Экземпляр отчета 1с управление холдингом

Обновлено: 02.07.2024

Консультант компании NFP Ибрагим Канкулов подготовил статью, в которой он рассказал о самом удобном способе переноса данных из таблиц Excel в систему «1С:Управление холдингом» с помощью клиента «add-on»

В современной финансовой среде, связанной в частности с автоматизацией разного рода отчётностей, достаточно часто от компаний возникают запросы на перенос существующей отчетности в формате Excel в ту или иную информационную систему. В том числе, такие запросы приходят и для такой системы, как «1С:Управление холдингом».

Для реализации подобных запросов компании интеграторы чаще всего сталкиваются с вопросом выбора способа переноса существующей модели отчетности и пакета данных из формата Excel в систему. Так, существует стандартный функционал импорта данных MS Excel в те, или иные формы отчетности в системе, в том числе, в экземпляры отчета, сводные таблицы, бланки экземпляров отчета. Кроме того, стоит сказать о механизме «Импорт видов отчетов из электронных таблиц MS Excel», который позволяет при первоначальной загрузке формы отчета производить дальнейший расчет данных с помощью мэппинга и присвоения ячейкам отчета определенных показателей и аналитик, что означает отсутствие необходимости заполнения отчета пользователем. Кроме того, через данный механизм возможно так же и актуализация данных.

В случае, если организация использует надстройку клиент «add-on» для MS Excel, то дочерняя компания сама напрямую подключается к системе 1С: УХ, используя при этом привычный для пользователей инструмент – Excel через функционал надстройки.

Существуют следующие режимы работы данной надстройки:

Ввод форм сбора данных (ФСД) непосредственно в УХ (рис.2). По сути данный режим представляет собой упрощенный вариант классического сценария, рассмотренного выше (рис.1). При котором ответственность по заполнению, загрузке и правке данных лежат на дочерней компании;
Ввод данных в УХ в режиме «Экземпляр отчета». Данный режим позволяет редактировать данные так, как если бы мы использовали для этого «Экземпляр отчёта» в системе.

А также специальные режимы для анализа данных:

Редактирование данных в режиме ФСД в файле Excel подразумевает предварительную загрузку определённой формы из системы в таблицу Excel. Для этого на панели инструментов необходимо выбрать режим работы «1С:Управление Холдингом», после чего в настройках параметров для редактирования отчета необходимо указать отборы по Сценарию, периоду, организации отчета и по его виду. Значения в полях можно выбирать либо из выпадающего списка, либо вводить вручную.

Далее, в загруженной форме производится редактирование необходимых ячеек числовыми, или текстовыми данными с последующей записью измененных данных. Также в выгруженной таблице можно добавлять новые элементы справочников.

После загрузки измененных данных в систему табличная форма из листа Excel не удаляется. Кроме того, отдельно открывается протокол, появляется протокол загрузки данных.

В свою очередь, редактирование данных в режиме «Экземпляр отчета» производится через выбор на панели инструментов «Заполнение одного отчета». По данной функции также необходимо указать отборы по Сценарию, периоду, организации отчета и по его виду.

При редактировании в данном режиме форма для заполнения практически идентична экземпляру отчета в «1С:Управление холдингом». При загрузке формы экземпляра отчета система также выгружает дополнительные расшифровочные листы, которые содержат данные по аналитикам отчета.

Также в работе с данным режимом возможно добавлять или редактировать строки раскрытия.

Что же касается анализа данных, то этот функционал реализован через «Анализ данных ВГО» и «Анализ данных». В первом случае информация загружается из системы в Excel в формате таблицы, после чего ее анализ возможно провести с помощью сводной таблицы Excel.

В другом случае, рассматриваются данные, которые хранятся в экземпляре отчета в 1С: УХ. Для загрузки необходимого экземпляра отчета необходимо выбрать в отборах соответствующие сценарий, период, организацию и вид отчета. Анализ, в свою очередь, также возможно произвести с помощью сводной таблицы, которая будет основываться на загруженных из системы данных.

Из проектного опыта компании NFP можно отметить несколько крупных проектов, на которых консультанты сталкивались с запросом от компании заказчика на перенос существующей отчетности в формате Excel в информационную систему «1С:Управление холдингом». Чаще всего это крупные холдинги, имеющие в своей структуре более 20-30 дочерних предприятий, по каждому из которых необходимо было перенести существующую отчетность из Excel в 1С: УХ, после чего произвести консолидацию. Подобные запросы реализовывались командами NFP с помощью использования различных, указанных ранее, способов переноса данных в зависимости от конкретной ситуации на проекте и запросов заказчика. Однако себя с лучшей стороны зарекомендовал себя именно механизм переноса данных с помощью надстройки клиента «add-on» для MS Excel.

Ключевыми преимуществами, позволяющими выбрать именно MS Excel add-on как наиболее оптимальный вариант реализации в сравнении с другими способами переноса данных являются:

Скорость работы системы;
Отсутствие больших временных потерь при редактировании отчетности и ее пересылке от дочерней компании к управляющей;
Возможность оперативного реагирования на данные отчетности и возможность внесения оперативных изменений, исправления ошибок.
Исключение ошибок и сбоев, связанных с человеческим фактором, работой систем связи и передачи данных;
Исключение необходимости собирать отчетность со всех дочерних компаний с ее дальнейшей сверкой, загрузкой и прочими действиями, подразумевающими значительные затраты времени и людских ресурсов.

Подробнее ознакомиться с продуктом «1С:Управление холдингом» и его возможностями вы можете на отдельной странице нашего сайта

В 1С:Управление холдингом для различных целей, например, при бюджетировании, подготовке международной и управленческой отчетности необходимо получать данные из внешних источников. В данной статье мы рассмотрим способ получения данных бухгалтерского учета в виде Оборотно-сальдовой ведомости из внешней информационной базы (далее ВИБ).

Шаг 1. Подключение внешней информационной базы.

Для подключения ВИБ 1С:Управление Холдингом необходимо в разделе Интеграция и управление НСИ выбрать «Внешние информационные базы».

Далее – задать имя ИБ и выбрать Тип внешней информационной базы из одноименного справочника. Справочник «Типы внешних информационных баз» предназначен для описания информационных баз с одинаковыми параметрами подключения (платформами, структурами данных).

После того как внешние информационные базы успешно подключены, необходимо открыть элемент Тип внешнего источника, выбрать только что созданную базу как эталонную и нажать на кнопку «Загрузить» структура данных. Структура данных внешней базы будет загружена.

Шаг 2. Создание Вида отчета Оборотно-сальдовая ведомость.

В разделе «Бюджетирование отчетность и анализ» нужно выбрать Виды и бланки отчетов.

Далее создаем новый вид отчета и заполняем реквизиты на всех закладках формы.

Закладка Основное. Важно обратить внимание, что Назначение должно быть «Остатки и обороты по счетам».

Закладка параметры отчета 1С. Ничего не заполняем, потому что в нашем случае нет дополнительных параметров отчета.

Закладка Используемые остатки и обороты. Выбираем план счетов. Открываем форму планы счетов ИБ и устанавливаем отбор по ранее созданному нами Типу.

Выбираем план счетов хозрасчетный.

Выбираем Ресурс регистра Сумма.

Устанавливаем галочку Суммирование подчиненных.

Устанавливаем все галочки в табличной части Используемые виды остатков и оборотов.

Далее нажимаем на кнопку Записать. При этом программа создает все необходимые бланки отчетов. Дальше нажимаем на «волшебную» кнопку Обновить показатели и ждем. Программа автоматически создаст строки, колонки и показатели Бланка отчета и заполнит показатели необходимыми формулами.

Переходим на закладку Настройки по умолчанию, открываем бланк экземпляра отчета и видим, что программа сама все сделала за нас.

Шаг 3. Заполнение отчета данными

Существует несколько способов заполнения отчета данными. Мы рассмотрим заполнение через документ Экземпляр отчета.

Для этого в том же разделе «Бюджетирование отчетность и анализ» нужно выбрать Экземпляры отчетов и создать новый экземпляр. Откроется форма для указания ключевых реквизитов документа. Заполняем реквизиты формы.

Для заполнения формы данными нажимаем на кнопку Панели инструментов.

Выбираем способ Прочие…

На закладке По правилу расчета нажимаем на кнопку «Заполнить отчет».

Программа подключится к внешней базе и заполнит наш экземпляр отчета остатками и оборотами по счетам.

Существует несколько способов создания отчетных форм в «1С:УХ».

Первое с чего стоит начать – создание формы PnL в Excel, который в дальнейшем будет перенесён в систему. Для данного примера был составлен PnL с детализацией расходов, однако его вид может быть полностью изменен под нужды ваших бизнес-процессов.

Теперь можно перейти непосредственно к настройке самого отчета. Для этого нам потребуется сделать всего 3 шага.

Заполняем необходимые реквизиты – «Наименование» и «Объект для согласования значений».

Записываем и открываем сам бланк.

В бланке через кнопку – «импорт из Excel» загружаем макет, подготовленный ранее.

Однако, на данном этапе программа еще не понимает, где значения, и где показатели. Для того, чтобы задать их, необходимо воспользоваться инструментом – волшебная палочка. Создаем строки (от Выручки до Чистой прибыли), Колонки (в данном случае только на ячейке – Значение) и Показатели на пересечении Строк и Колонок. Также через встроенный инструмент УХ «волшебная палочка» можно настроить внешний вид бланка для более удобного восприятия в будущем – через клавишу «Создать новый бланк». После завершения всех подготовительных процедур – записываем бланк.

Шаг 2

Теперь необходимо настроить аналитики – возвращаемся на вкладку Виды и Бланки отчетов – Редактировать (строки, колонки). В колонке – группа аналитик. Открыв данную вкладку, мы увидим следующую настройку.

Необходимо выбрать существующую группу аналитик, либо создать новую.

Необходимо заполнить наименование и вид аналитики. Указание на обязательность той или иной аналитики устанавливается исходя из требований.

Заполним Группы аналитик следующим образом – Статьи доходов и расходов и проставим их к показателям. В конце настройки необходимо обязательно зафиксировать её при помощи одноименной клавиши на панели.

Шаг 3

Все подготовительные процедуры были завершены – теперь необходимо «затянуть» данные в отчёт. Для этого возвращаемся в сам бланк – на верхней панели находим клавишу «Дополнительно» и значок Функции, включаем оба. Создаем новое правило расчета.

Теперь необходимо прописать операнды для расчета.

Давайте изначально ознакомимся с формой редактора формул.

Перед нами 3 поля – Поле источника данных, Поле отборы и Поле для сопоставления аналитик. Используя данные из «Поля источника данных», мы будем формировать отборы и сопоставлять аналитики (если необходимо). Первое что необходимо указать – откуда операнд будет брать данные. Существует несколько источников данных, на которые можно ссылаться.

Регистр бухгалтерии (текущей и внешней информационной базы)
На основании отчетов
Запрос

Начнем с КО 90.01.1. Сначала выбираем способ получения информации – Регистр бухгалтерии текущей ИБ. Далее выбираем счет(сумма), оборот по счету, кредит. Нажимаем Записать и закрыть. Результат должен получится как на скриншоте ниже.

Теперь у нас есть 2 готовых операнда. Между ними необходимо задать логическую функцию, в нашем случае вычитание, однако также доступны следующие простейшие инструменты – сложение, умножение, деление, скобки и формула ЕСЛИ (отображается как ?() ). Мы выбираем каждый операнд и проставляем знак между ними. Важно – не проставляйте знак с клавиатуры, а пользуйтесь знаками, расположенными на панели. Во время написания формулы (особенно длинной и с большим количеством выражений) для программы очень важны правильно расставленные знаки, вплоть до пробелов между ними. В случае если вы допустили синтаксическую ошибку – программа обязательно скажет вам об этом.

После того как вы прописали правила заполнения и сохранили бланк, необходимо выполнить параметрическую настройку, если она не была произведена ранее (открыть отчетный период, заполнить регламент, создать сценарий, создать организационные единицы).

Завершающий шаг – отображение информации.

Результатом отработки правил расчета на бланке отчета является «Экземпляр отчета», либо сводная таблица. Оба варианта одинаковы по содержанию, а отличаются лишь способом отображения. Экземпляр отчета создается через Бюджетирование – Экземпляр отчетов. Создаем новый, указываем все необходимые настройки (организация, период, регламент), формируем экземпляр, выбираем правило расчета и производим расчет.

Заполняем настройки строк, показателей, периодов, расположения полей и отборов аналитик и после открываем саму сводную таблицу через крайнюю кнопку справа. Тут мы задаем настройки, как и в экземпляре отчета и формируем данные в таблице.

В итоге не затратив много времени и ресурсов, мы имеем сформированный Pnl в системе и варианты его отображения.

На нашем сайте вы можете подробно ознакомиться с продуктом «1C:Управление Холдингом»

Реализация бюджетной модели в системе 1С: управление холдингом основывается на использовании бюджетных форм, реализованных через «бланки отчета».

При создании бланка в обновленной версии «Управление Холдингом 3.0» у пользователя есть выбор какой вариант реализации бюджетной модели использовать:

классический экземпляр отчета (однопериодный),
сводная таблица,
многопериодный экземпляр отчета.

Классический экземпляр отчета

Сводная таблица

Сводная таблица «Управления Холдингом» – это инструмент похожий на сводную таблицу, используемую в MS Excel. В нём представляется возможность управлять составом измерений и отображением их порядка. Это означает возможность менять группировку аналитик и выстраивать их расположение сверху или снизу от другой аналитики, после чего система автоматически пересчитает итоги по группировкам. В отличие от сводной таблицы в Excel, сводную таблицу в «Управлении холдингом» можно использовать как для вывода, так и ввода данных. То есть данные можно корректировать вручную непосредственно в таблице и сразу получать результат.

В сводной таблице существует ряд удобных функций сравнения, которых нет в экземпляре отчета. Например, сравнение плановых показателей с фактическими и сравнение данных из разных сценариев. В экземпляре отчета сравнение производится созданием нового бланка, в сводной же таблице сравнение выполняется непосредственно в текущей таблице, через настройку структуры (настройка состава показателей) – добавляется дополнительная колонка, которая отображает данные, например, из другого сценария, а также колонки отклонений и процентного отклонения.

Многопериодный экземпляр отчета

В отличии от однопериодного экземпляра отчета, работа в многопериодных экземплярах отчета подразумевает возможность вводить данные за несколько периодов. Кроме того, есть ряд функций, которых не было в классическом экземпляре отчета, например, возможность представлять в разном виде информацию, то есть возможность управлять представлением данных.

Также есть возможность сравнивать различные сценарии внутри многопериодного экземпляра отчета, например, план с фактом. Сравнение можно настроить с выводом дельты между показателями колонок и процентным соотношением разницы. При настройке данного бланка нет необходимости изменять структуру данных. Отображение данных из другого сценария или другого аналитического среза выполняется с помощью свойств самого экземпляра отчета. Таким образом данные подтягиваются напрямую из другого сценария, и расчет дельты отклонений производится непосредственно в экземпляре отчета, а не с помощью отдельных показателей.

Кроме того, для конкретной ячейки можно присвоить данные конкретного сценария и задать отборы за определенный период или сдвиг по периоду. Это возможно с помощью функционала механизма отборов, который работает по аналогии с работой операндов в форме настройки бланка. В бланке многопериодного экземпляра отчета могут отображаться данные (показатели) любых видов отчетов, не только текущего. При этом больше нет необходимости настраивать операнды и писать формулу для расчета. Достаточно использовать настройку показателей в бланке настройки вида отчета и перетащить интересующий показатель в соответствующую ячейку в бланке. Вместе с этим реализованы динамические формулы – вычисляемые ячейки, которые помогают пересчитать данные из существующего бланка. Данные формулы хранятся в бланке, они никак не связаны с правилами обработки и показывают динамические изменения в текущем бланке. То есть для обновления данных в экземпляре отчета больше нет необходимости пересчитывать содержимое через правило расчета. Все это возможно настроить в «Бланке вида отчета», который приобрел новое визуальное исполнение в обновленной версии «Управление Холдингом 3.0».

Вопрос выбора того или иного варианта реализации модели остается за пользователем. Однако, учитывая все приведенные в статье доводы и рекомендации «1С», наиболее универсальным и содержащим максимально полный набор функций инструментом можно считать многопериодный экземпляр отчета, дополненный сводными таблицами.

Читайте также: