопку "Изменить", выберите нужный вариант разрешения и нажмите кнопку "ОК".
Примечание: Для лучших результатов выберите высококачественную или коммерческую печать (300 тол.то есть).
Откройте документ Word и щелкните место, куда нужно вставить рисунок.
На вкладке Вставка выберите элемент Рисунок.
В диалоговом окне "Вставка рисунка" найдите папку, в которой сохранен файл, щелкните его и нажмите кнопку "Вставить".
Повторяйте действия 1-7, пока не вставлены все необходимые объекты или страницы.
Обычно все документы в Word по умолчанию сохраняются в формате «.docx». Однако, бывает необходимость использовать документы в других форматах, к примеру «PDF» или использовать документы от старых версий, такие как «Word 97-2003». Word позволяет с легкостью экспортировать свои документы в различные типы файлов.
Как экспортировать документ в PDF-файл
Экспорт документа в формат «PDF», может пригодиться при отправке документа пользователю, у которого нет Word или вообще текстового редактора. PDF-файл дает возможность получателю просмотреть, но, к сожалению, не редактировать документ.
1. Нажмите на вкладку «Файл», после чего появится меню.
2. Нажмите на «Экспорт», после выберите «Создать документ PDF/XPS»:
3. Перед Вами появится окно «Опубликовать как PDF или XPS», после нужно выбрать место, куда Вы хотите экспортировать документ. Для этого введите название файла, а затем нажмите «Опубликовать»:
Экспортирование документа в файлы другого типа
1. Нажмите на вкладку «Файл», после чего появится меню.
2. Нажмите «Экспорт», затем «Изменить тип файла»:
3. Выберите нужный тип файла, затем нажмите на иконку «Сохранить как»:
4. Перед Вами появится окно «Сохранение документа», выберите нужное Вам место, куда желаете экспортировать документ, придумайте имя файла, а затем нажмите на кнопку «Сохранить»:
Вы также можете сделать экспорт документа, выбрав другой формат из списка в окне «Сохранение документа»:
С помощью мастера экспорта в RTF-файл можно экспортировать данные из базы данных Access в документ Microsoft Word. В этой статье объясняется, как использовать мастер и как сохранить параметры экспорта в виде спецификации для дальнейшего использования.
В этой статье
Основы экспорта данных в Word
В Microsoft Word можно экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. При экспорте объекта с помощью мастера экспорта в RTF-файл Access создает копию его данных в файле Microsoft Word формата RTF. Отображаемые поля и записи таблиц, запросов и форм экспортируются в документ Word в виде таблицы. При экспорте данных отчета и их представления мастер пытается обеспечить как можно более точное соответствие документа Word отчету.
Начало операции. Для экспорта данных из Access в Word необходимо открыть Access. В Word нет средства импорта данных из базы данных Access. Вы также можете сохранить базу данных или таблицу Access в виде документа Word с помощью команды Сохранить как в Access.
Объекты, поддерживающие экспорт. Вы можете экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. Можно также экспортировать только записи, выбранные в определенном представлении. Макросы и модули экспортировать нельзя. При экспорте формы или таблицы с подчиненными формами или подтаблицами экспортируется только основная форма или таблица. Все подчиненные формы и подтаблицы следует экспортировать в Word отдельно. При экспорте отчета, напротив, все подчиненные формы и вложенные отчеты экспортируются вместе с главным отчетом.
Результат операции. Мастер экспорта в RTF-файл всегда экспортирует форматированные данные. Это означает, что экспортируются только видимые в объекте или представлении поля и записи, а также параметры формата отображения. Столбцы и записи, скрытые из-за применения фильтра, не экспортируются. Макет отчета при экспорте также сохраняется.
Слияние с существующим документом. При экспорте данных из Access в документ Word всегда создается новый файл Word. Если вы хотите вставить данные в существующий документ Word, необходимо сначала экспортировать данные из Access в новый документ Word, а затем скопировать их из нового документа и вставить в имеющийся. Можно также скопировать строки непосредственно из таблицы, запроса, формы или отчета Access и вставить их в документ.
Экспорт данных в Word
Процесс экспорта данных в документ Word включает следующие основные этапы:
Подготовка источников данных к экспорту. На этом этапе необходимо убедиться, что данные не содержат ошибок, а также решить, экспортировать все данные в исходной таблице или их часть.
Запуск мастера экспорта в RTF-файл.
Сохранение параметров в виде спецификации экспорта для последующего использования (необязательно).
В следующих разделах описано, как выполнить каждую из этих задач.
Подготовка к экспорту
Откройте исходную базу данных Access.
На панели навигации выберите объект с данными, которые вы хотите экспортировать.
Экспортировать можно таблицу, запрос, форму или отчет.
Устраните все ошибки, прежде чем экспортировать данные в Word. В противном случае значения будут заменены значениями NULL.
Если конечный документ Word существует и открыт, закройте его перед выполнением операции. Перед перезаписью файла мастер запрашивает подтверждение.
Примечание: Добавить данные в существующий документ Word невозможно.
Если вы хотите экспортировать только часть таблицы, запроса или формы, откройте нужный объект в базе данных Access и выделите записи.
Экспорт данных
На вкладке "Внешние данные" в группе "Экспорт" нажмите кнопку Word.
Откроется мастер Экспорт – Файл RTF.
Примечание: Команды Экспорт доступны только в том случае, если открыта база данных.
В мастере Экспорт – Файл RTF укажите имя конечного файла.
Мастер всегда экспортирует форматированные данные. Чтобы просмотреть документ Word после экспорта, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта.
Если вы выделили определенные записи до начала экспорта, можно установить флажок Экспортировать только выбранные записи. Если же требуется экспортировать все записи в представлении, не устанавливайте флажок.
Примечание: Если записи не выделены, этот флажок недоступен (неактивен).
Access экспортирует данные и откроет конечный документ в Word, если вы установили соответствующий флажок в мастере. Кроме того, на последней странице мастера будет отображено состояние операции.
Как Access экспортирует объекты в Word
В следующей таблице описано, как Access экспортирует разные объекты и значения в Word. Это поможет определить причину проблемы, если экспорт будет выполняться не так, как ожидается.
Что нужно учитывать при экспорте
При экспорте таблиц, запросов и форм имена полей помещаются в первую строку таблицы в документе Word. В случае экспорта отчета расположение имен полей зависит от макета отчета.
Многозначное поле Access экспортируется в один столбец в Word. Значения разделяются запятыми (,).
Рисунки, объекты и вложения
Все графические элементы, такие как логотипы, данные в полях объектов OLE и вложения, не экспортируются.
Объекты Microsoft Graph не экспортируются.
Выражения не экспортируются в документ Word. Экспортируются только их результаты.
Подчиненные формы и подтаблицы
При экспорте формы или таблицы экспортируется только основная форма или таблица. Необходимо повторить экспорт для всех подчиненных форм и подтаблиц.
Дополнительные сведения
Сведения о том, как сохранить сведения об экспорте в виде спецификации, которую можно использовать повторно, см. в статье Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации.
Дополнительные сведения о запуске спецификаций см. в статье Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта.
Дополнительные сведения о запуске спецификаций в определенное время см. в статье Планирование импорта или экспорта.
Сведения о том, как изменить имя спецификации, удалить ее или обновить имена исходных файлов, см. в статье Задачи управления данными.
При экспорте PDF в файлы других форматов с помощью инструмента Экспорт PDF в Acrobat для каждого из форматов существуют собственные уникальные параметры преобразования. Для просмотра форматов, в которые можно экспортировать файлы PDF в Acrobat, выберите Инструменты > Экспорт PDF .
С помощью диалогового окна Оптимизация PDF файлы PDF можно заново сохранить как оптимизированные. В окне Оптимизация PDF можно менять параметры совместимости файлов PDF так, чтобы просматривать их в старых версиях программ Acrobat или Reader. Если изменить настройку совместимости, более новые функции будут недоступны в файлах PDF. Описание настроек совместимости представлено в разделе Уровни совместимости PDF.
Если каждый раз при преобразовании документов PDF в конкретный формат нужно применять одни и те же настройки, укажите их в диалоговом окне «Установки». На панели Преобразование из PDF выберите файловый формат из списка и нажмите Изменить настройки . (установки по умолчанию можно в любое время восстановить, нажав кнопку «Восстановить значения по умолчанию»).
Параметры JPEG и JPEG2000
Если в документе PDF содержится набор изображений, их можно экспортировать по отдельности как файлы JPEG, PNG или TIFF, выбрав меню Инструменты > Экспорт PDF > Изображение > Экспорт всех изображений.
Обратите внимание, что доступность параметров зависит от преобразования документа в JPEG или JPEG2000.
Параметры файла
- Сжатие в градациях серого/цветных изображений. Задает сжатие, уравновешивающее размер файла и качество изображения. Чем меньше файл, тем хуже качество изображения.
- Мозаика. Разделяет сжимаемое изображение на сегменты заданного размера. (если высота или ширина изображения не кратна размеру сегмента, по краям используются частичные сегменты). Данные изображения для каждого сегмента сжимаются отдельно, восстановление их также можно выполнять по отдельности. Рекомендуется использовать значение по умолчанию, равное 256. Этот параметр доступен только для формата JPEG2000.
- Формат. Определяет способ отображения файла. Доступно только для формата JPEG. Доступны следующие параметры:
- Базовый (стандартный). Отображает изображение после его полной загрузки. Данный формат JPEG распознается почти всеми веб-браузерами.
- Базовый (оптимизированный). Оптимизирует качество цветного изображения и создает файлы меньших размеров. Не поддерживается некоторыми веб-браузерами.
- Прогрессивный (3 прохода – 5 проходов). В начале загружает изображение с низким разрешением, затем по мере загрузки качество изображения улучшается.
Управление цветом
RGB/CMYK/В градациях серого
Задает тип управления цветом, применяемый к выходному файлу, и встраивает ICC-профиль.
Если команда Экспорт в или «Экспорт всех изображений» используется для файла PDF, содержащего изображения JPEG и JPEG 2000, и содержимое экспортируется в формате JPEG или JPEG 2000, полученное изображение при открытии в приложении Acrobat может выглядеть иначе. Это может произойти в том случае, если в изображения встроены цветовые профили на уровне страницы, а не внутри данных изображения. В таком случае Acrobat не может использовать цветовой профиль на уровне страницы для сохраняемого изображения.
Преобразование
Задает цветовое пространство и разрешение выходного файла. Acrobat может определить эти настройки автоматически. Для преобразования цветных изображений в файл в градациях серого выберите «В градациях серого».
Более высокое разрешение, например 2400 ppi, подходит только для страниц маленького размера (до 6,826 дюйма или 173,380 мм).
Параметры PNG
Формат PNG используется для изображений в Интернете.
![Настройки сохранения PNG]()
Параметры файла
Определение чересстрочного изображения. Изображение отображается в веб-браузере только после полной загрузки. Adam7 создает изображение, которое отображается в веб-браузере с низким разрешением, пока загружается полный файл изображения. Adam7 позволяет сократить время загрузки и информирует средства просмотра о процессе загрузки, но при этом увеличивается размер файла.
Фильтр. Позволяет выбрать алгоритм фильтрации.
- Отсутствует. Сжимает изображения без фильтра. Рекомендуется для индексированных и битовых изображений.
- Под. Оптимизирует сжатие изображений с четными горизонтальными узорами или переходами.
- Над. Оптимизирует сжатие изображений с четными вертикальными узорами.
- Усредненный. Оптимизирует сжатие шумов низкого уровня с помощью усреднения цветовых значений соседних пикселей.
- Контур. Оптимизирует сжатие шумов низкого уровня с помощью перераспределения соседних цветовых значений.
- Адаптивный. Применяет алгоритм фильтрации, наиболее подходящий для изображения — «Под», «Над», «Усредненный» или «Контур». Выберите «Адаптивный», если неизвестно, какой фильтр использовать.
Управление цветом
RGB/В градациях серого
Задание типа управления цветом для выходного файла и встраивания ICC-профиля.
Преобразование
Задает цветовое пространство и разрешение выходного файла. Acrobat может определить эти настройки автоматически. Для преобразования цветных изображений в файл в градациях серого выберите «В градациях серого».
Более высокое разрешение, например 2400 ppi, подходит только для страниц маленького размера (до 6,826 дюйма или 173,380 мм).
Параметры TIFF
TIFF представляет собой гибкий формат растрового изображения, поддерживаемый практически всеми приложениями рисования, обработки изображений и верстки. Разрешение определяется автоматически.
Параметры файла
Задание формата сжатия. Значение по умолчанию CCITTG4 обычно обеспечивает наименьший размер файла. Сжатие ZIP также позволяет получить файлы малых размеров.
В некоторых приложениях невозможно открыть файлы TIFF, сохраненные со сжатием JPEG или ZIP. В таких случаях рекомендуется использовать сжатие LZW.
Управление цветом
RGB/CMYK/В градациях серого/Другое
Задание типа управления цветом выводного файла.
Преобразование
Задает цветовое пространство и разрешение выходного файла. Acrobat может определить эти настройки автоматически. Для преобразования цветных изображений в файл в градациях серого выберите «В градациях серого».
Более высокое разрешение, например 2400 ppi, подходит только для страниц маленького размера (до 6,826 дюйма или 173,380 мм).
Файл PDF можно экспортировать в формат Word (DOCX или DOC) или расширенный текстовый формат (RTF) . В Acrobat выберите Инструменты > Экспорт PDF и выберите Microsoft Word или Word 97-2003 . При нажатии на значок (настройки) доступны следующие параметры:
![Настройки сохранения DOCX]()
Настройки макета
- Сохранить обтекание текстом. Указывает на то, что обтекание текстом должно быть сохранено.
- Сохранить макет страницы. Указывает на то, что макет страницы должен быть сохранен.
Настройки комментариев
- Включить комментарии. Экспортирует комментарии в выходной файл.
Параметры изображений
- Включить изображения. Экспортирует изображения в выходной файл.
Настройки распознавания текста
- Распознать текст при необходимости. Распознает текст, если файл PDF содержит изображения с текстом.
- Выбрать язык. Указывает язык для оптического распознавания символов.
При нажатии на Дополнительные настройки доступны следующие параметры:
![Настройки сохранения HTML]()
Параметры файлов и панели навигации
Одна страница HTML
Указывает, что при экспорте в формат HTML создается один файл HTML. Чтобы добавить панель навигации, включите следующие параметры:
Добавить кадр навигации на базе заголовков
Добавить кадр навигации на базе закладок
Несколько страниц HTML
Указывает, что при экспорте в формат HTML создается несколько файлов HTML. Чтобы разделить документ на несколько файлов HTML, выберите один из критериев.
Разделить по заголовкам документа
Разделить по закладкам документа
Параметры содержимого
Указывает, экспортировать ли изображения при экспорте файла PDF в HTML.
Найти и удалить верхний и нижний колонтитулы
Указывает, необходимо ли удалить содержимое верхнего и нижнего колонтитулов в документе PDF из файлов HTML.
Настройки распознавания текста
Распознать текст при необходимости
Распознает текст, если файл PDF содержит изображения с текстом.
Указывает язык для оптического распознавания символов.
В Acrobat выберите Инструменты > Экспорт PDF и выберите рабочую книгу Microsoft Excel или таблицу XML 2003 . При нажатии на значок (настройки) доступны следующие параметры:
![Настройки сохранения XLSX]()
Настройки книги Excel
Указывает, будет ли создан рабочий лист для каждой таблицы, страницы или всего документа.
Настройки формата чисел
Указывает десятичный разделитель и разделитель разрядов для числовых данных. Выберите один из следующих вариантов.
Определить десятичный разделитель и разделитель разрядов исходя из региональных настроек
Рассматривать следующие символы как десятичный разделитель и разделитель разрядов. Введите или выберите разделители в соответствующих полях.
Настройки распознавания текста
Распознать текст при необходимости
Распознает текст, если файл PDF содержит изображения с текстом.
Указывает язык для оптического распознавания символов.
Возможен экспорт файлов PDF в PostScript® для использования в приложениях печати и допечатной подготовки. Файл PostScript включает все комментарии DSC ( Document Structuring Conventions ) и другую дополнительную информацию, сохраняемую программой Adobe Acrobat Distiller ®. Из любого файла PDF можно также создать файл EPS, который можно будет использовать вместо файла PDF или открывать в других приложениях. Набор доступных параметров зависит от того, преобразуется ли документ в PostScript или EPS.
При создании файлов EPS для цветоделения в программе Acrobat Pro все изображения должны находиться в цветовом пространстве CMYK.
Файл описания принтера
Файл описания принтера (PPD) предоставляет сведения, необходимые для правильного форматирования файла PostScript при выводе на определенное выводное устройство. Аппаратно-независимый — создает только совмещенные (не цветоделенные) файлы PostScript или EPS. Acrobat по умолчанию — предоставляет исходную точку и ссылку для создания всех типов файлов PostScript и восстанавливает для преобразования все настройки по умолчанию. Формат Adobe PDF 7.0 совместим с большинством устройств. Этот параметр доступен только для формата PostScript.
ASCII или двоичный
Определяет выходной формат данных изображений. Двоичный формат обеспечивает меньший размер файлов, но его можно использовать не во всех рабочих процессах.
Определяет уровень совместимости с языком PostScript. Следует использовать Level 3 только в том случае, если устройство вывода обеспечивает его поддержку. Language Level 2 подходит для файлов EPS, предназначенных для размещения в других документах, цветоделение которых выполняется в составе этого документа. Используйте Level 2 для файлов EPS, импортируемых в приложения Microsoft.
Определяет шрифты, которые будут включены в PostScript. Встроенные шрифты берутся из PDF, все прочие — из системы используемого компьютера.
Сохраняет оформление комментариев в конечном файле PostScript.
Преобразовать шрифты TrueType в Type 1
Преобразует шрифты TrueType в Type 1 в конечном PostScript-файле.
Определяет создание файла просмотра TIFF для конечного файла EPS. Этот параметр недоступен в случае сохранения файла в формате PostScript.
Задает страницы для экспорта. При экспорте страниц в EPS каждая страница в диапазоне сохраняется в отдельном файле EPS.
Документы PDF можно экспортировать в текстовые файлы и формат XML. В Acrobat выберите Инструменты > Экспорт PDF > Другие форматы и выберите Текст (доступный) или Текст (простой) или XML 1.0 .
![Экспорт в текстовые файлы и формат XML]()
При нажатии на значок XML 1.0 (настройки) доступны следующие параметры:
![Настройки сохранения XML]()
Параметры выходного файла
В таблице преобразования по умолчанию используется кодировка по умолчанию, определенная в таблицах преобразования, расположенных в папке Plug-ins/SaveAsXML/MappingTables. Такие таблицы соответствия определяют различные характеристики вывода данных, включая следующие стандартные кодировки: UTF-8 (сохранение в виде XML или HTML 4.0.1) и HTML/ASCII (сохранение в виде HTML 3.2).
Создает закладки для перехода по содержимому документов HTML или XML. Закладки размещаются в начале создаваемого документа HTML или XML.
Создать теги в файлах, в которых они отсутствуют
Создает теги для файлов, в которых они отсутствуют (например, для файлов PDF, созданных с помощью Acrobat 4.0 или более ранних версий). Если этот параметр не установлен, неразмеченные файлы не преобразуются.
Теги создаются только в процессе преобразования, затем они удаляются. С помощью этого метода нельзя создавать файлы PDF с тегами из устаревших файлов
Параметры файлов изображений
Контролирует преобразование изображений. Ссылки на преобразованные файлы изображений находятся в документах XML и HTML.
Использовать вложенную папку
Задает папку, в которую сохраняются созданные изображения. По умолчанию используется папка Images.
Задает выходной формат изображений. Формат по умолчанию — JPG.
Понижает разрешение графических файлов до заданного разрешения. Если эта опция не используется, файлы изображений сохраняются с разрешением исходных файлов. Увеличение разрешения файлов не используется никогда.
Читайте также:
- Базовый (стандартный). Отображает изображение после его полной загрузки. Данный формат JPEG распознается почти всеми веб-браузерами.
